Materiales.
Los materiales constituyen un elemento esencial de costo de la producción. Son los
principales recursos que se usan en la producción; éstos se transforman en bienes terminados
con la adición de mano de obra directa y costos indirectos de fabricación. El costo de los
materiales puede dividirse en materiales directos e indirectos, de la siguiente manera: -
Materiales directos. Son todos los que pueden identificarse en la fabricación de un producto
terminado, fácilmente se asocian con éste y representan el principal costo de materiales en la
elaboración del producto. Un ejemplo de material directo es la madera aserrada que se utiliza
en la fabricación de una litera.
M ATERIALES DIRECTOS
Son todos los materiales que pueden identificarse en la fabricación de un
producto terminado, fácilmente se asocian con éste y representan el principal
costo de materiales en la elaboración del producto. En efecto, “los materiales
directos son aquellos elementos que pueden identificarse de una manera concreta
y provechosa con un producto o con un trabajo específico” (Molina, 2004: 71).
Al mismo tiempo, son aquellos materiales que forman parte de los productos y
generalmente determinan la calidad, cantidad o presentación de los mismos en el
mercado, razón por la que sus costos se asignan directamente a cada producto
concreto, es decir, sin recurrir a procedimientos de reparto en función de niveles
de actividad (Lester et al., 2010).
En síntesis, los materiales directos están representados por todos los materiales
cuya participación en el producto terminado es imprescindible, es decir, marcan
las características básicas que denotan e identifican el producto terminado, de
esta forma, pueden ser reconocidos y cuantificados en cada unidad de producción
e integran físicamente el producto.
1.2 M ATERIALES INDIRECTOS
Los materiales indirectos están enmarcados en todos los materiales que, aun
cuando son utilizados en el proceso productivo, son los que auxilian o prestan un
servicio a la transformación productiva, por lo que, representan suministros a la
fabricación desarrollada por la empresa.
El material indirecto es aquel que se utiliza en el proceso de la manufactura
pero cuyo costo no es directamente rastreable hasta cada producto (Welsch y
Gordón, 2005). Además de esto, “los materiales indirectos son los demás
suministros involucrados en la producción de un artículo que no se clasifican
como materiales directos” (Polimeni et al., 1994: 76).
De este modo, la fabricación para obtener sus resultados requiere insumos que
no son mano de obra directa ni materiales directos, conformado por aquellos que
se pueden integrar físicamente al producto, pero que por su naturaleza no
consiguen identificarse o cuantificarse fácilmente en cada unidad de manufactura
(Cuevas, 2001).
En consecuencia, los materiales indirectos están representados por los
materiales utilizados como insumos en el proceso productivo, que por su
naturaleza no pueden ser medidos y cuantificados con exactitud y por tanto
presentan dificultad para ser asociados e identificados directamente con el
producto terminado.
Contabilización de materiales
En una empresa manufacturera, la inversión en materiales representa
cuantiosas sumas de dinero, si estas son comparadas con el total de los activos de
esta, por lo cual, se requiere que su contabilización sea cuidadosamente
controlada de manera que garantice tanto su uso eficiente como la veracidad y
exactitud de las cifras mostradas.
Al respecto, las actividades para la contabilización de los materiales
comprende; 1) compra de los materiales incluyendo en esta; solicitud de compra,
orden de compra, informe de recepción, factura de proveedor, el mayor de
almacén o las tarjetas de inventario continuo, y 2) el uso de materiales, que
requiere autorizarlos por medio de la requisición de materiales preparado por el
departamento de producción (Molina, 2004).
Bajo estas perspectivas, la contabilización para los materiales se divide en dos
secciones: compra y uso de estos, aun cuando, el ciclo funcional del control
puede variar de una compañía a otra, por tanto, para optimizar el proceso de
contabilización y registro de los datos contables derivados de los materiales se
deben analizar las secciones antes mencionadas así como en cada una de las sub
secciones que estas engloban
La contabilización de los Materiales
Compra de Materiales
La mayoría de los fabricantes cuentan con un departamento de compras cuya función es
hacer pedidos de materias primas y suministros necesarios para la producción. El gerente
del departamento de compra es
responsable de garantizar que los artículos pedidos reúnan los estándares de calidad
establecidos por la compañía que se adquieran al precio más bajo y se despachen a
tiempo.
