LICENCIATURA EN CONTABILIDAD Y

UNIDAD DE AUDITORIA – CPA

ESTUDIOS A
MÓDULO:

Ofimática

GRUPO N° 7

TEMA:

 ASISTENTE DE FUNCIONES
 TABLAS Y VÍNCULOS

INTEGRANTES:

CURSO:

SEGUNDO SEMESTRE “Q1”

DOCENTE:

ING. LUIS PLAZA ORMAZA. MSC.

2DO SEMESTRE 2017 – 2018

ASISTENTE DE FUNCIONES
Funciones

Las funciones permiten hacer más fácil el uso de Excel e incrementar la velocidad
de cálculo, en comparación con la tarea de escribir una formula.

Por ejemplo de puede crear una fórmula: =(A1+A2+A3+A4)/4 o usar la función

PROMEDIO(A1:A4) para realizar la misma tarea. Siempre que sea posible, es
mejor utilizar funciones que escribir las propias formulas, ya que las funciones son
más rápidas, ocupan menos espacio en la barra de fórmulas y reducen la
posibilidad de errores tipográficos.

Las funciones actúan sobre los datos contenidos en una celda o conjunto de
celdas de la misma forma que las fórmulas los hacen sobre los números. Las
funciones aceptan información, a la que se le denominan argumentos, y devuelven
un resultado. En la mayoría de los casos, el resultado es un valor numérico, pero
también puede devolver resultados con texto, referencias, valores lógicos,
matrices o información sobre la hoja de cálculo.

Algunas funciones:

⇒CONTAR: nos da el nº de celdas dentro de un rango que tienen números

⇒ MAX: devuelve el valor máximo encontrado en un rango

⇒ MIN: devuelve el valor mínimo encontrado en un rango

⇒ PROMEDIO: devuelve la media de los valores de un rango

⇒ SI: función condicional. Primero se evalúa la condición y luego nos devuelve un

valor si se cumple y otro en caso contrario

⇒ SUMA: con el botón autosuma Excel adivina el rango que se quiere sumar, en
caso contrario, seleccionar el rango adecuado

Asistente de funciones

Un asistente es una secuencia de ventanas en las que hay que ir contestando

paso a paso. El asistente de funciones nos libera de teclear la función. En general,
consiste en dos pasos: elegir la función a aplicar y señalar los argumentos de esa
función.

Las funciones pueden introducirse en las celdas de la hoja de cálculo de dos

formas diferentes: tecleando manualmente toda la función, o pegándola
automáticamente de una lista de funciones contenidas en Excel.
Debe situarse en la celda deseada, desplegar el menú Insertar y elegir la opción
Función..., o bien, hacer clic sobre el botón fx de la Barra de Fórmulas. Aparecerá
el cuadro de diálogo Insertar función, que se muestra en la figura.

Excel permite buscar la función escribiendo una breve descripción en el recuadro

Buscar una función, y a continuación haciendo clic sobre el botón Ir, de esta forma
no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que él
nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función las que tienen que ver
con la descripción escrita.

Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar

previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría,
esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría
elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría
podemos elegir Todas.

En el cuadro de lista Seleccionar una función, hay que elegir la función que
deseamos haciendo clic sobre ésta. Puede observarse cómo al seleccionar una
función, en la parte inferior aparecen los distintos argumentos y una breve
descripción de ésta. También se dispone de un enlace Ayuda sobre esta función,
para obtener una descripción más completa de dicha función. A final, debe
hacerse clic sobre el botón Aceptar.
Debajo de la Barra de Fórmulas aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de
función, donde se pide introducir los argumentos de la función. Este cuadro variará
según la función que hayamos elegido. Si por ejemplo se eligió la función SUMA(),
el cuadro será como el de la Figura.

En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente

será una celda o rango de celdas (tipo A1:B4). Para ello, hacer clic sobre el botón
con una flecha roja que aparece a la derecha, para que el cuadro se haga más
pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuación se selecciona el
rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un
rango de celdas hacer clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera celda
del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar la
tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo.

En caso de que existiera, en el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el
segundo argumento. Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro
para el tercero, y así sucesivamente.

Cuando se tengan introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón
Aceptar.

En la Barra de herramientas existe el botón Autosuma que nos permite

realizar la función SUMA de forma más rápida. Con este botón tenemos acceso
también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón. Al hacer clic
sobre ésta aparecerá la una lista desplegable y podremos utilizar otra función que
no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta
(cuenta valores), Max (obtiene el valor máximo) o Min (obtiene el valor mínimo).
Además se puede acceder al cuadro de diálogo de funciones a través de Más
Funciones...
El asistente de funciones cuenta con diversas funciones que van desde una simple
suma hasta el más complejo cálculo matemático.

