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1ACTIVIDADES DE TICS EXCEL / semana

Angie Marcela Rodríguez Herrera

SENA

Angie Marcela Rodríguez Herrera, Bogotá D.C, SENA

Servicio Nacional de Aprendizaje

[email protected]
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Tabla de contenido

QUE ES EXCEL Y COMO SE USA …………………………………………………4

FÓRMULAS ..........................................................................................................8

FÓRMULAS  MATEMÁTICAS..............................................................................9

FÓRMULAS DE TEXTO........................................................................................9

FÓRMULAS DE FECHA Y HORA........................................................................9

FORMULAS DE REFERENCIA..........................................................................12

CUANDO UTILIZAR LA FUNCIÓN BUSCARH.....................................................12

FÓRMULAS PRINCIPALES DE EXCEL................................................................13

¿QUÉ ES UNA TABLA EN EXCEL?......................................................................14

CÓMO CREAR UNA TABLA..................................................................................14

1. CAMBIAR FÁCILMENTE EL ESTILO DE UNA TABLA...................................15

2. RESALTAR FILAS ALTERNAS DE UNA TABLA.............................................16

3. FILTRAR Y ORDENAR DATOS DE LA TABLA................................................16

4. REFERENCIAS ESTRUCTURADAS DE UNA TABLA.....................................16

5. CREAR COLUMNAS CALCULADAS FÁCILMENTE.......................................16

6. FILA DE TOTALES DE UNA TABLA.................................................................17

CÓMO CREAR UNA TABLA DINÁMICA DESDE CERO..............................................18

CÓMO CREAR TABLAS DINÁMICAS CON MÁS DE UNA DIMENSIÓN.......................21

¿CÓMO USAR UNA TABLA DINÁMICA PARA EL TRABAJO?...................................22

FILTROS.....................................................................................................................25
CÓMO CREAR FILTROS EN EXCEL....................................................................25
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CÓMO USAR LOS FILTROS EN EXCEL..............................................................26

FILTRAR POR VARIAS COLUMNAS....................................................................28

CÓMO QUITAR UN FILTRO EN EXCEL...............................................................29

FILTRAR EN EXCEL BUSCANDO VALORES......................................................30

FILTROS DE TEXTO EN EXCEL...........................................................................31

FILTROS DE NÚMERO EN EXCEL.......................................................................32

FILTROS DE FECHA EN EXCEL...........................................................................33

FILTRAR POR COLOR EN EXCEL.......................................................................34

APLICAR UN FILTRO AVANZADO A LOS DATOS.............................................37

CONCLUSIONES……………………………………………………………………………39

BILIOGRAFIA……………………………………………………………………………….40
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QUE ES EXCEL Y COMO SE USA

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con

números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas

hasta cálculos de préstamos hipotecarios. Veremos cuáles son los elementos

básicos de Excel, la pantalla, las barras, etc., para saber diferenciar entre cada uno

de ellos. Aprenderás cómo se llaman, dónde están y para qué sirven. También cómo

obtener ayuda, por si en algún momento no sabes cómo seguir trabajando.

Ingreso al programa ◊ hacemos clic en INICIO PROGRAMAS MICROSOFT EXCEL

o podemos hacer doble clic si existiese el acceso directo en el Escritorio.

Tenemos que por lo general, Microsoft Excel contiene un total de 6 barras, que son:

Barra del título.

Barra de menús.
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Barra de herramientas.

Barras de desplazamiento.

Barra de fórmulas.

Barra de estado.

Es importante mencionar que cada barra nos brinda un compendio de herramientas

que se puede usar en la hoja. Ahora, mediante estas barras podemos desarrollar

cualquier archivo en el editor de texto.

Todas las barras funcionan de forma armónica, es decir, ninguna interrumpe a otra.
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FORMULAS

Fórmula Suma Excel
La fórmula suma : Sirve para sumar números de todo tipo, ya sean enteros o
decimales. Para utilizar esta fórmula necesitamos usar el símbolo +. Por ejemplo,
podemos sumar dos números.

Además, Excel tiene la amabilidad de colorear las celdas que estás utilizando en
diferentes colores para que así sea mucho más intuitivo y puedas evitar errores de
manera visual consiguiendo marcar muy bien las celdas utilizadas en nuestras
fórmulas Excel.

