DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO

PARA LA EMPRESA
AGENCIA DE ADUANAS JF ASOCIADOS LTDA. NIVEL 1

POR:
CARMEN SORIZ MURILLO CAICEDO

UNIVERSIDAD DEL VALLE SEDE PACIFICO

FALCUALTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN
PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA – TRABAJO DE GRADO
BUENAVENTURA
2016
 DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
PARA LA EMPRESA
AGENCIA DE ADUANAS JF ASOCIADOS LTDA. NIVEL 1

POR:
CARMEN SORIZ MURILLO CAICEDO

Proyecto de Investigación - Trabajo de grado

Profesor:
Walter Alfonso Guevara

UNIVERSIDAD DEL VALLE SEDE PACIFICO

FALCUALTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN
PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA – TRABAJO DE GRADO
BUENAVENTURA
2016
 Nota de aceptación.

Aprobado por el Comité de

Grado en cumplimiento de los
requisitos exigidos por la
Universidad del Valle para
optar al título de Contador
Público

_________________________________________
Jurado

_________________________________________
Jurado

Buenaventura, octubre de 2016.

 AGRADECIMIENTOS

Primeramente le agradezco a Dios todo poderoso, por bendecirme con una familia
que me apoya incondicionalmente, en esta epata de mi vida, por la paciencia que
tuvieron a lo largo de mi carrera. Mi esposo y mi hijo que soportaron mi ausencia
mientras estudiaba, y a todos aquellos de una u otra forma aportaron su granito de
arena para que esto fuera posible.
 DEDICATORIA

Dedico todo este esfuerzo a mi padre que ya no está con nosotros, y a mi madre por
enseñarme cada día a ser una persona luchadora, a no rendirme ante ninguna
dificulta, que todo es posible con la mano de Dios, por los valores y principios que
desde niña me inculcaron, y que gracias a ellos, hoy en día puedo culminar una etapa
más en mi vida.
 CONTENIDO

Pag.
INTRODUCCIÓN 8

CAPITULO
1. ANTECEDENTES DEL PROYECTO 9-10
1.1 PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA 10
1.1.1 Misión 10
1.1.2 Visión 11
1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 11
1.3 FORMULACIÒN DEL PROBLEMA 11
1.4 OBJETIVOS
1.4.1 Objetivo General 11
1.4.2 Objetivos Específicos 12
1.5 JUSTIFICACIÓN 12
1.6 ASPECTOS METODOLOGICOS 13
1.6.1 Tipo de Investigación 13
1.6.2 Método de Investigación 13
1.6.3 Fuentes, técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos y Tratamiento de la
Información 13
1.6.3.1 Técnicas de recolección de la Información 13-14
1.6.3.2 Fuentes primarias 14
1.6.3.3 Fuentes secundarias 14
1.6.3.4 Tratamiento de la Información 14

CAPITULO II: ASPECTOS CONCEPTUALES DE LA PRÁCTICA

2.1 MARCO TEORICO 14

2.1.1 CONTROL INTERNO 14
2.1.2 DESARROLLO NORMATIVO 15
2.1.3 CONCEPTO CONTRO INTERNO 16
2.2 MODELOS DE CONTROL INTERNO 17
2.2.1 MODELO COCO (Canadá) 18
2.2.2 MODELO CADBURY (Reino Unido) 18
2.2.3 MODELO COSO (USA) 19
2.2.3.1 Modelo de Control Interno COSO I 19
2.2.3.2 Modelo de Control Interno COSO II 20
2.2.3.3 Modelo de Control Interno COSO III 20
2.3 ENFOQUE DEL CONTROL INTERNO APLICADO 21
2.3.1 CONTROL INTORNO Y SUS PROCESOS DE GESTIÓN 21
2.3.2 CONTROL INTERNO CONTABLE 21
2.3.3 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO 22-23
2.3.4 EL CONTROL INTERNO Y LA FIJACIÓN DE OBJETIVOS 24
2.3.5 LIMITACIONES DEL CONTROL INTERNO 25
2.3.6 EFECTIVIDAD DEL CONTROL INTERNO 25
2.3.6.1 Requisitos para un control interno efectivo 25-26
2.3.6.2 Idoneidad y relevancia de los componentes y principios 27
2.3.6.3 Deficiencias en el control interno 27
2.4 COMPONENTES Y SUS PRINCIPIOS SEGÚN INFORME COSO III 28
2.4.1 CONCEPTO 28
2.4.2 COMPONENTES Y SUS PRINCIPIOS 28-37

CAPITULO III: DESARROLLO DE LA PRÁCTICA

3.1 DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA 38

3.1.1 Análisis de los componentes del Control Interno según Informe Coso III al Interior
de la Empresa 39
3.1.1.1 Ambiente de control y sus principios 39-41
3.1.1.2 Valoración del Riesgo y sus principios 41-42
3.1.1.3 Actividades de control y sus principios 42-43
3.1.1.4 Información y Comunicación y sus principios 43-44
3.1.1.5 Monitoreo y sus principios 44-45
3.2 SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA 46
3.3 CONTROL INTERNO COMO PARTE DE RECURSOS HUMANOS 46
3.4 PROCESOS CONTABLES 47

CAPITULO IV: DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CAUSACION Y

FACTURACION DE LAS OPERACIONES DE IMPORTACION Y EXPORTACION PARA LA
EMPRESA AGENCIA DE ADUANAS JF ASOCIADOS LTDA.

4.1 DISEÑO DE MANUALES DE PERFIL Y FUNCIONES, 47-62

4.2 DISEÑO DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS 63-67

CAPITULO V: ESTRUCTURA DEL MANUAL DE RPROCEDIMIENTO DE CAUSACIÓN

Y FACTURACIÓN DE LAS OPERACIONES DE IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN

5.1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CAUSACIÓN Y FACTURACIÓN 68-69

5.2 DIAGRAMA DE FLUJO: PROCESO DE CAUSACIÓN Y FACTURACIÓN 70

CAPITULO VI: IDENTIFICACIÓN DE LAS CARACTERISTICAS EN LOS PROCESOS DE

CAUSACION Y FACTURACION DE LAS OPERACIONES DE IMPORTACIÓN Y
EXPORTACIÓN EN LAS AGENCIAS DE ADUANAS EN BUENAVENTURA.

6.1 CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL INTERNO DE LAS AGENCIAS DE ADUANAS

EN BUENAVENTURA. 71-78

CONCLUSIONES 79
RECOMENDACIONES 80
 INTRODUCCIÓN

La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones,

se ha incrementado en los últimos años, esto debido a lo práctico que resulta al medir
la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra
en las actividades básicas que ellas realizan, pues de ello dependen para
mantenerse en el mercado.

Es bueno resaltar, que la empresa que aplique controles internos en sus

operaciones, conducirá a conocer la situación real de las mismas, es por eso, la
importancia de tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles
se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión.

Por consiguiente, en este trabajo trataremos la problemática que viene presentan la

empresa JF Asociados en sus procesos Causación y facturación de los gastos
aduaneros, para lo cual se propone el diseño del control interno que le permitirá
optimizar sus operaciones y la mejora de sus procesos, para poder presentar un
buen servicio a sus clientes.

Analizare la situación actual de la compañía, utilizando las herramientas de modelo

COSO III, y de esta manera poder concluir y verificar las falencias que presenta,
igualmente a partir del análisis, diseñar unos modelos de perfiles y manuales de
procedimientos, segregando funciones.

Siendo Buenaventura uno de los principales puertos en Colombia, es importante

explorar un poco en el sector con más influencias en la economía del puerto como lo
es el comercio exterior, es por ello que partiendo de la opinión de las agencia de
aduanas, pretendo identificar aquellas características en los procesos de causación
y facturación.
 CAPITULO I. ANTECEDENTES DEL PROYECTO

1. ANTECEDENTES

A continuación relaciono algunas investigaciones que se han realizado y tienen

relación con mi investigación:

HURTADO GODOY, Sandra Elena y CASTILLO CASTAÑO, Jhony Mauricio.

Universidad del Valle Sede Pacifico. Facultad de Ciencias de la Administración,
Programa Académico de Contaduría Pública, 2004. TC115.
De acuerdo al estudio realizado en el Supermercado Libertad los Estudiantes
llegaron a la siguiente conclusión:

Que para diseñar un sistema de control interno es primordial conocer las

necesidades de la empresa, las actividades que realiza y el personal que labora
para así poder minimizar la probabilidad a errores que perjudican el desarrollo del
control, al igual que el personal juega un papel fundamental en todo el proceso,
y su estructura organizacional.

PEREZ OCHOA, Mónica.

Universidad del Valle Sede Pacifico. Facultad de Ciencias de la Administración,
Departamento de Administración y Finanzas, Programa Académico de Contaduría
Pública, 2010. TA233.

Como resultado de la investigación la estudiante pudo llegar a las siguientes

conclusiones:

El ambiente de control en determinados aspectos es débil en la empresa, ya que

aunque en menor escala se evidencia relaciones de consanguinidad y afinidad,
que pueden generar conflictos de intereses y de competencias al interior de la
misma. Es súper importante que el personal de la empresa debe estar en el nivel
académico apropiado para cumplir a cabalidad con los manuales de
procedimientos y funciones, y mantener una buena comunicación interna.

RAMIREZ ALZATE, Jesica Carolina y TAPIAS CASTAÑO, Jenny del Socorro.

Universidad del Valle Sede Pacifico. Facultad de Ciencias de la Administración,
Programa Académico de Contaduría Pública, 2014. 3841R173D.

Como resultado de la investigación las estudiantes pudieron llegar a la siguiente

conclusión:

La evaluación del Sistema de Control Interno para Corporación Club
Sabaletas., permitió identificar la necesidad de replantear y documentar el
mismo. La empresa debe adquirir conciencia sobre la importancia del control
y los riesgos que implica no aplicar eficientemente todos los criterios
relacionados con el tema, por lo que se compromete a implementar la
propuesta de mejora y evaluar el sistema mínimo una vez al año para así
corregir las fallas que se presenten dentro de la empresa y tomar decisiones
pertinentes para el buen desempeño y puesto en marcha de la misma.

MORALES ARAGÓN, Karen y MORENO RUIZ, Claudia Inés

Universidad del Valle Sede Pacifico. Facultad de Ciencias de la Administración,
Programa Académico de Contaduría Pública, 2014. 3841M828D.

Como resultado de la investigación las estudiantes pudieron llegar a la siguiente

conclusión

A través de la evolución de riesgo la empresa pudo identificar los diferentes

factores internos y externos, y el reflejo de las decisiones de la dirección. Se
hace necesario que la empresa aplique las recomendaciones dada en esta
investigación.

1.1 PRESENTACION DE LA EMPRESA

JF ASOCIADOS LTDA NIVEL 1 es una compañía especializada en servicios de

agenciamiento aduanero, enfocada en la satisfacción de las necesidades de
nuestros clientes. Están afiliados a la Asociación de Empresas Seguras AES y
cuenta con oficinas en las principales ciudades del país: Buenaventura, Bogotá, Cali,
Cartagena, Cúcuta.

