“ANÁLISIS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE
CALIDAD BAJO LA NORMA ISO 9001 VERSIÓN 2015 EN LA EMPRESA
TOTALITY SERVICES S.A.S.”
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
DEFINICIÓN DEL PROBLEMA OBJETIVOS
DELIMITACIÓN DEL
MARCO TEORICO
PROBLEMA
DESCRIPCIÓN DE LA
METODOLOGIA
EMPRESA
DIAGNOSTICO ESTRATEGIA
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
INTRODUCCIÓN
Sistemas de
gestión de
calidad
Trabajo de ISO 9001 de
grado 2015
Periodo de
Bogotá,
pasantía
Colombia
empresarial
Totality
Services
S.A.S
DEFINICIÓN DEL PROBLEMA
Gran cantidad de empresas
de servicios temporales
Consolidarse en el sector de certificadas en la
empresas de servicios mencionada norma El problema en síntesis
•Intención de la alta temporales • La información •Posibilidad de
dirección en buscar documentada para cancelar el contrato
estructurar un SGC no es • Percepción desfavorable en
dicha certificación •Incertidumbre de no el mercado de empresas de con las empresas •Certificarse en la NTC
suficiente
• Selección del lograr servicios temporales al no clientes que solicitan ISO 9001 versión 2015
• La descripciones de contar con dicha
momento adecuado reconocimiento al cargo no se encuentran certificación la certificación para •No certificarse en la
para realizar dicha lograr la certificación. actualizadas debido a la • Perdida potencial de nuevas el año 2019. NTC OISO 9001
•Percepción de eliminación de diversos empresas clientes que exigen versión 2015 y
certificación. la certificación en ISO para
beneficios cargos operacionales contratar diferentes servicios. Solicitud expresa de varias afrontar las posibles
Certificarse en la NTC-ISO Carecen de un adecuado y empresas clientes para
9001 :2015 administrativos, documentado SGC contar con la certificación consecuencias
operativos y en la NTC ISO 9001 :2015
gerenciales
“Carencia en la implementación y certificación
de la NTC ISO 9001 versión 2015” ; teniendo en
cuenta las presiones externas para lograr la
debida certificación. Beneficios de todos y cada
uno de los niveles jerárquicos de la empresa
Totality Services S.A.S.
OBJETIVOS
Objetivo General
Estudiar la aplicación de la
norma ISO 9001 versión 2015
para diseñar un sistema de
gestión de calidad en la
empresa Totality Service SAS
OBJETIVOS
Objetivos Específicos
• Estructurar de manera
eficiente las actividades y
procesos llevados a cabo Objetivos
dentro de la empresa Totality Específicos
Services S.A.S conforme la
norma ISO 9001:2015. • Proponer
medidas de
mejoramiento
para garantizar el
Objetivos Específicos cumplimiento de
los requisitos de la
• Realizar un diagnóstico norma ISO 9001
organizacional para la de 2015.
aplicación de la norma ISO
9001 de 2015.
DELIMITACIÓN DEL
PROBLEMA
MARCO TEORICO
ADMINISTRACIÓN DE
LA CALIDAD TOTAL
Principios de Estructura de
Desarrollo Manual de Familia de Servicio al Capítulos NTC
gestión de la la norma NTC
organizacional calidad normas ISO cliente ISO 9002 : 2105
calidad ISO 9001:2015
METODOLOGIA
D M A I C
• Define • Measure • Analyze • Improve • Control
(Definir) ( Medir) (Analizar) (Mejorar) (Controlar)
METODOLOGIA
D Definición de los
requerimientos para
lograr la
• Define implementación de un
(Definir) SGC
METODOLOGIA
M Identificación de la mejor
manera de medir la
implementación de un SGC
• Measure para obtener los datos
pertinentes que permitan la
(Medir) implementación de un SGC
METODOLOGIA
A
Analisis de la información
recolectada para determinar las
posibles causas técnicas u
• Analyze
operativas que intervienen en la
generación de no
conformidades en la
(Analizar) implementación de un SGC
METODOLOGIA
I
Cuantificación de las potenciales
soluciones para concretar los
objetivos planteados en el inicio
• Improve
del trabajo de grado así como
asegurar que el mismo cuente
con flexibilidad y adaptación a
(Mejorar) las situaciones futuras
METODOLOGIA
C Se implementan las
diferentes solución o
soluciones que garanticen
• Control que las mejoras sean
(Controlar) mantenidas en el tiempo
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
TOTALITY SERVICES S.A.S
TOTALITY SERVICES S.A.S., se creó
con el ideal de ser un aliado
estratégico para sus clientes en la
administración de sus procesos a
través de la innovación, el
mejoramiento continuo y la
agregación de valor.
