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SL – MANUAL DE SELECCIÓN

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ISO 9001: 2008

 Historia del Documento

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1 Creación de la última versión del Manual de Bienestar de Personal – Kactus) 10/12/2014
2 Actualización formato y diseño del documento 06/10/2015
3 Actualización formato y diseño del documento 03/11/2015

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Tabla de contenido
GENERALIDADES .................................................................................................................................................. 13
MANUAL DE USUARIO ......................................................................................................................................... 13
Inicio del programa – Menú............................................................................................................................. 13
SL – SELECCION ................................................................................................................................................... 17
DESCRIPCIÓN - FUNCIONALIDAD................................................................................................................ 17
FLUJO DE PROCESO ............................................................................................................................................ 18
DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO ............................................................................................................. 21
1. DEFINICION DE PARAMETROS ..................................................................................................................... 22
[Link] DE PRUEBAS (KSLMPRUE)..................................................................................................... 22
1.1.1. Código y nombre prueba: ................................................................................................................... 23
1.1.2. Carácter: ............................................................................................................................................... 23
1.1.3. Forma de calificación: ......................................................................................................................... 23
1.1.4. Descripción detallada de la prueba: ................................................................................................... 23
1.1.5. Calificación web: ................................................................................................................................. 23
1.1.6. Perfiles asociados de .......................................................................................................................... 23
1.1.7. Maneja competencias:......................................................................................................................... 24
1.1.8. Maneja Escalas de calificación:.......................................................................................................... 24
1.1.9. Publicar resultados de pruebas: ........................................................................................................ 24
1.1.10. Carpeta Perfiles Asociados: ............................................................................................................ 24
1.1.11. Carpeta Variables: ............................................................................................................................ 25
1.1.12. Carpeta Escala de Calificación: ....................................................................................................... 25
[Link]ÓN CARGO/PRUEBA (KSLRCAPR) .............................................................................................. 26

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1.2.1. Cargo: ................................................................................................................................................... 26

1.2.2. Peso acumulado: ................................................................................................................................. 27
1.2.3. Pruebas: ............................................................................................................................................... 27
1.2.4. Código y nombre de la prueba: .......................................................................................................... 27
1.2.5. Peso:..................................................................................................................................................... 27
[Link] DE SELECCIÓN (KSLGRSEL) .................................................................................................... 28
1.3.1. Grupo de Selección: ............................................................................................................................ 28
1.3.2. Estado: ................................................................................................................................................. 28
1.3.3. Tipo:...................................................................................................................................................... 29
SE PUEDE DEFINIR DOS TIPOS: GENERAL (ESTE TIPO NO TIENE INACTIVIDAD, SIEMPRE ESTARÁ VIGENTE EN LA EMPRESA) Y
PARTICULAR ( CUANDO EXISTE UNA NECESIDAD ESPECIFICA EN EL TIEMPO) .............................................................. 29
1.3.4. Justificación: ....................................................................................................................................... 29
[Link] DE SELECCIÓN (KSLMETAP) ..................................................................................................... 29
1.4.1. Tipo de selección: ............................................................................................................................... 30
1.4.2. Puntaje Mínimo y máximo acumulado: .............................................................................................. 30
1.4.3. Puntaje Mínimo Aprobatorio: .............................................................................................................. 30
1.4.4. Publicar etapas: ................................................................................................................................... 30
1.4.5. Publicar pruebas asociadas: .............................................................................................................. 30
1.4.6. Carpeta Etapas: ................................................................................................................................... 31
1.4.7. Carpetas pruebas asociadas: ............................................................................................................. 31
1.5. PARAMETROS DE SELECCIÓN (KSLPARSL) .......................................................................................... 31
1.5.1. Parámetros Requisiciones: ................................................................................................................. 32
1.5.2. Parámetros Self Service:..................................................................................................................... 34
1.5.3. Parámetros Convocatorias: ................................................................................................................ 36

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1.5.4. Carpeta Estados Asociados: .............................................................................................................. 39

1.5.5. Carpetas Archivos: .............................................................................................................................. 39
[Link] E-MAIL DE NOTIFICACION PRUEBAS (KSLPRUMA) ...................................................... 39
1.6.1. Variable: ............................................................................................................................................... 40
1.6.2. Tipo E-mail: .......................................................................................................................................... 41
1.6.3. Activar envió Correo: .......................................................................................................................... 41
1.6.4. Asunto: ................................................................................................................................................. 41
1.6.5. Cuerpo del mail:................................................................................................................................... 41
[Link] FLUJO APROBACION – REQUISICION (KGNEFLUJ) ................................................ 42
[Link] DEL FLUJO DE APROBACIONES - REQUISICIONES (KGNFLUJO) .................................... 42
1.8.1. Definición Estado Solicitud ................................................................................................................ 42
1.8.2. Definición Estado Aprobadores ......................................................................................................... 43
[Link] E-MAIL FLUJO DE APROBACIONES - REQUISICIONES (KGNCORDE) ..................... 43
1.9.1. Código flujo: ........................................................................................................................................ 44
1.9.2. Estado: ................................................................................................................................................. 44
1.9.3. Identificación o cargo:......................................................................................................................... 44
1.9.4. Detalle: ................................................................................................................................................. 44
[Link] CUERPO E-MAIL FLUJO DE APROBACIONES - REQUISICIONES (KGNINFNO) ............. 45
1.10.1. Código y Nombre programa: ........................................................................................................... 45
1.10.2. Tipo e-mail: ....................................................................................................................................... 45
1.10.3. Copia del correo: .............................................................................................................................. 46
1.10.4. Tabla Adicional correo: .................................................................................................................... 46
1.10.5. Tags: .................................................................................................................................................. 46
1.10.6. Asunto: .............................................................................................................................................. 46

002 [Link] – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento.
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1.10.7. Cuerpo: .............................................................................................................................................. 46

[Link] FLUJO DE APROBACIONES - REQUISICIONES (KNMSOLTR) ............................................ 47
1.11.1. Responsable: .................................................................................................................................... 47
1.11.2. Código Solicitud: .............................................................................................................................. 47
1.11.3. Código Estado: ................................................................................................................................. 47
1.11.4. Fecha Modificación: ......................................................................................................................... 48
1.11.5. Tipo Aplicación: ................................................................................................................................ 48
1.11.6. Observaciones: ................................................................................................................................. 48
[Link] DEL CARGO PARA LA OFERTA SALARIAL (KSLPACOF) ........................................... 48
1.12.1. Carpeta Conceptos Fijos: ................................................................................................................ 49
1.12.2. Carpeta Beneficios: .......................................................................................................................... 50
1.12.3. Carpeta Textos: ................................................................................................................................ 50
[Link] KIT DE INGRESO (KSLKITIN)......................................................................................... 51
1.13.1. Carpeta Recursos para el cargo ...................................................................................................... 51
1.13.2. Carpeta Información de permisos y accesos ................................................................................. 53
2. PROCESO DE SELECCIÓN ............................................................................................................................ 53
[Link] DE PERSONAL WEB ([Link]) .................................................................. 53
2.1.1. NOTIFICACION:.................................................................................................................................... 55
2.1.2. PRIMER APROBADOR: ....................................................................................................................... 55
[Link] DE PERSONAL (KSLREQPE) ............................................................................................. 56
2.2.1. Grupo de selección: ............................................................................................................................ 57
2.2.2. Requisición: ......................................................................................................................................... 57
2.2.3. Forma de cobertura: ............................................................................................................................ 57
2.2.4. Filtro de Selección de candidatos: ..................................................................................................... 57

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2.2.5. Fecha de solicitud: .............................................................................................................................. 57

2.2.6. Validar vacantes en: ............................................................................................................................ 58
2.2.7. Cargo a proveer: .................................................................................................................................. 58
2.2.8. Nro. de personas: ................................................................................................................................ 58
2.2.9. Fecha posible ingreso: ........................................................................................................................ 58
2.2.10. Centro de costo: ............................................................................................................................... 58
2.2.11. Vacantes Cubiertas: ......................................................................................................................... 58
2.2.12. Secuencial Nivel, Dependencia: ...................................................................................................... 59
2.2.13. Carpeta Datos Generales: ................................................................................................................ 59
2.2.14. Carpeta Ingreso: ............................................................................................................................... 61
2.2.15. Carpeta Estado de la requisición: ................................................................................................... 63
2.2.16. Carpeta Observaciones:................................................................................................................... 65
[Link] DE APROBACIONES WEB ([Link]) ..................................................................... 65
2.3.1. PRIMER APROBADOR: ....................................................................................................................... 65
2.3.2. Lista de Requisiciones por aprobar: .................................................................................................. 65
2.3.3. Como visualizar las observaciones: .................................................................................................. 67
2.3.4. Correos que Emite: .............................................................................................................................. 69
2.3.5. SEGUNDO APROBADOR: ................................................................................................................... 70
[Link]ÓN DE PERSONAL (KSLSELCA) ................................................................................................ 71
2.4.1. Grupo de Selección: ............................................................................................................................ 71
2.4.2. Requisición: ......................................................................................................................................... 71
2.4.3. Cargo: ................................................................................................................................................... 72
2.4.4. Perfiles Empleados: ............................................................................................................................ 72
2.4.5. Fecha de Selección: ............................................................................................................................ 72
002 [Link] – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento.
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2.4.6. Candidatos: .......................................................................................................................................... 72

2.4.7. Validaciones: ....................................................................................................................................... 72
2.4.8. Sub-Carpeta Perfiles: .......................................................................................................................... 72
2.4.9. Sub-Carpeta Condiciones: .................................................................................................................. 73
2.4.10. Carpeta Aspirantes:.......................................................................................................................... 73
2.4.11. Convención de calificaciones:......................................................................................................... 73
2.4.12. Botones: ............................................................................................................................................ 73
2.4.13. Calificar: ............................................................................................................................................ 74
2.4.14. Selección:.......................................................................................................................................... 74
2.4.15. Inscribir en Requisición: .................................................................................................................. 74
2.4.16. Perfiles: ............................................................................................................................................. 74
2.4.17. Enviar correo: ................................................................................................................................... 74
[Link] DE ASPIRANTES (KSLCONAS) ............................................................................................. 75
[Link] DE PRUEBAS (KSLCAPRU) ............................................................................................... 76
76
2.6.1. Grupo Selección: ................................................................................................................................. 76
2.6.2. Requisición: ......................................................................................................................................... 76
2.6.3. Fecha Definición: ................................................................................................................................. 77
2.6.4. Tipo Calendario: .................................................................................................................................. 77
2.6.5. Prueba: ................................................................................................................................................. 77
2.6.6. Carpeta Aspirantes preseleccionados: .............................................................................................. 77
2.6.7. Evaluadores: ........................................................................................................................................ 78
[Link]ÓN DE PRUEBAS (KSLAPPRU) ................................................................................................. 79
2.7.1. Carpeta Pruebas de la Requisición: ................................................................................................... 79

