EL ARCHIVO PARROQUIAL
Desde hace algunos años a esta parte se ha suscitado un renovado interés en la archivística
eclesiástica tanto de parte de la misma Iglesiacomo de los investigadores y de los profesionales de
la archivística.
Dicho interés no parece encontrar la misma reciprocidad por parte de quienes tienen a su cargo la
custodia de los mismos, o al menos esa es la queja más frecuente que suele escucharse entre los
investigadores quienes por lo general hacen referencia a las dificultades para acceder a la
documentación, la falta de inventarios o el mal estado de la misma.
Sin embargo, la misma Iglesia quiere animarnos a redescubrir que pastoral y cuidado de la
documentación a nuestro cargo no están reñidas y pueden complementarse mutuamente ya que
por una parte el archivo parroquial es la colección de Libros y documentos dispuestos para la
información y para una gestión administrativa adecuaday a la par contienen una parte importante
de la memoria histórica del pueblo de Dios que habita en esa jurisdicción, o si queremos con Pablo
VI ‘... el paso de Cristo en la historia del ser humano’1
ALGUNAS NOTAS HISTORICAS
Como todos ya sabemos fue el Concilio de Trento el que vino a instaurar la obligación de archivar la
documentación eclesiástica a nivel diocesano y parroquial2, haciéndose eco de una praxis bastante
extendida en el viejo continente y que en algunos casos se remontaba a los primeros siglos de la
historia eclesial.
Como constancia del ejercicio ministerial, comenzando por los de sacramentos que serían uniformes
y comunes en todas las Parroquias.
DISPOSICIONES CANONICAS ACTUALES
El Código de Derecho Canónico (CIC) al hablar del Párroco y su oficio, en el Canon 535.1 que se
refiere al registro en los libros sacramentales le señala entre sus deberes que debe cuidar que las
anotaciones en los mismos se hagan con exactitudy que ‘... se guarden diligentemente’ lo cual
implica la existencia de un archivo al efecto en el que se además de dichos libros se conserven las
cartas de los Obispos y otros documentos relativos a la vida parroquial.
Asimismo se le encomienda la tarea de conservar los libros parroquiales más antiguos y que dicha
documentación no se extravíe.
También es conveniente que a tenor del Canon 491.1 se confeccione un Inventario de la
documentación existente en el repositorio parroquial.
1
Alocución ‘Gli Archivisti Ecclesiastici’ (26 de setiembre de 1963)
2
Cfr. Sesión XXIV. http://es.wikipedia.org/wiki/Archivos_eclesi%C3%A1sticos
Respecto al acceso y consulta de la documentación contenida en el archivo de la parroquia
considero que deben observarse las disposiciones que rigen para la Curia diocesana y que podríamos
sintetizarlas del siguiente modo:
- Debe estar cerrado con llave y solo el Párroco y la o el secretario parroquial deben tener dicha
llave, no pudiendo abrirlo nadie sin el consentimiento de estos
- Tocante a la documentación del Archivo corriente puede ser facilitado cuando éste es de carácter
público (no privado) y que se refiera al estado de la persona que lo solicita
- La documentación por ninguna razón debe sacarse de su ámbito natural
Finalmente creo que a tomar del Canon 256 que señala que se debe formar diligentemente a los
futuros sacerdotes, entre otras cosas, en la administración de una parroquia, ya desde el Seminario
se debe prever alguna forma de capacitación al respectoque puede luego ser profundizada en el
marco de la formación permanente
CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN
En virtud de que el CIC no indica nada al respecto se han ensayado diversas formas de organización
de los archivos parroquiales que van desde las más simples hasta las más complejas en virtud de la
antigüedad o de la producción de documentos.
En lo que respecta a los archivos parroquiales de nuestra Arquidiócesis y en virtud de que la
Parroquia es una institución viva, con una serie de actividades capaces de generar documentos,
propongo la siguiente organización:
- Corriente: que contiene la documentación en uso y abarcaría la documentación de los últimos 30
años (a contar de la última acta asentada) que por lo general es la más requerida, especialmente en
lo que toca a registros sacramentales.
