CASO AA2

1) Administrador del Sistema de Gestión de Calidad

 Asignación de los códigos a los documentos del Sistema.

 Mantener actualizado el “Listado maestro de documentos Sistema de Gestión
de Calidad (SGC) ISODOC.
 Asegurarse de que la versión vigente de los documentos esté disponible en los
puntos de uso.
 Comunicarle al responsable del archivo los cambios que se presenten en los
documentos con el fin de mantener actualizadas las tablas de retención
documental – TDR

2) Realizar la revisión de los documentos en cuanto a estructura y forma

3) Los líderes de proceso son los responsables directos de la validación y apropiación

Desarrollo punto 1:
1. OBJETIVO

Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración, modificación e

identificación de los documentos y registros La empresa Confecciones S.A., dedicada al
diseño y manufactura de prendas de vestir con el fin de tener la documentación actualizada
y disponible para su uso por parte de todos los usuarios

2. ALCANCE

Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos, formatos,

guías, registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son requeridos para
el adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con la identificación de la
necesidad de crear o modificar un documento y finaliza con la divulgación del documento
por parte del responsable del proceso.

3. RESPONSABILIDAD

El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador de

Trabajo y los líderes de Procesos de Gestión.

3.1 Coordinador Trabajo

Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración de la
documentación del SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo con la
naturaleza del servicio.
Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite define si
la revisión incluirá el concepto de un experto que retroalimente el documento.
Establecidos los acuerdos con el líder del proceso e incorporados los ajustes finales del
documento, presenta para aprobación a la Directora de Recursos Humanos,
Representante de la dirección.
3.2 Asistente – Practicante Profesional.

El Asistente del Área - practicante profesional, específicamente interviene en la

adecuación de la presentación de documentos antes de la revisión para su aprobación.
Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:

- Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben

nuevamente.

- Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos

- Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en la

Intranet.

- Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.

- Se socialicen los documentos.

- Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.

- El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y proteger la

información

- Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este documento.

- Se mantenga actualizados los listados maestros.

3.3 Líderes de procesos

-Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento

establecido sobre la creación, actualización o anulación de los documentos.

4. PRECISIONES
4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de l a empresa Confecciones S.A., dedicada al

diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente figura, en
donde los documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance, pero
menor profundidad y detalle.
DOCUMENTO
ASOCIADO
Política
Mapa de procesos
Procedimientos -
Instructivos
Manuales - Matrices
protocolos -
programas
Formatos - fichas - Guías
4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo

casos que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos, una vez
aprobados el líder del proceso envía una copia en medio digital al proceso de Gestión de
Publicaciones, para su correspondiente reproducción.

Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la empresa

empleará los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.

4.3. REGISTROS

Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades

realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:

 Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus

resultados.
 Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se adecuó
al proceso correspondiente.
 No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos
especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el
procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma

digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico
o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos medios.

La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo son,
que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea mas
susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma
digital.
Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso de
los registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y
cuando lo hizo.

Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y
de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la confiabilidad de los
registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc).

4.3.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Los registros apropiados deben garantizar que sean:

 Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió.

 Exactos: debe ser verificado.
 Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz o tinta
lavable.
 Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el paso
del tiempo.
 Claros: debe ser entendible para todos.
 Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
 Legible.
 No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
 Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no se
llena

4.3.2. USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los
resultados de los procedimientos.

Algunos ejemplos de sus usos son:

  Toma de muestras

 Procesamiento y análisis de información

 Almacenamiento y distribución

 Exámenes realizados

 Calibración de equipos

 Abastecimiento y vigencia de los insumos

 Control de calidad

 No conformidades

 Acciones correctivas

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5.1. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

 
INICIO

Elaborar borrador del documento y

Identifica necesidad de creación enviar por correo a la Directora del
1 o mejora de documento Departamento de Biblioteca con
Líder del proceso
copia al Profesional de Apoyo de
corrección de estilo para su
respectiva revisión.
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Las correcciones de ortografía y

sintaxis se hacen de manera directa
en la documentación en los casos
donde la mejora sea evidente. Sin
Revisa la adecuación de la
embargo, en los casos problemáticos
documentación para la interpretación del sentido el
corrector enviará sugerencias y
2 Corrector de Estilo comentarios al líder del proceso para
que intervenga en el texto antes de
su envío como versión final al
Sistema de Gestión de la Calidad.