002 [Link] – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento.
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2.7.2. Carpeta Aspirantes de la Prueba / Perfiles: ....................................................................................... 80

[Link] DE PRUEBAS WEB ([Link]) ..................................................................... 82
[Link] CONSOLIDADO DE PRUEBAS (KSLCONPR) ......................................................................... 83
2.10. MAESTRO CONSOLIDADO DE PRUEBAS (KSlIncoa) ...................................................................... 85
2.10.1. Carpeta general: ............................................................................................................................... 85
2.10.2. Carpeta Evaluadores: ....................................................................................................................... 87
2.10.3. Carpeta Calificación Cuantitativa y Cualitativa: ............................................................................. 87
[Link] SALARIAL (KSLOFESA) ........................................................................................................... 87
2.11.1. Carpeta documentos: ....................................................................................................................... 92
[Link] PROCESO DE SELECCIÓN (KSLINSEL) ................................................................................ 93
2.12.1. Módulo: ............................................................................................................................................. 93
2.12.2. Grupo de Selección .......................................................................................................................... 93
2.12.3. Postulante: ........................................................................................................................................ 94
2.12.4. Carpeta General: ............................................................................................................................... 94
2.12.5. Carpetas Descripción general, Aspecto Académico, Aspecto laboral, Verificación Referencias,
pruebas sicotécnicas, recomendaciones y concepto:.................................................................................. 94
2.12.6. Informe: ............................................................................................................................................. 95
3. REPORTES ...................................................................................................................................................... 95
[Link] ETAPAS DE REQUISICIONES ROL LIDER ([Link]) ..................................... 95
[Link] ETAPAS DE REQUISICIONES ROL RRHH ([Link]) ...................................... 97
4. PROCESO DE CONTRATACIÓN .................................................................................................................... 98
[Link] DE DATOS A CONTRATACION (KSLTRADA)............................................................. 98
4.1.1. Carpeta Contratos: .............................................................................................................................. 99
4.1.2. Carpeta Planta: .................................................................................................................................. 101

002 [Link] – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento.
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4.1.3. Carpeta dependencia: ....................................................................................................................... 101

4.1.4. Carpeta Datos Adicionales: .............................................................................................................. 101
[Link] RESULTADO EXAMENES MEDICOS (KBIDATAD) .............................................................. 102
[Link] DE CHEQUEO (KBILISCH) ............................................................................................................ 103
4.3.1. Proceso: ............................................................................................................................................. 103
4.3.2. Ítem, Cód. Documento y Nombre Documento: ................................................................................ 103
4.3.3. No Copias. ......................................................................................................................................... 103
4.3.4. Validar por maestro, còd Maestro y Maestro: .................................................................................. 103
[Link] LISTA DE CHEQUEO (KBIVLISC) .......................................................................................... 104
GLOSARIO............................................................................................................................................................ 105

002 [Link] – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento.
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INTRODUCCIÓN

El fin principal de este manual es el de guiar al lector (Usuario) en la comprensión, visualización y entendimiento del proceso de
Selección, el cual, hace parte del Módulo Sl de Gestión Humana del Sistema Kactus HCM.

Aquí encontrara la definición del proceso de forma clara y concisa, el flujograma de procesos y subprocesos del que se compone el
tema de Selección, de donde capta información previa, como la procesa, como la ejecuta y en donde guarda o deposita información
para su uso posterior.

Este Manual tiene una vida útil limitada, debido a posibles cambios o mejoras del sistema, en caso de presentarse variaciones, se le
informará al usuario (Cliente) de estas novedades y se le otorgara un documento adicional con la información necesaria para que
ejecute el programa sin inconvenientes.

Esperamos que sea una herramienta útil para su uso y trabajo, que sea claro y fácil de entender y de operar.

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DEFINICIÓN DE PROCESO (Modelo 5W)

El Modelo 5W es un concepto vinculado a la redacción y presentación de información. Es una fórmula para obtener el concepto o la historia sobre
algo, sus componentes básicos son: What (Que), How (Como), Where (Donde), When (Cuando), Why (Porque) Who (Quien).

¿Qué es?

Es el procedimiento mediante el cual busca conseguir aquella persona que cumpla los requisitos necesarios para ocupar un determinado cargo al
interior de una organización.

¿Cómo lo Hace?

Dicho procedimiento se inicia con una requisición de personal y finaliza con la consecución de candidatos potencialmente elegibles para ocupar el
cargo.

¿Dónde?

Se realizan en las empresas u organizaciones del sector privado o público, en este caso, en el servidor cliente donde se instalaron los programas
del Sistema Kactus HCM.

¿Cuándo?

Según la requisición de personal con la que cuente la organización. En ciertos sectores productivos se presenta mayor actividad en la necesidad
de personal y el cubrimiento de plazas o puestos de trabajo.

¿Por qué?

Para cumplir con los objetivos misionales mediante la sinergia del Recurso Humano, por esta razón, la calidad y motivación de las personas que la
organización pueda atraer y mantener será un elemento definitivo básico en sus posibilidades de ser exitosa.

¿Quién?

Los Usuarios Lideres de los Procesos de Gestión Humana del Sistema Kactus y los Posibles Colaboradores mediante el uso del Self Service.

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GENERALIDADES
Manual de Usuario
El módulo de Análisis de Cargos forma parte del grupo de programas de Recurso Humano del sistema Kactus-HR. A continuación se
explicará paso a paso el funcionamiento del programa y su forma de navegación.

Inicio del programa – Menú

Para iniciar el programa tan sólo hay que dar doble clic en el icono de KMenu126 del sistema Kactus que está ubicado
en el escritorio.

A continuación el sistema despliega la siguiente pantalla, donde usted debe ingresar el código de usuario y clave que se
le ha sido asignado.

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BARRA DE HERRAMIENTAS
Cada uno de los programas que componen el sistema Kactus se caracterizan por tener en la parte superior un grupo de herramientas
de distinta funcionalidad:

Notificación de correos

Copia un registro

Pega un registro copiado previamente

Envía a la impresora directamente

Vista previa del reporte prediseñado del programa

Muestra en pantalla el primer registro

Muestra el registro anterior

Muestra en pantalla el último registro

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Muestra el siguiente registro

Adiciona un nuevo registro

Borra o elimina un registro.

Edita información del registro actual.

Graba los cambios hechos a un registro.

Descarta los cambios hechos a un registro

Muestra la forma del QBE para hacer consultas

Alterna mostrando la información en grilla o formulario.

Desarrolla cubos y gráficas estadísticas.

Incluir y/o consultar Notas o Alertas

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Generador de Reportes Dinámicos

Vínculo con Word para combinación de correspondencia

Exportar datos a Excel

Cada uno de estos botones cumple una función detallada y el éxito del sistema depende como se haga uso de cada uno de ellos

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SL – SELECCION
DESCRIPCIÓN - FUNCIONALIDAD

“Su empresa exige la mejor decisión”

El proceso de Selección es una secuencia de pasos a realizar, con la finalidad de conseguir aquella persona que cumpla los requisitos
necesarios para ocupar un determinado cargo al interior de una organización, dichos pasos deben efectuarse de manera secuencial y
disciplinada con el fin de evitar posibles errores al momento de realizarse.

El objetivo principal es encontrar candidatos idóneos que cumplan con el perfil establecido por la organización según las necesidades
actuales y futuras, con las habilidades específicas requeridas para la ejecución del cargo.

Objetivo: Una de las características del módulo de Selección es la utilización de procedimientos (métodos) evaluativos que permitan la
toma de decisión sobre la adecuación de los candidatos al puesto. Los instrumentos que se podrían emplear en un proceso de
selección son innumerables y entre ellos se encuentran: hojas de vida, requisiciones, historiales profesionales, entrevistas no
estructuradas, estructuradas, entrevistas conductuales, pruebas y decisiones finales conforme a los perfiles de la Organización.

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FLUJO DE PROCESO
Líder Talento Humano

SL - SELECCION

INICIO

DEFINICION DE
PARAMETROS

Maestro de Pruebas
(KSlMprue)

Relación cargo/ Pruebas

(KSlRcapr)

Grupos de Selección
(KSlGrsel)

Etapas de Selección
(KSlMetap)

Parámetros de selección
(KSlParsl)

Parámetros e-mail
notificación pruebas
(KSlPruma)

Especificación flujo
aprobación - requisición
(KGnEfluj)

Definición flujo
aprobación - requisición
(KGnFlujo)

Destinatarios e-mail
flujo aprobación
(KGnCorde)

Cuerpo e-mail flujo

aprobación
(KGnInfno)

Maestro estado flujo

aprobaciones
(KNmSoltr)

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Jefe de Area Analista de Recursos Humanos Psicólogo

SL - SELECCION

Requisición de Personal
Solicitud de personal Inserta en:
(KSlReqpe)
web
([Link])

FLUJO DE
FIN RECHAZADA APROBACIONES
([Link])

APROBADA

Búsqueda de
candidatos
(KSlSelca)

Consulta de aspirantes
(KSlConas)

Calendario de Pruebas
(KSlCapru)

Entrevista Jefe Aplicación de pruebas

Inmediato (KSlAppru)

NO APROBO

APROBO
Termina el proceso para
el postulante
Consolidado pruebas
CALIFICACION DE
APROBO PRUEBAS
(KSlConpr)
([Link])

Aspirantes
Seleccionados
NO APROBO
(KSlIncoa)

Informe proceso Termina el proceso para

selección el postulante
(KSlInsel)

Notificación por e-mail

área de contratación de
los candidatos
seleccionados

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Jefe de Contratación

CONTRATACION

Candidatos
Pre – Seleccionados
(KSlIncoa)

Envió a Exámenes
NO APTO
Médicos
APTO

Aspirante estado
NO SELECCCIONADO
(KSlIncoa)

Aspirante estado
Termina el proceso para
ELEGIBLE
el postulante
(KSlIncoa)

Transferencia de Datos -
Contratado
(KSlTrada)

Empleados Contrato Planta

(KBiEmple) (KNmContr) (KAcPlant)

Resultado Examen
Ingreso
(KBiDatad)

INICIA PROCESO
NOMINA

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DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO

El sistema modular Kactus-HR posee una estructura capaz de llevar a cabo un proceso con el fin de mejorar la selección del personal
mediante pruebas aptitudinales psicotécnicas a que son sometidos los candidatos al puesto o cargo; y su posterior incorporación al
mismo, dependiendo de los perfiles diseñados por la Organización o forma de selección que se tenga.

