Es una herramienta para la creación de presentaciones .
En la actualidad, las presentaciones son imprescindibles, ya que permiten comunicar
información, transmitir mensajes, exponer ideas, resultados de investigaciones, discursos,
etc., de forma visual para captar la atención del público de una manera simple y fácil,
además de gran calidad, gracias a la cantidad de herramientas que nos permiten
personalizar hasta el último detalle.
PowerPoint te permite utilizar distintos recursos,
como los siguientes:
Todos estos recursos te permitirán diseñar una
presentación, que te servirá de apoyo en
exposiciones de los más diversos campos, como la
enseñanza, comercio, negocios, industria, entre otros.
Para ingresar
desde el botón Inicio:
Haz clic en el botón Inicio.
Al desplegarse el menú Inicio, haz clic
en Todos los programas.
Ubica y haz clic en Microsoft Office.
Una vez dentro de la carpeta, haz clic
en Microsoft PowerPoint 2010.
Para ingresar desde el icono en el escritorio:
Haz clic en el icono de Microsoft PowerPoint 2010, ubicado en el escritorio.
Para abrir desde el menú de inicio:
Haz clic en el botón Inicio.
Después en el icono Microsoft PowerPoint 2010, que
se encuentra anclado en el menú Inicio.
Elementos de la pantalla inicial
Al iniciar PowerPoint aparece una pantalla inicial como la que a continuación te
mostramos. Ahora conoceremos los nombres de los diferentes elementos de esta pantalla
y así será más fácil entender el resto del curso.
La ventana se puede personalizar para cambiar las herramientas y botones que hay
disponibles, de modo que debes tomar las imágenes del curso como un recurso orientativo,
que puede no ser idéntico a lo que veas en tu pantalla.
Hemos incluido notas descriptivas de cada elemento. Es importante que te vayas
familiarizando con los nombres de cada uno, para que sigas fácilmente las explicaciones, ya
que se suelen utilizar estos términos.
Comentemos, a grandes rasgos, las características de cada elemento.
1. En la parte central de la ventana es donde visualizamos y creamos las diapositivas que
formarán la presentación. Una diapositiva no es más que una de las muchas pantallas que
forman parte de una presentación, es como una página de un libro.
2. El área de esquema muestra los títulos de las diapositivas que vamos creando con su
número e incluso puede mostrar las diapositivas en miniatura si seleccionamos su
pestaña . Al seleccionar una diapositiva en el área de esquema aparecerá
inmediatamente la diapositiva en el área de trabajo central para poder modificarla.
3. La barra de herramientas de acceso rápido contiene, normalmente,
las opciones que más frecuentemente se utilizan. Éstas son Guardar, Deshacer (para
deshacer la última acción realizada) y Rehacer (para recuperar la acción que hemos
deshecho). Es importante que utilices con soltura estas herramientas, ya que lo más
frecuentente cuando trabajamos, pese a todo, es equivocarnos y salvaguardar nuestro
trabajo.
Si quieres personalizar los botones que aparecen en la barra de acceso rápido, visita el
siguiente avanzado donde se explica cómo hacerlo .
4. La barra de título contiene el nombre del documento abierto que se está visualizando,
además del nombre del programa. La acompañan en la zona derecha los botones minimizar,
maximizar/restaurar y cerrar, comunes en casi todas las ventanas del entorno Windows.
5. La cinta de opciones es el elemento más importante de todos, ya que se trata de una
franja que contiene las herramientas y utilidades necesarias para realizar acciones en
PowerPoint. Se organiza en pestañas que engloban categorías lógicas. La veremos en
detalle más adelante.
6. Al modificar el zoom, podremos alejar o acercar el punto de vista, para apreciar en
mayor detalle o ver una vista general de las diapositivas que se encuentran en el área de
trabajo.
- Puedes pulsar directamente el valor porcentual (que normalmente de entrada será el
tamaño real, 100%). Se abrirá una ventana donde ajustar el zoom deseado.
- O bien puedes deslizar el marcador hacia los botones - o + que hay justo al lado,
arrastrándolo.
7. Con los botones de vistas podemos elegir el tipo de Vista en la cual
queremos encontrarnos según nos convenga, por ejemplo podemos tener una vista general
de todas las diapositivas que tenemos, también podemos ejecutar la presentación para ver
cómo queda, etc.
8. El Área de notas será donde añadiremos las anotaciones de apoyo para realizar la
presentación. Estas notas no se ven en la presentación pero si se lo indicamos podemos
hacer que aparezcan cuando imprimamos la presentación en papel.
