Principios, características y clasificación.

• Partidas, sub-partidas, cuentas subcuentas.

• Régimen legal presupuestario.
• Procedimiento de cálculo.

SECRETARIA DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO

La contabilidad gubernamental es la técnica que registra sistemáticamente las

operaciones que realizan las Dependencias y Entidades de la Administración
Pública Federal, así como los sucesos económicos identificables y cuantificables
que le afecten, con el objeto de generar información financiera, presupuestal,
programática y económica que facilite a los usuarios la toma de decisiones.

PROFESOR BAYETO

“La contabilidad gubernamental es la disciplina que se ocupa de la Economía

de la Hacienda Pública, cuyas operaciones estudia en su conjunto y en detalle
a los efectos de formar y perfeccionar por vía racional y experimental la
doctrina administrativa de la misma”.

La Contabilidad Gubernamental constituye una herramienta financiera que

permite la cuantificación de la información financiera del sector público, además
facilita el reconocimiento del patrimonio público, la gestión y evaluación de las
decisiones en relación a la producción de bienes y servicios en beneficios de sus
ciudadanos.

 Contabilidad gubernamental

La contabilidad gubernamental en la actualidad se considera como un

instrumento indispensable en el sector público, pues permite observar los
registros económicos, de acuerdo a las bases legales, de las transacciones
efectuadas por las entidades públicas. Su objetivo es proporcionar información
destinada al control y evaluación de la eficacia de los entes públicos.

Además, se considera como la disciplina que trata el estudio económico y

financiero de la hacienda pública, la cual permite evaluar la gestión
administrativa del Estado. Según Alvarado (1995:36), es un conjunto de
principios y normas que comprenden niveles operacionales como áreas contables,
documentos fuentes, informes de movimiento por áreas, plan de cuentas, libros
principales y registros auxiliares de contabilidad, estados financieros y
presupuestarios, archivos de las transacciones, así como los procedimientos de
registración y de elaboración e interpretación de los estados contables.

Por tanto, constituye un sistema de información sobre el proceso financiero de

las organizaciones públicas, que operan en función de la teoría contable, para su
estudio, diseño y operación con la finalidad de ejercer el control real y efectivo
sobre el patrimonio público.

Es así, como el sistema contable público suministra información sobre créditos,

destino del gasto y control interno para garantizar la coordinación y estabilidad
macroeconómica en los distintos niveles del gasto gubernamental. Para Lara,
Toledo, & Gómez (2012), la contabilidad gubernamental permite cuantificar la
cantidad de recursos que utilizarán los funcionarios públicos en la producción de
bienes y en la generación de servicios.

La contabilidad gubernamental es el proceso de registrar, analizar, clasificar,

sintetizar, comunicar e interpretar información financiera sobre el gobierno como
un todo. Se refiere al campo de la contabilidad que encuentra su aplicación
específicamente en el sector público o el gobierno.
La contabilidad gubernamental refleja en detalle las transacciones y otros eventos
económicos que involucren el recibo, gasto, transferencia, usabilidad y disposición
de los activos y pasivos.
Las características del sistema de contabilidad gubernamental (por ejemplo, la
base de la contabilidad, la naturaleza de los estados financieros) deben adaptarse
a las necesidades y a la capacidad de los usuarios.

Un sistema contable podría ser muy bueno al compararlo con las normas
internacionales de contabilidad, pero podría tener un valor limitado para el país en
cuestión si hubiera pocas personas familiarizadas con estas normas.

Las entidades contables gubernamentales se extienden por todo el país, desde la

capital hasta los lugares más recónditos. Dado ese margen, la capacidad de las
entidades contables y de su personal variará considerablemente.

Características

Con el fin de garantizar la contabilidad adecuada de una amplia gama de

entidades, un sistema de contabilidad gubernamental debe ser:

– Relativamente uniforme.

– Bien documentado.

– Simple de aprender y operar.

– Fácil de consolidar.

Componentes

Un sistema de contabilidad gubernamental normalmente tiene ocho componentes

principales:

– Documentos que proporcionan la evidencia de las transacciones.

– Cuentas bancarias a través de las cuales se manejan los pagos y cobros.

– Registros contables (libro de caja, libros contables, etc.).

– Procedimientos y controles.

– Un medio para poder agregar datos contables.

– Informes contables internos.

– Informes de contabilidad externos (estados financieros).

– Personas que trabajan con el sistema.

Diferencia con la contabilidad del sector privado

Los objetivos de las agencias gubernamentales federales, estatales o municipales

al aplicar los principios de contabilidad son diferentes del principal objetivo
comercial del sector privado, el cual es obtener ganancias.

