FUNDACIÓN CLÍNICA MATERNO INFANTIL ADELA
DE CHAR VERSIÓN: 2.0
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE CALIDAD.
CÓDIGO:
PROCESO DE FACTURACION
PÁGINA DE VIGENCIA
HASTA: 2021
SUBPROCESO: SOLICITUD DE AUTORIZACIONES
OBJETIVO
Garantizar la aprobación y posterior pago del servicio prestado al usuario por parte de la
entidad responsable del pago.
ALCANCE
Este proceso aplica al área de admisiones y facturación, inicia con la notificación a la
EPS y finaliza con la autorización propia proporcionada por la EPS.
RESPONSABLES
Auxiliar de Admisiones / Auxiliar de Facturacion / Coordinador de facturacion
CONDICIONES GENERALES
1. El auxiliar de admisiones/ facturación / Administrativo, detecta o es reportado de
alguna atención diferente a la de urgencias (cirugía, hospitalización, uci) que
requiere solicitud de autorización a la entidad responsable del paciente.
2. El auxiliar de admisiones/ facturación / Administrativo procede a solicitar la
autorización de la atención o el procedimiento por correo o en la pagina de la
entidad responsable del paciente según como este establecido por la misma, la
entidad debe generar un código de autorización mediante Anexo técnico 4 según
resolución 3047/08 y enviar un documento donde apruebe el procedimiento o
estancia hospitalaria.
3. El auxiliar de admisiones/ facturación / Administrativo debe realizar el
seguimiento a las autorizaciones solicitadas y verificar que la entidad
responsable del paciente esta proporcionando la aprobación del procedimiento o
la atención.
4. El auxiliar de admisiones/ facturación / Administrativo, plasmara en el cuadro de
solicitud de autorizaciones todas las veces que se ha solicitado ante la entidad
responsable del paciente la gestión de las autorizaciones.
5. El auxiliar Administrativo diligencia el formato Excel del control de autorizaciones
para llevar control de las solicitudes y las aprobaciones.
6. Después que la entidad responsable del paciente genere la autorización, el
auxiliar administrativo deberá entregarla al jefe responsable del servicio donde
reposa el2 paciente y diligenciar el formato control entrega de autorizaciones,
donde consigna fecha, hora, nombre del paciente, autorización y firma de quien
entrega y firma de quien recibe.
OBSERVACIONES: El auxiliar de facturación al momento de liquidar la historia clínica
debe verificar que en ella repose todas las autorizaciones requeridas según la atención
o procedimiento realizados al paciente.
CASOS ACCION A SEGUIR
Pacientes con egreso hospitalario y que El auxiliar de facturación deberá verificar
en la historia clínica no repose la si la solicitud de autorización fue
autorización de la atención o realizada, si es el caso, deberá notificar
procedimiento. al auxiliar administrativo de lo pendiente
por autorizar y este a su vez comunicara
a la entidad responsable del pago que
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está pendiente por la autorización e
indagar cual es la causa del retraso en la
aprobación, en caso que el auxiliar de
admisiones no haya realizado solicitud
de autorización hay que reportarlo al
coordinador de facturación /admisión.
SUBPROCESO: FACTURACION Y ENTREGA DE ORDEN DE SALIDA
OBJETIVO
Realizar la facturación de las actividades, procedimientos, medicamentos, e insumos
de cada usuario para realizar la radicación de las facturas oportunamente,
garantizando el cobro respectivo.
ALCANCE
Este proceso aplica al área de facturación, inicia con la entrega de la historia clínica
al departamento de admisiones y finaliza con la entrega de la factura más los
soportes para su respectiva radicación.
RESPONSABLES
Auxiliar de Facturación/ Coordinador de facturación
CONDICIONES GENERALES
1. El auxiliar de facturación de cada servicio recibe del personal de enfermería la
historia clínica completa y organizada según el instructivo de organización
de historias clínicas del paciente que tiene orden de alta médica.
2. El auxiliar de facturación procede a revisar la historia clínica verificando que
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este completa y que tenga todos los documentos debidamente diligenciados.
3. El auxiliar de facturación verifica ala afiliación del paciente, revisa la historia
clínica e busca del documento de comprobación de derechos impreso al
momento de la admisión y confirma la información directamente en la página
del fosyga.
4. El auxiliar de facturación verifica que la historia clínica contenga todos los
soportes completos de la atención y carga en sistema estancia,
medicamentos, insumos, dispositivos, estudios diagnósticos, exámenes de
laboratorio y procedimientos derivados de la atención.
5. El coordinador de facturación procede a verificar la pre factura y la historia
clínica con sus respectivos soportes, si no encuentra inconsistencias, autoriza
con VoBo y el auxiliar de facturación procede a generar la factura.
