Capitulo Hoja de verificacién (obtencién de datos) Introduccion Como se ha insistido en capiculos anteriores, un aspecto fundamental en la mejora de procesos es contar con informacién objetiva que facilite las acciones y decisiones basadas en datos. En las empresas, en ocasiones no hay informacién, no se sabe cémo ha evolucionado la ca lidad, la productividad, la magnitud de los problemas principales, las razones de las quejas de los clientes, etc. En otros casos, el problema no es la escasez de datos, por el contratio, abundan (reports, informes, registros); el conflicto es que tales datos estan archivados, sere sistraron demasiado tarde, se ecabaron de manera inadecuada o, finalmente, no se analizaron188 hoja de verifcacién 0 dorogistro ccausas de lor efectos hoja para distribu cidn de procesos hoja para registro de efectos hho para localiza- fe detectas 1 CAPITULO ONCE Hoje ce verizon obtncin de datos) zi se utilizan de modo sistemético para tomar decisiones. Por lo tanto, en ambos casos el problema, es el mismo: no se tiene informacién para dirigir de forma objetiva y adecuada los esfuerzos y las actividades en una organizacién. Por ejemplo, estéel caso del drea de seguridad e higiene en una empresa que regists6 y docu- -menté todos los accidentes de los ilkimos tres afis. Habia datos sobre la hora, el dia, el drea en que hhabian ocusrido, asf como el tipo de lesién de las personas involucradas. Sin embargo, no se sabia con precisién cudl era la evolucién de la cantidad de accidentes por mes, el érea més problemética, la clase de accidente més frecuente, el tipo de lesién con mayor incidencia, la hora y el da en los que se daban més los accidentes, etc., en otras palabras, se contaba con datos pero no se tenia informacién del problema que permitiera al personal dirigir mejor sus esfuerzos de prevencién. ‘Cada dia més las organizaciones indagan sobre la satisfaccién del cliente y tratan de obtener retroalimentacién de sus clientes, pero no siempre se registran de manera sistemtica. Delo anterior se desprende la necesidad de contar con métodos que faciliten la obtencién y el anilisis de datos, para que éstos se conviertan en informacién que se use de manera cotidiana en la toma de decisiones. Precisamente uno de tales métodos es a hoja de verificacién o de registro. Esta hoja es un formato creado para recolectar datos, de tal forma que su registro sea sencillo y sistematico, Una caracteristica que debe reunir una buena hoja de verificacin es que visualmente oftezca un primer analisis que permita apreciar la magnitud y localizacién de los problemas prin- cipales. Algunas de las situaciones sobre las que resulta dtl obtener datos a través de las hojas de verificacién son las siguientes: Describir los resultados de Ciasificr falas, queias 0 3s detectadk 3s, razones, tipos de fellas, éreas de do Confirmar posibles causas de problemas = Analizar 0 verfica osito de ‘dentificar sus magni- e proceden, elcétera alided. 10 de los proyectos de me} peraciones y evaluar el ef En las cablas 10.1, 10.2, 104 y 10.5 del capiculo anterior se muestran ejemplos de hojas de verificacién A este tipo de formatos se les conoce como registro de las causas de los defectos. Se recomienda al lector revisar estos formatos de registro de manera detallada, pues con ellos quedaré claro que lafinalidad de especificar distintos Factores, como tipo de defecto, méquinas, curnos, d partamento, tipo de producto o dia, es detectar cuando estos Factores son la del problema, ya que si se detecta alguna tendencia especial en la hoja es posible actuar con mayor rapidez y precisidn, gracias a que se tiene localizado el sector o las condiciones que estin generando cl problema principal. ‘Como queda claro de las tablas indicadas antes, la hoja de verificacién es un paso natural den- tro deun anslisis de Pareto y una estraificacibn, para recabar datos 0 confirmar pistas de bisqueda. (Cada Area de la empresa podria empezar a disefar sus formatos de registro de tal forma que ayude & entender mejor la regularidad estadistica de sus problemas. Por ejemplo, accidentes de trabajo, fllas cn equipos y mantenimiento fallas en trémites administrativos, quejas yatencién a clientes, razones de incumplimiento de plazos de entrega, ausentismo, inspeccién y supervisién de operaciones son problemas sobre los que se requicre informacién que cs posible obtener mediante un buen disefio de una hoja de verifcacién. ‘Ademds de las hojas de verificacién tipo causas de los defectos, como las que se presentaron en cl capitulo 10, también existen la hoja para distribucién de procesos, la hoja para registro de defectos y la hoja para localizacién de defectos, las cuales se describirin mediante los siguientes cjemplos.Hoja de