LOGÍSTICA EN LA PROPIEDAD

HORIZONTAL

DISTRIBUIR E INVENTARIAR EQUIPOS Y ELEMENTOS,

TENIENDO EN CUENTA LAS POLÍTICAS DE LA
ORGANIZACIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN DE
COPROPIEDADES SOMETIDAS A RÉGIMEN DE PROPIEDAD
HORIZONTAL

Instructor
Andrés Cortés Beltrán
SENA/CTCM/CGPH

Bogotá, D.C. 2020

COMPETENCIA
 210601004. Distribuir los materiales, equipos y elementos, teniendo en cuenta
las políticas de la organización. 50 horas

 210601005 Inventariar los materiales, equipos y elementos, teniendo en cuenta

las políticas de la organización. 50 horas

RESULTADOS DE APRENDIZAJE ALCANZAR

Específicos

 Recepcionar la información de los requerimientos de materiales, equipos y

elementos de acuerdo con las políticas de la organización.
 Elaborar el plan de necesidades de adquisición de materiales, equipos y
elementos por períodos, teniendo en cuenta el registro de existencias, las
normas técnicas y políticas de la organización.
 Alistar los pedidos de las diferentes áreas de la organización junto con la
documentación de acuerdo con las normas contables y políticas de la
organización.
 Verificar los inventarios de materiales, equipos y elementos para su valoración,
mediante el registro y control de entradas y salidas de almacén.
 Almacenar los materiales, equipos y elementos de la organización teniendo en
cuenta las condiciones de seguridad industrial, clasificación y ubicación.
 Actualizar los sistemas de información según el recibo y distribución de
materiales, inconsistencias y faltantes.
 CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 7
SESIÓN 1 .............................................................................................................................................. 9
1. Fundamentos básicos de planeación y control ....................................................................... 9
1.1. Hoja electrónica: fórmulas, tablas, gráficas, presentaciones ................................................ 11
2. Enfoque por procesos ........................................................................................................... 12
Ciclo planificar-hacer-verificar-actuar ..................................................................................... 13
3. Estructura Organizacional ..................................................................................................... 15
Características de la estructura organizacional ...................................................................... 16
Tipos de estructura organizacional .......................................................................................... 16
Elementos de la estructura organizacional ............................................................................. 17
Importancia de la estructura organizacional .......................................................................... 17
Departamentalización .............................................................................................................. 18
¿Qué es un organigrama?......................................................................................................... 18
4. Análisis de necesidades: tipo e identificación de materiales ................................................ 19
Clasificaciones materiales ............................................................................................................. 19
Clasificación de los materiales, según sus propiedades .......................................................... 19
5. Codificación de Materiales ........................................................................................................ 20
Clasificación y Codificación de los Materiales ............................................................................... 20
6. Manejo de formatos, catálogos y fichas técnicas ................................................................. 22
Formatos ................................................................................................................................... 22
Catálogos .................................................................................................................................. 22
Fichas técnicas .......................................................................................................................... 22
Materiales ................................................................................................................................. 23
SESIÓN 2 ............................................................................................................................................ 31
1. Unidades de medición: peso, volumen y otros ............................................................................. 31
Unidades de medida ..................................................................................................................... 31
Sistema internacional de unidades .......................................................................................... 31
Sistema anglosajón de unidades de medida ........................................................................... 34
 Equivalencias entre el modelo anglosajón y el SI .................................................................... 35
Unidades de medida en informática ........................................................................................ 35
2. Técnicas e instrumentos para la recolección de información ....................................................... 37
3. Valoración de inventarios.............................................................................................................. 39
Vida útil de equipos y materiales .................................................................................................. 40
Vida útil de los activos fijos para efectos de la depreciación .................................................... 40
Vida útil materiales de construcción ......................................................................................... 41
4. Existencias físicas de inventario .................................................................................................... 42
Importancia del inventario físico .................................................................................................. 42
Proceso del inventario físico ......................................................................................................... 42
5. Criterios para determinar la baja de elementos y equipos ........................................................... 43
6. Bajas de inventario (deterioro, pérdida, otros) ............................................................................ 44
¿Cuándo y porque se le da de baja a la propiedad planta y equipo?........................................ 44
Baja de cuentas propiedad, planta y equipo ............................................................................. 44
7. Concepto técnico del funcionamiento .......................................................................................... 46
Los especialistas ............................................................................................................................ 46
Expertos......................................................................................................................................... 46
8. Distribución de materiales y equipos ............................................................................................ 47
Almacenamiento de materiales, equipos y elementos.............................................................. 47
Técnicas de almacenamiento de materiales ............................................................................. 47
Técnicas de la Programación ......................................................................................................... 48
Las 7 técnicas de almacenaje .................................................................................................... 48
Condiciones de almacenamiento de materiales peligrosos ...................................................... 49
SESIÓN 3 ............................................................................................................................................ 51
1. Políticas de la Organización ........................................................................................................... 51
Componentes ............................................................................................................................ 51
Personal ..................................................................................................................................... 51
Infraestructura .......................................................................................................................... 52
El diseño del almacén se debe considerar los siguientes aspectos: ......................................... 52
Área de embalaje y despacho ................................................................................................... 53
2. Interpretación de indicadores de gestión ..................................................................................... 55
Disponibilidad de Stock ............................................................................................................. 55
 Precio del inventario ................................................................................................................. 55
Precisión de nuestros proveedores........................................................................................... 55
Número de referencias ............................................................................................................. 55
Depreciación y obsolescencia ................................................................................................... 55
3. Normas de Seguridad Industrial .................................................................................................... 56
4. Normas de Salud Ocupacional ...................................................................................................... 58
Norma OHSAS 18001..................................................................................................................... 58
Objetivos de la salud ocupacional ............................................................................................. 58
Funciones de la salud ocupacional ............................................................................................ 59
Estrategia para lograr una salud ocupacional para todos ......................................................... 59
5. Principios básicos de matemática y estadística ............................................................................ 61
6. Manejo de presupuesto ................................................................................................................ 63
Referencias ........................................................................................................................................ 64
 TABLA DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1. Representación esquemática de los elementos de un proceso .................................. 13

Ilustración 2. Representación de la estructura de esta Norma Internacional con el ciclo PHVA ..... 14
Ilustración 3. Esquema de un Organigrama Empresarial .................................................................. 15
Ilustración 4. El organigrama puede representar la estructura organizacional. ............................... 18
Ilustración 5. Caratula Video Clasificación de Materiales ................................................................. 19
Ilustración 6. Clasificación de los Materiales .................................................................................... 19
Ilustración 7. Formato Ingreso de Materiales ................................................................................... 22
Ilustración 8. Catálogo de Materiales (Homcenter, s.f.) [Link] 23
Ilustración 9. Material Artificial. Friso Revoque Plástico Cuñete 30kg ............................................. 27
Ilustración 10. Equipo de Cómputo de Mesa. Referencia All In One, Marca Lenovo ....................... 29
Ilustración 11. Archivador Modelo Dalí............................................................................................. 30
Ilustración 12. Sistema Internacional de Unidades ........................................................................... 31
Ilustración 13. Sistema Internacional de Unidades ........................................................................... 32
Ilustración 14. Conjunto de unidades de medida derivadas ............................................................. 32
Ilustración 15. Unidades de medida de longitud en el SI .................................................................. 32
Ilustración 16. Unidades de medida de superficie ............................................................................ 33
Ilustración 17. Unidades de medida de masa en el SI....................................................................... 33
Ilustración 18. Unidades de medida de capacidad en el SI ............................................................... 33
Ilustración 19. Unidades de medida de volumen en el SI ................................................................. 34
Ilustración 20. Unidades de medida para el almacenamiento en informática ................................. 36
Ilustración 21. Unidades de medida de transferencia de datos (comunicación informática) .......... 36
Ilustración 22. vida útil equivalente en años de los activos fijos ...................................................... 41
Ilustración 23. Baja de Equipos y Elementos. [Link] 43
Ilustración 24. Clasificación de Sustancias Peligrosas de las Naciones Unidas ................................. 49
Ilustración 25. Manejo del Presupuesto. [Link] .......................................... 63
 INTRODUCCIÓN

En la medida que una organización pretenda ser eficiente, debe trabajar la proyección o
planeación de los requerimientos o necesidades de materiales, equipos y elementos de los
distintos departamentos que la conforman teniendo en cuenta las políticas de la
organización.

Para ello es necesario realizar el análisis de necesidades: será el proceso que permita
identificar cuáles son los requerimientos reales de materiales, equipos y elementos de los
distintos puestos de trabajo y priorizar su solicitud y adquisición. Pero esta proyección no
sólo será dada en términos de las solicitudes, sino que, además, demanda que se
caractericen y codifiquen los materiales, equipos y herramientas y de esta forma ser
objetivo en la estructuración del plan de requerimientos.

Los instrumentos que se utilicen para la recolección de la información de las necesidades

serán definitivos, por cuanto permitirán hacer un barrido completo de los requerimientos
de la organización y así mismo proyectar con racionalidad lo que verdaderamente se
necesita, al tiempo que permite conocer la dinámica del uso de materiales y su ajuste de
acuerdo con las políticas de la organización y al presupuesto que ésta maneja.

La gestión de inventarios tiene como objetivo determinar la cantidad de existencias que se

han de mantener y el ritmo de pedidos para cubrir las necesidades de la copropiedad
sometida a régimen de propiedad horizontal”; también comprende la organización de los
procesos encaminados a mantener un correcto control de los productos y objetos en la
copropiedad sometida a régimen de propiedad horizontal y una adecuada administración
de estos.

La administración del inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa

de los materiales necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el
inventario tiene un papel vital para el buen funcionamiento acorde y coherente dentro del
proceso de producción. También se puede decir que son acumulaciones de materias primas,
provisiones, componentes, trabajo en proceso y productos terminados que aparecen en
numerosos puntos a lo largo del canal de producción y de logística de una empresa…Los
inventarios se hayan con frecuencia en lugares como almacenes, patios, pisos de las tiendas,
equipo de transporte y en los estantes de las tiendas de menudeo.

Por lo anterior, el desarrollo de este documento le permitirá apropiar la gestión de los

inventarios, de acuerdo con la política y las normas legales vigentes. Al finalizar esta guía,
usted estará en capacidad de diferenciar las herramientas operativas y de control de la
logística y la gestión de inventarios en la copropiedad sometida a régimen de propiedad
horizontal.

Lo anterior, estimado aprendiz es con el fin de que usted desarrolle programas de

mejoramiento de acuerdo con las normas y legislación vigentes enfocada en la gestión de
inventarios en beneficio de la comunidad y el desarrollo social de la propiedad horizontal
como respuesta a las necesidades identificadas en el diagnóstico.
SESIÓN 1

1. Fundamentos básicos de planeación y control

La Administración es un arte cuando interviene los conocimientos empíricos. Sin embargo,

cuando se utiliza conocimiento organizado, y se sustenta la práctica con técnicas, se
denomina Ciencia.
Las técnicas son esencialmente formas de hacer las cosas, métodos para lograr un
determinado resultado con mayor eficacia y eficiencia.
A partir de estos conceptos nace el Proceso Administrativo, con elementos de la función de
Administración que Fayol definiera en su tiempo como: Prever, Organizar, Comandar,
Coordinar y Controlar. Dentro de la línea propuesta por Fayol, los autores Clásicos y
neoclásicos adoptan el Proceso Administrativo como núcleo de su teoría; con sus Cuatro
Elementos: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar.
Autores como Urwick define el proceso administrativo como las funciones del
administrador, con siete (7) elementos que se detallan a continuación: Investigación,
Planificación, Coordinación, Control, Previsión, Organización, Comando
Koontz y O´Donnell define el Proceso Administrativo con cinco (5) elementos: Planificación,
Designación de Personal, Control, Organización, Dirección
Miner define el Proceso Administrativo con cinco (5) elementos: Planificación,
Organización, Dirección, Coordinación y Control.
El éxito que puede tener la Organización al alcanzar sus objetivos y también al satisfacer sus
obligaciones sociales depende en gran medida, de sus gerentes. Si los gerentes realizan
debidamente su trabajo, es probable que la organización alcance sus metas, por lo tanto,
se puede decir que el Desempeño Gerencial se mide de acuerdo con el grado en que los
gerentes cumplen la secuencia del Proceso Administrativo, logrando una Estructura
Organizacional que la diferencia de otras Organizaciones.
Chiavenato en su libro Fundamentos de Administración, organiza el Proceso Administrativo
de la siguiente manera.

