Filtros en Excel
Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla
con ciertos criterios. Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango
de celdas con información y queremos ver solamente aquellas filas que
cumplen con ciertas condiciones.
Por ejemplo, en la siguiente imagen se pueden ver los datos de ventas de una
empresa. ¿Cómo puedo tener una vista con todas las filas que pertenecen a
Hugo? Eso sería una tarea muy difícil de lograr si no tuviéramos la facilidad de
crear filtros en Excel.
Para crear un filtro podemos utilizar el comando Filtro que se encuentra en la
ficha Datos dentro del grupo Ordenar y filtrar.
Al pulsar el botón Filtro se colocarán flechas en el extremo derecho de cada
uno de los encabezados de columna de nuestros datos indicando que podemos
hacer uso de los filtros. El comando Filtro también podrás seleccionar desde
Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Filtro.
Otra manera de crear un filtro es transformar nuestros datos en una tabla de
Excel, lo cual insertará los filtros además de aplicar un formato especial a los
datos.
Cómo usar los filtros en Excel
Para filtrar la información debemos elegir una columna y hacer clic en la flecha
de filtro correspondiente para mostrar las opciones de filtrado. Todos los filtros,
en la parte inferior, mostrarán una lista de valores únicos con una caja de
selección a la izquierda de cada uno.
Una opción que tenemos para filtrar los datos es elegir de manera individual
aquellos valores que deseamos visualizar en pantalla. También podemos
utilizar la opción (Seleccionar todo) para marcar o desmarcar todos los
elementos de la lista. En la imagen anterior he elegido el nombre Hugo de
manera que el filtro mostrará solamente las filas con dicho nombre.
Al pulsar el botón Aceptar se ocultarán las filas que no cumplen con el criterio
de filtrado establecido. Observa que la flecha de filtro de la columna Vendedor
ha cambiado para indicarnos que hemos aplicado un filtro. Además, los
números de fila de Excel se muestran en un color diferente indicándonos que
existen filas ocultas.
Filtrar por varias columnas
Si queremos segmentar aún más los datos mostrados en pantalla podemos
filtrar por varias columnas. En el ejemplo anterior filtré las filas pertenecientes a
Hugo, pero si además necesito saber las que pertenecen a la región Norte y
Sur, entonces debo seleccionar dichas opciones dentro del filtro de la columna
Región:
Al aceptar estos cambios se mostrarán solamente las filas que cumplen ambos
criterios. Observa que ambas columnas habrán cambiado sus iconos para
indicarnos que se ha aplicado un filtro en cada una de ellas.
Esto demuestra que es posible crear tantos filtros como columnas tengamos en
nuestros datos y entre más criterios de filtrado apliquemos mucha mayor será
la segmentación de datos que obtendremos.
Cómo quitar un filtro en Excel
Para quitar un filtro aplicado a una columna debemos hacer clic en la flecha del
filtro y seleccionar la opción Borrar filtro de “Columna” donde Columna es el
nombre de la columna que hemos elegido. Esta acción eliminará el filtro de una
sola columna, pero si tenemos filtros aplicados a varias columnas y deseamos
eliminarlos todos con una sola acción, entonces debemos pulsar el comando
Borrar que se encuentra en la ficha Datos > Ordenar y filtrar.
Filtrar en Excel buscando valores
Ya hemos visto que todos los filtros muestran una lista de valores únicos de la
cual podemos seleccionar uno o varios de ellos y justo por arriba de dicha lista
de valores se muestra un cuadro de texto que nos permite hacer una
búsqueda. Por ejemplo, en la siguiente imagen he colocado la palabra “este” en
el cuadro de búsqueda y como resultado se ha modificado la lista de valores
mostrando solo aquellos donde se ha encontrado dicha palabra:
Cuando tenemos una lista muy grande de valores únicos y no podemos
identificar fácilmente aquellos que deseamos seleccionar, podemos utilizar el
cuadro de búsqueda para encontrar los valores que necesitamos. También es
posible utilizar caracteres comodines como el asterisco (*) o el símbolo de
interrogación (?) tal como si hiciéramos una búsqueda aproximada en Excel de
manera que podamos ampliar los resultados de búsqueda.