Requisición de compra
Una requisición de compra es una solicitud escrita que usualmente se envía para informar
al departamento de compras acerca de una necesidad de materiales o suministros. Las
requisiciones de compra están generalmente impresa según las especificaciones de cada
compañía, la mayor parte de los formatos incluye:
- Numero de requisición
- Nombre del departamento o persona que solicita
- Cantidad de artículos solicitados
- Identificación del número de catálogo
- Descripción del artículo
- Precio unitario
- Precio total
- Costo de embarque, de manejo, de seguro y costos relacionados
- Costo total de requisición
- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
- Firma autorizada.
Orden de compra
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos
a un precio onvenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega.
La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y
presentar una factura. Todos los artículos comprados por una compañía deben
acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de
suministrar control sobre su uso.
Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:
- Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido
- Número de orden de compra
- Nombre y dirección del proveedor
- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
- Términos de entrega y de pago
- Cantidad de artículos solicitados
- Número de catálogo
- Descripción
- Precio unitario y total
- Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la
orden
- Firma autorizada
El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de
contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento
de compras.
Informe de Recepción
Cuando se despachan los artículos ordenados, el departamento de recepción los
desempaca y los cuenta. Se revisan los artículos par tener la seguridad de que no estén
dañados y cumplan con las especificaciones de la orden de compra y de la lista de
empaque. Luego el departamento de recepción emite un informe de recepción. Este
formato contiene
- Nombre del proveedor
- Número de orden de compra
- Fecha en que se recibe el pedido,
- Cantidad recibida
- Descripción de los artículos
- Diferencia con la orden de compra ( artículos dañados )
- Firma autorizada
El original lo guarda el departamento de recepción. Las copias se envían al departamento
de compra y al departamento de cuentas por paga, las copias también se envían al
departamento de contabilidad y al empleado de almacén que inició la requisición de
compra, además se adjunta una copia de los materiales que van al almacén.
3. Salida de los Materiales
La persona encargada del almacén es responsable del adecuado almacenamiento,
protección y salida de todos los materiales bajo su custodia. La salida debe ser autorizada
por medio de un formato de
requisición de materiales, preparado por el gerente de producción o por el supervisor del
departamento. Cada formato de requisición de materiales indica el número de orden o el
departamento que solicita los artículos, la cantidad, la descripción, el costo unitario y el
costo total de los artículos despachados.
El costo que figura en el formato de requisición de materiales es la cantidad que se carga
a producción por los materiales utilizados. El cálculo del costo total de los materiales
entregados parece relativamente
simple: el costo unitario de un artículo se multiplica por la cantidad comprada. La cantidad
se determina con la facilidad a partir del formato de requisición de materiales; sin
embargo, determinar el costo unitario de los materiales despachado no es tan simple en
periodos de inflación o deflación.
Sistemas de contabilización de materiales enviados a producción e inventario final de
materiales.
Contabilización mediante el sistema de inventario periódico
En un sistema de inventario periódico, la compra de materiales se registra en una cuenta
titulada "compra de materias primas". Si existe un inventario inicial de materiales, éste se
registra en una cuenta separada
llamada "inventario inicial de materiales". Las compras más el inventario final de
materiales, debe realizarse un conteo físico de los materiales todavía disponibles al final
del periodo. Algunos métodos comúnmente
utilizados para determinar el valor del inventario final y el costo de los materiales utilizados
en el sistema de inventario periódico son:
4. Método de identificación específica
Es el método más simple pero también el que demanda más tiempo para determinar el
costo de los materiales utilizados y el costo del inventario final. Este método requiere
mantener un registro del precio de
compra de cada unidad específica y de la cantidad de unidades específicas usadas. El
costo de los materiales utilizados se calcula multiplicando la cantidad usada por el precio
específico de cada material.
Costo promedio simple
Mediante este método, los diversos precios de compra se suman y esta suma se divide
por la cantidad total de compras para determinar el costo promedio por unidad.
Mano de obra
Es el esfuerzo físico o mental que se emplea en la elaboración de un producto. El costo de la
mano de obra es el precio que se paga por emplear los recursos humanos. La compensación que
se paga a los empleados que trabajan con la producción representa el costo de la mano de obra
de fabricación. Esta puede clasificarse en :
Mano de obra directa es la que se involucra de manera directa en la producción de un artículo
terminado, que fácilmente puede asociarse al producto y que representa un costo de mano de
obra importante en la
producción de dicho artículo. La mano de obra directa se considera un costo primo y a la vez un
costo de conversión. La mano de obra indirecta es el trabajo de fabricación que no se asigna
directamente a un producto; además no se considera relevante determinar el costo de la mano
de obra indirecta con relación a la producción. La mano de obra indirecta es considerada
entrelos costos indirectos de fabricación.