1.1.1 MISION

Servimos a nuestros clientes de forma integral en los procesos de logística

internacional. Nuestros servicios especializados, con ética profesional, buscan
posicionarnos como la mejor Agencia de Aduanas, para satisfacer las necesidades
de nuestros clientes, empleados y aliados estratégicos.
1.1.2 VISION

Trabajamos para convertirnos en la mejor organización colombiana de servicios

especializados en logística internacional y consultoría en comercio exterior, con el
propósito de ser una solución integral para nuestros clientes y usuarios.

1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Actualmente la organización no cuenta con un sistema de control interno definido en

el área contable, ni con un manual de funciones y de procedimientos, y esto
repercute en la mala calidad del servicio, causando inconformidad a sus clientes, por
los múltiples errores en sus facturas, tales como: cobros de rubros que no les
corresponde, demoras en las facturas, retrasando su proceso de costeo.
Internamente se presentan pagos dobles, causaciones dobles, sin tener un
responsable definido, lo cual no le permiten ejercer un control y evaluación adecuado
a cada uno de sus procesos.

Es por ello que enfoco el diseño de control interno en el departamento de

contabilidad, ya que es el área más crítica de la compañía, y que afecta el resto de
los departamentos.

1.3 FORMULACION DEL PROBLEMA

¿Cuáles son las herramientas que permiten la mejora del control interno en el
proceso de causación y facturación de las operaciones de importación y exportación
de la empresa Agencia de Aduanas JF Asociados Ltda, permitiendo un óptimo
desempeño en su prestación de servicio?

1.4 OBJETIVOS

1.4.1 OBJETIVO GENERAL

Diseñar un manual de procedimientos de causación y facturación de las operaciones

de importación y exportación de la empresa AGENCIA DE ADUANAS JF
ASOCIADOS LTDA NIVEL 1. Que le permita obtener una herramienta de ejecución
de procesos y actividad de forma más segura y precisa.
1.4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Realizar un diagnóstico general de la empresa para determinar el estado actual

del Control Interno.

Diseñar perfiles de funciones y manuales de procedimientos de acuerdo a los

cargos existentes en el área contable en el momento y posibles cargos que se
puedan sugerir como resultado de la evaluación situacional de la empresa.

Estructurar el manual de procedimiento de causación y facturación de las

operaciones de importación y exportación para la empresa.

Identificar características en el proceso de causación y facturación de las

operaciones de importación y exportación de las agencias de aduanas en
Buenaventura.

1.5 JUSTIFICACIÓN

En el momento de crear una empresa se trazan objetivos que se desean alcanzar en

la medida en que se desarrolle su objeto social, sin embargo, no se puede pasar por
alto que para alcanzarlos se requiere de distintos procesos y a su vez de un
adecuado sistema de control interno. Dicho control permitirá con la participación de
todo un equipo de colaboradores, identificar los posibles riesgos, implementar
actividades de control, supervisar los procesos, entre otros.

La falta de un sistema de control interno adecuado conlleva a que se presenten

diferentes fallas en la ejecución de las operaciones de distinta índole de una empresa
como es el caso de la agencia de aduana JF Asociados ltda en donde los encargados
del área administrativa se ven abocados a enfrentar distintos contratiempos y
dificultades como son: reclamaciones por parte de los clientes, asumir gastos que se
han dejado de cobrar entre otros, afectando la calidad del servicio prestado.

En este orden de ideas, esta investigación pretende desde un nivel teórico práctico
analizar el área contable de la empresa Agencia de Aduana JF ASOCIADOS LTDA
que me permitirá identificar con mayor precisión los problemas que se presentan en
el proceso de causación y facturación de las operaciones de importación y
exportación de la empresa.
Como estudiante permitirá aplicar los conocimientos adquiridos durante la formación
académica en la profesión de contador público tanto de manera práctica como
teórica, que inciten a buscar soluciones a los problemas que puedan surgir durante
el desarrollo de la investigación, lo cual es importante porque prepara a los futuros
contadores en el ejercicio de la profesión. Y en los personal deseo aportar parte de
mis conocimientos a la empresa que me brindó la oportunidad de poderme
desarrollar y avanzar en mi formación profesional, pudiéndole contribuir en la mejora
de sus funciones y procesos que se desarrollan en la compañía permitiendo que
logre su objetivo principal.

1.6 ASPECTOS METODOLOGICOS

1.6.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN

En el desarrollo de este proyecto se utilizará un tipo de investigación descriptiva,

dado que en el mismo, inicialmente se realizará la identificación de los elementos y
características del problema de investigación para su posterior análisis y definición,
como también la descripción de las diferentes variables que intervienen, que permita
estructurar el diseño del sistema de control interno, para la empresa Agencia de
Aduanas JF Asociados Ltda.

1.6.2 MÉTODO DE INVESTIGACIÓN

Para desarrollar la investigación, se utilizará el método Cualitativo, debido a que se

pretende diseñar controles en los procesos que efectúa la empresa, y de esta
manera estructurar de forma adecuada el Sistema de control Interno, que le permita
cumplir con los objetivos que tiene establecido la misma, este proceso se logra con
la observación directa de las actividades que se ejecutan en la empresa.

1.6.3 FUENTES, TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

Y TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.

1.6.3.1 Técnicas de recolección de Información. Las técnicas a emplear para la

recolección de información son, la entrevista estructurada, el dialogo directo con el
personal que interviene en cada uno de los procesos, la observación directa de los
procesos y actividades; por lo anterior se tendrá como instrumento el cuestionario y
se espera una interacción con el personal de la que resulte una comunicación de
significados e información, los cuales se pretende recoger, interpretar y comprender;
también se espera observar atentamente el funcionamiento de la empresa, tomar
información y registrarla para su análisis posterior; de igual forma utilizare una
encuesta, que constara de unas preguntas sencillas, para analizar las características
de los controles internos en las agencias de aduanas en Buenaventura.

1.6.3.2 Fuentes Primarias. Como fuente primaria para la recolección de datos e

información se tiene a los empleados de la empresa Agencia de Aduana JF
ASOCIADOS LTDA, a través de las técnicas enunciadas en el punto anterior
aplicadas a todo el personal al igual que los archivos o documentos que puedan
brindar apoyo en el proceso de estructurar el Sistema de Control interno.

1.6.3.3 Fuentes Secundarias. Se tendrá como fuentes secundarias de información,

textos, Internet, monografías, informes de investigaciones y cualquier otra fuente que
aporte información relevante para el óptimo desarrollo de esta investigación.

1.6.3.4 Tratamiento de la Información. La información que se obtenga de la

consulta de las fuentes será tratada de manera objetiva y organizada, a través del
uso de herramientas de análisis que permitan tener mayor control y fácil manejo de
la misma, que proporcione mayor claridad a la hora de interpretar los datos y
principalmente que apoye la presentación de las conclusiones y recomendaciones
que indiquen opciones de mejora con el diseño del Sistema de Control Interno de la
Empresa.

CAPITULO II. ASPECTOS CONCEPTUALES DE LA PRÁCTICA

2.1 MARCO TEORIO

2.1.1 Control Interno

Desde tiempos remotos, el ser humano ha tenido la necesidad de controlar sus

pertenencias y las del grupo del cual formaba parte, se evidencia que de alguna
manera se tenía tipos de control para evitar desfalcos. Las auditorias como profesión
fue reconocida por primera vez bajo la ley británica de sociedades anónimas de
1862, profesión de auditor creció rápidamente en Inglaterra y cuyo objetivo principal
era la detección del fraude.

Hacia 1900 llegó a Estados Unidos y allí se estableció con un concepto diferente,
dándole a la auditoria como objetivo principal la revisión independiente de los
asuntos financieros y de los resultados de las operaciones. Casi alterno a la anterior,
se empezó a desarrollar el modelo de auditoría interna y del gobierno lo que permitió
el desarrollo de la de Auditoria como un proceso integral y asesor al interior de las
empresas, permitiendo así el desarrollo de un sistema de control propio para cada
una de ellas.

Hoy el Control Interno, es entendido como un proceso efectuado por la

administración, la dirección y el resto del personal de una empresa, diseñado con
el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la
consecución de los objetivos, juega un papel fundamental en la empresa puesto que
a través de éste, logran conocer los resultado de la gestión, si se alcanzaron o no
los objetivos y metas planeadas, también les permite encontrar las desviaciones
existentes y el porqué de las mismas, para así poder determinar los ajustes o mejoras
que se deban implementar para corregirlas; por lo tanto el control interno es pieza
fundamental en el engranaje armónico del proceso administrativo, que conlleva al
fortalecimiento de la gestión y aumenta las probabilidades de éxito en las empresas.

2.1.2 Desarrollo Normativo en Colombia. En 1922 al producirse la crisis bancaria,

el Presidente de la República contrata una misión de expertos extranjeros, liderados
por Edwin Walter Kemmerer, con el objeto de organizar la Hacienda Pública, el
sistema monetario, la reorganización del estado, la administración de ingresos y
aduanas entre otros. Entonces, se crean normas para el sector financiero y diseña
organismos de control y vigilancia del sector.

En 1958 se reglamentó la Oficina Nacional de Contadores y se introdujo la figura

fiscal de contador, cuya función consistía en examinar cuentas del presupuesto y
revisar los contratos que firmará el ejecutivo.
Desde que se expidió la Constitución de 1991, el tema del Control Interno ha tenido
un permanente desarrollo normativo que ha ido dando respuesta a diferentes
necesidades para su implementación y desarrollo; los dos artículos constitucionales
que son el punto de partida para el desarrollo normativo en materia de control interno;
209 y 269, dotan a la administración Publica de una norma fundamental en relación
con los principios que rigen la Función Administrativa y el Control Interno.
Los artículos 209 y 269, establece que la Administración Publica, deberá diseñar e
implementar según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de
Control Interno.

En 1993 se produce todo el desarrollo normativo de estas disposiciones

constitucionales a través de la Ley 87 y 42 mediante las cuales se dota a los
organismos y entidades del Estado, de lineamientos claros sobre la implementación
y desarrollo del Sistema de Control Interno.
En 1999, con el Decreto reglamentario 2145, se consolida el papel de las diferentes
instancias en materia de Control Interno dentro del Sistema Nacional, se establece
por primera vez la obligación para todas las entidades del Estado, de presentar al
Consejo Asesor un informe anual sobre el avance del Sistema de Control Interno
Institucional. El Artículo quinto del decreto reglamentario 2145 establece las
responsabilidades del Sistema de Control Interno.

El año 2001, se caracteriza por la expedición de normas con mayor contenido

técnico, como el Decreto 1537 en el que se ordena que se elaboren, adopten y
apliquen Manuales de Procesos y Procedimientos y que se adelanten acciones de
identificación, análisis, manejo y monitoreo de los riesgos.
• Dentro del mismo decreto se definen las funciones de la Oficina de Control Interno,
del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno y del Comité
Interinstitucional de Control Interno.
• El 27 de noviembre de 2001 se reglamenta la Rendición de Cuenta, su revisión y
se unifica la información que se presenta a la Contraloría General de la República.
• El 20 de Mayo de 2005, mediante decreto 1599, se adopta el modelo estándar de
Control Interno para el Estado Colombiano, conocido MECI 1000: 2005, el cual
introduce elementos de gestión modernos basados en estándares internacionales de
control Interno de probada valides como son COSO, COCO, CADBURY, COBIT; por
lo tanto determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer,
documentar, implementar, y mantener un Sistema de Control Interno en las
entidades y agentes obligados conforme al artículo 5 de la Ley 87 de 1993.