Filtros de texto en Excel
Además de las opciones ya mencionadas para filtrar en Excel, cuando en una
columna se detecta el tipo de dato texto, se mostrará una opción de menú
llamada Filtros de texto como la siguiente:
Al elegir cualquiera de estas opciones se mostrará un cuadro de diálogo que
nos permitirá configurar cada uno de los criterios disponibles. Por ejemplo, al
elegir la opción Comienza por se mostrará el siguiente cuadro de diálogo:
Si colocamos la letra “a” en el cuadro de texto junto a la opción “comienza por”,
entonces Excel mostrará solamente los elementos de la columna Vendedor que
comiencen por la letra “a”.
Filtros de número en Excel
De manera similar, si Excel detecta que una columna contiene valores
numéricos, nos permitirá utilizar filtros específicos para dicho tipo de dato tal
como lo puedes observar en la siguiente imagen:
A diferencia de los Filtros de texto, Excel nos permitirá utilizar los Filtros de
número para mostrar valores que sean mayores o iguales que otro o
simplemente aquellos que son superiores al promedio.
Filtros de fecha en Excel
Las fechas son el tipo de dato que más opciones de filtrado nos proporcionan,
tal como lo muestra la siguiente imagen:
Excel nos permitirá filtrar las fechas por días específicos como hoy, mañana o
ayer e inclusive por períodos de tiempo más largos como semanas, meses,
trimestres o años con tan solo seleccionar la opción adecuada.
Filtrar por color en Excel
No podíamos pasar por alto y dejar de hablar de la opción de Filtrar por color
que nos ofrece Excel. Para que esta opción se habilite es necesario que las
celdas tengan aplicado un color de relleno ya sea por una regla de formato
condicional o modificando directamente el color de relleno con las herramientas
de formato. En nuestro ejemplo he aplicado una regla de formato condicional
para aquellas celdas que tengan un valor superior a $850 en la columna Total.
Una vez que las celdas tienen un color de relleno, al hacer clic en el filtro de la
columna Total se mostrará habilitada la opción Filtrar por color y dentro de ella
podré elegir alguno de los colores presentes en la columna.
Filtros Avanzados en Excel
Los filtros avanzados nos permiten tener nuestros criterios avanzados en un
rango de nuestra hoja de cálculo para aplicarlos en una tabla de datos.
La clave de los filtros avanzados es el formulario Filtro avanzado que
encontramos en la ficha Datos. En la sección Ordenar y filtrar damos clic en
Avanzadas. Es necesario que antes de abrir el formulario estemos
posicionados en cualquier celda de nuestra tabla de datos.
La parte de Rango de lista es nuestra tabla de datos de A8:C27 incluyendo
encabezados. El Rango de criterios es nuestro rango de criterios avanzados
que tenemos en A2:C5 (un ejemplo).
Ejemplos
Para crear nuestros criterios podemos utilizar las filas de nuestro rango
Criterios avanzados. El punto es utilizar las filas para definir los criterios de
filtrado.
Filtro: todos los vendedores que hayan vendido más de $20000.
Filtro: Vendedores que hayan vendido más de $50000 en Región 1.
Filtro: Vendedores de Región 1 con más de $50000 ó vendedores de Región 3
con menos de $45000.
Filtro: Vendedores que tengan ventas más altas que el promedio de todos.
Mostrar datos filtrados en otra ubicación
En el formulario Filtro avanzado deberemos elegir la opción Copiar a, y elegir
otro lugar de la hoja de cálculo. Para esta opción podemos elegir qué columnas
queremos mostrar. Simplemente pondremos los encabezados que deseamos
mostrar.
Función BUSCAR “H” en Excel
La función BUSCARH en Excel busca un valor dentro de una fila y devuelve el
valor que ha sido encontrado o un error #N/A en caso de no haberlo
encontrado. Esta función es similar, en cierto sentido, a la función BUSCARV.
Cuando utilizar la función BUSCAR H
Debemos utilizar la función BUSCARH cuando el valor que estamos buscando
se encuentra en una fila de alguna tabla de datos. Por el contrario, la función
BUSCARV realiza la búsqueda en una columna.
Sintaxis de la función BUSCARH
La función BUSCARH tiene tres argumentos que son los siguientes:
Valor_buscado (obligatorio): El valor que estamos buscando.
