Nombre: José Bermúdez
C.I. 28.250.336 Tema 2: Cuentas por cobrar
Cuentas por cobrar
Son derechos de cobro que posee una entidad sobre terceros hasta una fecha
determinada, por la prestación previa de un servicio o la venta de un producto. Por
tanto, las cuentas a cobrar son fruto de la actividad económica diaria de la empresa.
Esta presenta saldo deudor en el estado de situación de la empresa.
De donde se originan
Las cuentas por cobrar equivalen a derechos exigibles que se originan por ventas,
servicios prestados, otorgamientos de préstamos o cualquier otro concepto análogo.
El porqué de las cuentas por cobrar en la contabilidad de un negocio
Las cuentas por cobrar tienen su razón de ser desde un punto de vista más bien
comercial que contable, aunque tengan su lugar prefijado en la contabilidad.
Las cuentas por cobrar es una forma de fidelizar clientes existentes y atraer a clientes
potenciales en un contexto o sector en el que una estrategia así resulta imprescindible
para el éxito de la empresa.
Importancia de las cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar son de suma relevancia para una empresa ya que representan
los derechos que esta tiene sobre los clientes y de los cuales además obtiene
beneficios, ya sea mediante la venta de mercancías o de servicios que la empresa
ofrece.
A través de este sistema, la entidad que registre las cuentas por cobrar obtendrá un
inventario sobre dichos derechos, y con este será capaz de beneficiar a los clientes al
ofrecerles nuevos métodos de pago como créditos u otras formas que también
beneficiarán a la empresa.
¿Cuáles son las cuentas que conforman este rubro?
Los principales conceptos que integran las Cuentas por Cobrar son:
-Cuentas por cobrar comerciales: está conformado por aquellas cuyo origen es la
venta a crédito de bienes o servicios y que generalmente están respaldadas por la
aceptación de una factura por parte del cliente.
-Cuentas por cobrar empleados: el origen de esta cuenta por cobrar no es más que el
de un préstamo otorgado por la empresa o por venta hechas a los trabajadores para su
propio consumo.
- Cuentas por cobrar socios: se registran en esta cuenta cualquier que los socios
hayan contraído con la empresa por conceptos diferentes a lo que todavía deban del
capital que suscribieron.
-Cuentas por cobrar varios: está conformada por aquellas cuentas que no se pueden
relacionar con las antes mencionadas, por ejemplo, depósitos por cobrar, alquileres por
cobrar, intereses por cobrar, entre otros.
Control interno para cuentas por cobrar
El análisis de crédito se dedica a la recopilación y evaluación de información de
crédito de los solicitantes para determinar si estos están a la altura de los estándares de
crédito de la empresa.
1. Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de las cuentas por
cobrar.
2. Determinar la eficiencia de la política para el manejo de las cuentas por cobrar.
3. Verificar que los soportes de las cuentas por cobrar se encuentren en orden y de
acuerdo a las disposiciones legales.
4. Observar si los movimientos en las cuentas por cobrar se registran adecuadamente.
5. Revisar que exista un completo sistema de control de las cuentas por cobrar,
actualizado y adecuado a las condiciones de la empresa.
6. Comprobar que las modificaciones de las cuentas por cobrar sean correctamente
autorizadas por quien corresponda.
8. Verificar que las cuentas por cobrar estés adecuadamente respaldadas.
9. Comprobar que las cuentas por cobrar estés vigentes y que las medidas de seguridad
se apliquen correctamente (ejemplo: aseguradora de cheques)
10. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del
manejo de las cuentas por cobrar. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de éste
por parte de los clientes y deudores.
11. Controlar el efectivo recibido de proveedores.
12. Efectuar compensaciones de cuentas a pagar contra cuentas a cobrar.
13. Controlar Notas de débito y de crédito (Rebajas por volúmenes de compras, entre
otros).
14. Mantener cheques anulados con orden de no pago, devueltos y emitidos de nuevo.
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
• Deben efectuarse arqueos Sorpresivos a la persona que maneje la
documentación de las cuentas por cobrar.
• Las políticas de cobranza deben contemplar las condiciones de mercado y
tomar en consideración el establecimiento de ágiles sistemas de cobranza.