La selección de personal es un proceso mediante el cual las organizaciones (por ejemplo, administraciones públicas, instituciones,
empresas, etc.) deciden cuál de los aspirantes a una determinada plaza es el más apto para desempeñarla. En otras palabras, la
selección de personal es un proceso de toma de decisión sobre el ajuste de los candidatos a los puestos ofertados.

Este es un Módulo en el cual usted podrá crear su perfil de selección basado en Competencias, habilidades, conocimientos; perfiles a
nivel de requisitos de educación y experiencia el cual le permitirá hacer la selección del personal requerido en su Organización de una
manera más ordenada y optimizada.

► Modelo de Selección por Competencias, entendiéndose por “Competencia”, aquella característica personal de un individuo que
está relacionada de forma causal con un desempeño excelente en el puesto de trabajo que ocupara.

► Permite llevar un control de las requisiciones Internas, externas o mixtas poder llevar el histórico de aprobación de la requisición y
su fecha de iniciación de proceso y fecha final del mismo.

► Permite crear las pruebas necesarias para el proceso de selección con variables y escalas de calificación con sus respectivos
reportes que indican que aspirante es el más idóneo para el cargo en proceso.

► Almacena el histórico de los posibles candidatos a suplir una nueva requisición. Es posible sugerir algunos funcionarios que se cree
cumplen con el perfil para que el sistema los evalúe automáticamente.

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1. DEFINICION DE PARAMETROS

1.1. MAESTRO DE PRUEBAS (KSlMprue)

En este maestro se definen las pruebas que se les aplicarán a los aspirantes en el proceso de selección.

Para crear un nuevo registro, seleccione el botón adicionar que se encuentra en la barra de herramientas, e ingrese la información
sin dejar campos vacíos.

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1.1.1. Código y nombre prueba:

Por cada una de las pruebas que se tengan dentro de la organización se debe asignar
un código y el nombre correspondiente.

1.1.2. Carácter:
Se definen de tipo Eliminatorias (Exclusión de un participante del proceso) o clasificatorias (continuidad del aspirante
en el proceso de selección)

1.1.3. Forma de calificación:

Se clasifican como cualitativas (cualidades o atributos que sirven de base en una clasificación) ó cuantitativas
(cuando los elementos de un conjunto son calificables).

1.1.4. Descripción detallada de la prueba:

Digite brevemente en que consiste la prueba o determine sus aspectos
más relevantes.

1.1.5. Calificación web:

Permitirá publicar la prueba en el self-service en la parte de Selección de aspirantes para que el evaluador pueda
calificarla desde la web.

1.1.6. Perfiles asociados de

Por cada prueba se asocian las competencias que se van a medir, indicando si las quiero traer
del módulo de análisis de cargos, del cual me trae hasta la competencia o si las quiero traer del
módulo de evaluación del desempeño, del cual no solo trae las competencias, sino también las
conductas asociadas

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1.1.7. Maneja competencias:

Este campo valida que la prueba sea de entrevista para que en "aplicación de pruebas" KSlAppru traiga los
perfiles de "evaluación de puestos" KBiEvalu de la carpeta requisitos y competencias/principales
competencias requeridas por el ocupante.

1.1.8. Maneja Escalas de calificación:

Se activa la pestaña de la parte inferior Escala de calificación en la cual se podrá colocar una escala para
definir el puntaje y la descripción de los resultados de las pruebas.

1.1.9. Publicar resultados de pruebas:

Publica en KACTUSRL los resultados de las pruebas obtenidas en la prueba o cada una de las pruebas ya
calificadas por el Evaluador. Guarde el registro de la cabeza para que los datos queden consignados en el
sistema.

1.1.10. Carpeta Perfiles Asociados:

Posteriormente con botones de la parte inferior
registre e Indique que perfiles van a ser usados
para medir la prueba que está registrando.

De clic en cada uno de los ítems:

registro, requerimiento y especificación con el
objetivo de determinar que perfiles o
competencias se medirán con cada una de las
pruebas. Recuerde: estos datos deben estar
parametrizados previamente en el módulo de
Análisis de Cargos (KAcTiprg, KAcrequi y
KAcEspec).

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Después de haber diligenciado los datos completamente, guarde la información dando clic en el botón “guardar” El sistema
almacena la información en el programa.

1.1.11. Carpeta Variables:

En la pestaña Variables se coloca el puntaje

máximo y el mínimo que debe sacar una
persona en la prueba para que el sistema
automáticamente ubique la escala y pueda
definir si pasa o no pasa la prueba.

1.1.12. Carpeta Escala de Calificación:

Se define la escala de posición de los resultados de

la prueba con su descripción para detectar al final
de las pruebas en que escala quedo la calificación y
si paso o no paso.

Después de haber diligenciado los datos

completamente, guarde la información dando clic en
el botón “guardar” El sistema almacena la
información en el programa.

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1.2. RELACIÓN CARGO/PRUEBA (KSlRcapr)

Después de haber definido cada una de las pruebas, el paso siguiente es relacionarlas con el cargo, es decir, definir las pruebas que
se aplicarán al cualquier cargo dentro de la Organización.

Para crear un nuevo registro, seleccione el botón adicionar que se encuentra en la barra de herramientas, e ingrese la información
sin dejar campos vacíos.

1.2.1. Cargo:
Dando clic sobre la lupa podrá obtener el listado de todos los cargos que están
definidos en KBicargo.

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1.2.2. Peso acumulado:

El sistema lo calcula automáticamente con base en los pesos de las pruebas que está asociando en el detalle de este
programa.

1.2.3. Pruebas:

Con la ayuda de los botones de la parte inferior

seleccione las pruebas que se le aplicaran al cargo que
relaciono en la parte superior y defina el respectivo
peso.

1.2.4. Código y nombre de la prueba:

Con el botón le permitirá visualizar las diferentes pruebas definidas en KSlMprue

(Maestro de pruebas).

1.2.5. Peso:
Por cada una de las pruebas se le asigna el peso correspondiente, este peso tiene incidencia en los reporte finales. La
Suma del Peso de las Pruebas no Pueden Sobrepasar el 100%.

Después de haber diligenciado los datos completamente, guarde la información dando clic en el botón “guardar” El sistema
almacena la información en el programa.

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1.3. GRUPOS DE SELECCIÓN (KSlGrsel)

En este programa se define la forma de agrupar y relacionar las requisiciones de acuerdo a las áreas de la empresa.

1.3.1. Grupo de Selección:

Se asigna código y nombre que se le dará al grupo de selección.

1.3.2. Estado:
El cambio de estado depende si la requisición pierde vigencia. Existen algunas que están siempre vigentes porque
son muy comunes para la empresa, pero también pierden vigencia cuando el requerimiento es específico y al
cumplirse no vuelve a ser necesario. Si el estado es inactivo, el grupo de selección no se visualizará durante todo
el proceso.

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1.3.3. Tipo:

Se puede definir dos tipos: General (este tipo no tiene inactividad, siempre estará vigente en
la empresa) y particular ( cuando existe una necesidad especifica en el tiempo)

1.3.4. Justificación:

En el campo Justificación selección, digite brevemente los motivos por los cuales se realiza la selección o
utilícelo para describir otros asuntos relacionados.

1.4. ETAPAS DE SELECCIÓN (KSlMetap)

En este programa se parametrizan las diferentes etapas que tienen definido dentro de la compañía para todo el proceso de selección y
se le asocian las pruebas según la etapa.

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1.4.1. Tipo de selección:

Para cada tipo de selección abierta, cerrada y mixta se deben crear las etapas. Este proceso impacta en la
requisición de personal.

1.4.2. Puntaje Mínimo y máximo acumulado:

Ingresar los puntajes mínimo y máximo acumulado para todo el proceso de selección.

1.4.3. Puntaje Mínimo Aprobatorio:

Se asigna el puntaje mínimo aprobatorio que deben obtener los postulantes para aprobar el proceso de
selección.

1.4.4. Publicar etapas:

Se publican las etapas correspondientes.

1.4.5. Publicar pruebas asociadas:

Se publican las pruebas que están asociadas

a la etapa.

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1.4.6. Carpeta Etapas:

Con ayuda de los botones de la parte inferior asignar código, nombre y peso de cada una de las etapas, no se deben pasar del tope
máximo acumulado.

1.4.7. Carpetas pruebas asociadas:

Por cada una de las etapas creadas se pueden asociar las

pruebas correspondientes al proceso de selección, no
debe superar el máximo acumulado registrado.

1.5. PARAMETROS DE SELECCIÓN (KSlParsl)

En este programa se encuentran diferentes opciones a nivel de parámetros

que permitirán al usuario activar, desactivar o usar diferentes opciones
conforme a las necesidades del mismo.

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1.5.1. Parámetros Requisiciones:

[Link]. Carpeta Generales:

[Link].1. Visualizar información Destino:

(Especifico parámetros Seven) por default debe venir en N si se marca habilita una pestaña en requisición
de personal llamada información destino.

[Link].2. Automatizar Consecutivo Requisición de Personal:

Este actúa para inactivar el campo Código de la requisición y el sistema lo genera
automáticamente.

[Link].3. Bloquear calificación al cerrar la prueba:

Bloquea en el programa KSlAppru para cambiar las calificaciones, si está marcado no permite
modificarlas después de cerradas las pruebas.

[Link].4. Habilitar parámetros detalle requisición:

Por default se encuentra marcado en N, si se marca debe habilitar parámetros de KSlArxcc que
insertara la información predefinida de contratos relacionándolo con cargo y centro de costo. Este
permitirá visualizar dicha información en el programa KSlReqpe la pestaña detalle requisición.

Estándar: Las firmas de la requisición traen dirección gestión humana.

Temporal: las firmas las trae de la usuaria, para que firme quien hace la solicitud de requisición.

[Link].5. Tipo de cálculo para la aplicación de pruebas:

Cuando se habilita la opción SUMATORIA y se ingresa al programa KSlAppru se da clic en el botón
cerrar prueba el sistema realiza el cálculo y sumatoria de todos los ítem evaluados y según las
variables del maestro de pruebas define si aprobó o no la prueba.

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Cuando se habilita la opción PROMEDIO y se ingresa al programa KSlAppru se da clic en el botón

cerrar prueba el sistema realizara el cálculo de según los ítems evaluados los suma y posteriormente
realiza la división por la cantidad de ítems evaluados (promedio).

