PLANEACIÓN
I CONGRESO NACIONAL
DE INGENIERÍA
HOSPITALARIA
CAPITULO I
1. Selección del equipo de trabajo
Las personas seleccionadas para ser parte del equipo deben ser:
Responsables, puntuales, comprometidas con el evento,
desinteresadas, con experiencia de trabajo en equipo, no
conflictivas ni habladoras, que en caso de haber problemas
estén dispuestos a dar la cara.
El equipo completo se dividirá en tres grupos básicos:
a) EQUIPO ORGANIZADOR: Quiénes se encargarán de delegar las
responsabilidades equitativamente y corregir oportunamente posibles
problemas. SIEMPRE deben estar enterados de lo que sucede en las
áreas que coordinan, si ellos no lo saben será imposible ponerse de
acuerdo. Estas áreas son secciones que facilitarán el control de todos
los aspectos del congreso:
1. Ponentes
2. Tesorería
3. Logística
4. Registro
5. Patrocinios
6. Diseño y Publicidad
7. Difusión
8. Documentación
9. Actividades recreativas externas
Los miembros de este equipo sólo serán parte de dos áreas como
máximo ya que cualquier problema que ocurra dependerá de ellos
para resolverlo.
Es importante la constante comunicación que debe existir entre el
equipo. Es indispensable que todos estén enterados de lo que
realizan los demás debido a que así podrán ayudar a solucionar
dificultades posteriores.
El equipo debe unirse al menos una vez por semana. Durante estas
juntas todo debe quedar por escrito para evitar distorsión de la
información.
b) COLABORADORES: Son los que trabajarán específicamente en alguna
área del congreso. La elección de colaboradores es igual de importante
que la del equipo organizador. En este rubro la puntualidad y la
responsabilidad son básicos para la selección de estos. Normalmente
nadie quiere ser el organizador, sin embargo, la cantidad de
colaboradores “de palabra” son muchos, esto se debe a que casi
siempre la entrada al congreso es gratis para los colaboradores. En mi
opinión, no se debe dar ninguna cortesía a colaboradores hasta que no
hayan realizado las tareas que se les asignaron. Incluso, un descuento
dependiendo de su desempeño sería una buena opción, esto los motiva
a hacer las cosas en tiempo y forma con tal de sacar el boleto gratis.
La comunicación entre los colaboradores y el coordinador del área debe
ser constante. Asimismo, todas las actividades deben ser registradas por
escrito para que el coordinador pueda dar un informe completo a los
demás miembros de la organización y nada pase desapercibido.
c) OPERATIVOS: Estos se requerirán únicamente el día del evento, a lo
mucho dos o tres días antes, sólo para resolver dudas o afinar detalles
sobre lo que realizarán. Su participación es necesaria cuando se
requiere cambiar el escenario, conectar cables, cargar muebles,
impresoras, computadoras, bocinas, aquellos que pasarán el micrófono
o avisos al maestro de ceremonias, así como edecanes y personas de
registro, quienes ejecutarán actividades sencillas pero muy específicas.
Esto hará la diferencia para una buena organización y para la completa
satisfacción del congresista.
2. Fechas, Presídium y Calendarización
Evento: 1º Congreso Nacional de Ingeniería Hospitalaria - Congreso
nacional.
Lugar: Huánuco – Teatrín de la UNHEVAL.
Fecha: Del 21 al 25 de octubre de 2019.
Más información: FB: I Congreso de Ing. Hospitalaria.
3. Cronograma de actividades
El cronograma de actividades nos permite visualizar con claridad las fechas a
considerar antes, durante y después del congreso.
Lunes 21 de octubre del 2019 – Teatrín de la Unheval
HORARIO ACTIVIDAD
08:00 - 09:00 am Recepción de Bienvenida
09:00 – 10:00 am Concierto Inaugural.
Concierto ofrecido por Mito Ramos.
10:00 – 11:00 am Inauguración del 1er Congreso Ingeniería Hospitalario
Conferencia Inaugural
Dr. Reynaldo Marcial Ostos Miraval
Rector de la Universidad Nacional de Hermilio Valdizán
VISIÓN DEL INGENIERO EN LA MISIÓN DE LAS ORGANIZACIONES
SANITARIAS
Moderador: Dr. Nemecio Núñez Rojas
11:00 – 12:00 pm ¿Por qué el ingeniero es invisible en la Medicina?
12:00 – 13:00 pm Metodología BIM
15:30 – 16:30 pm Implantación Técnicas LEAN en el entorno Sanitario
16:30 – 17:30 pm Medicina basada en los valores: coste-efectividad desde la ingeniería
Martes 22 de octubre del 2019 – Teatrín de la Unheval
HORARIO ACTIVIDAD
EL FUTURO DE LA INGENIERÍA HOSPITALARIA
Moderador: …
08:00 - 09:00 am Hospital del futuro: Medicina o Tecnología
09:00 – 10:00 am Impresión 3D: Tecnología versátil para la ingeniería hospitalaria
10:00 – 11:00 am ¿Es posible utilizar la tecnología astrofísica en medicina?
