CÁLCULO DE MATERIALES,
EQUIPOS HERRAMIENTAS Y PERSONAS PROYECCIÓN DE VENTAS Y
CÁLCULO DE INVERSIÓN
Calcular la cantidad de materia prima requerida nos permite garantizar la elaboración de
los productos en el tiempo fijado, con las condiciones y especificaciones técnicas
requeridas.
Además, permite adquirir los insumos necesarios para iniciar un proceso de producción,
reduciéndose el riego de compras excesivas o de desconocimiento de las cantidades
necesarias para la elaboración de un determinado producto.
Para calcular la necesidad de materia prima para un pedido determinado, lo primero que
debemos hacer es calcular cuánto requerimos para elaborar una unidad (un producto).
Para calcular la necesidad bruta aplicamos la siguiente fórmula:
Necesidad de Material= Material necesario para una
unidad x Nº de unidades producidas
Por ejemplo para elaborar 120 «Hamburguesas KIKE» que se espera vender en un día,
se requiere
Materia prima Cantidad Unidades a Necesidad de
insumos Unidad Producir Materiales
Papas 0.1 Kg. (100 gramos) 6 Kg.
Carne Molida 0.05 Kg. (50 gramos) 12 Kg.
Panes 1 unidad 120 Unidades
Aceite (*) 0.25 Lt. (250 ml.) 2.5 Lt.
Ensalada 0.005Kg. (5 gramos) 120 0.6 Kg.
Sal 0.005Kg. (5 gramos) 0.6 Kg.
Cremas 0.015 Kg. (15 gramos) 1.8 Kg.
Bolsas 1 unidad 120 Unidades
Servilleta 4 unidades 480 Unidades
(*) El aceite se usa por cada lote de producción, es decir, si el primer lote de
producción es de 12 hamburguesas, entonces, se usa aceite para freír papas
para las 12 hamburguesas, no para cada hamburguesa, lo mismo sucede para
freír las 12 porciones de carne, por lo tanto son 10 lotes de producción de 12
hamburguesas cada una, con lo que se obtiene las 120 hamburguesas;
mientras que el uso de aceite es de 0.25 Lt. Para cada lote de producción.
(0.25 x 10 = 2.5 Lt.).
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Determinación de Herramientas, Máquinas y Equipos
Al igual que hemos calculado la materia prima e insumos que requerimos
comprar, debemos determinar las máquinas, equipos y herramientas con las
que debemos contar para elaborar el producto o brindar el servicio que hemos
definido como nuestra oportunidad de negocio.
Este cálculo se debe hacer en función del diagrama de operaciones en proceso
que has diseñado y la cantidad de producción regular de la empresa, tomando
en cuenta los siguientes criterios
: Para las máquinas:
- Definir aquellas operaciones que se harán manualmente y aquellas en
las que se usarán máquinas, esto depende del nivel de tecnificación de
la empresa.
- Definir las operaciones que se harán directamente y aquellas para las
que se contratará servicios de terceros.
- Definir la cantidad de máquinas que se requerirá en función de la
producción regular de la empresa.
- Evaluar la capacidad operativa de las máquinas, ¿Cuánto pueden
producir?, para ello tomamos en cuenta Las especificaciones técnicas
de la máquina, así como los años de vida útil de la misma.
Para equipos y herramientas:
Por cada una de las actividades del proceso productivo definimos los equipos y
herramientas auxiliares con las que debemos contar para una producción o
servicio eficiente (rápido de calidad).
El número de personal involucrado en cada una de las actividades, cada
persona debe, contar con su propio instrumental para no demorar la producción
o el servicio.
- Contar con reserva ante una emergencia.
Organización de las Personas en el Proceso Productivo
La organización del personal se realiza en función del diagrama de flujo de
operaciones de proceso y de la producción regular de la empresa.
Generalmente, en un micro o pequeña empresa un mismo operario realiza
varias actividades, pero, éstas deben funcionar de forma independiente para
trabajar ordenadamente y con eficiencia.
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La organización de las personas implica:
- Asignar el trabajo que cada una debe hacer en función a un programa
de producción.
- Establecer la cuota diaria de producción según los plazos establecidos
con el cliente
Para definir la cantidad de personal y asignar las tareas se debe tomar en
cuenta lo siguiente:
1. El grado de división del trabajo dentro de la empresa. Cuánto más
grande es la empresa, mayor es la división del trabajo y mayor el
número de personal.
