República Bolivariana De Venezuela
Ministerio Del Poder Popular Para La Educación
Universitaria Ciencia y Tecnología
Instituto Universitario Politecnico “Santiago
Mariño”
Extensión Maturín
Cierre de un proyecto
Autor:
José J. Márquez – C.I. 22.618.403
Docente de la asignatura:
Xiomara Gutiérrez
Maturín. Enero de 2021
Contenido
Introducción.....................................................................................................................2
Cierre de un proyecto......................................................................................................3
Importancia del cierre de proyecto...............................................................................4
Tipos de cierre de proyecto............................................................................................4
Herramientas aplicadas para el cierre de proyectos...................................................5
Motivos de un cierre de proyecto..................................................................................6
Memoria de un proyecto.................................................................................................7
Lecciones aprendidas en un proyecto...........................................................................8
Informe de un cierre de proyecto..................................................................................9
Introducción
La etapa final del proyecto es la etapa de cierre. Los buenos proyectos
terminan de manera controlada, resuelven los inevitables problemas y molestias
en el proceso de entrega, extraen recursos de manera ordenada y aseguran la
satisfacción del cliente y su capacidad para usar el nuevo sistema, y recuperar
los beneficios que desean. La fase de cierre incluye las actividades necesarias
para completar la gestión del proyecto y cumplir con las obligaciones contenidas
en el contrato. Por tanto, incluye verificar que se han cumplido estos requisitos, y
cerrar el proyecto y los contratos y documentación de los productos o servicios
TIC que se han entregado.
Incluye o debe incluir ejercicios de aprendizaje para la organización y
participantes, documentación de las lecciones aprendidas y su depósito en un
almacén de conocimiento en cierta medida, para otras personas que van a
realizar proyectos similares en algún momento y para otras personas. Evaluación
de documentos. Partícipe. Este también puede ser motivo de celebración mutua
y cohesión entre los miembros. Por lo general, después de la nueva fase del
proyecto u otros proyectos nuevos se abren o después del mantenimiento. Por
tanto, es más importante cerrar el proyecto correctamente.
A veces, el proyecto puede concluirse antes de haber conseguido los
objetivos que se perseguían por diferentes motivos. En la mayoría de los casos,
el proyecto se acaba, cumple sus etapas y se entregan al cliente los productos o
servicios prometidos. Pero el objetivo último de los proyectos TIC no es la
entrega de determinados resultados de producción, sino ayudar a que los
clientes alcancen los objetivos de negocio que se propusieron. La evaluación del
proyecto posterior a la implantación permite reconocer si se han alcanzado los
beneficios operativos, técnicos, de adopción de la nueva tecnología por los
usuarios y, finalmente, los objetivos de negocio que se establecieron al inicio.
A veces, por diversas razones, el proyecto se puede completar antes de
que se logre la meta. En la mayoría de los casos, el proyecto se ha completado,
la etapa se ha completado y el producto o servicio prometido se ha entregado al
cliente. Sin embargo, el objetivo final de un proyecto de TIC no es ofrecer
determinados resultados de producción, sino ayudar a los clientes a alcanzar sus
propios objetivos comerciales. La evaluación del proyecto después de la
implementación puede identificar las ventajas operativas y técnicas que trae la
adopción de la nueva tecnología por parte del usuario, así como los objetivos
comerciales que finalmente se determinaron al principio.
Cierre de un proyecto
La gestión del proyecto finaliza inmediatamente cuando se cierra el
proyecto. Esta etapa es trascendente, por lo que el proyecto de hosting se puede
dar por terminado. Esto se lleva a cabo desde el inicio de la determinación del
alcance del proyecto luego de que el cliente acepta la realización de los objetivos
del plan estratégico determinado.
El final del proyecto es la etapa final del proceso de gestión del proyecto.
El concepto cerrado incluye no solo la finalización de todo el proyecto, sino
también las etapas intermedias que constituyen todo el proyecto. Por tanto,
convive entre el cierre parcial de cada etapa y el cierre definitivo al inicio del
proyecto. Esta etapa es fundamental para la terminación del proyecto y la
implementación de los controles de gestión correspondientes y posteriores. El
propósito de este acontecimiento es obtener oportunidades futuras para el
crecimiento y mejora de los recursos humanos que abarcan todas las áreas, las
etapas involucradas en el proyecto y los recursos humanos involucrados en el
proyecto.
El final del proyecto es el clímax del proyecto y el momento de evaluarlo.
En la ceremonia de clausura, la gente notó lo bien que terminó, especialmente si
se han logrado las metas planificadas (ganancias).
Un proyecto ha finalizado cuando:
Desde el punto de vista técnico, que todas las actividades hayan
finalizado por completo, o en el peor caso, que se haya agotado el tiempo
para llevarlos a cabo.
