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Nombre del curso
DERECHO NOTARIAL
Nombre del alumno
Hernández Sobrino Arnold José Antoni
Ciclo
XI
Nombre de la Tarea
EL ARCHIVO NOTARIAL
Unidad I
Derecho Notarial
Nombre del Docente
Manuel Fernando Terrones Guevara
Fecha
11 de Mayo, 2021.
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Dedicatoria:
A mis padres, por su apoyo
incondicional durante el desarrollo
de mi carrera y por estar a puertas de
egresar.
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Agradecimiento:
A Dios por la salud y la vida;
A nuestro docente por
incentivar en nosotros el espíritu de
investigador, analítico y productor
de textos.
PRÓLOGO
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Iniciar con esta investigación ha sido un reto, pues el solo conocer a grandes rasgos un
determinado tema no basta para poder realizar un trabajo monográfico, es así que
empecé a indagar y consultando libros vía virtual con la finalidad de saber más y
empaparme de este tema, que es el ARCHIVO NOTARIAL y sus demás temas
relacionados con esto, los cuales tienen una importancia cuando los notarios hacen sus
informes o registros que rinden al más alto órgano notarial con la finalidad de que todos
sus actos jurídicos notariales realizados estén todos ordenados, por fechas, por montos
de esos actos, por las personas naturales o jurídicas, por materias: por ejemplo
documentos que tengan que ver con contratos de compra-venta, contratos de alquiler,
cartas o poderes notariales, etc.; y de ese modo, todo se mantenga en un solo archivo,
como su nombre lo dice, dado que archivo significa, según el Diccionario de La Real
AcademiaEspañola:“Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad,
una institución, etc. Producen en el ejercicio de sus funciones o actividades”.
Entonces entendemos que este archivo notarial es una especie de custodia, que ayuda a
que el notario pueda tener todo en orden y cuando quiera buscar algún documento o
acto notarial, lo encuentre de una manera más rápida y eficiente.
INDICE
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Dedicatoria 2
Agradecimiento 3
Prólogo 4
Introducción 6
I. Archivo notarial
1. Definición 7
2. Objetivo 7
3. Contenido del archivo 8
4. Responsabilidad en la Expedición de Instrumentos Públicos 9
II. Características del archivo notarial
1. Dirección 10
2. Organización 10
3. Condiciones básicas para el Archivo Notarial 11
III. El testimonio 13
IV. La boleta 13
V. El parte 13
VI. De la expedición de copias certificadas 14
VII. Copia simple 14
VIII. Expedición de traslados notariales 15
IX. Obligación de expedir traslados 15
X. Excepción de expedir traslados 15
CONCLUSIONES 16
APÉNDICES 17
REFERENCIAS LINKOGRAFICAS Y BIBLIOGRAFICAS 18
INTRODUCCIÓN
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Un notario es aquel profesional quien es un funcionario público, el cual tiene dentro de
sus funciones como funcionario, dar fe de una cierta cantidad de actos jurídicos que les
son permitidos por el Decreto Legislativo N° 1049, el cual es el documento a seguir
estrictamente pues contiene las bases de los notarios a nivel de todo el territorio
peruano.
Gracias a él es que se pueden realizar acciones cotidianas dentro del mundo comercial y
de todos los ciudadanos aptos para realizar dichas acciones, sin embargo, para poder ser
notario hay que cumplir una serie de requisitos que son exigibles para llegar a serlo,
entre los cuales es ser peruano de nacimiento, ser abogado con antigüedad de 5 años, y
entre otras como estar en el ejercicio de sus derechos civiles.
Sin embargo, todos esos actos jurídicos son registrados dentro de un archivo, el cual
deberá contener todos los actos realizados por el notario durante su periodo, para así se
lleve una secuencia ordenada y enlistada con la finalidad de rendir cuentas o poder
encontrar cualquier hecho que sea susceptible de duda o búsqueda por el notario o su
personal que labore dentro de su despacho notarial.
