Sistema Integrado Académico y de Control de Estudios

MANUAL DE USUARIO FINAL

Perfil de Usuario: Coordinador de Programa Académico.

UNIVERSIDAD POLITÉCNICA TERRITORIAL DE FALCÓN “ALONSO GAMERO”

 INTRODUCCIÓN

¿Qué es SIACE?

Sistema Integrado Académico y de Control de Estudio. Es un software que servirá como herramienta
tecnológica para organizar, programar, ejecutar y supervisar el proceso de admisión, prosecución y egreso de
los estudiantes de la Universidad Politécnica Territorial de Falcón “Alonso Gamero”. Además es una plataforma
en la que tanto estudiantes como docentes podrán tener acceso a sus funcionalidades para consultar
información relacionada con sus actividades académicas, incluso llevar a cabo actualización de datos o
solicitudes. Es un sistema desarrollado con tecnologías libres y para ser ejecutado y utilizado en un ambiente
web.

¿Cuál es el objetivo del Manual de Usuarios?

El propósito de este Manual es dar a conocer a los usuarios las características y el modo de funcionamiento del
SIACE, el mismo les facilitará la operación y utilización de todas las funcionalidades básicas del programa.

Página 2 de 9
1. USO DEL SISTEMA

Requerimientos de software

 Navegador (se recomienda Mozilla Firefox, Google Chrome, Internet Explorer en sus últimas versiones).
 Permiso de acceso por parte de la Unidad de Administración del Sistema de la Coordinación de
Admisión, Seguimiento, Registro y Control de Estudio.

2. INGRESO AL SISTEMA

Ingrese al sistema escribiendo la dirección provista por los administradores del mismo.

Figura 1: Inicio de Sesión.

Para visualizar la ventana de la Figura 1 presione el rol ADMINISTRATIVO en la parte superior-derecha de la

pantalla.

La pantalla de autenticación permite que sólo puedan acceder los usuarios previamente registrados. El
usuario deberá:

 Indicar el perfil de usuario (Coordinador de Programa Académico).

 Base de datos: Dejar por defecto “Pregrado – Uptag”

 Ingresar el Usuario y Contraseña, luego debe pulsar el botón ENTRAR o simplemente presionar la tecla
Enter del teclado, de ésta forma podrá ingresar en el sistema con el perfil seleccionado.

Si al momento de iniciar sesión no recuerda la contraseña establecida por usted puede recuperarla presionando
sobre la pregunta “Olvidaste tu Password?”, la cual se muestra en la figura 1.

Página 3 de 9
Se pedirá que confirme su identidad respondiendo las preguntas de seguridad que fueron establecidas
inicialmente por usted.

Se recomienda cambiar la contraseña y las preguntas de seguridad de forma periódica.

La primera vez que el usuario ingrese al sistema usará una

clave genérica proporcionada por el administrador. Para
garantizar la seguridad de los datos y poder continuar
operando el sistema, el usuario debe cambiar la contraseña
de inicio de sesión en el momento que sea solicitado, tal
como se muestra en la Figura 2.

La contraseña de inicio de sesión puede estar compuesta por

letras, números y caracteres especiales, siempre que su
longitud sea mayor o igual a 8 caracteres y menor o igual a 16
caracteres.

La contraseña de inicio de sesión no debe estar compuesta

por números secuenciales, ejemplo: 123456

La cedula de identidad no se permite como contraseña.

Las respuestas de seguridad pueden estar compuestas por

caracteres alfanuméricos con una longitud mínima de 5
dígitos.

Figura 2: Pantalla de cambio de contraseña genérica.

3. PAGINA PRINCIPAL

Una vez que se ha autenticado la identidad del usuario, se muestra la página y menú principal desde el cual se
podrá tener acceso a las funcionalidades según el privilegio otorgado al perfil de usuario. La Figura 3 muestra la
página principal.

Figura 3: Pantalla y Menú Principal.

Página 4 de 9
5. LISTADO DE SECCIONES DE CLASE

Como Coordinador de Programa de Formación tiene los privilegios necesarios para administrar las secciones de
clase y los horarios de la misma. Para ello debe seleccionar en el menú principal la opción “Coordinación
Académica” y seguidamente el ítem “Secciones”. Se podrá visualizar un formulario de búsqueda de secciones
según criterios ingresados, como se muestra en la Figura 4.

Figura 4: Búsqueda de Secciones de Clase Activas.