Desde el punto de vista administrativo, que no van a presentarse costes
adicionales y de que se han facturado todas las cantidades al cliente
(independientemente de que aún no se hayan cobrado).
El cierre provoca obligatoriamente la facturación y las reuniones de
evaluación; donde se examinará cuál ha sido el transcurso en fase del proyecto,
cuál es el margen obtenido de beneficios y se extraerán conclusiones sobre ello.
Importancia del cierre de proyecto
La importancia fundamental del final del proyecto es que hemos aprendido
una lección en esta fase. Aunque sabemos lo oportuno que es el timing de la
sistematización de la información en todo el ciclo de vida, al final, como equipo
de proyecto, tenemos la oportunidad de sentarnos y analizar lo sucedido en cada
etapa, y extraer información valiosa para el equipo y el equipo para la
organización. Las estadísticas de todas las actividades del proyecto, ya sea que
vayan bien o no, nos permitan aprender y mejorar el desempeño de proyectos
futuros. La evaluación de estos cursos nos permite realizar las siguientes
acciones:
Incorporar a próximos proyectos actividades que no se habían
visualizado.
Reconsiderar estimados en la duración o en el costo de una actividad.
Identificar riesgos, previamente no considerados.
Incorporar nuevas cláusulas o quitar trabas legales, para potenciar una
contratación más transparente.
Determinar mejores especificaciones de calidad.
Introducir novedosos incentivos al personal.
Concientizar en lo referente a la necesidad de subcontratar algunas
actividades, en las que no se tiene un know – how de primer nivel.
El cierre del proyecto es una etapa muchas veces olvidada, que nos permite
verificar qué tan bien se desarrolló la intervención, identificar errores de gestión
y aprender de ellos, para no cometerlos en el futuro. De esta forma, las lecciones
aprendidas nos permiten mejorar nuestro trabajo y convertirnos en una valiosa
fuente de información para quienes, en un momento dado, deciden implementar
un proyecto similar al que estamos completando.
Tipos de cierre de proyecto
El cierre del contrato debe completarse antes de que el proyecto esté
completamente terminado. Se puede ejecutar varias veces (una por contrato en
el ciclo de vida del proyecto). Suele realizar antes del cierre administrativo del
proyecto.
El cierre administrativo se realiza una única vez por fase o para el proyecto
entero. Se podría incluso decir que el cierre administrativo es más un tema
interno de la propia compañía que realiza el PM y el cierre contractual la
formalización del cierre del contrato entre la parte cliente y proveedora.
Herramientas aplicadas para el cierre de proyectos
Entrevista
Las entrevistas son una forma formal o informal de obtener información a
través del diálogo directo con las partes interesadas del proyecto e incluso con
los participantes del proyecto. Por lo general, formulando preguntas preparadas
o espontáneas y registrando las respuestas en el sistema o base de datos para
su uso posterior. Las entrevistas pueden realizar de forma individual o en grupo,
puede participar más de un entrevistado y puede participar más de un
entrevistador. Su propósito es identificar los requisitos y definir las características
y funciones de los entregables del proyecto.
Juicio de experto
Un conjunto de opiniones que pueden ser por expertos en industrias o
disciplinas específicas relacionadas con el proyecto y / o aportes de conocimiento
específico. Dicha información puede obtenerse gratuitamente dentro o fuera de
la organización, o mediante contratos en colegios profesionales, cámaras de
comercio, agencias gubernamentales, universidades, etc.
El juicio de expertos puede usarse prácticamente en todas las fases del
proyecto, como pueden ser en:
Planificación y definición del alcance.
La definición de las actividades del proyecto.
Las estimaciones de actividades, recursos y costos.
El análisis de riesgos.
La planificación de compras y adquisiciones.
Descomposición de trabajos (EDT)
La descomposición es el desglose de los entregables del proyecto (creando
un árbol) en componentes más pequeños y manejables hasta que el trabajo y los
entregables se definen a nivel del paquete de trabajo. Este nivel de paquete de
trabajo es el nivel más bajo (la unidad más pequeña) en el árbol WBS y contiene
actividades que se pueden estimar y administrar de manera confiable. El nivel de
detalle del paquete de trabajo depende del tamaño y la complejidad del
proyecto.
Estimación por tres valores
La precisión de las estimaciones puede mejorarse considerando el grado de
incertidumbre y de riesgo de la estimación.
Para esto, utiliza tres posibles valores:
El más probable: Es la estimación que se considera más prob
La optimista: Es la duración de la actividad basada en el análisis del
mejor escenario posible para dicha actividad.
La pesimista: Es la duración de la actividad basada en el análisis del
peor escenario posible para dicha actividad.
Diagrama de Gantt
Tiene como objetivo la representación del plan de trabajo, mostrando todas
las actividades a realizar, el momento de su comienzo y su terminación y la
forma en que las distintas actividades se encadenan entre sí.