Pero no sólo puedes hacer la suma de dos números, sino que puedes introducir
varias veces el símbolo + en las fórmulas de Excel para que puedas hacer sumas de
más sumandos.

Fórmula Resta Excel

Al igual que en el caso anterior, también podremos hacer restas en Excel y no
necesariamente tienen que ser solo de dos números.
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Además, podremos combinar tanto las fórmulas Excel de suma como de resta e,
incluso, utilizar los paréntesis para poder crear nuestras fórmulas mucho más
complejas.

Con estas sencillas instrucciones, no tendrás ningún problema en saber cómo

utilizar la resta.

Fórmulas Excel: Multiplicación y división

Por otro lado, para hacer multiplicaciones y divisiones podemos usar unas sencillas
fórmulas de Excel.

Para hacer una multiplicación usaremos el operador matemático cuyo símbolo en

Excel es el asterisco ( * ) y para la división la barra inclinada ( / ).

En la imagen podemos ver la fórmula de multiplicación y la fórmula de división.

Un ejemplo práctico: Fórmula en Excel para calcular el IVA

Por ejemplo, la fórmula en para calcular el IVA es mucho más sencilla de lo que uno
piensa y puede hacerse con las fórmulas que explique arriba.

Básicamente, para calcular el IVA con lo que necesitamos saber es el % de IVA que
se aplica para el producto o servicio 21% para la mayoría de los productos y el
precio del producto al que queremos añadir el IVA.

Es decir, la fórmula sería:

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Precio con IVA = Precio producto x (1 + IVA)

Supongamos que tenemos un producto cuyo valor es de $50000 y que el IVA es del
21%. Esta fórmula en Excel sería:

Pero si el IVA lo tuviéramos guardado en otra celda con formato de porcentaje

tendríamos la siguiente fórmula de Excel.

Hemos sustituido la fracción 21/100 por la celda en la que se encuentra el valor

porcentual del IVA.

FÓRMULAS CON OPERADORES LÓGICOS

También podemos crear fórmulas con los operadores lógicos, pero ¿qué son los
operadores lógicos? Las fórmulas en Excel con operadores lógicos son los que
llevan los símbolos:

 Mayor que (>)

 Menor que (<)
 Diferente de (<>)
 Igual a (=)

Aunque todo esto ,Conocer su funcionamiento en las fórmulas es fundamental.

Estos operadores nos sirven para comparar valores o textos… en definitiva, el
contenido de dos celdas. Su resultado es muy sencillo. Si la afirmación se cumple
entonces en la celda aparecerá el valor VERDADERO y si no se cumple, la fórmula
se devolverá FALSO.

Ejemplo:

El resultado de esta afirmación es falso porque 10 no es mayor que 20.

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Además, también podremos utilizar la combinación de dos operadores lógicos en las

fórmulas. Por ejemplo, podemos usar >= o <= como en la siguiente imagen.

En este caso, el resultado de la fórmula de Excel será VERDADERO porque 10 sí

que es igual que 10.

FÓRMULAS  MATEMÁTICAS

Microsoft Excel tiene muchísimas fórmulas que podemos usar para hacer cálculos
matemáticos. Muchas de estas fórmulas son muy avanzadas o sirven para hacer
cálculos trigonométricos como SEN, COS y TAN que devuelven el seno, el coseno o
la tangente de un ángulo. Pero quiero detenerme en explicarte las principales
fórmulas de Excel matemáticas que se usan más a menudo en un Excel menos
técnico.