ACTUALIZACION NORMATIVA
Moderador: …
11:00 – 12:00 pm Nueva Ley de contratos del sector público
12:00 – 13:00 pm Norma ISO 14001:2015 en edificios sanitarios
AVANCES Y NUEVAS TÉCNICAS EN LA INGENIERÍA HOSPITALARIA
Moderador:
15:00 – 16:00 pm Uso de imágenes hiperespectrales para la detección de tumores
cerebrales
16:00 – 17:00 pm Sistemas de identificación, localización y trazabilidad de pacientes y
equipamiento en tiempo real en entornos hospitalarios
CENTROS SANITARIOS INTELIGENTES INNOVACION EN EL DISEÑO
SANITARIO
Moderador:
17:00 – 18:00 pm Impacto de la digitalización en las instalaciones hospitalarias
18:00 – 19:00 pm Análisis económico de los centros sanitarios inteligentes
19:00 – 20:00 pm Innovación en el diseño sanitario
Miércoles 23 de octubre del 2019 – Teatrín de la Unheval
HORARIO ACTIVIDAD
SEGURIDAD EN INSTITUCIONES SANITARIAS
Moderador: …
08:00 - 09:00 am Tecnología de Seguridad Tecnología para la implementación de la
seguridad y vigilancia en edificios hospitalarios
09:00 – 10:00 am Seguridad jurídica en almacenamiento y circulación de datos
sanitarios
10:00 – 11:00 am Protección de la salud y la seguridad de los trabajadores contra los
riesgos relacionados con la exposición a campos electromagnéticos
12:00 pm Almuerzo de Trabajo. Colegio de Ingenieros
15:00 pm Visita a EsSalud
17:00 pm Cena de Compañerismo
Jueves 24 de octubre del 2019 – Teatrín de la Unheval
HORARIO ACTIVIDAD
CAMARAS Y MEDICINA HIPERBARICAS DESCONOCIDOS EN EL HOSPITAL Y
EN LA SOCIEDAD
Moderador: …
08:00 - 09:00 am Medicina hiperbárica indicaciones de presente y futuro. Implicaciones
sociales
09:00 – 10:00 am Instalaciones técnicas necesarias para las cámaras multiplazas
INTEGRACIÓN DE DISPOSITIVOS Y SISTEMAS EN EL HOSPITAL
Moderador:
10:00 – 11:00 am La integración de la Ingeniería hospitalaria: disponer de los datos de
toda la actividad del hospital en los sistemas de toma de decisión de la
gerencia del hospital
GESTIÓN DE GASES MEDICINALES DE USO HOSPITALARIO
Moderador:
11:00 – 12:00 pm Gestión y mantenimiento de las instalaciones de gases medicinales;
resultados de la encuesta. Gestión de los gases desde la Farmacia,
papel del farmacéutico; resultados de la encuesta
12:00 – 13:00 pm Definición de los gases medicinales, legislación, gestión de pedidos,
trazabilidad
SEGURIDAD EN DISPOSITIVOS Y SISTEMAS MÉDICOS E INDUSTRIALES EN
RED
Moderador:
15:00 – 16:00 pm La seguridad de los hospitales como infraestructuras críticas
16:00 – 17:00 pm Seguridad en las redes de comunicaciones del Gobierno.
17:00 – 18:00 pm Ciberseguridad, prioridad para la buena salud tecnológica en el sector
sanitario
Viernes 25 de octubre del 2019 – Teatrín de la Unheval
HORARIO ACTIVIDAD
SOSTENIBILIDAD ENERGÉTICA EN EL SECTOR SANITARIO
Moderador:
08:00 - 09:00 am El Hospital. El gran consumidor… “sostenible”
09:00 – 10:00 am Consumos de energía en los hospitales.
10:00 – 11:00 am *Energiograma del Congreso. Las pulsaciones del CO2
CONFERENCIA DE CLAUSURA
11:00 – 12:00 pm Actuación del Servicio de Búsqueda y Salvamento
12:00 pm Almuerzo de Trabajo. Colegio de Ingenieros
21:30 pm Cena de Clausura 1er Congreso de Ingeniería Hospitalaria
4. Selección de la temática y diseño de la imagen.
TEMÁTICA: I Congreso Nacional de Ingeniería Hospitalaria.
Público al que va dirigido: Congresistas, alcaldes, gobernadores,
profesionales de las carreras de Ingeniería y Medicina, tanto
egresados, titulados, doctores, magister, etc.
El diseño de los volantes y afiches constará de la imagen de la
ciudad de Huánuco conjuntamente con la Universidad Hermilio
Valdizán y también adjuntarán las imágenes de los
patrocinadores.
5. Búsqueda de Patrocinadores.
El integrante encargado del patrocinio deberá tener facilidad de palabra
y persuasión, saber redactar.