Desde su introducción los diagramas de Gantt se han convertido en una
herramienta básica en la gestión de proyectos de todo tipo. Básicamente el
diagrama está compuesto por un eje vertical donde se establecen las actividades
que constituyen el trabajo que se va a ejecutar, y un eje horizontal que muestra
en un calendario la duración de cada una de ellas.
Método PERT
Es un modelo para la administración y gestión de proyectos creado en 1958
por el Departamento de Defensa de los Estados Unidos. El método PERT nos
permite representar gráficamente las diferentes actividades que componen el
proyecto y calcular los tiempos de ejecución. Para obtener la estimación de la
duración de las actividades aplica un promedio ponderado de estimaciones
optimistas, pesimistas y más probables tal como se describió en la estimación por
tres valores.
Motivos de un cierre de proyecto
Los principales motivos que pueden originar el cierre de un proyecto sin que
este haya completado su alcance original son:
Imposibilidad de cumplir con los objetivos. Puede ocurrir que a medida
que avanza el proyecto y se genera mayor conocimiento sobre este, se
acabe descubriendo que no será posible cumplir con los objetivos dentro
de las restricciones definidas. En este caso el proyecto pasa a formar
parte de los llamados “proyectos imposibles”, y deja de tener sentido
continuar.
El proyecto ya no es necesario. Cualquier proyecto se ejecuta para cubrir
una determinada necesidad, la cual puede variar o desaparecer. En este
caso el proyecto deja de tener sentido, y por tanto lo más sensato suele
ser parar las actividades para evitar costes adicionales.
Alguna de las partes no quiere continuar con el proyecto. Puede darse el
caso de que el cliente o nuestra organización dejen de estar satisfecho
con el acuerdo y decidan cancelarlo unilateralmente
Cierre del cliente. Este es un caso que no suele salir en los manuales,
pero que por desgracia me ha tocado descubrir en la práctica. El cliente
cierra su actividad en medio de la ejecución, por lo que el proyecto se
para. Cierre de la organización que ejecuta el proyecto. De forma similar
al punto anterior, puede ocurrir que sea nuestra empresa la que cierre.
Aunque teóricamente el proyecto debe cerrarse igualmente, en la práctica
me temo que no podríamos hablar de que exista el de cierre, ya que el
propio director del proyecto habrá perdido el empleo.
Memoria de un proyecto
La memoria descriptiva es un documento rico, que debe contener la
descripción y base de la solución técnica adoptada por el proyecto, y debe
contener tantos capítulos como departamentos o subdivisiones utilizadas para
implementar el plan. La parte que debe incluirse en la memoria de descripción
del artículo dependiente del tipo de artículo. El almacenamiento descriptivo de
elementos básicos, elementos de ejecución, elementos de construcción,
elementos detallados, etc. son diferentes.
La memoria es el eje o línea central que sirve como base para el
desarrollo del proyecto, por lo que debe reflejar los eventos en una secuencia de
tiempo lógica durante la etapa de planificación y el proceso de producción. Debes
consultar los documentos restantes (como anexos y planos) que componen el
proyecto tanto como sea posible para que sea más fácil de entender para los
lectores. La longitud del archivo de memoria debe ser clara, concisa, directa y
completa para leer.
El informe se organizará en tantos capítulos como sea necesario para
describir las distintas partes del proyecto. La memoria descriptiva contiene texto,
gráficos, tablas de resumen e información estadística necesaria para una mejor
presentación y comprensión. Al redactar, presentar y diseñar, es necesario
adoptar estándares normativos aplicables al tipo de proyecto involucrado, y
esforzarse por ser lo más conciso y claro posible.
Memoria descriptiva de la ejecución del proyecto, además de Definir
todos los documentos, adjuntos, planos y cálculos del trabajo, Debe incluir
estudios y especificaciones de salud y seguridad, técnicas aplicables a la
ejecución.
A continuación, se definirá, de manera simple, algunos aspectos que
deben incluir las memorias descriptivas de algunos proyectos concretos:
Proyecto de una casa: Puede tratarse de un proyecto de obra
de una vivienda de nueva construcción o de la reforma de una
vivienda existente. Por ejemplo, la memoria descriptiva de la
reforma de una vivienda debe incluir, entre otros aspectos, los
planos de la vivienda, los cálculos y planos de las instalaciones, los
materiales a emplear y el presupuesto de ejecución de la obra.
Proyecto de una piscina: La memoria descriptiva de una piscina
define la piscina, si se trata de una piscina pública o privada, el
tamaño de la piscina, si se trata de una piscina cubierta o
descubierta, climatizada o no climatizada, etc.
