INTRODUCCIÓN AL EXCEL
1 LA FICHA ARCHIVO ............................................................................................... 3
2 LA PANTALLA INICIAL ........................................................................................... 4
3 LAS BARRAS .......................................................................................................... 5
3.1 La barra de título ............................................................................................... 5
3.2 La barra de acceso rápido ................................................................................ 5
3.3 La cinta de opciones ......................................................................................... 7
3.4 La barra de fórmulas ......................................................................................... 8
3.5 La barra de etiquetas ........................................................................................ 9
3.6 La barra de estado ............................................................................................ 9
3.7 Las barras de desplazamiento .......................................................................... 9
4 ALGUNAS TAREAS EN EXCEL ........................................................................... 10
4.1 Operaciones con archivos ............................................................................... 10
4.2 Movimientos rápidos ....................................................................................... 10
4.3 Tipos de datos ................................................................................................ 11
4.4 Formato de celdas .......................................................................................... 12
4.5 Cambios de estructura .................................................................................... 19
5 IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS .......................................................................... 20
Introducción al Excel
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Introducción al Excel
1 LA FICHA ARCHIVO
Se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla y en ella se sitúan las acciones
básicas relacionadas con la gestión de los documentos: abrir, guardar, imprimir, …
Para abrir un documento nuevo habrá que seleccionar Nuevo y, seguidamente, Libro en
blanco. De igual forma, se pueden abrir desde este punto cualquier documento ya
existente (Abrir) o, incluso, plantillas de las que dispongamos.
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2 LA PANTALLA INICIAL
Al abrir una hoja de Excel con esta versión la pantalla de inicio que se muestra es la
siguiente:
Se pueden apreciar formatos con pequeñas diferencias en función de la versión de de
la que se disponga. La captura que se muestra corresponde al Office 365. Los cambios
vienen fundamentalmente a la disposición de los comandos que ahora se organizan en
Fichas que se encuentran en la denominada Cinta de opciones.
La pantalla anterior puede no coincidir exactamente con la que estés usando ya que
cambian en función de la Ficha activa, además de que se admite la posibilidad de
personalizar la cinta atendiendo a las preferencias del usuario.
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3 LAS BARRAS
A continuación pasamos a comentar los principales componentes de la hoja de cálculo.
3.1 La barra de título
Contiene el nombre del documento activo en el que actualmente se está trabajando.
3.2 La barra de acceso rápido
Está ubicada en la parte superior izquierda de la hoja y contiene las operaciones más
habituales de Excel: guardar, deshacer y rehacer.
Esta barra puede personalizarse de forma que cada usuario añadirá los botones que
estime oportunos, de acuerdo a sus preferencias.
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La personalización de esta barra se hará desde la ficha Archivo. Desde ahí, haciendo
clic en accederemos a la siguiente pantalla:
Haciendo clic en Personalizar cinta de opciones llegaremos a la siguiente pantalla que
nos permitirá agregar o quitar los comandos que deseemos. Para ello bastará con elegir
uno en cuestión y se activa la opción de Agregar >> para pasarlo a la barra de acceso
rápido.
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3.3 La cinta de opciones
La cinta de opciones agrupa la mayoría de los comandos de la hoja y sustituye a los
menús y barras de herramientas de versiones anteriores de Excel.
Los comandos están ahora organizados por Fichas. Si queremos ver el contenido de
una de ellas habrá que hacer clic en el nombre de la misma y, a continuación, la ficha
se divide en Grupos.
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De la misma forma que se personaliza la barra de acceso rápido, también se puede
hacer con la cinta de opciones de forma similar.
En este caso los pasos a seguir son: Archivo > Opciones > Personalizar cinta de
opciones.
3.4 La barra de fórmulas
Indica el contenido de la celda activa.
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3.5 La barra de etiquetas
Nos permite gestionar las diferentes hojas del libro.
3.6 La barra de estado
Nos proporciona información sobre la hoja activa. En este sentido, nos permite
aumentar o disminuir el zoom, un tipo de vista del documento u otro y, según las
funciones activadas, información sobre las celdas señaladas. En la barra de
arriba se muestra el promedio, el recuento y la suma.
La información que se muestra se puede personalizar haciendo clic en esta barra
con el botón derecho del ratón y seleccionando aquello que queremos que se
muestre.
3.7 Las barras de desplazamiento
Permiten desplazarnos de forma rápida y sencilla por la hoja, tanto en sentido
vertical (filas) como en horizontal (columnas), moviendo la barra con el puntero
del ratón o haciendo clic en los triángulos de los extremos.
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4 ALGUNAS TAREAS EN EXCEL
4.1 Operaciones con archivos
Estas operaciones se encuentran en la ficha Archivo.
4.2 Movimientos rápidos
Cuando se trabaja en hojas de grandes dimensiones quizás sea conveniente moverse
con más rapidez de lo que permiten las barras de desplazamiento.
En este sentido, con la ayuda del teclado se puede agilizar esta tarea, ya sea dentro de
la hoja o de una hoja a otra.