[Link].6. Inactivar contrato traslado:

Va junto con un trigger que al realizar el proceso de KSlTrada, al pasar a contratos deja el
estado del funcionario en inactivo y en estado del cargo podrán el que le asociamos en
KSlParsl, esto con el fin de que otra persona quien revisa el contrato realice la activación.

[Link].7. Usa etapas de selección:

Se habilita la opción de utilizar las etapas del maestro KSlMetap y se inserta las etapas en KSlReqpe.

[Link].8. Usa oferta salarial:

Se habilita la opción de utilizar oferta salarial del programa KSlOfesa.

[Link].9. Estado cargo para Ausentismo

Se crea un estado de cargo en KNmEscar el cual cumplirá la función en la planta de
personal KAcPlant cuando una persona tenga este estado de cargo en planta aunque el
cargo no este vacante le permita realizar la requisición de personal. Ejemplo: una persona
que se va de la empresa y el jefe de área quiere realizar el empalme con la persona nueva por ende necesita hacer la requisición de
personal.

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[Link]. Carpeta Perfiles de Selección:

[Link].1. En aplicación de pruebas:

Insertar todas las pruebas: en el programa KSlAppru (Aplicación de pruebas) inserta todas las
pruebas que se tengan parametrizadas para el cargo.

Insertar la primera prueba: en el programa KSlAppru (Aplicación de pruebas) el sistema

insertara la primera prueba y cuando esta esté cerrada insertara la que continúa.

1.5.2. Parámetros Self Service:

[Link]. Activar sueldo:

Permite que en la web se visualice el sueldo y sea modificable.

[Link]. Solicitar horario de trabajo:

Permite que en la web y en requisición de personal KSlReqpe solicite y es obligatorio escoger el horario que va
a cubrir la vacante. Lee de KNmTurno.

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[Link]. Activar tipo de contrato:

Activa en la página de requisiciones los diferentes tipos de contrato que se manejan.

[Link]. Ocultar sueldo:

Se oculta el sueldo en la página de requisiciones de personal.

[Link]. Visualizar sueldo cero:

Muestra el campo sueldo básico sombreado y en cero para todos los cargos pero inserta en KSlReqpe
(requisición) con el sueldo correspondiente de KBiCargo.

[Link]. Activar valida en:

Este campo permite parametrizar la opción de valide vacantes en planta, cargo y no
valide esto con el fin de que en la requisición vía web y cliente servidor no se
habilite el combo de validar vacantes en, para poder controlar las vacantes.

[Link]. Nombre Dependencia:

Digitar el nombre de la dependencia Ejemplo: (Área, Departamento).

[Link]. Árbol

Con la opción lupa se escoge el árbol y la dependencia para que esta se visualice en Self Service en requisición de personal.

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[Link]. Observaciones:
Observaciones que den lugar.

1.5.3. Parámetros Convocatorias:

Estos parámetros se definen para el proceso que se maneja por
KSlConvb, regularmente empresas del estado.

[Link]. Permite cambio de inscripción:

Este check permite al usuario realizar un cambio
de inscripción después de haberse inscrito a una
convocatoria activa. (Self Service).

[Link]. Seleccionar vacantes planta:

Permite seleccionar las vacantes de KAcPlant las
que se tengan creadas según el cargo.

[Link]. Validar estados cargo:

El sistema permite incluir varios estados de cargo que pueden afectar un proceso de selección, estos estados se
registran en la pestaña "Estados Asociados" del programa (KSlParsl) pestaña Estados Asociados.

[Link]. Filtrar
Permite escoger un centro de costo y que solo muestre las vacantes asociadas o creadas para ese
centro de costo.

[Link]. Maneja áreas Selección:

Un proceso de selección puede desarrollarse por centro de costos o áreas de selección, si la entidad va ejecutar
el proceso por áreas (Ej.: Civil, Penal, Menores) debe marcar el check y además parametrizar dichas áreas en el
“maestro de definición de áreas”

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[Link]. Maneja restricciones:

Permite restringir las inscripciones por: Número de cargos, Número de grupos o área, Número de cargos y número
de grupos.

[Link]. Maneja Anexos:

Posibilita subir los archivos anexos desde la web de reclutamiento tomando los datos parametrizados en KGnPakac.

[Link]. Valida documentos adicionales:

El proceso de requisitos mínimos validará los registros de Documentos Adicionales que se parametrizaron
como requisito mínimo desde la Carpeta Requisitos mínimos\ Documentos Adicionales.

[Link]. Acuerdos / Procesos:

Muestra los datos en la web de reclutamiento por acuerdo (filtro por acuerdo) y no solo por convocatoria.

[Link]. Validar tipo cargo:

Con esta Opción el programa le permitirá seleccionar el tipo de cargo (carrera), para validar
que solo para este tipo de cargo, aplica la convocatoria.

[Link]. Aplicación web:

Las opciones de ciudad o despacho, funcionan para que en la web se vea la convocatoria filtrada por ciudad de
trabajo o despacho.

[Link]. Sedes vacantes:

Se debe marcar para mostrar u ocultar el botón de opción de sedes vacantes en la página de reclutamiento web.

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[Link]. Convocatoria por proceso:

Esta opción, permite que el programa filtre las vacantes de acuerdo al proceso seleccionado, el cual esta
parametrizado en KGnProce.

[Link]. Vigencia lista de elegidos:

Poder manejar las fechas en las que se habilitara la web para que los aspirantes de la lista de elegibles
ingresen a actualizar su hoja de vida, al marcar el check como (s) se activa nueva carpeta en el programa
KSlConvb denominada (vigencia lista de elegibles).

[Link]. Cerrar prueba:

Las pruebas luego de calificadas, se cierren por lo que en el programa después de que las pruebas sean cerradas no
permitirá cambios.

[Link]. Causales tipo RUIC:

Esta opción se adecua para el funcionamiento del programa KAcMruic donde se Adiciona la pestaña novedades de
retiro.

[Link]. Avisos convocatorias:

Esta funcionalidad valida que en la web se visualicen las convocatorias Activas, Inactivas y
Desiertas.

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1.5.4. Carpeta Estados Asociados:

Con la ayuda de los botones de la parte inferior se pueden asociar los
estados de cargos.

1.5.5. Carpetas Archivos:

Si el proceso de selección amerita que se realice la publicación de los
resultados de cada una de las fases, el sistema permite almacenar en cada
programa Transaccional del sistema un archivo ya sea (pdf, Excel, Word,
entre otros) que se almacenarán en la ruta que se especifique en el Path de
Servidor de Archivos, esta ruta debe ser la dirección IP de la máquina
donde se encuentra instalada la página web, seguido del nombre de la
carpeta “DwDocsCon”.

1.6. PARAMETROS E-MAIL DE NOTIFICACION PRUEBAS (KSlPruma)

Después de haber definido los parámetros anteriores, se debe crear el cuerpo de e-mail de notificación que será enviado a cada evaluador de la
prueba. El sistema cuenta con un grupo de variables que permiten desarrollar un texto estilo “Combinación de Correspondencia”. Recuerde: que
en el programa (KBiEmple)- (Maestro de empleados) debe estar diligenciado el campo Mail Box y E-mail de los colaboradores que calificarán las
pruebas.

002 [Link] – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento.
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1.6.1. Variable:
Son las variables o tags que se pueden utilizar para crear el
cuerpo del correo o notificación.

002 [Link] – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento.
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1.6.2. Tipo E-mail:

Aprobó Prueba: arroja envió de correo al aspirante y al evaluador cuando al calificar arroja en el
Maestro de Aplicación de pruebas KSlAppru el check de aprobó el sistema envía el correo
automáticamente.

No aprobó prueba: Envió de correo al no aprobar en Maestro de Aplicación de pruebas KSlAppru la

prueba tanto al aspirante como al evaluador.

Gerente de gestión humana: al escoger esta opción habilita una lupa para asociar la cedula de la persona de Gestión Humana para
informar de la selección de la persona a nivel de pruebas.

No seleccionado: este correo se habilita cuando el aspirante pierde la prueba y se le informa que no ha pasado el proceso de
selección.

1.6.3. Activar envió Correo:

Activar él envió de correo debe estar check activo.

1.6.4. Asunto:
Asunto del correo que le llegara a los involucrados en el proceso de selección.

1.6.5. Cuerpo del mail:

Se define el cuerpo del e-mail con ayuda de los tags o variables.

002 [Link] – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento.
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1.7. ESPECIFICACION FLUJO APROBACION – REQUISICION (KGnEfluj)

Se define el tipo de flujo de aprobaciones que se necesita en el caso de requisiciones de personal es el 7:

1.8. DEFINICION DEL FLUJO DE APROBACIONES - REQUISICIONES (KGnFlujo)

Con la opción lupa se escoge el flujo correspondiente lee de KGnEfluj. Se debe definir los diferentes estados del flujo de aprobación de
requisición.

1.8.1. Definición Estado Solicitud

Se define el estado en 0 (Cero) y genera correo solicitud.

002 [Link] – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento.
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1.8.2. Definición Estado Aprobadores

Se crea el estado 1 el cual es el primer aprobador y así
sucesivamente sin saltarse el consecutivo con la cantidad de
aprobadores que se tengan definidos para el flujo de
aprobaciones de requisiciones.

En la parte inferior se relacionan el cargo solicitante y el cargo

que autoriza

1.9. DESTINATARIOS E-MAIL FLUJO DE APROBACIONES - REQUISICIONES (KGnCorde)

002 [Link] – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento.
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En este programa se definen los destinatarios de los correos que emite el sistema con respecto al estado correspondiente.

1.9.1. Código flujo:

Con el botón lupa se escoge el flujo de requisición de personal.

1.9.2. Estado:
Con el botón lupa se escoge cada uno de los estados creados en KGnFlujo y se define a quien le va a
enviar el correo correspondiente.

1.9.3. Identificación o cargo:

Se define si los correos se van a enviar por identificación de empleados o por cargo. Dependiendo de la opción
que se escoja en la parte inferior cambia.

1.9.4. Detalle:

Con la ayuda de los botones de la parte inferior se relacionan a quien o quienes se les enviaran el correo correspondiente.

002 [Link] – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento.
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1.10. DEFINICION CUERPO E-MAIL FLUJO DE APROBACIONES - REQUISICIONES (KGnInfno)

En este programa se crea el cuerpo del e-mail que se enviara.