De cualquier manera el corrector

hará llegar al líder del proceso la
documentación revisada.

SI En caso de requerir ajustes en partes

La Modifica y envía problemáticas para la interpretación
documentació nuevamente al el líder del proceso hará las
3 corrector Líder del proceso modificaciones en las partes
n requiere
ajustes? indicadas por el corrector y le enviará
nuevamente el documento
modificado al corrector de estilo.
NO

Solicita y justifica creación, Solicitud de

mejora o anulación de creación, mejora Enviar por correo al Coordinador de
documento o anulación de Salud, Seguridad e Higiene en el
documentos trabajo con copia a la Profesional de
Apoyo del SG-QHSE el formato
4 Líder del proceso Solicitud de Creación, Mejora o
Anulación de Documento F-SO-OH-
12 junto con el documento sometido
a consideración (Resultado de la
revisión del corrector de estilo)
1

1
Profesional de Apoyo Revisar la solicitud y evaluar la
SG-QHSE necesidad de crear, modificar o
5 Revisa solicitud y verifica anular el documento.
Auxiliar del
necesidad
SG-QHSE

Si es una solicitud de anulación, se

registra y el proceso termina
6 NO Informa al Coordinador del Área
Aprobada líder del de Salud, Seguridad e
la proceso Higiene en el Trabajo
Solicitud? Cuando se considere necesario

SI 3
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES
define la intervención de un experto a
fin de retroalimentar el documento
antes de su aprobación final.

Según corresponda se presenta al

Consejo Directivo para que autorice
la creación, mejora o anulación.

Se diligencia la Parte 2 del registro

Registra aprobación en la Solicitud de Creación, Mejora o
Solicitud de creación, Anulación de Documento F-SO-OH-
7 Mejora o Anulación de Auxiliar del 12, marcando la casilla de aprobado,
Documentos SG-QHSE diligenciando la fecha de
implementación del cambio.

Profesional de Apoyo
Codifica y/o actualiza la Para el caso de creación de
SG-QHSE
8 versión
documentos se realiza la respectiva
codificación y para mejora se
Auxiliar del
actualiza la versión.
SG-QHSE

Al editar los documentos se deben

registrar las firmas de elaboró, revisó
Emite y Aprueba Coordinador del Área y aprobó, si aplica. El coordinador del
Documento de Salud, Seguridad e Área de Salud Ocupacional informa
Higiene en el Trabajo al líder sobre la aprobación del
documento.
9
Profesional de Apoyo Una vez firmados los documentos se
SG-QHSE identifican con Copia No Controlada,
se graban en PDF (No Aplica para
Auxiliar SG-QHSE formatos) y se adaptan en el
aplicativo disponible.

 
Se publican los nuevos documentos
en la intranet
Retira de Intranet los
documentos obsoletos Profesional de Apoyo
10 Al documento físico se le coloca el
SG-QHSE
sello de original, se archiva en la
carpeta del proceso que corresponda
y se destruye la versión anterior.
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Profesional de Apoyo
Actualiza Listado Maestro Listado Maestro de SG-QHSE
11 Control de Documentos Control de Actualizar Listado Maestro Control de
Documentos Auxiliar del Documentos F-SO-OH-013

F-SO-OH-013 SG-QHSE

2
2

Coordinador del Área

de Salud, Seguridad e Se comunica al líder que el
12 Socializa con el líder del Higiene en el Trabajo documento se encuentra liberado y
proceso y/o funcionario se autoriza su uso.
que realizó solicitud