 ALEATORIO: devuelve un número aleatorio entre 0 y 1

 ALEATORIO.ENTRE: devuelve un número aleatorio entre dos números
previamente indicados. Por ejemplo: =ALEATORIO.ENTRE(10;20)
devolverá un valor aleatorio mayor o igual que 10 y menor o igual que
20.
 PAR: comprueba si un número es par, si lo es devuelve el valor
VERDADERO, si no FALSO.
 IMPAR: comprueba si un número entero es impar. Devuelve también
VERDADERO o FALSO.
 SUMA: suma un rango de celdas sin necesidad de utilizar el operador
matemático +.
 SUMAR.SI: esta fórmula de Excel devuelve la suma de un conjunto de
celdas que cumplen una condición.
 SUMAR.SI.CONJUNTO: devuelve la suma de un conjunto de celdas
que cumplen varias condiciones.
 SUMAPRODUCTO: esta función devuelve el resultado de multiplicar
dos rangos de celdas iguales uno a uno.
 MMULT: esta fórmula Excel nos da el resultado de la multiplicación de
una o varias matrices.
FÓRMULAS DE TEXTO
Hay muchísimas fórmulas que se utilizan para trabajar con textos y, aunque en
principio Excel está pensado como procesador de datos y uno puede pensar que los
datos son sólo números también hay muchos datos tipo texto. Piensa en una base
de datos en la que tengamos Nombre, Apellidos, Dirección ¿me explico? No siempre
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vamos a tratar con números en Excel, también necesitamos fórmulas para poder
procesar los textos. Formulas alfabéticas.

Las fórmulas principales de para procesar textos son:

 CONCATENAR: nos sirve para unir diferentes textos que están en una
celda en una única celda.
 DERECHA: nos sirve para obtener, de una celda con una cadena de
texto, el número de caracteres que queramos empezando por la
derecha. Por ejemplo, si en una celda tuviéramos la palabra la frase
«Excel fórmulas» y usáramos la fórmula de DERECHA(«Excel
fórmulas»;4) el resultado sería «ulas». Es decir, los últimos 4
caracteres del contenido de la celda.
 IZQUIERDA: igual que DERECHA pero empezando por el principio del
contenido de la celda.
 EXTRAE: devuelve una parte de una cadena de texto de una celda
dado un comienzo y un final.
 SUSTITUIR: esta fórmula Excel nos permite reemplazar uno o varios
caracteres de una cadena de texto.
 TEXTO: dada una celda de Excel con un número, nos permite convertir
dicho número a tipo texto con un formato de texto concreto. Ideal para
usar con fechas y números decimales.
 VALOR: convierte una cadena de texto que representa un número y lo
devuelve como tipo numérico.

FÓRMULAS DE FECHA Y HORA

La fecha y la hora son unos datos que Excel considera numéricos. Por eso mismo, el

tratamiento de estos datos es un tema para el que hay un montón de importantes

fórmulas Microsoft Excel ha dedicado un montón de recursos para poder crear un

buen conjunto de fórmulas de fecha y hora .

 AHORA: devuelve la fecha y la hora del día en el que se introduce la

fórmula.
 HOY: devuelve la fecha del momento en el que se refrescan las
fórmulas (por ejemplo, al abrir un libro o al insertar una nueva fórmula
de Excel).
 AÑO: devuelve el número del año de una fecha.
 DIA:  devuelve el día del mes de una fecha.
 MES: devuelve el número del mes de una fecha.
 HORA: devuelve el número de la hora de una celda que tenga formato
de «hora».
 MINUTO: devuelve el número del minuto de una celda que tenga
formato de «hora».
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 SEGUNDO: devuelve el número del segundo de una celda con un

valor tipo «hora».
 DIASEM: devuelve el número de día de la semana según diferentes
calendarios. En nuestro calendario, el número 1 sería el Lunes, el 2 el
martes y así sucesivamente.
 NUM.DE.SEMANA: devuelve el número de la semana de una fecha.
Es decir, para la fecha de 9 de febrero de 2016 devolvería 7

FUNCIONES LOGICAS

Aparentemente estas pequeñas fórmulas de no tienen mucho valor, pero la realidad

es que son superútiles cuando trabajamos con Excel y con condiciones. Las
principales fórmulas de tipo lógicas son:

 Fórmula SI excel: esta función hace una comprobación de tipo

VERDADERO/FALSO mediante una prueba lógica (por ejemplo, 5 <
10). Si el resultado de la prueba lógica es VERDADERO entonces
devuelve un resultado u otra fórmula definida por el usuario, y si es
FALSO devuelve otro resultado o fórmula.
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 Formula Y l: esta función permite unir dos o más pruebas lógicas. Si
las pruebas lógicas tienen como resultado el valor VERDADERO
entonces la función Y devolverá VERDADERO. En caso de que una
sola de las pruebas lógicas resulte FALSO entonces la función
devolverá FALSO.

