SAP Best Practices Logistic Execution! ‘Transporte (LE-TRA) Objetivo El transporte es un elemento esencial de la cadena logistica. Afecta tanto a las. mercancias de entrada como a las de salida. La planificacion y gestion eficaz del transporte garantizan su envio puntual y su llegada a tiempo. Los gastos de transporte tienen un papel esencial en el calculo del precio de un producto. Es importante que los gastos de transporte sean minimos para que el precio del producto sea competitivo. La planificacién y gestion eficaz del transporte permiten mantener bajos los costos. Puede utilizar las funciones de transporte SAP para la planificacién y gestion de: + Transportes entrantes en la Gestion de materiales basados en pedidos y avisos de entrega + Transportes salientes en Comercial basados en peddos de cliente y entregas EI siguiente grafico muestra este proceso: La planificacién y gestion del transporte se basa en el documento de transporte. Este documento facilita el flujo de informacién desde el responsable de transporte hasta el cliente y hasta cualquier agente de servicios implicado en una operacién comercial.SAP Best Practices Logistic Execution 2D” Caracteristicas El componente de transporte incluye funciones basicas de la gestion de transporte: + Planificacién de transporte y despacho de expedicion + Ejecucién de los transportes + Supervisién de los transportes * Tratamiento de gastos Estas funciones de transporte pueden realizar la planificacién y la gestién tanto para el transporte entrante como para el saliente. Puede controlar y supervisar todo el proceso de transporte desde la etapa de planificacion hasta la salida de mercancias desde su propio puesto de expedicién (para transportes salientes) o en la sede del proveedor (para transportes entrantes), pasando por la entrada de mercancias en el domicilio del cliente o en su centro. Otras funciones disponibles son el calculo y la liquidacién de gastos de transporte con el agente de servicios, la transferencia a contabilidad, la creacién de abonos y la verificacién de facturas. Planificacién de transporte La planificacién de transporte implica todas aquellas actividades que deben llevarse a cabo antes de la salida de un transporte desde el puesto de expedicién. Estas actividades incluyen: + Contratar los servicios de un transportista. + Organizar el medio de transporte. Especificar la ruta de transporte. Definir las etapas para cubrir esta ruta de la manera mas eficaz posible. Existen diferentes clases de documentos de transporte para tratar las diferentes formas de transporte (por ejemplo, transportes individuales 0 transportes colectivos). Los documentos de transporte se utilizan como base para llevar a cabo la planificacion de transporte. Esto incluye, entre otras cosas, la ejecucion de las actividades que se han citado.SAP Best Practices Logistic Execution 2D” Documento de transporte El documento de transporte es el elemento central de la planificacién de transporte y el despacho de expedicion. Contiene toda la informacion necesaria para efectuar un transporte. Utilizacion Puede crear documentos de transporte utiizando un pool de trabajo. Se han definido diferentes clases de documentos de transporte para poder reflejar en el sistema las diferentes formas de transporte utilzadas en su empresa. Por ejemplo, se utiliza el documento de transporte individual para planificar y efectuar el transporte de mercancias de un lugar a otro. Se utiliza el transporte colectivo para transportar mercancias de uno o varios lugares de salida a uno 0 varios lugares de destino. Existen clases de documentos separados que tratan transportes entrantes y salientes. Puede utilizar los documentos de transporte para: + Combinar entregas en un transporte entrante o saliente Especificar etapas de transporte Tramos Puntos fronterizos Puntos de trasbordo + Asignar mercancias a unidades de manipulacién + Asignar agentes de servicios + Especificar programaciones de transporte previstas + Registrar las programaciones de transporte reales + Especificar mensajes necesarios para el transporte (como por ejemplo, documentos de transporte o mensajes EDI) + Definir textos relacionados con el transporteSAP Best Practices Logistic Execution 2D” Mensajes de transporte Ademas de la impresién y el fax, el teleproceso de datos es otro método de comunicacién cada vez mas importante para el envio de datos de transporte. Los. remitentes (responsables de transporte) transmiten sus ordenes de expedicién y su informacién de transporte a sus agentes de servicios (transportistas, propietarios de barcos, agentes de aduana). Los agentes de servicios organizan el proceso de transporte y se aseguran de que se lleva a cabo de manera correcta. Durante el transporte a menudo se produce una cadena de transporte logistica con varias vias de expedicion y agentes de servicios. Para garantizar la eficacia en una situacion de esta clase, es especialmente importante que todas las partes implicadas ‘obtengan Ia informacion necesaria con la mayor celeridad posible. Concluir la planificacion de transporte Procedimiento Para concluir la planificacién de transporte de un documento de transporte hay que acceder primero al documento, bien usando la funcién de modificacién o el pool de trabejo para planificacion de transporte. Una vez concluidas todas las actividades necesarias, tales como el embalaje, la actualizacién de textos o la asignacién de presiatarios de servicios, puede activar el status Planificado en la pantalla de cabecera de transporte. Una vez configurado el statusPlanificado, la determinacion de tramos se efectlia automaticamente. El documento de transporte est listo para el despacho de expedicién. Resultado ‘Como resultado de la configuracion del indicador Planificado en la pantalla de cabecera del documento de transporte: Ya no se podran afiadir mas entregas al documento de transporte. Ya no se podran desplazar mas entregas dentro del documento de transporte. Ya no se podran quitar mas entregas en el documento de transporte. No se podran asignar entregas a otros documentos de transporte en el pool de planificacién de transporte. Se podra copiar la ruta desde las entregas hasta la cabecera del transporte si se configura el indicador apropiado en Ia clase de transporte y si todas las entregas del mismo documento de transporte tienen la misma ruta. Podra copiar el transportista de