Concepto
También conocido como método KJ (por Kawakita Jiro, persona que creo esta
herramienta), esta herramienta se utiliza para conseguir gran cantidad de datos en forma de
ideas, opiniones, temas, aspectos a considerar y organizarlos en grupo en base a criterios
afines de relación natural entre cada elemento. En muchas ocasiones, el mayor obstáculo
que es necesario vencer en la fase de planificación de cualquier programa de mejora, radica
en el resultado obtenido en el pasado con otros programas similares. Generalmente se
supone que aquello que tuvo éxito en el pasado, también lo tendrá en el futuro y que lo que
no tuvo éxito en el pasado tampoco lo tendrá en el futuro.
Es muy útil a la hora de lograr que un grupo de personas trate un tema determinado, no de
forma lógica e intelectual, sino de forma creativa. Dada la dificultad existente en el
tratamiento de las ideas, también es útil ante la necesidad de organizar eficazmente el
resultado obtenido, en lo que respecta a datos, con este esquema creativo. Es necesario
tener en cuenta que la eficacia de la herramienta es directamente proporcional al número de
temas o ideas obtenidos, en una sesión de media hora se pueden obtener más de 50 ideas,
número muy superior por lo general al obtenido en una reunión normal de trabajo.
Importancia
Esta técnica estimula la colaboración y la conciliación de intereses y opiniones de los
integrantes del grupo, de tal modo que motiva a los involucrados a crear un compromiso de
llevar a cabo ciertas acciones de solución concretas y definidas. El ambiente participativo
entre los miembros del grupo, permite su conscientización y sensibilización ante el
problema analizado, conduciendo al autodescubrimiento y aceptación de las causas que lo
producen, transformándose el grupo en un equipo de trabajo que busca una meta
compartida. La técnica organiza un gran número de ideas diversas, para construir una
perspectiva amplia y ordenada de información general y específica en torno a un tema o
concepto de interés y gracias a esta herramienta se puede generar tareas constructivas,
autoimpuestas, interesados a resolver la problemática analizada a favor de los objetivos de
la empresa.
Construcción de la técnica
1.- Formas equipos correctos es necesario saber quién en integraran el equipo de trabajo,
este deberá estar formado por personas que dispongan del conocimiento necesario para
tratar las distintas dimensiones del problema o tema en cuestión. Siendo necesario
planificar cuidadosamente quienes lo formaran; aunque por supuesto no es una condición a
priori, como cualquier actividad desarrollada en equipo, la construcción de un DA aumenta
en eficiencia si los miembros del equipo ya están acostumbrados a trabajar juntos en otros
temas. Por lo general los equipos están formados por 5 o 10 personas.
2.- Realizar un proceso de tormenta de ideas respecto al tema en cuestión Es el paso de
recolección de datos y se deben tener en consideración 2 pasos intermedios: Determinar la
pregunta a hacer; esta pregunta debe tener una estructura tal que permita recoger ideas
positivas sobre el tema tratado, así como ser suficientemente vaga o imprecisa para evitar
que al contestarla se caiga en prejuicios y se obtengan respuestas más relacionadas con lo
que se estaba haciendo que con lo que se desea hacer y la realización de la sesión de
tormenta de ideas; deberá hacerse mediante un procedimiento de antelación, existiendo
muchas formas de hacerlo.
3.- Registrar las ideas Las ideas que durante el proceso de tormenta de ideas se hubiera
registrado en una pizarra se transcribirán en tarjetas, se debe hacer hincapié en que las ideas
deben transcribirse tal y como se han establecido dado que el objetivo es capturar la esencia
del pensamiento. El siguiente paso es ponerse de acuerdo con el contenido de las tarjetas.
Para ello el facilitador se asegurará que el conjunto de participantes comprende de la misma
manera la idea que se encuentra escrita en todas y cada una de las tarjetas. El facilitador
debe evitar influenciar al grupo, poniendo especial cuidado en que cada miembro exprese
su propio pensamiento, también debe evitar alcanzar consenso prematuros o artificiales,
aunque permite hacer propuestas que ayuden a ello.