2.1.3 Concepto de Control Interno. Se hace necesario tener claridad, acerca del
concepto de Control Interno, ello contribuirá a una mejor compresión y aplicación del
mismo, a continuación se consideran algunas definiciones:

La ley 87 (1993) dice: “Se entiende por control interno el sistema integrado por
0el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios,
normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados
por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y
actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se
realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de
las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos
previstos”1.

El Comité de Procedimiento de Auditoría del Instituto Americano de Contadores

Públicos Certificados indica que el Control Interno es: “el plan de organización,

1
COLOMBIA, CONGRESO DE LA REPUBLICA, Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control
interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones, articulo 1.
 métodos coordinados y medidas adoptadas en un negocio establecido para
resguardar sus activos, comprobar la exactitud y seguridad de los datos
contables, promover la eficiencia y alertar políticas administrativas”2 .

Para Jesús María Peña Bermúdez el Control Interno es el “Plan coordinado entre
la contabilidad, las funciones de los empleados y los procedimientos
establecidos, de tal manera que la administración de un negocio pueda depender
de estos elementos para obtener una información segura, proteger
adecuadamente los bienes de la empresa, así como promover la eficiencia de las
operaciones y la adhesión a las políticas administrativas descritas”3.

Finalmente, el Committe of Sponsoring Organizatións of theTheadway

Commission – COSO – lo definió así: “El Control Interno es un proceso llevado a
cabo por el consejo de administración, la dirección y el resto del personal de una
organización, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de aseguramiento
razonable para la consecución de los objetivos relativos a las operaciones, a la
información y al cumplimiento”4.

2.2 MODELOS DE CONTROL INTERNO

Para el concepto de control puede observarse su aplicación en los antiguos imperios

donde ya se percibía una forma de control y cobro de impuestos. El hecho de que
los soberanos exigieran el mantenimiento de las cuentas de su residencia por dos
escribanos independientes, evidencia que de alguna manera se tenía un tipo de
controles para evitar desfalcos.

Lo anterior empezó a vislumbrarse en Europa hacia los años 747 y 814 cuando
Carlos I “El Grande” (Carlomagno) a través de MissiDominici nombrara un clérigo y
un laico que inspeccionaban a las provincias del Imperio. Posteriormente, hacia el
año 1319. Felipe V daría a su Cámara de Cuentas, poderes administrativos y
jurisdiccionales para el control de negocios financieros.

A través del tiempo el significado de control interno para el éxito de una entidad ha
sido reconocido no solamente por los líderes de las organizaciones, sino también por
otras partes. Algunos han visto al control interno como relacionado con asuntos más
allá de aquellos que los líderes de negocios inicialmente consideraron relevantes
para sus necesidades.

2
Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados, Citado por PEÑA BERMUDEZ, Jesús María, Control Auditoría, y
Revisoría Fiscal. Incluye Contraloría y ética Profesional. Bogotá D.C.: Ecoe Ediciones Ltda., 2000. p. 9. ISBN: 958-648-252-9.
3
PEÑA BERMUDEZ, Jesús María. Control Auditoría, y Revisoría Fiscal. Incluye Contraloría y ética Profesional. Bogotá D.C.:
Ecoe Ediciones Ltda., 2000. p. 9. ISBN: 958-648-252-9.
4
COSO. Control Interno –Marco Integrado. Traducción al Español PWC. España, Mayo de 2013. P.1
A partir de la divulgación del informe COSO se han publicado diversos modelos de
control, así como numerosos lineamientos para un mejor gobierno corporativo; entre
los cuales tenemos:

2.2.1 MODELO COCO (Canadá)

Este modelo fue dado a conocer en 1995 por el instituto Canadiense de Contadores
Certificados (CICA), a través de un consejo encargado de diseñar y emitir criterios o
lineamientos generales sobre control. El consejo denominado The Criteria of Control
Board emitió, el modelo comúnmente conocido como COCO.

Este modelo busca proporcionar un entendimiento de control y dar respuesta a las

siguientes tendencias.

1. En el impacto tecnología y el recorte de las estructuras organizativas.

2. En la creciente demanda de informar públicamente acerca de la eficacia del
control.
3. En el énfasis de las autoridades para establecer controles, como una forma
de proteger los intereses de los accionistas.

Igualmente este modelo prevé veinte criterios agrupados en cuatro grupos, en cuanto
al PROPÓSITO, COMPROMISO, APTITUD Y EVALUACIÓN Y APRENDIZAJE.

2.2.2 MODELO CADBURY (Reino Unido)

Desarrollado por el llamado Comité Cadbury (UK Cadbury Committee). Adopta una
interpretación amplia del control.

Las mayores especificaciones en la definición de su enfoque sobre el sistema de

control en su conjunto-financiero y de cualquier tipo.

Sus objetivos son orientados a proporcionar una razonable seguridad de:

a) Efectividad y eficiencia de las operaciones.

b) Confiabilidad de la información y reportes financieros.
c) Cumplimiento con leyes y reglamentos

Los elementos clave de este modelo son en esencia similares al modelo COSO,
salvo la consideración de los sistemas de información integrados en los otros
componentes y un mayor énfasis respecto a riesgos. Su limitación está en la
responsabilidad de los reportes de control a la confiabilidad de los financieros.
2.2.3 MODELO COSO (USA)

El modelo COSO lo desarrollo como base de esta investigación ya que a través de

sus diferentes publicaciones brinda herramientas importantes a los entes,
permitiendo evolucionar y optimizar sus recursos.

Desde 1992 el Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission

con el Marco Integrado de Control Interno ha mantenido un liderazgo alrededor del
mundo proporcionando herramientas necesarias para desarrollar, fortalecer y
mantener en las organizaciones un Control Interno eficaz y eficiente que les ayude
a cumplir sus objetivos, es por eso que actualmente existen 3 versiones del Informe
COSO:

La versión del 1992 COSO I: Internal Control - Integrated Framework.

La versión del 2004 COSO II: Enterprise Risk Management - Integrated

Framework.

La versión del 2013 COSO III: Internal Control Integrated Framework

2.2.3.1 Modelo de Control Interno COSO I (Sponsoring Organizations of the

Treadway Commission).

El informe COSO I propone cinco componentes, cuya evaluación integral permite

establecer el grado de eficacia con el que está funcionando el sistema de
control interno:

Entorno de Control,

Evaluación de los Riesgos,

Actividades de Control,

Información y Comunicación,

Supervisión y Monitoreo

Además se plantea que el sistema de control interno debe cubrir todas las posibles
áreas y facetas de la organización, estos componentes han de ser
suficientemente amplios como para abarcar las categorías de los objetivos
planteados por la comisión.
2.2.3.2 Modelo de Control Interno COSO II. Hacia fines de Septiembre de 2004,
como respuesta a una serie de escándalos, e irregularidades que provocaron
pérdidas importante a inversionistas, empleados y otros grupos de interés,
nuevamente el Committee of SponsoringOrganizations of theTreadway Commission,
publicó el Enterprise Risk Management - Integrated Framework (COSO II) y sus
Aplicaciones técnicas asociadas, el cual amplía el concepto de control interno,
proporcionando un foco más robusto y extenso sobre la identificación, evaluación y
gestión integral de riesgo.

El Modelo de Control Interno COSO II continúa con los mismos 5 componentes del
COSO I y se desglosa la Evaluación del Riesgo, quedando de la siguiente manera:

Ambiente Interno

Establecimiento de objetivos

Identificación de riesgos

Evaluación de riesgos

Respuesta al riesgo

Actividades de control

Información y comunicación

Supervisión y seguimiento del sistema de control.

2.2.3.3 Modelo de Control Interno COSO III. El fundamento teórico de la

investigación es la versión del Informe COSO del 2013 (COSO III). Éste informe
mantiene las tres categorías de objetivos y los cinco componentes del Sistema, rol
clave del juicio en el Diseño, Implementación y Evaluación del SCI. El proyecto de
actualización de COSO incluye: Resumen ejecutivo, Control Interno –Estructura
Integrada (2013), Herramientas ilustrativas para evaluar la Efectividad del Sistema
de Control Interno, Control del Reporte Financiero Externo (“ICEFR”) Compendio de
enfoque y ejemplos y otros documentos relacionados de COSO: Guía para
Monitorear El Sistema de Control Interno, Gestión de Riesgos de Negocio-Estructura
Integrada (COSO ERM).

Esta nueva actualización, Modelo COSO III también incluye:

Uso de 17 principios para describir los conceptos/prácticas clave asociadas a

cada componente.

Una vía más formal de diseñar y evaluar el sistema de control interno, de acuerdo
con los principios

En un SCI Efectivo cada componente requiere estar: Presente, funcionando, y

Operando conjuntamente.

2.3 ENFOQUE DE CONTROL INTERNO APLICADO

Para esta investigación he tomado como fundamento teórico la versión actualizada

del Informe COSO, el Marco Integrado de Control Interno (Internal Control -
Integrated Framework - COSO III), el cual define el Control Interno como un proceso
llevado a cabo por el Consejo de Administración, la Gerencia y otro personal de la
Organización, diseñado para proporcionar una garantía razonable sobre el logro de
objetivos relacionados con operaciones, reporte y cumplimiento.

2.3.1 EL CONTROL INTERNO Y EL PROCESO DE GESTIÓN

Es importante resaltar que el sistema de control interno es una parte de la
responsabilidad general de la dirección, los cinco componentes se analizan en el
contexto de la dirección de la organización. Sin embargo, no todas las decisiones o
medidas de la dirección son parte del control interno.

2.3.2 CONTROL INTERNO CONTABLE

Comprende aquella parte del control interno que influye directa o indirectamente en
la confiabilidad de los resultados contables y la veracidad de los estados financieros,
cuentas anuales o estados contables de síntesis.
La finalidad del control interno contable es:
• Custodia de activos o elementos patrimoniales.
• Salva guardar los datos y registros contables.

CUENTA: unidad conceptual elemental útil para la clasificación y el registro de los

elementos patrimoniales y de sus variaciones.

EMPRESA: conjunto de factores de producción coordinados, cuya función es

producir y cuya finalidad viene determinada por el sistema de organización
económica en el que la empresa se halle inmersa.
2.3.3 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO
Toda organización, debe establecer, por lo menos, los siguientes aspectos que
orientaran la aplicación del Control Interno:

Definición de los objetivos y las metas, tanto generales como específicas,

además de la formulación de los planes operativos que sean necesarios.

Definición de políticas y procedimientos utilizados como guías de acción para
la ejecución de los procesos.

Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad.

Adopción de normas para la protección y utilización racional de recursos.

