Mensualmente o quincenalmente según sea el periodo de pago

acorado,  la empresa debe proceder a liquidar su respectiva

nómina para determinar los diferentes conceptos que adeuda al
trabajador y que debe descontarle o deducirle.
A continuación se expone un ejemplo sencillo  de la liquidación  de
una nómina. Para hacer el ejercicio más ágil y comprensible, el
ejemplo se trabajara con un solo empleado, el cual tenga derecho
al Auxilio de transporte, a horas extras y acomisiones.
Supuesto: 
Salario básico. 700.000
Comisiones. 100.000
Horas extras. 50.000
Auxilio de transporte. 63.600 (2011)
Total devengado 913.600
Liquidación. 
Deducciones de nómina. (Conceptos a cargo del empleado)
Salud (4%). 850.000*0.04 = 34.000
Pensión (4%). 850.000*0.04= 34.000
Nota. Para efectos de la seguridad social no se tiene en cuenta el
Auxilio de transporte.
Seguridad social a cargo del empleador. 
Salud (8.5%). 850.000*0.085 = 72.250
Pensión (12%). 850.000*0.12= 102.000
A.R.P. (Según la tabla). 850.000*.00522 = 4.437
Prestaciones sociales. 
Prima de servicios. 913.600*0.0833 = 75.829
Cesantías. 913.600*0.0833 = 75.829
Intereses sobre las cesantías. 75.037*0.12 = 9.099
Vacaciones. 700.000*.0417 = 29.190
Nota:
 1. El artículo 192 del C.S.T contempla que para el cálculo de las
vacaciones no se tiene en cuenta el valor de las horas extras.
2. Para el cálculo de las Prestaciones sociales dentro de la base se
debe incluir el Auxilio de transporte, excepto para las vacaciones.
Solo se debe tomar el salario básico, puesto que en vacaciones no
tendrá ni horas extras, comisiones ni trabajo suplementario.

3. Según la sentencia de septiembre 16 de 1958, de la Corte

suprema de justicia, la base para el cálculo de la prima de
servicios debe ser el salario promedio, lo que significa que se
deben incluir tanto las comisiones como el trabajo suplementario y
las horas extras.

4. Para el cálculo de las cesantías se debe tomar el salario promedio,

lo que supone la inclusión de las comisiones, horas extras y
trabajo suplementario.

5. Para el cálculo de las vacaciones, por costumbre se provisional el

4.17% lo que corresponde exactamente a 15 días de salario, pero
se debe tener en cuenta que a la hora de pagar la vacaciones se
debe pagar aproximadamente 18 días de salario, toda vez que la
norma habla de 15 días hábiles de descanso, lo que por lo general
significan 18 días calendario. Recordemos que los domingos
yfestivos no son días hábiles. El sábado es día hábil solo si en la
empresa se labora ese día, de lo contrario tampoco es día hábil.

Aportes parafiscales. 
Cajas de compensación familiar (4%). 850.000*0.04 = 34.000.
I.C.B.F. (3%). 850.000*0.03 = 25.500.
Sena. (2%). 850.000*0.02 = 17.000.
Nota. Para el cálculo de los Aportes parafiscales se toma el valor
total de la nómina mensual de la empresa excluyendo el Auxilio de
transporte que no es factor salarial, y siempre considerando que la
esté obligada a liquidar ICBF y Sena,  pues no se debe perder
devisa que estos conceptos, en  algunos casos desaparecieron
para dar lugar al llamado CREE.
Neto a pagar al empleado. 
Total devengado 913.600 (-)
Salud 34.000
Pensión 34.000
Neto pagado 845.600
Descargue plantilla en Excel para hacer la nómina y consulte cómo
se liquida la nómina una vez liquidada.

Una vez liquidada la nómina, se debe contabilizar cada uno de los

conceptos determinados. En este ejemplo, se supone que el
empleado pertenece a la parte administrativa, por lo que se
utilizara la cuenta 51.
Para la contabilización de la nómina, utilizaremos los valores
determinados en la liquidación de la nómina que suponemos arroja
los datos abajo consignados.
En el proceso de contabilización se utilizaran los siguientes grupos
de cuentas.
1105 (Bancos).
2370 (Retenciones y aportes de nómina).
2610 (Provisiones para obligaciones laborales).
5105 (Gastos de personal).
Contabilización.
Código Nombre de la cuenta Debito Crédito
250505 Salarios por pagar 846,662
237005 Aportes E.P.S 106,250
237006 A.R.P 4,437
237010 Aportes parafiscales 76,500
238030 Fondos de pensión 131,751
261005 Cesantías 75,037
261010 Intereses sobre las cesantías 9,004
261015 Vacaciones 29,190
261020 Prima de servicios 75,037
510506 Sueldos 700,000
510515 Horas extras 50,000
510518 Comisiones 100,000
510520 Auxilio de transporte 63,600
510530 Cesantías 75,037
510533 Intereses sobre las cesantías 9,004
510536 Prima de servicios 75,037
510539 Vacaciones 29,190
510568 A.R.P 4,437
510569 Aportes E.P.S 72,250
510570 Aportes fondo pensiones 98,813
Aportes cajas de
510572 34,000
compensación
510575 I.C.B.F 25,500
510578 Sena 17,000
Sumas iguales 1,341,068 1,341,068