 Fórmula O: esta función permite comprobar varias pruebas lógicas. La

diferencia con la función Y es que con que una de las pruebas lógicas
sea VERDADERO entonces la función entera devolverá el valor
VERDADERO.
 SI.ERROR: esta función devolverá un resultado o fórmula determinada
por el usuario si el valor de una celda o fórmula es un error de tipo NA()
o #DIV/0 o cualquiera de los típicos errores de Excel.
La combinación de estas fórmulas de Excel puede hacer que su funcionalidad
aumente de manera muy significativa.

FORMULAS DE REFERENCIA

Las fórmulas de Excel de referencia son, sin duda, las más complejas de entender y
de usar. Sin embargo, su utilidad es enorme a la hora de trabajar con tablas, datos…
en fin, que tienen miles de aplicaciones. De cada una de estas fórmulas Excel
podrás encontrar una buena documentación en esta página y algunos ejercicios de
Excel que te ayuden a mejorar y a entender su uso.
BUSCARV: buscar un valor numérico o de texto en la primera columna de una tabla
y devuelve un valor de la misma fila de una columna dada.
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*BUSCARH: busca un valor dentro de una fila y devuelve el valor que ha sido
encontrado o un error #N/A en caso de no haberlo encontrado. Esta función es
similar, en cierto sentido, a la función BUSCARV.
CUANDO UTILIZAR LA FUNCIÓN BUSCARH.

Debemos utilizar la función BUSCARH cuando el valor que estamos buscando se

encuentra en una fila de alguna tabla de datos. Por el contrario, la función
BUSCARV realiza la búsqueda en una columna.

CONTAR: devuelve el número de celdas de un rango con valores numéricos.

CONTAR.SI: devuelve el número de celdas de un rango que cumplen una condición.

CONTAR.SI.CONJUNTO: devuelve el número de celdas de un rango que cumplen

varias condiciones dadas por el usuario.

CONTARA: devuelve el número de celdas de un rango no vacías. Es decir, no

distingue entre valores de texto y valores numéricos.

FÓRMULAS PRINCIPALES DE EXCEL

Resumen de las principales fórmulas de Excel , las siguientes cuatro funciones son

las funciones clave para iniciarse:

 Fórmula SI
 Fórmula CONTAR
 Fórmula SUMA
 Fórmula BUSCARV
Pero si quieres profundizar un poco más en Excel te recomiendo que te aprendas
muy bien también las siguientes funciones:

 Fórmula CONTAR.SI
 Fórmula CONTAR.SI.CONJUNTO
 Fórmula SUMAR.SI
 Fórmula SUMAR.SI.CONJUNTO
 Fórmula COINCIDIR
 Fórmula INDICE
 Fórmula Excel Porcentaje

Aunque esto es muy discutible y cada uno puede pensar qué fórmulas Excel le
vendrán mejor en función de las necesidades del trabajo que tenga.
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TABLAS

Las tablas no son más que un conjunto de filas y columnas que contienen datos
relacionados y que son manejados de manera independiente por Excel. Las tablas
son una herramienta muy poderosa que debes aprender a utilizar adecuadamente.
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¿QUÉ ES UNA TABLA EN EXCEL?

Las tablas son la manera en que Excel identifica un rango de celdas y de esa

manera sabe que la información contenida en ellas está relacionada. La primera fila
de una tabla siempre contendrá los encabezados de columna y el resto de las filas
contendrán los datos. El utilizar tablas es muy conveniente porque Excel se hará
cargo de los detalles del manejo de las tablas, como facilitar el agregar nuevas filas
o eliminarlas, lo cual te permitirá enfocarte más en el análisis de los datos.
CÓMO CREAR UNA TABLA

Para crear una tabla en Excel todo lo que debes hacer es seleccionar el rango de

celdas que contiene los datos y pulsar el botón Tabla que se encuentra dentro de la
ficha Insertar.

El uso de las tablas en Excel es altamente recomendable así que a continuación

mencionaré 7 beneficios de utilizar las tablas de Excel.