Todo tipo de acuerdo deberá estar acordado por escrito y firmado por la
persona responsable de que dicho patrocinio se cumpla, en algunos
casos es recomendable tener una copia de su identificación. Están
prohibidos los acuerdos de palabra.
TIPOS DE PATROCINIO EN EFECTIVO Y ESPECIE
Una lista de posibles patrocinadores por área es una forma de
ayudar al equipo encargado de realizar las cartas y solicitar el
patrocinio correspondiente.
La mayoría de las empresas prefieren apoyar con patrocinios en
especie, por lo tanto debemos tener una lista de materiales en
especie y otra en efectivo para aquellos que se adapten más a
esta modalidad. Aquí el asunto no es sólo pedir sino ofrecer
opciones a la empresa que ayuden a facilitar una decisión
favorable a nuestro congreso.
En el caso de patrocinios en especie se deberá recurrir a las
principales necesidades materiales de cada área que hemos
realizado previamente para ver en qué se pueden evitar gastos.
o En las fiestas.
o El paquete de congresistas.
o Los regalos de los ponentes.
o Viáticos de los ponentes (tarifas especiales en hoteles,
comidas, transportes)
o Publicidad (impresiones).
Carta a los Patrocinadores.
Un ejemplo de carta para los Patrocinadores sería lo siguiente:
I CONGRESO NACIONAL DE INGENIERÍA HOSPITALARIA.
Huánuco 11 de enero de 2019
Gobierno Regional de Huánuco.
Presidente Regional.
Presente:
Presidente Regional …………………………………………….., quien
suscribe Ing. ……………………………………, organizador del I
Congreso Nacional de Ingeniería Hospitalaria” y me dirijo a usted como
representante de este Congreso, para solicitarle el patrocinio de
publicidad y viáticos de nuestros ponentes, para el I Congreso Nacional
de Ingeniaría Hospitalaria llevada a cabo en la ciudad de Huánuco.
Aclaro que la intención directa de este Congreso es el solicitarle su
patrocinamiento como representante de la ciudad de Huánuco así como
solicitarle los viáticos de nuestros ponentes y publicidad, pues nos son
necesarios para poder llevar a cabo el I Congreso de Ingeniería
Hospitalaria y también promocionar así al Gobierno Regional de Huánuco
con su apoyo en temas de mejora para los Hospitales.
Agradecemos de antemano, tanto los organizadores como el público en
general y esperamos la respuesta de usted en el momento que usted
considere prudente.
Atte.
Ing. Xxxx Organizador del I Congreso de Ing. Hospitalaria
Firma
6. Cartas a los Ponentes
Estas son algunas de las actividades previas a mandar las cartas de
invitación a los ponentes:
Ponerse en contacto con el área de tesorería para saber cuál será el
presupuesto con el que cuenta.
• Investigar cuánto cuestan los vuelos correspondientes a los países de
donde vienen los ponentes (muchas veces son personas que viajan
constantemente, en ese caso hay que contemplar un rango mayor
aproximado en caso de que la persona se encuentre en un lugar más
lejano del que creemos).
• Investigar posibilidades de patrocinios en vuelos, hospedaje, comidas y
transporte (para esto hay que hablar constantemente con el área de
patrocinios para checar la factibilidad de sus propuestas).
Para ponerse en contacto con nuestros posibles ponentes primero
debemos redactar una carta que los invite a participar en el congreso.
Ésta debe estar lógicamente escrita en el idioma que corresponda a
cada persona.
En caso de ser un ponente extranjero se puede utilizar la siguiente guía
para realizar la carta:
• Lugar y fecha
• Saludo con el respectivo título del ponente (Dr., Mtro. Lic., etc.)
• Presentación de la persona u organización que realiza el congreso.
• Descripción del congreso (nombre, objetivo, lugar, fechas).
• Mención de algunos ponentes que hayan asistido a congresos
anteriores para darle una idea más clara del congreso.
• Invitación formal a que asista como ponente y razones por las que se le
invita a participar.
• Tema del cual nos gustaría que hablara (debe mencionarse el tiempo
con el que dispone y la flexibilidad que hay para cambiar el tema
propuesto).
• Beneficios que se le ofrecen en caso de aceptar.
• Formas de contacto (¡todas las que se puedan! Pero de preferencia
correo electrónico) y una sutil sugerencia de que conteste rápido.
• Despedida, nombre y firma de la persona responsable de esta área y
con la que tendrá contacto continuo en caso de aceptar (no podemos
estarle cambiando el coordinador a cada rato, esto le resta formalidad y
credibilidad a nuestra invitación).
INTEGRANTES: REYES JULCA, Nelcy.
MARTINEZ ESPINOZA, Lucero.
7. Difusión y facilidades de pago.
Algunas de las características con las que deben contar los miembros
del área de difusión son: puntualidad, responsabilidad, compromiso,
facilidad de palabra, facilidad de desplazamiento (si tienen coche propio
mejor), buena presentación y de ser posible tener contactos en eventos
relacionados.
8. Viáticos de los ponentes
9. Paquetes para los asistentes
