CAPÍTULO IV
RESULTADOS
De acuerdo con Landeau (2007) en lo que respecta al manejo de datos y
presentación de resultados expresa “los datos recopilados en la investigación
tienen un fin interpretativo que deberá ser sometido a análisis por el investigador,
todo esto en aras de dar cumplimiento a los objetivos específicos planteados en la
investigación”.
Siguiendo con el anterior orden de ideas se presentan a continuación las
fases realizadas en el actual trabajo de investigación, mediante el desarrollo de
esta, con el fin de dar cumplimiento a los objetivos específicos presentados
inicialmente, y así poder dar solución al problema que acontece dentro de la
empresa Metal Partes CR C.A.
4.1 Fase I: Diagnostico de la situación actual en la que se encuentra la gestión
del almacén de la empresa Metal Partes CR C.A
En esta primera fase se aplicaron las técnicas de recolección de
información a través de instrumentos tales como el diagrama de procesos y
entrevista no estructurada, con el objeto de describir la gestión del almacén en el
que se encuentra la empresa actualmente. Estos elementos se obtuvieron a través
de la información suministrada directamente del personal como se exhibe a
continuación:
4.1.1. Descripción de la empresa Metal Partes C.A.
La Empresa Metal Partes CR C.A, está ubicada en la zona Industrial
Castillito, calle progreso en el Conjunto Industrial Tierras Patrias galpón A-5 del
Municipio San Diego, estado Carabobo. Esta compañía es una organización que
tiene operaciones en Venezuela y continúa en constante desarrollo en el mercado
nacional. Es una empresa que se dedica a la distribución y comercialización de
productos relacionados al mercado de auto partes, siendo especializados en el
ramo de filtros para vehículos y afines; la misma funge como surtidora de filtros y
productos relacionados al público en general y como proveedor para otros
comercios dedicados a la venta de estos productos.
Esta empresa comercializa productos que evidentemente no se ven
afectados por un deterioro a corto, mediano o largo plazo así que no requieren de
condiciones especiales o particulares para su almacenaje; algunos de ellos
provienen de empresas manufactureras de origen venezolano, así como también
trabaja con productos importados para satisfacer la demanda de algunos clientes
que prefieren este tipo de productos por ser marcas tradicionales a las que está
acostumbrado el consumidor
Hay que destacar que cada uno de los empleados que labora en la empresa
demuestra un compromiso con la organización al realizar cada uno de sus trabajos
que les compete según su responsabilidad, lo que provee a la organización de un
buen clima laboral y permite desarrollar un trabajo colaborativo y de equipo.
Con la finalidad de tener una ubicación administrativa se presenta
seguidamente el organigrama de la organización Metal Partes CR C.A:
Figura 4: Organigrama de la Empresa Metal Partes CR C.A
Fuente: Empresa Metal Partes CR C.A
4.1.2. Descripción de los procesos del almacén de la Empresa Metal Partes
C.A.
Para la descripción del proceso del almacén se recolecto la información en
el área de estudio a través de la observación directa, con el fin de obtener los datos
sobre las actividades que se llevan a cabo en el proceso de almacenamiento de los
productos y así tener una visión amplia del mismo.
En la actualidad, la empresa Metal Partes C.A describe su proceso de
almacén en cuatro factores primordiales:
1) Proceso de Recepción.
2) Proceso de Ingresos de Mercancía a Almacén.
3) Proceso de Ventas.
4) Proceso de Despacho.
Sin embargo, la empresa tiene una gran problema en el cual en su proceso
de almacenamiento se debería llevar un control de inventario de la salida, entrada
y ubicación de cada producto que dispone el almacén, esto no es posible ya que la
empresa tiene instalado un sistema MRP en el cual se debería tener un orden en
cuanto a la planificación de materiales, gestión de stocks y la ubicación exacta de
cada uno de los productos en los distintos rack. Para el manejo del sistema MPR
se requiere de conocimientos mínimos para entender su funcionamiento en el cual
el personal no cuenta con ellos en su totalidad esto es causado debido a una falta
capacitación. La empresa no cuenta con instructores dispuestos a capacitar al
personal, y esto afecta de manera importante la gestión del almacén, lo cual
genera demoras innecesarias y provoca malestar constante en los clientes, además
de deficiencias a la hora de los despachos de mercancías por no contar con un
proceso óptimo.