Las Funciones del Administrador, como un proceso sistemático; se entiende de la siguiente

manera:
El Desempeño de las funciones constituye el llamado ciclo administrativo, como se observa
a continuación:

Las funciones del administrador, es decir el proceso administrativo no solo conforman una
secuencia cíclica, pues se encuentran relacionadas en una interacción dinámica, por lo
tanto. El Proceso Administrativo es cíclico, dinámico e interactivo, como se muestra en el
siguiente gráfico:

Las funciones Administrativas en un enfoque sistémico conforman el proceso

administrativo, cuando se consideran aisladamente los elementos Planificación,
Organización, Dirección y Control, son solo funciones administrativas, cuando se consideran
estos cuatro elementos (Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar) en un enfoque global de
interacción para alcanzar objetivos, forman el Proceso Administrativo.
Fuente: Introducción a la Teoría General de la Administración. Autor: I. Chiavenato.

([Link], s.f.) [Link]

1.1. Hoja electrónica: fórmulas, tablas, gráficas, presentaciones

¿Qué es Excel?

Microsoft Excel, MS Excel o simplemente Excel es un software de aplicación publicado por la

empresa Microsoft, que brinda soporte digital a las labores contables, financieras, organizativas y
de programación, mediante hojas de cálculo. Forma parte del paquete Microsoft Office, que
contiene diversos programas de oficina como Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, etc. Fuente:
[Link]

¿Qué es una hoja de cálculo?

Se entiende por hoja de cálculo o plantilla electrónica a un tipo de herramienta digital que consiste
en un documento compuesto por filas y columnas en una tabla, formando así celdas en las que
puede ingresarse información alfanumérica y ponerla en relación de manera lógica, matemática o
secuencial. Fuente: [Link]

Plantilla de Control de Inventarios en Excel

Muestra cómo usar la plantilla para el control de inventarios y obtener el máximo potencial de
esta hoja, seguir el siguiente enlace [Link]
 2. Enfoque por procesos

El enfoque basado en procesos es la parte fundamental en la realización y aplicación de un

sistema de gestión integral de la calidad. Este enfoque les permite a las organizaciones
ordenar y gestionar la forma en que las actividades de trabajo van creando un valor para el
cliente y otras partes interesadas.
¿Cómo se aplica el enfoque por procesos en una organización?
El enfoque basado en procesos introduce la gestión horizontal, cruzando las barreras entre
diferentes unidades funcionales y unificando sus enfoques hacia las metas principales de la
organización. El desempeño de una organización puede mejorarse a través del uso del
enfoque basado en procesos.
¿Qué es el enfoque basado en procesos ISO 9001?
Haciendo un esfuerzo de síntesis, podemos decir el que enfoque consiste en: Tener en
cuenta todo el trabajo como un proceso. Enfoque en el cliente para identificar y satisfacer
sus necesidades. Identificar, atraer y comprometer las partes interesadas en los procesos.
Norma Técnica Colombiana NTC-1SO 9001-2015 (Cuarta actualización),
esta Norma Internacional promueve la adopción de un enfoque a procesos
al desarrollar, implementar y mejorar la eficacia de un sistema de gestión
de la calidad, para aumentar la satisfacción del cliente mediante el
cumplimiento de los requisitos del cliente. En el apartado 4.4 se incluyen
requisitos específicos considerados esenciales para la adopción de un
enfoque a procesos.
La comprensión y gestión de los procesos interrelacionados como un sistema contribuye a
la eficacia y eficiencia de la organización en el logro de sus resultados previstos. Este
enfoque permite a la organización controlar las interrelaciones e interdependencias entre
los procesos del sistema, de modo que se pueda mejorar el desempeño global de la
organización.
El enfoque a procesos implica la definición y gestión sistemática de los procesos y sus
interacciones, con el fin de alcanzar los resultados previstos de acuerdo con la política de la
calidad y la dirección estratégica de la organización. La gestión de los procesos y el sistema
en su conjunto puede alcanzarse utilizando el ciclo PHVA (véase 0.3.2 de la norma) con un
enfoque global de pensamiento basado en riesgos (véase 0.3.3 de la norma) dirigido a
aprovechar las oportunidades y prevenir resultados no deseados.
La aplicación del enfoque a procesos en un sistema de gestión de la calidad permite:
a) La comprensión y la coherencia en el cumplimiento de los requisitos
b) La consideración de los procesos en términos de valor agregado
c) El logro del desempeño eficaz del proceso
d) La mejora de los procesos con base en la evaluación de los datos y la información

La Figura 1 proporciona una representación esquemática de cualquier proceso y muestra

la interacción de sus elementos. Los puntos de control de seguimiento y la medición, que
son necesarios para el control, son específicos para cada proceso y variarán dependiendo
de los riesgos relacionados.

Ilustración 1. Representación esquemática de los elementos de un proceso

Ciclo planificar-hacer-verificar-actuar

El ciclo PHVA puede aplicarse a todos los procesos y al sistema de gestión de la calidad
como un todo. La Figura 2 ilustra cómo los Capítulos 4 a 1 O pueden agruparse en relación
con el ciclo PHVA.
 Ilustración 2. Representación de la estructura de esta Norma Internacional con el ciclo PHVA

NOTA Los números entre paréntesis hacen referencia a los capítulos de esta Norma Internacional.

El ciclo PHVA puede describirse brevemente como sigue:

• Planificar: establecer los objetivos del sistema y sus procesos, y los recursos
necesarios para generar y proporcionar resultados de acuerdo con los requisitos del
cliente y las políticas de la organización, e identificar y abordar los riesgos y las
oportunidades
• Hacer: implementar lo planificado;
• Verificar: realizar el seguimiento y (cuando sea aplicable) la medición de los
procesos y los productos y servicios resultantes respecto a las políticas, los objetivos,
los requisitos y las actividades planificadas, e informar sobre los resultados;

• Actuar: tomar acciones para mejorar el desempeño, cuando sea necesario.

(Lteam, s.f.) ISO 9001:2015 [Link]
 3. Estructura Organizacional

Se conoce como estructura organizacional a las formas de organización interna y administrativa de

una empresa u organización. Esto incluye también el reparto del trabajo en áreas o departamentos
determinados según esa misma estructura.

Ilustración 3. Esquema de un Organigrama Empresarial

La estructura organizacional es el modo en que una empresa planifica y distribuye su trabajo.

Dicho en otras palabras, la estructura organizacional de una empresa es el modo en que se concibe
a sí misma, el modo en que planifica su trabajo y reparte formalmente sus responsabilidades. La
estructura organizacional es la forma de una empresa.

Las empresas y organizaciones suelen organizarse a sí mismas en base a los objetivos que se han
trazado. Por otro lado, su estructura responde también al modelo de gestión interna que emplean,
es decir, a cómo conciben la autoridad, la jerarquía administrativa y la división de sus labores.

Cada empresa tiene su estructura organizacional propia. Es posible modificarla y adaptarla a nuevos
escenarios y necesidades si fuera el caso, aunque eso suele implicar grandes cambios y
remodelaciones.
Características de la estructura organizacional

Toda estructura organizacional es un orden formal, es decir, consta en los documentos de la

empresa y está reflejado en su organigrama. En este último se representan las distintas personas
que trabajan en ella y sus cargos específicos.

Suelen basarse en un principio de especialización y departamentalización, es decir, de construcción

de bloques de trabajo en los que se llevan a cabo labores determinadas: relaciones públicas,
recursos humanos, gerencia administrativa, etc. Mientras más grande sea una empresa, más
especializados serán sus departamentos.

Estas estructuras pueden ser de dos tipos:

Centralizado. Concentra las decisiones en los altos cargos de la jerarquía.

Descentralizado. Permite a cada departamento importantes márgenes de autonomía.

Por otro lado, generalmente responden a una idea previa de cómo organizar un equipo humano
para conseguir un objetivo común. En esa consideración deben tomarse en cuenta la tecnología, los
recursos humanos y el “espíritu” o la personalidad empresarial de la organización.

Tipos de estructura organizacional

Generalmente se habla de cuatro tipos de estructura organizacional:

Lineal. Contempla como principio organizador la jerarquía, es decir, la autoridad directa del jefe
sobre sus subordinados, ya que sobre él recaen todas las decisiones y todas las responsabilidades.
Es una estructura que privilegia la rapidez, la contabilidad clara y sencilla, dado que los cargos están
muy bien delimitados en la estructura, atendiendo los empleados a la guiatura de un jefe
compartido. Es el modelo preferido por empresas pequeñas, de baja producción y poco capital
humano.

Funcional. Propone la división de las labores de la organización en unidades hiperespecializadas,

cada una al mando de un jefe independiente, que coordina su equipo de trabajo y permite la
comunicación con los demás equipos. Es una estructura versátil, flexible y muy popular,
especialmente para empresas de mayor envergadura y abundante personal.

De Staff. Un modelo empresarial minimalista, que prefiere depositar en contrataciones externas

(outsourcing o tercerización) muchas de las funciones que en otros modelos implicarían la
construcción de una unidad de trabajo. Es un modelo flexible y moderno, que sin embargo requiere
de una fluidez de capitales que justifique no tener un equipo propio en vez de subcontratarlo.

Matricial. La empresa se estructura en base a equipos de trabajo autónomos y desconectados entre

sí, cada uno asignado a un proyecto puntual y compuesto por un conjunto diverso de trabajadores
al mando de un coordinador que se reporta individualmente a la cabeza de la organización. Es la
estructura más dispersa conocida y la que más le conviene a los gigantescos consorcios
empresariales trasnacionales.

Elementos de la estructura organizacional

De acuerdo con Henry Mintzberg, estudioso canadiense de la materia, la estructura organizacional

contempla siempre 5 elementos distintos:

Ápice estratégico. La cúpula directiva de la empresa, donde se toman las decisiones de alto nivel, y
cumple funciones de supervisión directa, formulación de estrategias y relación con el entorno de
la empresa.

Línea media. Directivos que sirven de enlace y brazo ejecutor entre el ápice estratégico y el núcleo
de operaciones, transmitiendo información de manera vertical y horizontal (entre ellos). Son
quienes toman decisiones en cada uno de sus ámbitos particulares.

Núcleo de operaciones. La fuerza de trabajo básica de la empresa, compuesta por sus

trabajadores encargados de las funciones principales de generación de productos y/o servicios.

Tecnoestructura. Aquí se hallan un conjunto de especialistas y profesionales que no forman parte

de la dirección de la empresa, pero tampoco participan del circuito principal de producción, sino
que brindan apoyo a la estructura toda, velando por los cambios necesarios en la organización, o
propiciando la estabilidad y mantenimiento de esta.

Staff de apoyo. Personal generalmente tercerizado o subcontratado que hace vida en la empresa y
que brinda apoyo a la estructura toda, en labores concretas no especializadas, como limpieza,
vigilancia, etc.

Importancia de la estructura organizacional

La estructura organizacional es un aspecto fundamental de la comprensión de toda empresa, o sea,

del modo en que se concibe y organiza a sí misma. Una buena organización es garante de una
funcionalidad más armónica y de alcanzar las características deseadas en la empresa, al menos en
principio.