Matriz_buscar_en (obligatorio): El rango que contiene los valores y que debe ser una
fila.
Indicador_filas (obligatorio): El número de fila que contiene el valor que regresará la
función.
Ordenado (opcional): El valor debe ser FALSO si queremos una coincidencia exacta o
VERDADERO para una coincidencia aproximada.
Si la función BUSCARH no encuentra el valor que está siendo buscado
regresará el valor de error #N/A.
Ejemplo de la función BUSCARH
En la siguiente tabla tengo la información de los artículos que ha vendido cada
uno de los vendedores en los últimos meses. Como título de columnas están
los nombres de los vendedores y como filas los meses.
Ahora quiero saber los productos vendidos en el mes de febrero por Paco y
para ello puedo utilizar la función BUSCARH de la siguiente manera:
=BUSCARH("Paco", B1:D6, 3,FALSO).
El primer argumento es “Paco” porque es el vendedor que estoy buscando. El
segundo argumento contiene todo el rango de datos sin incluir la columna de
meses (columna A) porque no me interesa dicha información.
El tercer argumento es el número de fila que deseo que la función BUSCARH
regrese como resultado. Ya que la fila con los nombres es la fila uno, entonces
la fila para el mes de febrero es la fila número 3.
Finalmente coloca el valor FALSO en el cuarto argumento para indicar que
deseo una coincidencia exacta al buscar a Paco. El resultado de esta fórmula
es el siguiente:
Si quisiera busca la información del mismo mes para Luis, entonces la función
cambiará de argumentos de la siguiente manera:
=BUSCARH("Luis", B1:D6, 3,FALSO)
Si por el contrario quiero conocer los productos vendidos por Hugo en el mes
de Abril, entonces la función sería la siguiente:
=BUSCARH("Hugo", B1:D6, 5,FALSO)
De esta manera, la función BUSCARH nos permite hacer una búsqueda en una
fila (búsqueda horizontal) y encontrar fácilmente el valor requerido.
Función BUSCARV en Excel
La función BUSCARV en Excel nos permite encontrar un valor dentro de un
rango de datos, es decir, podemos buscar un valor dentro de una tabla y saber
si dicho valor existe o no. Esta función es una de las más utilizadas para
realizar búsquedas en Excel por lo que es importante aprender a utilizarla
adecuadamente.
Preparar los datos para la función BUSCARV
Comenzaremos con un ejemplo sencillo donde utilizaremos la función
BUSCARV para realizar una búsqueda dentro de un directorio telefónico. Pero
antes de escribir la fórmula que nos ayudará a realizar la búsqueda, será
importante poner atención a los datos de origen.
Para utilizar la función BUSCARV debemos cumplir con algunas condiciones
en nuestros datos. En primer lugar, debemos tener la información organizada
de manera vertical, es decir organizada por columnas.
Esto es necesario porque la función BUSCARV recorre los datos de manera
vertical (por eso la letra “V” en el nombre de la función) hasta encontrar la
coincidencia del valor que buscamos. Por ejemplo, los datos de nuestro
directorio telefónico deberán estar organizados de la siguiente manera:
Algo que nunca debes olvidar es que la función BUSCARV siempre realizará la
búsqueda sobre la primera columna de los datos. En el rango mostrado en la
imagen anterior (A2:B11), la función BUSCARV realizará la búsqueda sobre la
columna A.
Esto quiere decir que para nuestro ejemplo podremos buscar un nombre y
obtener el teléfono, pero no podremos buscar un teléfono y obtener el nombre
ya que la búsqueda siempre se realiza sobre la primera columna de la
izquierda. Por esta razón es importante preparar los datos adecuadamente
para obtener los resultados que necesitamos.
Algo que también debemos cuidar con la tabla de búsqueda es que, si existen
otras tablas de datos en la misma hoja de Excel debemos dejar al menos una
fila y una columna en blanco entre nuestros datos de búsqueda y las otras
tablas de manera que la función detecte adecuadamente el rango donde se
realizará la búsqueda.
Una vez que nuestros datos cumplen con estas condiciones estaremos listos
para utilizar la función BUSCARV y realizar búsquedas en Excel.