Por otro lado en la empresa semanalmente realiza un control de inventario
físico manualmente por el personal que labora en el almacén, este procedimiento
constata que el inventario cargado en el sistema MPR de los productos no
coincide con la ubicación en el inventario físico en un 75%. Sin duda, esta
situación representa un grave problema y, adicionalmente, el almacén no cuenta
con una clara señalización y ubicación de cada producto en los racks, lo que cual
esta generando desorden y extravío temporal de artículos, impactando
negativamente en el tiempo de trabajo que requieren estas actividades, ya que es
mucho mayor encontrar un artículo.
A final de mes se realiza otro control de inventario físico realizado
manualmente por el almacenista y secundado por el supervisor de almacén y es
verificado con el control semanal que es realizado.
75
Productos que se encuentran
25 en la ubicación exacta
Productos que no se
encuentran en la ubicación
exacta
Diagrama 1. Diagrama del inventario de productos con su ubicación.
4.1.2.1 Descripción del Proceso de Recepción.
Para la descripción del proceso de recepción de la empresa Metal Partes
CR C.A, se realiza un diagrama de procesos (Ver figura 5), el cual consiste en que
primeramente una orden de compra a los proveedores, estos se encargan de enviar
la mercancía través de sus respectivos transportes. El supervisor encargado del
almacén comprueba el documento de entrega y verifica que efectivamente es el
destinario y que la mercancía a entregar coincida con lo indicado en la nota de
entrega que esto se describe como contabilización de unidades y revisión de
facturas. Seguidamente se procede a la descarga del producto con un monta cargas
o transpaletas si el producto es de gran cantidad, si no el equipo de almacén se
encargara de la descarga manualmente.
Luego se comprueba que la mercancía recibida se encuentra en buen estado de
embalaje (la mercancía llegue recubierta en una protección plástica), y que no
muestra signos de manipulación (precintos rotos, cajas abiertas o rotas,
humedades, etc.,) siempre teniendo en cuenta que el embalaje cumple una función
importante en la protección del material. Luego de comprobar que la materia
prima se encuentra en buen estado, esta misma es trasladada al área de descarga y
despacho, en lo cual el personal del almacén mueve la mercancía del camión hacia
un área cercana a los rack y se crea un documento de entrada basado en el pedido
de adquisición que se hizo a nuestro proveedor, de manera que podamos enlazarlo
con la nota de entrega (o packing list) al llegar la mercancía. Cotejaremos este
documento con la nota de entrega de mercancía, y comprobaremos que las
referencias y cantidades coinciden con lo solicitado y de esta manera se hace el
ingreso de los productos al inventario, cabe destacar que la mercancía solo se
clasificada y en esta no se coloca un código de referencia, ya que la empresa se
trabaja por los códigos que son determinados por el fabricante del producto.
Seguidamente después del chequeo con la ayuda del montacargas y el
personal de almacén la materia prima son colocadas en las paletas de madera, y
movidas a cada rack correspondiente. Por otra parte es importante destacar que el
área de recepción tiene un espacio físico 10x5 metros cuadrados y cada empelado
trabaja bajo las condiciones de seguridad ya que cuenta con: cascos, guantes,
protección lumbar, lentes de seguridad y botas de seguridad.
Figura 5: Diagrama del Proceso de Recepción
Fuente: Empresa Metal Partes CR C.A
4.1.2.2 Descripción del Proceso de Ingreso de Mercancías al Almacén.
Siguiendo el mismo orden de ideas a continuación se muestra el proceso de
ingreso de las mercancías al almacén de la empresa, que comienza en el momento
en que el encargado del almacén ingresa todos los productos al área de almacén.
Luego se desembala el material poniendo especial cuidado en no dañar la
mercancía con las herramientas de corte y este es separado en los distintos
materiales para identificarlos y clasificarlos según su tamaño, forma, cantidad o
cualquier otro criterio que se considere operativo y una vez separado, se
comprobara, una por una, que toda la mercancía recibida, coincide en referencia y
cantidad con la nota de entrega del proveedor. Una vez clasificados los productos
son llevados y organizados en las paletas de madera en forma de bloques y luego
manipulados y transportados por los montacargas hacia los racks siguiendo los
protocolos de seguridad establecidos por la empresa. En la figura 6 se observa el
diagrama de procesos explicado anteriormente.
Figura 6: Diagrama de procesos del ingreso de productos al almacén
Fuente: Empresa Metal Partes CR C.A
4.1.2.3 Descripción del Proceso de Ventas
A continuación, se procede a mostrar el diagrama de procesos que ilustra
el proceso de ventas de la empresa Metal Partes CR C.A en la figura 7.