Por el contrario, una estructura inadecuada o caótica introduce a la organización problemas que
normalmente no tendría, dificultando labores que de otro modo podrían ser cotidianas y simples.
Departamentalización

Se entiende por departamentalización la sectorización de las labores empresariales en distintas

unidades llamadas departamentos, y es uno de los principios básicos de la estructura organizacional.
Cada departamento atiende un conjunto específico de necesidades, en base a un criterio específico
de organización, como pueden ser:

• Por tiempo, o por jornada de trabajo.

• Por cliente, de modo que cada departamento atiende a uno o un conjunto de ellos.
• Por territorio, cuando los departamentos distan entre sí geográficamente.
• Por proyectos, cuando los objetivos específicos de los que se ocupará delimitan un
departamento, para luego cambiar y volver a hacerlo.
• Por procesos, dependiendo de su lugar en la cadena productiva.
• Por productos/servicios, dependiendo de a qué cadena productiva se dedica,
independientemente de las demás.

¿Qué es un organigrama?

Ilustración 4. El organigrama puede representar la estructura organizacional de diferentes formas.

Se conoce como organigrama a la representación gráfica de la estructura organizacional de una

empresa. Suele hacerse a modo de esquema visual, englobando cargos y departamentos en cajas o
globos y vinculándolos entre sí y con sus superiores y subordinados mediante líneas rectas.

([Link], s.f.) [Link]

 4. Análisis de necesidades: tipo e identificación de materiales

Clasificaciones materiales

Ilustración 5. Caratula Video Clasificación de Materiales

(YuoTube, s.f.) Clasificación de los materiales [Link]

Clasificación de los materiales, según sus propiedades

Ilustración 6. Clasificación de los Materiales

(SlideShare, s.f.) Clasificación de los materiales [Link]

 5. Codificación de Materiales

Para facilitar la localización de los materiales almacenados en la bodega, las empresas utilizan
sistemas de codificación de materiales. Cuando la cantidad de artículos es muy grande, se hace casi
imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaños, etc.

Para facilitar la administración de los materiales se deben clasificar los artículos con base en un
sistema racional, que permita procedimientos de almacenaje adecuados, operativos
operacionalización de la bodega y control eficiente de las existencias. Se da el nombre de
clasificación de artículos a la catalogación, simplificación, especificación, normalización,
esquematización y codificación de todos los materiales que componen las existencias de la empresa.
Veamos mejor este concepto de clasificación, definiendo cada una de sus etapas.

Catalogación: Significa inventario de todos los artículos existentes sin omitir ninguna. La
catalogación permite la presentación conjunta de todos los artículos proporcionando una idea
general de la colección.

Simplificación: Significa la reducción de la gran diversidad de artículos empleados con una misma
finalidad, cuando existen dos o más piezas para un mismo fin, se recomienda la simplificación
favorece la normalización.

Especificación: significa la descripción detallada de un artículo, como sus medidas, formato, tamaño,
peso, etc. Cuando mayor es la especificación, se contará con más informaciones sobre los artículos
y menos dudas con respecto de su composición y características. La especificación facilita las
compras del artículo, pues permite dar al proveedor una idea precisa del material que se comprara.
Facilita la inspección al recibir el material, el trabajo de ingeniería del producto, etc.

Normalización: Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas aplicaciones.
La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los materiales.

Estandarización: significa establecer idénticos estándares de peso, medidas y formatos para los
materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La estandarización hace que,
por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificación, con lo cual se evita que cientos de
tornillos diferentes entre innecesariamente en existencias.

A partir de la clasificación se puede codificar los materiales.

Clasificación y Codificación de los Materiales

Clasificar un material es agruparlo de acuerdo con su dimensión, forma, peso, tipo, características,
utilización etc. La clasificación debe hacerse de tal modo que cada genero de material ocupe un
legar especifico, que facilite su identificación y localización de la bodega
La codificación es una consecuencia de la clasificación de los artículos. Codificar significa representar
cada artículo por medio de un código que contiene las informaciones necesarias y suficientes, por
medio de números y letras. Los sistemas de codificación más usadas son: código alfabético,
numéricos y alfanumérico.

El sistema alfabético codifica los materiales con un conjunto de letras, cada una de las cuales
identifica determinadas características y especificación. El sistema alfanumérico limita el número de
artículos y es de difícil memorización, razón por la cual es un sistema poco utilizado.

El sistema alfanumérico es una combinación de letras y números y abarca un mayor número de

artículos. Las letras representan la clase de material y su grupo en esta clase, mientras que los
números representan el código indicador del artículo.

AB — 286

······

······

······

···

···

···

Código indicador

· · · Grupo

Clase

• El sistema alfanumérico de codificación de materiales.

• El sistema numérico es lemas utilizado en las empresas por su simplicidad, facilidad de
información e ilimitado número de artículos que abarca.

(Cadena de Suministros, s.f.) [Link]

 6. Manejo de formatos, catálogos y fichas técnicas

Formatos

El formato es el conjunto de las características técnicas y de presentación de un texto, objeto o

documento en distintos ámbitos, tanto reales como virtuales.

(Formatos de manejo de almacén, s.f.) [Link]

Catálogos

El vocablo griego katálogos, que se puede traducir como “lista”, llegó al latín como catalŏgus. De
allí procede el término catálogo: un registro que presenta, de manera ordenada, descripciones y
datos generales de individuos, objetos, documentos u otras cosas que mantienen algún tipo de
vínculo entre sí. (Definició[Link], s.f.) [Link]

Ilustración 7. Formato Ingreso de Materiales

Fichas técnicas

Es un documento en el que se registran ciertos datos (generales, bibliográficos, policiales, etc.). La

ficha (del francés fiche) suele ser de tamaño pequeño y forma rectangular, para que pueda
almacenarse fácilmente en un archivo.
La Ficha Técnica es el documento donde consta la metodología y el proceso que se ha seguido para
realizar un estudio social o de mercado. En el caso de los estudios cuantitativos, la información que
se debe incluir es la siguiente: Definición de los objetivos de la investigación.

Definició[Link] [Link]

Ilustración 8. Catálogo de Materiales (Homcenter, s.f.) [Link]

Materiales

Los materiales son los elementos que se necesitan para fabricar un objeto. Los objetos que nos
rodean están fabricados por diversos materiales. La fabricación de los objetos puede ser hecha por
uno o más materiales. Según su procedencia hay dos tipos de materiales, estos pueden ser naturales
o artificiales. (Woodward, s.f.) [Link]

Materiales y Sustancias Peligrosas

La comunicación de los peligros (HazCom por su abreviación en inglés) es enseñarles a las personas
cómo trabajar con materiales y desechos peligrosos.

Hay muchos tipos diferentes de materiales peligrosos, como:

• Productos químicos, como algunos que se utilizan para la limpieza

• Fármacos, como los de quimioterapia para tratar el cáncer
• Material radiactivo que se utiliza para radiografías o tratamientos de radiación
 • Tejido humano o animal, sangre u otras sustancias del organismo que pueden portar
microbios nocivos
• Gases que se utilizan para dormir a los pacientes durante una cirugía

Los materiales peligrosos pueden causarle daño si:

• Le tocan la piel
• Le salpican los ojos
• Entran en sus vías respiratorias o pulmones cuando usted respira
• Causan incendios o explosiones

El hospital o lugar de trabajo tiene políticas respecto a cómo manejar estos materiales. Usted
recibirá una capacitación especial si trabaja con ellos.

Tenga cuidado con los materiales peligrosos

Conozca dónde se utilizan y se almacenan los materiales peligrosos. Algunas áreas comunes son
donde:
• Se toman radiografías y otros exámenes imagenológicos
• Se realizan radioterapias
• Se manipulan, se preparan o se administran medicinas para personas, especialmente
fármacos para tratar el cáncer
• Se entregan, se empacan o se botan productos químicos o suministros

Siempre trate cualquier recipiente que no tenga una etiqueta como algo peligroso. Trate cualquier
sustancia derramada del mismo modo.
Si no sabe si algo que usa o encuentra es dañino, asegúrese de preguntar.

Etiquetas y avisos

Busque avisos antes de ingresar a la habitación de una persona, un laboratorio o área de rayos X,
un armario de almacenamiento o un área que usted no conozca bien.

Usted puede ver etiquetas de avisos en cajas, recipientes, botellas o tanques. Busque palabras
como:
• Ácido
• Alcalino
• Cancerígeno
• Precaución
• Corrosivo
• Peligro
• Explosivo
• Inflamable
 • Irritante
• Radiactivo
• Inestable
• Advertencia

Una etiqueta llamada hoja de datos de seguridad del material (MSDS, por sus siglas en inglés) le dirá
si un material es peligroso. Esta etiqueta le indica:

• Nombres de los productos o sustancias químicas peligrosas en el recipiente.

• Hechos acerca de la sustancia, como el olor, o cuándo hierve o se derrite.
• Cómo le podría causar daño.
• Cuáles podrían ser sus síntomas si se expone al material.
• Cómo manejar con seguridad el material y qué equipo de protección personal (EPP) usar al
manipularlo.
• Qué medidas tomar antes de que lleguen los profesionales calificados o capacitados.
• Si el material pudiese provocar un incendio o explosión, y qué hacer si esto sucede.
• Qué hacer si se produce un derrame o fuga.
• Qué hacer si hay peligro por el material si se mezcla con otras sustancias.
• Cómo almacenar de forma segura el material, incluso a qué temperatura mantenerlo, si la
humedad es segura y si debe estar en un ambiente bien ventilado.

Trabaje con seguridad

Si encuentra un derrame, trátelo como si fuera peligroso hasta que sepa lo que es. Esto significa:
• Ponerse el EPP, como un respirador o mascarilla y guantes que le protegerán de los
productos químicos.
• Utilizar toallitas desinfectantes para limpiar el derrame y ponerlas en bolsas de plástico
dobles.
• Contactar a los que manejan residuos para limpiar el área y desechar los suministros usados
para limpiar el derrame.

Trate siempre cualquier recipiente no etiquetado como si contuviera materiales peligrosos. Esto
significa:

• Ponga el recipiente en una bolsa y llévela a manejo de residuos para que la tiren a la
basura.
• NO vierta el material por el desagüe.
• NO ponga el material en la basura normal.
• NO permita que llegue al aire.
Si trabaja con materiales peligrosos:

• Lea la hoja de datos de seguridad del material (MSDS) para todos los materiales que
utiliza.
• Sepa qué EPP debe usar.
• Conozca los riesgos de exposición, como por ejemplo si el material puede causar cáncer.
• Sepa cómo utilizar el material y cómo almacenarlo o desecharlo cuando haya terminado.

Otros consejos son:

• Nunca ingrese en un área en donde se esté realizando radioterapia.
• Utilice siempre el recipiente más seguro para trasladar materiales de un área a otra.
• Revise botellas, recipientes o tanques en busca de fugas.

(MedlinePlus, s.f.) [Link]

Sustancias Químicas y Residuos Peligrosos - información General

Actualmente, los residuos peligrosos son considerados como fuentes de riesgo para el medio
ambiente y la salud. Estos residuos generados a partir de actividades industriales, agrícolas, de
servicios y aún de las actividades domésticas, constituyen un tema ambiental de especial
importancia debido a su volumen cada vez creciente como consecuencia del proceso de desarrollo
económico. Su problemática se asocia a diversas causas como, por ejemplo, la presencia de
impurezas de los materiales, la baja tecnología de proceso, las deficiencias de las prácticas
operacionales o las características de los productos y sustancias al final de su vida útil, entre otras.
Los casos que generan la mayor preocupación social se derivan de los efectos evidenciados sobre la
salud y el medio ambiente, resultantes de una disposición inadecuada de este tipo de residuos.
(Ministerio del Medio Ambiente, s.f.) [Link]
Ficha Técnica de Materiales

Ilustración 9. Material Artificial. Friso Revoque Plástico Cuñete 30kg

Ficha técnica

Peso
30 Kg

Tipo
Estucos

Precauciones
En los procesos de lavado con hipoclorito evite el contacto con la piel y los ojos. Para protegerlos
usar los guantes y gafas adecuados, y asegurar que el lugar este bien ventilado. Alejar a los niños y
los animales del lugar de trabajo.