Dirección y administración de personal adecuados a un sistema de valuación.

Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión
y el control administrativo.

Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización
dirigidos al personal de la organización ya sus necesidades.

Simplificación y actualización de normas y procedimientos.

Los elementos más importantes en los que se basa un adecuado Sistema de Control
Interno (SCI) son: el ambiente de control, los sistemas de contabilidad, los controles
contables internos y los controles administrativos internos, los cuales se traducen en
los siguientes subelementos:

a) Objetivos y planes perfectamente definidos.

Se basan en normas que servirán primordialmente para planificar y controlar las
operaciones con el fin de disminuir el riesgo de la incertidumbre. Dichos objetivos y
planes deben ser: “posibles y razonables, definidos claramente por escrito
(formalizados), útiles, aceptados y usados, flexibles, comunicados al personal y
controlables”.

b) Estructura sólida de la organización.

Proporciona una separación apropiada de las responsabilidades funcionales y
responsabilidades. Dicha estructura debe poseer las siguientes características:

• Asignación o fijación de funciones a cada empleado.

• Segregación adecuada de funciones.
• Establecimiento y delimitación de líneas claras de autoridad y responsabilidad.
• Coordinación entre departamentos y personas.
• Existencia de un programa permanente de capacitación de personal.

c) Procedimientos efectivos y documentados.

Sirven para determinar claramente cómo realizar las tareas, los cuales deben reunir
las siguientes características:

• Diseño y aplicación a nivel de las diferentes operaciones.

• Libros y registros.
• Plan de cuentas.
• Inventario y contabilidad de costos.
• Informes.
• Sistema de información útil y periódica.

d) Personal competente.
Que sepa cumplir sus responsabilidades eficazmente. Exige los siguientes
requisitos:
• Selección cuidadosa del personal antes de su contratación.
• Capacitación del personal.
• Evaluación del personal.
• Remuneraciones de acuerdo con la responsabilidad asumida y con el grado de
destreza demostrado.
• Vacaciones obligatorias anuales y rotación del personal.

e) Sistema de revisión de los controles y de las operaciones.

• Auditoria interna.
• Auditoria externa.
• Revisión fiscal.
f) Sistema protector de activos.
• Protección física.
• Coberturas adecuadas de seguros y provisiones contra posibles contingencias
(incendios, catástrofes, robos, descomposturas y/o reparaciones, mejoras,
adiciones, etc.).
• Verificación de los sistemas de custodia preservación y registro.

g) Sistema de información útil y periódica.

• Sistema de contabilidad.
• Estados financieros razonables.
• Informes.
• Información estadística.
• Elaboración de presupuestos.
• Análisis de Presupuestos.
• Planeación Estratégica.
• Actualización e implementación de políticas.

2.3.4 EL CONTROL INTERNO Y LA FIJACIÓN DE OBJETIVOS

No resulta práctico diseñar e implementar un sistema de control interno a menos que
se hayan establecido, fijado y especificado los objetivos de la organización con
respecto a la organización. El establecimiento y fijación de objetivos así como de los
subobjetivos relacionados forman parte o son derivados del proceso de planificación
estratégica, el cual tiene en consideración las leyes, reglas, regulaciones y normas
así como las alternativas elegidas por la propia dirección. No obstante, el control
interno no puede dictar ni establecer cuáles deben ser los objetivos de una
organización.
Como parte del sistema de control interno, una organización especifica sus objetivos:
• Articulando y codificando objetivos que sean específicos, medibles u
observables, alcanzables, pertinentes y limitados en el tiempo.

• Evaluando la idoneidad de los objetivos y de los subobjetivos en relación al

control interno en base a hechos y circunstancias, así como leyes, reglas,
regulaciones y normas establecidas.
• Comunicando objetivos y subobjetivos a todos los niveles de la organización.

2.3.5 LIMITACIONES DEL CONTROL INTERNO

En el Marco Integrado de Control Interno COSO 2013, el cual reconoce que, si bien
el control interno proporciona una seguridad razonable acerca de la consecución de
los objetivos de la entidad, existen limitaciones. El control interno no puede evitar
que se aplique un deficiente criterio profesional o se adopten malas decisiones, o
que se produzcan acontecimientos externos que puedan hacer que una organización
no alcance sus objetivos operacionales. Es decir, incluso en un sistema de control
interno efectivo puede haber fallos.
Las fallas o limitaciones de un sistema de control interno pueden ser el resultado de:

•La falta de adecuación de los objetivos establecidos como condición previa para el
control interno.

•El criterio profesional de las personas en la toma de decisiones puede ser erróneo
y estar sujeto a sesgos.

•Fallos humanos, como puede ser la comisión de un simple error.

•La capacidad de la dirección de eliminar o disminuir un control clave.

•La capacidad de la dirección y demás miembros del personal y/o de terceros, para
eludir los controles mediante connivencia entre ellos.

•Acontecimientos externos que escapan al control de la organización.

Estas limitaciones impiden que se tenga la seguridad absoluta de la consecución de

los objetivos de la entidad; es decir, el control interno proporciona una seguridad
razonable, pero no absoluta. A pesar de estas limitaciones inherentes, la dirección
debe ser consciente de ellas cuando seleccione, desarrolle y despliegue los controles
que minimicen, en la medida de lo posible, estas limitaciones.

2.3.6 EFECTIVIDAD DEL CONTROL INTERNO

2.3.6.1 Requisitos para un Control Interno Efectivo

Un sistema de control interno proporciona una seguridad razonable respecto a la

consecución de los objetivos de la organización. Dado que el control interno es
relevante tanto para la organización como para sus unidades de negocio, un sistema
efectivo de control interno puede hacer referencia a una parte específica de la
estructura de la organización. Un sistema de control interno efectivo reduce, hasta
un nivel aceptable, el riesgo de no alcanzar un objetivo, el cual puede hacer
referencia a una, a dos o a las tres categorías de objetivos. Para ello, es necesario
que:

• Cada uno de los cinco componentes del control interno y los principios relevantes
estén presentes y en funcionamiento.

• Los cinco componentes funcionan juntos de forma integrada.

A la hora de determinar si un sistema de control interno es efectivo, la dirección ejerce

su criterio profesional para evaluar si cada uno de los componentes y principios
relevantes están presentes y en funcionamiento y los componentes funcionan juntos.

En el momento en el cual se determine que el sistema de control interno es efectivo,

la alta dirección y el consejo de administración tendrán una seguridad razonable en
relación a las siguientes categorías de objetivos:

• Operacionales – La organización:

- Consigue llevar a cabo operaciones eficaces y eficientes cuando se considera

poco probable que los eventos externos tienen un impacto significativo en la
consecución de los objetivos o cuando la organización puede prever
razonablemente la naturaleza y la duración de dichos eventos externos y
mitigar su impacto a un nivel aceptable.
- Entiende en qué medida las operaciones se gestionan con eficacia y eficiencia
cuando los eventos externos pueden tener un impacto significativo en la
consecución de los objetivos o cuando la organización no puede mitigar su
impacto a un nivel aceptable.

• De información – la organización prepara informes en conformidad con las leyes,

regulaciones y normas aplicables establecidas por legisladores, reguladores y
organismos de normalización o con objetivos de información específicos de la
organización y sus políticas relacionadas.

• De cumplimiento – la organización cumple las leyes, reglas y regulaciones

aplicables.
El Marco establece que los componentes y los principios son requisitos para un
sistema de control interno efectivo. No obstante, sin embargo, el proceso sobre cómo
la dirección debe evaluar su eficacia.

2.3.6.2 Idoneidad y relevancia de los componentes y principios

El Marco considera que todos los componentes del control interno son adecuados y
relevantes para todas las organizaciones.

Los principios son conceptos fundamentales asociados con los componentes. Como
tales, el Marco considera que los 17 principios son adecuados para todas las
organizaciones. El Marco considera que los principios son relevantes porque tienen
una influencia significativa en la presencia y el funcionamiento de un componente
asociado. Por consiguiente, si un principio relevante no se encuentra presente y en
funcionamiento, el componente asociado no puede estar presente y en
funcionamiento.

Presente y en Funcionamiento
La expresión “presente y en funcionamiento” es aplicable tanto a componentes como
a principios.
• “Presente” se refiere a la determinación de que los componentes y principios
relevantes existen en el diseño e implementación del sistema de control interno
para alcanzar los objetivos especificados.

• “En funcionamiento” se refiere a la determinación de que los componentes y

principios relevantes siguen existiendo en el manejo del sistema de control interno
para la consecución de los objetivos especificados.

Funcionar juntos
El Marco requiere que los cinco componentes funcionen juntos de forma integrada.
“Funcionar juntos” se refiere a la determinación de que los cinco componentes de
manera conjunta reducen, a un nivel aceptable, el riesgo de no alcanzar un objetivo.
2.3.6.3 Deficiencias en el Control Interno.
La expresión “deficiencias de control interno” hace referencia a cualquier falta de un
componente o componentes y sus principios relevantes que reducen la probabilidad
de que una organización cumpla sus objetivos. Una deficiencia de control interno o
una combinación de deficiencias que reduzcan de forma severa la probabilidad de
que una organización consiga lograr sus objetivos se denomina una “deficiencia
grave”.
2.4 COMPONENTES Y SUS PRINCIPIOS SEGÚN EL INFORME COSO

2.4.1 CONCEPTO
El control interno es un proceso, ejecutado por la Junta Directiva o Consejo de
Administración de una entidad, por su grupo directivo (gerencial) y por el resto del
personal, diseñado específicamente para proporcionarles seguridad razonable de
conseguir en la empresa las tres siguientes categorías de objetivos:
• Efectividad y eficiencia de las operaciones.
• Suficiencia y confiabilidad de la información financiera.
• Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

Esta definición enfatiza ciertos conceptos o características fundamentales sobre el

Control Interno, como son:
• Es un proceso que parte de los demás sistemas y procesos de la empresa
incorporando en la función de administración y dirección, no adyacente a éstos.
• Orientado a objetivos es un medio, no un fin en sí mismo.
• Es concebido y ejecutado por personas de todos los niveles de la organización a
través de sus acciones y palabras.
• Proporciona una seguridad razonable, más que absoluta, de que se lograrán sus
objetivos.

2.4.2 COMPONENTES Y SUS PRINCIPIOS

El control interno consta de cinco componentes interrelacionados, que se derivan de
la forma como la administración maneja el ente, y están integrados a los procesos
administrativos, los cuales se clasifican como:

a) Ambiente de Control.

b) Evaluación de Riesgos.

c) Actividades de Control.
d) Información y Comunicación.

e) Supervisión y Seguimiento.

El control interno, consiste en un proceso multidireccional repetitivo y permanente,

en el cual más de un componente influye en los otros y conforman un sistema
integrado que reaccionan dinámicamente a las condiciones cambiantes.

Niveles de Efectividad

Los sistemas de control interno operan con distintos niveles de efectividad; puede
ser juzgado efectivo en cada uno de los tres grupos, respectivamente, si el consejo
de administración o junta y la gerencia tienen una razonable seguridad de que:
• Entienden el grado en que se alcanzan los objetivos de las operaciones de las
entidades.
• Los informes financieros sean preparados en forma confiable.
• Se observen las leyes y los reglamentos aplicables.

a) Ambiente de Control

Cosiste en el establecimiento de un entorno que se estimule e influencie la actividad

del personal con respecto al control de sus actividades.