Se constituyó en la cámara de
comercio de Bogotá el 25 de
agosto de 2014 como una
empresa especializada en brindar
soluciones estratégicas en
Outsourcing en administración de
personal, nómina y seguridad
social, iniciando labores el 16 de
febrero de 2015 en las
instalaciones ubicada en la Av.
Suba No 122 - 33 Local 1. En este
mismo año la empresa empieza a
documentarse para implementar
un sistema de gestión de calidad
bajo la norma ISO 9001:2015.
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
TOTALITY SERVICES S.A.S
Maquinarias y equipo
TOTALITY SERVICES S.A.S COD : INV-001
VERSIÓN: 001
PÁGINA 1 DE 1
INVENTARIO Y HOJA DE VIDA DE EQUIPOS
DATOS
LUGAR RECURSO ID O NOBRE CODIGO ESTADO ASIGNADO O OBSERVACIONES / PAZ Y
RESPONSABLE SALVO
ZONA DE IMPRESIÓN IMPRESORA LEXMARK T654DN BUENO TODOS LOS MANTENIMIENTO
IMP-T654DN FUNCIONARIOS DE LA PROGRAMADAO
EMPRESA QUINCENALMENTE O
ANTES SI ALGO
EXTRAORDINARIO OCURRE
ZONA DE IMPRESIÓN IMPRESORA LASER KYOCERA ECOSYS ESC- M3550IDN TODOS LOS MANTENIMIENTO
MULTIFUNCIONAL M3550IDN EXCELENTE FUNCIONARIOS DE LA PROGRAMADAO
EMPRESA QUINCENALMENTE O
ANTES SI ALGO
EXTRAORDINARIO OCURRE
ZONA DE RACK SERVIDOR SWITCH SERVIDOR SWITCH SER- SG220-50-K9- BUENO PERSONALDE MANTENIMIENTO
CISCO SMALL BUSINESS SG220-50-K9-NA NA MANTENIMIENTO DEL PROGRAMADAO
SERVIDOR QUINCENALMENTE O
ANTES SI ALGO
EXTRAORDINARIO OCURRE
ZONA DE RACK COMPUTADOR HP ELITE COMPUTADOR HP COM-HPELITE 8200 ACEPTABLE PERSONAL DE MANTENIMIENTO
8200 SFF ELITE 8200 SFF SFF MANTENIMIENTO DEL PROGRAMADAO
SERVIDOR QUINCENALMENTE O
ANTES SI ALGO
EXTRAORDINARIO OCURRE
ZONA LINEAS TELEFONO FIJO GRANDSTREAM TF GXP2140 EXCELENTE (NUEVO) TODOS LOS MANTENIMIENTO
GXP2140 FUNCIONARIOS DE LA PROGRAMADAO
EMPRESA QUINCENALMENTE O
(CANT 20) ANTES SI ALGO
EXTRAORDINARIO OCURRE
RECEPCIÓN TELEFONO FIJO GRANDSTREAM TFRGXP2170 EXCELENTE (NUEVO) RECEPCIONISTA MANTENIMIENTO
GXP2170 (CANT 1) PROGRAMADAO
QUINCENALMENTE O
ANTES SI ALGO
EXTRAORDINARIO OCURRE
GERENCIA TELEFO FIJO GRANDSTREAM TFG GXV3275 EXCELENTE(NUEVO) GERENTE MANTENIMIENTO
GXV3275 (CANT 1) PROGRAMADAO
QUINCENALMENTE O
ANTES SI ALGO
EXTRAORDINARIO OCURRE
PUESTOS DE TRABAJO COMPUTADOR PERSONAL LENOVO C260 CPC260 BUENO TODOS LOS MANTENIMIENTO
FUNCIONARIOS DE LA PROGRAMADO
EMPRESA (CANT 20) QUINCENALMENTE O
ANTES SI ALGO
EXTRAORDINARIO OCURRE
OFICINA 507 MOBILIARIO OFICINA PUESTOS DE TRABJO PTO507 EXCELENTE (NUEVO) TODOS LOS MANTENIMIENTO
FUNCIONARIOS DE LA PROGRAMADO
EMPRESA ANUALMENTE
ARCHIVO FISICO ARCHIVO RODANTE ARCHIVO RODANTE ARO507 ACEPTABLE TODOS LOS MANTENIMIENTO
DUCON FUNCIONARIOS DE LA PROGRAMADO
EMPRESA ANUALMENTE
SOPORTE INFORMATIVO DE SOFTWARE Y HARDWARE 7-SRH// 7-WEB SH7E EXCELENTE (ACTUALIZADO) TODOS LOS MANTENIMIENTO
LA EMPRESA SUSTENTO INFORMATIVO FUNCIONARIOS DE LA PROGRAMADO
DE LA EMPRSA EMPRESA (CANT 20) QUINCENALMENTE O
ANTES SI ALGO
EXTRAORDINARIO OCURRE
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
TOTALITY SERVICES S.A.S
Niveles promedios de Descripción de servicios Uni/mens % de participación
producción. Levantamiento del perfil
de cargo a contratar
10 3.6363%
Reclutamiento del cargo a 23 8.3636%
contratar,
Aplicación de las pruebas 20 7.2727%
psicotécnicas
Presentación de las 15 5.4545%
entrevistas
Verificación de 15 5.4545%
referencias,
Informe de selección a la 15 5.4545%
empresa cliente
Entrevista final de 7 2.5454%
selección
Firma del contrato y 5 1.8181%
requerimientos legales
