Matriz RACI : definiendo
roles y responsabilidades
Conocer los roles y responsabilidades de cada uno de
los integrantes de una organización es esencial para
ejecutar los procesos de trabajo con agilidad y
eficiencia además de evitar clientes
insatisfechos,oportunidades de negocio
perdidas,confusión y mal clima interno,perdidas de
tiempo,trabajadores insatisfechos e improductivos,...
La matriz RACI ayuda a solucionar todos estos
problemas y permite actuar con agilidad para corregir
posibles desviaciones.
# ¿Qué es una matriz RACI?
RACI proviene de las siglas en inglés:
• R "Responsible": es quien ejecuta una tarea. Su
función es “HACER”.
• A ”Accountable": es quien vela porque la tarea se
cumpla, aún sin tener que ejecutarla en persona. Su
función es “HACER HACER”.
• C "Consulted): indica que una persona o área debe
ser consultada respecto de la realización de una tarea.
• I "Informed): indica que una persona o área debe ser
informada respecto de la realización de una tarea.
Para aplicarla basta con seguir unas pocas acciones
muy simples:
1. Identificar las actividades de algún proceso (y
colocarlas como filas de la matriz).
2. Identificar / definir los principales roles funcionales
(y colocarlos como columnas de la matriz).
3. Asignar los códigos “RACI” a cada tarea (aquí la
cosa se potencia si se logra hacer en equipo).
4. Identificar ambigüedades o problemas
(solapamientos, vacíos, dudas, etc.) y trabajar para
solucionarlos.
5. Distribuir la matriz e incorporar el feedback.
6. Comunicarla de modo efectivo a todos los
involucrados en el proceso.
7. Una matriz está viva y hay que segurar que se haga
una actualización periódica.
8. Un mismo rol puede ser compartido por más de una
persona o viceversa, sobre todo en organizaciones
pequeñas.
# Reglas de uso:
• Para cada actividad o tarea debe haber “una y sólo
una” letra “A”, ya que el responsable final de la misma
tiene que ser un único rol.
• Todo rol con una “A” debe poseer la autoridad
suficiente para desempeñarlo.
• Intentar que las letras “R” estén referidas a tareas
concretas y específicas, para que no resulten
ambiguas.
• No pretender “linkear” automáticamente procesos
con departamentos. Las tareas del proceso bajo
análisis seguramente involucren roles de más de un
departamento.
• Hacer caso a la matriz. ¡Si un rol no tiene una “I” no
copiarlo en los mails! Y viceversa, si un rol tiene una
“I” en una tarea determinada, ¡no omitir copiarlo!
• No tomar decisiones antes de obtener la respuesta
del rol con “C”. Si se consultó, ¡esperar el aporte! En
cambio, no hay que detener la marcha ante una “I”, en
tal caso con avisar ya es suficiente.
# Desde un análisis vertical, a nivel roles, es posible obtener
determinadas interpretaciones:
• Excesivas “R” a cargo de un mismo rol (¿podría estar
existiendo un cuello de botella allí?).
• Inexistencia de espacios vacíos (¿es necesario que
ese rol esté implicado en tantas tareas?).
• Excesivas “A” para un mismo rol (¿podría pensarse
en una mayor delegación de responsabilidades?).
• Inexistencia de “R” o “A” en un rol de línea (¿es un rol
realmente necesario en este proceso?).
• Existencia de “R” en tareas que deben ser
independientes entre sí (¿hay una debida segregación
de funciones, que asegure un adecuado control por
oposición de intereses?).
# Desde un análisis horizontal, a nivel de tareas, también se
pueden obtener datos:
• Excesivas “R” en una misma tarea (¿habrá que
subdividirla en sub-tareas más específicas?).
• Inexistencia de “R” (¿será necesario tal vez definir un
nuevo rol actualmente inexistente?).
• Demasiadas “C” (¿es realmente necesario incurrir en
tantas consultas?).
• Excesivas “I” (¿no estaremos siendo burocráticos al
informar rutinariamente a tantas personas?).
• Inexistencia de “A”, implica que nadie garantiza el
cumplimiento.
• Inexistencias de “C” o “I” (¿deficiencias en las
comunicaciones?).
La Matriz RACI facilita la Gestión del Conocimiento en
las organizaciones permitiendo que se sepa en todo
momento que rol cumple cada uno en las mismas y
provocando un aumento significativo de la
productividad de todos y cada uno de sus miembros.