Los presupuestos son unas de las atenciones más importantes en la contabilidad

gubernamental, ya que las agencias gubernamentales son responsables
fiscalmente ante los contribuyentes y deben demostrar el cumplimiento del uso de
los recursos como estaba previsto en los presupuestos.

En el sector privado, el presupuesto es una herramienta para la planificación

financiera, y por eso no es obligatorio cumplirlo.

El sistema de contabilidad gubernamental tiene un enfoque para medir que es

diferente al de la contabilidad del sector privado.
En lugar de medir el flujo de los recursos económicos, la contabilidad
gubernamental mide el flujo de los recursos financieros.

En lugar de reconocer los ingresos cuando se obtienen y los gastos cuando se

incurren, los ingresos son reconocidos cuando hay dinero disponible para liquidar
pasivos dentro del período contable actual, y los gastos son reconocidos cuando
se agotan los recursos actuales.

La contabilidad gubernamental mantiene un control estricto de los recursos.

Igualmente, divide las actividades en diferentes fondos para aclarar cómo se están
canalizando los recursos a varios programas.

Control de gastos

La contabilidad gubernamental requiere que el ejecutivo indique la cantidad,

naturaleza y propósito del gasto planificado. También requiere los impuestos
necesarios para financiarlo.

También requiere que el ejecutivo solicite y obtenga la aprobación de la

legislatura, y que cumpla con la custodia y otorgamiento de los gastos aprobados
por el legislador, demostrando tal cumplimiento.

Bajo la contabilidad gubernamental, la legislatura puede dirigir y también controlar

el comportamiento del gobierno.

La contabilidad gubernamental, por lo tanto, es el tipo de

contabilidad que registra las operaciones financieras de las entidades y
dependencias de la administración pública. Todos los eventos económicos
cuantificables que afecten al Estado forman parte del interés de la contabilidad
gubernamental.
Entre las características fundamentales que tiene que poseer la contabilidad
gubernamental se encuentran las siguientes:
• Integralidad del registro y cobertura del mismo.
• Uniformidad.
• Centralización normativa.
• Marco doctrinario.
• Descentralización operativa.
• Control contable de los bienes.
• Funcionamiento de manera integrada con otros sistemas.
• Estructuración basada, entre otras cosas, en el flujo de datos.

de igual manera, la contabilidad gubernamental es una herramienta

imprescindible para la elaboración del presupuesto. Aunque depende de
cada constitución, lo más habitual es que el presupuesto sea sometido a debate
parlamentario. La información que permite defender o criticar el presupuesto
procede de los balances ofrecidos por la contabilidad gubernamental.

Es importante destacar que la contabilidad gubernamental está regida por

diversas leyes y regulada por varias instituciones. La intención es que el gobierno
de turno no aproveche su posición para utilizar los fondos estatales según su
conveniencia e intereses, sino que la gestión financiera sea transparente.

Los principios de Contabilidad Gubernamental se definen como los fundamentos esenciales

para el registro de las operaciones y presentación de los correspondientes estados
financieros, presupuestales, programáticos y económicos. Los principios de contabilidad
gubernamental que identifican y delimitan a las entidades de la administración pública y a sus
aspectos financieros, presupuestales, programáticos y económicos son:

 Ente
 Base de Registro
 Cuantificación en términos monetarios
 Periodo contable
 Costo histórico
 Existencia permanente
 Control presupuestario
 Revelación suficiente
 Integración de la información
 Importancia relativa
 Consistencia o comparabilidad
 Cumplimiento de las disposiciones legales

