ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
La Organización de Documentos y Archivos es un servicio cuyo objetivo principal
es crear herramientas para controlar y monitorear el almacenamiento, el tráfico
de documentos en las empresas, mediante la implementación de técnicas y
metodologías de organización y gestión de archivos.
COMO SE ORGANIZAN LOS ARCHIVOS DE UNA OFICINA O EMPRESA
Para una buena organización de los archivos de una oficina o empresa, hay que
diferenciar entre los documentos de archivo propiamente dichos y los documentos
de apoyo informativo, puesto que los documentos de archivo serán conservados,
mientras que los documentos de apoyo habrán de ser eliminados una vez que
haya finalizado su función informativa.
Los documentos de archivo: son conjuntos orgánicos de documentos que
responden a la dinámica de la oficina o empresa que los produce, son
fuentes primarias de información ejemplo: documentos únicos, que
testimonian la actividad de la empresa, los cuales, una vez transcurridos los
plazos establecidos de validez administrativa, legal, fiscal e informativa,
deberán ser transferidos al Archivo Central.
Los documentos de apoyo informativo: son los que sirven de ayuda a la
gestión administrativa, tales como: revistas, circulares, memorándum,
oficios conocimientos, publicaciones, informes, etc. Estos documentos No
serán transferidos al Archivo Central y se destruirán en la propia oficina.
CLASIFICACION DE ARCHIVOS
«Clasificar consiste en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo
mediante agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, de
acuerdo con los principios de procedencia y orden original».
TIPOS DE CLASIFICACION
Clasificación funcional: Se tienen en cuenta las funciones de la entidad
que genera los documentos. Los documentos se agrupan según la función
del que son reflejo o bien según las actividades de las que son resultado.
Clasificación orgánica: La entidad necesita de una estructura organizativa
que le permita su funcionamiento. Los documentos se agrupan siguiendo
las distintas estructuras administrativas de la institución de la que emanan.
Clasificación por materias: Este elemento no deriva directamente de la
entidad sino de la percepción que se tenga de la misma o de sus
actividades. Los documentos se agrupan tras analizar el contenido de los
mismos, para después establecer grupos según los asuntos de los que
traten.
Independientemente del sistema de clasificación elegido en los Archivos, los
documentos se clasifican:
por fondos, conjunto documental producido por una institución o entidad.
por series, dentro de los fondos. Cada serie agrupa documentos del mismo
tipo, reflejo de cada una de las actividades repetitivas que desarrolla la
entidad.
por expedientes, dentro de las series. El expediente lo integra el conjunto
de documentos referidos al procedimiento de un mismo asunto.
por documentos sueltos.
ORDENACION
«La organización de un fondo no termina en la clasificación, sino que se
complementa con la disposición de los distintos elementos. Es una tarea
consistente en relacionar unos elementos con otros de acuerdo con un criterio
establecido de antemano, bien sea la fecha, las letras del alfabeto, los números…
La ordenación se aplica sobre diversos elementos o en diferentes niveles: los
documentos, los expedientes, las series, etc.»
Las secciones y las series dentro de las secciones, se ordenan teniendo en cuenta
su jerarquía, siguiendo un orden cronológico, por un orden lógico o por otros
criterios.
Los expedientes, dentro de las series, y los documentos, dentro de los
expedientes, se ordenan siguiendo la lógica de su tramitación.
METODOS DE ORDENACION
Ordenación Cronológica: El criterio de ordenación lo determina la fecha
de los documentos (año, mes y día), de mayor a menor, del más antiguo al
más reciente. Dentro de cada año por meses y dentro de éstos por días.
Ordenación alfabética: Los documentos se ordenan siguiendo las letras
del alfabeto. Este método se aplica a documentos referidos a personas,
entidades y lugares.
Ordenación numérica: Los documentos se ordenan siguiendo el número
de registro correlativo que se le da en la oficina productora para
controlarlos.
Ordenación por conceptos: los documentos se ordenan siguiendo un
índice previamente confeccionado. Este sistema es válido por ejemplo para
la correspondencia donde se ordenan los documentos por conceptos y
dentro de estos, por orden cronológico.
INSTALACIÓN
La instalación de los documentos en el depósito es la última tarea en la
organización del fondo documental. Consiste en la ubicación física de los
documentos en las estanterías, mediante unidades de instalación (cajas, legajos y
libros) que se pueden ordenar por secciones, series, subsereis o numeración
correlativa.
Antes de introducir un expediente en su correspondiente caja, se identifica con
una signatura que haga referencia a la unidad de instalación que lo contiene y a su
orden dentro de la misma. De esta forma se conocerá de manera inequívoca, la
ubicación física del expediente dentro del depósito.