Características
Excelente adherencia, puede aplicarse sobre zonas pintadas, sin necesidad de picar la superficie;
Listo para usar; No requiere mojar la pared para aplicar; Aplicación rápida y limpia, sin desperdicios
ni escombros; Mayor rendimiento que un revoque tradicional, gracias a su bajo espesor de
aplicación; Uso interior; No requiere curado; No se cuartea, ni se fisura, ni se desmorona como los
revoques tradicionales; No es necesario consumir la totalidad del producto una vez abierto, sólo
cierre bien el empaque y continúe con la aplicación al día siguiente.

Observaciones
La foto de este producto ha sido ambientada, por lo cual no incluye ningún adorno, ni accesorios, ni
piezas adicionales ni ningún otro elemento que lo acompañan. El color presentado en la fotografía
es una aproximación al color real.

Contenido
Cuñete de 30 kg

Almacenamiento
Almacenar bajo techo, en un lugar fresco y seco, separado de las paredes y del piso con estibas y
fuera de los rayos directos del sol. En cuñete nivel máximo de planchas por estiba 3, nivel máximo
apilado de estibas paletizadas 1. Almacenar en el envase original, este debe permanecer cerrado
mientras no se esté utilizando. Se debe almacenar a temperaturas entre 5°C a 30°C.

Uso
Revoque Plástico, diseñado para nivelar paredes y cielos, en interiores, fabricados en materiales de
construcción, como: concreto, bloque de concreto, ladrillo cerámico, piedra, granito, superficies de
madera.

Recomendaciones
Es importante tener en cuenta, que un buen desempeño depende de una buena preparación de la
superficie. No mezcle el producto con otros materiales que no estén indicados en esta ficha, esto
podría afectar el equilibrio de su fórmula. No debe emplearse en superficies excesivamente
húmedas ni en construcciones industriales de ambientes muy ácidos o alcalinos. No usar sobre
ladrillos esmaltados, vidrios, pisos, escalones o sobre superficies que van a estar en contacto directo
con alimentos.

Preparación de la superficie
La superficie debe estar entre 10°C y 35°C, verifique que la superficie se encuentre estructuralmente
sólida y firme, totalmente fraguada, sin grietas, limpia, libre de polvo, grasas o aceites, lechada de
cemento, selladores de hormigón, pintura deteriorada, agentes de curado, ceras u otros agentes
que puedan afectar la adherencia del producto. Es importante resaltar que, ante la presencia de
hongos, se debe verificar que no sea consecuencia de humedades al interior de la superficie.

Zona
Bogotá
Homecenter Sidemac Corona [Link]
Equipos

Conjunto de máquinas y dispositivos que se necesitan para llevar a cabo tareas propias
en la copropiedad.
Ficha técnica de un equipo electrónico

Este equipo está ubicado en la oficina de administración del conjunto

Ilustración 10. Equipo de Cómputo de Mesa. Referencia All In One, Marca Lenovo

All in One Lenovo IdeaCentre A540

Características:

• Pantalla: 23.8" FHD

• Procesador: Core i7-9700T 2.0G 8C
• Memoria RAM: 8GB
• Almacenamiento: 1 TB HDD (disco duro)
• Sistema operativo: Windows 10 Home
• Puertos: HDMI, USB
• Conectividad: wifi, Bluetooth
• Dimensiones: 45 cm x 43.5 cm x 2.4 cm
• Peso: 9.21 kg
• Color: negro
• Tarjeta gráfica: Integrated Graphics (integrada)
• Procesador INTEL CORE I7
• Pantalla23.8"
• Peso 9.21 kg
• Sistema operativo Windows 10 Home
• Memoria RAM8 GB
• Disco duro1 TB
• Conectividad Wifi y bluetooth
Panamericana [Link]
Elemento

Un elemento es una pieza, fundamento, móvil o parte integrante de una cosa. Los elementos
hallados en un conjunto residencial, edificio entre otros están constituidos por aquellos que hacen
parte del inmobiliario, elementos de oficina, entre otros, como por ejemplo un archivador.

Ilustración 11. Archivador Modelo Dalí

Ficha técnica de un elemento

Modelo: Dali
Observaciones: La foto de este producto ha sido ambientada, por lo cual no incluye ningún adorno,
ni accesorios, ni piezas adicionales ni ningún otro elemento que lo acompañan.
Material: MDP
Alto: 102.5 centímetros
Ancho: 47.5 centímetros
Color: Ceniza
Tipo: Archivadores
Medidas: 102.5x47.5x45 cm
Características: Archivador 3 gavetas con corredora metálica, chapa y rodachinas
Referencia: ARM 3X3 C
Recomendaciones: Se recomienda limpiar regularmente con un paño no abrasivo, se pueden usar
emulsiones que protejan el acabado. En superficies de vidrio se puede usar limpiavidrios. No
enjuagar, no usar agua directa, ni cloro, ni disolventes.
Largo: 45 centímetros
Servicio de armado: Todos nuestros muebles vienen desarmados y empacados en la caja,
requieren ensamble o armado no incluido en el precio de venta.
Incluye: Kit Antivuelco

Homecenter Sidemac Corona [Link]

SESIÓN 2

1. Unidades de medición: peso, volumen y otros

Unidades de medida

Se llama unidad de medida a una referencia convencional que se usa para medir la magnitud física
de un determinado objeto, sustancia o fenómeno.

Esta referencia se establece fijando por convención una cantidad estándar, la cual permite calcular
las dimensiones de la materia.

Las unidades de medida permiten calcular o medir asuntos como la longitud, la masa, la capacidad,
la superficie, el volumen, la temperatura, el tiempo, la intensidad eléctrica o la intensidad luminosa.

Las unidades de medida se han usado desde tiempos remotos. Por esta razón, han ido variando con
el tiempo, en función no solo de las necesidades humanas sino de la tecnología disponible. Esto
implica que han existido, y aún existen, diversos sistemas de unidades de medida.

Sistema internacional de unidades

Ilustración 12. Sistema Internacional de Unidades

En la actualidad, el más extendido de los sistemas de medidas es el llamado Sistema Internacional

de Unidades (SI), basado en el sistema métrico decimal.
En el Sistema Internacional de Unidades, las magnitudes que se cuantifican son:

Ilustración 13. Sistema Internacional de Unidades

A partir de esta lista, el Sistema Internacional de Unidades contempla un conjunto de unidades de

medida derivadas. Entre ellas, podemos mencionar las siguientes:

Ilustración 14. Conjunto de unidades de medida derivadas

Unidades de medida de longitud en el SI

Ilustración 15. Unidades de medida de longitud en el SI

Unidades de medida de superficie en el SI

Ilustración 16. Unidades de medida de superficie

Unidades de medida de masa en el SI

Ilustración 17. Unidades de medida de masa en el SI

Unidades de medida de capacidad en el SI

Ilustración 18. Unidades de medida de capacidad en el SI

Unidades de medida de volumen en el SI

Ilustración 19. Unidades de medida de volumen en el SI

Sistema anglosajón de unidades de medida

A la fecha, los únicos países que no lo han adoptado el Sistema Internacional de Unidades son
Estados Unidos, Birmania y Liberia.

En estos países aún se aplica el llamado modelo anglosajón de unidades, el cual aplica sobre las
magnitudes de masa, longitud, superficie y volumen.

Longitud: en este modelo se usan como unidades de medida las siguientes: mil, pulgada (in), pie
(ft), yarda (yd), rod (rd), cadena (ch), furlong (fur), milla (mi) y legua.

Superficie: pie cuadrado (sq ft o ft²); yarda cuadrada (sq yd o yd²); rod cuadrado (sq rd o ''rd²);
rood; acre (ac); homestead; milla cuadrada (sq mi o mi²) y legua cuadrada.

Masa: grano (gr), dracma; onza (oz); libra (lb); stone (st); arroba; quintal corto (US ctw); quintal
largo (UK ctw); cuarto corto (US qtr); cuarto largo (UK qtr); tonelada corta (US ton); tonelada larga
(UK ton).

Volumen:

Volumen para sólidos: pulgada cúbica (in³ o cu in); pie cúbico (ft³ o cu ft); yarda cúbica (yd³ o cu
yd); acre-pie; milla cúbica (mi³ o cu mi).

Volumen para secos: pinta (pt); cuarto (qt); galón (gal); peck (pk); bushel (bu).

Volumen para líquidos: minim; dracma líquida (fl dr); onza líquida (fl oz); gill; pinta (pt); cuarto (qt);
galón (gal) y barril.
Equivalencias entre el modelo anglosajón y el SI

Para comprender mejor las equivalencias entre ambos sistemas, sigamos el siguiente esquema
donde se expresan las unidades más usadas:

• Masa

1 onza (ounce) = 28,35 g

1 libra (pound) = 453,6 g

1 stone (stone) = 6,35 kg

• Longitud

1 pulgada (inch) = 2,54 cm

1 pie (foot) = 30,48 cm

1 yarda (yard) = 91,44 cm

1 milla (mile) = 1,609 km

• Volumen

1 pinta (pint) = 473,17 ml

1 galón (gallon) = 3,78 l

Unidades de medida en informática

La informática hoy abarca todos los ámbitos de producción y comunicación social. Por eso, conviene
conocer las unidades de medida vigentes, las cuales aplican a toda suerte de dispositivos
informáticos como computadoras (ordenadores), teléfonos inteligentes y más.

Las unidades de medida en informática se clasifican según tres categorías: almacenamiento,

frecuencia (procesador, memoria y gráfica) y comunicaciones (velocidad en la transferencia de
datos).
Unidades de medida de almacenamiento

Las unidades de medida para el almacenamiento en informática utilizan como referencia el código
binario.

Ilustración 20. Unidades de medida para el almacenamiento en informática

Unidades de medida de frecuencia informática

La velocidad en que se procesan los datos en informática sea en referencia al procesador, a los
gráficos o a la memoria, entre otros elementos, se mide en Hertz o hercios (hz). En la actualidad se
usan los megahertz o megahercios (MHz) y los gigahertz o gigahercios (GHz).

Unidades de medida de transferencia de datos (comunicación informática)

Las unidades de medida en la comunicación informática se expresan en bps, es decir, bits por
segundo. Las principales son:

Ilustración 21. Unidades de medida de transferencia de datos (comunicación informática)

(Significados, s.f.) [Link]

2. Técnicas e instrumentos para la recolección de información

Las técnicas de recolección de datos son las distintas formas o maneras de obtener la información.
Son ejemplos de técnicas: la observación directa, el análisis documental, análisis de contenido, etc.

La investigación no tiene sentido sin las técnicas de recolección de datos. Estas técnicas conducen a
la verificación del problema planteado. Cada tipo de investigación determinara las técnicas a utilizar
y cada técnica establece sus herramientas, instrumentos o medios que serán empleados.

Todo lo que va a realizar el investigador tiene su apoyo en la técnica de la observación. Aunque

utilice métodos diferentes, su marco metodológico de recogida de datos se centra en la técnica de
la observación y el éxito o fracaso de la investigación dependerá de cual empleó.

¿Cómo deben ser las técnicas?

Válidas cuando mide lo que realmente desea medir, es su eficacia para predecir el comportamiento
de los fenómenos que estudiamos y serán confiables cuando estén en relación con factores tales
como a la consistencia y exactitud de los resultados, si esta se volviese a aplicar el resultado debería
ser muy parecido o similar.