Comentarios.
En el caso que haya lugar a practicarle retención por salarios a un
empleado, el valor de la retención se deduce del total devengado y
se contabiliza con un crédito a la cuenta 236505.
Igual se deduce del total devengado los embargos judiciales,
libranzas, aportes a Cooperativas y fondos y demás descuentos
que deba hacer la empresa al empleado. Estos conceptos se
contabilizan en la respectiva subcuenta de la cuenta 2370.
No hay que olvida, que la empresa solo puede retener o deducir
del sueldo del empleado aquellos conceptos o valores autorizados
expresamente por el mismo empleado u ordenados por una
autoridad judicial.
La parte que le corresponde al empleado por concepto de salud y
pensión se considera como una retención de nómina (deducciones
de nómina), y como se puede ver se contabiliza en la cuenta 2370
y 2380, junto con la parte que le corresponde pagar al empleador.
Al gasto solo se lleva la parte de la pensión y de salud que le
corresponde al empleador, puesto que el valor restante, es el
trabajador quien lo aporta y se le carga como deducción de
nómina.
Las prestaciones sociales se contabilizan en la cuenta 2610, que
corresponde a una provisión. Se considera provisión porque es una
estimación de lo que se pagara por ello. Una vez se haya
determinado el valor exacto que se debe pagar por Prestaciones
sociales se lleva a la cuenta 25.
Es importante aclarar que no se debe olvidar a final de año
cancelar las respectivas provisiones y llevarlas a la cuenta 25
como pasivos reales y efectivos, toda vez que los pasivos
estimados no proceden fiscalmente, y esto supondría un aumento
del patrimonio fiscal que es la base para el calculo de larenta
presuntiva y el Impuesto al patrimonio.
La nómina por pagar se ha causado inicialmente en la cuenta
2505, y luego  al momento de pagarla, se debe debitar esta
cuenta y acreditar la cuenta de caja o bancos, según sea el caso.

Valores vigentes para el 2015

Salario mínimo $644.350
Auxilio de transporte $74.000
Salario mínimo integral $8.376.550 ($6.443.500 salario y
$1.933.050 factor prestacional)
Aportes  parafiscales:
Sena 2%
ICBF 3%
Cajas de Compensación Familiar 4%
Cargas Prestacionales
Cesantías 8.33%
Prima de servicios 8.33%
Vacaciones 4.17%
Intereses sobre las Cesantías 1% mensual
Seguridad social
Salud
 Empresa 8.5%.