• Debe llevarse un registro, en cuenta de orden, de las cuentas incobrables ya
canceladas.
• Las notas de crédito siempre deben estar apoyadas por la documentación
correspondiente y ser autorizadas por un funcionario responsable.
• Las rebajas, descuentos y devoluciones deben concederse al amparo de
sólidas políticas escritas.
• Debe prepararse mensualmente un reporte de antigüedad de saldos que
muestren el comportamiento de los clientes, en especial los morosos.
PROCEDIMIENTOS CONTABLES
• Cualquier gravamen o condición que pese sobre las cuentas por cobrar debe
ser claramente explicado en los estados financieros.
• Cualquier cancelación de venta debe estar basada en la factura original
correspondiente y la documentación soporte.
• Las cuentas canceladas por incobrables deben ser autorizadas por la alta
administración; además, se debe tratar de que cubran los requisitos de deducibilidad
fiscal.
Actividades que debes optimizar en la gestión de tus cuentas por
cobrar
1. Mantener siempre correctos los datos de tus clientes
Centralizar la información de tus clientes es básico para establecer y mantener una
correcta gestión de tus cuentas por cobrar. El simple hecho de contar con datos de
contacto erróneos puede ocasionar desde envíos de facturas y remisiones equivocadas,
hasta la recepción tardía de pagos.
2. Establece procesos de aprobación de crédito claro y conciso
En ocasiones, en el afán de impulsar las ventas, se puede caer en malos hábitos de
concesión de créditos, lo que termina por afectar severamente las finanzas de la
empresa. Debe de existir un claro proceso para ello.
3. Establece procesos de facturación efectivos
Los errores al capturar precios, nombres y conceptos pueden llegar a costar muy caro a
tu empresa. Por un lado, significa una mayor inversión de tiempo y, por ende, de
dinero; por otro, las molestias con tus clientes no se harán esperar. Por eso, contar un
sistema de facturación eficaz resulta en una necesidad prioritaria.
4. Perfecciona el proceso de aplicación de pagos
Esto te permitirá saber en todo momento qué cuentas están al corriente y cuáles están
vencidas. ya que, al llevar un correcto registro de los pagos, te evitarás posibles
disputas con clientes, ¡nadie quiere lidiar con un cliente molesto por recibir una
solicitud de pago que ya ha cubierto correctamente!
5. Optimiza el proceso de cobranza
Todas las acciones anteriores sin duda harán que el cobrar sea una tarea más fácil y
efectiva, ¡además de menos dolorosa! Por un lado, cuando los pagos son aplicados
correctamente, es mucho más sencillo determinar cuáles cuentas están en riesgo de
incumplir con los pagos.
Preguntas para evaluar el control interno de cuentas por cobrar
1.- ¿Existe una vigilancia constante y efectiva sobre vencimientos y cobranza?
2.- ¿Se concilian periódicamente los auxiliares y la cuenta de mayor correspondiente?
3.- ¿Se cuenta con programa de computo adecuado para el control colectivo de
cuentas?
4.- ¿Se preparan mensualmente informes de cuentas por cobrar por antigüedad de
saldos?
5.- ¿Dichos informes son revisados por algún funcionario con autorizado tomando
decisiones mensualmente las cuentas atrasadas?
6.- ¿Se tienen listas o catálogos de clientes con direcciones, teléfono, RFC, otros datos,
etc.?
7.- ¿Se realiza una confirmación periódica por escrito mediante el envío de los estados
de cuenta de los saldos por cobrar?
8.- ¿Las diferencias reportadas por los clientes, en su caso, se investigan por una
persona distinta a la encargada del auxiliar de cuentas por cobrar o de las cobranzas?
9.- ¿Se obtienen comprobantes de que los clientes hayan recibido la mercancía que se
les envía?
10.- ¿Es adecuada la custodia física de los documentos por cobrar, teniéndolos a su
cuidado personal distinto al cajero o al contador?
11.- ¿Se practican arqueos periódicos y sorpresivos?
12.- ¿Existe un afianzamiento del personal que maneja la cobranza?
13.- ¿Se cuenta con procedimientos para el registro de estimaciones de cuentas
difíciles o dudosas de recuperación y, en su caso tienen creada alguna reserva?