Costos incluidos en la mano de obra
El principal costo de la mano de obra son los jornales que se pagan a los trabajadores de
producción. Los jornales son los pagos que se hacen sobre una base de horas, días o piezas
trabajadas. Los sueldos son pagos fijos hechos regularmente por servicios gerenciales o
de oficina.
Contabilización de la mano de obra
La contabilización de la mano de obra por parte de un fabricante usualmente comprende tres
actividades: control de tiempo, cálculo de la nómina total y asignación de los costo a la nómina.
Control de tiempo
Para tener un control exacto de esto la mayoria de las empresas utilizan
dos documentos llamados tarjeta de tiempo y la boleta de trabajo.
Una tarjeta de tiempo (tarjeta de reloj) la inserta el empleado varias veces cada día: al llegar, al
salir a almorzar, al tomar un descanso
y cuando termina de trabajar. Las boletas de trabajo las preparan diariamente los empleados
para cada orden. Las boletas de trabajo indican el número de horas trabajadas, una descripción
del trabajo realizado y la tasa salarial del empleado.
8. Calculo de la nómina total
La principal función del departamento de nómina es calcular la nómina total, incluidas la
cantidad bruta ganada y la cantidad neta por pagar a los empleados después de las de las
deducciones. El departamento de nómina distribuye la nómina y lleva registros de los ingreso
de los
empleados, tasa salarial y clasificación de empleo.
Asignación de los costos de nómina
Con las tarjetas de tiempo y las boletas de trabajo como guía, el departamento de contabilidad
de costos debe asignar los costos totales de la nómina. El costo total de la nómina para
cualquier periodo debe ser igual a la suma de los costos de la mano de obra asignados a las
órdenes de trabajo
individuales, departamentales o producción .
Registro de los costos de mano de obra en el Libro de Diario
Por lo general, las nóminas se preparan semanal, quincenal o mensualmente. Los sueldos
brutos para un individuo se determinan multiplicando las horas indicadas en las tarjetas de
tiempos por la tasa por
hora, más cualquier bonificación o tiempo extra. Los asientos del libro diario par registrar la
nómina y los pasivos relacionados por las cantidades retenidas se elaboran en cada periodo de
la nómina. Usualmente los gastos de nómina del empleador y las distribuciones del costo de la
nómina se
registran en el libro diario al final del mes.
Problemas especiales relacionados con la contabilización de la mano de obra
La contabilización de la mano de obra incluye problemas especiales que no se presentan en la
contabilización de los materiales como son los impuestos al empleado, impuestos y costos por
beneficios
extraordinarios al empleador, bonificación por horas nocturnas o dominicales, sobretiempo,
tiempo ocioso, salario mínimo garantizado y planes de incentivos.
9. Impuesto al empleado
A los empleadores se les exige por ley retener, dos ítemes:
impuestos federales, estatales y locales sobre el ingreso y los impuestos de seguridad social. Los
impuestos FICA ( federal insurance contributions act ) están diseñados para ofrecer a los
empleados alguna cantidad de ingreso a su retiro. Los empleadores remiten al gobierno, sobre
una base
trimestral o con mayor frecuencia, los impuestos sobre la renta de los empleados y los
impuestos FICA retenidos, lo mismo que la participación del patrono en los impuestos de
nómina.
Impuestos al empleador y costos por beneficios sociales
A los empleadores se le exige en la actualidad igualar la contribución del empleado para
seguridad social (FICA) y además pagar los impuestos federales por desempleo FUTA (federal
unemployment tax act) y el
seguro estatal por desempleo, que aquí se denomina SUI. El impuesto FUTA / SUI se cargan
sólo a los empleadores hasta un límite máximo sobre las ganancias totales brutas de los
empleados sujetos a impuesto. El propósito del FUT / SUI es suministrar fondos que puedan
utilizarse para pagar los beneficios de desempleo a los empleados en caso de terminación del
trabajo.
En general, los empleados de la fábrica tienen derecho a que se les pague vacaciones después
de un periodo inicial de empleo. El tiempo de vacaciones se basa en la duración del empleo. El
pago de las vacaciones no debe cargarse al trabajo en proceso cuando un empleado está en
vacaciones.
Un empleado contribuye a la producción sólo cuando está en el trabajo.
Para el pago de los días festivos, la cantidad de la acumulación dependerá de las cláusulas
del contrato de mano de obra o de las políticas de personal de la compañía, la cantidad de
festivos pagados generalmente
varía de 8 a 11 durante un año. La contabilización del pago de festivos se maneja casi de la
misma manera como el pago de vacaciones.
Bonificaciones por horas nocturnas o dominiales
Esta bonificación por horas nocturnas o dominicales o diferencial por turno debe cargarse al
control de costos indirectos de fabricación, en vez de hacerlo al trabajo en proceso, y
distribuirla en todas las unidades producidas.
Bonificación por Sobretiempo ( tiempo extra )
La bonificación por sobretiempo representa las horas de tiempo extra multiplicadas por la
tarifa de bonificación. La tarifa de bonificación por tiempo extra por lo general es alguna
fracción de la tarifa regular. El tiempo extra comúnmente se conoce como tiempo y medio
porque la mayor parte de las horas de tiempo extra trabajadas se pagan a la tarifa regular más
una bonificación equivalente a la mitad de la misma.
10. Tiempo ocioso
El tiempo ocioso se genera cuando los empleados no tienen trabajo por realizar, pero se les
paga por su tiempo. Por ejemplo, cuando se establece un nuevo trabajo en la producción, es
posible que algunos
trabajadores temporalmente no tengan nada que hacer. Si su ocio es normal para el proceso de
producción y no puede evitarse, el costo del tiempo ocioso podría cargarse al control de costos
indirectos de abricación. Si el tiempo ocioso se debió a negligencia o ineficiencia, éste podría
cargarse a una cuenta de perdida.
Salario mínimo garantizado y planes de incentivos
Cuando los pagos a un empleado se basan sólo en la cantidad de unidades producidas, se dice
que se le pagará a una tarifa de trabajo a destajo. Muchos empleadores pagarán un sueldo
mínimo, pero los empleados pueden ganar más si producen más.
Los planes de incentivos varían en forma y en aplicación. Dos planes comúnmente usados son
el Gnatt Plan, con una tarifa de bonificación se aplica sólo a la cantidad total de piezas
producidas por encima de la
cantidad estándar de unidades y el Taylor System, una tasa de bonificación se aplica a la
cantidad total de piezas producidas tan pronto se alcanza el estándar.
Antes de adoptar un plan de incentivos, la gerencia debe examinar los posibles efectos
negativos. Los planes de incentivos requieren mantenimiento de registros adicionales,
generando un incremento en los
costos de oficina. Para que los planes de incentivos se consideren exitosos, los incrementos en
los costos totales de la nómina deben compensarse por incrementos en la producción y en
las ventas.
Control Computarizado y de los materiales y mano de obra
El control de un sistema computarizado puede expresarse como un plan destinado a
asegurar que solo los datos validos sean aceptados, procesados completa y exactamente y
que prevea la información y los registros [Link] varios ambientes de control
relativos a una aplicación:
CONTROL DE PERSONAL.
CONTROL DE LAS APLICACIONES.
SEGURIDAD EN LAS INSTALACIONES DE COMPUTO
Los controles a las aplicaciones comprende tanto los procedimientos automáticos como los
manuales:Los procedimientos automáticos incluyen la entrada de datos realizada en las áreas
usuarias externas a la de procesamiento de datos, así como los procedimientos
computarizados que controlan el flujo de datos dentro del [Link] procedimientos
manuales se aplican en las áreas usuarias y son desarrollados para asegurar que las
transacciones del procesamiento de datos sean correctamente preparados, autorizados y
procesados
El flujo de transacciones en el sistema de aplicaciones comprende seis pasos: Origen.
Entrada de datos para procesamiento. Comunicación. Procesamiento. Almacenamiento y
recuperación. Salida.
1- ORIGEN DE LA TRANSACCIÓNEste control es necesario para asegurar que los
datos estén completos y sean exactos antes de ser ingresados a los sistemas
[Link] del documento fuente AutorizaciónReparación para la
entrada del procesamiento de datos Retención de documentos fuentesManejo de
errores en documentos fuentes.
2- ENTRADA DE DATOS PARA PROCESAMIENTO: Este control debe garantizar
que al momento de entrar los datos a las aplicaciones , estos sean completos y
exactos. esto se logra con una combinación de controles manuales y
automá[Link] DE [Link]ÓN DE [Link] DE
[Link] desarrollar controles a la entrada de los datos, se debe tener en
cuenta:EL proceso de entrada sea realizado completamente para todos los datos
fuentes [Link] se permita validación optima de los datos [Link] los
procedimientos de entrada permita detectar y corregir errores y su posterior
reproceso.
3- COMUNICACIÓ[Link] la integridad de datos mientras son transmitidos por
línea de comunicació[Link] DE [Link] DE
TRANSMISIÓ[Link] DE RECEPCIÓ[Link] desarrollar controles a la
comunicación de datos, se debe tener en cuenta:Asegurar que los controles
adecuados para comunicación de datos estén operando para cada sistema de
aplicación y afectan los datos trasmitidos dentro de la organización y los
trasmitidos sobre portadoras [Link] que los controles en uso funcionen
[Link] y satisfacer los requerimientos de cambio de los controles
de comunicación de datos.
4- [Link] para asegurar la integridad de procesamiento y
manejo de [Link]ÓN DE TRANSACCIONESMANTENIMIENTO
DE ARCHIVOSREPORTE DE ERRORES Y [Link] desarrollar
controles al procesamiento de datos, se debe tener en cuenta:Verificar que todas
las transacciones son convertidas en entradas para procesoVerificar totales de
control significativosVerificar el procesamiento usando técnicas de prueba
validasVerificar que los controles de proceso no puedan ser saltadosVerificar que
el principio de separación de funciones es usado en la operación del computador
5- ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓNEstos controles son necesarios para
asegurar que datos correctos y completos son mantenidos correctamente durante
periodos de tiempo definidos. la validez y exactitud de los datos depende
únicamente de la funcionalidad de los controles en el [Link] DE
ARCHIVOS : LIBRERÍAS, BIBLIOTECAS, BASES DE DATOS, ACCESOS A
ARCHIVOS, MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS, BACKUPSMANEJO DE
ERRORES: REPORTES Y CORRECCIONES DE [Link] desarrollar
controles para el almacenamiento y recuperación, se debe tener en cuenta:Se
deben proveer facilidades y procedimientos para protección de archivos de datos y
programas contra perdida, destrucción o cambios no [Link]
procedimientos deben permitir máxima facilidad de uso de archivos y
programasProveer facilidades y procedimientos de respaldo y reconstrucción de
archivosProveer procedimientos que permitan la detención de errores, su
corrección y posterior reproceso.
6- [Link] controles aseguran la integridad de los datos desde el fin del
procedimiento, hasta la llegada de los datos al usuario. asegurar que la
información procesada incluya datos autorizados, completos y [Link] y
conciliación de informació[Link]ón de datos de [Link] de registro de
[Link] de [Link] desarrollar controles al proceso de salida, se
debe tener en cuenta:Utilizar los totales de control a la salida de [Link] la
distribución de los reportes después de que son [Link] que los datos
procesados son únicamente los autorizados.
El Sistema de Control de Mano de Obra contabiliza el tiempo de mano de obra para
cálculo del costo de producción integrado en el Sistema IBIX Control de Asistencia.
Más allá de los beneficios de obtener incidencias en el Control de Asistencia, se puede
cuantificar Tiempo y Costo por Mano de Obra de acuerdo al Centro de Costo asignado al
personal y el Puesto ó Categoría en que desempeña su labor.
Cuando el personal es asignado a un Centro de Costo se contabiliza su tiempo laborado en
él, permitiendo cortes y reasignaciones a otro centro de costo en cualquier momento, con la
flexibilidad de anticipar asignaciones y también realizar revisiones posteriores, corrigiendo
y reasignando al personal tal como se haya llevado a cabo en la práctica.
Otro elemento del costo es el Puesto ó Categoría en que se desempeña un trabajador. Se cuenta
con la misma funcionalidad y flexibilidad de asignación y reasignación en cualquier momento,
anticipado ó posterior. Cuando el trabajador cubre un puesto ó categoría superior se incrementa
su aportación al Costo de Mano de Obra. Es por ello que se contabilizan las horas-hombre
laboradas por categoría en determinado centro de costo, obteniéndose variedad de reportes con
exportación a Excel.
Principales Objetivos del Control de Mano de Obra
Medir el tiempo de la mano de obra, para calcular el salario, ver si se cumple la
jornada laboral y analizar las desviaciones producidas.
Correcta asignación de costos derivados de la mano de obra, tanto a productos
finales como a los diferentes centros de costos.
Analizar los rendimientos de trabajo, así como las desviaciones existentes entre
cantidades presupuestadas y reales.
Control de tiempos
Tiempo de presencia que el trabajador está en su puesto de trabajo.
Tiempo de trabajo efectivo dedicado a cada una de las tareas asignadas.
Tiempos muertos vinculados al proceso de producción.
Productividad y Rendimiento de la Mano de Obra
