Colegio Técnico Profesional de Pavas

Prof. Johanna Wolmers Valverde

Objetivo 1. Identificar los conceptos y características de los documentos

DOCUMENTACION COMERCIAL SENCILLA

Vale.
Es un documento que se emplea en algunas oficinas con el propósito de adelantar sumas
de dinero a sus funcionarios, los cuales deben firmar el recibo de éste. El vale es una
promesa futura de pago, el cual se hace informalmente en cualquier clase de papel.

Partes: fecha, descripción, vale por, monto de la cuenta, nombre de la persona a quién se
va a emitir el vale, concepto y firma.

Recibo.
Es el documento que se entrega a cambio de cierta cantidad de dinero que se recibe en
pago de una obligación, el recibo se emplea cuando se recibe dinero por cualquier
concepto: pago de intereses, abono a cuentas, servicios, alquileres, otros.
Partes: fecha, lugar, recibí de, monto de la cuenta, suma en letras y en números,
concepto y firma. Algunos tienen saldo anterior, intereses, abono y saldo actual.

Factura.
Documento legal y contable que se emite a raíz de un contrato de compra-venta. Existen
dos tipos de factura la de contado y la de crédito. Sus principales requisitos son:
 Nombre de la empresa o comercio.
 Lugar y fecha.
 Nombre y dirección del comprador.
 Nombre y dirección del vendedor.
 Columnas donde se especificará: cantidades, descripción, precio unitario, precio
total.
 Al final se anota el total de la factura y el impuesto (si lo tuviera).

DOCUMENTACION COMERCIAL COMPLEJA

Pagaré.
Representa una promesa incondicional de pago por parte de un deudor a plazo
determinado, respaldado fiduciariamente y que genera intereses mientras no sea
cancelado. Las personas que intervienen son:
 Deudor: es el responsable del documento el cuál debe pagarlo.
 Acreedor: a favor de quién está el documento.
 Fiador o Aval: persona que voluntariamente adquiere un compromiso de pagar
el documento, si el deudor no lo hace.

Certificado de prenda.
Documento que se emite para hacer constar el gravamen sobre un objeto o mueble, que
no ha sido pagado en su totalidad, por lo tanto, queda afectado en su disponibilidad por el
deudor hasta tanto lo cancele al acreedor. El certificado contiene:
 Nombre completo y dirección del deudor, así como sus cualidades e
identificaciones.
 Nombre completo del acreedor con sus referencias correspondientes.
 Monto de la deuda.
 Base para pagar o condiciones.
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 Lugar en donde debe hacerse el pago.
 Descripción completa del objeto gravado o dado en prenda.
 Lugar donde se encontrarán los bienes.
 Grado de la prenda.

En el certificado de prenda intervienen el deudor, abogado y en caso de que el abogado

Cheque.
Representa un mandato de pago a favor de una tercera persona y con cargo a los fondos
disponibles que el girador posee en el banco. Sus requisitos:
 Nombre y lugar del banco donde se encuentran los fondos.
 Ciudad y fecha donde se emiten.
 Nombre de la persona o entidad que lo cobrará
 Cantidad de letras y números.
 Tipo de moneda.
 La firma habitual e igual a la registrada por el girador del cheque.

Letra de cambio.
Es un documento mercantil por excelencia y es universal usado como un documento de
crédito, tanto para las relaciones nacionales como internacionales. Sus requisitos:
 Lugar y fecha de emisión.
 Cantidad en números y en letras.
 Tiempo y condiciones de vencimiento.
 A favor de quién se emite.
Las personas que intervienen son:
 El tomador o beneficiario: es a favor de quien está librada una meta, por tanto,
será el cobrador de la misma
 El librador o girador: el librador dejará de cobrarle al aceptante ya l mismo
tiempo dejará de pagarle a beneficios, ya que al librar la letra a transferido su
derecho sobre el librado, a favor del beneficiario.
 El librado o girado: es conocido con el nombre de aceptante, con razón de que
es quien tiene que pagar la letra y su compromiso se registra a través del
proceso que se llama aceptación.

Hipoteca.
La hipoteca es el derecho real que se constituye sobre un inmueble para garantizar el
cumplimiento de una obligación propia o ajena. Por bienes inmuebles entendemos
aquellos que están adheridos a la tierra, como fincas, terrenos, edificios, casa. La
duración de una hipoteca siempre es a largo plazo. El importe del préstamo está
relacionado con el valor menos la depreciación, según su antigüedad o años de
construida.
Certificados de depósito.
Son títulos emitidos por bancos donde se deposita un monto de dinero por un plazo
definido de antemano, sobre el cual se recibe un rendimiento determinado desde la fecha
inicial del depósito. Se emiten con un monto mínimo. No existe límite para un cliente en
cuanto a los montos y cantidad de certificados que desee tener. Existen plazos desde 1
mes hasta 5 años. Puede solicitarse que se emitan cupones pagaderos mensualmente,
trimestralmente o al final del plazo.
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OTROS DOCUMENTOS.