Informar los cambios de la

Aplica documento en el documentación a los participantes del
proceso correspondiente Líder del proceso proceso.
13
3
Socializa el contenido de los
documentos a fin de garantizar su
FIN debida aplicación.
 5.2. FLUJO GRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

 1
INICIO

Identificar los registros a Coordinador de Gestion Los líderes de proceso con apoyo del
controlar en Salud, Seguridad e coordinador del Área de salud, seguridad
Higiene en el Trabajo e Higiene en el trabajo identifican los
2
registros incorporados en el sistema de
gestión en salud, seguridad e Higiene en
Líderes de procesos el trabajo

Enviar por correo al Coordinador de

NO Gestion en Salud, Seguridad e Higiene en
Hay solicitud el Trabajo con copia a la Profesional de
o 1 Apoyo del SG-QHSE el formato
3 necesidades Líderes de procesos
Solicitud de Creación, Mejora o
Anulación de Documento F-SO-
SI
OH-12 junto con el documento sometido
a consideración

Coordinador de Gestion Revisar la solicitud y evaluar la necesidad

4 Revisar solicitudes o en Salud, Seguridad e de crear, modificar o anular el
necesidades de registros Higiene en el Trabajo documento.

Si es una solicitud de anulación, se

registra y el proceso termina.
NO Informa al
Cuando se considere necesario define la
Aprobación de solicitud líder del
Coordinador de Gestion intervención de un experto a fin de
o necesidad de proceso
5 registros
en Salud, Seguridad e retroalimentar el documento antes de su
Higiene en el Trabajo aprobación final.

SI Según corresponda se presenta al

Consejo Directivo para que autorice la
creación, mejora o anulación.

El Coordinador de Gestion en Salud,

Se autoriza y controla los Seguridad e Higiene en el Trabajo
registros Coordinador de Gestion actualiza los registros que se generaron
6 en Salud, Seguridad e cambios y controla los cambios o nuevos
Higiene en el Trabajo documentos relacionados con la
estructura de los documentos del SG-
QHSE

7 El Coordinador de Gestion en Salud,

1

Establecer criterios de
control de registros
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Coordinador de Gestion
en Salud, Seguridad e Seguridad e Higiene en el Trabajo
Higiene en el Trabajo establece criterios de control sobre los
registros del SG-QHSE

Listado Maestro
Actualización del listado de Control de
Actualizar Listado Maestro Control de
8 maestro Documentos
Coordinador de Gestion Documentos F-SO-OH-013
en Salud, Seguridad e
Higiene en el Trabajo

Socializa con el líder del

proceso y/o funcionario
que realizó solicitud
Se comunica al líder que el documento
9 Coordinador de Gestion se encuentra liberado y se autoriza su
uso.
en Salud, Seguridad e
Higiene en el Trabajo
1

Aplica documento en el Informar los cambios de la

proceso correspondiente Líder del proceso documentación a los participantes del
13 proceso.

Socializa el contenido de los documentos

a fin de garantizar su debida aplicación.

FIN
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

RESPONSABLE
CODIGO NOMBRE DISPONIBLE
DILIGENCIARLO

SOLICITUD DE Coordinador de Gestion en

Intranet /Proceso Gestión en Salud,
CREACIÓN, MEJORA O Salud, Seguridad e
F-SO-OH-012 Seguridad e Higiene en el Trabajo
ANULACION DE Higiene en el Trabajo/
y/o Aplicativo del Sistema
DOCUMENTOS Líder del Proceso

Coordinador de Gestion en Intranet / Proceso Gestión en Salud,

LISTADO MAESTRO
Salud, Seguridad e Seguridad e Higiene en el Trabajo
F-SO-OH-013 CONTROL DE
Higiene en el Trabajo/ y/o Aplicativo del Sistema
DOCUMENTOS
Profesional de Apoyo