SISTEMA DE SEGUIMIENTO
A LA TRAZABILIDAD -
GESTION DE CALIDAD
NIT 8058261-5
PROGRAMA DE SEGUIMIENTO A LA TRAZABILIDAD
2021
PRESENTACIÓN
En el Expendio de Carnes de la Legumbrería y Abarrotes Caucarnes se
ha considerado de manera responsable la importancia que tiene la
implementación de un sistema de seguimiento a la trazabilidad de
nuestros productos, que se constituya en una herramienta que
garantice el expendio responsable y permita que gracias a la calidad de
nuestros procesos sea cada vez más competitiva en el mercado del
Municipio de Caucasia.
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PROCESOS ASOCIADOS A LA TRAZABILIDAD
A continuación se relacionan los definidos en el presente manual y que son
desarrollados de manera permanente e inherente a nuestra actividad comercial.
1. Adquisición de Cárnicos, Derivados y materias Primas
2. Recepción de Productos y Materias Primas
3. Almacenamiento de Productos y Materias Primas
4. Dispensación de Productos y Materias Primas
1. ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS Y MATERIAS PRIMAS
OBJETIVO
Garantizar a nuestros clientes la disponibilidad dad continua de los Productos y
materias primas que demanden.
ALCANCE
Comprende desde el momento en que se define la orden de compra de los
productos y las materias primas, hasta la adquisición de los mismos.
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ASPECTOS CONSIDERADOS PARA EL PROCEO DE ADQUISICION
Selección de los productos a adquirir: será una actividad continua
tendiente a la escogencia de los productos a adquirir de acuerdo a la demanda
de los mismos, en un período determinado a los proveedores, en las cantidades
necesarias y a los precios más acsequibles.
Consumo Promedio Mensual (CPM): Es el consumo de uno o varios
productos establecido como mínimo tres meses o más. Para calcular el consumo
promedio mensual, se sumaran los consumos de los meses analizados y se
divide por el número de éstos.
Tiempo de Reposición (T.R): será la fracción de tiempo que se requiera
para la adquisición, sumándole además, el tiempo que se gasta el proveedor en
entregar el pedido.
Nivel Mínimo de Existencias (NmE): Sera la cantidad de producto que se
debe tener en existencia necesaria para cubrir un tiempo de reposición.
Punto de Reposición (PR): Se definirá como el momento en el cual hay
suficiente cantidad de producto para cubrir su demanda hasta que llegue el
nuevo pedido sin utilizar el nivel mínimo de existencias, permitirá visualizar el
momento preciso en el cual debe iniciarse el proceso de adquisición para no
sufrir agotamientos. Para ello entonces, debemos tener en cuenta el nivel
mínimo de existencias más un tiempo de reposición que se consumirá mientras
llegue el nuevo pedido sin que se agote el nivel mínimo.
Nivel Máximo a Pedir (NME): será la cantidad máxima que se tendrá en
existencia de un producto, aun habiendo acabado de recibir un nuevo pedido,
es decir, será el límite superior del cual no nos debemos pasar en existencias
considerando aspectos como el espacio y la capacidad de almacenamiento el
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Cantidad a Pedir (CAP): Sera la cantidad de producto que se solicitara a un
proveedor de una manera más precisa y no al azar.
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PRODUCTO PROVEEDOR CPM T.R N.m.E P.R NME CAP
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CONDICIONES PARA EL PROCESO DE ADQUISICION DE PRODUCTOS Y
MATERIAS PRIMAS
Se solicitara a todos y cada uno de los diferentes proveedores, la
documentación legal de la empresa.
Se Determinara el consumo promedio mensual (CPM) de los productos,
teniendo en cuenta el movimiento de los últimos seis meses.
Se Confirmara con el proveedor a quien se le adjudico la compra, la
disponibilidad para cubrir el pedido, concertar la fecha de entrega y el
transporte.
Se Archivaran copias de las órdenes de compra y/o facturas para realizar
los posteriores procesos de recepción y cancelación de pedidos.
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2. PROCESO DE RECEPCIÓN DE LOS PRODUCTOS CÁRNICOS Y
CANALES
La recepción será proceso mediante el cual se realizara la revisión de los
Productos solicitados mediante orden de compra, realizando una comparación
de lo solicitado al proveedor y lo enviado: cantidades, costo, factura, etc.
(recepción administrativa), y lo establecido por la legislación vigente, requisitos
internos y además el aspecto del producto (recepción técnica).
ETAPAS DEL PROCESO:
Verificación o Recepción administrativa: se aplicara una revisión a todos
los productos para verificar si cumplen con las condiciones pactadas en la
adjudicación entre la distribuidora y el proveedor. Estas especificaciones son:
Verificación de las especificaciones técnicas: esta acción permitirá
verificar el grado de cumplimiento de las características técnicas del producto
con respecto a las de referencia establecidas por normatividad. Estas
especificaciones son:
Fechas de sacrificio del canal
Número de lote
Registro INVIMA o Guia de Sacrificio
Características físicas y organolépticas
Características relacionadas con la etiqueta.
Condiciones de almacenamiento.
Nombre del fabricante o Sala de sacrificio de procedencia.
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Inspección:
Sera el Proceso a través del cual se supervisara para corroborar, si el producto
cumple con los requisitos de calidad, allí se pretende detectar aquellos
productos que van a ingresar a Caucarnes y no cumplen las especificaciones
requeridas , permitiendo así tomar decisiones respecto a si se acepta o rechaza
el producto.
Inspección visual:
Se Examinaran Características relacionadas con la etiqueta y embalaje
uniformidad o cambios en el color, presencia de partículas extrañas y/o
alteraciones de los productos Carnicos.
Defecto o no conformidad:
Será cualquier desviación del producto a las especificaciones previamente
establecidas.