Es la base de los demás componentes de control a proveer disciplina y estructura

para el control e incidir en la manera como:
• Se estructuran las actividades del negocio.
• Se asigna autoridad y responsabilidad.
• Se organiza y desarrolla la gente.
• Se comparten y comunican los valores y creencias.
• El personal toma conciencia de la importancia del control.
Factores del Ambiente de Control:
• La integridad y los valores éticos.
• El compromiso a ser competente.
• Las actividades de la junta directiva y el comité de auditoría.
• La mentalidad y estilo de operación de la gerencia.
• La estructura de la organización.
• La asignación de autoridad y responsabilidades.
• Las políticas y prácticas de recursos humanos.

El ambiente de control tiene gran influencia en la forma como se desarrollan las

operaciones, se establecen los objetivos y se minimizan los riesgos. Tiene que ver
igualmente en el comportamiento de los sistemas de información y con la supervisión
en general. A su vez es influenciado.

b) Evaluación de Riesgos
Es la identificación y análisis de riesgos relevantes para el logro de los objetivos y la
base para determinar la forma en que tales riesgos deben ser mejorados. Así mismo,
se refiere a los mecanismos necesarios para identificar y manejar riesgos específicos
asociados con los cambios, tanto los que influyen en el entorno de la organización
como en su interior.
En toda entidad, es indispensable el establecimiento de objetivos tanto globales de
la organización como de actividades relevantes, obteniendo con ello una base sobre
la cual sean identificados y analizados los factores de riesgo que amenazan su
oportuno cumplimiento.
La evolución de riesgos debe ser una responsabilidad ineludible para todos los
niveles que están involucrados en el logro de los objetivos. Esta actividad de
autoevaluación debe ser revisada por los auditores internos para asegurar que tanto
el objetivo, enfoque, alcance y procedimiento han sido apropiadamente llevados a
cabo.
Toda entidad enfrenta una variedad de riesgos provenientes de fuentes externas e
internas que deben ser evaluados por la gerencia, quien a su vez, establece objetivos
generales y específicos e identifica y analiza los riesgos de que dichos objetivos no
se logren o afecten su capacidad para salvaguardar sus bienes y recursos, mantener
ventaja ante la competencia. Construir y conservar su imagen, incrementar y
mantener su solidez financiera, crecer, etc.
Objetivos: Su importancia es evidente en cualquier organización, ya que representa
la orientación básica de todos los recursos y esfuerzos y proporciona una base sólida
para un control interno efectivo. La fijación de objetivos es el camino adecuado para
identificar factores críticos de éxito.

Las categorías de los objetivos son las siguientes:

• Objetivos de Cumplimiento. Están dirigidos a la adherencia a leyes y reglamentos,
así como también a las políticas emitidas por la administración.
• Objetivos de Operación. Son aquellos relacionados con la efectividad y eficacia de
las operaciones de la organización.
• Objetivos de la Información Financiera. Se refieren a la obtención de información
financiera confiable.

El logro de los objetivos antes mencionados está sujeto a los siguientes eventos:
1. Los controles internos efectivos proporcionan una garantía razonable de que los
objetivos de información financiera y de cumplimiento serán logrados, debido a que
están dentro del alcance de la administración.

2. En relación a los objetivos de operación, la situación difiere de la anterior debido

a que existen eventos fuera de control del ente o controles externos. Sin embargo,
el propósito de los controles en esta categoría está dirigido a evaluar la consistencia
e interrelación entre los objetivos y metas en los distintos niveles, la identificación de
factores críticos de éxito y la manera en que se reporta el avance de los resultados
y se implementan las acciones indispensables para corregir desviaciones.

Los riesgos de actividades también deben ser identificados, ayudando con ello a
administrar los riesgos en las áreas o funciones más importantes; las causas en este
nivel pertenecen a un rango amplio que va desde lo obvio hasta lo complejo y con
distintos grados de significación, deben incluir entre otros aspectos los siguientes:

• La estimación de la importancia del riesgo y sus efectos.

• La evaluación de la probabilidad de ocurrencia.
• El establecimiento de acciones y controles necesarios.
• La evaluación periódica del proceso anterior.
c) Actividades de Control

Son aquellas que realizan la gerencia y demás personal de la organización para

cumplir diariamente con las actividades asignadas. Estas actividades están
expresadas en las políticas, sistemas y procedimientos.
Las actividades de control tienen distintas características. Pueden ser manuales o
computarizadas, administrativas u operacionales, generales o específicas,
preventivas o defectivas. Sin embargo, lo trascendente es que sin importar su
categoría o tipo, todas ellas están apuntando hacia los riesgos (reales o potenciales)
en beneficio de la organización, su misión y objetivos, así como la protección de los
recursos propios o de terceros en su poder.
Las actividades de control son importantes no solo porque en sí mismas implican la
forma correcta de hacer las cosas, sino debido a que son el medio idóneo de
asegurar en mayor grado el logro de objetivos.

d) Información y Comunicación

Están diseminados en todo el ente y todos ellos atienden a uno o más objetivos e
control. De manera amplia, se considera que existen controles generales y controles
de aplicación sobre los sistemas de información.
1. Controles Generales: Tienen como propósito asegurar una operación y
continuidad adecuada, e incluyen al control sobre el centro de procesamiento de
datos y su seguridad física, contratación y mantenimiento del hardware y software,
así como la operación propiamente dicha. También se relacionan con las funciones
de desarrollo y mantenimiento de sistemas, soporte técnico y administración de base
de datos.

2. Controles de Aplicación: Están dirigidos hacia el interior de cada sistema y

funcionan para lograr el procesamiento, integridad y confiabilidad, mediante la
autorización y validación correspondiente. Desde luego estos controles cubren las
aplicaciones destinadas a las interfaces con otros sistemas de los que se reciben o
entregan información.
Los sistemas de información y tecnología son y serán sin duda un medio para
incrementar la productividad y competitividad. Ciertos hallazgos sugieren que la
integración de la estrategia, la estructura organizacional y la tecnología de
información es un concepto clave para el nuevo siglo.
Con frecuencia se pretende evaluar la situación actual y predecir la situación futura
sólo con base en la información contable. Este enfoque es simplista, por su
parcialidad, sólo puede conducir a juicios equivocados.
Para todos los efectos, es preciso estas conscientes de que la contabilidad nos dice,
en parte, lo que ocurrió pero no lo que va a suceder en el futuro. Los sistemas
producen reportes que contienen información operacional, financiera y de
cumplimiento que hace posible conducir y controlar la organización.
La información generada internamente así como aquella que se refiere a eventos
acontecidos en el exterior, es parte esencial de la toma de decisiones así como en
el seguimiento de las operaciones. La información cumple con distintos propósitos a
diferentes niveles.

e) Supervisión y Seguimiento
En general, los sistemas de control están diseñados para operar en determinadas
circunstancias. Claro está que para ello se tomaron en consideración los objetivos,
riesgos y las limitaciones inherentes al control; sin embargo, las condiciones
evolucionan debido tanto a factores externos como internos, provocando con ello
que los controles pierdan su eficiencia.
Como resultado de todo ello, la gerencia debe llevar a cabo la revisión y evaluación
sistemática de los componentes y elementos que forman parte de los sistemas de
control. Lo anterior no significa que tenga que revisarse todos los componentes y
elementos, como tampoco que deba hacerse al mismo tiempo.
La evaluación debe conducir a la identificación de los controles débiles, insuficientes
o innecesarios, para promover con el apoyo decidido de la gerencia, su
robustecimiento e implantación. Esta evaluación puede llevarse a cabo de tres
formas: durante la realización de las actividades diarias en los distintos niveles de la
organización; de manera separada por personal que no es el responsable directo de
la ejecución de las actividades (incluidas las de control) y mediante la combinación
de las dos formas anteriores. Para un adecuado seguimiento (monitoreo) se deben
tener en cuenta las siguientes reglas:

• El personal debe obtener evidencia de que el control interno está funcionando.

• Sí las comunicaciones externas corroboran la información generada internamente.

• Se deben efectuar comparaciones periódicas de las cantidades registradas en el

sistema de información contable con el físico de los activos.
• Revisar si se han implementado controles recomendados por los auditores internos
y externos; o por el contrario no se ha hecho nada o poco.

• Sí son adecuadas, efectivas y confiables las actividades del departamento de la

auditoría interna.

Informe de las deficiencias

El proceso de comunicar las debilidades y oportunidades de mejoramiento de los

sistemas de control, debe estar dirigido hacia quienes son los propietarios y
responsables de operarlos, con el fin de que implementen las acciones necesarias.
Dependiendo de la importancia de las debilidades identificadas, la magnitud del
riesgo existente y la probabilidad de ocurrencia, se determinará el nivel administrativo
al cual deban comunicarse las deficiencias.
Participantes en el control y sus responsabilidades.

Dentro de un ente económico las responsabilidades sobre el control corresponden

a: 5

5
COSO. Control Interno –Marco Integrado. Traducción al Español PWC. España, Mayo de 2013. P.165:177
GRAFICA DE LOS COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO SEGÚN EL
INFORME COSO:6

6
http//www.google.com.co/imagen
COSO 2013
CONTROL INTERNO Y SUS
PRINCIPIOS
SUPERVISIÓN
SISTEMA DE DEL SISTEMA
AMBIENTE DE EVALUCION DEL ACTIVIDADES INFORMACI DE CONTROL
CONTROL RIESGO DE CONTROL ON - MONITOREO
1. Demuestra 10. Selecciona y 16. Conduce
6. Especifica
compromiso con la desarrolla 14. Comunica evaluaciones
objetivos
integridad de los actividades de internamente continuas y/o
relevantes
valores control independientes
11. Selecciona y
desarrolla 17. Evalúa y
2. Ejerce 7. Identifica y 15. Comunica
controles comunica
analiza los riesgos externamente
responsabilidad de generales sobre deficiencias
supervisión tecnología
12. Se
3. Establece estructura, implementa a
8. Evalúa el riesgo
autoridad, y través de
de fraude
responsabilidad políticas y
procedimientos
4. Demuestra 9. Identifica y 13. Usa
compromiso para la analiza cambios información
competencia importantes Relevante
5. Hace cumplir con la
responsabilidad
CAPITULO III: DESARROLLO DE LA PRÁCTICA

3.1 DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA

Esquema organizacional

Logo de la Organización
 3.1.1 ANALISIS DEL CONTROL INTERNO CONTABLE CAUSACION Y
FACTURACION
DE LAS OPERACIONES DE IMPORTACION Y EXPORTACION
Organización: AGENCIA DE ADUANAS JF ASOCIADOS LTDA

Propósito:
Analizar los aspectos relevantes del control interno contable, y que me
conlleven a una mejor,
Según los lineamientos del Modelo COSO III.