Y así se llega a realizar el llamado ARCHIVO NOTARIAL, el cual es el registro
ordenado y secuenciado y enlistado de todos los documentos de los cuales dio fe para su
realización.
Por otro lado, también sabremos cuáles son las características de ese archivo, así mismo
como su contenido, pues es menester conocer no solo las definiciones sino también sus
partes esenciales con el fin de ampliar el aprendizaje de los notarios dentro de nuestro
territorio, el cual está directamente relacionado con el Decreto Legislativo N° 1049,
norma base para este servidor público.
I. EL ARCHIVO NOTARIAL
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1. Definición
Desde mi modesto punto de vista, considero importante saber exactamente qué
es el archivo notarial, pues en internet hay muchas definiciones, de las cuales
escogí estas tres con la finalidad de parafrasearlas y explicar el por qué se hace
esta actividad dentro del periodo de servicio de un notario.
Así, definiremos por un lado, que: “el archivo notarial es el conjunto de
aquellos registros, documentos e instrumentos únicamente de propiedad del
notario, los cuales son firmados, realizados y efectuados durante el tiempo que
tuvo una notaría, la cual estuvo dirigida y a cargo de un notario; así, este archivo
tiene carácter público, puede ser puesto de manifiesto y el notario deberá otorgar
toda la información contenida en sus boletas y sus testimonios cuando se
solicite”.
Por otro lado, este archivo también es: “una exclusividad que poseen los
notarios, es decir, que son las únicas personas con la capacidad de realizar este
archivo”, así entendemos que el archivo notarial también es la facultad que tiene
el notario, para llevar, custodiar, guardar y conservar, en forma ordenada,
enlistada y segura, todos los documentos originales de su oficina lo que
intrínsecamente, a través nuestras palabras, podemos decir que es “un
archivamiento”.
Ahora, como autor de este trabajo de investigación, daré una definición exacta
de un archivo notarial pero desde mi modesto punto de vista, pues: “un archivo
notarial, es una función muy útil e importante dentro y durante la vida de una
persona que opte por ser notario, ya que este le permitirá tener una sola
ubicación, de todos los documentos, de todos aquellos actos realizados por los
ciudadanos peruanos, con la finalidad y objetivo de poder encontrar rápidamente
algún o alguna información que se le pueda solicitar”.
2. Objetivo
Finalmente, toda esa facultad de custodiar, conservar, poder ubicar cada
documento con una valiosa información, persigue un fin, un objetivo, el cual es
la razón por el cual se crea y realiza dicho archivo, y así, diremos que:
“el objetivo esencial de los archivos realizados por todos los notarios en todo el
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territorio peruano, es el de disponer de la documentación organizada, ya que así
podremos lograr que la información institucional sea recuperable y fácil de
encontrar para su uso de la administración en el servicio al ciudadano peruano”.
3. Contenido del Archivo
Después de realizar las definiciones e ir adentrándonos dentro de una de las
actividades y funciones de los notarios; en el mismo modo, haber conocido el
objetivo de un archivo notarial. Ahora es necesario conocer también qué es lo
que va dentro de ese archivo, es decir, lo que conforma todos los volúmenes de
la información custodiada.
En ese sentido, un archivo notarial deberá contener, como base normativa
consignaremos lo escrito dentro del Decreto Legislativo N° 1049, quien dispone
que un archivo estará conformado por lo siguiente:
a) Los registros físicos, en soporte de papel o medio magnético, que
lleva el notario conforme a ley; entendemos que los primeros
documentos en formar parte del archivo serán los actos realizados por el
ciudadano peruano, por ejemplo, el permiso notarial de menos de edad a
efectos de viaje, las transferencias de propiedad de vehículos usados,
contratos de compra-venta, matrimonios y divorcios (actualmente
permitidos y permitido para que un notario realice estos actos), temas de
sucesión intestada, y demás actos notariales; los cuales podrán estar en
físico, es decir que se pueda tocar, o en su defecto, ser virtuales, los
cuales se podrán acceder mediante una computadora o máquinas
tecnológicas.