las entregas como agente de servicios de transporte en la cabecera de transporte. A pesar de todo, el indicador para copiarSAP Best Practices Logistic Execution 2” el transportista tiene que configurarse antes en la clase de transporte y todas las entregas deben tener el mismo transportista. Ejecucién del transporte El objetivo del despacho de expedicién es concluir las formalidades que supone preparar un transporte para su envio al cliente. Las tareas del despacho de expedicion incluyen pesar los transportes, cargar y contabilizar la salida de mercancias. En el check in (cuando un camién llega a las instalaciones de la empresa) puede grabarse informacién sobre el medio de transporte como, por ejemplo, la info detallada del conductor, el peso del camién y su hora de llegada Puede almacenar toda esta informacion en el documento de transporte e imprimiria en los documentos de transporte cuando, por ejemplo, se configure el status de despacho de expedicion. Hay varios informes disponibles para ayudarle a seleccionar los transportes relevantes para el check in y los relevantes para el despacho de expedicién Contabilizacién de salida de mercancias para transportes Puede contabilizar la salida de mercancias para un transporte completo. Resulta util, por ejemplo, si tiene varias entregas en un transporte que no desea tener que seleccionar y contabilzar individualmente. AAI introducir el ntimero de transporte, el sistema selecciona automaticamente todas las entregas que pertenecen a ese transporte y, a continuacién, contabiliza una salida de mercancias para dichas entregas. ‘Supervision de transportes Para poder planificar y ejecutar los transportes, es importante disponer en todo momento de un resumen de las actividades de transporte planificadas asi como de los transportes en camino. Para ello dispone de varias herramientas. El sistema de informacion se puede utilizar para obtener _una mejor perspectiva de los transportes de diferentes entregas de las maneras siguientes: Informes de gestion de transporte Utilizacion + Los siguientes informes estan disponibles en la gestion de transporte: * Seleccionar transportes: Capacidad libreSAP Best Practices Logistic Execution 57” + Seleccionar transportes: Despacho de expedicion * Seleccionar transportes: Registro a ; 7 + Informe: Mensaje para transportes + Lista de escalas + Lista de gastos de transporte: Caloulo Tratamiento de gastos de transporte Este componente contiene las funciones para calcular y liquidar gastos de transporte en el transporte. Las siguientes posiciones describen como se determinan los gastos de transporte en el transporte, como se transfieren a la contabilidad y cémo se liquidan con el prestatario de servicios. Asimismo, el sistema le ensefia a obtener informacion acerca de los gastos de transporte previstos para el pedido. Documento de gastos de transporte Un objeto en el que se combinan los datos relacionados con los gastos de transporte. El documento de gastos de transporte le permite hacer referencia a partes del documento de transporte para las que se debe efectuar por separado el calculo de los gastos de transporte. Estructura El documento de gastos de transporte consta de las siguientes partes: * Cabecera de gastos de transporte La cabecera de gastos de transporte contiene informaciones generales sobre todo el documento. Es posible visualizar informacién sobre el status, la referencia y la gestién. La informacién de status es un status acumulado que se calcuia a partir de las posiciones individuales. + Posiciones de gastos de transporte Las posiciones hacen referencia a la cabecera de transporte 0 a la etapa de transporte. Las posiciones contienen datos generales para el célculo de los gastos y la liquidacion del transporte como, por ejemplo, el agente de servicios, la fecha del precio y la fecha de liquidacién, el importe de! impuesto y la base imponible, asi como datos organizativos como, por ejemplo, la sociedad, el centro y la organizacién de compras.SAP Best Practices Logistic Execution 2D” Existe un status individual a nivel de posicién para cada una de las funciones de calculo de los gastos de transporte, de imputacion y de transmision a Fl. + Subposiciones de los gastos de transporte El cdlculo de los gastos de transporte se efectia a nivel de subposiciones de los gastos de transporte. En este nivel, también se almacena el resultado del célculo. Dependiendo de la base de céilculo que se haya determinado, esto puede implicar posiciones de entrega individuales, entregas, elementos de expedicion o toda la posicién de costes de transporte. En funcién de la clase de subposicién utiizada, se recibe informacién de diferente tipo. La posicion de entrega, por ejemplo, no tiene informacién sobre las unidades de manipulacion. Calculo de los gastos de transporte Este proceso describe cémo el sistema R/3 calcula los gastos de transporte para documentos o etapas de transporte. Para ello, el sistema utiliza la tecnica de condiciones R/3 en la determinacién de precios. Condi jones previas Para llevar a cabo el célculo de los gastos de transporte para un documento de transporte, deben cumplirse los siguientes requisitos’ + Eltransporte debe marcarse como relevante para el calculo de los gastos de transporte. + Eltransporte debe tener un agente de servicios. + Deben actualizarse los registros de condicién. Calculo de la liquidacion de gastos con el agente de servicios La liquidacion de gastos de transporte con el agente de servicios se lleva a cabo Por posicién de gastos de transporte. Esta liquidacion incluye; Asignacién y transferencia de los gastos de transporte a Fl y a Contabilidad de costes para la creacién de periodificaciones y la contabilizacion de acreedores y Liquidacion automatica por medio del procedimiento de abonos 0 de [a liquidacion manual con el agente de servicios de transporteSAP Best Practices Logistic Execution 2D” Facturacién de los gastos de transporte al cliente Los gastos de transporte pueden representar un factor de coste considerable. Por ello, a menudo no se incluyen en el precio de material, sino que el responsable de transporte los factura por separado al cliente durante la facturacion Puede facturar al cliente los gastos de transporte reales, que incluyen aspectos técnicos tales como las distancias, las zonas de tarifas, las clases de medios de transporte o la clase y el numero de palets.