- Histórica: la posterior a 30 años
Hecha esta clasificación, cada sección la dividimos en:
- Libros sacramentales
- Libros Gobierno, administración y actas
Dentro de la serie LIBROS SACRAMENTALES colocamos los siguientes libros y documentos:
- Libros de Bautismo
- Libros de Confirmaciones
- Libros de Matrimonios
- Expedientes Matrimoniales (si es posible encuadernados)
- Otros Libros (en algunas parroquias existen Libros de Difuntos y de Primeras Comuniones,
los cuales son opcionales y nada ordena acerca de ellos el CIC)
Bajo la Serie LIBROS DE GOBIERNO, ADMINISTRACIÓN Y ACTAS ubicamos:
- Comunicaciones de la Curia
- Libros de Visitas Pastorales
- Libros de Actas Consejo Pastoral
- Libros de informes económicos
- Libros de Misas
- Libros de Actas de Asociaciones apostólicas con sede en la Parroquia
- Libros de Inventarios
- Documentación eclesiástica y civil que se refiere a la Parroquia (Escrituras y testimonios)
- Agendas
- Correspondencia
- Revista eclesiástica
- Boletín parroquial
- Recortes periodísticos, videos y fotografías referentes a la Parroquia.
- Otra documentación
Para las Parroquias que se encuentren en proceso de informatización puede adaptarse el mismo
esquema, aunque con el tiempo tal vez ya no se hable de Libros sino de los que imponga el lenguaje
propio de la computación o del sistema que lo sustituya
EL LUGAR
El CIC en el Canon 535.4 habla simplemente de ‘estantería o archivo’ lo cual deja lugar a múltiples
posibilidades que van desde la existencia de una oficina debidamente condicionada para este fin
hasta lo más común entre nosotros que es el armario que oficia de repositorio para la
documentación y que por lo general se encuentra en el mismo despacho o secretaría parroquial.
Lo importante es que cualquiera sea la opción, el sitio sea conveniente y seguro para evitar por una
parte el deterioro ambiental al que es sometida la documentación por diversos factores (humedad,
insectos, falta de ventilación) y por la otra el peligro de sustracción o destrucción.
Tocante a la estantería parece preferible la metálica ya que es menos permeable a la acción de los
insectos y en el caso de elegirse de madera, ésta deberá curada antes y protegida después para
evitar la acción ya señalada.
Como por lo general la estantería es parte de un mueble cerrado, es necesario que durante algunas
horas al día éste permanezca abierto para evitar la concentración de humedad.
No se recomienda dada las características de nuestro medio y el costo de un ambiente climatizado,
las llamadas ‘estanterías compactas’que si bien ofrecen muchas ventajas tienen los límites
señalados.
Es conveniente colocar la documentación, incluso los libros sacramentales en cajas archivadoras
recomendándose en la actualidad, al menos hasta que aparezca otro material que lo sustituya, las
de polipropileno (las hay de color azul, negro y blanco) o las de cartón desasificado (sin ácidos),
aunque estas últimas no son tan accesible económicamente.
Para microfilms existen cajas adecuadas para los mismos y en el caso de la conservación de
fotografías se recomiendan utilizar papel especial para separar unas de otras dentro de la caja
archivadora.
Cualquiera sea la opción elegida es conveniente también contar con un lugar adecuado para la
consulta de la documentación bajo nuestra custodia.
Cuadro de Clasificación
Archivo Histórico
SECCIONES
SACRAMENTAL Disciplinar
• Correspondencia
• Bautismo
• Informes económicos
• Confirmaciones
• Documentación eclesiástica y civil que se refiere
• Licencias
Matrimoniales a la Parroquia (Escrituras y testimonios)
• Matrimonios • Comunicaciones Arzobispado
• Defunciones • Inventarios
• Licencias
• Mandatos
• Recortes periodísticos, videos y fotografías
referentes a la Parroquia.
• Otra documentación