1. CAMBIAR FÁCILMENTE EL ESTILO DE UNA TABLA

Excel contiene algunos estilos de tabla predefinidos de los cuales podrás elegir
alguno para aplicarlo a tu tabla. Solamente selecciona cualquier celda que se
encuentra dentro de la tabla y cambia su estilo seleccionado la opción adecuada
dentro del grupo Estilos de tabla que se encuentra dentro de la ficha Diseño de
las Herramientas de tabla.
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Si no te agrada ninguno de los estilos mostrados puedes hacer clic en la

opción Nuevo estilo de tabla para crear un nuevo estilo.
2. RESALTAR FILAS ALTERNAS DE UNA TABLA

Cuando creas una nueva tabla, Excel aplicará un fondo especial a las filas impares.
Si por alguna razón no deseas que se aplique este formato puedes deshabilitarlo
con la opción Filas con bandas dentro de la ficha Herramientas de tabla.
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3. FILTRAR Y ORDENAR DATOS DE LA TABLA

Cada tabla que se crea en Excel ya trae consigo filtros para cada columna, así como
opciones de ordenamiento para cada columna.

4. REFERENCIAS ESTRUCTURADAS DE UNA TABLA

Una de las ventajas más importantes de una tabla de Excel es que, en lugar de
utilizar las referencias de celdas como las conocemos, podemos utilizar referencias
estructuradas las cuales hacen uso del nombre de la tabla así como de los nombres
de las columnas para hacer referencia a los datos.

Al igual que con las referencias tradicionales, las referencias estructuradas se

actualizan automáticamente al insertar nuevos datos en la tabla o al removerlos.

5. CREAR COLUMNAS CALCULADAS FÁCILMENTE

Una vez que sabes utilizar las referencias estructuras será muy sencillo crear
columnas calculadas utilizando los nombres de las columnas. Por ejemplo:

6. FILA DE TOTALES DE UNA TABLA

Se pueden agregar totales a una tabla con tan solo marcar la caja de selección Fila
de totales:
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Y por si fuera poco, podemos modificar la Fila de totales especificando la operación

que deseamos aplicar.
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TABLAS DIMNAMICAS

Cómo crear una tabla dinámica desde cero

Una tabla dinámica es una forma de visualizar información de forma

compacta muy útil para tomar decisiones. Eso significa que, para crear una tabla

dinámica, primero necesitamos información. Pero no de cualquier manera. Lo que

hace falta es información agrupada o, en palabras de Excel, una “Tabla”.

De modo que creamos una tabla cualquiera, no necesariamente orientada al trabajo.

Por ejemplo, abajo se observa el entrenamiento de una persona durante varias

semanas. Hemos apuntado el día, los minutos de entrenamiento, las calorías que da

una aplicación y el tipo de deporte. ¿Por qué esto es útil?

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Imaginemos que podemos obtener la media de calorías quemadas al correr y al

montar en bicicleta, por separado. O qué día dedicamos más tiempo a entrenar.
Para averiguarlo pulsamos en cualquier lugar de nuestra tabla y, en el panel superior
de Excel pulsamos sobre “DISEÑO” y “Resumir con tabla dinámica”.

Se nos pregunta dónde queremos colocar esa tabla. Pulsamos “Aceptar” y se

genera una nueva hoja de Excel. En ella, en principio, no vemos nada, solo un
espacio en blanco como el de abajo. Parece difícil, pero no lo es.
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La clave de la tabla dinámica está en la parte de abajo, a la derecha, donde se lee

filtros, columnas, filas y valores. Es aquí donde vamos a arrastrar los campos que
vemos arriba (día, minutos, calorías, deporte…) para mostrar aquello que nos
interesa. Por ejemplo, ¿qué deporte quema más calorías?
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Arriba observamos una tabla dinámica con “deporte” en las filas y “Promedio de
Calorías” en valores. Para elegir promedio hemos pulsado el triángulo resaltado y
elegido “Configuración de campos de valor”. Allí podemos elegir también sumas,
cuentas, máximos o mínimos, etc. A la izquierda se encuentra nuestra tabla
dinámica, muy sencilla.

