ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
La organización de documentos es un proceso técnico archivístico que consiste
en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y
asignar los documentos de cada entidad u oficina.
DEFINICIÓN DE ARCHIVO
Un archivo es un lugar destinado al almacenamiento de documentos. Es un
término general que engloba muchas posibilidades y matices distintos.
El concepto de archivo está directamente relacionado con la historia. De hecho,
la archivística es una disciplina auxiliar de la historia, en cuanto que
proporciona modelos y sistemas de clasificación de datos y documentos
destinados a la investigación histórica. Las bibliotecas son los centros en los
que tradicionalmente se han incorporado los archivos, los cuales pueden tener
formatos distintos dependiendo del tipo de documento (archivo impreso,
sonoro, de mapas, etc).
A partir de la computación como fenómeno global, la idea de archivo forma
parte del lenguaje informático. Los ficheros informáticos son un tipo de
archivos que sirven para guardar información en una unidad de
almacenamiento (por ejemplo, un disco duro). Si bien el concepto tecnológico
de archivo tiene toda una terminología particular (bytes, pdf, word, excel...) en
realidad cumplen la misma función que un archivo tradicional. La gran
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diferencia entre ambos radica en las inmensas posibilidades de
almacenamiento informático y la limitada capacidad del modelo tradicional.
El archivo es un lugar (físico o informático) donde se guarda información por
algún motivo. En el ámbito privado, necesitamos organizar nuestros papeles y
para ello puede ser útil una carpeta a modo de archivo. Lo mismo sucede en el
mundo empresarial, ya que toda la documentación que se genera debe ser
custodiada para garantizar el buen funcionamiento de una entidad. Un
coleccionista necesita clasificar y ordenar con un criterio aquello que acumula
para satisfacer su afición y, en consecuencia, deberá tener un archivo para que
su colección pueda ser controlada y supervisada.
Cuando se habla de archivos, con cierta frecuencia hay un componente
misterioso alrededor de ellos, ya que no hay que olvidar que existen los
llamados archivos secretos. En ellos se acumula información confidencial y no
pueden consultarse por el gran público. El componente enigmático envuelve a
este tipo de lugares, ya que en ellos hay datos cuya revelación puede ser
conflictiva.
La palabra archivo se puede utilizar de manera figurada (esto que dices lo
archivaré en mi cabeza). También hay que tener en cuenta que nuestro cerebro
es un sistema organizativo de información en el cual archivamos nuestros
recuerdos. La memoria a corto plazo y la que funciona a largo plazo funcionan
como sistemas de almacenamiento, por lo que podemos afirmar que, sin
saberlo de manera consciente, llevamos incorporado nuestro propio archivo
personal.
Un archivo organizado favorece la conservación del fondo documental y facilita
la búsqueda y localización de los documentos.
La organización del fondo documental de un archivo responde a dos
necesidades:
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Proporcionar una estructura lógica al fondo documental, de modo que
represente la naturaleza del organismo reflejado en él y que reproduzca el
proceso mediante el cual los documentos han sido creados.
Facilitar la localización conceptual e inequívoca de los documentos es decir,
aquella que permite conocer los términos bajo los cuales están agrupados
los documentos, sin acceder físicamente a ellos, para dar respuesta a la
única ubicación posible del documento dentro de la estructura organizativa
del fondo documental.
Para que estos dos propósitos de la organización del fondo se materialicen es
necesario utilizar instrumentos de descripción y búsqueda documental y
realizar previamente las tareas de clasificación, ordenación e instalación del
fondo, en ese orden.
CLASIFICACIÓN
«Clasificar consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un
fondo mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más
específicos, de acuerdo con los principios de procedencia y orden original».
TIPOS DE CLASIFICACIÓN
Clasificación funcional: Se tienen en cuenta las funciones de la entidad
que genera los documentos. Los documentos se agrupan según la función
del que son reflejo o bien según las actividades de las que son resultado.
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Clasificación orgánica: La entidad necesita de una estructura organizativa
que le permita su funcionamiento. Los documentos se agrupan siguiendo
las distintas estructuras administrativas de la institución de la que emanan.
Clasificación por materias: Este elemento no deriva directamente de la
entidad sino de la percepción que se tenga de la misma o de sus
actividades. Los documentos se agrupan tras analizar el contenido de los
mismos, para después establecer grupos según los asuntos de los que
traten.
Independientemente del sistema de clasificación elegido en los Archivos,
los documentos se clasifican:
Por fondos, conjunto documental producido por una institución o entidad.
Por series, dentro de los fondos. Cada serie agrupa documentos del mismo
tipo, reflejo de cada una de las actividades repetitivas que desarrolla la
entidad.
Por expedientes, dentro de las series. El expediente lo integra el conjunto
de documentos referidos al procedimiento de un mismo asunto.
Por documentos sueltos.
ORDENACIÓN
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«La organización de un fondo no termina en la clasificación, sino que se
complementa con la disposición de los distintos elementos.
Es una tarea consistente en relacionar unos elementos con otros de
acuerdo con un criterio establecido de antemano, bien sea la fecha, las
letras del alfabeto, los números. La ordenación se aplica sobre diversos
elementos o en diferentes niveles: los documentos, los expedientes, las series,
etc.»
Las secciones y las series dentro de las secciones, se ordenan teniendo en
cuenta su jerarquía, siguiendo un orden cronológico, por un orden lógico o por
otros criterios.
Los expedientes, dentro de las series, y los documentos, dentro de los
expedientes, se ordenan siguiendo la lógica de su tramitación.
MÉTODOS DE ORDENACIÓN
Ordenación Cronológica: El criterio de ordenación lo determina la
fecha de los documentos (año, mes y día), de mayor a menor, del más
antiguo al más reciente. Dentro de cada año por meses y dentro de
éstos por días.
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Ordenación alfabética: Los documentos se ordenan siguiendo las
letras del alfabeto. Este método se aplica a documentos referidos a
personas, entidades y lugares.
Ordenación numérica: Los documentos se ordenan siguiendo el
número de registro correlativo que se le da en la oficina productora para
controlarlos.
Ordenación por conceptos: los documentos se ordenan siguiendo un
índice previamente confeccionado. Este sistema es válido por ejemplo
para la correspondencia donde se ordenan los documentos por
conceptos y dentro de estos, por orden cronológico.
INSTALACIÓN
La instalación de los documentos en el depósito es la última tarea en la
organización del fondo documental. Consiste en la ubicación física de los
documentos en las estanterías, mediante unidades de instalación (cajas,
legajos y libros) que se pueden ordenar por secciones, series, sub series o
numeración correlativa.
Antes de introducir un expediente en su correspondiente caja, se identifica con
una signatura que haga referencia a la unidad de instalación que lo contiene y
a su orden dentro de la misma. De esta forma se conocerá de manera
inequívoca, la ubicación física del expediente dentro del depósito.
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