2. Tipo de producto, diseño, tipo de tela, grado de dificultad, tiempo de
proceso. Por ejemplo: Una falda plisada requiere de mayor
especialización pues su grado de dificultad es mayor a las faldas rectas
y contará con personal especializado en esta actividad.
3. El modelo de organización del proceso de producción; a mayor
especialización mayor requerimiento de personal.
4. Tipo de producción. Bajo pedido (produce en función del pedido de un
cliente) o bajo programa (produce productos propios que pone en el
mercado).
Tomando en cuenta estas consideraciones defina la cantidad de personal
necesario para el funcionamiento de su empresa, esta información le será de
utilidad para elaborar su plan de inversión.
Una empresa debe contar con personal suficiente para su producción regular y
cuando tiene un pedido que sobrepasa la capacidad de su personal puede
contratar trabajadores eventuales a destajo y, de ese modo, cumplir con los
plazos establecidos con el cliente.
Así mismo, es conveniente precisar el régimen laboral y por ende los beneficios
sociales a que tienen derecho los trabajadores de la empresa, siendo la
premisa fijar niveles remunerativos que permitan contratar personal capacitado
y a la vez que permitan tener un gasto de personal razonable acorde con el
tamaño de la empresa.
Proyección de Ventas y Cálculo de Inversión
Una vez que has realizado el estudio de mercado, el estudio técnico de la
producción, y los aspectos legales, ya cuentas con la información necesaria
para empezar a realizar el análisis económico, que no es otra cosa que
conocer si el negocio es realmente rentable o no, Cuando quieres saber cuánto
vale elaborar tu producto o servicio, debes averiguar cuánto has gastado en los
materiales, la mano de obra, y demás recursos empleados en su fabricación o
elaboración.
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El costo no es sólo lo que se gasta en materiales y operarios. Implica otras
cosas más, tales como gastos en agua, luz, local, maquinarias, etc.
COSTO ES EL VALOR EN DINERO DE TODOS LOS RECURSOS NECESARIOS PARA
LA ELABORACIÓN DE UN PRODUCTO O SERVICIO DETERMINADO
Todo negocio, consiste básicamente en satisfacer necesidades y deseos del cliente vendiéndole un
producto o servicio por más dinero de lo que cuesta fabricarlo.
Por lo tanto, para saber si tu negocio deja ganancias o pérdidas, es necesario
planificar las unidades que debes vender, calcular los costos, determinar el
precio de venta y construir el flujo de caja, para lo cual debes seguir seis pasos:
1. Proyección de Ventas en Unidades
2. Cálculo de la Inversión
3. Cálculo del Costo Total Unitario
4. Determinación del Precio de Venta
5. Proyección de Ventas en Nuevos Soles
6. Construcción del Flujo de Caja
7. Margen de contribución y punto de equilibrio
Proyección de Ventas en Unidades
La proyección de ventas en unidades te permite planificar el número de
unidades que puedes colocar en el mercado en un determinado período de
tiempo.
Se obtiene del análisis de mercado realizado (Capítulo VII), donde ya se hizo
una segmentación de mercado que te acerca al número de personas que
puedes atender, conocer su frecuencia de consumo además de saber en qué
periodos vendes más o menos. Por lo tanto estás en condiciones de realizar
una planificación de unidades de producto que podrías vender en un
determinado período de tiempo.
Es muy importante que planifiques el número de unidades a vender, ya que con
ello:
- Establecerás una meta a alcanzar del volumen de ventas y determinarás
cuáles son los periodos de mayor venta.
- Te permitirá justificar la inversión en activo fijo porque, si esperas
volúmenes de ventas muy pequeños, probablemente lo más indicado
sería mandar a hacer (tomar servicios de terceros) determinados
procesos productivos y así evitar la compra de alguna maquinaria o
equipo que después no uses. Pero si tus ventas esperadas son altas, de
repente lo más adecuado sería comprar las maquinarias necesarias para
atender ese volumen de ventas.
Esa decisión depende del empresario, pero la proyección de unidades a
producir sería un buen punto de apoyo para tal decisión.
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Para centrarnos en el tema vamos a plantear un ejemplo.