Microsoft Excel ha creado diferentes categorías para organizar las funciones,

estas son:

 Funciones de búsqueda y referencia

 Funciones lógicas
 Funciones texto
 Funciones de fecha y hora
 funciones de información
 Funciones estadísticas
 Funciones matemática y trigonométrica
 Funciones financieras
 Funciones de ingeniería
 Funciones de base de datos
 Funciones de cubo

Funciones de búsqueda y referencia.- Las funciones de búsqueda y referencia

en Excel nos permiten encontrar valores dentro de nuestra hoja de acuerdo a los
criterios establecidos en la búsqueda. También nos ayudan a obtener información
de referencia de las celdas.

Funciones lógicas.- en Excel se utilizan en la toma de decisiones. En base al

resultado de una función decidiremos si ejecutar o no cierta acción requerida.

Funciones texto.- en Excel permiten concatenar cadenas de caracteres, remover

los espacios en blanco, reemplazar ciertos caracteres por otros y muchas cosas
más que te permitirán manipular las cadenas de texto para obtener los resultados
deseados.

Funciones de fecha y hora.- en Microsoft Excel son utilizadas para buscar fechas
específicas, para conocer la hora actual, para encontrar la diferencia en días
laborales entre dos fechas y muchas cosas más que serán de gran utilidad al
momento de estar trabajando con este tipo de datos.

funciones de información.- en Excel son útiles para obtener información acerca

de las hojas de trabajo y su contenido tales como su ubicación dentro de la hoja,
su formato, el tipo de valor que contiene una celda o inclusive si la celda tiene el
valor de error.
Funciones estadísticas.- te permitirán realizar un análisis estadístico de tus
datos. Podrás obtener la covarianza, la desviación estándar, distribución beta,
distribución binomial entre otras.

Funciones matemática y trigonométrica.- Las funciones matemáticas de Excel

son utilizadas para ejecutar varias operaciones aritméticas como la suma y el
producto de dos números. Las funciones trigonométricas de Excel permitirán
obtener el seno, coseno y tangente de un ángulo especificado.

Funciones financieras.- Las funciones financieras de Excel te ayudarán en

cálculos como el de amortización, la tasa de interés anual efectivo, el interés
acumulado, la tasa nominal entre otros cálculos que te ayudarán en tus modelos
financieros.

Funciones de ingeniería.- Las funciones de ingeniería en Excel son de gran

untilidad para realizar cálculos relacionados con el campo de la ingeniería como la
solución de problemas de propagación de ondas con la función de Bessel,
cálculos con números complejos y conversiones entre diferentes sistemas de
numeración como el binario, octal, decimal y hexadecimal.

Funciones de base de datos.- Las funciones de base de datos en Excel facilitan

nuestro trabajo con información que está organizada como unas bases de datos,
es decir, que se encuentra en un rango de celdas donde la primera fila tiene los
títulos de cada columna. Estas funciones nos permiten contar, sumar, multiplicar
los valores de una columna que cumplen con los criterios especificados e inclusive
podremos extraer un registro que cumpla con ciertas condiciones.

Funciones de cubo.- Las funciones de cubo en Excel nos ayudan a obtener

información de un cubo OLAP y colocar la información directamente en una hoja
de Excel. De esta manera podemos combinar el potencial de las funciones de
Excel y su motor de cálculo junto con los beneficios de un repositorio de datos
multi-dimensional. Con las funciones de cubo podemos buscar datos de un cubo
de OLAP como miembros, conjuntos, propiedades o valores y mezclarlos con
otros cálculos y fórmulas de Excel.
Ejemplo de cómo se aplican algunas Funciones:

Calcularemos el MAX, MIN, PROMEDIO y SUMA

Primero insertamos la función MAX, seleccionamos lo argumentos requeridos,

arrastramos el cursor.

Luego damos click en aceptar y nos da el resultado MAXIMO que es 10000

Para calcular las demás funciones se siguen los mismos pasos solo escogiendo la
función que nos pide y nos dará un resultado inmediato que no se puede alterar.

La mayoría de las funciones se las aplica de la misma manera.

 TABLAS Y VÍNCULOS
¿QUÉ SON TABLAS?

Tablas en Excel

Las tablas no son más que un conjunto de filas y columnas que contienen datos
relacionados y que son manejados de manera independiente por Excel. Las tablas
son una herramienta muy poderosa que debes aprender a utilizar adecuadamente.

¿Qué es una tabla en Excel?