Figura 7: Diagrama de Procesos de Ventas
Fuente: Empresa Metal Partes CR C.A
Para describir el proceso de ventas de la empresa, los vendedores toman
los pedidos de los clientes; dichos pedidos son reportados a administración en
donde se encargan de subir los pedidos al sistema para que luego se autorice la
orden de pedido. Posteriormente esta orden llega al supervisor quien se encarga de
coordinar la preparación de los pedidos para que luego el encargado de almacén
proceda a realizar la preparación del pedido.
Para el momento de despacho del pedido se localizan los productos dentro del
almacén, el cual son apilados en forma de bloques para su respectivo embalaje esto es
de gran importancia para que el trasporte del producto sea seguro, puesto que reduce
el número de roturas del producto, así como el número de devoluciones. Luego de que
el pedido es preparado por el encargado del almacén este genera una note de entrega
administración para que se genere la facturación la cliente. El encargado del almacén
cuando genera la nota de entrega también coloca la información en el sistema para
poder actualizar el Stock, y de esta manera ir actualizando el inventario para otra
posible venta. Debemos realizar también una previsión de stock adecuada para que los
pedidos se puedan servir.
4.1.2.4 Descripción del Proceso de Despacho
El proceso de despacho de la empresa Metal Partes CR C.A se realiza en un
área de aproximadamente 5x10 metros cuadrados donde se prepara la mercancía con
su respectivo embalaje para la entrega, el cual esto se realiza bajo las normas de
seguridad establecidas por la empresa. El encargado del almacén antes de hacer el
despacho verifica la nota de entrega y revisa que la mercancía esté en orden junto con
la compra del cliente, luego utilizando el transpaletas o montacargas los productos son
movilizados para hacer la carga en el trasporte, luego el chofer lleva los productos
hasta las instalaciones del cliente. El cliente tiene como función revisar y verificar la
mercancía con el orden de compra y la respectiva factura que esta misma es firmada
por el mismo para asegurar que la mercancía fue entregada y bajo las condiciones
idóneas. Seguidamente en la figura 8, se muestra el diagrama de procesos del proceso
de despacho:
.
Figura 8: Diagrama de procesos del proceso de despacho
Fuente: Empresa Metal Partes CR C.A
4.1.2.5 Descripción de la Situación Actual de los elementos físicos del almacén
de la empresa Metal Partes CR C.A
Espacio Físico
El almacén es de 17,3x13,8 metros cuadrados y tiene capacidad para 60
paletas, está distribuido en tres filas de racks. En la figura 9 se puede observar el
plano del almacén, el cual contiene las medidas específicas, de ancho de pasillo,
altura y la oficina que se encuentra, también se puede observar el plano del rack
que se encuentra en el almacén.
Figura 9. Plano del Almacén de Empresa Metal Partes CR C.A
Fuente: Empresa Metal Partes CR C.A
Figura 10. Almacén de la Empresa Metal Partes CR C.A
Fuente: Nuñez, (2020).
Figura 11. Almacén de la Empresa Metal Partes CR C.A
Fuente: Nuñez, (2020).
Facilidades utilizadas en el almacenamiento del producto
El almacén cuenta con racks hechos en una estructura metálica de tres
peldaños, con una capacidad total de 60 paletas en todo el almacén. Las
estructuras de los Racks están elaboradas en acero inoxidable. En el caso de las
estanterías la mayoría de sus componentes como tuercas, bisagras, piezas de
tracción, soportes y más, se encuentran fabricadas con acero inoxidable; además,
la alta resistencia a la tracción convierte a este material en una opción confiable y
duradera. Las paletas están elaboradas en madera de pino canadiense tiene una
medida de 1x1x0,15 con capacidad de carga de 1.500Kg,
Cada rack está definido por tres filas con capacidad para 60 paletas, en lo
que la estantería tiene 3 niveles de carga para almacenar 5000 kg cada nivel, por
lo que la capacidad de carga por cada módulo será de 15.000 kg.
Manejo del producto dentro del almacén
Para el manejo del producto se cuenta con los siguientes equipos:
Montacargas
Tiene una capacidad de carga de 2,500 kg, motor a gas NISSAN K25,
distribución ergonómica. Trabaja en gama de temperaturas entre -40°C + 80°C y
capacidad resistente a alta interferencia. La energía y el sistema de transmisión es
compuesta de componentes excelentes usando tecnología de fabricación avanzada
y la máquina y el motor de la alta calidad. Esta combinación hizo el vehículo de
trabajo confiable de gran alcance. Mástil triplex ZSM470, altura libre de 5.7 m.,
asientos grammer, torreta, extintor, desplazador lateral (side shift), llantas
neumáticas, horquillas 1070 mm. (Observar figura 12).