Juana Guerreros Batalla es una ingeniera química que está dispuesta a
incursionar en el mercado con un nuevo producto, se trata de la "MERMELADA
DE ROCOTO", Juana ya ha realizado su análisis de mercado y si bien es
cierto, el resultado del mismo es que nadie ha consumido en Lima el rocoto en
mermelada, la población encuestada estaría dispuesta a probar un producto de
este tipo, lo que significa que si el producto es del agrado de los consumidores,
probablemente exista un buen mercado para este producto, ya que, el 90% de
los encuestados del distrito de Jesús María consumen rocoto.
Juana realiza la siguiente proyección de ventas en unidades, pensando vender
su producto en el Distrito de Jesús María (mercados y bodegas).
MERMELADA DE ROCOTO: PROYECCION DE VENTAS EN UNIDADES
N Producto Mes Mes Mes Mes Mes Mes Mes Mes Mes Mes Mes Mes total
º 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 Mermela
da de
Rocoto 100 150 300 350 400 450 500 500 650 800 900 100 6100
por 250 0
gramos
Del cuadro se puede observar que Juana está pensando vender en un año
6100 unidades de mermelada de rocoto de 250 gramos cada una, en el distrito
de Jesús María. Inicialmente colocará 100 unidades, luego 150 y así
sucesivamente, este incremento dependerá básicamente de lo bien que aplique
las estrategias de mercado (producto, precio, plaza, promoción).
Cálculo de la Inversión
Para calcular la inversión, primero debes tener en cuenta los siguientes
conceptos:
1. Inversiones.- Son asignaciones de dinero destinadas a la adquisición de
máquinas, equipos, vehículos, infraestructura, mobiliario y otros, que se
orientan al mejoramiento de las condiciones de producción y ventas en la
empresa o a financiar las condiciones para mejorar la calidad de los servicios
prestados
2. Costos.- Están constituidos por todos los recursos necesarios para la
elaboración de un producto o servicio determinado, son parte del capital de
trabajo. En este caso son asociables física y directamente al producto o
servicio que la empresa elabora o presta en el mercado.
Para una mayor claridad de los términos presentamos una lista de lo que
implica cada uno :
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INVERSIÓN COSTOS
- Compra del local de la - Alquiler de local de producción
empresa - Servicios (Luz, agua, teléfono para uso del
- Maquinaria de negocio)
producción - Transporte para compras, ventas, entregas de
- Equipos y productos, trámites
herramientas - Sueldos del personal de planta (Jefe de planta,
- Muebles y enseres capataz, operarios, etc.)
- Vehículos (para - Combustibles y Lubricantes
transporte de - Repuestos· Ropa de Trabajo
materiales, productos, - Beneficios sociales
etc - Insumos
- Pago de intereses por créditos para inversiones
o capital de trabajo
- Sueldo de los empleados de oficina
- Tributos
- Gastos de viaje
- Impuestos
- Honorarios de consultores(as)
También se pueden diferenciar los siguientes tipos de COSTOS:
4. Costos Fijos.- Son aquellos que intervienen en la elaboración del producto o
servicio y que no varían si aumenta o disminuye el volumen de producción. Los
costos fijos se tienen que asumir así no vendamos nuestros productos. La
depreciación de máquinas y equipos, el sueldo del personal administrativo, los
alquileres, los servicios de luz y agua, los intereses por préstamos son costos
fijos.
5. Costos Variables.- Son aquellos que aumentan o disminuyen dependiendo
de cuál es el volumen de producción, todos los elementos del costo variable se
van con el cliente cuando este compra el producto o servicio. La materia prima,
los insumos, el pago de mano de obra por jornales o al destajo, la comisión por
ventas, el alquiler de máquinas son costos variables.
Estos requerimientos se agrupan en cuatro rubros:
Activo fijo.- Está constituido por aquellos recursos que la empresa requiere
para producir, vender y realizar todas sus operaciones y que no se van con el
producto final. Comprende:
- Terreno
- Infraestructura (instalaciones eléctrica, sanitarias, construcciones)
- Maquinarias
- Equipos
- Herramientas
- Muebles y enseres
Gastos pre-operativos.- Está constituido por los recursos que la empresa
necesita para entrar en operaciones.