Orden de compra.
Se emplea cuando se solicita mercancías o servicios internos. Este documento debe
contener:
 Cantidad y descripción del artículo
 Precio de cada uno si es posible
 Nombre del proveedor
 Fecha
 Firma autorizada
 Sello de la compañía

Orden de pedido.
La orden de pedido o nota de pedido, recibe este nombre por ser de carácter externo, en
otras palabras, para uso de la importación de mercaderías. Este documento debe contar
todos los detalles acordados con el cliente, con respecto al tipo de mercancía y precio,
fecha de entrega, vía de embarque, condiciones de pago.
Los precios de la orden de pedido estarán especificados en moneda del exterior y bajo el
cumplimiento del comprador y el vendedor, en cuanto a las condiciones establecidas en
ella.

Nota de débito.
Es una constancia en la que se detalla los valores que se les carga a los clientes:
 Cargos originados por errores u omisiones en los precios de la mercadería.
 Servicio suministrado.
 Cálculos correspondientes.

Nota de crédito.
Es una constancia donde se informa al cliente que por una u otra causa se ha recibido
dinero a su equivalente por lo que procede abonar a su cuenta. Se usa cuando:
 El cliente encuentra que hace falta mercadería.
 El empaque dañado, el que es rechazado.
 Mala facturación.
 Descuento por pronto pago.

Cotización.
Es el precio unitario de mercado de un bien. En la economía general, la cotización es la
tasación o valoración de una acción o título económico para determinar su valor en el
mercado a los efectos de considerarlo para la compra o venta.

SERVICIOS BANCARIOS.

Cuenta corriente.
La cuenta corriente bancaria es un contrato entre una persona o empresa y un Banco,
mediante la cual el primero deposita dinero. Esta no genera intereses.
El dinero de la cuenta corriente puede ser girado posteriormente a través de cheques, o
bien puede sacarlo mediante un cajero automático y también hacer pagos mediante una
tarjeta de débito, pagos automáticos de cuentas de servicios o pagar o girar dinero hacia
otras cuentas a través del sitio web del banco.
Para cada una de estas transacciones, el contrato obliga al banco a hacer los pagos
correspondientes, mientras haya dinero en la cuenta. Por lo anterior, queda claro que el
contrato obliga al cliente a mantener dinero en la cuenta. Y obliga al banco a entregar
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una chequera, tarjeta de cajero automático que al mismo tiempo puede ser una tarjeta de
débito, dar acceso seguro a un sitio web (si es que cuenta con él).

Cuenta de ahorro.
Es un servicio que presta una institución de custodia y cuido de dinero propiedad de un
tercero, el cual puede ser una persona física o jurídica. La cuenta gana intereses sobre
los saldos que se tengan depositados. Estos intereses son sumados al monto del ahorro
y el resultado será el nuevo saldo de la cuenta.

Depósitos.
Es una transacción financiera mediante la cual se lleva dinero al banco para sumar a las
cuentas corrientes, cuentas de ahorro o a inversiones. Los depósitos pueden ser dinero
en efectivo o cheques. El banco provee una hoja para depósitos en la que se desglosa el
dinero en efectivo y los cheques que se incluyen. Estos deben estar endosados. Cuando
los depósitos no contienen dinero en efectivo pueden hacerse electrónicamente por el
cajero automático. Es importante retener la copia para los archivos. Cuando el depósito
se hace en persona, el cajero entrega una copia con un sello que incluye hora, fecha, el
número de sucursal y el número de cajero que realizó la transacción.

Cajeros automáticos.
Son máquinas dispensadoras de dinero activadas mediante una tarjeta y una clave
secreta personal, que identifica a un usuario. Cuentan con mecanismos de seguridad,
para permitir que sólo quien disponga de dicha tarjeta pueda realizar operaciones.

Cheque viajero.
Son cheques por valor de una cantidad determinada de dinero y se hacen de papel
moneda. Su ventaja radica en que, al ser nominativos y seriados, sólo puede hacer uso
de ellos el titular de los mismos. Los hay en diferentes monedas y denominaciones, y son
aceptados en una amplia variedad de negocios, restaurantes y hoteles, así como en
entidades financieras
Los cheques no caducan pero hay que firmarlos en el momento de adquirirlos, anotar los
números de serie y mantener la lista en un lugar separado, marcando los números de
serie de los cheques que se vayan utilizando. La gran ventaja de estos cheques es que si
se pierden o se los roban, desaparece el papel, pero no el dinero. En 24 horas serán
reemplazados en cualquier entidad financiera, siempre que muestres el número de serie
de los cheques que está reclamando.

Tarjeta de crédito.
Es cualquier documento que le permita a su titular o usuario, disponiendo de un
crédito del emisor, adquirir bienes o servicios en establecimientos afiliados al
correspondiente sistema, además de otro tipo de beneficios que se le puedan otorgar.
Se le llama "tarjeta" debido a que consiste en un dispositivo de plástico del tamaño de una
tarjeta de visita, que cuenta con una banda magnética en la que se almacena información
con la identificación de su dueño y otros datos relacionados. Contiene además el logotipo
y nombre del banco o entidad que haya emitido la tarjeta, un número de identificación, el
nombre del titular y la fecha de vencimiento de la misma (expresadas con mes y año).

Tarjeta de débito.
El cliente, por medio de una tarjeta, utiliza este servicio para efectuar pagos en el
comercio. La diferencia es que cada pago lo hace contra una cuenta de ahorro que él
mantiene en la institución que le expidió la tarjeta.