9. La barra de estado muestra información del estado del documento, como el número de
diapositivas, el tema empleado, o el idioma en que se está redactando.
1.4. La cinta de opciones
Hemos comentado que la cinta es la barra más importante de PowerPoint, porque
contiene todas las opciones que se pueden realizar. Veámosla con más detalle.
Las herramientas están organizadas de forma lógica en fichas (Inicio, Insertar, Vista...),
que a su vez están divididas en grupos. Por ejemplo, en la imagen vemos la pestaña más
utilizada, Inicio, que contiene los
grupos Portapapeles, Diapositivas, Fuente, Párrafo, Dibujo y Edición. De esta forma, si
queremos hacer referencia durante el curso a la opción Pegar, la nombraremos
como Inicio > Portapapeles > Pegar.
Para situarte en una ficha diferente, simplemente haz clic en su correspondiente nombre
de pestaña.
Algunos de los grupos de herramientas de la cinta disponen de un pequeño botón en su
esquina inferior derecha. Este botón abre un panel o cuadro de diálogo con más
opciones relacionadas con el grupo en cuestión. En la imagen, por ejemplo, el cursor está
situado en el botón que abre el panel Portapapeles. En el grupo Fuente abriríamos el
cuadro de diálogo Fuente, y así consecutivamente.
Las pestañas pueden estar disponibles o no. La cinta tiene un comportamiento
"inteligente", que consiste en mostrar determinadas pestañas únicamente cuando son útiles,
de forma que el usuario no se vea abrumado por una gran cantidad de opciones. Por
ejemplo, la ficha Herramientas de dibujo no estará visible de entrada, únicamente se
mostrará durante la edición de la diapositiva.
Ésta función permite una mayor comodidad a la hora de trabajar, pero si en algún
momento queremos ocultar o inhabilitar alguna de ficha de forma manual, podremos hacerlo
desde el menú Archivo > Opciones > Personalizar Cinta.
PowerPoint apuesta por dotar de accesibilidad al programa, pudiendo controlarlo por
completo mediante el teclado.
Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma
aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (o
conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón.
Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran con números
semitransparentes.
Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.
Mostrar/Ocultar la cinta de opciones.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se ocultará, para disponer de
más espacio de trabajo. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas
a hacer clic en cualquier pestaña. También puedes mostrar u ocultar las cintas desde el
botón con forma de flecha, que encontrarás en la zona derecha superior o con la
combinación de teclas CTRL+F1
1.5. La ficha Archivo
La pestaña Archivo se encuentra destacada en color naranja, ¿por qué?
Porque, a diferencia del resto de pestañas, no contiene herramientas para la modificación
y tratamiento del contenido del documento, sino más bien opciones referentes a la
aplicación y al archivo resultante. Al situarnos en esta pestaña, se cubre el documento
con un panel de opciones, es por ello que Microsoft ha llamado a esta vista la Vista
Backstage.
De hecho, su estructura es algo distinta al resto de fichas, por eso la vamos a comentar a
parte. Observarás que sus opciones no se encuentran en una ficha como las que hemos
visto, con agrupaciones. Están situadas en forma de menú vertical. Esta pestaña equivalía al
botón Office en la versión PowerPoint 2007, y en versiones anteriores era el menú Archivo.
Es decir, en PowerPoint 2010 hemos vuelto a sus orígenes, pero con un diseño mejorado.
Las opciones principales son las de Abrir, Nuevo, Guardar y Cerrar documentos.
También puedes acceder a una lista de los documentos utilizados de
forma Reciente y Salir de la aplicación. Las
opciones Información, Imprimir y Compartir las veremos más adelante.
Contiene dos tipos básicos de elementos:
- Comandos inmediatos.
Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos, aunque también pueden mostrar un
cuadro de diálogo que nos pide más información para realizar la acción.
Se reconocen porque al pasar el cursor sobre ellos, se dibuja un pequeño recuadro azul que
no ocupa todo el ancho del menú.
Algunos ejemplos son los comandos Abrir, Cerrar, Guardar como, Opciones y Salir.
- Opción que despliega una lista de opciones.
Se reconocen porque al pasar el cursor sobre ellos, se dibuja un recuadro azul que ocupa
todo el ancho del menú. Al hacer clic, quedan coloreados con un azul más intenso, de forma
que sepamos qué información se está mostrando en el panel situado justo a la derecha.