Movimientos rápidos en el libro
MOVIMIENTO TECLADO
Hoja siguiente CTRL+AVPAG
Hoja anterior CTRL+REPAG
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Movimientos rápidos en la hoja
MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Primera celda de la columna
activa FIN FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO
FIN FLECHA IZQUIERDA o
Primera celda de la fila activa INICIO
Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA
4.3 Tipos de datos
En cualquier celda (salvo que tenga una restricción –validación-) es posible introducir:
textos, números o fórmulas.
1. Ejemplo de texto (valor constante)
2. Ejemplo de número (valor constante)
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3. Ejemplo de fórmula
Nota: Si se desea introducir varias líneas dentro de una misma celda deberemos
pulsar ALT+INTRO.
4.4 Formato de celdas
A continuación se indica la forma de definir el formato de las celdas de la hoja de cálculo,
haciendo referencia a todos los aspectos relacionados con este tema: fuente, alineación,
bordes y rellenos.
Estas operaciones se encuentran en la ficha Inicio.
Para modificar el formato de los datos de una celda o rango, en primer lugar, se deberá
seleccionar las celdas a las que queremos modificar el aspecto. A continuación se puede
proceder de dos formas diferentes: haciendo clic directamente sobre los iconos de la
cinta de opciones o, bien, accediendo a los cuadros de diálogo.
Fuente
En el supuesto de hacerlo de forma directa en la cinta de opciones deberás seleccionar
el tipo de fuente y el tamaño, así como el estilo y demás consideraciones.
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Haciendo clic en la flecha de la parte inferior derecha de la ficha se accede al cuadro de
diálogo Formato de celdas.
Alineación
A través de la cinta de opciones:
Haciendo clic en la flecha de la parte inferior derecha de la ficha se accede al siguiente
cuadro de diálogo:
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Formatos
A través de la cinta de opciones deberás buscar los siguientes comandos:
Haciendo clic en la flecha de la parte inferior derecha de la ficha se accede al siguiente
cuadro de diálogo:
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Dentro del cual se elegirá la categoría deseada atendiendo a la naturaleza de los datos
a los que se refiera.
Bordes y relleno
A través de la cinta de opciones deberás buscar los siguientes comandos:
Haciendo clic en la flecha de la parte inferior derecha de la ficha se accede al siguiente
cuadro de diálogo:
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Proteger celdas
Además de la protección total del libro, Excel permite proteger celdas concretas del
mismo. Para ello habrá que realizar las siguientes tareas: primero, proteger las celdas
que no queremos que se modifiquen y, a continuación, proteger el libro.
De partida todas las celdas están protegidas y, por tanto, no permiten su manipulación.
No obstante, esta protección no funciona porque hay que proteger el libro.
Para desproteger una celda o grupo de ellas, se tendrán que seleccionar y,
seguidamente, haremos clic en la parte inferior derecha de cualquiera de los grupos de
la ficha Inicio.
Y accederemos al cuadro de diálogo Formato de celdas, donde se selecciona la ficha
Proteger.
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Si queremos proteger esa celda deberemos activar la opción Bloqueada y hacer clic en
Aceptar.
Si, además se activa la casilla Oculta se evita que la fórmula o valor de la celda protegida
no se pueda visualizar en la barra de fórmulas.
Proteger hoja
La operación de proteger una celda no tiene efecto si no se protege a continuación la
hoja de cálculo.
Los pasos a seguir son:
1. Acceder a la ficha Revisar:
2. En el grupo Cambios seleccionar Proteger hoja y nos muestra el siguiente cuadro
de diálogo:
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Se deberá dejar activada la casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueada
para proteger el contenido de las celdas de la hoja activa. Incluso cabe la
posibilidad de introducir una contraseña, en cuyo caso nos pedirá confirmación de
la misma.
También se deberán activar aquellas tareas que queremos que se le permitan al
usuario.
Finalmente, se hará clic en Aceptar para que la hoja quede protegida.
4.5 Cambios de estructura
Estas operaciones se encuentran en Formato del grupo Celdas de la ficha Inicio.
Aquí se podrán realizar tareas tales como: modificar el alto de la fila o el ancho de la
columna; ocultar o mostrar filas, columnas u hojas; organizar las hojas; …
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5 IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS
Estas operaciones se encuentran en la ficha Vista de la cinta de opciones.
Pasos a seguir:
1. Seleccionar el rango a imprimir.
2. En el grupo Configurar página de la ficha Diseño de página, hacer clic en Área de
impresión.
3. Configurar página
En el grupo Configurar página de la ficha Diseño de página, hacer clic en la flecha
inferior derecha.
Se accede al cuadro de diálogo Configurar página formado por varias pestañas
donde se fijan las condiciones de impresión
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Orientación y tamaño
Márgenes
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Encabezados y pie de página
Otros aspectos
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4. Imprimir el documento
Se hará desde la ficha Archivo donde, además, tienes una vista preliminar de cómo
quedaría el documento impreso.
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