Cómo crear tablas dinámicas con más de una dimensión

En el ejemplo de arriba hemos observado cómo unir dos campos en una tabla
dinámica para crear resúmenes. Con un par de clics hemos visto el promedio de
calorías en cada deporte. ¿Y si quiero saber qué día entreno más? Basta con añadir
el campo “Día SEM”:

En nuestro caso, hemos movido el tipo de deporte a las columnas para que se vea
de una forma más fácil (hay menos deportes que días) y elegido el número de
minutos en lugar de las calorías (aporta más información). Es importante saber elegir
qué datos queremos ver, ya que hay combinaciones que posiblemente no aporten
información. ¿Qué estamos viendo en esta tabla dinámica?

En amarillo, la media de minutos que entrenamos con la bici cuando la cogemos. En

verde, lo mismo pero para cuando corremos. En gris, a la derecha, vemos las
medias diarias al combinar ambos deportes. Abajo, en azul, lo que leemos es la
media de minutos en cada deporte, combinando días.

Cada fila aporta su información, y es cuestión de práctica entender qué estamos
viendo. Además, descubrimos curiosidades en nuestros patrones deportivos:

 Montamos en bicicleta más días de los que corremos.

 Los jueves son el día de descanso.
 Los entrenamientos corriendo son más largos que en bici.
¿Es esto interesante? Para el ejemplo de entrenamiento, sí. Pensemos en
que añadir más datos (peso personal, más deportes, calorías que comemos o
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número de veces que comemos, horas sentados, etc) pueden ayudarnos mucho a
mantener la línea.

Si usamos el ejemplo del entrenamiento es porque sirve para cualquier persona,

pero esto puede trasladarse perfectamente al ámbito laboral, que de hecho es
donde nacieron las tablas dinámicas, y donde cada trabajador observará un conjunto
de datos referente a su trabajo.

¿Cómo usar una tabla dinámica para el trabajo?

La mayoría de los trabajadores usamos tablas en nuestro día a día. Apuntamos

proveedores, ingresos, tiempos, ítems, tipos de trabajo… En su momento,
aprendimos a ramificar nuestro salario usando tablas dinámicas, de modo que es
posible usarlas para saber qué cliente nos aporta mayor beneficio. También
para mejorar procesos, como la UX.

Cada trabajo es completamente diferente a otro, y por eso no podemos poner un

ejemplo que sirva para todos. Hemos elegido uno de un centro de calidad en el que
se recogen incidentes. Por ejemplo, los que da una página web: número de
incidencia, tipo, quién lo ha detectado y si se solucionó en menos de 10 minutos.
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Los datos en bruto, arriba, apenas transmiten información. Necesitamos un análisis

mediante tabla dinámica que muestre, por ejemplo, qué incidencia se da con más
frecuencia:
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Qué sucursal detecta más incidencias y de qué tipo:

O qué tipo de error se resuelve más rápidamente:

Las tablas dinámicas son una herramienta fantástica para buscar patrones. Por
ejemplo: ¿qué clientes son los más fieles? ¿Qué producto da mayor rentabilidad?
¿Es mi negocio estacional? ¿Qué proveedor me da menos problemas? ¿A qué hora
del día vienen más clientes?…

Lo primero que necesitamos para crear una tabla dinámica es una “tabla” de Excel.
Es decir, datos ordenados con una misma estructura. Después de reunir varios
centenares de filas, podremos realizar análisis finos que nos ayuden con nuestro
negocio o puesto de trabajo.
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FILTROS

Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con

ciertos criterios. Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango de celdas
con información y queremos ver solamente aquellas filas que cumplen con ciertas
condiciones.
Por ejemplo, en la siguiente imagen se pueden ver los datos de ventas de una
empresa. ¿Cómo puedo tener una vista con todas las filas que pertenecen a Hugo?
Eso sería una tarea muy difícil de lograr si no tuviéramos la facilidad de crear filtros
en Excel.

CÓMO CREAR FILTROS EN EXCEL

Para crear un filtro podemos utilizar el comando Filtro que se encuentra en la ficha

Datos dentro del grupo Ordenar y filtrar.
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Al pulsar el botón Filtro se colocarán flechas en el extremo derecho de cada uno de

los encabezados de columna de nuestros datos indicando que podemos hacer uso
de los filtros. El comando Filtro también podrás seleccionar desde Inicio > Modificar
> Ordenar y filtrar > Filtro.