Proyecto de una nave industrial: En este caso, la memoria
descriptiva trata fundamentalmente sobre dos aspectos, por un
lado, la construcción de la nave industrial, similar a la memoria
descriptiva para la construcción de una vivienda; y además, el uso
que se le va a dar a la nave industrial, con las peculiaridades
normativas de aplicación en cada caso en función de la actividad y
las instalaciones necesarias para el desarrollo de la actividad. Por
ejemplo, hay que realizar una memoria descriptiva del sistema
contraincendios, de obligado cumplimiento por tratarse de una
instalación industrial.
Proyecto de oficinas: La memoria descriptiva de un proyecto de
oficinas generalmente define aspectos como las instalaciones
interiores de las oficinas, tales como la eléctrica, iluminación,
climatización, redes telefonía y datos, sistema contraincendios, de
las diferentes estancias que componen las oficinas.
Lecciones aprendidas en un proyecto.
Es el conocimiento adquirido a través de la experiencia de los proyectos
anteriores. La experiencia en la gestión de proyectos refleja información sobre el
éxito o el fracaso del proyecto. El conocimiento sobre lo sucedido en proyectos
anteriores debe reflejarse plenamente para poder ser utilizado en proyectos
futuros. Las lecciones que hemos aprendido brindan información de apoyo para
una mejor toma de decisiones en las situaciones de conflicto que encontramos
en el proyecto. Puede reducir la incertidumbre y mejorar el tiempo de respuesta
en situaciones que deben enfrentar el equipo del proyecto.
La utilidad de las lecciones aprendidas: Son una herramienta valiosa
utilizada y apoyada por otros gerentes de proyectos asignados a proyectos
similares en la organización. Mejora la planificación de proyectos futuros, evita
errores previos y, por tanto, reduce los riesgos del proyecto. Con base en estas
experiencias y buenas prácticas en la gestión de proyectos, ayuda a identificar
oportunidades de mejora y capacitar a los futuros gerentes y miembros del
equipo del proyecto.
Lecciones aprendidas y proceso de organización de proyectos: las
lecciones aprendidas forman la base para mejorar la práctica de la organización
de la gestión de proyectos. Ayuda a desarrollar nuevos y mejores procedimientos
de trabajo y se convierte en una buena práctica en la gestión de proyectos.
Cómo reflejar las lecciones aprendidas del proyecto: Primero, sea constructivo: si
encuentra un problema, debe identificar el problema en el lugar del culpable.
Debemos enfocarnos en el éxito y el fracaso, aprendemos ambos de la misma
manera y se puede aplicar a proyectos futuros, en ambos casos debemos señalar
las razones y áreas.
Activos de la organización: este documento debe comunicarse a la oficina
de gestión de proyectos para que se incluya en los activos de la organización y
se archive como parte de la base de datos de lecciones aprendidas. Si la
organización no tiene una oficina de gestión de proyectos (PMO), se debe utilizar
una comunicación formal para garantizar que todos los líderes del proyecto
tengan esta información.
Informe de un cierre de proyecto
El propósito es evaluar los resultados del trabajo y resumir todas las cosas
que sucedieron en el proyecto que pueden ser importantes para los proyectos
futuros de la empresa; contiene información sobre si el proyecto ha logrado los
resultados esperados, y si no se logran los resultados esperados, también incluye
un análisis de las razones.
Existen en los informes de cierre de proyecto otras utilidades:
Detectar errores sistemáticos en los presupuestos de los proyectos
y ofertas.
Analizar la tendencia histórica de los proyectos gestionados por
cada responsable.
Analizar la tendencia histórica de los proyectos contratados con
cada cliente.
Establecer nuevas tendencias para abordar mercados clásicos o
emergentes.
La documentación del cierre se compone:
Balance de ingresos y gastos.
Informes de situación finales.
Lista de documentación generada.
Lista de productos generados.
Otros, en función de la empresa y del proyecto concreto.
Balance de ingresos y gastos
Valores negativos indican ahorro (incremento del beneficio).
Valores positivos indican gastos superiores (reducción del beneficio).
Hay que incluir todos los gastos, aún cuando no hayan sido contablemente
imputados:
- Facturas libradas al cliente, pero aún no cobradas.
- Gastos pendientes no facturados o cobrados.
Resumen de cierre de proyecto
Incluye:
• Informe económico: Resume los datos contables más significativos
del proyecto sin entrar en detalles (de eso se encarga el balance
detallado de ingresos y gastos).
• Informe de situación final: Descripción general, en lenguaje no técnico,
del ciclo de vida del proyecto, desde la adjudicación hasta el cierre
contable.
Debe contener:
- Datos básicos del proyecto (nombre, responsable, duración,
presupuesto, etc.).
- Descripción general de los hechos más significativos del mismo
(modificaciones, dificultades, medidas para resolverlas, relaciones con
terceras partes, posibles acciones futuras).
- Cualquier otra información de interés.