14.- ¿Las cancelaciones por cuentas incobrables son aprobadas por algún funcionario
autorizado y, se contabilizan en cuentas por separado?
15.- ¿Se tiene algún control adicional por las cuentas incobrables canceladas?
16.- ¿Se continúa las gestiones de cobro después de que las cuentas incobrables son
canceladas en la contabilidad?
17.- ¿Se tiene autorización a algunos funcionarios para otorgar en garantía, prenda o
ceder los derechos que amparan las cuentas?
18.- ¿Cuando hay embarques a consignación se controlan por separado y se cuenta con
políticas definidas para ello?
Procedimientos de la auditoría de cuentas por cobrar
Las Cuentas por Cobrar son derechos legítimamente adquiridos por la empresa que,
llegado el momento de ejecutar o ejercer ese derecho, recibirá a cambio efectivo o
cualquier otra clase de bienes y servicios.
Atendiendo a su origen, las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas en: Provenientes
de ventas de bienes o servicios y No provenientes de venta de bienes o servicios.
El análisis de crédito se dedica a la recopilación y evaluación de información de
crédito de los solicitantes para determinar si estos están a la altura de los estándares de
crédito de la empresa.
Para validar la información que la empresa ha suministrado con respecto al rubro
Cuentas por Cobrar, se fija el programa de Auditoría y Control interno desarrollando
los puntos que se describen a continuación:
Procedimientos de Control:
➢ Verificar que las cuentas por cobrar estés adecuadamente respaldadas.
➢ Comprobar que las cuentas por cobrar estés vigentes y que las medidas de
seguridad se apliquen correctamente (ejemplo: aseguradora de cheques)
➢ Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del
manejo de las cuentas por cobrar. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de éste
por parte de los clientes y deudores.
Procedimientos Sustantivos:
➢ Obtener un análisis de antigüedad de saldos de las cuentas por cobrar y un
análisis de otras cuentas por cobrar y conciliarlas con los mayores
➢ Conseguir análisis de los documentos por cobrar y del interés correspondiente
➢ Revisar los documentos por cobrar disponibles y confirmarlos con los
tenedores
➢ Confirmar las cuentas por cobrar con los deudores
➢ Revisar el corte de fin de año de las transacciones de ventas
➢ Aplicar procedimientos analíticos a las cuentas por cobrar, a los documentos
por cobrar y a los ingresos
➢ Revisar los contratos importantes de ventas de fin de año en busca de
condiciones inusuales
➢ Verificar los intereses devengados sobre documentos por cobrar y el interés
acumulado de las cuentas por cobrar
➢ Determinar si la estimación para cuentas incobrables es adecuada
➢ Determinar si algunas cuentas por cobrar han sido transferidas
➢ Evaluar la presentación y la revelación de las cuentas y documentos por
cobrar en los estados financieros.
➢ Verificar si ha habido deudores incobrables que se hayan presentado a
cancelar una deuda.
Objetivos de la auditoria de las cuentas por cobrar
● Comprobar si las cuentas por cobrar son auténticas y si tienen origen en
operaciones de ventas.
● Comprobar si los valores registrados son realizables en forma efectiva
(cobrables en pesos).
● Comprobar si estos valores corresponden a transacciones y si no existen
devoluciones descuentos o cualquier otro elemento que deba considerarse.
● Comprobar si hay una evaluación permanente respecto de intereses y
reajustes del monto de las cuentas por cobrar para efectos del balance.
● Verificar la existencia de deudores incobrables y su método de cálculo
contable.
¿Qué debo revelar sobre esta cuenta y como se presenta?
Debe quedar claramente establecido en el balance general o en las notas a los estados
financieros, la situación de las cuentas por cobrar con respecto a gravámenes de
cualquier tipo que recaigan sobre ellas, restricciones que tengan por estar condicionada
su recuperabilidad a terminación de obras, prestación de servicios, entre otros.
● Cuando existan cuentas y documentos por cobrar en moneda extranjera
deberá revelarse este hecho en el cuerpo del balance general o en una nota a los
estados financieros.
● Deberá revelarse el monto del pasivo contingente para la entidad, por
documentos y cuentas por cobrar vendidos o descontados con responsabilidad para la
entidad.