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

Componentes de Existe
Controles Observaciones
Control Interno Si No
3.1.1.1. Ambiente de Control
Componentes de Existe
Controles Observaciones
Control Interno Si No
1.1 Demuestra Código de ética o políticas Existe pero está
compromiso con formalmente establecidas. diseñado
la integridad de genéricamente
los valores para toda la
compañía,
describiendo el
comportamiento
x que deben tener
los funcionarios en
el ámbito moral,
mas no
relacionado
específicamente
con el área
contable

Programas de divulgación tanto No existe un

para el código de ética como para documento físico y
las políticas establecidas. x que se encuentre
a la vista de lo
funcionarios
1.2 Ejerce La Junta Directiva demuestra
responsabilidad independencia de la administración
de supervisión y ejerce la supervisión del desarrollo
x
El personal a cargo cumplen con el
perfil profesional del cargo que No todos cumples
desempeñan x con el perfil

1.3 Establece algunos rango no

estructura, x están tan
autoridad, y Organigrama definidos
responsabilidad no se ha
x estipulado
Definición de perfiles de cargo formalmente
en ocasiones no
x se toman en
Políticas de selección de personal cuenta
las rotaciones son
Estabilidad laboral en personal x mínimas
encargado del área contable
según información
de la contadora,
no se hacen
x
evaluaciones, solo
Evolución de desempeño del se mide por los
personal de contabilida errores continuos

1.4 Demuestra Procedimientos de contratación x

compromiso para anteriormente no
la competencia Realiza Exámenes de ingreso x se realizaba
no existe un
proceso de
Procedimientos de inducción x inducción claro
Plan de desarrollo para los
funcionarios x
al parecer para los
propietarios no
tiene como
prioridad el
Programas de capacitación para los conocimiento de
funcionarios x los funcionarios
Pagos de seguridad social y
parafiscales x ok
Pagos de prestaciones sociales x ok
1.5 Hace cumplir Considera todos los niveles del
con la personal para apoyar el
responsabilidad cumplimiento de los objetivos de la
entidad x
Se le hace seguimiento a los
controles x

Conclusión del En la agencia de aduanas JF Asociados, no manejan un

Ambiente de concepto claro sobre los perfiles laborales, existen funcionarios
control en el área con el mismo cargo desempeñando funciones diferentes,
contable tampoco existe un documento físico donde estipule las
funciones de los empleados. Los empleados del área contable
son antiguos pero se muestra muchas falencias en el proceso
de facturación, ya que no se tiene claro las responsabilidades,
especialmente en las revisiones. Esto sucede porque no se
tienen programas de capacitación y actualización para el
personal.
Existe
Componentes de Controles Observaciones
Control Interno Si No

3.1.1.2 Evaluación de Riesgo en el área contable

2.1 Especifica Definición de la cadena de valor de No existe un mapa
objetivos la compañía x de procesos
relevantes
Establecimiento de objetivos
x
Divulgación de los objetivos y no existe políticas
x
estrategias estratégicas

2.2 identifica y Identificación de los riesgos del no están

analiza los riesgos proceso x claramente
identificados

2.3 Evalúa el Evaluación de riesgo (definición del no se evalúan

riesgo de fraude impacto y la probabilidad) riesgos, ya que no
x
están claramente
identificados
Definición de acciones a ejecutar no existen
para administrar el riesgo políticas estipulas
x
para el manejo del
riesgo
2.4 Identifica y Cumplimiento de las disposiciones los propietarios al
analiza cambios establecidas por el cliente para el parecer solo
importantes proceso de facturación enfocan su
x
atención a lo
operativo y no en
lo contable

Conclusión de la Al realizar en análisis de riesgo en el área contable, se evidencia

evaluación de que no se hace ningún análisis para tomar correctivos, es por
riesgo en el área ello que comenten errores constantes en el proceso de
contable facturación y causación en las operaciones de comercio exterior.
Es por eso que se muestra como un proceso débil de controles
porque no consideran aspectos críticos que lo afecten para el
cumplimiento de los objetivos. Los riesgos son fundamentales
en un Sistema de Control Interno porque permiten identificar
elementos claves que se deben de controlarse de manera
permanente, clara y oportuna.

Componentes de Existe
Controles Observaciones
Control Interno Si No
3.1.1.3 Actividades de Control
3.1 Selecciona y Revisiones de gerencia del proceso no existe ningún
desarrolla (facturación, quejas, análisis de los documento que
x
actividades de responsables, mejora en los soporte dichas
control procesos) revisiones
Definición de actividades no están
administrativas x claramente
asignadas
Identificación e implementación de No se encuentran
los controles preventivos, detectivos claramente
y automáticos establecidas las
x
políticas y
procedimientos de
controles
Establecimiento y evaluación de la existen cargos
adecuada segregación de funciones iguales con
x
diferentes
funciones

3.2 Selecciona y Se capacita al personal para el

desarrolla manejo de la tecnología x
controles
generales sobre La tecnología utilizada es adecuada
tecnología para los procesos que se llevan x
3.3 Se implementa Definición de Políticas que cuenten
no están
a través de con sus correspondientes
x establecidas
políticas y procedimientos
formalmente
procedimientos

3.4 Usa Evaluación de controles los controles que

información x existen no se
Relevante evalúan
se toman correctivos x

Conclusión sobre Este componente no tienen controles claramente establecidos y

las actividades de formalizados para las actividades del área contable,
control en el área especialmente en el proceso de causación y facturación de las
contable operaciones de import y export, lo cual puede afectar a que los
diferentes riesgos asociados a este proceso se materialice
afectando adversamente el cumplimiento de los objetivos
trazados por la Organización.

3.1.1.4 Sistema de información pertinentes a la emisión de informes y la

comunicación
4.1 Comunicación Aplicaciones de software existentes x
interna
Cambios recientes desde haces
muchos año se
x viene utilizando el
mismo software,
es personalizado
Back ups x

Licencias x

El sistema de información está x

integrado con la operación de la
organización y no solo en lo
financiero
El acceso a la información es fácil, x
para el personal autorizado
El contenido de la información es x
apropiado

4.2 Comunicación se tiene medios para estar

externa comunicados con los diferentes
agentes exteriores x
 La información de los sistemas es
oportuna y actual
x

Conclusión sobre En este componente se puede concluir que cumple con los
los sistemas de medios necesarios para el manejo de la información y
información recopilación de datos, igualmente el control de las actividades
pertinentes contables.

Componentes de Existe
Controles Observaciones
Control Interno Si No
3.1.1.5 Supervisión del sistema de control - Monitoreo
5.1 conduce ¿Se efectúan reuniones habituales
evaluaciones de la alta dirección para tratar
continuas y/o asuntos de estratégicos de los x
independientes procesos?
¿Se analiza el riesgo de las se analiza pero en
operaciones? ocasiones no se
x
toman decisiones
acordes
facturas no causadas las que se
encuentran en el
momento de la
x
entrevista, están
en espera de
confirmación
Se cuenta con indicadores que
permiten monitorear el proceso x

5.2 Evalúa y Las deficiencias observadas y en

comunica especial los temas críticos, son
X
deficiencias comunicados a la alta gerencia

Se aplican evaluaciones periódicas

en la organización de los procesos X
de facturación
Conclusión de En este componente pude observar, que es el que menos se
Supervisión del aplica en el área contable, ya que los socios han delegado esta
sistema de control función a la contadora, y los administradores no tienen
-monitoreo. conocimiento de los procesos contables, ni están autorizados
para involucrarse. La contadora tiene el control total de
funcionamiento del departamento contable, y por tanto no aplica
monitoreo sobre sus mismas políticas, ya que no existen
indicadores de gestión que pueda medir la eficiencia de los
procesos, permitiendo poder sugerir recomendaciones a la alta
gerencia. Igualmente no existe un enfoque de auditoría
independiente y objetiva que permita evaluar la eficacia del
Sistema de Control Interno del proceso de causación y
facturación de las operaciones de importación y exportación.
3.2 SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA AGENCIA DE ADUANAS JF
ASOCIADOS LTDA

La empresa agencia de aduanas Jf Asociados Ltda., con más de 35 años de

creación, cuenta con 6 sucursales y aproximadamente 100 empleados; en el análisis
realizado como principal novedad se observa que es administrada por sus mismos
propietarios sin tener perfiles administrativos, al igual que sus gerentes de las
diferentes sucursales, ya que enfocan su administración en el comercio exterior,
dejando de lado las políticas estratégicas empresariales, mostrando deficiencia
administrativas.

Igualmente se pudo evidenciar que los socios tienen diferencias entre sí, y cada uno
de ellos tienen posturas diferentes frente al negocio, esto obedece a intereses
particulares, dando instrucciones a sus empleados de manera independiente,
afectando los procesos que se llevan a cabo.

En la parte contable la empresa no realiza auditoria a las sucursales, y el revisor

fiscal tampoco las audita, no realizando arqueos sorpresivos, y en ocasiones el
departamento contable no muestra apoyo a los demás departamentos de la
compañía; se observa entre los trabajadores la evasión de responsabilidades.

3.3 CONTROL INTERNO COMO PARTE DE RECURSOS HUMANOS

El departamento de recursos humanos tiene una notable mejoría desde hace unos
3 años atrás, mostrando una mejor organización en el manejo del personal,
implementando políticas de seguridad, bienestar, apoyo a los empleados y
contrataciones del personal.
Es importante resaltar que en la mayoría de las organizaciones no se tiene en cuenta
el valor humano como parte de los recursos de activos, siendo esto unos de los
factores más importantes para el patrimonio de las mismas.

Para la contratación del personal se implementó lo siguiente:

• Que la personal tenga estudios para el cargo que va aplicar.
• Que no tenga familiar en la compañía.
• Revisión de antecedentes penales y disciplinarios (anteriormente no revisaban
este punto).
• Exámenes laborales
3.4 PROCESOS CONTABLES
Las agencias de aduanas, son entidades que actúan en nombre y por encargo de
los importadores y exportadores, es por ello que le factura a sus clientes soportado
por los pagos realizados a terceros, para JF Asociados es el punto crítico, puesto
que en todo el proceso de facturación de las operaciones de importación y
exportación, es donde se detecta más debilidad, evidenciando errores continuos, y
el inconformismo de los clientes, al igual que la falta de atención por parte de los
socios.

CAPITULO IV: DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CAUSACIÓN Y

FACTURACIÓN DE LAS OPERACIONES DE IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN
PARA LA EMPRESA AGENCIA DE ADUANAS JF ASOCIADOS LTDA.