Comprende:
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- Licencia de funcionamiento
- Carné sanitario
- Licencia de avisos (paneles, letreros, etc)
- Elaboración de manuales de operación y producción
- Estatutos
- Elaboración de planos
- Gastos de constitución legal
- Capacitación del personal
- Capacitación del empresario
Capital de trabajo.- Es el capital que se destina al cumplimiento de las
obligaciones de corto plazo para atender las operaciones de producción.
Comprende:
- Materia prima e insumos.
- Mano de obra
Costos Indirectos.- Está constituido por los recursos que la empresa necesita
para atender operaciones de corto plazo distintas a las de producción, es decir,
administración y ventas.
- Gastos administrativos
- Gastos de ventas
Siguiendo con el negocio mermelada de rocoto, Juana Guerreros realiza el
siguiente plan de inversión:
PLAN DE INVERSIÓN: MERMELADA DE ROCOTO
RUBRO VALOR UNIDADES COSTO TOTAL
UNITARIO Variable
Activo Fijo (S/.) REQUERIDAS Fjo (S/.) (S/:)
Infraestructura 1
Construcción de local 1000.00 1 1000.00
Instalación eléctrica 200.00 1 200.00
Instalación de agua y desagüe 150.00 1 150.00
Maquinaria y equipos
Balanza 45.00 1 45.00
Termómetro 38.00 1 38.00
Cocina semi industrial 250.00 1 250.00
Herramientas
Cuchillos 8.00 2 16.00
Jarra de 2 litros 3.50 2 7.00
Coladores 2.50 3 7.50
Cucharones de madera 7.50 2 15.00
Ollas medianas 42.37 4 169.48
Tazones 12.50 1 12.50
Cucharas 1.27 3 3.81
Tablas para picar 10.59 3 31.77
Peladores 2.97 3 8.91
Muebles y enseres
Mesa de trabajo 70.00 1 70.00
Sillas 20.00 6 120.00
Estantes 250.00 2 500.00
Escritorios 200.00 2 400.00
TOTAL ACITIVOS FIJOS 3044.97
2. GASTOS PRE OPRATIVOS
Licencia de funcionamiento 320.00 1 320.00
Carné sanitario 15.00 1 15.00
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Estatutos 320.00 1 320.00
Gastos de constitución legal 800.00 1 800.00
Licencia de avisos 100.00 1 100.00
Capacitación de empresario 200.00 1 200.00
TOTAL GASTOS DE PRE OPERATIVOS
3. CAPITAL DE TRABAJO
Materia prima e insumos 1,755.00
Rocoto 3.50 30 kg. 105.00
Especias 12.00 ½ kg. 6.00
Azúcar blanca 2.30 20 kg. 46.00
Frascos 0.50 100 unidades 50.00
Mano de obra
Cocineros 250.00 2
TOTAL CAPITAL DE TRABAJO 500.00
4. COSTOS INDIRECTOS 707.00
Gastos administrativos
Sueldo de personal 250 1 250.00
Gas 100.00 1 balón 100.00
Luz, agua 50.00 1 50.00
Teléfono 60.00 1 60.00
Transporte 50.00 1 50.00
Útiles de oficina 5.00 1 5.00
Mantenimiento del local 10.00 1 10.00
Gastos de ventas
Vendedor 250.00 1 250.00
Publicidad (volantes) 15.00 Un ciento 15.00
Promoción (llaveros) 1.00 50 unidades 50.00
TOTAL COSTOS INDIRECTOS 840.00
TOTAL 5639.97 707.00
Calculo del Costo Total Unitario - CTU.
El costo unitario es el costo de cada unidad del producto elaborado o de cada
servicio brindado.
El procedimiento a seguir es sencillo porque utilizarás los datos del plan de
inversión.
Primer Paso: Determina el número de unidades a producir en un periodo de
tiempo, que puede estar determinado en días, semanas, meses, bimestres,
trimestres, semestres, años, etc. es recomendable usar las mismas unidades
de tiempo que has usado al momento de construir la proyección de ventas en
unidades, a fin de eviitar las conversiones de unidades temporales.
Por ejemplo: 30 faldas semanales.
1000 docenas de libros mensuales
100 casas anuales, etc.
Segundo Paso: Determina el tiempo de vida del proyecto, esto puede
depender de varios factores como por ejemplo al tiempo de vida útil de las
máquinas y equipos (cuánto duran los equipos antes de tener que renovar los o
repararlos), a la duración de las licencias de funcionamiento, a la duración del
alquiler, si por ejemplo si tu empresa es de una cafetería dentro de un colegio,
el tiempo de vida útil podría ser el tiempo del contrato de concesión.