¿Cuándo deben aplicarse las técnicas de recolección de información?

Durante todo el proceso de la investigación, tanto para conformar el marco teórico, como en el
marco metodológico; en el teórico dependemos más de la consulta bibliográfica y su fichaje;
mientras que en el metodológico por ser el trabajo operativo de desmenuzar y escrutar las variables
se requiere del manejo de Instrumentos más detallados, específicos y diversificados

Instrumentos de Recolección de Datos

Un instrumento de recolección de datos es en principio cualquier recurso de que pueda valerse el

investigador para acercarse a los fenómenos y extraer de ellos información. De este modo el
instrumento sintetiza en si toda la labor previa de la investigación resume los aportes del marco
teórico al seleccionar datos que corresponden a los indicadores y, por lo tanto, a las variables o
conceptos utilizados

Los instrumentos son los medios materiales que se emplean para recoger y almacenar la
información. Ejemplo Fichas, formatos de cuestionario, guías de entrevista, escalas de actitudes u
opinión

Los instrumentos que se construirán llevaran a la obtención de los datos de la realidad y una vez
recogidos podrá pasarse a la siguiente fase: el procesamiento de datos. Lo que se pretende obtener
responde a los indicadores de estudio, los cuales aparecen en forma de preguntas, es decir, de
características a observar y así se elaborarán una serie de instrumentos que serán los que, en
realidad, requiere la investigación u objeto de estudio.

La recolección de datos se refiere al uso de una gran diversidad de técnicas y herramientas que
pueden ser utilizadas por el analista para desarrollar los sistemas de información, los cuales pueden
ser la entrevistas, la encuesta, el cuestionario, la observación, el diagrama de flujo y el diccionario
de datos.

Todos estos instrumentos se aplicarán en un momento en particular, con la finalidad de buscar

información que será útil a una investigación.

La Encuesta y sus Variaciones

La encuesta es una técnica que consiste en obtener información acerca de una parte de la población
o muestra, mediante el uso del cuestionario o de la entrevista.

El cuestionario: Es un formato redactado en forma de interrogatorio para obtener información

acerca de las variables que se investigan, puede ser aplicado personalmente o por correo y en forma
individual o colectiva y debe reflejar y estar relacionado con las variables y sus indicadores.

Diseño de las preguntas:

a). Específicas y concretas.

b). Evitar preguntas que sugieran respuestas
c). Evitar doble pregunta en una sola.

Los cuestionarios pueden ser:

Abiertos: Cuando la interrogada contesta libremente, presentando la dificultad para tabularlas

Cerrados o dicotómicos: Son aquellos en que se responden con SI o NO o con una tercera alternativa,
son fáciles de tabular.
La entrevista: Es una técnica mediante la cual una persona obtiene información directa de otra y

puede clasificarse en:

Dirigida o estructurada: Se hace a través de un cuestionario

No estructurada: Que puede ser: focalizada, libre o clínica

(SaberMetodología, s.f.) [Link]

Video de enlace “técnicas e instrumentos de recolección de datos”

[Link]
3. Valoración de inventarios

Los métodos de valoración o métodos de valuación de inventarios son técnicas utilizadas con el
objetivo de seleccionar y aplicar una base específica para valuar los inventarios en términos
monetarios. La valuación de inventarios es un proceso vital cuando los precios unitarios de
adquisición han sido diferentes. (Ingeniería Industrial, s.f.) [Link]

El inventario físico se valora en función a su coste, es decir, al precio de adquisición en el caso de los
insumos

Activos fijos – PUC-Cuenta 15

Un activo fijo es un bien de una empresa, ya sea tangible o intangible, que no puede convertirse en
líquido a corto plazo y que normalmente son necesarios para el funcionamiento de la empresa y no
se destinan a la venta. Son ejemplos de activos fijos: bienes inmuebles, maquinaria, material de
oficina, etc.

Objetivo del-activo-fijo

El Activo Fijo se encuentra dentro del Activo no Corriente. V. ACTIVO FIJO Básicamente se denomina
Activo Fijo o Bienes de Uso a aquellos de naturaleza permanente, con una vida útil superior a un
año y un valor relativamente significativo.

Tipos de activos fijos: clasificación

• Terrenos y bienes naturales. Aquellos terrenos y solares que posea la empresa ya sean
urbanos o no.
• Construcciones
• Instalaciones técnicas
• Maquinaria
• Mobiliario
• Equipos para procesos informáticos
• Elementos de transporte

PUC - Clasificación de la cuenta de Activos – 15. Propiedad, Planta y Equipo

1515- Construcciones y edificaciones

1520- Maquinaria y Equipo
1524- Equipos de Oficina
1528 – Equipo de Computación
1540- Flota y Equipo de Transporte
1588 – Propiedades, Planta y Equipo
Depreciación de un Activo

La depreciación es el mecanismo mediante el cual se

reconoce contable y financieramente el desgaste y
pérdida de valor que sufre un bien o un activo por el uso
que se haga de el con el paso del tiempo.

Un activo al ser utilizado en las operaciones de la

empresa para generar ingresos sufre un desgaste
natural, desgaste que va disminuyendo la vida operativa
del activo, hasta que finalmente queda obsoleto o
inservible, y la depreciación busca reconocer ese
desgaste del activo.

Por el constante uso el activo va perdiendo valor o capacidad de generar ingresos y la depreciación
busca reconocer ese efecto financiero en la medida en que transcurre el tiempo distribuyendo ese
gasto en el tiempo de vida útil esperada del activo.

Cada activo sufre un desgaste según sus particularidades y del uso que se haga de él, por lo que
unos activos se desgastarán más rápido que otros y la depreciación debe reconocer ese efecto.

Con la depreciación, en la medida que se va un gasto el valor que el activo se va disminuyendo

paulatinamente hasta que se amortice completamente, y su valor sea cero o igual al valor residual
determinado.

Vida útil de equipos y materiales

Vida ú�l de los ac�vos fijos para efectos de la depreciación

Vida útil para efectos fiscales

El artículo 137 del estatuto tributario señala que mientras se expide el reglamento, lo que aún no
ha sucedido, se aplicarán los límites en la tabla allí contenida.

Esta tabla fija una tasa máxima de depreciación anual, que viene a equivaler a la vida útil del activo,
pero expresado de otra forma.

Para ilustrar esa vida útil hemos agregado una tercera columna a dicha tabla en la que se visualiza
la vida útil equivalente en años:
 Ilustración 22. vida útil equivalente en años de los activos fijos

Por ejemplo, para el caso de la flota y equipo de transporte la tasa máxima de depreciación anual
es del 10%, lo que equivale a una vida útil de 10 años, puesto que 100%/10 años nos arroja 10%
anual.

Para determinar la depreciación que se debe reconocer en un periodo determinado es necesario

conocer la vida útil del activo, pues la vida útil es el divisor que divide el valor del activo para
determinar la cuota de depreciación.

A manera de ejemplo, si un activo vale $120.000.000 y tiene una vida útil de 10 años, la depreciación
anual sería:

$120.000.000/10 = $12.000.000

([Link], s.f.) [Link] y [Link]

Vida ú�l materiales de construcción

Cemento, 50 a 70 años (utilizado), Ladrillos/Block, más de 70 años, Madera, 60 a 70 años, Varillas,

más de 60 años, Aluminio, 40 a 80 años. Tener presente la ficha técnica del material y fechas de
vencimiento.
4. Existencias físicas de inventario

El inventario físico es el conteo manual de todas las existencias de una empresa. Esto, considerando
los insumos, productos en proceso, bienes finales, activo fijo, entre otros. Es decir, efectuar un
inventario físico es similar a organizar un censo sobre la población de un país. Ambos, además,
tienen como objetivo servir de base para la toma de decisiones.

Cabe recordar que el inventario físico forma parte de la gestión de inventarios.

Importancia del inventario físico

La importancia del inventario físico radica en los siguientes puntos:

• Permite verificar que lo anotado en los registros contables (presumiblemente digitalizados)

efectivamente exista.
• Confirma la rotación de los productos, que es la rapidez con la que se venden o circulan los
bienes. De esa forma, la administración es capaz de descubrir, por ejemplo, si hay alguna
mercancía que está siendo fabricada en un número mucho mayor a su demanda, lo que
afecta el resultado de la compañía.
• Revela las pérdidas por productos en mal estado, lo que es particularmente importante en
el caso de los perecibles o perecederos. Puede ser, por ejemplo, que la empresa identifique
una falla en sus sistemas de refrigeración.
• La compañía puede hallar bienes de capital obsoletos, como maquinaria antigua, a la cual
debe dar de baja.

Proceso del inventario físico

El proceso del inventario físico implica diversas tareas:

• Informar e involucrar a los empleados.
• Determinar la fecha o días programados para el conteo, buscando en lo posible que sean
temporadas de poca actividad en la empresa.
• Limpieza y ordenamiento de los almacenes para facilitar la elaboración del inventario.
• Detallar las características de todos los bienes, principalmente, su categoría (tipo de
producto) y su medida (en litros, metros o kilos). Por ejemplo, en el caso de una farmacia,
puede clasificarse en antinflamatorios, antibióticos, artículos de higiene personal, entre
otros.
• Colocar los productos de acuerdo con el sistema de surtido. De esa manera, los artículos
podrán movilizarse más rápidamente. Esto implica, por ejemplo, que los empleados que
requieran de un insumo determinado para realizar sus labores lo puedan encontrar cerca
de su ubicación.
(Economipedia, s.f.) [Link]
5. Criterios para determinar la baja de elementos y equipos

Ilustración 23. Baja de Equipos y Elementos. [Link]

En el momento en que un elemento dentro de la categoría de Propiedades, planta y equipo deja de

cumplir las condiciones para ser considerado como un activo, la entidad debe proceder a la baja de
la partida en el estado de situación financiera.

En algunos casos, la baja no se debe a ninguna transferencia a terceros del activo, sino simplemente
al agotamiento de su capacidad para generar flujos de caja en el futuro, ya sea por obsolescencia,
deterioro físico o conclusión de su vida económica. En este último caso, los activos deben
encontrarse completamente depreciados de forma que su baja se compensará con el saldo
acumulado por depreciación, sin provocar ningún efecto en el resultado del período, precisamente
porque el costo del activo ya ha sido distribuido paulatinamente a lo largo de su vida útil. En el caso
en que, no habiendo llegado al final de su vida útil en la empresa, se alcance la certeza de que la
obsolescencia o deterioro del activo han provocado la pérdida irrecuperable para su utilización o
venta, deberá ser también dado de baja reconociendo en el resultado del ejercicio cualquier pérdida
adicional no registrada en ejercicios anteriores por depreciación o deterioro. En otras palabras, la
pérdida sería el costo neto en libros del activo en dicho momento.

(Consejo Técnico de la Contaduría Pública) [Link] Pág. 109.

6. Bajas de inventario (deterioro, pérdida, otros)

Cuando una entidad concluye que no podrá recuperar el costo de los inventarios mediante su venta
o utilización, debe reconocer el deterioro del valor por la diferencia entre el valor en libros y el precio
de venta estimado, menos los costos de terminación y venta. (Actualícese , s.f.)
[Link]

¿Cuándo y porque se le da de baja a la propiedad planta y equipo?

Baja de cuentas propiedad, planta y equipo. Los elementos de propiedad, planta y equipo serán
dados de baja del inventario en el momento de su enajenación o disposición por otra vía, o cuando
no se espere obtener de los mismos beneficios o rendimientos económicos futuros, porque se
abandone o se acabe su vida útil.

Baja de cuentas propiedad, planta y equipo

Los elementos de propiedad, planta y equipo serán dados de baja del inventario en el momento de
su enajenación o disposición por otra vía, o cuando no se espere obtener de los mismos beneficios
o rendimientos económicos futuros, porque se abandone o se acabe su vida útil.