Defecto crítico:
Será aquel que puede llegar a impedir el consumo del producto y atente
contra la salud del cliente.
Defecto mayor: será aquel que sin ser crítico, tiene la posibilidad de reducir
considerablemente el consumo del producto.
Defecto menor: será aquel que no reduce sustancialmente la posibilidad del
consumo del producto.
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FLUJOGRAMA DEL PROCESO
Llegada del pedido
Se reciben los productos
se procede a revisión
No se acepta el producto
Se acepta pedido
Diligenciamiento de formato Contacto con
de recepción. proveedor para
devolución y cambio o
cancelación de pedido
Almacenamiento de producto
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3. PROCESO DE ALMACENAMIENTO Y ROTACION DE LOS PRODUCTOS
AL INTERIOR DE LA DISTRIBUIDORA CAUCARNES
El almacenamiento será el proceso mediante el cual se asegurara la calidad de
los productos durante su permanencia en la Distribuidora Caucarnes,
garantizando las condiciones de eficacia y seguridad requeridas hasta que el
producto es entregado al cliente.
El almacenamiento considerara diferentes aspectos técnicos como el control de
los factores ambientales y aspectos administrativos como la gestión de
inventarios y fechas de vencimiento. Este proceso considera los siguientes
aspectos
Condiciones Locativas
Condiciones Físicas
Condiciones Higiénicas
Condiciones de Infraestructura
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CONDICIONES LOCATIVAS:
Hace referencia a las condiciones que cumplirá el área de almacenamiento
desde el punto de vista de nuestro local para ello se tendrá en cuenta:
El tamaño del área de almacenamiento.
El Número de productos a almacenar de acuerdo a las compras.
Características propias de los productos
Número de personas que trabajan para que el flujo de la circulación sea
adecuado.
Área de Recepción: Sera el espacio donde se colocan los pedidos a la llegada
a la para luego ser sometidos al proceso de Recepción técnica y poder ser
dispuestos para expendio o devolución.
Área de almacenamiento: Será el Área destinada a los productos que si
pueden ser expendidos .
Área de Expendio: será el lugar donde se colocaran los productos que van a
ser expendidos a los clientes.
Área administrativa: Sera un Espacio en el cual el administrador dispondrá de
escritorio y archivo.
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CONDICIONES FISICAS:
ORDENAMIENTO DE PRODUCTOS
Consistirá en darle una ubicación adecuada a los productos esto nos permitirá
agilizar los procesos de expendio, ayudara a los conteos durante un inventario y
además ayudara a optimizar el espacio y a la organización y buen aspecto físico
del área de la distribuidora para que sea organizada y agradable a la vista.
UBICACIÓN Y ROTACION DE PRODUCTOS PARA CONTROL DE FECHAS
DE INGRESO Y SALIDA :
Para ubicar los productos correctamente en las vitrinas enfriadoras y
congeladores para el expendio en se utilizara el método FIFO para los productos
de flujo permanente, (first in, first out), que significa "primero en llegar, primero
en salir". Combinando para productos que no presentan flujo permanentemente
colocando siempre adelante el que primero Ingresa
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FORMATO PARA UBICACIÓN Y ROTACION DE PRODUCTOS
PRODUCTO PRODUCTOR O NUMERO DE FECHA DE FECHA DE OBSERVACIONES
SALA DE SACRIFICIO EXISTENCIAS O INGRESO AL SALIDA DEL
DE PROCEDENCIA UNIDADES DE EXPENDIO POR CANAL O
SACRIFICIO O PROCESO DE PRODUCTO
POR LOTE RECEPCION
ADQUIRIDO
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CONDICIONES HIGIENICAS
Son las precauciones que se tendrán en cuenta desde el punto de vista de las
buenas prácticas de Higiene y BPM que nos van a permitir mantener los
productos bien almacenados sin problema de tipo microbiológico:
Nuestra Distribuidora contratara siempre Personal sano y con Buenas
prácticas de higiene personal.
Se garantizaran las condiciones de Aseo, limpieza y desinfección de las
áreas.
Las Instalaciones sanitarias mantendrán siempre funcionando, limpias y
desinfectadas.
Los Estantes mantendrán limpios y libres de polvo y sin partículas
adheridas a las cajas.
Se realizaran Fumigaciones periódicas, para eliminar insectos y roedores.
No se permite comer en el área de almacenamiento
Las Instalaciones eléctricas serán y mantendrán adecuadas
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4. PROCESO DE EXPENDIO DE PRODUCTOS
DEFINICIONES Y ASPECTOS A CONTEMLAR DURANTE EL EXPENDIO
EXPENDIO: Sera la entrega por expendio de uno o más productos a un
cliente.
FECHA DE VENCIMIENTO O SALIDA DEL PRODUCTO : Será la que se
indica como tiempo máximo hasta el cual se garantizan las características e
inocuidad del producto.
CONDICIONES DEL PROCESO DE EXPENDIO
1. Antes Del expendio se verificaran las condiciones del producto.
2. El conteo de los productos a expender será realizado en forma muy
precisa.
3. Se dará información relacionada con condiciones de almacenamiento y
conservación del producto de parte del cliente.
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TRAZABILIDAD DE CONDICIONES HIGIÉNICAS DE LOS VEHÍCULOS
REGISTRO DE LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN DE VEHÍCULOS
TRANSPORTADORES DE CANALES Y CÁRNICOS QUE LLEGAN A CAUCARNES
PLACA DEL
VEHÍCULO Y
SALA DE
SACRIFICIO O
PROCEDENCIA
FECHA HORA LIMPIEZA DESINFECTANTE/ OBSERVACIONES
SI/NO CONCENTRACIÓN
Fecha de término del registro
VoBo
Responsable del registro
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