1.10.1. Código y Nombre programa:

Con la opción lupa se escoge el programa KSlreqpe el cual es requisición de
personal

1.10.2. Tipo e-mail:

General: Se crea para la notificación de la creación o ingreso de la requisición de personal.

Modificación: Se crea para notificar al siguiente aprobador.

Cancelación: Se crea para notificar el rechazo de la requisición.

002 [Link] – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento.
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1.10.3. Copia del correo:

Se elige a quien desea realizar copia del correo.

1.10.4. Tabla Adicional correo:

Cuando se activa esta opción permite escoger una gama de colores para que los correos tengan
color en el fondo.

1.10.5. Tags:
Los tags son diferentes campos que se utilizan para crear el cuerpo del
correo.
1.10.6. Asunto:
Se define el asunto del correo.

1.10.7. Cuerpo:

Con la ayuda de los tags se define el cuerpo del

correo.

002 [Link] – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento.
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1.11. MAESTRO FLUJO DE APROBACIONES - REQUISICIONES (KNmSoltr)

Este programa contiene el historial de aprobaciones de todos los flujos creados ya sean de vacaciones, cesantías, permisos
requisiciones, viáticos entre otros.

1.11.1. Responsable:

Persona encargada según el flujo de aprobaciones.

1.11.2. Código Solicitud:

Lo genera el sistema según el flujo de aprobaciones.

1.11.3. Código Estado:

Código de estado de la requisición. Ejemplo: 0 = Solicitante.
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1.11.4. Fecha Modificación:

Fecha en que se realizó la aprobación, rechazo.

1.11.5. Tipo Aplicación:

Tipo de aplicación o flujo creado.

1.11.6. Observaciones:

1.12. PARAMETROS DEL CARGO PARA LA OFERTA SALARIAL (KSlPacof)

Se deben parametrizar los conceptos que se van a tener en cuenta en la oferta
salarial. Ingresar al programa KNmConse y poner el respectivo código, nombre
del concepto y en la parte inferior realizar la respectiva formula que se va a tener
en cuenta para el respectivo cálculo, teniendo en cuenta la variable val_base:

Posteriormente se ingresa al programa KSlPacof y se registra en la cabeza el

cargo, se define si es salario integral se da clic en guardar:

002 [Link] – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento.
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1.12.1. Carpeta Conceptos Fijos:

En la pestaña conceptos fijos se da clic en nuevo de la parte inferior y se habilita la opción para escoger los conceptos anteriormente
creados en el programa knmconse:

Al momento de guardar cada uno de los conceptos se realiza el

cálculo correspondiente. Se debe dar recalcular totales cuando hay
cambios de salario para el cargo en bicargo.

002 [Link] – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento.
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1.12.2. Carpeta Beneficios:

Los diferentes beneficios el sistema los listara los que estén parametrizados en el programa KBiTipbe y los beneficios otorgados por
cargo parametrizados en KBpCatbe. Se da clic en el botón insertar beneficios el sistema listara los parametrizados en KBpCatbe:

En los campos descripción del beneficio y valor del beneficio se digitara la información de cada uno de los beneficios.

1.12.3. Carpeta Textos:

En esta carpeta se define el cuerpo de la carta que se enviara en la oferta
salarial con ayuda de los tags:

002 [Link] – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento.
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1.13. PARAMETROS KIT DE INGRESO (KSlKitin)

En este programa se crea la lista de implementos requeridos para el
cargo: (tarjeta de ingreso, carnet), herramientas ofimáticas (Excel,
Word, Kactus), elementos de protección, herramientas de trabajo
(portátil, celular, radio, pala, carro, moto), entre otros y se asigna por
cargo.

En la cabeza del programa se guarda por cargo y centro de costo los

diferentes recursos para el cargo y la información de permisos y
accesos:

1.13.1. Carpeta Recursos para el cargo

[Link]. Sub carpeta Activos fijos:

Se debe tener en cuenta que se parametriza en el programa KBiPrend y el indicador es activo fijo, ejemplo: teléfono, celular, Portátil, Celular,
Radio, etc.

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[Link]. Sub carpeta Ropa y calzado de la labor:

Se debe tener en cuenta que se parametriza en el programa KBiPrend y el indicador es prendas, ejemplo: dotación del cargo

[Link]. Sub carpeta Identificación:

Se debe tener en cuenta que se parametriza en el programa

KBiPrend y el indicador es identificación, ejemplo: tarjeta de
acceso a edificio.

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1.13.2. Carpeta Información de permisos y accesos

[Link]. Sub carpeta Aplicativos y Herramientas:

Se debe tener en cuenta que se parametriza en el programa KBiPrend y el indicador es otros, ejemplo: Kactus, SAP, Orfeo.

2. PROCESO DE SELECCIÓN

2.1. REQUISICION DE PERSONAL WEB ([Link])

Se ingresa al Self Service con el usuario y clave asignado, posteriormente en el rol Líder en el menú encontrara la opción Requisición
de personal:

Para crear una nueva requisición dar clic en el botón de la parte

superior nuevo:

Al dar clic en nuevo se desplegara el siguiente formulario:

002 [Link] – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento.
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Se debe tener en cuenta diligenciar cada uno de los

campos para

posteriormente dar clic en el botón para guarda la

respectiva requisición.

Toda la información anteriormente consignada

inserta en el programa KSlReqpe (Requisiciones de
personal) en donde inserta estado de requisición
pendiente y empieza el flujo de aprobaciones.
Al dar clic en el botón guardar la aplicación genera
correo de Notificación a Gestión Humana a las
personas que el Usuario desee colocar en el
programa KGNINFNO destinatarios de correos y
envía correo al primer aprobador así:

002 [Link] – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento.
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2.1.1. NOTIFICACION:

2.1.2. PRIMER APROBADOR:

Este correo llega al primer aprobador con copia a las personas de Gestión Humana, y así sucesivamente en cada uno de los flujos
hasta terminar el flujo de Aprobación o Rechazo de la Requisición.

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Finalmente para consultar el estado de requisición en la misma página le listara las requisiciones con el respectivo estado y si se da
clic en detalle le permitirá visualizar la requisición.

2.2. REQUISICION DE PERSONAL (KSlReqpe)

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2.2.1. Grupo de selección:

Con la lupa elija el grupo de selección correspondiente. Lee de KSlGrsel (Grupos de

Selección).

2.2.2. Requisición:

Según la parametrización dada en KSlParsl se habilita el campo para digitar el número correspondiente o de lo contrario
el sistema lo generara automático.

2.2.3. Forma de cobertura:

P - Promoción de un nuevo cargo

T - Movimientos originados entre áreas o empresas.
C - Requisición o solicitud general
D - Solicitud ya definida a proceso de selección.

2.2.4. Filtro de Selección de candidatos:

El sistema permite filtrar los candidatos que están registrados en Reclutamiento o Biodata, este filtro de
selección puede ser: abierta (incluye los candidatos seleccionados en el proceso de reclutamiento), cerrada
(incluye los colaboradores registrados en Biodata) ó mixta (permite la participación de personas internas y
externas).

2.2.5. Fecha de solicitud:

Defina la fecha de solicitud con el botón calendario.

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2.2.6. Validar vacantes en:

Este botón se activa o inactiva con base en los parámetros dados en KSlParsl, si está activo la persona que está
realizando la requisición de personal tendrá la posibilidad de escoger No validar, validar en cargos (Va al maestro de
cargos KBiCargo que exista el cargo y esté disponible) y validar en planta (Valida en el programa KBiCargo y en
KAcPlant que exista la vacante).

2.2.7. Cargo a proveer:

Con la opción lupa se listaran los cargos del programa KBiCargo (Maestro de Cargos).

2.2.8. Nro. de personas:

Se digita la cantidad de personas que necesita para poder empezar con el proceso.

2.2.9. Fecha posible ingreso:

Con la ayuda del botón calendario se ingresa la fecha de posible ingreso a la empresa.

2.2.10. Centro de costo:

Elija el Centro de Costo donde se ubica la vacante. Lee de (KGnCcost)

Centros de Costos.

2.2.11. Vacantes Cubiertas:

Este campo es actualizado automáticamente por el proceso del programa KSlTrada cuando se contrata y se cubre la
vacante.

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2.2.12. Secuencial Nivel, Dependencia:

De clic sobre el botón el sistema le permitirá
escoger en el árbol la ubicación exacta de la
vacante.
2.2.13. Carpeta Datos Generales:

[Link]. Identificación Solicitante:

Indique la persona que solicita o realiza la requisición.

[Link]. Cargo:
El sistema automáticamente inserta el cargo que tiene asociado la persona.

[Link]. Motivos Solicitud:

Con el botón lupa de doble clic sobre la opción que corresponda al motivo por el cual está
realizando la requisición. Lee de (KRlMotso) Motivos de solicitud.

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[Link]. Sueldo Propuesto:

Este valor se inserta al elegir el cargo a proveer. Este dato proviene del programa (KBiCargo) y visualizar
web se marca siempre y cuando se desee que en la publicación de la vacante se publique el sueldo a
devengar.

[Link]. Tipo de Contrato:

Elija el tipo de contrato que tendrá el nuevo empleado.

[Link]. Turno:
Según la parametrización dada en KSlParsl Solicitar horario de trabajo es
obligatorio escoger con la opción lupa el turno que va a manejar la persona
que cubra la vacante. Lee de KNmTurno (Turnos).

[Link]. Lugar de Trabajo:

Con la ayuda del botón mundo escoger el país,

departamento y municipio correspondiente.

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2.2.14. Carpeta Ingreso:

[Link]. Fecha ingreso, cierre y días transcurridos:

Se calculan automáticamente al cerrar y realizar el proceso de (KSlTrada) Traslado de
Aspirantes, en el cual se cierra la requisición, calcula los días transcurridos desde la fecha de
solicitud y la fecha de cierre.
[Link]. Inhabilitar candidatos:

Se utiliza en caso de que la hoja de vida sea rechazada por algún motivo el sistema al dar clic
en Si habilita el campo de días para colocar el número de días que se dejara la hoja de vida por
fuera de procesos de selección.

[Link]. Estado requisición:

En el estado de la requisición solo se debe marcar Desierta en caso de quedar pendiente por
alguna decisión Gerencial, la opción Activa es por default al crear la solicitud y el estado
Cerrada se marca automáticamente al contratar al empleado.

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[Link].1. Sub carpetas, Funciones, Requisitos, Perfiles, pruebas aplicar y etapas:

Cuando se ingresa a la carpeta estado de la requisición y se da clic

en el botón actualizar inserta en las subpestañas de Funciones,
requisitos y perfiles la información parametrizada de la descripción
de cargos o perfiles de los mismos de (KBiCargo).Las pruebas a
aplicar las inserta de (KSlRcapr) según las pruebas relacionadas en
este programa para el cargo a proveer y las etapas las inserta de
KSlMetap.