Otra manera de crear un filtro es transformar nuestros datos en una tabla de Excel,

lo cual insertará los filtros además de aplicar un formato especial a los datos.
CÓMO USAR LOS FILTROS EN EXCEL

Para filtrar la información debemos elegir una columna y hacer clic en la flecha de
filtro correspondiente para mostrar las opciones de filtrado. Todos los filtros, en la
parte inferior, mostrarán una lista de valores únicos con una caja de selección a la
izquierda de cada uno.
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Una opción que tenemos para filtrar los datos es elegir de manera individual aquellos
valores que deseamos visualizar en pantalla. También podemos utilizar la
opción (Seleccionar todo) para marcar o desmarcar todos los elementos de la lista.
En la imagen anterior he elegido el nombre Hugo de manera que el filtro mostrará
solamente las filas con dicho nombre.
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Al pulsar el botón Aceptar se ocultarán las filas que no cumplen con el criterio de
filtrado establecido. Observa que la flecha de filtro de la columna Vendedor ha
cambiado para indicarnos que hemos aplicado un filtro. Además, los números de fila
de Excel se muestran en un color diferente indicándonos que existen filas ocultas.

FILTRAR POR VARIAS COLUMNAS

Si queremos segmentar aún más los datos mostrados en pantalla podemos filtrar por
varias columnas. En el ejemplo anterior filtré las filas pertenecientes a Hugo, pero si
además necesito saber las que pertenecen a la región Norte y Sur, entonces debo
seleccionar dichas opciones dentro del filtro de la columna Región:
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Al aceptar estos cambios se mostrarán solamente las filas que cumplen ambos
criterios. Observa que ambas columnas habrán cambiado sus iconos para indicarnos
que se ha aplicado un filtro en cada una de ellas.

Esto demuestra que es posible crear tantos filtros como columnas tengamos en
nuestros datos y entre más criterios de filtrado apliquemos mucha mayor será la
segmentación de datos que obtendremos.

CÓMO QUITAR UN FILTRO EN EXCEL

Para quitar un filtro aplicado a una columna debemos hacer clic en la flecha del filtro
y seleccionar la opción Borrar filtro de “Columna” donde Columna es el nombre de
la columna que hemos elegido. Esta acción eliminará el filtro de una sola columna,
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pero si tenemos filtros aplicados a varias columnas y deseamos eliminarlos todos

con una sola acción, entonces debemos pulsar el comando Borrar que se encuentra
en la ficha Datos > Ordenar y filtrar.

FILTRAR EN EXCEL BUSCANDO VALORES

Ya hemos visto que todos los filtros muestran una lista de valores únicos de la cual
podemos seleccionar uno o varios de ellos y justo por arriba de dicha lista de valores
se muestra un cuadro de texto que nos permite hacer una búsqueda. Por ejemplo,
en la siguiente imagen he colocado la palabra “este” en el cuadro de búsqueda y
como resultado se ha modificado la lista de valores mostrando solo aquellos donde
se ha encontrado dicha palabra:
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Cuando tenemos una lista muy grande de valores únicos y no podemos identificar
fácilmente  aquellos que deseamos seleccionar, podemos utilizar el cuadro de
búsqueda para encontrar los valores que necesitamos. También es posible utilizar
caracteres comodines como el asterisco (*) o el símbolo de interrogación (?) tal
como si hiciéramos una búsqueda aproximada en Excel de manera que podamos
ampliar los resultados de búsqueda.
FILTROS DE TEXTO EN EXCEL

Además de las opciones ya mencionadas para filtrar en Excel, cuando en una

columna se detecta el tipo de dato texto, se mostrará una opción de menú
llamada Filtros de texto como la siguiente:

Al elegir cualquiera de estas opciones se mostrará un cuadro de diálogo que nos

permitirá configurar cada uno de los criterios disponibles. Por ejemplo, al elegir la
opción Comienza por se mostrará el siguiente cuadro de diálogo:
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Si colocamos la letra “a” en el cuadro de texto junto a la opción “comienza por”,

entonces Excel mostrará solamente los elementos de la columna Vendedor que
comiencen por la letra “a”.

