UNIVERSIDAD PRIVADA ANTENOR ORREGO
FACULTAD DE INGENIERÍA
ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERÍA DE COMPUTACIÓN Y
SISTEMAS
REDISEÑO DE PROCESO - BUILDIT
ASIGNATURA: GESTIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO
CÓDIGO: ICSI-516
NRC: 4808-4806
DOCENTE: GAYTAN TOLEDO, CARLOS ALBERTO
INTEGRANTES: HERNANDEZ PINEDA, LUIS DANIEL
LAZARO FERNANDEZ, YENIFER MAYDELI
MARQUINA LAGUNA, GIMENA JASMIN
UGAZ GAMBOA, DIEGO ENRIQUE
VERGARA ARANGURI, DIEGO JESÚS
TRUJILLO 08 DE JULIO DE 2021 – PERÚ
PROCESO DE ALQUILER DE EQUIPOS
BuildIT es una constructora especializada en obras públicas. A menudo sucede que los
ingenieros residentes de obra necesitan un equipo, como un camión, una excavadora,
una topadora, una bomba de agua, etc. BuildIT posee pocos equipos y, en cambio,
alquila la mayoría de sus equipos de proveedores especializados.
El proceso de negocio para el alquiler de equipos es el siguiente. Cuando un ingeniero
residente de obra necesita alquilar un equipo, llena un formulario llamado “Solicitud de
alquiler de equipo" y envía la solicitud por correo electrónico a uno de los empleados en
el depósito de la empresa. El empleado del depósito recibe la solicitud y, tras consultar
los catálogos de los proveedores de equipos, selecciona el equipo más rentable que
cumpla con la solicitud. A continuación, el empleado verifica la disponibilidad del equipo
seleccionado con el proveedor por teléfono o correo electrónico. A veces, el equipo
seleccionado no está disponible y el empleado tiene que seleccionar un equipo
alternativo y verificar su disponibilidad con el proveedor.
Una vez que el empleado ha encontrado un equipo adecuado disponible para alquilar,
agrega los detalles del equipo en la solicitud de alquiler. Cada solicitud de alquiler debe
ser aprobada por un ingeniero de obras, que también trabaja en el depósito. En algunos
casos, el ingeniero de obras rechaza la solicitud de alquiler de equipos. Algunos rechazos
dan lugar a la cancelación de la solicitud (no se alquila ningún equipo). Otros rechazos
se resuelven reemplazando el equipo con otro equipo, más barato o más apropiado para
el trabajo. En este último caso, el empleado debe realizar otra consulta de
disponibilidad.
Cuando un ingeniero de obras aprueba una solicitud de alquiler, el empleado envía una
confirmación al proveedor, que incluye una orden de compra (PO) para alquilar el
equipo. La orden de compra es producida por el sistema de información financiera de
BuildIT utilizando información ingresada por el empleado, quien también registra el
equipo en una hoja de cálculo con el propósito de rastrear todos los alquileres de
equipos.
Mientras tanto, el ingeniero residente de obra puede decidir que el equipo ya no es
necesario. En este caso, el ingeniero solicita al empleado que cancele la solicitud de
alquiler del equipo.
A su debido tiempo, el proveedor entrega el equipo alquilado en la obra de construcción.
Luego, el ingeniero residente de obra inspecciona el equipo. Si todo está en orden,
aceptan el compromiso y se pone en funcionamiento el equipo. En algunos casos, el
equipo se devuelve porque no cumple con los requisitos del ingeniero residente de obra.
En este caso, el ingeniero residente de obra debe volver a iniciar el proceso de alquiler.
Cuando termina el período de alquiler, el proveedor recoge el equipo. A veces, el
ingeniero residente de obra solicita una extensión del período de alquiler poniéndose
en contacto con el proveedor por correo electrónico o teléfono 1o 2 días antes de la
recogida. El proveedor puede aceptar o rechazar esta solicitud.
Unos días después de la recogida del equipo, el proveedor del equipo envía una factura
al empleado por correo electrónico. El empleado solicita al ingeniero residente de obra
que confirme que el equipo fue efectivamente alquilado por el período indicado en la
factura. El empleado también verifica que los precios de alquiler indicados en la factura
están de acuerdo con la orden de compra. Después de estos controles, el empleado
envía la factura al departamento de finanzas quien finalmente paga la factura.
- Rediseño de proceso de alquiler de equipos.
a. ¿Qué dimensiones se desea mejorar?