verificacinlobtencién de datos) 189 GUNNER. oie para distibucion de procesos En el proceso de purificacién de agua, un aspecio importante en la calidad de la misma es la dureza por calcio. En un caso particular se establece 4.0 como valor ideal de esta variable, con una tolerancia de +0.2. ‘Al ostar midiondo este tipo de variable continua para vigiar que su valor sea ol adecuado, en ocasiones so ob tienen los datos, se almacenen y posteriormente, en el mejor de los casos, se les hace algin tipo de andlisis, Esto pprovoca que el andlsis aparezca demasiado tard, se olvide o se posponga indefinidamente, Una forma de evitario seria usar una hoje de verificacion para distribuci6n de procesos como la que muestra la tabla 11.1. Por medio de ésta, es posible registrar la medicién en el momento de obtenerla, lo cual reduce los errores de lectura y manejo de datos. Ademés, de un solo vistazo se puede apreciar el comportamiento de la variable con respecto a especificaciones. Este tipo de hoja de verificacién es una especie de histograma “andante” que se obtiene fen el momento y el lugar de los hechos por la gente que hace la medicion. En particule, la tabla 11.1 describe un buen ccentrado de proceso, pero con mucha variabilidad Tabla 11.1 Hoja de verfcacin para dstribucén de process. Producto Fabrica Fspecicaciones| Soccisn Grupo Focka Ee s 0 gz * 2S Se 0 =a a 5 Dimensionos Especiticacién Especiticacion Inferior superior GUUS. sia para registro de detectos Lae aaen nett etn cree ee eee Fee ete arse ed a ae ee ee Eee aN a ea ete era ae ee ee tee cea eee ee eee eels Ce ee ae re ee ae ee190 1 CAPITULO ONCE Heje ce veriicacdn obtncén de datos) Tabla 1.2 Hoja de veriicacién pra radiogratias defectuosas. Hoja de verificacién | Producto____Emprsa______—Fecha___inspoctor erent | Movida eH He HHH HII mat | Mondida HHI 6 Angulo HH OHH HHI "7 de las zonas con defectos Este tipo de hoja se disefie de forma tal que permita identificar o localizar le zona del producto en la que ocurren los, efectos. Por ejemplo, en la impresién de carteles puede resultar de utilided saber en qué partes del cartel ocurren, las manchas; en un producto metalico, el érea en la que ocurre la porosidad y el problema de llenado. En ocasiones, esta hoja de verficacién consiste en un dibujo o grafica del producto en el cual se va registrando el defecto en la zona fon la que ocurre. La idea de este tipo de hoja de registro, entonces, es localizar las zonas de fallas, de forma que soa ‘cil apreciar sien alguna de ellas predomina una falla determinada Recomendaciones para el uso de una hoja de verificacién 1. Determinar qué situacién es necesario evaluar, sus objetivos y el propésito que se persigue. ‘A partir de lo anterior, definir que tipo de datos se requicren. 2. Establecer el periodo durante el cual se obtendeén los datos. 3, Disefar el formato apropiado. Cada hoja de verifcacién debe llevar la informacién comple- ta sobre el origen de los datos: fecha, turno, méquina, proceso, quién toma los datos. Una ‘vex obtenidos, se analizan ¢ investigan las causas de su comportamiento. Asimismo, hay que buscar mejorar los formatos de registro de datos, para que cada dia sean mas claros y tiles. 41. 2Qué son las hojas de verificacién y cudl es su obje tive? 2. Sefale los distintos tipos de hojas de verificacién quo ex'sten. 3. A partir de la hoja de verificacién de la tabla 10.1 del capitulo anterior (es posible analzar la manera en la que influye el turno en el problema principal? Sila respuesta es no, bosque la manera en la que redi- seftara la hoje pare realizar tal andlisis, 4, Disefie una hoje de verficacién para analiza’ la dis- tribucién del grosor de las léminas de asbesto consi derando que el espesor ideal es de § mm con tole- rancia de 20.8 (vea el ejemplo 11.1). 5. En un érea de maquinado en una fébrica de valvu- las existen tres méquinas para hacer roscas, on las cuales trabajan cinco personas. Se han presentado problemas con ol nimero de piezas defectuosas en Peto eae nn dicha area. Los directivos presionan alos empleados, cculpdndolos de los problemas de calidad. Los traba- | jadores, por su parte, se quejan con los directives de | ‘que las maquinas son demasiado viejas y cue por ‘850 surgen los problemas. {Qué hala usted para aclarar la situacion? En una empresa que fabrica colchones existen cua- tro tipos basicos de defectos: plisado, hilvanado, fuera de medida y manchas. La fabricacion se hace mediante cinco maquinas. Disefe una hoja de verif- ccacién para registrar los defectos cuando se hace la inspeccién, En el proceso de envasado de tequila, los defectos principales son: botella, tapa, etiaueta, contraetique- ta, botela s/vigusa, otros. Diserie una hoja de verif= ‘cacién para registrar estos defectos,