Principios de Contabilidad
Gubernamental
1. Un sistema de contabilidad gubernamental deberá:
a) Mostrar que se ha obrado de acuerdo con las disposiciones legales.
 b) Reflejar la situación y operaciones financieras del gobierno.
2. Si las disposiciones legales entran en conflicto con principios contables, se deberá
dar prioridad a las disposiciones legales.  Sin embargo, les deber del funcionario
gubernamental buscar cambios en las leyes que armonicen éstas con los principios
contables.
3. El sistema general de contabilidad estará basado en doble partida, con un libro
mayor general, en el cual registran en detalle o en resumen todas las transacciones
financieras.  Se llevarán los registros subsidiarios adicionales que fueren necesarios.
4. Cada organización gubernamental deberá establecer los fondos requeridos, ya sea
por ley o por una eficiente administración financiera.  Sin embargo, deberá
reconocerse que los fondos introducen un elemento de inflexibilidad en el sistema
financiero.  De tal manera que, en consistencia con disposiciones legales y
requerimientos de una eficiente administración financiera, se pueden establecer tan
pocos fondos como sea posible.
5. Dependiendo de los requerimientos legales y financieros que acaban de ser
mencionados arriba, se reconocen las siguientes clases de fondos: a) Generales, b)
Ingreso Especial, c) Capital de Trabajo, d) Impuesto Extraordinario, e) Bonos, f)
Amortización, g) Fideicomiso y agencia, h) Empresas de Servicios u otras.  Esta
clasificación de fondos deberá usarse en el grado en que se requiera en el documento
de presupuesto y en los informes financieros de la organización gubernamental.
6. Se deberá establecer un grupo de cuentas para cada fondo.  Este grupo deberá
incluir todas las cuotas necesarias para exponer la situación y las operaciones
financieras del fondo y para reflejar la conformidad con las disposiciones legales.
7. Deberá hacerse una clara segregación entre las cuentas relacionadas con activos y
pasivos circulantes y aquellas relacionadas con Activos y Pasivos fijos.  Con
excepción de los fondos de capital de trabajo, empresas de servido u otra, o fondos
de fideicomisos, los activos fijos no deberán llevarse en los fondos con los activos
circulantes, pero deberán colocarse en su grupo propio de cuentas de balance.  De
manera similar, con excepción de fondos de impuestos extraordinarios y de servicio,
los pasivos a largo plazo no deberán incluirse con pasivos circulantes de cualquier
fondo, pero deberán mostrarse en un grupo propio separado de cuentas, formando
parte del grupo de cuentas de la deuda general consolidada e intereses.
8. Las cuentas de activos fijos deberán ser mantenidas sobre la base del costo
original o costo estimado, si el costo original no se encuentra disponible; en el caso de
donaciones, el valor de apreciación al tiempo de ser recibidas.
9. La depreciación de activos fijos gubernamentales en la mayoría de los casos no
deberá ser computada, a no ser que se pueda destinar legalmente dinero en efectivo
para reposiciones.  La depreciación de tales activos podría ser computada para fines
de costo unitario aún en el caso en que no se pueda destinar legalmente el dinero, en
efectivo para reposiciones, con tal que estos cargos de depreciando sean utilizados
con fines de información solamente y no estén reflejados en las cuentas.
 10. El sistema de contabilidad deberá proporcionar el control presupuestario tanto
para ingresos como para egresos, y los estados financieros deberán reflejar, entre
otras cosas, información presupuestaria.
11. Se recomienda, en el grado aplicable, el uso de contabilidad a base de devengado
para ingresos y egresos.  Los ingresos, compensados parcialmente por provisiones
hechas para pérdidas estimadas, deberán tomarse en cuenta cuando sean percibidos,
aunque no se los perciba en efectivo.  Los gastos deberán ser registrados tan pronto
como se incurra en obligaciones.
12. Los ingresos deberán ser clasificados por fondo y origen: y los gastos por fondo,
función, departamentos, actividad, carácter y de acuerdo a los tipos principales de
objetos, conforme a clasificaciones corrientes.
13. Los sistemas de contabilidad de costos deberán ser establecidos dondequiera que
los costos puedan obtenerse.  Todo sistema de contabilidad de costos deberá hacer
provisión para el registro de todos los elementos de costo incurridos con el fin de
lograr un objetivo, llevar a cabo una actividad u operación, o completar una unidad de
trabajo, o un trabajo específico.  Aunque se puede omitir la depreciación de activos
fijos gubernamentales de carácter general en las cuentas e informes generales,
deberá ser considerada en la determinación de unidades de costos si se emplea un
sistema de contabilidad de costos.
14. Deberá emplearse en forma consecuente una terminología y clasificación común,
a través del presupuesto, las cuentas y los informes financieros.

Clasificación de la
contabilidad
Contenido: 

 Contabilidad comercial
Contabilidad de costos
Contabilidad de servicios
Contabilidad de entidades financieras
Contabilidad gubernamental

La contabilidad para un adecuado estudio y tomando en cuenta la diversidad de

actividades empresariales, en función al giro específico de sus actividades, está
clasificada en
 Contabilidad comercial
 Contabilidad de costos
 Contabilidad de servicios
 Contabilidad de entidades financieras
  Contabilidad gubernamental
Contabilidad comercial
Comprende desde el sistema de registrador) contable hasta la preparación y emisión
de estados financieros, que expresamente se refieren a empresas (unipersonales y/o
sociedades mercantiles) dedicadas únicamente a la compra-venta de mercaderías y/o
productos.