finales
Formalización de los 5 1.8181%
derechos y deberes
adquiridos al firmar el
contrato
Consecución del papeleo 5 1.8181%
necesario para la
liquidación
Atención a PQR por parte 5 1.8181%
de las empresas clientes y
por parte de él o los
trabajadores contratados
Liquidación de nómina 150 54.54%
formal del periodo de
trabajo liquidado
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
TOTALITY SERVICES S.A.S
6.6.1 Suministro y administración de personal en
Familias de servicios misión
Lo que ofrece:
1.Carga de información al sistema
2.Normatividad de la Gestión de Nómina
3.Generación de Pre-nómina
4.Pago y Dispersión Electrónica
5.Auditoría y Reportes
6.Autoliquidación y Pago de Prestaciones Sociales,
Extralegales y Parafiscales
6.6.2 Reclutamiento, selección y contratación de
personal
Aasegurando la satisfacción de los requerimientos
de las Empresas en los diferentes sectores
económicos teniendo en cuenta:
1. Aplicación de pruebas.
2. Informes de selección.
3. Visitas domiciliarias.
4. Estudios de seguridad.
5. Assement Center.
6. Clínica de Ventas.
6.6.3 Contratación
1. Validación de Documentos
2. Afiliación a Sistema de Seguridad Social;
CCF,ARL,AFP y EPS (Empleado y Grupo Familiar)
3. Formalización de Contrato
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
TOTALITY SERVICES S.A.S
Empresas clientes
TOTALITY SERVICES
CLIENTE SERVICIOS DEMANDADOS UNIDADES PROMEDIOS DE
PRODUCIÓN
FERRERO LADM COLOMBIA Aplicación de las pruebas 20
psicotécnicas
BANCO GNB SUDAMERIS Informe de selección a la 15
empresa cliente
GILAT COLOMBIA liquidación de nómina del 150
periodo de trabajo
liquidado
PENGUIN RANDOM HOUSE firma del contrato y 5
requerimientos legales
finales
PERSIANAS SAFRA Levantamiento del perfil de 10
cargo a contratar
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
TOTALITY SERVICES S.A.S
Competidores
Adecco
Acción S.A.S
AIKA
Aliados estratégicos
Alianzas temporales
Alternativa de servicios
Aser Tempo Colombia S.A
Coltemp S.A.S
Gente útil
Human Net
Gran servicios S.A.S
Laboramos S.A.S
DIAGNOSTICO
SGC (Sistema de gestión de calidad)
DIAGNOSTICO
Responsabilidad de la dirección
DIAGNOSTICO
Gestión de recursos
DIAGNOSTICO
Prestación de servicios
DIAGNOSTICO
Medición, análisis y mejora
ESTRATEGIA
SGC (Sistema de gestión de la calidad)
Fase de preparación
Misión de Visión de Políticas Políticas Objetivos
la la de la de de la
empresa empresa empresa calidad calidad
ESTRATEGIA
Responsabilidad de la dirección.
Responsabilidad de la alta
dirección
Seleccionar un comité
de calidad para la
Desarrollar el plan de empresa escogiendo
calidad, definiendo la una persona por
Mejorar y actualizar los
filosofía corporativa, dependencia de la
mecanismos necesarios
implementando empresa para
para una
procesos de control, capacitarlas, apoyar y
comunicación eficaz
revisión, actualización, designarle recursos
con los clientes internos
aprobación, vigencia y tanto físicos como
y externos.
disponibilidad de económicos para su
documentos. respectiva
manutención y
funcionamiento.
ESTRATEGIA
Gestión de los recursos
Gestión de los recursos
Desarrollar programas de capacitación y
motivación acorde a las necesidades de la
empresa, asiendo uso para ello de convenios
con el SENA , Cajas de compensación
familiar o diversas universidades de la ciudad
de Bogotá, presupuestando para ello un
costo adecuado para diversas
capacitaciones anuales de sus funcionarios.