Sintaxis de la función BUSCARV
La gran mayoría de las funciones de Excel tienen argumentos que son la
manera en cómo le indicamos los datos con los que trabajará, así como ciertos
criterios de ejecución. En el caso de la función BUSCARV tenemos cuatro
argumentos que describo a continuación:
Valor_buscado (obligatorio): Este es el valor que queremos encontrar
y el cual será buscado en la primera columna del rango de datos.
Podemos colocar el texto encerrado en comillas o podemos colocar la
referencia a una celda que contenga el valor buscado. La función
BUSCARV no hará diferencia entre mayúsculas y minúsculas.
Matriz_buscar_en (obligatorio): El segundo argumento es una
referencia al rango de celdas que contiene los datos.
Indicador_columnas (obligatorio): El Indicador_columnas es el
número de columna que deseamos obtener como resultado. Una vez
que la función BUSCARV encuentra una coincidencia
del Valor_buscadonos devolverá como resultado la columna que
indiquemos en este argumento.
Ordenado (opcional): Este argumento es un valor lógico, es decir
falso o verdadero. Con este argumento indicamos a la función
BUSCARV el tipo de búsqueda que realizará y que puede ser una
búsqueda exacta (FALSO) o una búsqueda aproximada
(VERDADERO). Si este argumento se omite se supondrá un valor
VERDADERO.
Como puedes ver, la función BUSCARV tiene tres argumentos
obligatorios y uno opcional. Sin embargo, te recomiendo siempre
utilizar los cuatro argumentos indicando en el último de ellos el valor
FALSO para asegurar una búsqueda exacta.
Por otra parte, es importante mencionar que no todos los países de
habla hispana utilizamos las mismas normas en cuanto al carácter
separador de listas. Así que, dependiendo de la configuración regional
de tu equipo, deberás separar los argumentos de la función
BUSCARV por una coma (,) o por un punto y coma (;).
Los ejemplos están hechos en una versión de Excel instalada en un
equipo con configuración regional español (México) y por lo tanto
verás una coma en la separación de los argumentos de la función
BUSCARV pero deberás estar consciente de que existe la posibilidad
de que debas utilizar el punto y coma.
Como regla general puedo decir que, si en tu país se acostumbra
utilizar la coma como el separador de miles, entonces también
utilizarás la coma (,) para separar los argumentos de la función
BUSCARV. Por el contrario, si en tu país se utiliza el punto como el
separador de miles, entonces utilizarás el punto y coma (;) en los
argumentos de la función.
Ejemplo de la función BUSCARV
Para hacer una búsqueda con la función BUSCARV sobre los datos de
ejemplo, seguiremos los siguientes pasos:
En la celda E1 colocaré el valor que deseo buscar y que es uno de los
nombres de la columna A.
En la celda E2 ingresaré el nombre de la función BUSCARV de la
siguiente manera: =BUSCARV(
Inmediatamente después de ingresar el paréntesis haré clic en la
celda E1 para incluir la referencia de celda e introduzco una coma (,)
para concluir con el primer argumento de la función: =BUSCARV(E1,
Para especificar el segundo argumento, debo seleccionar la tabla de
datos sin incluir los títulos de columna que para nuestro ejemplo será
el rango A2:B11. Una vez especificada la matriz de búsqueda debo
introducir una coma (,) para finalizar con el segundo argumento:
=BUSCARV (E1,A2:B11,
Como tercer argumento colocaré el número 2 ya que quiero que la
función BUSCARV me devuelva el número de teléfono de la persona
indicada en la celda E1. Recuerda que la numeración de columnas
empieza con el 1 y por lo tanto la columna Teléfono es la columna
número 2. De igual manera finalizo el tercer argumento con una coma
(,): =BUSCARV(E1,A2:B11,2,
Para el último argumento de la función especificaré el valor FALSO ya
que deseo hacer una búsqueda exacta y finalmente terminará el
ingreso de los argumentos con un paréntesis.
=BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO)
De esta manera, la función BUSCARV hará la búsqueda del valor de la celda
E1 sobre los valores del rango A2:A11 y como resultado nos devolverá la celda
de la columna B2:B11 que le corresponda. Observa el resultado de la función
recién descrita:
Una ventaja de haber colocado el valor buscado en la celda E1 es que
podemos modificarlo para buscar el teléfono de otra persona y la función
BUSCARV actualizará el resultado automáticamente.