Contabilidad de costos
Parte muy importante, tiene por finalidad aplicar al proceso contable, sistemas
especializados de costos y sus procedimientos a las siguientes actividades:
 Contabilidad industrial
 Contabilidad minera
 Contabilidad petrolera
 Contabilidad agrícola
 Contabilidad ganadera
 Contabilidad de construcciones
 Contabilidad forestal
 Otras actividades similares
Contabilidad de servicios
Conjunto de actividades que su proceso contable, está orientado a operaciones
relacionas a la prestación de servicios, que principalmente son:        
 Contabilidad hotelera
 Contabilidad de transportes
 Contabilidad de agencias de viaje
 Contabilidad de sociedades profesionales
 Contabilidad de partidos políticos
 Contabilidad de organismos no gubernamentales
 Otras actividades similares
Contabilidad de entidades financieras
Conjunto de actividades que su proceso contable, está orientado a operaciones
relacionadas a la prestación de servicios, que principalmente son:
 Contabilidad bancaria
 Contabilidad de mutuales de ahorro y préstamo
 Contabilidad de casas de cambio
 Contabilidad de almacenas de depósito
 Contabilidad de seguros y reaseguros
  Contabilidad de bolsas de valores
 Contabilidad de empresas intermediadoras de crédito
 Contabilidad de cooperativas
 Otras actividades similares
Contabilidad gubernamental
Trata la aplicación de procedimientos contables, a la contabilidad del estado en
general, según su actividad específica, principalmente son:
 Gobierno central
 Poder legislativo
 Poder judicial
 Ministerios
 Municipalidades
 Prefecturas
 Universidades
 Empresas del estado
 Fuerzas Armadas
 Policía
 Instituciones culturales de beneficencia
 Otras actividades similares

Procedimientos de calculo
Son todas las actividades que realizan los empleados del
departamento de contabilidad y que están soportados por
diferentes conocimientos y teoría de la profesión contable. Los
Procedimientos se estandarizan por las siguientes razones:
 Consistencia en la actuación ante situaciones similares
 Reglamentación de la actuación de los empleados.
 Seguridad de la eficiencia de todos los procesos.
Clasificación de los Procedimientos Contables
La organización administrativa en una empresa puede
establecerse a través de la siguiente clasificación de los
procedimientos:
 Contables
 No contables
Procedimientos Contables
Son todos los procesos, secuencias de pasos e instructivos que
se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones que
realiza la empresa en los libros de contabilidad. Desde el punto de
vista de análisis, se pueden establecer procedimientos contables
para el manejo de cada uno de los grupos generales de cuentas
de los estados financieros.
Algunos ejemplos de procedimientos contables son:
 Recepción de Inventarios
 Ventas de Productos
 Fabricación de Productos
 Registro de Estimaciones

PROCEDIMIENTOS NOCONTABLES
No afectan las cifras de los Estados Financieros, algunos
ejemplos son:
 Cambio de datos de un cliente
 Contratación de Empleados
 Cambio de Horario Laboral
 Trámite de reclamos de clientes
El objetivo final de todo el análisis, debe ser el obtener el mayor
grado de información para evaluar si los procesos contables o no
contables, se realizan conforme lo establecen las políticas y
normas de la empresa.
Procedimientos Contables
El manejo de registros constituye una fase o procedimiento de la
contabilidad. El mantenimiento de estos registros conforma un
proceso importante, ya que el desarrollo eficiente de las otras
actividades contables depende de la exactitud e integridad de los
registros de la contabilidad.
Según el libro de H.A. Finney "Curso de Contabilidad" los
procedimientos contables son:
- Cuentas
- Débitos y créditos
- Cargos y créditos a las cuentas
- Cuentas de activos
- Cuentas de pasivo y capital
- Resumen del funcionamiento de los débitos y créditos
- Registros de las operaciones
- Cuentas por cobrar y por pagar
- El diario y el mayor
- Pases al mayor
- Determinación de los saldos de las cuentas- La balanza de
comprobación
Proceso de Contabilidad Gubernamental
El proceso contable comprende tres fases bien diferenciadas:
comienza a parir del análisis de la documentación fuente, la
extracción de datos de los hechos económicos u operaciones
patrimoniales y presupuestarias y su registro en los libros de
entrada original, continua con el direccionamiento de los
elementos homogéneos a segmentos particularizados según su
naturaleza; y, concluyen con a producción de la información de
acuerdo a criterios de agrupación predefinidos entregándose un
nuevo producto denominados estados o informes financieros.