HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS Y COLABORATIVAS
1. ¿qué son las herramientas ofimáticas?
Conjunto de técnicas, aplicaciones y programas informáticos que se utilizan en funciones
de oficina para optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos y tareas relacionados.
Esas herramientas (procesador de texto, hoja de cálculo, presentaciones, agenda…) suelen
presentarse en paquetes de programas conocidos como “suites de oficina u ofimática”.
Las suites de ofimática incluyen las siguientes herramientas:
- Procesador de textos (Ej. Word de Microsoft).
- Hoja de cálculos (Ej. Excel de Microsoft).
- Programa para presentaciones (Ej. PowerPoint de Microsoft).
- Gestor de datos (Ej. Access de Microsoft).
- Herramienta de diagramas (Ej. Visio de Microsoft).
2. ¿Qué ventajas o beneficios le pueden ofrecer las herramientas ofimáticas a una
empresa?
- Crear documentos de texto con imágenes, links, tablas e información adicional. Esto se
hace guardando los estándares de numeración de páginas, encabezados y pies de página, así
como bibliografía e índices a través de Microsoft Word.
- Desarrollar y diseñar presentaciones de diapositivas con vídeos, imágenes, sonidos,
animaciones y efectos de movimiento. De esta forma sé que aporta valor al proyecto que
debamos exponer ante una determinada audiencia con Microsoft Power Point.
- Presentar archivos modelo tipo facturas, presupuestos, evoluciones y representaciones
gráficas, cálculos estadísticos en diferentes hojas de cálculo gracias a Microsoft Excel.
- Obtener y trabajar sobre bases de datos relacionadas entre sí para organizar la información
en diferentes campos a través de un programa como Microsoft Access.
3. ¿Cuáles son las principales herramientas ofimáticas utilizadas en una empresa?
Softwares de programación
Bases de datos
Programas de presentación multimedia
Herramientas de para el procesamiento de textos
Programas de mensajería instantánea
Hojas de cálculo
Calculadoras
Programas de correo de voz
Herramientas de reconocimiento de voz
Impresoras
Agendas
Programas de correo electrónico y mailing
Equipos de Fax
Teléfonos
4. ¿En qué actividades laborales es frecuente el uso de las herramientas
ofimáticas?
5. ¿Qué paquetes ofimáticos libres y licenciados existen?
6. ¿Cuáles programas componen la suite de office de Microsoft?
Word ofrece la posibilidad de incluir gráficos, imágenes y formatos personalizados,
proporcionando a los usuarios las herramientas necesarias para crear casi cualquier
tipo de documento, como las páginas de un libro, volantes de un negocio,
currículos, entre otros.
Excel nos permite almacenar números y realizar cálculos básicos, aunque también
se pueden aplicar funciones matemáticas complejas y funciones estadísticas.
PowerPoint diseñado para crear presentaciones de diapositivas. Con este programa
se puede incluir vídeo, audio, gráficos, imágenes, texto y animación en cada
diapositiva, permitiendo a los usuarios una cantidad casi ilimitada de
personalización.
Outlook un programa de gestión de email, integra un programa de libreta de
direcciones y un complejo programa de calendario que permite a los usuarios
gestionar sus actividades en la oficina, fijar reuniones, enviar recordatorios
automáticamente y guardar correspondencia, todo a través de un único programa.
Microsoft Access ofrece métodos visuales con las que se puede organizar, buscar,
presentar y gestionar los datos, incluyendo la eliminación de redundancias y la
reorganización de tablas.
OneNote es un programa que ha sido diseñado para facilitar la toma de notas y la
recopilación de cualquier tipo de información, artículos, apuntes de clases, notas de
trabajo, lista de compras, dibujos, entre otros. Los usuarios también pueden crear
blocs compartidos, con lo cual varias personas podrán tener acceso a la información
y modificarla.
Microsoft Publisher está diseñado para crear material y documentos
impresos como sobres, dípticos, trípticos, catálogos, boletines, folletos, calendarios,
entre otros.
InfoPath: usada para desarrollar formularios de entrada de datos basados en XXL
Lync: permite a las personas conectarse y comunicarse con facilidad.
Visio: usada para crear o diseñar diagramas.
Project: se utiliza para diseñar y planificar proyectos.
Skype empresarial: permite agregar hasta 250 personas para realizar reuniones en
línea.
7. ¿Cuál es la funcionalidad de Word, Excel, Power point y Access?
Word – procesador de textos
Excel – La potente hoja de cálculo
PowerPoint – El programa para realizar presentaciones
Access – Para la creación de bases de datos
8. ¿Qué actividades ha realizado en las herramientas Word, Excel, Power point y
Access?
WORD: he creado documentos textuales con ilustraciones multicolores e imágenes de
fondo y tablas.
EXCEL: he creado tablas.
POWER POINT: he usados plantillas ilustrativas con textos, fotos, dibujos, animaciones,
gráficos con sus respectivas animaciones y efectos de sonido.
ACCESS: No lo he usado.
9. ¿Qué es Google drive?
Permite almacenar los archivos en la nube, compartirlos y tener acceso a los mismos
desde cualquier lugar.
Es un servicio que permite almacenar, transferir, modificar y acceder a archivos y
documentos, destinado a cualquier tipo de usuario, y posibilita el acceso desde la web o
el disco duro.
10. ¿Cuáles son las herramientas ofimáticas de Google Drive?
11. ¿Cómo se podrían emplear las herramientas colaborativas en una empresa?
Los resultados de trabajar con herramientas de colaboración corporativa son
significativos:
Aumento en la eficacia de las tareas realizadas.
Reducción de gastos logísticos de desplazamiento o gastos de teléfono.
Mejor interacción con clientes y proveedores.
Aumento de la coordinación entre equipos deslocalizados.
Aumento en la productividad.
Mejora de los procesos de trabajo.
Entre las funcionalidades que incluye:
Salas de chat. Se configuran de una manera muy intuitiva. Además, están
preparadas para funcionar en distintos tipos de dispositivos móviles o de escritorio. Los
integrantes de la sala pueden interactuar y compartir recursos de manera sencilla. Las salas
pueden ser públicas, privadas, o limitadas a un grupo específico. Además, es posible
vincular las salas a la información disponible en los contactos y el calendario.
Compartición de documentos. Spark permite compartir documentos entre usuarios
de forma segura y controlada.
Soporte para diversidad de dispositivos móviles. iPads, móviles de distintas plataformas,
equipos de escritorio, etc.
Video conferencias. Es muy fácil generar video llamadas con una persona o un
grupo. Esta funcionalidad se puede utilizar desde cualquier dispositivo móvil o de escritorio
y permite compartir la pantalla.
Seguridad. Las comunicaciones cumplen con altos estándares de seguridad.
Tendremos la confianza de que nuestros mensajes y archivos solo serán accedidos por
aquellos a quienes hayamos destinado tales recursos.
La comunicación unificada gracias a las herramientas de colaboración constituye un
activo para las organizaciones modernas. La mejora en las interacciones entre los
integrantes de un equipo aumenta la productividad y reducen los costes operativos. Por ello,
las empresas que hacen uso de esta tecnología aceleran su transformación y capacidad de
innovación.