Al ingresar los criterios de búsqueda y presionar el botón “Buscar” se muestran las secciones de clase activas
ordenadas según el trayecto al que pertenecen. Ver Figura 5.

Figura 5: Listado de Secciones Activas.

Página 5 de 9
Para cada trayecto de estudio definido en el pensum elegido se muestra el icono +, al presionarlo aparece un
formulario como el de la Figura 6, el cual que permite crear nuevas secciones de ser necesario.

Figura 6: Creación o Edición de Secciones de Clase

Complete los datos requeridos, como el turno de la sección (Matutino, Vespertino, Nocturno)

Incluya el número máximo de estudiantes permitidos en la sección. Este número se desempeña como criterio
importante al momento de las inscripciones.

El trimestre el curso es un dato que debe ser actualizado en cada periodo académico, ayuda a controlar y
supervisar la actividad académica registrada en el sistema en función del tiempo.

Observación: aunque es opcional, se recomienda escribir una breve descripción que los ayude a identificar de
forma rápida una determinada sección.

Para cada elemento de la lista de secciones se muestra una serie de opciones disponibles para mejorar la
administración de dichas Secciones de Clase.

Editar información general de la sección.

Configurar el horario de clases y asignar carga académica a los docentes.

Borrar la sección, solo si en la misma no existe un horario o estudiantes inscritos.

Cerrar la sección, solo si cada unidad curricular ofertada en la misma esta inactiva.

Página 6 de 9
6. CONFIGURACIÓN DE HORARIOS Y CORRESPONDIENTE ASIGNACIÓN DE CARGA ACADEMICA.

Presione el icono en forma de broca , se mostrará un horario en blanco para definir el espacio de tiempo y
lugar donde se llevará a cabo la actividad académica.

Una vez dentro, seleccione en la lista desplegable el lapso académico cuyo horario quiere consultar.

La edición de horarios de clases en lapsos pasados no es posible. Solo puede editar los bloques de hora del
lapso actual o en su defecto del siguiente lapso académico en caso de estar ya configurado.

Figura 7: Configuración de Horario de Clases de la sección elegida.

Para poblar el horario con unidades en el lapso en cuestión inicialmente tiene dos maneras:

1. Puede importar el horario del lapso anterior, para ello, seleccione el lapso académico actual y luego
presione el botón azul .

Esta opción solo es posible si el horario del lapso actual no tiene ningún bloque ya asignado.

Tenga en cuenta que solo se importaran los bloques de horario de aquellas unidades curriculares que aún
están activas.

2. Puede crear el horario presionando sobre el bloque de hora donde comenzará la actividad, repita éste
paso hasta terminar la asignación académica.

Página 7 de 9
7. CREACION DE BLOQUES DE HORA:

Al seleccionar y presionar una de las celdas vacías se muestra un formulario como el de la figura 8.

Debe llenar el formulario con los datos requeridos, incluyendo el docente responsable de la unidad curricular,
el salón o espacio a utilizar, el porcentaje que el docente debe evaluar en el lapso y la hora en la que finaliza
dicha actividad.

Figura 8: Asignación de Bloque de Horario a Unidad Curricular

Si el docente no está definido todavía, puede continuar con el registro pero en la lista desplegable debe
seleccionar la opción “Docente aun no asignado”.

Es obligatorio establecer el salón o espacio donde se desarrollarán las sesiones de clase, puede escoger un
espacio físico o un Ambiente Virtual.

En caso de que la unidad curricular sea de tipo electiva o de tipo acreditable con múltiples opciones se
mostrará además las opciones necesarias para asignar a diferentes docentes las opciones a elegir por el
estudiante al momento de
inscribir, tal como se
visualiza en la Figura 9.

En este caso, no puede

seleccionar el mismo
docente para ambos grupos
y tampoco seleccionar la
misma aula o espacio para
ambas opciones, a menos
que sea un Ambiente
Virtual.

Figura 9: Asignación de Bloque de Horario a Unidad Curricular de tipo Electiva o Acreditable.

Página 8 de 9
Al momento de asignar el bloque de horario, debe tener cuidado de no ocasionar choques respecto al docente
y al espacio físico asignado. En caso de presentarse esta situación el sistema le mostrará mensaje de
advertencia y así podrá realizar las acciones correctivas necesarias.

Ejemplo de mensaje de advertencia cuando existe

choque de horario del Docente.

Ejemplo de mensaje de advertencia cuando el aula de

clases ya ha sido asignada a otra unidad curricular a la
misma hora elegida.

Página 9 de 9