 Empleado 4%

Pensión:
 Empresa 12%

 Empleado 4%

Horas extras y recargo nocturno

Hora trabajo nocturno: Hora ordinaria x 1.35
Hora extra diurna que se realiza entre las 6:00 a.m y las 10:00
p.m: Hora ordinaria x 1.25
Hora extra nocturna comprendido entre las 10:00 p.m. y las 6:00
a.m:Hora ordinaria x 1.75
Hora ordinaria dominical o festivo: Hora ordinaria x 1.75
Hora extra diurna en dominical o festiva: Hora ordinaria x 2.00
Hora extra nocturna en dominical o festivo: Hora ordinaria x 2.50
CONTRATO DE TRABAJO
Contrato de trabajo a término fijo
El contrato de trabajo a término fijo debe constar siempre por
escrito y su duración no puede ser superior a tres años, pero es
renovable indefinidamente.
1. Si antes de la fecha del vencimiento del término estipulado,
ninguna de las partes avisare por escrito a la otra su
determinación de no prorrogar el contrato, con una antelación no
inferior a treinta (30) días, éste se entenderá renovado por un
período igual al inicialmente pactado, y así sucesivamente.
2. No obstante, si el término fijo es inferior a un (1) año,
únicamente podrá prorrogarse sucesivamente el contrato hasta por
tres (3) períodos iguales o inferiores, al cabo de los cuales el
término de renovación no podrá ser inferior a un (1) año, y así
sucesivamente.
PARÁGRAFO. En los contratos a término fijo inferior a un año, los
trabajadores tendrán derecho al pago de vacaciones y prima de
servicios en proporción al tiempo laborado cualquiera que éste
sea. (ARTICULO 46 CST)
Contrato de trabajo a término indefinido
1o) El contrato de trabajo no estipulado a término fijo, o cuya
duración no esté determinada por la de la obra, o la naturaleza de
la labor contratada, o no se refiera a un trabajo ocasional o
transitorio, será contrato a término indefinido.
2o) El contrato a término indefinido tendrá vigencia mientras
subsistan las causas que le dieron origen, y la materia del trabajo.
Con todo, el trabajador podrá darlo por terminado mediante aviso
escrito con antelación no inferior a treinta (30) días, para que el
patrono lo reemplace. En caso de no dar aviso oportunamente o de
cumplirlo solo parcialmente, se aplicará lo dispuesto en el articulo
8o., numeral 7o., para todo el tiempo, o para el lapso dejado de
cumplir. (ARTICULO 47 CST)
JORNADA DE TRABAJO
Trabajo ordinario y nocturno
1. Trabajo ordinario es el que se realiza entre las seis horas (6:00
a.m.) y las veintidós horas (10:00 p.m.).
2. Trabajo nocturno es el comprendido entre las veintidós horas
(10:00 p.m.) y las seis horas (6:00 a.m.).ARTICULO 160 CST
SALARIO
Remuneración que recibe el trabajador por servicios prestados en
forma personal, en dinero o en especie.
El salario mínimo no es embargable pero puede ser embargado
hasta en un cincuenta por ciento (50%) en favor de cooperativas
legalmente autorizadas, o para cubrir pensiones alimenticias que
se deban de conformidad con los artículos 411 y concordantes del
Código Civil. El valor que exceda del salario mínimo será
embargable hasta en una quinta parte.
Pagos que constituyen salario (Que son factor salarial)
Constituye salario no sólo la remuneración ordinaria, fija o
variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en
especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera
la forma o denominación que se adopte, como primas,
sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo
suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de
descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones.
(ARTICULO 127 CST).
Pagos que no constituyen salario (Que no son factor
salarial)
No constituyen salario las sumas que ocasionalmente y por mera
liberalidad recibe el trabajador del empleador, como primas,
bonificaciones o gratificaciones ocasionales, participación de
utilidades, excedentes de las empresas de economía solidaria y lo
que recibe en dinero o en especie no para su beneficio, ni para
enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus
funciones, como gastos de representación, medios de transporte,
elementos de trabajo y otros semejantes. Tampoco las
prestaciones sociales de que tratan los títulos VIII y IX, ni los
beneficios o auxilios habituales u ocasionales acordados
convencional o contractualmente u otorgados en forma extralegal
por el {empleador}, cuando las partes hayan dispuesto
expresamente que no constituyen salario en dinero o en especie,
tales como la alimentación, habitación o vestuario, las primas
extralegales, de vacaciones, de servicios o de navidad. (ARTICULO
128 CST) Consulte: Importante recordar que los pagos no
constitutivos de salario no pueden superar el 40%.
Explicación
Salario: Sueldo básico + auxilio de transporte + horas extras + c
omisiones + viáticos.
*Sueldo Básico: Asignación básica mensual que se le da a la
persona.
*Auxilio de transporte: tienen derecho al auxilio de transporte
quienes devenguen un salario fijo, igual o inferior a 2 veces el
S.M.L.V; su objetivo es que le trabajador cobre parte del
desplazamiento entre el sitio de trabajo y su lugar de residencia.
Horas extras
*Horas extras: horas adicionales a la jornada de trabajo.
Jornada de trabajo:
Diurna: 6:00 a.m – 10:00 p.m
Nocturna: 10:00 p.m – 6:00 a.m
-Las horas extras diurnas se pagan con un 25%, adicional al valor
