¿QUE TIPOS DE INVENTARIOS EXISTEN Y COM SE CLASIFICAN?
La administración de inventarios sabe que en sus manos se encuentra una de las áreas más
importantes de la empresa, ya que su correcta gestión genera utilidades, productividad y
un coherente funcionamiento entre la oferta y la demanda.
existen clasificaciones que pueden ayudan a gestionar de manera más eficiente la entrada,
almacenamiento y salida de tus materiales y mercancías.
Inventarios según el momento
Inventario inicial: Se realiza cuando inicias con las operaciones de tu empresa. En
términos contables, se refiere al inventario que refleja tu saldo antes de que adquieras
inventario adicional o de que vendas el existente en un determinado periodo.
Inventario final: Se realiza al cierre de un periodo contable, es de vital importancia, ya
que está incluido en el balance general de la empresa, por lo que aporta información
sobre los recursos financieros disponibles al término de este.
Inventarios según la logística
Inventario de anticipación o previsión: Responder a los periodos de mayor demanda
requiere de planeación y estrategia, este tipo de inventarios se mueve conforme a
temporadas o promociones comerciales. Un ejemplo: los destinados al incremento de
la demanda en época navideña o vacacional.
Inventario en lote: Estos se piden en tamaño de lote, lo que puede reducir
significativamente los costos, en lugar de solicitar productos cuando sea necesario.
Inventario en consignación: Se refiere a los bienes que un consignador envía a otra
empresa con el propósito de que los venda a nombre del consignador.
Inventarios según la periodicidad
Inventarios periódicos: Mide los inventarios de principio a fin en un periodo contable.
Se basa en un conteo físico completo trimestral o anual. Es un método simple; sin
embargo, no permite un control exacto de los problemas que puedan surgir a causa de
la escasez o la sobredemanda.
Inventarios perpetuos: Registra los saldos después de que se realizó una transacción y
aporta información actualizada y confiable sobre una base diaria. Su ventaja reside en
el control constante y en la disminución de los robos hormiga.
Inventarios según la forma
Inventarios de materias primas: Es empleado para determinar el stock de existencias
actuales en cuanto a materias primas o insumos, los cuales serán tratados para la
generación de los productos finales que la empresa fabrique.
Inventarios de productos en proceso: Son activos que se encuentran en un proceso de
modificación y que se utilizarán en la producción de otros productos en proceso o
productos terminados.
Inventarios de productos terminados: Se realiza un conteo de todas las mercancías o
productos que el negocio ha producido y que están listos para su venta a los clientes
finales.
Otros tipos de inventarios
Inventario físico: Es una lista elaborada que corrobora la existencia real de productos y
materias primas almacenadas, verifica su estado y define su estatus. Para ser capaz de llevar
un correcto control de todas tus existencias, se recomienda el uso de una herramienta que
pueda estipular el total de movimientos de tu almacén de forma actualizada.
¿COMO SE LLEVA A CABO LA PLANEACION DE UN INVENTARIO FISICO?
Un inventario físico no es solamente contar y comparar las existencias contra lo teórico,
sino determinar realmente los costos de la mercancía, comprobar su desplazamiento,
decidir sobre los artículos obsoletos y en general, asegurar el control y adecuada
administración de nuestros almacenes.
Planifica el inventario: Si un inventario debe contribuir a la venta, no hace mucho sentido
que cierres la empresa para realizar tareas administrativas. Determina cuál es el mejor día
para realizar el conteo, que afecte lo menos posible tu operación y adelanta todas las
tareas que puedas en los días previos: acomoda tus productos, reúne todos los que son
iguales en el mismo lugar, prepara paquetes de los artículos pequeños, etiqueta tu
mercancía, verifica el buen funcionamiento de los lectores de código de barras, etc.
Ordena tus existencias por tipo de producto: Verifica que todos los productos se
encuentran en el almacén y el área que les corresponde antes de empezar a contar. Si
todos tus artículos se encuentran debidamente codificados, esta tarea no debería ser
demasiado laboriosa. Considera también todos los productos obsoletos, caducos o
dañados para que los separes en otro almacén antes de hacer el inventario.
“Limpia” todos los almacenes temporales: Si utilizas almacenes temporales para registrar
productos en tránsito, trata de que estas áreas estén vacías, tanto físicamente como en tu
sistema, por ejemplo, artículos que los clientes recién devolvieron y que deben revisarse
antes de regresarlas a su ubicación definitiva, productos que están en proceso de surtido o
traspaso, mercancía en áreas de recepción o carga. Si no puedes detener la operación,
procura al menos tener los mínimos artículos posibles en estas áreas e identifícalos
perfectamente para que no se revuelvan con las existencias de tu almacén principal.
Simplifica la cuenta: La unidad de medida de cada artículo deberá estar definida. Si cuentas
con algún sistema de gestión esto será más fácil, pero lo importante es que establezcas
una unidad de medida que te resulte funcional. Por ejemplo, si compras tambos de líquido
de 20 litros, pero los vendes en botellas de 1 litro, puedes contar tambos o litros
indistintamente, pero si usas litros evitarás tener fracciones de unidad. Sin embargo, si
tienes una gran cantidad de piezas de un artículo de poco valor que vendes por pieza
(digamos clips de papelería), tendrías que invertir demasiado tiempo en contar cada
unidad. Utiliza una báscula para poder estimar fácilmente cuántas piezas tienes sin tener
que contarlas una por una, ahorrarás bastante tiempo y tu cálculo será lo suficientemente
acertado.
Ejecuta el conteo de manera ordenada: Al contar las existencias lo ideal es hacerlo en una
lista ciega, es decir, que el personal encargado no pueda ver las existencias teóricas de los
productos en el almacén, para evitar que haga “trampas” y de por bueno un inventario
que no fue debidamente contado. Considera que, al hacer el conteo ciego, el tiempo
invertido será mucho mayor, así como la probabilidad de que se requieran varios conteos
adicionales, pero también será mucho más confiable el resultado.
Ajusta las diferencias: Una vez que has realizado al menos dos conteos (lo ideal es que los
hagan personas distintas), deberás comparar las cantidades físicas contra tu inventario
teórico y hacer en tu sistema o archivo los ajustes correspondientes para que reflejen la
realidad. Entre más pronto lo hagas, más pronto podrás reiniciar tus entradas y salidas
normalmente. Como referencia, en los artículos de mayor valor tu desviación debería ser
cero, y en los de menor valor la diferencia debería estar por debajo del 2%. Si tienes
desviaciones más graves, asegura primero que has considerado todos los almacenes
dentro o fuera de tu centro de distribución y revisa el histórico de movimientos, puede ser
que no estés considerando los productos colocados en algún almacén temporal, en
consigna con clientes, salidas para degustación o muestras, etc. La disciplina con la que
registres todos los movimientos de tus almacenes será clave para disminuir estos
porcentajes.
Documenta las mermas adecuadamente: Una vez contada la mercancía que separaste
como inventario obsoleto, caduco o dañado en el primer paso, consulta con el personal
administrativo, legal, fiscal y/o de control interno cuál es el proceso a seguir con esta
mercancía. Dependiendo de la naturaleza y valor del producto, es posible que requieras
fotografías, actas administrativas u otros documentos donde se justifique la salida del
almacén de estos productos o incluso un tratamiento especial por personal calificado en el
caso de materiales peligrosos. Por supuesto esta salida física del almacén deberá coincidir
con un ajuste de las cantidades en el sistema.