4.1 DISEÑO DE PERFILES Y FUNCIONES

Personal Departamento Contable Actual

NOMBRE DE EMPLEADOS CARGO

Maria Piedad Ramirez Contadora General

Maria Nella Palacios Asistente administrativo y financiero

Elizabeth Orbes asistente de facturación

Johana Triviño Asistente de facturación

Mayerly Herrera auxiliar contable (clientes de Bogotá)

Claudia Patricia Cabezas auxiliar contable (Buenaventura)

Patricia Romero Tesorera

Natalia Arboleda auxiliar contable (Buenaventura)

Rosa Macías recepcionistas
Catalina Vidal Auxiliar contable (cliente Cali)

Alexandra Rangel Auxiliar contable (cliente de Cartagena)

Liliana Mejia Auxiliar contable - nomina

Fuente: JF Asociados
En el proceso del análisis del personal del departamento contable, se evidencio que
no existía el cargo específico de auxiliar de cartera, lo realizaba un funcionario con
perfil diferente, y la recepcionista la tienen como parte del departamento contable
realizando funciones que le competen a los auxiliares contables, por tanto se propuso
diseñar un perfil para dicho para el cargo de auxiliar de cartera, se eliminó el cargo
de recepcionista y en el área contable, reasignando sus funciones a los perfiles
competentes, la nómina la manejara recursos humanos, igualmente se diseñó el
manual de perfil y funciones de los cargos que ya existen para establecer con
claridad la responsabilidad de cada uno, y el objetivo a cumplir, siguiendo los
lineamientos del sistema COSO III.
 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo: Contador General

Área y/o Departamento: Contable

Cargo del Jefe Inmediato: Gerente General

II. REQUISITOS FORMALES

Estudios Requeridos: Estudios superior contador público.

Aplicación de los principio éticos profesionales,
Conocimientos y manejo paquete office. Destreza en
el desempeño de tareas manuales, tener
conocimiento en comercio exterior y manejo de la
norma aduanera, facilidad de comunicación verbal y
escrita, organizado, eficiente y eficaz, orientación a
resultados, compañerismo, recursivo, creativo,
facilidad para trabajar en equipo, disponibilidad de
Formación y Habilidades:
tiempo extra y facilidad de aprendizaje, apoyo al resto
de los departamentos.

Experiencia: Preferiblemente 3 años

III. OBJETIVOS DEL CARGO

Seleccionar, diseñar y utilizar las técnicas y procedimientos apropiados para

solucionar problemas contables, ajustándose a la normativa jurídica vigente tanto
contable como aduanera, y considerando su interrelación con los sistemas
administrativos y con el contexto socio-económico en el que deben ser aplicados.

IV. PRINCIPALES FUNCIONES

* Elaborar los estados financieros en las fechas previstas, con información
oportuna y verídica.

* Revisar y depurar los registros contables por las auxiliares.

* Seleccionar el personal del área contable.

* Coordinar y revisar el proceso de facturación a los clientes.

* Autorización de fondos de anticipos

* Asignar y coordinar las funciones del área contable.

* Verificar que cada uno de sus colaboradores desarrolle en forma correcta las
funciones que demanda su puesto de trabajo, capacitándolos constantemente en
destrezas técnicas, actitudes y conocimientos.

* Elaborar las declaraciones de impuestos a las ventas, al igual que las

declaraciones de retención de impuesto de renta.

* Revisar y firmar conciliaciones bancarias

* Revisar y comparar gastos mensuales.

* Realizar los medios magnéticos

* Y las demás funciones que sean pertinentes con su cargo o que le imparta la
Junta Directiva
V. CARASTERISTICAS DEL ENTORNO

Relaciones Internas Junta Directiva, auxiliares, financiera.

Relaciones Externas Clientes, Revisor

VI. AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES

DECISIONES TOMADAS DECISIONES SUPERVIZADAS (Requieren

POR SI MISMO (No Autorización)
requieren aprobación)
Autorización de gastos,
controles, arqueos. Contratación de funcionarios

Fuente: Propia
 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo: Asistente Financiero y Administrativo

Área y/o Departamento: Contable

Cargo del Jefe Inmediato: Contador General

II. REQUISITOS FORMALES

Estudios Requeridos: Estudios superior en finanzas y administración

Conocimientos y manejo paquete office. Destreza
en el desempeño de tareas manuales, buenos
conocimientos en matemáticas, facilidad de
comunicación verbal y escrita, organizado, eficiente
Formación y Habilidades: y eficaz, orientación del manejo de los recursos,
compañerismo, recursivo, creativo, facilidad para
trabajar en equipo, facilidad de aprendizaje.

Experiencia: preferiblemente 2 años

III. OBJETIVOS DEL CARGO

Es el responsable de gestionar las actividades relacionadas con el proceso de

cobro de cartera, velar por el cumplimiento de las metas e indicadores de gestión,
calificación de los clientes para la aprobación de créditos.

IV. PRINCIPALES FUNCIONES

* Optimizar los recursos técnicos y financieros disponibles.

* Analizar los estados financieras de los clientes para asignar la clasificación.

* Informar a sus superiores del estado del total de las cuentas pendientes por
cobrar y las anomalías que se presenten en el proceso.

* Manejo de las cuentas Bancarias de la organización.

* Cumplir con las políticas y lineamientos establecidos.

* y demás funciones propias de cargo.

.- elaboración de presupuestos, informes indicadores de gestión.
V. CARASTERISTICAS DEL ENTORNO

Relaciones Internas Gerente General, Contador

Relaciones Externas Clientes

VI. AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES

DECISIONES TOMADAS DECISIONES SUPERVIZADAS (Requieren

POR SI MISMO (No Autorización)
requieren aprobación)

realizar los indicadores Calificación de los clientes

Fuente: Propia
 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo: Auxiliar de Contabilidad

Área y/o Departamento: Contable

Cargo del Jefe Inmediato: Contador

II. REQUISITOS FORMALES

Estudios técnicos o tecnólogos en contabilidad

Estudios Requeridos: sistematizada
Conocimientos y manejo paquete office. Destreza en
el desempeño de tareas manuales, organizado,
Formación y Habilidades: eficiente y eficaz, compañerismo, recursivo, creativo,
facilidad para trabajar en equipo, facilidad de
aprendizaje.

Experiencia: preferiblemente 6 meses

III. OBJETIVOS DEL CARGO

Servir de apoyo al contador verificando y confirmando toda la información

relacionada con la contabilidad y las finanzas de la empresa.

IV. PRINCIPALES FUNCIONES

* Registrar los soportes contables.

* Causar proveedores y los pagos a terceros
* Conciliar Bancos

* Ingresar información contable al software.

* Cumplir con las políticas y lineamientos establecidos.

* Verificar la razonabilidad de la información contable y financiera.

* Organizar y salvaguardar los archivos de soportes de la empresa.

* Revisar las planillas de los movimientos diarios.

* Servir de apoyo al contador.

* Conservar en buen estado material del trabajo.

 V. CARASTERISTICAS DEL ENTORNO

Relaciones Internas Contador y financiero

Relaciones Externas Clientes

VI. AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES

DECISIONES TOMADAS DECISIONES SUPERVIZADAS (Requieren

POR SI MISMO (No Autorización)
requieren aprobación)

registro de soportes aprobación de las conciliaciones

Fuente: Propia
 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo: Auxiliar de Facturación

Área y/o Departamento: Contable

Cargo del Jefe Inmediato: Contador

II. REQUISITOS FORMALES

Estudios técnicos o tecnólogos en contabilidad

Estudios Requeridos: sistematizada
Conocimientos y manejo paquete office. Destreza en
el desempeño de tareas manuales, organizado,
eficiente y eficaz, compañerismo, recursivo, creativo,
Formación y Habilidades:
facilidad para trabajar en equipo, facilidad de
aprendizaje.

Experiencia: preferiblemente 6 meses

III. OBJETIVOS DEL CARGO

Servir de apoyo al contador verificando y confirmando toda la información

relacionada con la contabilidad y los procesos de causación y facturación.

IV. PRINCIPALES FUNCIONES

* Facturar los pedidos a los diferentes clientes.
* Seleccionar los soportes para cada pedido.

* Enviar factura a los clientes.

* Cumplir con las políticas y lineamientos establecidos.

* Guardar recibo de facturas y guardar el archivo.

* Organizar y salvaguardar los archivos de soportes de la empresa.

* Servir de apoyo al contador.

* Conservar en buen estado material del trabajo.

V. CARASTERISTICAS DEL ENTORNO

Relaciones Internas Contador y financiero

Relaciones Externas Clientes
VI. AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES

DECISIONES TOMADAS DECISIONES SUPERVIZADAS (Requieren

POR SI MISMO (No Autorización)
requieren aprobación)

Facturar facturar sin anticipos

Fuente: Propia
 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo: Auxiliar admirativo y financiero

Área y/o Departamento: Contable

Cargo del Jefe Inmediato: Financiero

II. REQUISITOS FORMALES

Estudios técnicos o tecnólogos administrativas y

Estudios Requeridos: carreras afines
Conocimientos de sistemas de pagos en líneas,
manejo de cheques, pagos a puertos, Destreza en el
desempeño de funciones, organizado, honesto y
Formación y Habilidades: con principios éticos, compañerismo, recursivo,
creativo, facilidad para trabajar en equipo, facilidad
de aprendizaje.

Experiencia: preferiblemente 1 año

III. OBJETIVOS DEL CARGO

Coordinar los procesos de pagos de las operaciones de comercio exterior,

velando que no se interrumpa los procesos de despachos.

IV. PRINCIPALES FUNCIONES

* Realizar pagos en cheque y PSE a terceros.

* Manejar la chequera.
* Pago proveedores

* solicitar fondos a finanzas.

* Cumplir con las políticas y lineamientos establecidos.

* Manejo de caja menor.

* Enviar los soportes de facturación a la principal.

* Servir de apoyo al contador y administración.

* Conservar en buen estado material del trabajo.

* Radicar los permisos de los empleados e incapacidades.

 V. CARASTERISTICAS DEL ENTORNO

Relaciones Internas Contador, auxiliares y financiero

Relaciones Externas puertos y navieras

VI. AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES

DECISIONES TOMADAS DECISIONES SUPERVIZADAS (Requieren

POR SI MISMO (No Autorización)
requieren aprobación)
La utilización de los medios
de pagos Utilizar sobregiros

Fuente: Propia
 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo: Auxiliar de cartera

Área y/o Departamento: Contable

Cargo del Jefe Inmediato: Financiero

II. REQUISITOS FORMALES

Estudios técnicos o tecnólogos en contabilidad y

carreras afines
Estudios Requeridos:
Habilidad de comunicación con los clientes, Destreza
en el desempeño de funciones, organizado, honesto
y con principios éticos, compañerismo, recursivo,
Formación y Habilidades:
creativo, facilidad para trabajar en equipo, facilidad de
aprendizaje.

Experiencia: preferiblemente 1 año

III. OBJETIVOS DEL CARGO

Gestionar mecanismos que faciliten el recaudo de cartera.

IV. PRINCIPALES FUNCIONES

* Recaudar cartera
* Cruzar saldos

* realizar informes e indicativos.

* Cumplir con las políticas y lineamientos establecidos.

* Informar a sus superiores los clientes con vencimientos de cartera.

* Conciliar con los clientes

* Servir de apoyo al contador y administración.

* Conservar en buen estado material del trabajo.