Sin embargo en cada una de estas opciones si se desea modificar algún registro por la publicación en la web se puede realizar o en
caso de adicionar una prueba solo por esa vez también se podría hacer los cambios no quedarían registrado en los perfiles si no en la
requisición vigente que se está trabajando.

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2.2.15. Carpeta Estado de la requisición:

[Link]. Presupuestado:
El check Presupuestado activa la opción Presidente de la Empresa para asociar el Presidente o gerente como
aprobador en caso de no tener una plaza aprobada.

[Link]. Presidente de la Empresa:

[Link]. Persona que Autoriza la Requisición:

Se actualiza con base en el último aprobador del flujo de

aprobaciones, si no se maneja flujo de aprobaciones con la ayuda del
botón lupa dar clic y el sistema permitirá visualizar el listado de
personas de contratos activos de la empresa.

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[Link]. Fecha de Aprobación:

Se coloca la fecha de aprobación del Autorizador o ultimo aprobador del flujo de aprobaciones.

[Link]. Estado Aprobación:

Aprobada: Cuando la requisición ya tiene la aprobación final.
No aprobada: Cuando se rechaza la requisición
Pendiente: Cuando se deja en stand bye la solicitud por falta de algún dato o cambio a nivel Organizacional o
decisión gerencial.

[Link]. Notificar requisición:

Al dar clic el sistema activa un envío de correo así:

Este correo se envía al solicitante de la requisición informándole que fue aprobada su solicitud.

[Link]. Actualizar:
Al dar clic en este botón se actualiza en las carpetas, Funciones, requisitos, perfiles de (KBiCargo), pruebas a realizar
(KSlMprue) y las etapas correspondientes al proceso (KSlMetap).

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[Link]. Indicador de publicación WEB:

Al marcarlo en SI publica la requisición en la web en las fechas
que se establezcan, tanto en el Self Service como en KactusRl.

2.2.16. Carpeta Observaciones:

Este campo se encuentra en la web y el solicitante coloca observaciones

acerca de la requisición y el motivo de cancelación.

2.3. FLUJO DE APROBACIONES WEB ([Link])

2.3.1. PRIMER APROBADOR:

Después de ingresar la requisición envía correo a la
primera persona en aprobar y copia a las personas de
Gestión Humana; la persona deberá ingresar a su
Self-service e ingresar a la Aprobación de requisición
en la cual mostrara la Requisición tal cual como la
ingreso la persona que solicito:

2.3.2. Lista de Requisiciones por

aprobar:
Se mostraran en orden como las ingresan las
personas autorizadas.
En la parte derecha aparecen las lupas ‘Ver’ para ingresar a cualquiera de las requisiciones de clic:

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Al dar clic en la lupa se podrá ver la requisición a aprobar y se podrá ver el historial de aprobación como estamos en el primer
aprobador solo vemos el ingreso o solicitud de la requisición, finalmente se da clic en el botón lupa para visualizar la requisición:
Al dar clic aparece los datos de la requisición:

En la parte inferior de la página aparece el campo de

observaciones de esta requisición el primer aprobador podrá
colocar sus observaciones y podrá leer las observaciones del
solicitante así:

En el campo observaciones de la solicitud se diligencia las

observaciones que se tiene al respecto de la requisición, estos
datos le aparecen a cada uno de los aprobadores y podrá
Aprobar o Rechazar la requisición.

002 [Link] – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento.
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2.3.3. Como visualizar las

observaciones:
Para visualizar las observaciones del solicitante y de
cada uno de los aprobadores se da clic en la lupa ver
y el sistema mostrara la anterior observación, no se
podrá editar solo leerla:

Al aprobar el sistema automáticamente genera un

mensaje así:

002 [Link] – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento.
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2.3.4. Correos que Emite:

Se da clic en aceptar y la aplicación abre una forma de correo así,
el cual envía correo al siguiente aprobador con copia a las
personas parametrizadas SIEMPRE SE DEBE ENVIAR EL
CORREO este es el mensaje que continua el flujo (El sistema trae
automáticamente el texto). Finalmente dar clic en enviar:

El usuario ingresa sus observaciones del porque el rechazo de

la misma y da clic en Rechazar este botón abre el correo de
envió de notificación de rechazo, el cual deberá enviar para
notificar de la decisión tanto al que la solicito como a las
personas de Gestión Humana.

Correo de Rechazo:

Este correo de rechazo lo envía al solicitante y a las personas

de Gestión Humana, para informar que la requisición fue
rechazada; este correo es parametrizable en el programa
KGNINFNO. El usuario podrá colocarle el texto que desee
aparte de esta información que si la trae automática la
aplicación.

002 [Link] – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento.
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2.3.5. SEGUNDO APROBADOR:

El segundo aprobador ingresa al Self Service a aprobar la requisición en la pestaña de Requisiciones y vera inicialmente el historial de
aprobaciones así:

El aprobador podrá ver el estado de la solicitud y

que persona ingreso la solicitud y que personas la
han aprobado.
Luego de ver el estado de la requisición el segundo
aprobador ingresara por la última lupa para ingresar
a aprobar o rechazar:

Diligencia las observaciones pertinentes, visualiza el

historial de quienes han aprobado y las respectivas
observaciones, con los botones de la parte inferior
podrá rechazar o aprobar la respectiva requisición
de personal.

002 [Link] – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento.
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Aparece el correo, para enviar al tercer aprobador con copia a las

personas de Gestión Humana, a medida que se va llevando el flujo
se muestra las observaciones de cada uno de los aprobadores con
su respectivo nombre y se da clic en enviar para que llegue al tercer
aprobador.

Al finalizar el flujo de las requisiciones actualiza en el programa

KSlReqpe Requisición de personal para iniciar con el proceso en
caso de aprobación o cerrar el proceso en caso de rechazo.

2.4. SELECCIÓN DE PERSONAL (KSlSelca)

Este proceso realiza la selección del mejor candidato, midiendo el perfil
ingresado en la Hoja de Vida externa Vs. el perfil predefinido para el
cargo en el maestro de cargos.

2.4.1. Grupo de Selección:

Elija el grupo de selección que se creó en los Grupos de selección

(KSlGrsel).

2.4.2. Requisición:
Escoja la requisición correspondiente a la cual debió a ver
aprobado en el programa KSlReqpe.

002 [Link] – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento.
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2.4.3. Cargo:

El sistema lo trae automáticamente cuando se escoge la requisición.

2.4.4. Perfiles Empleados:

Biodata: Trae los perfiles de KSlReqpe Requisición carpeta perfiles.
Planta: Trae los perfiles de planta de personal KAcPlant.

2.4.5. Fecha de Selección:

Indique la fecha de selección

2.4.6. Candidatos:

Defina si incluirá candidatos:

Externos: Datos de hojas de vida de KRlEmple.
Internos: Datos de hojas de vida de KBiEmple.
2.4.7. Validaciones:
Validar posibles cargos: En revisión de hojas de vida KRlRHvex existe la opción de incluir posibles cargos a los candidatos el sistema
traer en la pestaña de aspirantes los candidatos que tengan el cargo asociado y que cumpla con el mismo criterio del cargo de la
requisición.

2.4.8. Sub-Carpeta Perfiles:

Al dar clic en guardar con los botones de la parte
superior el sistema inserta los perfiles que se tienen
definidos en el programa KSlReqpe Requisición de
Personal y se pueden adicionar o eliminar los que se
deseen con la ayuda de los botones de la parte
inferior.

002 [Link] – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento.
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2.4.9. Sub-Carpeta Condiciones:

Se pueden insertar condiciones por medio de las cuales)
se realizara la búsqueda en la base de datos de las
personas que cumplan con ella tanto de empleados como
de postulantes. Solo es necesario ingresar los valores, el
programa se encarga solo de realizar los filtros
correspondientes de acuerdo a esos valores.

2.4.10. Carpeta Aspirantes:

En esta carpeta podrá visualizar el proceso de selección.

2.4.11. Convención de calificaciones:

Comparando los perfiles del cargo versus el de la persona bien sea interno o
externo el sistema tiene el cuadro de convenciones el cual le ayuda visualmente
para validar quien es el candidato que cumple con el perfil y es el más idóneo
para el cargo.

2.4.12. Botones:
Con la ayuda de estos botones se puede agregar o eliminar alguna persona al proceso de selección.

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2.4.13. Calificar:

Para que califique los perfiles de clic en calificar.

2.4.14. Selección:

Para el sistema realice las comparaciones de los perfiles de los postulantes y los califique de clic en el botón selección.

2.4.15. Inscribir en Requisición:

Ubíquese sobre las personas que seguirán con el proceso de selección y da clic en el botón inscribir en requisición para que
continúe con el proceso, le genera la siguiente pantalla emergente e inserta los datos en el programa KSlConas (Consulta de
Aspirantes)

2.4.16. Perfiles:

Es la cantidad de perfiles y la cantidad mínima que debe tener cualquier candidato al cargo.

2.4.17. Enviar correo:

Envió de correo masivo a los empleados externos que están en KRlEmple, se envía el correo a los empleados que el proceso de
KSlSelca filtre, con el asunto y cuerpo del correo parametrizado en KGnInfno con tip_mail en tipo "Publicación".

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2.5. CONSULTA DE ASPIRANTES (KSlConas)

Los datos que se visualizan en este programa provienen del proceso anterior, el sistema inserta los datos básicos de los aspirantes
seleccionados, por cada requisición.

Realice un QBE y filtre la información indicando el código de la requisición. En la consulta el sistema trae la información del grupo de
selección, requisición, el cargo proveer y la lista de los preseleccionados.

En la lista de preseleccionados y postulados se debe cambiar el estado de aceptación siempre quedan todos los candidatos en N si se
dese que continúen con el proceso se debe cambiar a S. En este paso se puede ingresar los candidatos “recomendados” que no
participaron en el proceso de selección anterior, para esto adicione un registro con los botones del detalle y elija el aspirante que debe
estar registrado en el Maestro de Hojas de vida Externas (KRlEmple) y en el campo Origen Inscripción, elija la opción indicada
(Recomendación o Instrucción Directa) y guarde el registro.

002 [Link] – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento.
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2.6. CALENDARIO DE PRUEBAS (KSlCapru)

Después de tener el grupo preseleccionado, debemos organizar el calendario para aplicar las pruebas.