b) Los tomos de minutas extendidas en el registro; para poder entender
esta parte integrante del archivo notarial, es menester definir lo que es
una “minuta”, así, el Diccionario de La Real Academia Española la
define como: “extracto o borrador que se hace de un contrato u otra cosa,
anotando las clausulas o partes esenciales, para copiarlo después y
extenderlo con todas las formalidades necesarias para su perfección”;
entonces nos damos cuenta que dentro del archivo también estará
formado por las posibles creaciones de personas jurídicas como
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sociedades comerciales o los posibles contratos ejecutados entre los
peruanos.
c) Los documentos protocolizados conforme a ley; es tedioso entender a
lo que se refiere este contenido; sin embargo el Decreto Legislativo del
Notario consigna que: una protocolización consiste en agregar o adherir a
las escrituras públicas todos los documentos que la ley ordene. Toda esa
protocolización se hará mediante un acta, la cual estará llenada con los
datos requeridos para que sea válida.
d) Los índices que señala esta ley; el Decreto Legislativo en mención
dispone la forma de cómo realizar un índice; sin embargo definiremos lo
que es, así el Diccionario de la Real Academia Española, estipula en la
segunda definición de la palabra lo siguiente: “en un libro u otra
publicación, lista ordenada de los capítulos, artículos, materias, voces,
etc., en él contenidos con indicación del lugar donde aparecen”.
Entonces, el contenido que también deberán tener en cuenta todos los
notarios del Perú, es consignar un índice, para que les permita señalar
todo los documentos y las fechas ordenadas en secuencia: por ejemplo, si
es materia de minutas, cada una por fecha; si es en matrimonios, todos
por fechas de acuerdo a los calendarios anuales; y el resto de actos
notariales, todos distribuidos por años, meses, materias, etc.
4. Responsabilidad en la Expedición de Instrumentos Públicos
Al hablar de instrumentos públicos por el notario, nos estamos refiriendo a que
el notario pueda entregar a la persona que designe la ley en forma de pedidos,
los cuales en el ámbito de sus funciones, el notario tendrá que emitir testimonios,
papeletas y componentes de los documentos públicos notariales autorizados por
él en el desempeño de su ejercicio notarial. Asimismo, emitirá copias
certificadas de las minutas que pudieron haberse hecho dentro de su periodo.
Una parte importante también dentro de los actos que hace un notario son los
traslados notariales, y un traslado notarial es cuando un notario entrega copias
certificadas, así estas podrán efectuarse en formato digital o medios físicos que
contengan la información del documento de manera secreta y segura la cual, en
su verificación sea fácil a través de los mecanismos tecnológicos disponibles.
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En ese mismo sentido, el notario también podrá emitir un traslado notarial
remitido electrónicamente por otro notario e impreso en su oficio notarial,
siempre que los mensajes electrónicos se trasladen por un medio seguro y al
amparo a la legislación de firmas y certificados digitales.
Las copias electrónicas se entenderán siempre expedidas por el Notario
autorizante del documento matriz y no perderán su carácter, valor y efectos por
el solo hecho de ser trasladados a formato papel por el notario al que se le
hubiere enviado el documento; el mismo que deberá firmarlo y rubricarlo
haciendo constar su carácter y procedencia.
II. CARACTERÍSTICAS DEL ARCHIVO NOTARIAL
1. Dirección
Dentro de los parámetros prescritos por la ley, el notario decide cómo guarda los
archivos, es decir, que tiene la autonomía de decidir en la forma que va a
custodiar todos los documentos realizados durante su periodo notarial, sin
embargo está impedido y prohibido apartarse de lo que señala su norma base,
que es el Decreto Legislativo del Notariado.
Por ejemplo, un notario del Departamento de Amazonas puede guardar todos
sus documentos en estantes de madera y en una oficina lejos de la notaria pero
que esta esté vigilada por personas dedicadas al Servicio de Vigilancia; mientras
un notario en el departamento de La Libertad, guarda todos sus documentos
dentro de su misma oficina donde es su Notaría, y en estantes de fierro
asegurados con vidrios blindados. En cualquiera de los casos, cada uno es
independiente de asegurar y guardar la información, sin embargo en ambos
casos, los notarios deben seguir los requisitos o lo que debe de contener sus
archivos notariales conforme a ley, para evitar alguna responsabilidad por querer
apartarse de las normativas notariales.
2. Organización
Ahora bien, esa dirección va complementada en la forma que tendrá que
organizarse el archivo, ya que este apartado de “organización” se refiere a que es
la preparación y estructuración formal del archivo.
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En este sentido, la estructura organizativa del archivo notarial puede ser:
II.1. Un modelo convencional.
Aquí nos referimos cuando responde a procedimientos de archivo
unificados y estandarizados, es decir que el notario realiza todo su
archivo notarial de una manera no innovativa, sigue los procedimientos
coloquiales estipulados por su norma base y sin ninguna modificación.
II.2. Un modelo tecnológico.
De otro lado, durante los últimos diez años, el uso de la tecnología ha
tomado un puesto importante dentro de la vida de las personas, tanto
profesionales como los no profesionales, y a decir verdad, la tecnología
ayuda a hacer las cosas más rápidas, más prácticas, y fáciles, dado que
con tan solo un clic podemos saber toda la información que queremos; y
el ámbito del notariado no es ajeno a estos cambios y utilización de los
medios tecnológicos, en ese sentido, si los notarios utilizan los avances
tecnológicos, pueden perfeccionar el trabajo de archivo así como las
fases apropiadas de orden, clasificación y custodia de los documentos;
por lo tanto, esa conservación debe ser en un medio físico idóneo, que le
sirva de soporte físico, con caracteres de durabilidad e inalterabilidad,
aun a pesar del transcurso del tiempo.
Sin embargo, hay particularidades que deben de tener en cuenta los
notarios al realizar sus archivos, es decir que esa custodia de los
documentos está relacionada a la tenencia y posesión de los archivos.
3. Condiciones básicas para el Archivo Notarial
3.1.- Cuidado
Que no es más que el empeño que pone el notario para el buen
uso y manipulación de su Archivo y evitar el deterioro y
alteración del contenido de los documentos que lo componen.
3.2.- Seguridad
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Son las condiciones externas de guardería, que eviten la pérdida,
deterioro y destrucción de los documentos, que forman un
archivo.
Una notaría que ofrece servicio de bóveda, para custodia de los archivos,
garantiza en forma más visible y efectiva, la integridad de todos sus
archivos, frente a los riesgos inesperados de robo, incendio y destrucción o
deterioro por causas naturales.
3.3. - Autonomía
Esto se refiere a que es la capacidad de dirigir y determinar la forma en que
un archivo, sin que terceras personas tengan potestad para alterarlo, salvo
mandato expreso de la ley.
Esta autonomía está sujeta las disposiciones que la ley del notariado, establece
sobre la forma que un notario debe llevar su archivo y específicamente, a los
diferentes registros que forman el protocolo notarial: escrituras públicas, los
testamentos, las actas de protesto, las actas de transferencia de bienes muebles
registrables y otros que la ley determine.
3.4.- Índice cronológico y alfabético
Es evidente que el notario deberá llevar índices de forma cronológica y
alfabética de instrumentos públicos protocolares. El índice consignará
los datos necesarios para individualizar cada instrumento. Estos índices podrán
llevarse en tomos o en hojas sueltas, a elección del notario, en el caso de llevarse
en hojas sueltas deberá encuadernarse y empastarse dentro del semestre siguiente
a su formación.
Desde mi modesto punto de vista por el trabajo de investigación que realizo,
escribo que el índice es la libreta donde se asientan, en orden alfabético los
nombres de las personas que han intervenido en los instrumentos autorizados por
el notario. Por cada juego de libros de protocolos se lleva un índice por
duplicado, en el que se anota los nombres de las personas, naturaleza del acto o
hecho, el volumen y página del instrumento, así como su fecha.
Es necesario mencionar que "Los notarios tendrán obligación de llevar por
duplicado y por cada juego de libros, un índice de todos los instrumentos que
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autoricen, por orden alfabético de apellidos de cada otorgante y de su
representado, en su caso, con expresión de la naturaleza del acto o hecho,
el libro y número de páginas y el número y fecha de la escritura o acta".
El notario responderá del buen estado de conservación de los índices.
III. EL TESTIMONIO
Dentro del campo del notario, se considera testimonio al documento que
contiene la transcripción completa del instrumento público notarial con la fe que
da el notario de su identidad con la original, la indicación de su fecha y hojas.
Esta testimonio debe estar firmado por los que solicitan y también contendrá la
firma del notario, la cual deberá consignarse en todas las hojas de dicho
documento y expedida junto con su sello y firma, y sobre todo se deberá
consignar la fecha y hora que fue entregada esa boleta.
IV. LA BOLETA
Dentro del ámbito notarial, una boleta es aquella que realiza un resumen del
contenido del instrumento público notarial o contiene copias de las cláusulas o
términos que el interesado solicite y que son entregados por el notario, con
designación del nombre de los solicitantes, también la naturaleza del acto
jurídico, y la fecha.
Esta boleta debe estar firmada por los que solicitan y también contendrá la firma
del notario, la cual deberá consignarse en todas las hojas de dicho documento y
expedida junto con su sello y firma, y sobre todo se deberá consignar la fecha y
hora que fue entregada esa boleta.
V. EL PARTE
Ahora bien, al hablar de un parte notarial, se dice que este es un instrumento
notarial que contiene la transcripción completa del instrumento público notarial
con la fe que da el notario de su identidad con la original, la indicación de su
fecha y con la constancia de encontrarse suscrito por los otorgantes y autorizado
por él.
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Y al igual que en la boleta, y en el testimonio, este instrumento también deberá
estar firmada en cada una de las hojas junto con su sello y firma, con la mención
de la fecha en que se entrega.
Es importante recalcar que el parte debe constar en papel notarial de seguridad
que incorpore características especiales que eviten la falsificación o alteración de
su contenido.
VI. DE LA EXPEDICIÓN DE COPIAS CERTIFICADAS
VI.1. Definición
El notario expedirá copia certificada que contenga la transcripción literal
o parte pertinente de actas y demás documentos, con indicación, de la
certificación del libro u hojas sueltas, folios de que consta y donde obran
los mismos.
Y de igual modo los números de firmas y otras circunstancias que sean
necesarias para dar una idea concreta y saber de lo que trata el contenido
de dicha entrega de copias certificadas.
VI.2. Responsabilidad del Contenido
El notario no asume responsabilidad por el contenido del libro u
hojas sueltas, acta o documento, ni firma, identidad, capacidad o
representación de quienes aparecen suscribiéndolo.
VII. COPIA SIMPLE.
Finalmente, después de haber descrito todo lo que hace un notario, además
de proporcionar testimonios, boletas, partes, y copias certificadas, los
notarios también emitirán copias simples y las imprimirán en forma
antiestática. Solo se utilizan para brindar información sobre las fechas, y
como presunción para celebrar el acto, no tienen valor probatorio suficiente.
De acuerdo a las modificaciones que ha tenido el Decreto Legislativo del
Notariado, la normativa actual no los prevé, pero en la práctica, los clientes
suelen exigirlos.
El notario emitirá copia certificada, incluyendo el texto literal o partes
relacionadas del acta de las minutas y otros documentos, y especificará la
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legalidad del libro u hoja suelta, la composición del libro o hoja suelta y
dónde se encuentra.
VIII. EXPEDICIÓN DE TRASLADOS NOTARIALES
Al hablar de los traslados notariales, nos referimos, como comentamos en líneas
más arriba, es cuando alguien solicita documentos o información, así se podrán
expedir o entregar, el testimonio, la boleta y el parte, los cuales podrán
expedirse, a elección del notario, a manuscrito, mecanografiado, en copia
fotostática y por cualquier medio idóneo de reproducción.
Sin embargo, hay una situación a tener en cuenta, y es que los testimonios, las
boletas y los partes serán expedidos conforme a lo previsto en los artículos, pero
en el caso de remitirse en formato digital o virtual, , deberán, además, cumplir
con las condiciones y requisitos que se indican en el mismo decreto legislativo
del notariado.
IX. OBLIGACIÓN DE EXPEDIR TRASLADOS
Como todos los documentos han sido guardados y grabados dentro del archivo
notarial, es evidente que el notario conoce y sabe qué es lo que hay en sus
archivos, así que este está obligado a poder entregar cualquier información que
le pidan a efectos de que los interesados puedan hacer sus otras actividades con
el documento solicitado.
Entonces, si un ciudadano peruano solicita el traslado de un instrumento público
notarial y el notario niega su existencia en el registro; el interesado podrá
recurrir al Colegio de Notarios respectivo, para que éste ordene el examen del
índice y registro y comprobada su existencia, ordene la expedición del traslado
correspondiente.
X. EXCEPCIÓN DE EXPEDIR TRASLADOS
Sin embargo, existe la excepción a la regla general, que consiste en que el
notario podrá expedir traslados de instrumentos públicos notariales no inscritos o
con la constancia de estar en trámite su inscripción.
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4. CONCLUSIONES
El archivo notarial sirve para que un notario pueda tener en orden
todos los documentos que realizó y dio fe durante su periodo, el cual
contendrá detalladamente fechas, nombres, montos, datos, etc., que
sirvió para la realización de los mismos.
Un notario al entregar copias de un documento realizado en su
despacho, siempre deberán ser expedidas por su certificación, pues si
brinda copias simples no habrá algún efecto positivo pues al no ser
certificadas carecerán de valor y podrán ser susceptibles de
irregularidades.
Los mecanismos para la reproducción de todos los documentos
notariales como las boletas y los partes, se harán de la forma más
adecuada por el notario, pudiendo ser a manuscrito, o hata en copias
fotostáticas.
El testimonio, la boleta y el parte, son instrumentos notariales los
cuales para que sean válidos y surtan sus efectos legales
correspondientes, deberán estar firmados por las personas que piden
la información, y también la firma del notario, en cada hoja con su
sello; consignando la fecha que se realiza dicha entrega.
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5. APENDICES
1.- AQUÍ PODEMOS OBSERVAR UNA FOTOGRAFÍA E IMAGINARNOS CÓMO
ES EN REALIDAD EL “ARCHIVO NOTARIAL.”
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6. REFERENCIAS LINKOGRAFICAS Y BIBLIOGRAFICAS
Amado, E. (2017). El derecho registral y notarial en la era digital. Lima:
EDICIONES LEGALES.
Diccionario de La Real Academia de la Lengua Española:
https://dle.rae.es/minuta?m=form
Diccionario de La Real Academia de la Lengua Española:
https://dle.rae.es/archivo?m=form
Fotografías recuperadas de: https://www.google.com/search?
q=archivo+notarial&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=2ahUKEwij4
bCZ1MDwAhXlnuAKHQXiBtgQ_AUoAnoECAIQBA&biw=1366&bih
=657
Gonzales, G. (2008). Introducción al derecho registral y notarial. Lima:
JURISTA EDITORES.
Mauro, G. (2008). Jurisprudencia Registral. Lima: Editorial ENMARCE.
MUSTÁPICH, José María. Tratado Teórico y Práctico de Derecho
Notarial, Ediar Editores, Buenos Aires 1955, Tomo I, pág. 421.
VALLET DE GOYTISOLO, Juan. La función notarial, EN: Revista de
Derecho Notarial, Madrid 1984, pág. 313 ss
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