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Reuniones de Trabajo
Como ser un facilitador efectivo
Cuando un grupo de personas se reúne, son necesarios algunos
lineamientos sobre cómo trabajar mejor. Hay distintas maneras de
organizar reuniones grupales para que el tiempo resulte útil y
pleno de contenido.
El facilitador no Una reunión efectiva es aquella en que los participantes se sienten bien
con sí mismos y con el grupo, dispuestos y abiertos a compartir sus ideas
es el líder de la
y conceptos, a trabajar juntos constructiva y positivamente y abandonan
reunión, sino más la reunión con la sensación de haber hecho algo útil como parte del
grupo.
bien una
"herramienta" del
grupo….
FACILITAR ES LA CLAVE DEL EXITO
El facilitador tiene un rol crucial dirigiendo el flujo de la discusión,
removiendo obstáculos, resumiendo puntos y manteniendo el diálogo
en su cauce, capturando ideas y digresiones, acallando las emociones
del momento y manteniendo el espíritu positivo y productivo.
El facilitador no es el líder de la reunión, sino más bien una
"herramienta" del grupo, responsable de dirigir el proceso para que
los participantes puedan focalizarse en el contenido. Debe
permanecer neutral más allá del tema que se trate.
Un buen facilitador mantiene la discusión en marcha y resume los
elementos claves de la misma, captando las emociones de los
participantes y utilizando refuerzos positivos a fin de sostenerlos en
el mejor nivel de productividad.
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Checklist para facilitadores:
Si le encargan que convoque y prepare una reunión debemos tener en
cuenta varios aspectos para que la misma se efectúe con éxito:
Antes de la Reunión
Clarifique al máximo el objetivo de la reunión: ¿Qué hay que informar?
¿Qué decisiones hay que tomar? ¿Qué se pretende conseguir?
Verifique que sean invitados los participantes adecuados, a una hora
Las claves determinada y que se haya reservado una sala apropiada, con el
equipamiento necesario y también la comida y bebida que se desee ofrecer.
para Asegúrese que las personas importantes asistan a la reunión, esto es: las
que deben ser informadas, las que deben ser consultadas y las que pueden
implementarlo tomar decisiones.
con éxito Estimule a los participantes para que se preparen cuidadosamente, a fin
de poder desempeñar un papel activo en la reunión.
Revise las conclusiones de las reuniones anteriores. ¿Algún punto requiere
seguimiento?
Haga un plan. Piense en cómo abordar cada ítem de la agenda. ¿Alguno de
ellos requerirá una forma especial de discusión o resolución? ¿Alguno puede
evocar emociones o sentimientos fuertes? Plantee algunos escenarios
posibles.
Durante la Reunión
Proponga una meta para la reunión y escríbala para que todos la vean.
Asigne voluntarios para diferentes tareas como tomar notas, servir café,
etc.
Para cada ítem de la agenda resuma discusiones o decisiones previas a fin
de actualizar a todos.
Observe si existen actitudes dominantes en los discursos y estimule a los
que permanecen callados.
Resuma puntos y clarifique las discusiones. Si se busca un acuerdo, tome
los elementos que van emergiendo y pruébelos. Ayude escribiendo el tópico
para que todos puedan verlo y referirse a él.
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Checklist para facilitadores:
Tome cada ítem que no se haya resuelto y pregunte al grupo qué hacer.
Observe los desacuerdos y recuerde a los miembros mantenerse en tema.
Anótelos y resuélvalos antes de finalizar.
Observe el lenguaje gestual para detectar tensiones o incomodidades.
Esté atento a comentarios que creen un ambiente negativo y expóngalos
ante el grupo.
Ayude a los miembros que hablan mucho a resumir.
Tome descansos cuando crea que son necesarios.
Una guía para Antes de finalizar la reunión, asegúrese de que se haya tomado una
decisión basada en el conocimiento de fondo, con la participación activa
de todo el grupo y con un óptimo aprovechamiento del tiempo.
organizar
reuniones Cuando Finaliza la Reunion:
efectivas… Recorra cada punto y liste las decisiones para aclarar los malentendidos
antes del cierre.
Analice la reunión con el grupo para recoger las malas y buenas
experiencias adquiridas.
Concrete la fecha la hora y el lugar del próximo encuentro.
Termine puntualmente.
Manteniendo la memoria del grupo
Las notas de las reuniones son la memoria del grupo. Es un buen recurso leer las
decisiones y los pasos a seguir al final de la reunión. De esta forma las
correcciones pueden hacerse con los puntos aún frescos.
En todas las actividades grupales las reuniones son habituales, pero la mayoría
de ellas son frustrantes e insumen tiempo. A pesar de esto son el mejor camino
para llevar a cabo discusiones, resolver problemas, presentar nuevos temas y, en
general, estar al tanto de lo que sucede.
Si usted aprende a planificar, estructurar y participar efectivamente de las
reuniones, mejorará el manejo de su tiempo y aumentará su productividad así
como la de los demás participantes.