6. El auxiliar de facturación imprime la factura.
7. El auxiliar de facturación elabora la orden de salida y la entrega al auxiliar de
enfermeria.
8. El auxiliar de facturación envía a fotocopiar la historia clinica, la organiza
según lo establecido por la entidad responsable del pago, legaja y le anexa la
factura.
9. El auxiliar de facturación realiza la relación de la factura anexándola a la
factura e historia clínica.
10. El auxiliar de facturación elabora RIPS y la relación de las facturas en
sistema, se arman los paquetes y se organiza por entidad responsable del
pago, la validación de los RIPS estará a cargo del área de sistemas.
11. El auxiliar de facturación entrega la historia clínica original anexando copia de
la autorización al área de archivo relacionada y marcada para el caso de uci,
las de cirugía y hospitalización solo se relacionaran en el libro.
12. El auxiliar de Archivo recibirá historias originales relacionadas en el libro para
la custodia de las mismas.
CASOS ACCION A SEGUIR
Paciente particular En caso de paciente particular, se
ingresan al sistema los dispositivos,
insumos, medicamentos, estudios
diagnósticos y laboratorio, se
imprime la factura previa aprobación
del coordinador de facturación, al
total del valor facturado se le
descuenta el valor del depósito y se
entrega al paciente el monto a
cancelar
Inconsistencia en la prefactura Si el coordinador de facturación
detecta inconsistencia en la pre
factura, debe devolver al auxiliar de
facturación junto con las
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recomendaciones para su
corrección.
SUBPROCESO: RADICACION DE FACTURAS
OBJETIVO
Asegurar el recibo de las facturas de servicio por las entidades responsables del
pago.
ALCANCE
Este proceso aplica al área de facturación, inicia con la entrega de los paquetes por
parte de los auxiliares de facturación para radicar en cada entidad, y finaliza con la
radicación de las facturas.
RESPONSABLES
Coordinador de facturacion
CONDICIONES GENERALES
1. El coordinador de facturación entrega los paquetes (factura con sus soportes,
Relación, Rips) al mensajero de la institución, con relación de facturas y
copias de recibidos.
2. El mensajero entrega los paquetes en las oficinas de las entidades
responsables del pago correspondiente, verifica que entreguen copia de
recibido con firma, sello y fecha.
3. El mensajero entrega la copia de recibido de la entidad al coordinador de
facturación.
4. El coordinador de facturación una vez recibe por parte del mensajero las
facturas, procede a descargar de la matriz en Excel del envío de facturas para
constatar que todo lo enviado regrese para la entrega al auxiliar de cartera.
5. El coordinador de facturación entrega recibido de facturas con sellado al
auxiliar de cartera para la radicación respectiva en el sistema.
6. El auxiliar de cartera verifica la relación de facturas radicadas por sistema
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para la generación de la cartera respectiva y posteriormente entregar informe
al coordinador de cartera.
OBSERVACIONES: El coordinador de facturación debe realizar verificación continua y
seguimiento en todo el proceso.
SUBPROCESO: GLOSAS
OBJETIVO DEL PROCESO
Recibir, aceptar y objetar glosas de manera oportuna
ALCANCE
Este proceso aplica al área de facturación, inicia con la recepción de la glosa y finaliza
con el recaudo de la misma.
RESPONSABLES
El auxiliar de facturación urgencias/auxiliar de admisiones
CONDICIONES GENERALES
1. El coordinador de facturación recibe comunicado de las entidades responsables
del pago relacionando las glosas existentes.
2. El coordinador de facturación realiza entrega de las glosas al auxiliar de cartera.
3. El auxiliar de cartera ingresa en el sistema de información las glosas recibidas.
4. El coordinador de facturación en conjunto con el auditor medico analiza las
glosas recibidas, estudiando las causales de la misma, se identifica que tipo de
glosas son, administrativas o de pertinencia médica.
5. Si las glosas son administrativas, el coordinador de facturación y auditor medico
determina si son aceptadas u objetables, si son de pertinencia medica le
corresponde realizar esta función mal auditor medico en conjunto con el
coordinador médico.
6. Si las glosas son aceptables, se contesta a la entidad responsable del pago
aceptando la glosa, si las glosas son objetables se envía comunicado a la
entidad responsable del pago informando sobre la objeción a la glosa, realizando
una adecuada justificación y anexando toda la documentación y soportes para el
reclamo.
7. Se entrega toda la documentación al mensajero para que haga entrega formal a
las oficinas de la entidad responsable del pago, recibiendo a su vez relación de
las glosas con respuesta como recibida.
8. El mensajero entrega el recibido firmado y con sello de cada entidad
responsable del pago al departamento de facturación.
9. Se envía a cartera el formato de glosa enviada a la entidad y las copias de
respuestas enviadas.