 V. CARASTERISTICAS DEL ENTORNO

Relaciones Internas Contador, auxiliares y financiero

Relaciones Externas Clientes y proveedores

VI. AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES

DECISIONES TOMADAS DECISIONES SUPERVIZADAS (Requieren

POR SI MISMO (No Autorización)
requieren aprobación)

formas de recaudar Ceder créditos

Fuente: Propia
 I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Nombre del cargo: Tesorera

Área y/o Departamento: Contable

Cargo del Jefe Inmediato: Contador

II. REQUISITOS FORMALES

Estudios técnicos o tecnólogos en contabilidad o

Estudios Requeridos: carreras administrativas
Habilidad de comunicación con los clientes, manejo
de recursos, Destreza en el desempeño de
Formación y Habilidades: funciones, organizado, honesto y con principios
éticos, compañerismo, recursivo, creativo, facilidad
para trabajar en equipo, facilidad de aprendizaje.

Experiencia: preferiblemente 1 año

III. OBJETIVOS DEL CARGO

Asegurar la liquidez de la empresa, optimizar el uso de recursos y/o inversiones

financieras.

IV. PRINCIPALES FUNCIONES

* Optimización de los recursos

* Aplicar los anticipos enviados por los clientes a cada proceso.

* Enviar los recursos para los diferentes procesos

* Autorización de pagos.

* Servir de apoyo al contador y administración.

* Conservar en buen estado material del trabajo.

* Y demás funciones que se generen a su cargo.

V. CARASTERISTICAS DEL ENTORNO

Relaciones Internas Contador, auxiliares y financiero

Relaciones Externas Clientes y proveedores

 VI. AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES

DECISIONES TOMADAS DECISIONES SUPERVIZADAS (Requieren

POR SI MISMO (No Autorización)
requieren aprobación)

Aplicación de fondos Girar fondos sin anticipos

Fuente: Propia
4.2 DISEÑO DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE
CAUSACIÓN Y FACTURACIÓN DE IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN.

MANUAL DE PROCEDIMIENTO TESORERA

* Recibe las solicitudes de

anticipos por parte del
coordinador
*Recibe los soportes de
pagos de anticipos por
parte del cliente

*Revisar que soporte de

pagos de anticipos
correspondan al pedido
*Causar el pago de
anticipo al pedido
correspondiente

*Reportar al
coordinado el pago
de anticipos

Fuente: Propia
 ASISTENTE FINANCIERO
MANUAL DE PROCEDIMIENTO
Y ADMINISTRATIVO

GRAFICA

• Recibe los DESCRIPCION • Crear al cliente en el

documentos software contable
legales por parte • Revisar que los
• Notificar al
documentos cumplan
del cliente. con los requisitos de ley
coordinador de
importación y
• solicitar al cliente los exporación
documentos que hagan
falta. SALIDAD
ENTRADA
• clasificar al cliente

Fuente: Propia
 AUXILIAR DE
MANUAL DE PROCEDIMIENTO
CONTABILIDAD

GRAFICA

Recibir los
soportes de Revisar que el pedido
asignado a cada Causar los
gastos de
nacionalización
soporte corresponda soportes al
al creado en el pedido asignado
por partes del sistema contable
coordinador

Después del visto Consolidar los

bueno enviar a la soportes de cada
auxiliar de facturación pedido y pasar al
para que proceda a coordinador para
facturar el visto bueno

Fuente: Propia
 AUXILIAR DE
MANUAL DE PROCEDIMIENTO
FACTURACIÓN

GRAFICA

Fuente: Propia
MANUAL DE PROCEDIMIENTO CONTADOR GENERAL

GRAFICA

DESCRIPCIÓN
.
.

.
ENTRADA SALIDA
Se revisa que Se regresa el
todos los paquete a la
Recibe el
soportes auxiliar de
paquete de
correspondan al facturación para
facturación por
pedido y al que proceda a
parte del
cliente, para dar facturar al
auxiliar de
el visto bueno cliente.
facturación

Fuente: Propia
CAPITULO V: ESTRUCTURA DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE
CAUSACIÓN Y FACTURACIÓN DE LAS OPERACIONES DE IMPORTACIÓN Y
EXPORTACIÓN.

5.1 MANUAL DE PROCEDIMIENTO

 El coordinador de importación y exportación reciben documentos por parte del
cliente (puede ser por email o físico).

 El coordinador de importación o exportación los revisa

 Si les falta algo o están incompletos se les devuelven el cliente; -Si están con
completos se crea el número De Orden (DO) en el software de contabilidad
de la compañía.

 El coordinador en el Proceso de nacionalización, asigna el número de orden

a los soportes de los gastos aduaneros, y se trasmiten al auxiliar contable

 El auxiliar contable revisa que el número asignado corresponda al creado en

el sistema contable.

 Si no corresponde se lo devuelve al coordinado para que corrija.

 Si corresponde causa el soporte al pedido asignado

 El auxiliar contable consolidad los soportes de cada pedido y se los pasa al

coordinador para pre Facturacion.

 El coordinador después de revisado dará el visto bueno y confirma con

tesorería el pago de anticipos.

 Tesorería le confirma el pago de anticipos al coordinador

 El coordinador después del visto buen le pasa el paquete de prefacturación a
la auxiliar contable.

 La auxiliar contable se lo pasa a la auxiliar de facturación

 La auxiliar de factura revisa que todos los gastos causados estén

debidamente soportados y se los pasa a la contadora para su aprobación.

 La contadora revisa que el paquete de prefacturacion este completo y le

autoriza a la auxiliar de facturación a facturar el pedido.

 La auxiliar de facturación procede a facturar y a enviarle la factura al cliente

con sus soportes.
5.2 DIAGRAMA DE FLUJO: PROCESO DE CAUSACIÓN Y FACTURACIÓN
CAPITULO VI: IDENTIFICACIÓN DE LAS CARACTERISTICAS EN LOS
PROCESOS DE CAUSACIÓN Y FACTURACIÓN DE LAS OPERACIONES DE
IMPORTACIÓN Y EXPORTACIÓN EN LAS AGENCIAS DE ADUANAS EN
BUENAVENTURA.

DATOS ESTADISTICOS

En el puerto de Buenaventura existen 199 agencias de aduana7.

Calculo de la muestra

Para esta investigación utilizare la fórmula de población finita, ya que conozco con
firmeza el tamaño de la población, la fórmula sería:

Donde:
• N = Total de la población (199)
• Zα= 1.96 al cuadrado (seguridad es del 95%)
• p = proporción esperada (0.5)
• q = 1 – p (en este caso 1-0.5 = 0.5)
• d = precisión (en esta investigación use un 5%).

(3.84)(199) * (0.5)(0.5)
n= 131
⦋0.05²(199-1) ⦌ + ⦋3.84 (0.5)(0.5) ⦌

7
Dirección de Impuestos y aduanas Nacionales - DIAN
CUESTIONARIO DE LA ENCUESTA

¿Cuál es el punto más crítico en la agencia de Aduanas, a la hora de causar un

soporte contable de las operaciones aduaneras?

• La asignación del DO
• El manejo de software
• El conocimiento de los procesos

¿Es relevante que el departamento contable conozca el funcionamiento de las

operaciones de comercio exterior?

• Si
• No

¿Creé usted que el sistema de control interno contable afecta el desarrollo de las
operaciones de las Agencias de Aduanas?

• Si
• No

¿Cuál es el error más frecuente en el proceso de causación y facturación en las

agencias de aduanas?

• Pagos dobles
• Gastos dejados de cobrar
• Cruce de DO
• Cobros errados

¿El departamento contable ejerce control sobre las operaciones de las agencias de
aduanas?

• Si
• No
ILUSTRACION GRAFICA DE LA ENCUESTA

Total de encuestados 143

Grafica 1

¿Cuál es el punto más crítico en la agencia de Aduanas, a la hora de causar un

soporte contable de las operaciones aduaneras?
Grafica 2

¿Es relevante que el departamento contable conozca el funcionamiento de las

operaciones de comercio exterior?
Grafica 3

¿Creé usted que el sistema de control interno contable afecta el desarrollo de las
operaciones de las Agencias de Aduanas?
Grafica 4

¿Cuál es el error más frecuente en el proceso de causación y facturación en las

agencias de aduanas?
Grafica 5

¿El departamento contable ejerce control sobre las operaciones de las agencias de
aduanas?
6.1. CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL INTERNO DE LAS AGENCIAS DE
ADUANAS EN BUENAVENTURA.

De acuerdo a la investigación realizada, pude identificar las siguientes características

del Control Interno de las agencia de aduanas en Buenaventura:

 Debe contener programas de capacitación al personal del departamento

contable.

 Establecer comunicación y apoyo de los demás departamentos de la

organización.

 Un software acorde a las actividades de la empresa.

 En el diseño de control interno tener en cuenta el funcionamiento de las

operaciones.

 Teniendo en cuenta la influencia que ejerce el control interno en las

operaciones, debe tener flexibilidades en las ocasiones que se requieran.

 Tener en cuenta las normas aduaneras para su creación.

 Primordial el monitoreo y supervisión de los procesos.

CONCLUSIONES

De acuerdo a la investigación realizada, pude concluir lo siguiente:

 En el análisis realizado a la organización concluí que es importante que el

software contable se le dé un uso eficiente, ya que es el principal apoyo para
controlar las actividades llevadas acabos, evitando los cobros errados, y
detectar los errores a tiempo. Igualmente asignar claramente a los empleados
sus responsabilidades y limitaciones, de esta forma se tenga mejores filtros,
para minimizar el riesgo. También se observó que unos de los principales
problemas que tiene la compañía es que no realiza supervisión y monitoreo a
los procesos, donde puedan verificar si funcionan o no.

 En el diseño de manuales de perfiles y funciones, se debe tener en cuenta,

todos los procesos que realiza una organización, y revisar el personal que
mejor reúnen las condiciones para desempeñarse en el cargo.

 En la estructura del manual de procedimiento de causación y facturación de

las operaciones de comercio exterior, la conclusión más importante en este
punto, es que la revisión en los proceso es fundamental, esto conlleva a que
las personas a cargo tenga una actitud responsable y de colaboración, de
trabajo en equipo, ya que un control interno por más estructurado que este,
no va funcionar si no hay una disposición de los empleados.

 En la identificación de la características del control interno de las agencias de

aduanas en Buenaventura, concluí que el control interno dependerá del
volumen de operaciones que tenga la organización, pero al final todas tienen
los mismos procesos y dificultades, y es ahí donde se debe resaltarse la
capacidad que tenga el contador a cargo, de solucionarlos.
RECOMENDACIONES

 Crear el cargo de Auxiliar de cartera, ya que al momento de la investigación

se detectó que esta función no tiene un funcionario responsable.

 Realizar evaluación de control, por lo menos cada trimestre.

 Monitoreo permanente a las políticas establecidas.

 Realizar revisoría fiscal a todas las sucursales.

 Que el departamento de contabilidad realice el proceso de revisión de

soportes antes de causarlos, ya que es la mayor falencia que se encontró en
el área.
 BIBLIOGRAFIA

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Bucaramanga, Colombia, Octubre 2003, Tercera Edición.

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BENITEZ, Lowin e Hinojosa, Andrés. El modelo Estándar de Control Interno “MECI”

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FRANCO RUIZ, Rafael Modelo de control estratégico de arquitectura

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Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN