NFORME AA2
CURSO: DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
APRENDIZ: Yorlenis Begambre Failach
SENA: córdoba -Montería 2021
INFORME AA2
Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un
informe luego de investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que día a
día realizan las empresas de Confecciones. Una vez realizada la investigación y
utilizando lineamientos establecidos por usted mismo en el Caso de Estudio para
documentar el Procedimiento de “Diseño y patronaje”. Recuerde que éste va
dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por lo tanto, debe ser claro,
conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un paradigma de la
documentación. SOLUCION 1. OBJETIVO: Este procedimiento se establece para
efectuar el control, la elaboración, modificación e identificación de los documentos
y registros. La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de
prendas de vestir con el fin de tener la documentación actualizada y disponible
para su uso por parte de todos los usuarios.
2. ALCANCE: Aplica para todos los documentos (Manuales, procedimientos,
instructivos, formatos, guías, registros, entre otros.) los documentos de origen
externo que son requeridos para el adecuado desarrollo de los procesos. El
procedimiento inicia con l identificación de la necesidad de crear o modificar un
documento y finalización con la divulgación del documento por parte del
responsable del proceso. 3. RESPONSBILIDAD: El responsable de la adecuada
aplicación de este procedimiento es el Coordinador de Trabajo y los lidere de
Procesos de Gestión. 3.1Coordinador Trabajo: Asesora a los líderes de los
procesos para la gestión, control y administración del SGC en forma coherente,
congruente y consistente de acuerdo con la naturaleza del servicio. 3.2 Asistente –
Practicante Profesional:
El Asistente del Área – Practicante Profesional, específicamente interviene en la
adecuación de la presentación de documentos antes de la revisión para su
aprobación. Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que: -Se revisen y
actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben nuevamente. -Se
identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos. -Las
versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en
la intranet. -Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables. -Se
socialicen los documentos. -Prevenir el uso no intencionado de documentos
obsoletos. -El control de los documentos en medio magnético, con el fin de
preservar y proteger la información. -Mantener una codificación única, según las
directrices que se dan en este documento. -Se mantenga Actualizados los listados
maestros. 3.3Líderes de Procesos: Todos los líderes de procesos son los
responsables de cumplir el procedimiento establecido sobre la creación,
actualización o anulación de los documentos. 4. PRECISIONES
4.1ESTRUCTURA DOCUMENTAL
La estructura documental del SGC de la empresa CONFECCIONES S.A.,
dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente
figura, en donde los documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y
alcance, pero menor profundidad y detalle. DOCUMENTO Política Mapa de
procesos Procedimientos - instructivos Manuales - Matrices Protocolos -
Programas Formatos – Fichas y Guías
4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCION DE FORMATOS En todo caso
se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo casos que
requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos, una vez
aprobados el líder del proceso envía una copia en medio digital al proceso de
gestión de publicaciones, para su correspondiente reproducción. Aunque la
emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la empresa
empleara los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias. 4.3
REGISTROS
Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de
actividades realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:
Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus
resultados. Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o
la tarea se adecuó al proceso correspondiente. No están sujetos a
actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos especiales) y
dejado constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el
procedimiento al respecto. Los registros pueden realizarse en medios impresos o
electrónicos, y estar en forma digital. Son registros impresos todo lo plasmado en
un papel, como un material fotográfico o similar. Son registros electrónicos los
obtenidos y guardados en estos medios. La Empresa debe garantizar que los
registros no pueden ser modificados o que, si lo son, que constancia de ello y de
quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea más susceptible a las
modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma digital. Los
registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso
delos registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de
quien y cuando lo hizo. Todos los registros deben estar supervisados por la
persona encargada de esto, garantizando que se respeten los procedimientos y
queden archivados de forma segura y de fácil identificación. Por otra parte la
universidad debe garantizar la confiabilidad de los registros que así lo requieran
(historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc. 4.3.1 LOS REGISTROS DEBEN
GARANTIZAR Lo registros apropiados deben garantizar que sean: Veraces:
debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió. Exactos: debe ser
verificado.
Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz
o tinta lavable. Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de
información por el paso del tiempo. Claros: debe ser entendible para todos.
Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc. Legible. No
alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no
se llena. 4.3.2 USO DE LOS REGISTROS Los registros pueden utilizarse para
documentar y monitorear las actividades o los resultados de los procedimientos.
Algunos ejemplos de sus usos son:
Toma de muestras Procesamiento y análisis de información Almacenamiento y
distribución Exámenes realizados Calibración de equipos Abastecimiento y
vigencia de los insumos Control de calidad No conformidades Acciones correctivas
5. DESCRIPCION DEL PROCESO 5.1
FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
NO
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
OBSERVACIONES
Líder del proceso
Elaborar borrador del documento y enviar por correo a la Directora del
Departamento de biblioteca con copia al Profesional de Apoyo de corrección de
estilo par su respectiva revisión.
Corrector de estilo
Las correcciones de ortografía y sintaxis se hacen de manera directa en la
documentación en los casos problemáticos para la interpretación del sentido el
corrector enviara sugerencias y comentarios al líder del proceso para que
intervenga en el texto antes de su envió como versión final l Sistema de Gestión
de la Calidad. De cualquier manera el corrector hará llegar al líder del proceso la
documentación revisada. En caso de requerir ajustes en partes problemáticas para
la interpretación el líder del proceso hara las modificaciones en las partes
indicadas por el corrector y le enviara nuevamente el documento modificado al
corrector de estilo. Enviar por correo al Coordinador de Salud, Seguridad e
Higiene en el Trabajo con copia a la profesional de Apoyo del SG-QHSE el
formato solicitud de creación, mejora o anulación de documento F-SO-OH-12 junto
con el documento sometido a consideración (Resultado de la revisión del corrector
de estilo)
INICIO
1 Identifica necesidad de creación o mejora de documento.
2
Revisa la adecuación de la documentación
SI La documentació n requiere ajustes?
Modifica y envía nuevamente al corrector
Líder del proceso
NO 4
Solicita y justifica creación, mejora o anulación de documento.
F-SO-OH-12 SOLICITUD DE CREACION Y MEJORA O ANULACION DE
DOCUMENTO
Líder del proceso
5 1 Revisa solicitud y verifica necesidad
Profesional de Apoyo SGQHSE Auxiliar del SG-QHSE
Revisar la solicitud y evaluar la necesidad de crear, modificar o anular el
documento.
NO
6 Aprobada
Informa al líder del proceso
Coordinador del Área de Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo
SI 3
7 Registra Aprobación En La Solitud De Creación, Mejora O Anulación De
Documentos
8 Codifica y/o actualiza la versión
Auxiliar del SG-QGHSE
Profesional de Apoyo SGQHSE
Si es una solicitud de anulación, se registra y el proceso termina. Cuando se
considere necesario define la intervención de un experto a fin de retroalimentar el
documento antes de su aprobación final. Según corresponda se presenta al
Consejo Directivo para que autorice la creación, mejora o anulación. Se diligencia
la parte 2 del registro Solicitud de Creación, Mejora o Anulación del Documento F-
SO-OH-12, marcando la casilla de aprobado, Diligenciando la fecha de
implementación del cambio.
Para el caso de creación de documentos se realiza la respectiva codificación y
para mejora se actualiza la versión.
Auxiliar del SG-QHSE
9 Emite y Aprueba documento
Coordinador del Área de Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo.
Al editar los documentos se deben registrar las firmas de elaboro, reviso y aprobó,
si aplica. El Coordinador del Área de Salud Ocupacional informa al líder sobre la
aprobación del documento.
Profesional de Apoyo SGQHSE.
Una vez firmados los documentos se identifican con Copia No Controlada, se
graban en PDF (No Aplica para formatos) y se adaptan en el aplicativo disponible.
Auxiliar del SG-QHSE
10 Retira de Intranet los documentos obsoletos
Profesional de Apoyo SGQHSE
Se publican los nuevos documentos en la Intranet. Al documento físico se le
coloca el sello de original, se archiva en la carpeta del proceso que corresponda y
se destruye la versión anterior.
11
Actualiza Listado Maestro Control de Documentos
Listado Maestro de Control de Documentos
22
12
Socializa con el líder del proceso y/o funcionario que realizo solicitud.
13 Aplica documento en el proceso correspondiente
Profesional de Apoyo SGQHSE.
Actualizar Listado Maestro Control De Documentos F-SO-OH-13
Auxiliar del SG-QHSE
Coordinador del Área de Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo.
Se comunica al líder que el documento se encuentra liberado y se autoriza su uso.
Líder del Proceso
Informar los cambios de la documentación a los participantes del proceso.
Socializa el contenido de los documentos a fin de garantizar su debida aplicación.
3 FIN
5.2
FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS
NO 1
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
OBSERVACIONES
Coordinador de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo.
Los lidere de proceso con apoyo del Coordinador del Área de Salud, Seguridad e
Higiene en el Trabajo identifican los registros incorporados en el Sistema de
gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo. Enviar por correo al
Coordinador de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo con copia a
la Profesional de Apoyo del SG-QHSE el formato solicitud de Creación, Mejora o
Anulación de documento F-SOOH-12 junto con el documento sometido a
consideración.
INICIO
2 Identificar los registros a controlar
Líderes de procesos Líderes de procesos
SI
Hay Solicitud
NO 1
Revisar solicitudes o necesidades de registros
5 Aprobación de solicitud o necesidad de registros
Informa al líder del proceso
Coordinador de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo. Coordinador
de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo.
Revisar la solicitud y evaluar la necesidad de crear, modificar o anular el
documento.
Si es una solicitud de anulación, se registra y el proceso termina. Cuando se
considere necesario define la intervención de un experto a fin de retroalimentar el
documento antes de su aprobación final. Según corresponda se presenta al
Consejo Directivo para que autorice la creación, Mejora o anulación.
Coordinador de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo.
Se autoriza y controla los registros
Coordinador de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo.
1 Establecer criterios de control de registro
Actualización del Listado Maestro
Socializa con el líder del proceso y/o funcionario que realizo solicitud.
1
Listado Maestro de Control de Documentos
El Coordinador de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo actualiza
los registros que se generaron cambios o nuevos documentos relacionados con la
estructura de los documentos del SGQHSE. Coordinador de Gestión en Salud,
Seguridad e Higiene en el Trabajo establece criterios sobre los registros del
SG.QHSE.
Coordinador de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo.
Actualizar Listado Maestro Control de Documentos F-SOOH-13
Coordinador de Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo.
Se comunica al líder que el documento se encuentra liberado y se autoriza su uso.
10
Líder del proceso
Informar los cambios de la documentación a los participantes del proceso.
Socializa el contenido de los documentos a fin de garantizar su debida aplicación.
Aplica documento en el proceso correspondiente
FIN
6. DOCUMENTOS DE REFERNCIA CODIGO
NOMBRE
F-SO-OH-012
SOLICITUD DE CREACION, MEJORA O ANULACIONNDE DOCUMENTOS
F-SO-OH-013
LISTADO MAESTRO CONTROL DE DOCUMENTOS
RESPONSABLE DILIGENCIARLO Coordinador de Gestión en Salud, Seguridad e
Higiene en el Trabajo/ Líder del Proceso. Coordinador de Gestión en Salud,
Seguridad e Higiene en el Trabajo/ Profesional de Apoyo.
DISPONIBLE Intranet/Proceso Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo y/o Aplicativo
del Sistema. Intranet/Proceso Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo y/o Aplicativo
del Sistema.