Los resultados, pérdidas o ganancias, derivadas de las operaciones anteriores se obtienen por la
diferencia entre el importe que en su caso se obtenga, neto de los costos de venta, y su valor neto
contable de los mismos. La pérdida o ganancia obtenida será reconocida en la cuenta de resultados
del ejercicio en que se produzca, formando parte del resultado de explotación.

Este pronunciamiento general tiene sus casos particulares como son los siguientes casos:

• En las permutas tratadas en el párrafo 22 de la NIC 16. En los casos ahí descritos, el costo
del activo adquirido será igual al valor neto contable del activo enajenado, no resultando en
la operación ni pérdidas ni ganancias.
• En las operaciones de venta con arrendamiento posterior, se tratarán contablemente de
acuerdo con la NIC 17, Arrendamientos.
• En los elementos del activo fijo que se retiren del uso activo y se pretenda enajenarlos, se
valorarán por su valor neto contable en el momento del retiro. Estos activos deberán ser
revisados anualmente, para detectar las eventuales pérdidas por deterioro que les afecte,
para ello aplicará la NIC 36 “Deterioro del Valor de los Activos”. En el caso de que se diesen
pérdidas deberían ser inmediatamente reconocidas contablemente.

Ejercicio
Una empresa tiene en su balance una maquinaría valorada en 30.000 u.m., con una depreciación de
14.000 u.m. y una corrección valorativa por deterioro de 3.000 u.m. La empresa enajena la
maquinaria con unos costos de venta de 1.000 u.m.
Se Pide:

Contabilizar la operación anterior bajo las siguientes hipótesis:

1°. El precio de venta es de 11.000 u.m.

2°. El precio de venta es de 15.000 u.m.

Solución:
1°. El precio de venta es de 11.000 u.m.

([Link], s.f.) [Link]

El reporte de baja de equipo debe contar con la siguiente información:

• Descripción del elemento y equipo

• Número de serie
• Número de inventario
• Componentes
• Falla o motivo de baja
• Firmas
7. Concepto técnico del funcionamiento

Los especialistas

Los especialistas poseen un alto nivel de competencias para desempeñarse en sus respectivos
trabajos. Se distinguen porque tienen una gran cantidad de lo que se denomina “conocimiento
explícito”. (P3Consultores, s.f.) [Link]
Perito contable (Especialista)

Para ser perito contable solo se requiere la tarjeta profesional como contador público, sin que sea
necesaria la expedición de alguna certificación o documento adicional, precisa el Consejo Técnico
de la Contaduría Pública (CTCP).

Quien acepta el cargo debe tener en cuenta las disposiciones del código de ética de la Ley 43 de
1990 y del anexo 4 del Decreto 2420 del 2015, agregó el CTCP.

Puntualmente, recomendó revisar los artículos 1, 2 y 13 de la Ley 43, ya que se establecen directrices
en relación con la calidad de las actividades afines con la ciencia contable y con la calidad de las
personas que están habilitadas para desarrollarlas.

El CTCP concluye, que la labor de peritaje se relaciona con la actuación del contador frente a
controversias de carácter técnico contable, especialmente en diligencias sobre exhibición de libros,
juicios de rendición de cuentas, avalúo de intangibles patrimoniales y costo de empresas en marcha.

(Legis, s.f.) [Link]

Expertos

Por su parte, los expertos poseen conocimientos o habilidades adquiridas con la experiencia, es
decir, un experto puede tener o no tener educación formal. Por lo tanto, para convertirse en un
experto, no es necesario un diploma que lo acredite; ni existe un momento exacto donde se
adquiere esta condición, ya que es una transición de aprendizaje continuo. Es el caso de un maestro
de construcción.

Ambos poseen un alto nivel de competencias, por tanto, ¿qué diferencia existe entre ellos? En las
actividades del día a día, como operar un equipo o pilotar un avión, en nada. La diferencia se aprecia
en situaciones críticas o inesperadas. En estos cruciales momentos es cuando un experto destaca
por todo el conocimiento que ha incorporado en su mente a través de la experiencia, conocido como
“conocimiento tácito”, el cual lo faculta para actuar y tomar la mejor decisión. (P3Consultores, s.f.)
[Link]
8. Distribución de materiales y equipos

Almacenamiento de materiales, equipos y elementos

Además de planear y proyectar los requerimientos de materiales, equipos y elementos debemos conocer la
forma como se clasifican, almacenan y ubican éstos en un espacio físico adecuado, en condiciones óptimas
ambientales que garanticen su conservación y aseguramiento para su posterior distribución, ejerciendo de
esta manera una buena gestión de inventarios. (Distribución de Materiales y Equipos, s.f.)
[Link]

Técnicas de almacenamiento de materiales

El almacenamiento de materiales depende de la dimensión y características de los materiales. Estos

pueden exigir una simple estantería hasta sistemas complicados, que involucran grandes
inversiones y complejas tecnologías. La elección del sistema de almacenamiento de materiales
depende de los siguientes factores:

• Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales.

• Tipos de materiales que serán almacenados.
• Tipos de materiales que serán almacenados.
• Número de artículos guardados.
• Velocidad de atención necesaria.
• Tipo de embalaje.

El sistema de almacenamiento escogido debe respetar algunas técnicas imprescindibles del

almacenamiento de materiales. Las principales técnicas de almacenamiento de materiales son:

1. Carga unitaria: Se da el nombre de carga unitaria a la carga constituida por embalajes de

transporte que arreglan o acondicionan una cierta cantidad de material para posibilitar su
manipulación, transporte y almacenamiento como si fuese una unidad. La carga unitaria es un
conjunto de carga contenido en un recipiente que forma un todo único en cuanto a la
manipulación, almacenamiento o transporte. La formación de cajas unitarias se hace a través
de una diapositiva llamado pallet (plataforma), que es un estrado de madera esquematizado
de diversas dimensiones. Sus medidas convencionales básicas son 1100mm x 1100mm como
patrón internacional para adecuarse a los diversos medios de transporte y almacenamiento.
Las plataformas pueden clasificarse de la siguiente manera:

a. En cuanto al número de entrada en: plataformas de 2 y de 4 entradas.

b. Plataforma de 2 entradas: se usan cuando el sistema de movimiento de materiales no
requiere utilizar equipos de materiales.
c. Plataforma de 4 entradas: Son usados cuando el sistema de movimiento de materiales
requiere utilizar equipos de maniobras.
2. Cajas o cajones. Es la técnica de almacenamiento ideal para materiales de pequeñas
dimensiones, como tornillos, anillos o algunos materiales de oficina, como plumas, lápices, entre
otros. Algunos materiales en procesamiento, semiacabados pueden guardar en cajas en las
propias secciones productivas las cajas o cajones pueden ser de metal, de madera de plástico.
Las dimensiones deben ser esquematizadas y su tamaño pude variar considerablemente.

3. Estanterías: Es una técnica de almacenamiento destinada a materiales de diversos tamaños y

para el apoyo de cajones y cajas estandarizadas. Las estanterías pueden ser de madera o perfiles
metálicos, de varios tamaño y dimensiones, los materiales que se guardan en ellas deben estar
identificadas y visibles, las estanterías constituyen el medio de almacenamiento más simple y
económico. Es la técnica adoptada para piezas pequeñas y livianas cuando las existencias no son
muy grandes.

4. Columnas: Las columnas se utilizan para acomodar piezas largas y estrechas como tubos, barras,
correas, varas gruesas, flejes entre otras. Pueden ser montadas en rueditas para facilitar su
movimiento, su estructura puede ser de madera o de acero

5. Apilamientos: Se trata de una variación de almacenamiento de cajas para aprovechar al máximo

el espacio vertical. Las cajas o plataformas son apilados una sobre otras, obedeciendo a una
distribución equitativa de cargas, es una técnica de almacenamiento que reduce la necesidad de
divisiones en las estanterías, ya que, en la práctica, forma un gran y único estante. El apilamiento
favorece la utilización de las plataformas y en consecuencia de las pilas, que constituyen el
equipo ideal para moverlos. La configuración del apilamiento es lo que define el número de
entradas necesarias a las plataformas.

6. Contenedores flexibles: Es una de las técnicas más recientes de almacenamiento, el contenedor

flexible es una especie de saco hecho con tejido resistente y caucho vulcanizado, con un
revestimiento interno que varía según su uso. Se utiliza para almacenamiento y movimiento de
sólidos a granel y de líquidos, con capacidad que puede variar entre 500 a 1000 kilos. Su
movimiento puede hacerse por medio de apiladoras o grúas.

Es muy común la utilización de técnicas de almacenamiento asociado el sistema de apilamiento de

cajas o plataformas, que proporcionan flexibilidad y mejor aprovechamiento vertical de los
almacenes.

(Cadena de suministros, s.f.) [Link]

Técnicas de la Programación

Las 7 técnicas de almacenaje

Las técnicas tal como su palabra lo indica son siete, a saber:

1. Agrupar partes similares juntas
2. Almacenar las partes verticalmente
3. Almacenar partes con fácil alcance
4. Almacenar partes pesadas en la parte de abajo o a la altura de la cintura
5. Establecer una ubicación diferente para cada número de parte
6. Control de Irregularidades - por medio visual
7. Almacenar partes de acuerdo con su clase de movimiento

Los objetivos principales de estas técnicas son principalmente:

• Mejorar la organización y el control del almacenaje

• Reducir el tiempo de almacenar y recoger las partes (picking & binning)
• Mejorar la productividad del personal
• Mejorar la eficiencia de los espacios
• Incrementar la seguridad
• Uso eficiente de los espacios

(Consultoria Empresarial, s.f.) [Link]

Condiciones de almacenamiento de materiales peligrosos

La regla básica en el almacenamiento de sustancias peligrosas es no mezclar envases o paquetes de

diferentes tipos de riesgos de acuerdo con los símbolos de la Clasificación de Sustancias Peligrosas
de las Naciones Unidas

Ilustración 24. Clasificación de Sustancias Peligrosas de las Naciones Unidas

Se debe Se debe considerar, además:

• Los líquidos altamente inflamables y los cilindros de gas se deben almacenar o instalar en
zonas externas
• Los materiales que son posibles de explotar en un incendio (por ejemplo, cilindros de gases
o aerosoles) deben mantenerse separados de otros materiales inflamables.
• Los recipientes deben encontrarse rotulados y bien cerrados con tapas adecuadas y en buen
estado.
• Debe considerarse el peso y volumen de los recipientes; de ello dependerá el material de
anaqueles a usar y la posición de los frascos.
• Debe contarse con el medio ambiente adecuado: ventilación, temperatura, humedad.
• Debe existir un inventario de los reactivos y las hojas de seguridad de cada uno de ellos.

(Seguridad Minera, s.f.) [Link]

SESIÓN 3

1. Políticas de la Organización

El objetivo de esta política es el de establecer pautas y requisitos mínimos necesarios que permitan
garantizar el cumplimiento de las Buenas Prácticas de Almacenamiento. Aprovechar los espacios
físicos. Protección de los productos. Identificación de productos. Ordenamiento seguro de
productos optimizar el alistamiento en forma rápida y segura Asegurar existencia del producto.
Evitar siniestros y robos.

Componentes

Los elementos básicos necesarios para el cumplimiento de las Buenas Prácticas de almacenamiento,
contenido en la presente Norma hijo: Personal, Infraestructura, Equipos y materiales,
documentaciones materiales, cajas y etiquetas.

Personal

El almacén debe contar el personal calificado bajo la responsabilidad del líder de cada proceso, con
la autoridad suficiente para implementar y mantener un sistema que garantiza el cumplimiento de
las Buenas Prácticas de Almacenamiento.