Adicione un nuevo registro con la ayuda de los botones de la parte superior.

2.6.1. Grupo Selección:

Elija con la ayuda de la lupa el grupo de selección
que se creó en (KSlGrsel).

2.6.2. Requisición:
Con la ayuda de la lupa escoja la requisición definida en (KSlReqpe).

002 [Link] – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento.
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2.6.3. Fecha Definición:

Elija la fecha que corresponda al día que va a generar el proceso.

2.6.4. Tipo Calendario:

Se puede definir un calendario: Detallado (se deberá establecer la fecha y hora en la que se ejecutará la
prueba a cada aspirante) o General (no es necesario definir fechas).

De clic en aceptar con los botones de la parte superior para guardar los datos el sistema insertara automáticamente las pruebas y los
aspirantes preseleccionados en el programa KSlConas.

2.6.5. Prueba:

Se insertan las pruebas predefinidas en KRlRcapr

(Relación pruebas / cargos) y el peso
correspondiente, si es más de una con la ayuda de
los botones avanzar en cada una de las pruebas y
asignar el evaluador correspondiente.

2.6.6. Carpeta Aspirantes preseleccionados:

El sistema inserta los aspirantes que se

encuentran relacionados en Consulta de
Aspirantes (KSlConas).

Si el calendario que se escogió fue detallo por

cada una de los postulantes se debe asignar la
fecha y hora por cada una de las pruebas
correspondiente.

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[Link]. Iniciar proceso:

Sirve para que inserte los datos correspondientes en el siguiente programa KSlAppru (Aplicación de pruebas) y sea
publicado en la web según la parametrización dada.

[Link]. Adicionar nuevos aspirantes:

Dando clic en este botón el sistema permite asociar un nuevo aspirante.

[Link]. Notificar Citación:

Se clic para que envié el correo correspondiente debe estar parametrizado en KSlPruma y el check activo enviar
correo.

2.6.7. Evaluadores:
Ubíquese en la carpeta Evaluadores, aquí se definen las personas que calificarán cada una de las pruebas. Se pueden definir varios
evaluadores por prueba.

Primero elija cada prueba con los botones de

desplazamiento y determine su(s)
evaluador(es).Por cada una de las pruebas y
preseleccionados se debe asignar el evaluador:

Responsable: Solo puede haber un evaluador

responsable y es el que ingresa los resultados de
las calificaciones de cada competencia.

Asociado: Puede haber varios asociados, ellos

son quienes acompañan al responsable en la
aplicación de las pruebas.
Finalmente, estando ubicado en la prueba
número uno, oprima el botón Iniciar proceso para
que el sistema envíe los correos de notificación a cada evaluador e inserte en el programa KSlAppru (Aplicación de Pruebas).

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2.7. APLICACIÓN DE PRUEBAS (KSlAppru)

Después de determinar los evaluadores para cada una de las
pruebas, el paso siguiente consiste en calificarlas de acuerdo a
los criterios que se apliquen a cada una de ellas.

El sistema inserta automáticamente el Grupo de Selección, la

requisición, el cargo a proveer, el registro de cada una de las
pruebas, los aspirantes preseleccionados en el proceso anterior
además inserta en el detalle el registro de los perfiles que se
calificarán a cada candidato.

2.7.1. Carpeta Pruebas de la Requisición:

Las pruebas se insertan automáticamente en el proceso

realizado en KSlCapru con el peso correspondiente y la
fecha de aplicación.

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2.7.2. Carpeta Aspirantes de la Prueba / Perfiles:

En esta carpeta se puede visualizar el tipo (Interno o externo) identificación, Nombres y apellidos y la fecha en la que se está
ejecutando el proceso y los ítems que se van a evaluar por cada una de las pruebas.

[Link]. Cuadro de convenciones pruebas:

Cuando se califica ya sea por la web o en este mismo programa

inserta los datos en calificación o situación según el carácter de
la prueba los colores de la grilla indican el estado actual de la
prueba así: Prueba sin evaluar (color estándar de la grilla amarillo), Faltan ítems de la prueba por evaluar (color azul) y Prueba
totalmente evaluada (color verde).

[Link].1. Envió de correo al aspirante:

Cuando se cierre la prueba se da clic en envió de correo al aspirante y el sistema lo envía según corresponda: aprobó la prueba,
no aprobó la prueba, todos los tipos de notificaciones se parametrizan en el programa KSlPruma.

002 [Link] – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento.
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[Link].2. Botones Estándar:

Utilizarlos según la necesidad correspondiente, avanzar los registros, realizar una consulta o ver la
información modo grilla.

[Link].3. Cerrar prueba:

Cuando se ha realizado la calificación de la prueba por la web o en este programa se da clic en cerrar prueba para que
el sistema realice los cálculos correspondientes con base en la parametrización dada en KSlParsl (Sumatoria o
Promedio).
Si el caso es que según las variables dadas versus las calificación dada el sistema realiza los cálculos y define si aprobó o
no la prueba.

[Link]. Carpeta Aspirantes de la Prueba / Variables:

El sistema las carga automáticamente de KSlMprue

maestro de prueba y con base estas variables se tiene en
cuenta para los respectivos cálculos y definir si aprobó o
no la respectiva prueba.

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[Link]. Carpeta Aspirantes de la prueba

Al dar clic en Seleccionar lo que hace es aprobar directamente al aspirante sin efectuarle pruebas y lo inserta en el consolidado de
aspirantes "KSlIncoa".

2.8. CALIFICACION DE PRUEBAS WEB ([Link])

Después de realizar el proceso de KSlCapru (calendario de pruebas) deberá ingresar a su Self-service
con el usuario y calve asignados para tal fin en el rol Líder, de clic sobre Calificación de pruebas:

Se desplegara el siguiente formulario en el cual si usted

es la persona encargada de calificar las pruebas se
listaran las requisiciones y las pruebas a evaluar:

El sistema lo llevara al siguiente formulario en el cual se

puede visualizar la identificación del aspirante, Nombres
y apellidos y el grupo de selección, para calificar la
respectiva prueba de clic en el botón ver:

002 [Link] – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento.
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Finalmente podrá visualizar la información correspondiente a la prueba y realizar la apreciación correspondiente, de clic sobre el botón
aplicar cuando termine de calificar la respectiva prueba.

2.9. PROCESO CONSOLIDADO DE PRUEBAS

(KSlConpr)
Después de evaluar a cada aspirante, es necesario Consolidar todas las
pruebas en un archivo con el fin de obtener un registro detallado de las
personas que evaluaron a los candidatos y la calificación obtenida.

Para iniciar el proceso de consolidación debe elegir

entre las opciones el grupo de selección que fue
creado en (KSlGrsel).
Elija la requisición correspondiente creada en
KSlReqpe el sistema adiciona automáticamente el
002 [Link] – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento.
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cargo a proveer y determine la fecha de proceso.

Oprima el botón QBE para que el sistema realice una selección interna y adicione los candidatos a la grilla.

Finalmente, de clic en Aceptar para ejecutar el proceso. Internamente se realiza una inserción en el programa Consolidado de
aspirantes y culmina el proceso exitosamente.

Cuando se chequea "Ignorar Calificaciones Cuantitativas en Cero", el consolidado solo promedia las calificaciones superiores a cero.

La información correspondiente la inserta en KSlIncoa (Maestro Consolidado de Aspirantes.)

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2.10. MAESTRO CONSOLIDADO DE PRUEBAS (KSlIncoa)

El proceso de Consolidación, inserta en este programa los aspirantes preseleccionados y su información correspondiente.
Básicamente la función principal es tener en lista los aspirantes preseleccionados mejor calificados o los más adecuados para
continuar con el proceso de selección.

Con el botón QBE realiza la búsqueda correspondiente a la requisición que está trabajando:

2.10.1. Carpeta general:

Los datos como son Grupo de selección, requisición, cargo a

proveer, tipo, aspirante, empresa aspirante los inserta el
sistema con el proceso de KSlConpr.
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[Link]. Estado:
No seleccionado: cuando se escoge este estado se habilita
la lupa del campo motivo de rechazo que se trae del
programa KRlMotre "Motivos de Rechazo"

Seleccionado: Cuando se escoge este estado permite dejar al aspirante como primera opción después del
elegible.

Elegible: Este estado es que se debe escoger si la persona es la que se va a contratar.

Elegible en otro proceso: Cuando se escoge este estado permite dejar a un posible aspirante como segunda opción después del
seleccionado.

[Link]. Notificar Nuevo Ingreso:

Se activa cuando el estado esta como elegible o
seleccionado al dar clic enviara correo parametrizado
con antelación al en el programa KGnInfno (Notificación de Correos) al
programa KSlIncoa en tipo de e-mail Publicación y en el detalle lista de correo
diligenciar a las personas interesadas que a esa persona le será contratada.

[Link]. Decisión Gerencial:

Son los mismos estados que se manejan
en la parte superior

Nota: al seleccionar la opción “Elegible”, tanto en el antiguo campo (estado de la selección) y el nuevo (decisión gerencial) y
adicionalmente marcar el check “web”, el sistema publica el resumen ejecutivo del candidato en WebKactus (opción
“Concepto de Selección”), para que el aprobador lea el informe del candidato y lo apruebe o no para contratación.

La persona encargada de gestión humana dará

su opinión del candidato y el aprobador de las
contrataciones vía web pueda visualizar, al igual

002 [Link] – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento.
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que el resumen ejecutivo de las psicólogas, la opinión de la gerente de Gestión Humana.

2.10.2. Carpeta Evaluadores:

Tiene 2 opciones por combo “P” y “D” (P- Pruebas de Selección,
es el indicador con el que KSlConpr – consolidación detalle de
pruebas inserta los registros de los evaluadores que calificaron
pruebas del aspirante y D - Decisión Gerencial es el indicador
con el que manualmente el usuario debe insertar el registro en
esta carpeta de la cedula del empleado que realiza la aprobación
de la contratación del aspirante, cuando se requiere esta
“Aprobación Gerencial”).

2.10.3. Carpeta Calificación Cuantitativa y Cualitativa:

Para las pruebas cuantitativas se visualizan en la pestaña

del mismo nombre con el promedio de las calificaciones
efectuadas incluyendo dos decimales, si es el caso. Para
las pruebas cualitativas, consolida los resultados de todas
las situaciones observadas en la aplicación de todas las
pruebas. Este maestro es alimentado por el proceso de
consolidación de resultados por competencia.