10. Se archivan las copias de las respuestas de glosas enviadas a las entidades, se
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ingresa y actualiza la información en el sistema.
11. Se recibe formato de respuesta de glosa enviada, se ingresa la información al
módulo de cartera para actualizar y empezar la gestión de recaudo sobre glosas
reclamadas.
OBSERVACIONES: Es necesario que el coordinador de facturación revise la
prefactura y la confronte con la historia clínica, además de realizar auditoria de la
historia y sus soportes.
SUBPROCESO: ANULACION DE FACTURAS
OBJETIVO
Asegurar que el envío de las facturas a las entidades responsables del pago sean las
adecuadas para garantizar la cancelación de las mismas de manera oportuna.
ALCANCE
Este proceso aplica al servicio de facturación, inicia con la identificación de la necesidad
de la anulación de una factura y finaliza con la anulación de la misma.
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RESPONSABLES
Coordinador de Facturación / Auxiliar contable
CONDICIONES GENERALES
1. El auxiliar de facturación identifica la necesidad de anulación de la factura e
informa al coordinar de facturación y/o auxiliar contable.
2. El coordinador de facturación y/o auxiliar contable analiza las causas y procede a
realizar la anulación de la factura.
3. El coordinador de facturación y/o auxiliar contable procede a realizar la anulación
por sistema y reporta a subgerencia financiera.
4. Subgerencia financiera verifica la anulación de la factura e identifica las causas
de su anulación.
5. Si la factura pertenece al mes que está en curso la anulación la realiza
directamente el coordinador de facturación, si la factura pertenece a meses
anteriores y contablemente el mes se encuentra cerrado, se reporta el caso al
coordinador de contabilidad quien analiza el caso y da aprobación de anulación.
6. El auxiliar de facturación realiza nuevamente la factura y entrega el número
nuevo de factura al coordinador de facturación para relacionarla en sistema.
7. El coordinador de facturación guarda la factura anulada en el archivo de facturas
anuladas.
SUBPROCESO:ELABORACION DE INFORMES
OBJETIVO
Conocer el estado de los procesos de facturación.
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ALCANCE
Este proceso aplica al coordinador de facturación, inicia con la recolección de la
información y finaliza con la generación y entrega del informe.
CONDICIONES GENERALES
1. El coordinador de facturación después de haber recibido por parte del mensajero
copia de recibido de relación de facturas radicadas procede a la generación de
informes del mes en curso.
2. El coordinador de facturación procede a tabular toda la información recopilada del
mes y a elaborar los informes con los siguientes parámetros:
Valor facturado vs valor radicado
Total glosas
Glosas aceptadas y no aceptadas
Facturas sin radicar con sus respectivos motivos
Indicadores de facturación.
3. Los días 30 de cada mes el coordinador de facturación debe entregar los
informes generados a gerencia.
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SUBPROCESO: RONDA ADMINISTRATIVA
OBJETIVO
Realizar seguimiento a las labores administrativas de cada servicio, verificando pendiente
y garantizando la resolución de situaciones administrativas.
ALCANCE
Este proceso aplica al Auxiliar administrativo, de referencia, coordinador de facturación,
de admisión y al coordinador médico, inicia desde la ronda administrativa a los servicios y
finaliza con la elaboración y socialización de planes de acción.
RESPONSBALES
Auxiliar Administrativo, de referencia y contrareferencia, coordinador de facturación y
admisión y coordinación medica.
TIEMPO
Se dará diariamente en el caso de auxiliar de referencia y administrativo, para el caso de
coordinación médica y de facturación una (1) vez por semana.
CONDICIONES GENERALES
1. El auxiliar administrativo imprime el censo del día a iniciar.
2. El auxiliar de referencia una vez reciba el turno en el área de admisión, deberá
dirigirse a los diferentes servicios para constatar los tramites de remisión o
estudios a realizarse diferentes de los que presta la institución.
3. el coordinador de facturación y admisiones inicia la ronda administrativa en el
departamento de admisiones.
4. El auxiliar de admisiones y urgencia tienen que entregar un reporte de todas las
novedades administrativas que se hayan presentado, el coordinador revisa el libro
de entrega de turno para constatar los pendientes en el servicio, posterior a la
revisoría de los libros y formatos, da instrucciones al auxiliar de admisiones para
llevar a cabo el plan de trabajo del día y resolución de situaciones específicas.
5. El coordinador de facturación junto con el auxiliar administrativo y el coordinador
médico, confrontan la información del censo con la información del servicio, el jefe
del servicio debe entregar reporte de las novedades administrativas que se hayan
presentado.
6. El coordinador de facturación junto con el coordinador médico elaboran plan de
acción para dar solución a situaciones específicas y resolver pendientes e
informaran al jefe del servicio de las acciones a llevar a cabo.
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