Figura 12. Montacargas de la Empresa Metal Partes CR C.A
Fuente: Nuñez, (2020).
Transpaleta
El chasis de la transpaleta en posición de trabajo, que deja las horquillas a
85 mm de altura sobre el suelo, se introduce bajo la paleta o carga unitaria a
elevar, a continuación situando el mando de válvulas en la posición elevación y
mediante el movimiento alternativo de la barra de tracción se acciona la bomba de
elevación de una forma variable que va desde 12 emboladas para unos 2000 kg de
carga nominal. Para el caso de elevación de hasta 200 kg existe un sistema de
elevación rápida que mediante una o dos emboladas es suficiente para elevar la
carga y que sólo actúa en estos casos; de esta forma la paleta y su carga pierden
contacto con el suelo siendo soportado todo el peso por el chasis. (Observar figura
13).
Figura 13. Transpaletas de la Empresa Metal Partes CR C.A
Fuente: Nuñez, (2020).
Balanza romana
Equipo de medición que gracias a sus sensores logra obtener resultados
altamente exactos con las que se pesan las paletas para asegurarse de estar
trabajando bajo las capacidades de resistencia de los racks. El equipo cuenta con
batería recargable y apagado automático. Capacidad Máxima de 2000 Kg, voltaje
de 110V, ventana de Peso de 5 dígitos, almacena el valor de pesos unitario en 5
ubicaciones diferentes. (Observar figura 14).
Figura 14. Balanza romana digital de la Empresa Metal Partes CR C.A
Fuente: Nuñez, (2020).
Condiciones físicas y de trabajo del almacén
En el momento de realizar la inspección se realizó una lista de cotejo en el
cual se constató que el almacén actualmente tiene una gran variedad de problemas
en el cual los puntos más llamativos de esta inspección fueron: no existe una
señalización apropiada que permita de forma clara y eficiente identificar los filtros
de aceites para distintos y variados vehículos y camiones que almacena. Sin
embargo, aunque el espacio está bien acondicionado, no se observó en los racks
la existencia de letreros clasificando la mercancía bien sea por colores, por rango,
o por familia de producto que permita una fácil visualización. Se observó además
que la forma en que se almacena la mercancía no es la adecuada, ya que no
cuentan con una división de lotes de productos. Solamente se coloca una etiqueta
de difícil visualización con los códigos de los productos. Cuentan con dos
empleados para el servicio de almacenamiento y con un clima laboral agradable.
Cuadro 1. Chek List
Punto a Observar Si No Observaciones
Límites de almacenamiento en el x
piso y el estante debidamente
publicados
Los racks estas etiquetados con x
capacidades de carga
Los contenedores están atornillados x
al piso.
Los contenedores, racks, entrepaños x
deben repararse o reemplazarse
Las paletas están en buenas x
condiciones
Los extintores de incendios y los x
rociadores aéreos están actualizados
para las inspecciones y en buenas
condiciones
Existe buena iluminación x
Las luces del techo, los tragaluces y x
los techos en buenas condiciones
Todos los empleados usan equipo de x La gran mayoría de los
protección y seguridad adecuado empleados mantienen un
para el manejo de productos buen desenvolvimiento es
sus áreas de trabajo
Se utilizan correctamente los x
ascensores y montacargas para
levantar artículos
Están todos los empleados x Se exponen situaciones
debidamente capacitados donde el personal no se
desempeña de la mejor
manera a la hora de realizar
sus actividades.
Poseen el conocimiento
técnico más se encuentran
fallas en la ejecución.
Los productos tienen una x
clasificación adecuada
Existen letreros en los racks x
clasificando la mercancía
Se publican rutas y pautas de x
evacuación de emergencia
El Manual de procedimientos x
necesita que sea actualizado
Los Empleados carecen de x
conocimiento sobre el manual
En el diagrama 2 se puede observar el porcentaje de cada uno de los valores
pertenecientes a la escala, a pesar de tener un 62,5 % de acciones y/o actividades
que no generan problemas en el almacén, podemos evidenciar que un 37,5% de
las actividades afectan y existe un desorden e ineficiencia en el almacén de la
empresa , por otra parte también existe insuficiencia de personal para llevar a cabo
todos los procedimientos del manual y carencia de conocimientos respecto a los
pasos y procedimientos del manual, y por último y el problemas más importante
es la ineficiencia de no organizar ni colocar etiquetas a cada producto de la
empresa.
62,5
37,5 Si
No
Diagrama 2. Porcentaje de participación de cada uno de los valores de la
Chek List
Fuente: Nuñez, (2020).