Por ejemplo: 1 año
2 años
10 años, etc.
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Tercer Paso: Determina el número de unidades a producir en el tiempo que
has asignado de duración de tu proyecto:
Usamos la fórmula:
Unidades producidas en una semana x número de periodos al año x años de
vida del proyecto.
Por ejemplo: 30 faldas semanales x 52 semanas x 1 año = 312 faldas
1000 docenas de libros al mes x 12 meses x 2 años = 24000 libros
10 casas anuales x 10 años = 100 casas
Cuarto Paso: Aplica la siguiente fórmula para hallar el costo fijo unitario:
Costo Fijo Unitario (CFU) = Costos Fijos Totales
Número total de unidades producidas durante el
ciclo de vida del proyecto
En el negocio de mermelada de rocoto de Juana tenemos
CFU = 5639.97 = 0.9246 Nuevos Soles
6100
Quinto Paso: Calculamos el Costo Variable Unitario
Aplica la siguiente fórmula
Costo Variable Unitario (CVU) = Costos Variable Total
Número de unidades producidas
en un periodo de tiempo (días, semanas, meses, etc)
En el ejemplo
CVU = 707.00 = 7.07 Nuevos Soles
100
Entonces: El Costo Total Unitario CTU es:
CTU = CFU + CVU
CTU = 0.9246 + 7.07
CTU = 7.9946 Nuevos Soles
Determinación del Precio de Venta (Pv)
Recuerda que para determinar el precio de venta debes tener en cuenta dos
elementos:
- Los costos de producción
- El precio de venta de la competencia pero «sólo como referencia»
Para el caso de Juana Guerreros y su mermelada de rocoto, tenemos que el
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precio de la competencia en productos similares (mermeladas de distintas
frutas pero no de rocoto) y en una presentación de 250 gr. es de 12.00 nuevos
soles.
Por lo tanto si Juana desea diferenciarse en precio (o liderazgo en costos)
el precio de venta máximo de la mermelada de rocoto será de 12.00 (igual que
el precio de la competencia).
Entonces: PV = CTU + G
Donde: G : Es la Ganancia
Si PV = 12.00 (precio de la competencia) Entonces
12.00 = 7.9946 + G Entonces
G = 4.0054 Nuevos soles (equivale al 50.1% del CTU)
Significa que si Juana decide vender la mermelada de rocoto al mismo precio
de la competencia, su ganancia máxima será de 4.0054 nuevos soles por
producto de 250 gr. Si la decisión final es diferenciarse en precio entonces
Juana deberá ponerle a su producto un precio menor al de su competencia,
entonces tendrá que decidir si le pone S/. 11.50, S/. 11.00, S/. 10.00 pero
nunca podrá ponerle un precio menor a S/. 7.99, ya que estaría yendo contra
sus costos de producción, es decir, estaría perdiendo.
Por otro lado, si Juana decide diferenciarse en producto (en calidad), entonces
tendrá que darle un mayor valor agregado a su producto, lo que significa
ponerle un envase de mejor calidad, de repente que tenga la forma de un
rocoto, con todos los registros sanitarios, con código de barras, etiquetas de
primera calidad, etc. todos esos pequeños detalles hacen la diferencia, detalles
por los cuales unos determinados consumidores están dispuestos a pagar un
poco mas, pues valoran esos agregados del producto.
Proyección de Ventas en Soles
En el plan de ventas en nuevos soles se valoriza el plan de ventas en
unidades.
Determinado el precio de nuestro producto o servicio, multiplicamos este precio
por el número de unidades que hemos calculado vender en el período. Es
importante su cálculo a lo largo de los periodos proyectados porque permite
conocer los ingresos de la empresa correspondientes al giro del negocio
.
Siguiendo con el negocio de la mermelada de rocoto tenemos:
MERMELADA DE ROCOTO
PROYECCION DE VENTAS EN NUEVOS SOLES
Nº Producto PU Mes Mes Mes Mes Mes Mes Mes Mes Mes Mes Mes Mes total
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1 Mermelada
de Rocoto
por 250 10 1000 1500 300 3500 4000 4500 5000 5000 6500 8000 9000 10000 61000
gramos
10
P.U. = Precio Unitario
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