ESTRATEGIA
Documentación de los procesos de Totality Services S.A.S.
Documentación de los procesos
de Totality Services S.A.S.
Creación y
Control de la actualización Control de las Acciones para Matrices de Informes de
Actas de Analisis de
información de la salidas no abordar riesgos gestión del revisión por la
reunión matrices DOFA
documentada información conformes y oportunidades riesgo alta dirección
documentada
ESTRATEGIA
Prestación del servicio
Prestación del servicio
Planear y formalizar de manera escrita los procesos en el
área de vinculaciones, conforme a los requerimientos
exigidos por la NTC ISO 9001:2015 diseñando e
implementando por ejemplo Instructivos de trabajo,
formatos de ordenes de contratación, criterios de
revisión y aprobación de los procesos de vinculación
laboral. Para en definitiva alcanzar un mayor nivel de
productividad e involucramiento de todos los
funcionarios en el sistema de gestión de la calidad.
ESTRATEGIA
Medición, análisis y mejora.
MAM
Mejora
Garantizar la calidad
Medición Analisis del servicio al cliente,
Consolidar vínculos con Analizar y planificar las documentando e
entidades acciones correctivas y implementando los
certificadoras de preventivas de cada procedimientos de
calidad para diseñar e actividad incluida en el almacenaje, embalaje,
implementar manual de calidad de preservación, entrega
programas de acuerdo a los requisitos entre otras
auditorias internas al exigidos en la NTC ISO características propias
SGC de la empresa 9001 : 2015 de las diferentes
ordenes de
contratación.
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
A continuación, se expresan los logros de tipo tangible y no tangible de este trabajo
desarrollado para la empresa TOTALITY SERVICES S.A.S.
Dentro de los logros intangibles están:
Elaboración del diagnóstico del Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa TOTALITY
SERVICES S.A.S., según requerimientos de la norma NTC ISO 9001:2015.
Desarrollo de un plan de implementación con el cual se espera cumplir con los requisitos
de un sistema de gestión de calidad de acuerdo a la norma NTC ISO 9001 versión 2015.
Concientización de la Alta dirección de TOTALITY SERVICES S.A.S., gracias al diagnóstico
realizado por los autores de este trabajo, esta empresa sabe en donde enfocar sus esfuerzos
para lograr la acreditación de calidad.
Se logró sensibilizar y motivar al personal de TOTALITY SERVICES S.A.S. sobre la importancia de
trabajar basados en la calidad, encontrando así receptividad en el momento de dar
información y soporte en la investigación.
El conocimiento y experiencia adquiridos por parte del autor en la realización de este proyecto
para la empresa TOTALITY SERVICES S.A.S.
Dentro de los logros tangibles están:
Se elaboró el diagnóstico al Sistema de Gestión de la Calidad de la empresa TOTALITY
SERVICES S.A.S., según requerimientos de la norma NTC ISO 9001:2015.
Se desarrolló un plan de implementación con el cual se espera cumplir los requisitos para
una calidad de acuerdo a la norma NTC ISO 9001 versión 2000.
Se identificaron los diferentes procesos utilizados al momento de la contratación en la empresa
TOTALITY SERVICES S.A.S. Se analizó el diseñó de un SGC basado en la Norma NTC ISO 9001:2015
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
En conclusión, TOTALITY SERVICES S.A.S. en la actualidad no está cumpliendo con los requisitos
exigidos por la norma NTC ISO 9001:2015 necesarios para la certificación de su sistema de
gestión de calidad, lo cual implica el desarrollo e investigación de las actividades a seguir para
cumplir con esta norma.
No posee un sistema de indicadores de gestión necesarios para evaluar los resultados del
sistema de gestión de la calidad.
Se nota la importancia en TOTALITY SERVICES S.A.S. y en sus directivas de trabajar en pro de la
calidad.
Se recomienda:
Mantener vigente el sistema de gestión de la calidad TOTALITY SERVICES S.A.S. con base en
la norma NTC ISO 9001:2015
Difundir entre el personal de la empresa los principios de la administración de la
calidad: organización orientada al cliente, liderazgo y compromiso de las personas,
enfoque en procesos, enfoque sistémico de la administración, mejoramiento continuo,
enfoque en evidencias para tomar decisiones y relaciones cliente – proveedor, de
mutuo beneficio, como elemento de preparación en la implementación de la
norma NTC ISO 9001:2015.
Realizar campañas de Concientización entre el personal de la filosofía corporativa
con miras a fortalecer el compromiso con la satisfacción de los clientes y con el
desempeño del sistema de gestión de la calidad.
Referencias y bibliografía
GRACIAS