4.- Agrupar las ideas Las tarjetas deben agruparse en grupos relacionados, bien por el
equipo completo o bien por el facilitador. Y encontrando las tarjetas que se relacionan
colocándolas juntas. Repetir el paso anterior hasta que la mayor parte se encuentren
agrupadas. Por lo general deberían formarse más de 10 grupos o agrupaciones.
5.- Crear tarjetas cabeceras Estas tarjetas se caracterizan por dos elementos importantes: 1
se debe identificar de forma clara el hilo común que una a las ideas que cuelgan de él y 2
agruparlas al sentir de los comentarios del grupo. Es necesario discutir cada agrupación u
buscar una tarjeta que capture la idea central que mantiene juntas a las tarjetas de la
agrupación. Estas tarjetas, si existen, serán la cabecera de la agrupación. En caso de que no
exista tal tarjeta se escribirá una, de forma simple y concisa y con el consenso del grupo,
que haga su función. Este proceso se repetirá hasta que todas las agrupaciones dispongan de
su tarjeta.
6.- Transcribir el diagrama de afinidad Obtenidos los datos se discuten los mismos y se
trasfieren a papel soporte rodeado por cada agrupación mediante una línea para facilitar la
visión de conjunto. Aunque el establecimiento de relaciones entre los grupos de ideas y la
determinación de su importancia relativa es objeto de otras herramientas, en ocasiones y
con ánimo de simplificar, se representaran estas relaciones en el propio DA. Para ello suele
ser necesario modificar la colocación se las distintas agrupaciones desde el punto de vista
de cadena visual. Esta colocación definitiva será la que proporcione una mejor
representación de la estructura del problema para los miembros del equipo.
7.- El último paso sería establecer una valoración de los distintos elementos del problema.
Para ello, los participantes darían una puntuación con el siguiente criterio:
1° el elemento es poco importante
2° el elemento es importante, aunque no es crítica
3° el elemento es una importancia crítica
Ventajas
Es una forma eficaz de analizar grandes cantidades de datos de tipo ideas.
permite que aflore a la superficie estructuras que permanecen latentes en los datos.
Ayuda a equipos de trabajo a alcanzar consenso
Ayuda a los equipos de trabajo a ser creativos ante un problema a cualquier situación
Evita la creación de ganadores y perdedores
Consigue que las personas trabajen a un nivel creativo en lugar de un nivel lógico e
intelectual.
Desventajas
El resultado es tan bueno solamente como son las ideas generales
Ni el diagrama de afinidad ni el proceso de construido determinan la forma de tomar
prioridades
El diagrama no indica como tomar acción
El diagrama completo es por lo general difícil de explicar a las personas que no están
involucrados. Este proceso no es apropiado para problemas sencillos o en los que existen
pocas ideas.
Procedimiento
La técnica consiste de tres etapas: la formulación del problema, pasos 1 al 8; la identificación y
diseño de la solución.
1
Formulación del
Problema
2
Identificación y Diseño de la
solución
3
Acciones de
implantación y
control
Ejemplo:
Aplicar la orientación en los
Organizar y dar soporte a
procesos
equipos eficaces
Tener habilidad Reducir la
Ser capaz de Implementación
como facilitador variabilidad de
formar a otros Ser capaz de de C.E.P
los
alcanzar procesosequipo
consenso en
Conocer los Pensamiento
Organización de equipo
métodos de enfocado en los
equipos trabajo de
multifuncionales procesos
equipo
Comunicar a otros niveles de Difusión en todo ámbito de la
conocimiento empresa
Ser capaz de Identificación de Vender la
Ser capaz de Comunicar dirección las
vencer la propietarios de
comunicar estadística a no ventajas de
estadísticos resistencia al procesos
cambio trabajo de equipo
Integración
Hacer buen uso
estadística en la
de la estadística
gestión
Bibliografía
(s.f.). Obtenido de [Link]
[Link]/uploads/3/9/8/8/39882587/diagrama_de_afinidad.pdf
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