4.1.3 Resultados de la entrevista no estructurada aplicada al personal de la
Empresa Metal Partes CR C.A
Se realizó en el área de estudio entrevistas no estructuradas de tipo informal
al personal con preguntas abiertas, que está directamente relacionado con el área
en estudio como lo son el supervisor y el encargado de almacén para obtener
información sobre los procesos de recepción, almacenaje y despacho, condiciones
de trabajo y manipulación del sistema comportamiento del sistema interno de la
empresa, entre otros. Lo que fue de gran utilidad para apreciar el grado de
conocimiento y manejo que los mismos tienen sobre los métodos que emplean
para llevar a cabo cada operación relacionada a las actividades que deben
desempeñar según el cargo que ocupan en la empresa.
Después de realizar las entrevistas se obtuvo lo siguiente:
El personal tiene dominio de los procesos que ejecutan dentro de la
empresa.
El supervisor y el encargado de almacén expresaron que no existe una
adecuada identificación de las mercancías que permita ubicar los
productos con facilidad a la hora de preparar los pedidos.
El encargado de almacén manifestó que se demora en ubicar los productos
en los racks y que el trabajo se vuelve pesado y tedioso por la inexistencia
de elementos adecuados que permitan una rápida ubicación de la
mercancía en los racks.
Se constató que suelen existir inconsistencias entre el inventario físico y el
inventario cargado en el sistema interno por no tener la capacidad de
trabajar en tiempo real.
La empresa carece de un protocolo asertivo de reposición de inventario ya
que la contabilización de la mercancía se hace a fin de mes por lo que
muchas veces los pedidos de reorden se hacen a destiempo.
4.1.4 Resumen de debilidades encontradas en el diagnóstico.
Para el desarrollo de este trabajo se recolecto la información en el área de
estudio a través de la observación directa, con el fin de obtener los datos sobre las
actividades que se llevan a cabo en el proceso de manejo y almacenamiento de las
materias primas y así tener una visión amplia del mismo. Se realizaron entrevistas
informales al personal relacionado con el área para poder obtener información
sobre los procesos de recepción y despacho, condiciones de trabajo, factores de
empaque, manipulación del sistema entre otros. Se revisaron los métodos de
trabajo dentro del área para tener evidencia de la forma en como se llevan a cabo
las actividades por parte del personal. En el proceso actual se evaluaron los
registros donde se lleva el control de inventario, logrando evidenciar las continuas
diferencias entre el inventario físico y el que se encuentra en el sistema,
presentando una baja confiabilidad de inventario en las ubicaciones y existencia.
Entre las causas más relevantes en la poca confiabilidad de las ubicaciones y
existencias, errores en las recepciones, tardanza en los análisis de falta de
seguimiento para la ejecución de traslados de mercancía; es decir, el movimiento
físico de mercancía dentro del almacén no se realiza a nivel lógico, creando
discrepancias, pérdida y desorientación a la hora de localizar un producto dentro
del almacén. En tal sentido, el diagnóstico del sistema de control de inventario del
almacén de materia prima se llevó a cabo mediante la recolección de información
del balance general (desde su recepción hasta su despacho), destacándose los
siguientes elementos:
Se ha detectado que los productos asociados en la empresa reflejan
diferencias en los inventarios. La falla se presenta al momento de buscar
los productos en físico, ya que estos no se encuentran ni en la ubicación ni
en la cantidad que arroja el sistema, generando una pérdida de tiempo y
retraso para la ubicación del producto.
Se observó que la única identificación con la que cuenta los insumos, es la
que se coloca al momento de su recepción; es decir, que a lo largo de todo
el tiempo que los mismos se encuentran en el almacén no se les coloca
identificadores. (Ver Figura 9).
Figura 9. Productos no identificados
Fuente: Nuñez (2020).
Se observa falta de comunicación entre el personal administrativo y
operativo a la hora de hacer transferencias entre ubicaciones.
Carencia de un analista de inventario.
La no realización y/o postergación de los ajustes y movimientos en
sistema a medida que se llevan a cabo las operaciones físicas.
Falta de estrategias para la gestión del almacén.
Hay poco control de recepción de materiales internos y externos.
Se observa falta de comunicación entre el personal administrativo y
operativo a la hora de hacer transferencias entre ubicaciones.
En el almacén circulan libremente tanto personal autorizado como el no
autorizado.
Desconocimiento del espacio específico donde se va a colocar las
mercancías en los racks. (Ver figura 10)
Figura 10. Espacio físico en los racks
Fuente: Nuñez (2020).