FILTROS DE NÚMERO EN EXCEL

De manera similar, si Excel detecta que una columna contiene valores numéricos,
nos permitirá utilizar filtros específicos para dicho tipo de dato tal como lo puedes
observar en la siguiente imagen:
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A diferencia de los Filtros de texto, Excel nos permitirá utilizar los Filtros de

número para mostrar valores que sean mayores o iguales que otro o simplemente
aquellos que son superiores al promedio.

FILTROS DE FECHA EN EXCEL

Las fechas son el tipo de dato que más opciones de filtrado nos proporcionan, tal
como lo muestra la siguiente imagen:

Excel nos permitirá filtrar las fechas por días específicos como hoy, mañana o ayer e
inclusive por períodos de tiempo más largos como semanas, meses, trimestres o
años con tan solo seleccionar la opción adecuada.
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FILTRAR POR COLOR EN EXCEL

No podíamos pasar por alto y dejar de hablar de la opción de Filtrar por color que
nos ofrece Excel. Para que esta opción se habilite es necesario que las celdas
tengan aplicado un color de relleno ya sea por una regla de formato condicional o
modificando directamente el color de relleno con las herramientas de formato. En
nuestro ejemplo he aplicado una regla de formato condicional para aquellas celdas
que tengan un valor superior a $850 en la columna Total.

Una vez que las celdas tienen un color de relleno, al hacer clic en el filtro de la
columna Total se mostrará habilitada la opción Filtrar por color y dentro de ella podré
elegir alguno de los colores presentes en la columna.
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FILTRO AVANZADO

En Excel puedes realizar un filtrado de datos totalmente personalizado

proporcionando los criterios que deseas aplicar a la información. Este tipo de filtrado
es conocido como Filtro avanzado y en esta ocasión te mostraré cómo utilizarlo.
Supongamos la siguiente tabla de datos.

Los criterios por los cuales se realizará el filtrado deben especificarse dentro de
celdas de la misma hoja. Supongamos que deseo filtrar los registros del
departamento de Finanzas.

Para este ejemplo coloqué los criterios por arriba de la tabla de datos aunque
realmente su ubicación no es de importancia.
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APLICAR UN FILTRO AVANZADO A LOS DATOS

Antes de aplicar el filtro avanzado debo seleccionar la tabla de datos (A4:D13) y

posteriormente ir a la ficha Datos y pulsar el botón Avanzadas que se encuentra en
el grupo Ordenar y filtrar. Se mostrará el cuadro de diálogo Filtro avanzado.

Observa cómo en el cuadro de texto para Rango de criterios he seleccionado el

rango que contiene las condiciones del filtro avanzado necesarias. Solamente resta
pulsar el botón Aceptar para aplicar el filtro.

El resultado es precisamente lo que necesito, así que el filtrado avanzado ha sido

exitoso. Pero ahora tengo un desafío mayor ¿Cómo podría hacer para especificar
condiciones para una segunda columna? Supongamos que deseo filtrar la
información de las personas que tienen apellido Hernández y que además
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pertenecen al departamento de Finanzas. Para filtrar los datos por estos criterios
debo agregar dichas condiciones en otra celda.

Observa cómo el Rango de la lista es el mismo que en el caso anterior ya que son
los mismos datos, pero el Rango de criterios ahora abarca también las celdas que
contienen el criterio para el Apellido. Al aceptar los cambios Excel aplicará el filtro
avanzado adecuadamente.

De la misma manera puedes especificar un criterio para cada columna. Hasta ahora
solamente he especificado una sola condición por columna,  pero ahora deseo
agregar a los resultados del filtro  la información del departamento de Informática.
Para ello solamente agregaré una fila adicional al rango de criterios de la siguiente
manera.
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Al aceptar los cambios Excel filtrará la información de los empleados de Finanzas

con apellido Hernández y además mostrará la información de los empleados del
departamento de Informática sin importar el apellido que tengan.

Como podrás observar, es factible especificar una condición por cada fila del rango
de criterios. De esta manera puedes crear un filtro avanzado en Excel.
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CONCLUSIONES

Excel es una herramienta fundamental para realizar trabajos de una manera fácil y
rápida usando el orden de datos.

Facilita el trabajo para el orden de tablas.

Ahorra tiempo para realizar operaciones de carácter matemático.

Ayuda en trabajos donde necesitamos realizar tablas de datos con listados.

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BIBLIOGRAFIA

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