Algunos ejemplos son los comandos Información, Reciente o Imprimir.
Para salir de la ficha Archivo hacer clic sobre otra pestaña o pulsar la tecla ESC.
Crear presentación
A continuación veremos dos formas de crear una nueva presentación: partiendo de una en
blanco y partiendo de una plantilla.
Crear presentación en blanco.
Crear una presentación es tan sencillo como abrir PowerPoint. Por defecto se muestra una
presentación en blanco con la que podremos trabajar. Sin embargo también podemos crearla
de forma explícita si, por ejemplo, ya estamos trabajando con otra. Para ello haremos clic
en Archivo > Nuevo. Seleccionamos la opción Presentación en blanco y pulsamos el
botón Crear de la derecha.
En las imágenes siguientes puedes ver el apartado Nuevo con las opciones descritas y el
resultado final, es decir, la presentación en blanco.
En la primera diapositiva que se crea por defecto en las nuevas presentaciones dispondrás
de dos cuadros: uno para el título y otro para el subtítulo. A partir de ahí tendremos que
añadir contenido o diapositivas nuevas y todo lo demás.
Crear presentación a partir de una plantilla.
Las plantillas son muy útiles porque generan una presentación base a partir de la cual es
mucho más sencillo trabajar. Es decir, nos adelantan trabajo.
Para utilizar plantillas los pasos son muy similares a los que acabamos de ver. Hacemos
clic en Archivo > Nuevo, pero esta vez seleccionamos la opción Plantillas de ejemplo.
Aparecerá un listado de plantillas, simplemente seleccionamos la más apropiada y
pulsamos Crear.
Observa que en la parte de la derecha aparece una vista previa de la plantilla
seleccionada, que se corresponderá con la primera diapositiva, es decir, la "portada".
En nuestro caso hemos elegido la plantilla Álbum de fotos clásico y este es el resultado:
Se trata de una presentación con 7 diapositivas, como puedes observar en el área de
esquema de la izquierda. Cada diapositiva tiene unos elementos distintos, pero siempre
guardando un estilo y una temática común.
Y esto es sólo el principio, un punto de partida. Al igual que en el caso de la presentación
en blanco, posteriormente podremos ir añadiendo elementos y diapositivas.
El uso de las plantillas es muy práctico, sin embargo hay que tener en cuenta que las que
vienen como ejemplo en la instalación son sólo unas pocas. Para conseguir más
deberemos descargarlas desde la página Office.com, donde podremos encontrar muchas
y diversas plantillas gratuitas. Si dispones de conexión a internet puedes hacerlo
directamente desde PowerPoint, consulta el siguiente avanzado para saber cómo.
1.7. Guardar presentación
Guardar es una tarea fundamental. Obviamente, si realizamos un trabajo es para
conservarlo y por lo tanto deberemos guardar la presentación como un archivo almacenado
en nuestro equipo. Pero también es fundamental que guardemos las modificaciones a
medida que vamos trabajando, porque si ocurre un error en el sistema o se va la luz eléctrica
evitaremos tener que rehacer las cosas. Como reza el dicho popular, más vale prevenir que
curar.
Guardar es tan sencillo como acceder a Archivo > Guardar o hacer clic en el botón de
la barra de acceso rápido. También disponemos del atajo de teclado CTRL+G.
Si es la primera vez que guardamos la presentación deberemos indicar dónde queremos
guardarla y bajo qué nombre. El resto de veces que guardemos, como el archivo ya se habrá
creado, lo único que el sistema hará es ir actualizando su contenido.
La primera vez que guardamos se muestra una ventana similar a la siguiente (variará
en función de la versión de Windows que utilices):
El archivo con la presentación se guardará en la carpeta que estemos visualizando, es
decir, en la que tengamos abierta. En la imagen de ejemplo se guardaría en la
carpeta Ejemplos del curso. Observa que en la parte superior se indica la ruta de dicha
carpeta y que desde el panel izquierdo puedes explorar las carpetas del equipo para situarte
en la que desees. Es interesante observar y recordar dónde se guardan los archivos de
trabajo, así como hacerlo de forma organizada. Si es necesario se pueden crear carpetas
desde la opción Nueva carpeta a fin de clasificar el trabajo de un modo más apropiado.
Además de tener en cuenta dónde, también es importante saber con qué nombre se
guarda. Para ello deberemos escribir el nombre deseado en el cuadro de texto Nombre de
archivo.