Las tablas son la manera en que Excel identifica un rango de celdas y de esa

manera sabe que la información contenida en ellas está relacionada. La primera
fila de una tabla siempre contendrá los encabezados de columna y el resto de las
filas contendrán los datos. El utilizar tablas es muy conveniente porque Excel se
hará cargo de los detalles del manejo de las tablas, como facilitar el agregar
nuevas filas o eliminarlas, lo cual te permitirá enfocarte más en el análisis de los
datos.

Cómo crear una tabla

Para crear una tabla en Excel todo lo que debes hacer es seleccionar el rango de

celdas que contiene los datos y pulsar el botón Tabla que se encuentra dentro de
la ficha Insertar.

El uso de las tablas en Excel es altamente recomendable así que a continuación

mencionaré 7 beneficios de utilizar las tablas de Excel.

1. Cambiar fácilmente el estilo de una tabla

Excel contiene algunos estilos de tabla predefinidos de los cuales podrás elegir
alguno para aplicarlo a tu tabla. Solamente selecciona cualquier celda que se
encuentra dentro de la tabla y cambia su estilo seleccionado la opción adecuada
dentro del grupo Estilos de tabla que se encuentra dentro de la ficha Diseño de
las Herramientas de tabla.

Si no te agrada ninguno de los estilos mostrados puedes hacer clic en la

opción Nuevo estilo de tabla para crear un nuevo estilo.

2. Resaltar filas alternas de una tabla

Cuando creas una nueva tabla, Excel aplicará un fondo especial a las filas
impares. Si por alguna razón no deseas que se aplique este formato puedes
deshabilitarlo con la opción Filas con bandas dentro de la ficha Herramientas de
tabla.

3. Filtrar y ordenar datos de la tabla

Cada tabla que se crea en Excel ya trae consigo filtros para cada columna, así
como opciones de ordenamiento para cada columna.

4. Referencias estructuradas de una tabla

Una de las ventajas más importantes de una tabla de Excel es que, en lugar de
utilizar las referencias de celdas como las conocemos, podemos
utilizar referencias estructuradas las cuales hacen uso del nombre de la tabla así
como de los nombres de las columnas para hacer referencia a los datos.

Al igual que con las referencias tradicionales, las referencias estructuradas se

actualizan automáticamente al insertar nuevos datos en la tabla o al removerlos.

5. Crear columnas calculadas fácilmente

Una vez que sabes utilizar las referencias estructuras será muy sencillo crear
columnas calculadas utilizando los nombres de las columnas. Por ejemplo:
6. Fila de totales de una tabla

Se pueden agregar totales a una tabla con tan solo marcar la caja de
selección Fila de totales:

Y por si fuera poco, podemos modificar la Fila de totales especificando la

operación que deseamos aplicar.

7. Imprimir una tabla

Para imprimir una tabla debes seleccionar cualquiera de sus celdas y oprimir la
combinación de teclas CTRL + P y posteriormente, en la sección de
Configuración, seleccionar la opción Imprimir la tabla seleccionada.

Estas son solo algunas de las características y beneficios de las tablas en Excel
que demuestran que son intuitivas, fáciles de usar y que además nos proveen de
mucha funcionalidad sin tanta complejidad. La próxima vez que organices tus
datos en Excel considera utilizar una tabla.

TABLAS DINAMICAS:

Una tabla dinámica sirve para resumir los datos que hay en una hoja de cálculo.
Lo mejor de todo es que puedes cambiarla fácil y rápidamente para ver los datos
de una manera diferente, haciendo de esta una herramienta muy poderosa.
¿Cómo crear una tabla dinámica?

Partiendo de una hoja de cálculo que contiene las estadísticas de ventas para una
empresa ficticia, supongamos que queremos responder a la pregunta: ¿Cuánto es
el total de ventas por cada vendedor? Esto puede llevar mucho tiempo porque
cada uno de ellos aparece en varias filas al igual que su venta mensual. Aunque
podríamos utilizar la función Subtotal todavía tendríamos un montón de datos por
analizar.
Por suerte, una tabla dinámica puede hacer todas las operaciones matemáticas al
instante y resumir los datos de una manera que no sólo es fácil de leer sino
también, de manipular. 
Para crear una tabla dinámica que responda a la pregunta, sigue estos pasos:  

Paso 1:
Selecciona la tabla o celdas (incluyendo los encabezados de columna) que
contienen los datos que vas a utilizar.  
Paso 2:
En la ficha Insertar, haz clic en el comando Tabla dinámica.
Paso 3:
Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Asegúrate de que la
configuración sea correcta y haz clic en Aceptar.  
Paso 4:
Una tabla dinámica en blanco aparecerá al lado izquierdo y la lista de campos, al
derecho.
 ¿QUÉ SON VINCULOS O REFERENCIAS EXTERNAS?