1. Tiempo y Calidad
b. Rediseño basado en Heurísticas de tiempo y calidad.
Heurísticas relativas al cliente
Heurística Descripción Tiempo Calidad
Reducción de contacto Reducir el número de contactos con el
X X
cliente o terceras partes
Heurísticas relativas a la organización (estructura)
Heurística Descripción Tiempo Calidad
Asignación de Permitir que los participantes realicen tantos pasos
X X
casos como sea posible en una instancia
Asignación flexible Mantener libres a los participantes genéricos
X X
durante el mayor tiempo posible
Responsabilidades Evitar responsabilidades compartidas para tareas
divididas de participantes de diferentes unidades X X
funcionales
Equipos de clientes Componer equipos de trabajo con participantes de
diferentes departamentos que se encargaran del X X
manejo completo de tipos específicos de casos
Participación Minimizar el número de departamentos, grupos y
numérica participantes involucrados en un proceso de X X
negocio
Heurísticas relativas a la organización (población)
Heurística Descripción Tiempo Calidad
Especialización Profundizar o ampliar las habilidades de los
X X
participantes
Heurísticas relativas a la tecnología
Heurística Descripción Tiempo Calidad
Automatización de
Considerar la automatización de actividades X X
actividades
Heurísticas relativas al entorno externo
Heurística Descripción Tiempo Calidad
Interfaz Considerar una interfaz estandarizada con
X X
clientes y socios
- Selección de heurísticas aplicables al proceso.
Heurística Tiempo Calidad DESCRIPCIÓN
Se planea trabajar con catálogo virtual y solo de
Reducción de
X X equipos disponibles para evitar el re-contacto con el
contacto proveedor.
Asignación de El ingeniero de obras realizará la mayor parte de los
X X pasos
casos
Equipos de
X X Empleado + Ing. de Obra = Departamento de Obra.
clientes
Se deja libre al empleado para que realicé otras
Participación actividades de la organización. Solo quedando 3
X X
numérica actores, Ingeniero Residente, de Obra y
Departamento de Finanzas.
El ingeniero de obras amplía sus habilidades al
Especialización X X tratar también de negociar con el proveedor. Ya que
hará los pasos que le tocaba hacer al empleado.
REDISEÑO DEL PROCESO:
BuildIT es una constructora especializada en obras públicas. A menudo sucede que los ingenieros
residentes de obra necesitan un equipo, como un camión, una excavadora, una topadora, una
bomba de agua, etc. BuildIT posee pocos equipos y, en cambio, alquila la mayoría de sus equipos
de proveedores especializados.
El proceso de negocio para el alquiler de equipos es el siguiente. Cuando un ingeniero residente
de obra necesita alquilar un equipo, llena aun formulario llamado “Solicitud de alquiler de
equipo" y envía la solicitud por correo electrónico a uno de los ingenieros del Departamento de
obras. El ingeniero de obras recibe la solicitud y consulta los catálogos virtuales de los
proveedores de equipos. Escoge el equipo más rentable que cumpla con la solicitud. No es
necesario consultar la disponibilidad, ya que lo catálogos son de todos los equipos libres.
Una vez seleccionado el equipo en alquiler, se agrega los detalles del equipo en la solicitud. No
es necesario aprobación, ya que el ingeniero de obras realiza el proceso.
El ingeniero de obras envía una orden de compra (PO) al proveedor, para confirmar el alquiler
del equipo. El sistema genera la orden de compra donde también se registran los rastros de
seguimiento de alquiler de equipos. La orden de compra tiene el detalle de en caso de
extensión solo se envié una notificación al proveedor.
Mientras tanto, el ingeniero residente de obra puede decidir que el equipo ya no es necesario.
En este caso, el ingeniero solicita al empleado que cancele la solicitud de alquiler del equipo.
El equipo antes de ser entregado es pasado por un control de calidad por parte del proveedor
para evitar devoluciones. El ingeniero residente recibe el equipo y lo pone en funcionamiento.
En caso se extienda el periodo de alquiler se envía una notificación al proveedor. Después de la
fecha de recojo el proveedor envía una factura al ingeniero de obras, quién verifica que los
precios y días de alquiler indicados en la factura estén de acuerdo con la orden de compra.
Después del control, el ingeniero de obras envía la factura al departamento de finanzas quien
finalmente paga la factura.
MODELANDO EL PROCESO – REDISEÑO -BPMN