2.11. OFERTA SALARIAL (KSlOfesa)

La oferta salarial es el la información acerca de las condiciones salariales y beneficios que va tener el nuevo trabajador y se le enviara
por medio de correo electrónico.
Para iniciar el proceso de oferta salarial se debe tener marcado en KSlParsl usa oferta salarial y el estado en KSlIncoa está en elegible
se inserta los respectivos datos en el programa KSlOfesa:

002 [Link] – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento.
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En las pestañas conceptos y beneficios el sistema trae lo que este parametrizado en kslpacof según el cargo del aspirante.

Posteriormente se da clic en el botón generar y enviar:

002 [Link] – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento.
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El sistema abre un pdf con la respectiva oferta salarial:

Después de visualizar la respectiva oferta se guarda en el lugar deseado:

002 [Link] – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento. M – KAC – 002 Reclutamiento.
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Finalmente se da clic en close de la parte inferior y le sale el siguiente mensaje:

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Correo que llega tanto al postulante como a las personas que se copió:

Cuando se envía el correo al aspirante se cambia de estado enviado:

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Los otros estados que son aceptada y rechazado se cambian manualmente cuando el aspirante de respuesta.

2.11.1. Carpeta documentos:

Permite adjuntar el documento de oferta salarial,

se debe tener en cuenta crear una carpeta
compartida llamada sl_ofesa en la ruta que desee
siempre, se debe tener en cuenta que la ruta
debe estar parametrizada en la el programa
KSlParsl en la carpeta parámetros de
convocatorias subcarpeta archivos campo, path
servidor archivos así:
C:\Kactus\GArh\sl\SL_OFESA

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2.12. INFORME PROCESO DE SELECCIÓN (KSlInsel)

2.12.1. Módulo:
De clic sobre sobre el módulo del cual desea generar el respectivo informe convocatoria lee del programa KSlConvb
(Convocatorias) y Selección lee del programa KSlReqpe (Requisición de Personal),

2.12.2. Grupo de Selección

Con la opción lupa escoja el respectivo grupo de
selección.

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2.12.3. Postulante:
Con la opción lupa escoja la persona a la cual se
le va a generar el informe de selección.

2.12.4. Carpeta General:

Los datos de esta carpeta el sistema los trae
automáticamente de todo el proceso de selección.

2.12.5. Carpetas Descripción general, Aspecto Académico, Aspecto laboral, Verificación

Referencias, pruebas sicotécnicas, recomendaciones y concepto:

En estas carpetas son campos tipo memo en los

cuales podrá escribir según corresponda para
cada postulante.

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2.12.6. Informe:

Después de haber diligenciado toda la información correspondiente de clic sobre el botón vista preliminar el sistema le permitirá
imprimir el reporte.

3. REPORTES

3.1. ESTADO ETAPAS DE REQUISICIONES ROL LIDER ([Link])

Para que se genere el respectivo informe se debe tener en cuenta en el programa KSlReqpe Requisiciones de Personal las diferentes
observaciones de cada una de las etapas y se define si culmino o no la etapa:

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Ingresando como rol líder en el Self Service en la opción etapas de mis requisiciones, así lo va a ver la persona que solicito la
requisición:

Los colores significan:

Rojo: La requisición está aprobada, abierta y no ha

culminado ninguna etapa.
Verde: La requisición ya se cumplió con el 100%
del proceso es decir está cerrado todas las etapas
están en estado culmino S.
Amarillo: La requisición está aprobada, abierta y
una etapa se ha culminado culmino S.
Gris: No ha iniciado el proceso.

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3.2. ESTADO ETAPAS DE REQUISICIONES ROL RRHH ([Link])

Reporte del Rol Recursos Humanos, podrá ver todas las requisiciones y las etapas en la que se encuentra:

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4. PROCESO DE CONTRATACIÓN

4.1. TRANSFERENCIA DE DATOS A CONTRATACION (KSlTrada)

Este proceso permite transferir los datos de los aspirantes preseleccionados que se encuentran en el Maestro de consolidado ya sea a
la Planta de personal y/o Contratos.

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Elija con la lupa, el grupo de selección y la requisición correspondiente, fecha de cierre e ingreso estas fechas cuando se genera el
proceso actualiza en el programa KSlReqpe (Requisición de Personal), la fecha de cierre.

Empresa a trasferir si es un grupo empresarial y todo el proceso de selección se maneja por solo una empresa pero será contratado
para otra empresa se puede decir con la opción lupa a cual trasferir los datos.

Finalmente de clic en el botón QBE y realice el filtro necesario para que el sistema triga a la persona que se va a contratar.

Al dar clic en el botón Aceptar el sistema traerá la información de datos básicos, educación formal, educación no formal, experiencia
laboral, tallas, idiomas entre otros y los inserta en el módulo de Biodata (Empleados de la compañía).

4.1.1. Carpeta Contratos:

Si desea ingresar los aspirantes directamente a contratos (KNmContr), de clic en la opción ingresar a contratos. El sistema activa las
opciones básicas que se necesitan para realizar un contrato:
[Link]. Sub Carpeta
Características:
Con los botones lupa que está enfrente de cada una
de las opciones elija la que necesita para crear el
respectivo contrato, es de aclarar que con antelación
debió haberse creado la información en cada una de
las tablas:

Área de riesgo: lee de KSoAreas

Estado del cargo: lee de KNmEscar
Clase de nómina: lee de KNmTnomi
Centro de trabajo: lee de KNmCentp
Grupo de prototipos: lee de KNmGprot
Centro de costo: lee de KGnCcost
Jefe Inmediato: lee de KNmContr

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[Link].1. Tipo de remuneración:

Con la ayuda de la convención de la parte derecha digite según corresponda el tipo de remuneración que va tener
la persona que ocupara el cargo.

[Link].2. Fecha de vencimiento:

Digite la fecha de vencimiento del contrato.

[Link].3. Tipo de remuneración:

El sueldo que trae el sistema es el que se tiene definido en KSlReqpe, si desea cambiarlo ponga el check cambiar
sueldo y el sistema le permitirá cambiar el sueldo.

[Link]. Sub Carpeta otras características:

En esta carpeta esta la opción de diligenciar si es

pensionado, causal de la suspensión o
reactivación, seguridad social y motivo de
ingreso.
Al dar clic en el botón Aceptar el sistema traerá la
información de datos básicos, educación formal,
educación no formal, experiencia laboral, tallas,
idiomas entre otros y los inserta en el módulo de
Biodata (Empleados de la compañía) y realizara la creación del contrato del nuevo empleado KNmContr (Contratos).

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4.1.2. Carpeta Planta:

Si desea ingresar los aspirantes a la planta de personal (KAcPlant), de clic en la opción ingresar a planta. El sistema activa las
opciones básicas, se debe tener en cuenta que debe existir una vacante en la planta:
En esta opción debe elegir el tipo de cargo (lee de KAcTipca) que ocupara la vacante.

4.1.3. Carpeta dependencia:

Para ubicar visualmente la persona en el árbol de la planta, de clic sobre el botón lupa y
aceptar el sistema lo traerá automáticamente.

4.1.4. Carpeta Datos Adicionales:

Finalmente, revise que los campos se encuentren diligenciados en su

totalidad para evitar incidentes en el proceso. De clic en el botón Aceptar
para ejecutar el proceso de inserción de datos de los aspirantes a Contratos
y Planta de personal.

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El módulo de selección permite elegir uno o varios candidatos para ocupar un puesto vacante. En las tablas que inserta el proceso
son: KBiEmple, KBiEdfor, KBiednfor, KBiHvext, KBiEmpdo, KBiDatad, KBiHvint, KBiEmtal, KNmContr, KAcPlant, KFdNefor. Y las
tablas a las que les cambia el estado son: KRlEmple contratado, KRlReqpe estado cerrada según corresponda.

4.2. REGISTRO RESULTADO EXAMENES MEDICOS (KBiDatad)

En este maestro se registra la información correspondiente a los

resultados de los exámenes médicos de ingreso:

Con la opción lupa escoja el empleado al cual se le consignara los

resultados, ubíquese en la pestaña Examen de Ingreso. Registre fecha
examen, entidad que lo realizo y si es apto o no para el cargo.

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4.3. LISTA DE CHEQUEO (KBiLisch)

En este maestro se podrá realzar las diferentes listas de chequeo:

4.3.1. Proceso:

Se escoge a cual proceso se generara

lista de chequeo tales como selección,
salud ocupacional, contratación, archivo
entre otros.

4.3.2. Ítem, Cód. Documento y Nombre

Documento:

Ítem: el sistema lo
asigna consecutivo,
Cód. Documento: Dar clic sobre el botón , podrá escoger del
programa KBiDocum lo que este anteriormente parametrizado.

4.3.3. No Copias.

Cantidad de copias que se deben entregar

4.3.4. Validar por maestro, còd Maestro y Maestro:

Si se validara por maestro el sistema permitirá escoger el programa con el cual se hará la
respectiva validación.

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4.4. REPORTE LISTA DE CHEQUEO (KBiVlisc)

En este programa se hará por cada la lista de chequeo.

Con la opción lupa se escoge la lista de chequeo según corresponda y con la

opción lupa de nombres y apellidos se escoge al colaborador y dar clic en
aceptar:

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GLOSARIO
-P-

Prueba: Es una medición objetiva y estandarizada de una muestra de comportamientos que se utiliza para evaluar el conocimiento, las
capacidades, habilidades y otras características de un individuo en relación con otros. El muestreo adecuado del comportamiento —
sea verbal, de manipulación o de otro tipo— es responsabilidad del autor de la prueba. También es su responsabilidad desarrollar
pruebas que cumplan las normas aceptadas de confiabilidad.

-R-

Requisición de personal: Es la solicitud que realiza un área de la Empresa para cubrir alguna vacante disponible y que considera los
requerimientos personales, educación, laborales y de experiencia del candidato, así como las características del puesto.

-S–

Selección: Junto con el proceso de reclutamiento, cuyo propósito es aumentar la cantidad de solicitantes que cuentan con calificaciones
que cubren los requisitos del puesto y las necesidades de la organización, el proceso de selección busca reducir dicha cantidad, con el
propósito de elegir a ciertas personas de entre aquellas que cuentan con las calificaciones adecuadas.

La selección es un proceso de elegir individuos que tienen cualidades importantes para cubrir las vacantes existentes o proyectadas. A
través de la selección se puede obtener:
“el hombre o mujer adecuada para el puesto”.

Además es la segunda etapa de la función de integración y consiste en el proceso mediante el cual el administrador determina el tipo y
nivel de capacidades que los trabajadores deben poseer para el mejor desempeño de cada puesto; de tal manera que pueda emplear
a los más calificados

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