El personal de almacenes debe informar a su superior, acerca de las instalaciones, equipos o

personal, que considere pueda influir negativamente en la calidad de los productos.

El líder de cada proceso debe proveerse a todo el personal a cargo la capacitación y entrenamiento
adecuado en buenas prácticas de almacenamiento y documentos relacionados. La capacitación
debe ser inicial y continua; y su implementación debe ser notificado con frecuencia, tenga éxito con
el registro específico.

Se prohíbe el fumar, comer, beber o masticar, como también el mantener plantas, alimentos,
bebidas, medicamentos u otros objetos de uso personal en el almacén.

Se debe evitar el ingreso de personas no autorizadas a las áreas de almacenamiento.

El almacenamiento de mercancías requiere de cuidados especiales que garanticen el buen estado

de esta y la seguridad del trabajador que la ópera.

Realizar los procedimientos de gestión de existencias aplicables en la organización de un almacén

Infraestructura

Mantener Organizado el espacio físico y el funcionamiento del almacén teniendo en cuenta la

eficiencia en la distribución interna cumpliendo con la normativa de seguridad e higiene.

Organizar y controlar la recepción y distribución de la distribución en el almacén, asegurando su

protección física y optimizando el uso de espacios y los tiempos de soluciones y distribución.

Asegurar el aprovisionamiento existencias y gestionar las existencias en el almacén de acuerdo con

los requisitos establecidos por la organización.

La infraestructura y el espacio físico deben responder a las necesidades de almacenamiento de la

organización de acuerdo con el volumen manejado y los criterios de distribución de la organización.

El diseño del almacén se debe considerar los siguientes aspectos:

Ubicación

El área de almacenamiento debe estar ubicado en un lugar donde se eviten riesgos de

contaminación de materiales o de productos.

Áreas

Según las condiciones del almacén, tamaño y tipo de materiales almacenados, se debe contar con
los siguientes espacios: recepción, despachos, espacio destinado a extintores y área de
almacenamiento propiamente dicha.

Controlados

Fácil movimiento. El espacio en el interior del almacén debe facilitar el movimiento del personal y
de los productos.

Iluminación. El almacenador debe tener una iluminación que dé lugar acondiciones agradables de
trabajo.

Áreas de almacenamiento

Los ambientes destinados a almacenamiento deben estar destinados identificados y debe tomarse
precauciones para evitar que personas no autorizadas ingresadas en las áreas de almacenamiento.
El almacén deberá contar con áreas separadas, delimitadas o definidas necesariamente a mantener
los productos, materias primas e insumos en forma ordenada y en condiciones adecuadas para
conservar sus características de calidad, según corresponda.
Área de recepción: debe realizar la revisión de los documentos y verificación de los productos antes
de su almacenamiento. Debe entregarse al almacén en cajas completamente sellada.

Zona de cuarentena: debe identificarse claramente y su acceso debe ser restringido a personal
autorizado. Cualquier sistema que reemplace a la cuarentena física debe proporcionar una
seguridad equivalente.

Área de embalaje y despacho

Documentación

La documentación es importante para las Buenas Prácticas de Almacenamiento. Teniendo como

objeto definir las especificaciones de todos los materiales y métodos de almacenamiento e
inspección; hay que asegurar que todo el personal involucrado en el almacenamiento separe lo que
tiene que hacer y cuándo hacerlo.

Hay que asegurar que todas las personas autorizadas posean toda la información necesarios para la
toma de decisiones; y proporcionar a la auditoria los medios necesarios para investigar la historia
de un lote sospechoso de tener algún defecto todos los documentos deben ser revisados,
distribuidos y controlados cuidadosamente por el líder de cada proceso de almacenamiento.

Los documentos deben ser aprobados, firmados y fechados por las personas autorizadas, ningún
documento debe modificarse sin autorización del líder del proceso.

Los documentos deben revisarse regularmente y mantenerse actualizados. Si se modifica un

documento, se debe actualizar en el sistema por el cual se impida el uso accidental de documentos
que han sido modificados.

Cuando en un formato sea registrado, su información debe ser clara, legible. Debe tener suficiente
espacio para el ingreso de todos los datos solicitados.

Debe mantenerse un registro de todas las acciones efectuadas o contempladas de tal forma que se
puede tomar conocimiento de todas las actividades importantes relacionados con el
almacenamiento de productos.

Los siguientes documentos deben ser conocidos y accesibles al personal involucrado en el sistema
de almacenamiento:

Manual de organización y funciones

Procedimientos específicos sobre: recepción, almacenamiento, distribución, reclamos,

devoluciones, retiro de productos del mercado, baja y vencidos, política de inventarios, auto
inspecciones, capacitación y otros. Deben archivarse todos los documentos generados referencias
a: compras, recepciones, procedimientos, registros y controles, despachos de productos y Otros.

Control y rotación de stock

Los registros de existencias (manuales o computarizados) deben mantenerse de manera

comprensiva, documentada y revisada cambiando, mostrando todos los recibos y materiales de
partida de un cliente en un sistema específico que consigne el número de paridad, fecha de
vencimiento de los productos y debe verificarse periódicamente esta información, según la política
de la compañía. Se debe establecer el control de existencias a través de inventarios periódicos de
los mismos, el que será de utilidad para:

• Verificar el registro de existencias

• Identificar las existencias de excedentes
• Verificar la existencia de faltantes
• Controlar la fecha de vencimiento de los productos
• Verificar condiciones de almacenamiento y estado de conservación
• Planificar futuras necesidades

La conciliación periódica de existencias debe hacerse comparando la cantidad real(actual) y la

cantidad registrada.

Devolución de productos

Los productos devueltos deben manejarse de acuerdo con los procedimientos aprobados para tal
fin y mantener sus registros. Las mercaderías devueltas deben ponerse en cuarentena y deberían
ser retornadas a las existencias utilizables bajo la aprobación del jefe del proceso, quien pueda una
nueva evaluación de la calidad de la mercadería y el motor de la devolución, según corresponda.
Cualquier mercadería devuelta debe ser identificada y registrada en los registros correspondientes
de existencias.

Despacho y transporte
El despacho de productos debe resolver en forma tal que evite toda confusión y contaminación
cruzada, debiendo analizarse las siguientes verificaciones: Origen y validez del pedido. Que los
productos seleccionados para el alistamiento correspondan a los solicitados.

Los registros para el despacho registrados retenerse, especificando por lo menos:

• La fecha de despacho.
• El nombre de cliente y dirección
• La descripción del producto

(ACADEMIA, s.f.) [Link]

2. Interpretación de indicadores de gestión

Llevar una correcta gestión de inventarios de todos los productos que maneja una empresa es un
aspecto vital para determinar el éxito o el fracaso de las operaciones realizadas por un negocio.

Disponibilidad de Stock
Muestra la cantidad de mercancía que está lista para ser utilizada con respecto al total de mercancía
almacenada. Se calcula en forma de porcentaje respecto al total de unidades con las que contamos.
Este porcentaje se multiplica por el valor económico y obtendríamos nuestra disponibilidad de
stock.

Si en este resultado obtenemos una disponibilidad de stock baja, puede existir la posibilidad de que
contemos con unas condiciones de almacenamiento deficientes o sobre un nivel de rotación bajo,
lo que desencadenará en un deterioro de los productos.

Precio del inventario

Cuanto mayor resulte la suma, supondrá que tenemos un mayor valor estancado esperando para
ser rentabilizado. Esto supone que, si el precio de nuestro inventario es demasiado elevado, es
posible que tengamos problemas de solvencia y/o indicarnos que no se están realizando las ventas
que necesitamos para no sufrir pérdidas.

Precisión de nuestros proveedores

También debemos estudiar la eficacia que nos reportan nuestros proveedores y colaboradores en
general. Conocer si cumplen con los requisitos estimados por nosotros, cuáles son los mejores
proveedores y cuáles los peores, etc. Todos estos factores nos ayudarán a decidir a quién escoger y
en qué momento hacerlo.

Número de referencias
En lo referido a este indicador, debemos establecer algunas métricas que contribuyan a la
determinación del número total de referencias que utilizamos, así como el número de ellas que se
encuentran presentes en nuestro almacén respecto al total ofertado de las mismas.

Depreciación y obsolescencia
Asimismo, el almacenaje de la mercancía supone también la depreciación o pérdida de valor de ésta.
Por lo que, debemos tener un registro de la cantidad de valor que perdemos debido a los artículos
que caducan, que pasan de temporada o que han estado almacenados durante un determinado
tiempo y no han sido vendidos.

(Transeop, s.f.) [Link]

3. Normas de Seguridad Industrial

Las normas de seguridad industrial son esenciales para crear un ambiente laboral seguro para los
trabajadores y para su bienestar físico y mental. Esto se logra estructurando una normativa dentro
de las instalaciones de cumplimiento obligatorio, que está diseñada para la prevención de
accidentes en el área de trabajo.

Es un hecho factible que gracias a las normativas de seguridad se reducen los riesgos de accidentes.
A través de estas normas no solo se protege al trabajador, sino también el ambiente natural que
rodea las instalaciones.

Los requisitos de seguridad deben adaptarse a los riesgos específicos de cada instalación. Pero hay
normas que se aplican para todos los escenarios.

1- Protección personal para los trabajadores

A los trabajadores se les debe proveer de todos los instrumentos que le aseguren su bienestar. Entre
estos se incluye un uniforme que cumpla con las especificaciones para su uso.

Además, debe estar en un espacio de trabajo que conozca con seguridad. Así sabrá como
desplazarse en casos de emergencias.

2- Señales y avisos de seguridad e higiene

Las instalaciones de trabajo deben estar bien señalizadas. De esta manera todos los individuos
sabrán moverse en el espacio en caso de imprevistos, ya sea para buscar ayuda o salir con urgencia.
También deben explicar con claridad las normativas de vestimenta e interacción en el espacio.

3- Prevención y protección para incendios

Toda instalación debe tener por obligación un sistema contra incendios. Este atiende dos puntos
básicos. El primero es que el espacio esté protegido en la medida de lo posible para evitar un
incendio. El segundo es que debe estar equipado con herramientas para controlar un incendio. Entre
estos las mangueras de agua contra incendios, los extintores y las salidas de emergencia de fácil
acceso.

4- Dispositivos de protección y sistemas de seguridad

Toda instalación industrial debe tener un plan para casos de emergencias. Incluso cada plan debe
adaptarse al tipo de emergencias.
Deben tener rutas de escape y herramientas de contención de peligro. Además, sus trabajadores
deben estar preparados para enfrentar tales situaciones.

5- Condiciones de seguridad en sitios donde la electricidad represente un riesgo

Cada área tiene sus riesgos específicos. Hay ciertas industrias en las que es necesario la generación
de electricidad. Por tanto, se le debe proporcionar a los trabajadores los equipos necesarios para el
trabajo, así como adecuar el espacio laboral para tal.

6- Condiciones adecuadas de seguridad para el manejo de sustancias inflamables

Esta norma es aplicada en centros donde se almacenen, transporten o manejen sustancias químicas
inflamables. En este sentido, las normativas contra incendios son especialmente estrictas en estas
instalaciones.

7- Seguridad e Higiene para el manejo de sustancias corrosivas

Las sustancias como ácidos y químicos corrosivos deben ser tratados con extremo cuidado. Este es
uno de los casos en los que la normativa es específica.

En importante mantener a los trabajadores a salvo de quemaduras o intoxicaciones.

8- Seguridad e higiene en los centros de trabajo donde se manejen fuentes emisoras de radiaciones

La radiación representa un riesgo gigante y latente en centros donde esta esté. Sea directa o
indirectamente. Además, la radiación puede ser fatal para el ser humano y muy dañina para el medio
ambiente. Por esto, las normativas de seguridad en estos centros son impecables.