En Microsoft Excel es posible crear fácilmente vínculos y enlaces entre las celdas

de las distintas hojas de un libro de trabajo. De este modo, solamente tendrás que
hacer click en uno de esos hipervínculos y automáticamente te desplazarás a otra
celda, ya sea en esa misma hoja de cálculo o en otra hoja distinta (del mismo
libro).

También puedes llevar a cabo este mismo proceso, pero cambiando la celda final
a la que lleva el enlace. Es decir, para que el hipervínculo te lleve hasta un rango
determinado, seleccionando así varias celdas y no sólo una.

Para llevar a cabo todo este proceso, lo primero que debes hacer es seleccionar
esa celda en la que quieres incluir el hipevínculo. En este caso concreto se trata
de la celda B2 de la Hoja1.

A continuación, desde la ficha Insertar, pulsa en el icono Hipervínculo y en el

apartado Lugar de este documento.
En este ejemplo, queremos desplazarnos a la celda B1 de la Hoja2, así que lo
primero será seleccionar el nombre de esa hoja y, en la parte superior, teclear la
referencia a esa celda.

Tras pulsar el botón Aceptar, podrás comprobar que el contenido original de la

celda ahora aparece subrayado y en color azul, para indicar que ahora se trata de
un hipervínculo. Así, sólo tendrás que hacer click con el ratón sobre él.

Nada más pulsar sobre ese enlace, te desplazarás directamente a la Hoja2 y,

además, la celda B1 quedará seleccionada.
Como ya te hemos comentado, también puedes lograr que, en lugar de a una sola
celda, el hipervínculo te lleve a una rango concreto. Para ello, debes modificar
primero el vínculo. Hazlo con un simple click del botón secundario sobre la celda
que lo contiene y, en el menú contextual que obtendrás, escoge la
entrada Modificar hipervínculo. En la ventana que obtendrás, incluye ahora una
referencia a un rango, por ejemplo el B2:B5 (de la Hoja2).

Pulsa de nuevo Aceptar y comprueba que esta vez al pinchar en el hipervínculo te

desplazas a la Hoja2, pero queda seleccionado un grupo de celdas, que coincide
con el rango que han indicado antes.

Una referencia externa (también denominada vínculo) es una referencia a una

celda o a un rango de celdas de una hoja de cálculo de otro libro de Excel, o una
referencia a un nombre definido en otro libro. Puede crear referencias externas
entre los libros para traer información de un libro de origen a un libro de destino.

Desde un libro de destino, puede abrir fácilmente el libro de origen de una

referencia externa. Por ejemplo, es recomendable comprobar que es el libro que
desea que la referencia externa para señalar o realizar cambios en el libro de
origen. Puede cambiar también fácilmente el libro de origen en una referencia
externa. Por ejemplo, se han movido el libro de origen y necesita actualizar la
referencia externa para reflejar el cambio.

La vinculación con otros libros es una tarea habitual en Excel, pero es posible que
a veces se encuentre con un libro que tiene vínculos que no pueden verse aunque
Excel indique que existen. No hay una forma automática de encontrar todas las
referencias externas que se usan en un libro, pero hay varios métodos manuales
que se pueden usar para encontrarlas. Tiene que buscar en fórmulas, nombres
definidos, objetos (como cuadros de texto o formas), títulos de gráfico y series de
datos de gráfico.

Cualquier libro de Excel al que se haya vinculado tendrá el nombre de archivo de

ese libro en el vínculo con su extensión de archivo .xl* (como .xls, .xlsx o .xlsm),
por lo que el método recomendado consiste en buscar todas las referencias a la
extensión de archivo parcial .xl. Si se vincula a otro origen, tendrá que determinar
cuál es el mejor término de búsqueda que debe usar.

Buscar vínculos usados en fórmulas

1. Presione Ctrl+F para abrir el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.

2. Haga clic en Opciones.
3. En el cuadro de diálogo Buscar, escriba .xl.
4. En el cuadro Dentro de, haga clic en Libro.
5. En el cuadro Buscar, haga clic en Fórmulas.
6. Haga clic en Buscar todos.
7. En la columna Fórmula del cuadro de lista que aparece, busque fórmulas
que contengan .xl. En este caso, Excel ha encontrado varias instancias de Datos
maestros del presupuesto.xlsx.
8. Para seleccionar la celda que tiene una referencia externa, haga clic en el
vínculo de dirección de celda para esa fila en el cuadro de lista.

Administrador de nombres.

Compruebe cada una de las entradas de la lista y busque referencias externas en

la columna Se refiere a. Las referencias externas contienen una referencia a otro
libro, como, por ejemplo, [Presupuesto.xlsx].

Bibliografía

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