Ya sólo nos queda pulsar el botón Guardar.
Por defecto se creará un archivo del tipo Presentación de PowerPoint, que tiene la
extensión pptx. Si por cualquier motivo queremos guardar la presentación con otro formato,
por ejemplo el formato antiguo (PowerPoint 97-2003), lo único que deberemos hacer es
modificar el tipo de archivo, seleccionando el adecuado de la lista desplegable que hay justo
debajo del nombre de archivo.
Guardar cambios sobre un archivo ya creado.
Como hemos dicho, el efecto que tendrá pulsar la opción Guardar en un archivo que ya se
ha guardado antes será simplemente actualizar los cambios y salvaguardar así nuestro
trabajo. Esto se debe hacer con cierta frecuencia, sin embargo en ocasiones se nos olvida y
perdemos el trabajo por un fallo técnico. Por eso es interesante tener activada la
opción Autorecuperación de PowerPoint, que no es más que una copia automática que se
guarda cada cierto tiempo y que nos permitirá recuperar nuestro trabajo en caso de que el
sistema falle. Puedes ver cómo en el siguiente avanzado.
Guardar una copia.
En ocasiones es posible que necesitemos guardar una copia de un archivo con un nombre
distinto al del original. Así, podremos realizar modificaciones sobre él y dispondremos luego
tanto de la presentación inicial como de la copia modificada. Para ello, haremos clic
en Archivo > Guardar como.
Se abrirá una pantalla idéntica a la que utilizábamos para guardar por primera vez y por lo
tanto el proceso será el mismo que ya hemos visto. Esto tiene su lógica, ya que PowerPoint
necesitará saber dónde guardar la copia y con qué nombre.
Abrir y cerrar presentaciones
Una vez hemos creado y guardado una presentación ya la tenemos almacenada en el
equipo. Bien, y ahora, ¿cómo la abrimos si queremos verla o seguir editándola? Existen
varias formas de abrir una presentación, nos vamos a centrar en las dos principales: abrirla
desde PowerPoint localizándola manualmente en su carpeta contenedora y abrirla desde la
lista de archivos recientemente utilizados.
1) Desde la opción Archivo > Abrir o las teclas rápidas CTRL+A se inicia el siguiente
cuadro de diálogo:
La ventana es similar a la de guardar, pero esta vez exploraremos las carpetas para
localizar aquella donde fue guardado el archivo. Una vez lo localizamos, hacemos clic sobre
él para seleccionarlo y pulsamos el botón Abrir. El archivo se mostrará para empezar a
trabajar con él.
2) Las personas que acostumbran a trabajar siempre con el mismo equipo encontrarán
más práctico el segundo método: abrir el archivo de entre las presentaciones
recientemente utilizadas. Este listado lo encontramos en Archivo > Reciente.
A la izquierda apreciaremos la lista de las últimas presentaciones abiertas y a la derecha
una lista de las últimas carpetas contenedoras de presentaciones utilizadas. El listado se va
actualizando según utilizamos PowerPoint, pero también lo podemos modificar a nuestro
antojo, si lo deseamos:
Para quitar un elemento de la lista, hacemos clic con el botón derecho sobre él y
escogemos la opción Quitar de la lista.
Para forzar a que un elemento se muestre siempre en la lista, lo deberemos anclar
haciendo clic en su botón en forma de chincheta . La chincheta se mostrará azul y
como si estuviese clavada, esto indicará que se encuentra anclado. Para desanclarlo
volveremos a hacer clic sobre el botón.
Ya sabemos abrir presentaciones, sólo nos queda mencionar un último detalle. PowerPoint
permite trabajar con varias presentaciones a la vez, de modo que si tenemos una abierta e
intentamos abrir otra, esta se mostrará en una ventana nueva.
Por ello, es importante saber cambiar de ventana adecuadamente. Una forma sencilla de
hacerlo es desde la pestaña Vista, en el menú Cambiar ventanas. La ventana que se
mostrará en primer plano será aquella que esté seleccionada, es decir, marcada con
un tick junto a su nombre.
Si lo que queremos es cerrar una presentación, pero sin cerrar Word, deberemos
hacer clic en Archivo > Cerrar.
Si había dos o más ventanas de PowerPoint abiertas, al cerrar la presentación se cerrará
la ventana. Esto será así en todos los casos, excepto cuando sólo quede una presentación
abierta, que se mostrará PowerPoint sin ningún archivo de trabajo abierto.