de la hora normal.
Ejemplo. Se tiene:
-Sueldo básico $480.000
-30 horas extras diurnas, calcular el valor de las horas extras.
Entonces:
480.000/240=2.000 que equivale al valor de una hora de trabajo.
Luego:
2.000*1.25=2500 que equivale al valor de la hora extra diurna.
Como en el mes hay 30 horas extras diurnas:
2.500*30=75.000 valor total de horas extras.
En resumen seria:
480.000*30*1.25/240=75.000
-Las horas extras nocturnas se pagan con un 75% adicional al
valor de la hora normal.
Tomando los datos anteriores pero con horas extras nocturnas
seria:
480.000*30*1.75/240=105.000 valor total horas extras
nocturnas.
Recargo nocturno: existe recargo nocturno cuando se labora en
horarios de
10:00 p.m a 6:00 a.m, y se calcula así:
Se tiene:
- sueldo básico: 480.000
- -El empleado labora diariamente de 10:00 p.m a 6:00 a.m
- En el mes hay 4 dominicales.
Dominicales y festivos: 
Se pagan con un 75% (1.75) adicional al valor de un día normal de
trabajo.
Deducciones.
Valores que se aplican con descuentos, pueden existir deducciones
por concepto de libranzas, embargos judiciales entre otras, pero
independiente de ello, deducciones obligatorias para el trabajador
como los aportes a la seguridad a la seguridad social y las
retenciones.
Aportes parafiscales: 
No son impuestos ni contribuciones, constituyen una obligación
para el empleador por el hecho de tener una vinculación laboral.
1. Cajas de Compensación Familiar
2. Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)
3. Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF)
Seguridad social: la ley 100/93 creo en Colombia el sistema de
Seguridad Social Integral (SSSI) constituido por tres regimenes:
a. Régimen Pensional
b. Régimen salud
c. Régimen Riesgos Profesionales.
Régimen Pensional: Ampara al trabajador contra contingencias
de vejez, invalidez y muerte.
El aporte es del 16% sobre el salario del trabajador repartido así:
Empleador: 12%
Trabajador: 4% sobre su salario.
Quienes tenga un ingreso mensual igual o superior a cuatro
salarios mínimos paga un 1.0% adicional al obligatorio para
pensiones.
Quienes devengue entre 16 y 17 salarios mínimos pagan un
1.20% adicional al obligatorio para pensiones.
Quienes devengue entre 17 y 18 salarios mínimos pagan un
1.40% adicional al obligatorio para pensiones.
Quienes devengue entre 18 y 19 salarios mínimos pagan un
1.60% adicional al obligatorio para pensiones.
Quienes devengue entre 19 y 20 salarios mínimos pagan un
1.80% adicional al obligatorio para pensiones.
Quienes devengue más de 20 salarios mínimos pagan un 2.0%
adicional al obligatorio para pensiones.
-Régimen de Salud: Protege al trabajador contra contingencias
de enfermedad o maternidad.
El aporte es del 12.5% sobre el salario del trabajador repartido
así:
Empleador: 8.5%
Trabajador: 4% sobre su salario.
-Régimen de Riesgos Profesionales: Protege al trabajador
contra accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, el
aporte depende del nivel de riesgo y lo paga todo el empleador.
Las empresas utilizan por lo general el 0,522%.
Aportes parafiscales
*Cajas de Compensación Familiar: Son entidades sin animo de
lucro encargadas de pagar el subsidio familiar y de brindar
recreación y bienestar social a los trabajadores y a quienes de el
dependa.
El aporte es del 4% del monto total de la nomina mensual (total
devengado), lo hace el empleador.
*Servicio nacional de Aprendizaje (SENA): Es una entidad
estatal encargada de la preparación e instrucción a los
trabajadores de aquellas empresas obligadas a contratar
aprendices para labores u oficios que requieran formación
profesional metódica.
El aporte al SENA es del 2% sobre el monto total de la nomina
mensual (total devengado), lo hace el empleador.
*Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF): Es un
establecimiento publico de orden nacional que se encarga de la
creación y el mantenimiento de centros para la atención integral al
pre-escolar menor de 7 años hijos de cualquier trabajador oficial o
particular, el ICBF se encarga principalmente de la atención a la
niñez desamparada.
El aporte es del 3% sobre el monto total de la nomina mensual
(total devengado).
Apropiaciones
En la liquidación de la nómina se tienen en cuenta los siguientes
conceptos.
*Cesantías: Valor reconocido al empleado por cada año de
servicio continuo prestado a la empresa o proporcional si se retira
antes del año.
Formula para liquidar cesantías:
Salario* numero de días trabajados /360.
El empleador consigna cada mes el 8,33% del total devengado.
*Vacaciones: Formula:
Salario * numero de días trabajados /720
El empleador consigna cada mes el 4,17% del total devengado.
*Intereses Sobre Cesantías: Todo empleador debe pagarle al
trabajador unos intereses anuales por las cesantías, y son del 12%
anual sobre el monto de las cesantías, se depositan al fondo hasta
el 15 de febrero.
Liquidación:
I = Cesantías * Días Trabajados * 12% /360
*Prima de servicios: Se pagan 15 días en junio-15 días en
diciembre, el aporte es del 8,33% sobre el total devengado.
Salario* numero de días trabajados /360.
Nota: El auxilio de transporte sólamente se incluye para el cálculo
de la prima de servicios y  el auxilio de cesantías; para los demás
conceptos no se tiene en cuenta, es decir que se resta.