9- Dispositivos de seguridad en maquinarias y equipos

Los trabajadores deben estar entrenados y capacitados para su uso adecuado, de esta forma se
evitan accidentes que pueden ser fatales.

10- Materiales y personal de primeros auxilios

Siempre hay posibilidades de accidentes en ambientes laborales con riesgos, aun cuando los
sistemas de prevención sean perfectos. Las industrias también deben estar preparadas para estos
casos, equipadas con primeros auxilios y herramientas para salvaguardar el bienestar de los
trabajadores.

([Link], s.f.) [Link]

4. Normas de Salud Ocupacional

Norma OHSAS 18001

OHSAS 18001 Trabaja en pro de la Seguridad y Salud de los Trabajadores en todas las organizaciones
a nivel internacional.

A esta disciplina se le suele conocer con el nombre de salud ocupacional, y se encarga de promover
y mantener el nivel más elevado de bienestar físico, mental y social de todos los trabajadores de
una organización sea cual sea su ocupación.

A su vez, esta disciplina, trabajada con OHSAS-18001, evita el desmejoramiento de la salud causado
por las condiciones de trabajo, protege a los trabajadores de los riesgos que puedan derivarse de
agentes nocivos y los ubica de forma idónea en todas sus aptitudes fisiológicas y psicológicas.

Para ello, para conseguir este propósito, es necesario adaptar el trabajo a las personas no cada
persona a su trabajo.

Pero ¿qué lugar ocupa la salud ocupacional en un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo OHSAS18001?

La salud ocupacional ocupa un lugar que abarca temas ligados al medio ambiente, a la justicia y a
los tres pilares básicos de la SST: seguridad industrial, higiene industrial y medicina del trabajo.

Obje�vos de la salud ocupacional

La salud ocupacional es un concepto que camina buscando conseguir unos objetivos, estos son:

• Protección total y absoluta y promoción de la salud de los trabajadores a través de un

sistema como el SG-SST de OHSAS 18001 que colabore en la prevención de enfermedades
y accidentes ocupacionales y que, elimine todos los factores y condiciones que forman un
riesgo para la Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Desarrollo y promoción del trabajo, del ambiente laboral y de las condiciones saludables y
seguras para cada trabajador, ocupe el cargo que ocupe.
• Aumento notable del bienestar físico, mental y social de todos los trabajadores y apoyo en
el desarrollo de su capacidad para ejercer su trabajo, al igual que en su desarrollo
profesional y social en el mismo.
• Facilitar a los trabajadores la posibilidad de desarrollar y compaginar una vida social y
económicamente productiva, y por otro lado contribuir positivamente en el desarrollo
sostenible de la sociedad.
Funciones de la salud ocupacional

• Vigilar todos y cada uno de los factores que puedan llegar a afectar la salud de los
trabajadores y aconsejar a la alta dirección de la organización en cuestión y a los
representantes de los trabajadores sobre estos temas.
• Analizar el trabajo desde el punto de vista de las consideraciones hechas sobre higiene,
factores físicos y psíquicos. Hacer recomendaciones a la gerencia sobre la mejor forma de
que un trabajador se adapte al tipo de trabajo que tiene que desempeñar.
• Vigilar las instalaciones respecto a los elementos que afectan al bienestar de los
trabajadores tales como el estado de higiene y salubridad de cocinas, comedores, servicios
sanitarios… y velar por las adecuadas condiciones de estos servicios.
• Realizar exámenes ocupacionales periódicos y específicos, y cuando sea requerido incluir
exámenes de tipo biológico y radiológico, según lo exigido legalmente.
• Vigilar la adaptación al trabajo de los empleados de la organización, especialmente en
trabajadores discapacitados, de acuerdo con las habilidades físicas de cada persona,
participación en trabajos de rehabilitación y entrenamiento.
• Aconsejar de forma individual y específica a cada trabajador y analizar los problemas
desencadenados de la ejecución de un trabajo.
• Aconsejar sobre temas de reubicación de trabajadores, a ellos mismos y a empresarios.
• Tratar emergencias.
• Entrenar para realizar primeros auxilios.
• Educar y orientar al personal de las organizaciones sobre temas de salud e higiene.
• Compilar y revisar periódicamente los datos estadísticos sobre las condiciones de salud de
la organización.
• Investigar sobre temas de salud ocupacional, sea cual sea el centro laboral.

Estrategia para lograr una salud ocupacional para todos

• Fortalecer las políticas nacionales e internacionales en pro de la Seguridad y Salud en el

Trabajo y desarrollar instrumentos que mejoren la gestión de la salud ocupacional. En
relación con esto, ISO está trabajando en la elaboración de una norma internacional para
los Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Será la norma ISO 45001, la
cual está basada en OHSAS 18001. ISO busca mejorar el estándar británico y cubrir con una
norma internacional, aunque voluntaria, las necesidades en materia de SST.
• Desarrollar un trabajo saludable en cualquier centro laboral
• Desarrollar buenas prácticas de trabajo saludables y promover la salud en el mismo.
• Fortalecer significativamente los servicios de salud ocupacional
• Establecer servicios de apoyo para tratar los temas de salud ocupacional
• Desarrollar criterios referidos a salud ocupacional fundamentados en la evaluación del
riesgo científico.
• Desarrollar y promover recursos humanos para la salud ocupacional.
 • Establecer un sistema de registro y de datos, desarrollar servicios de transmisión de
información efectiva y concienciar al público haciendo uso de la información masiva.
• Fortalecer la investigación científica en temas de salud ocupacional.
• Compaginar lo que representa la salud ocupacional y otras actividades.

(Nuevas Normas ISO, s.f.) [Link] y Nuevas Normas ISO

[Link]
5. Principios básicos de matemática y estadística

Principios Básicos de Matemáticas

"Las matemáticas son el alfabeto con el cual Dios ha escrito el Universo", dijo Galileo Galilei, uno de
los más reputados físicos y astrónomos en la historia. Sus palabras no fueron equivocadas: las
matemáticas nos permiten entender o acercarnos a un entendimiento más preciso acerca del
cosmos y sus misterios. Los números dominan el tiempo, las alturas, el ancho, la música, incluso el
número de nudos que puedes hacer con un lazo: según los matemáticos, existe un total de 177 mil
147 formas distintas de atar un lazo.

¿Qué es matemáticas?

Es la ciencia que mediante el razonamiento lógico estudia las propiedades y relaciones entre los
entes abstractos como números, figuras geométricas o símbolos. Prácticamente, al igual que ocurre
con ciencias como la física y la química, las matemáticas se hallan en las actividades más cotidianas
y en las acciones más complejas de la vida diaria. El físico Albert Einstein declaró que "cuando las
leyes de la matemática se refieren a la realidad, no son ciertas; cuando son ciertas, no se refieren a
la realidad".

Clasificación principal de las matemáticas

El estudio de los números se divide en aritmética (estudio de los números), álgebra (estudio de las
estructuras), geometría (estudio de los segmentos y las figuras) y estadística (análisis de datos
recolectados). Las cuatro son los principales campos de estudio que se imparten en las escuelas.
Cuál es la importancia de las matemáticas

Podríamos decir que lo son todo: te ayuda en tareas cotidianas como administrar tu dinero, calcular
distancias o el tiempo, resolver juegos, pero a la vez te aporta una agilidad mental profunda, a tomar
decisiones más rápidas, a tener un pensamiento más crítico y una capacidad de abstracción aguda.

Es lo mínimo que puede requerirse para realizar una actividad, para desarrollar un emprendimiento,
para capacitarse, para armar una cosa, etcétera. Es sentar las bases o el andamiaje donde luego se
van a introducir otros elementos menos fundamentales y más complejos.

(CC NEWS) [Link]

Importancia del estudio de la Estadística

Podríamos dedicar muchas páginas al desarrollo evolutivo de esta materia, pero ese no es el
objetivo principal del texto. Para terminar con esta nota introductoria, basta con decir que a más
del valor intrínseco que tiene el conocimiento de la materia, existen por lo menos cinco motivos
importantes, debido a los cuales tanto estudiantes como profesionales necesitan del aporte de la
estadística en su vida diaria.

1. Como herramienta de trabajo. En todas las ciencias, la estadística aporta sus métodos para
sintetizar, representar y establecer conclusiones sobre el comportamiento de datos.

2. En la solución de problemas. En los procesos investigativos, el aporte que brinda la estadística es

fundamental, para absolver las preguntas: ¿Cómo mejorar el ensayo? ¿Entre variables de estudio,
existe alguna relación?

3. En la investigación teórica. Ayudan a la generación de teorías que permiten predecir el

comportamiento bajo circunstancias determinadas, especialmente en circunstancias donde los
eventos no están regidos por leyes físicas o determinísticas.

4. Utilización de la investigación. En todo ámbito ayudan a los profesionales a comprender la

información que se genera en la investigación teórica o aplicada, toda vez que se genera cuantiosa
información cuantitativa, la misma que es analizada a través de la teoría estadística.

5. Satisfacción personal. Al inicio, los estudiantes tienden a pensar que el proceso de la recolección
de datos y su análisis no es muy ameno, posiblemente debido a que por desconocimiento se crea
que los procesos son muy complejos; felizmente con la ayuda de la tecnología, todos los procesos
sistemáticos y repetitivos son realizados casi instantáneamente. Al final con la obtención de los
resultados y conclusiones que se pueden dar, se genera un ambiente de satisfacción.

(Castillo, 2018) [Link]

6. Manejo de presupuesto

Ilustración 25. Manejo del Presupuesto. [Link]

La distribución del presupuesto es algo que no puede faltar en cualquier negocio que busque un
futuro próspero. Los presupuestos permiten que toda la organización se reúna y concentre en metas
que le permitan alcanzar los objetivos a través de términos financieros. (ClickBalance, s.f.)
[Link]

Elaborar un presupuesto

Es una de las herramientas más valiosas con las que tu empresa puede contar porque te brinda un
plan de acción tanto a corto como a largo plazo. Cuando es utilizado de manera eficiente puede
ayudarte a cumplir los objetivos empresariales, identificar señales de advertencia a tiempo y así
transformar a tu empresa en una más productiva y rentable para contar con una ventaja competitiva
en un mercado desafiante. (Corponet, s.f.) [Link]

La propiedad horizontal debe contar un presupuesto que le permita financiar los servicios que debe
prestar a los copropietarios que la conforman.

¿Qué es el presupuesto de una propiedad horizontal?

El presupuesto de gastos y de ingresos es la proyección que se hace los gastos que tendrá la
propiedad en la vigencia respectiva, y de los ingresos que se necesitarán para cubrir dichos gastos.

El presupuesto permite financiar las necesidades que se prevé tendrá la propiedad horizontal en
una determinada vigencia anual.

Mediante el presupuesto se busca garantizar que la propiedad tenga los recursos necesarios para
que cumpla las funciones que le corresponden.

¿Quién debe elaborar el presupuesto en la propiedad horizontal?

De acuerdo el artículo 51 de la ley 675 de 2001, le corresponde al administrador elaborar el

presupuesto de gastos anual. Ver documento ([Link], s.f.) [Link]
 Referencias
ACADEMIA. (s.f.). Obtenido de
[Link]

Actualícese . (s.f.). Obtenido de [Link]

contabilizarse-como-deterioro/

Cadena de suministros. (s.f.). Obtenido de [Link]

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Cadena de Suministros. (s.f.). Obtenido de [Link]

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Castillo, C. S. (2018). Fundamentos Básicos de Estadística (Vol. Primera Edición). Quito, Ecuador.
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CC NEWS. (s.f.). [Link]

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ClickBalance. (s.f.). Obtenido de [Link]

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clickbalance/#:~:text=La%20distribuci%C3%B3n%20del%20presupuesto%20es,a%20trav%
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contable-no-se-requieren-certificaciones

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