Al preparar los estados financieros la empresa revelará:
a) La base (o bases) de medición utilizada (s) en el reconocimiento de las cuentas
por cobrar, que sean relevantes para la comprensión de los estados financieros.
b) Adicionalmente se revelará el valor en libros de cada una de las cuentas por
cobrar en la fecha sobre la que se informa, en total, en el estado de situación financiera
o en las notas.
c) Se debe revelar información necesaria que permita a los usuarios de la
información, evaluar la importancia de las cuentas por cobrar en los estados
financieros. Ejemplo de ello es la tasa de interés, fecha de vencimiento, plazo de
reembolso, etc.
d) La administración deberá revelar al final del periodo sobre el cual informa cuales
cuentas se dieron de baja y mostrar evidencias significativas por las cuales se tomó la
decisión.
e) Así mismo revelará al final del periodo sobre el cual informa cuales cuentas
fueron deterioradas y las evidencias objetivas de deterioro observado.
f) El importe total en libros de las cuentas de cobro que no están disponibles para
ser utilizadas por la empresa debido a, entre otras razones, restricciones legales
(litigios y embargos).
Confirmación de cuentas por cobrar
Un problema importante con la auditoría de cuentas por cobrar es si la cantidad
reflejada en mayor auxiliar del cliente reconcilia con el saldo del cliente correcto. Al
auditar las cuentas por cobrar, a menudo se utiliza confirmaciones para asegurarse de
que las cantidades reflejadas en las cuentas por cobrar son exactas.
Envío de confirmaciones no es obligatorio para cada auditoría. Ya sea que usted envía
confirmaciones es una función de su criterio profesional y su experiencia previa con el
cliente.
Para confirmar las cuentas por cobrar, es necesario conciliar las cuentas de libro
auxiliar cobrar a todos los clientes que le deben dinero a la empresa a la cantidad total
que figura en el balance general.
Su trabajo es asegurarse de tres cosas:
• Las transacciones representadas en las cuentas por cobrar son válidos
obligaciones, auténticos de terceros.
• El saldo del cliente es correcta.
• Todas las cuentas incobrables han sido debidamente dados de baja.
¿Cuáles son los pasos a seguir para hacer la confirmación de los
saldos?
Para lograr sus dos primeros objetivos -verificar la existencia del cliente y la exactitud
de los saldos de clientes-, realice una prueba utilizando solicitudes de confirmación.
Estas solicitudes son formularios que se envían a los clientes que figuran en el libro de
cuentas por cobrar para verificar los hechos y cifras contenidos en los libros del
cliente. La carta de confirmación es corta y enumera la cantidad total que un cliente
debe en una fecha determinada. Existen dos clases de solicitudes de confirmación:
positivas y negativas.
Confirmación positiva: Una solicitud de confirmación positiva pide que un cliente
firme y le envíe el formulario por correo, ya sea atestiguando el hecho de que la cifra
adeudada es correcta. Una solicitud de confirmación positiva también puede mostrar la
cantidad en dólares que se debe en blanco, requiriendo que el cliente la llene de
acuerdo a sus registros.
Confirmación negativa: Una solicitud de confirmación negativa pide al cliente que
responda sólo si la cifra que aparece en su carta es incorrecta.
Bajo los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP), su cliente debe
tener en cuenta las cuentas incobrables. Esta asignación es una estimación.
Usted debe comparar las cuentas incobrables del año anterior con la cantidad estimada
para el año de auditoría para ver si la deuda incobrable está aumentando o
disminuyendo. También debe revisar los archivos de los clientes para averiguar qué
medidas se tomaron para verificar que las cuentas eran efectivamente incobrables.
¿Qué es jineteo?
El jineteo consiste en la apropiación temporal de fondos de la entidad, por parte de
alguien que los maneje, para usarlos en beneficio propio a modo de "préstamo
temporal no autorizado".
Cómo se facilita la maniobra:
• Cuando no se obliga a depositar el dinero intacto y con prontitud en el Banco.
• Por mantener fondos en efectivo más allá del tiempo necesario.
• Por no enviar oportunamente los estados de cuenta.
• Cuando se permite la concentración de funciones en una sola persona.
Cedulas sumaria de cuentas por cobrar
