1.
La entrevista
Las entrevistas para el análisis de puesto van desde las no estructuradas hasta las muy
estructuradas que contienen cientos de reactivos específicos.
Los gerentes pueden realizar entrevistas individuales con cada subalterno, o grupales
con conjuntos de empleados que tienen el mismo puesto, así como entrevistas con uno o
varios supervisores que conocen las labores del puesto. Las entrevistas grupales se usan
cuando un gran número de trabajadores desempeñan actividades similares o idénticas,
porque es una forma rápida y poco costosa de reunir información. Por regla general, el
supervisor inmediato de los trabajadores asiste a la sesión grupal; si no es posible, se
entrevista al supervisor por separado.
Es importante asegurarnos de que el entrevistado entienda muy bien el motivo de la
entrevista, pues hay cierta tendencia a que este considere las entrevistas, correcta o
incorrectamente, como “evaluaciones de la eficiencia”. Si los entrevistados lo piensan
así, es probable que no estén dispuestos a describir sus puestos de manera precisa.
Entrevistas estructuradas
Muchos gerentes siguen formularios o cuestionarios estructurados. Dichas listas no solo
se utilizan para entrevistas; en análisis de puestos que reúne información al observar
personalmente el trabajo o utilizar cuestiones.
Ventajas y desventajas
El amplio uso de las entrevistas refleja sus ventajas. Se trata de un método rápido y
sencillo para recabar información. Los entrevistadores hábiles también pueden descubrir
actividades importantes que únicamente se presentan de manera ocasional, o bien,
contactos informales que no serían evidentes en el organigrama. Además, los
trabajadores podrían desahogar frustraciones que de otra manera pasarían inadvertidas.
El principal problema es la distorsión de información. A menudo el análisis del puesto
es el preludio para un cambio del salario que se paga por ese trabajo. Por consiguiente, a
veces los empleados relacionan, de manera legítima, las entrevistas con el salario, de
manera que podrían exagerar ciertas responsabilidades y, al mismo tiempo, restar
importancia a otras. En un estudio, los investigadores listaron posibles
responsabilidades de los puestos, ya sea como sencillos enunciados de tareas o como
enunciados de habilidades. Los entrevistadores eran más proclives a incluir las
versiones basadas en habilidades, que la que incluían enunciados sencillos. Es común
que la gente tienda a exagerar la importancia de su trabajo cuando se ve obligada a
incluir sus habilidades, lo cual hace para impresionar a los demás. Los empleados
incluso exageran el nombre de sus puestos para hacerlo parecer más importante.
Directrices para las entrevistas
Para obtener la mejor información posible:
Establezca una buena relación con el entrevistado. Indague su nombre, utilice un
lenguaje sencillo, exponga brevemente la finalidad de la entrevista.
Utilice una guía o un cuestionario estructurados, que incluyan preguntas y cuenten
con un espacio para las respuestas.
Asegúrese de no pasar por alto actividades fundamentales que no realizan de forma
regular. Pídale al trabajador una lista de sus responsabilidades en orden de importancia
y según la frecuencia en que las realiza.
Cuando termina la entrevista, revise la información con el supervisor inmediato del
trabajador y con el entrevistado.
2. Cuestionario
Otra forma popular de obtener información para el análisis de puestos consiste en pedir
a los empleados que respondan cuestionarios que describen las responsabilidades con su
puesto.
Algunos cuestionarios son muy estructurados, por lo que el empleado recibe un
inventario de, tal vez, cientos de responsabilidades o tareas específicas; además de que
se le solicita que indique si realiza cada tarea y el tiempo que de manera normal le toma
llevarlo a cabo, en el otro extremo, los cuestionarios pueden ser abiertos, donde se le
pide al trabajador que simplemente “describa las principales responsabilidades de su
puesto”.
En la práctica, el mejor cuestionario suele ser aquel que está entre ambos extremos. Un
cuestionario típico de análisis de puestos incluiría varias preguntas abiertas, así como
preguntas estructuradas.
Todos los cuestionarios tienen ventajas y desventajas. Un cuestionario es una forma
rápida y eficiente para obtener información de un gran número de trabajadores, no
obstante, elaborar y probar un cuestionario suele consumir mucho tiempo. Asimismo,
como sucede con las entrevistas, los empleados podrían distorsionar sus respuestas
3. Observación
La observación directa es especialmente útil cuando los puestos consisten sobre todo en
actividades físicas observables. Sin embargo, la observación no es adecuada cuando el
puesto conlleva una gran cantidad de actividad intelectual; tampoco es útil si el
empleado participa solo de manera ocasional en actividades importantes, como la
enfermera que maneja urgencias. Además, la reactividad psicológica, es decir, los
cambios en la conducta habitual del trabajador debido a que se siente observado
también suelen representar un problema.
A menudo, los gerentes utilizan la observación directa y la entrevista en conjunto. Un
método consiste en observar al trabajador en el puesto durante un ciclo laboral completo
(el ciclo es el tiempo que se requiere para completar la tarea); podría ser de un minuto
para un operario de una línea de montaje, o bien, de una hora, un día o más para
actividades complejas. Aquí se toma nota de todas las tareas del puesto y, luego, se
solicita a la persona que aclare los puntos que aún no están claros, así como alguna otra
actividad que desempeña y que no se haya observado.
4. Diarios y bitácoras de los participantes
Otra técnica consiste en pedir a los trabajadores que lleven un diario o una bitácora. El
empleado registra cada una de las actividades que realiza. Algunas empresas
proporcionan a los trabajadores dictáfonos de bolsillos o localizadores. Luego, en
momentos aleatorios durante el día, les envían un mensaje y los trabajadores dictan lo
que están haciendo en ese momento.
