Prác%ca

de Access
Administración de RRHH

Universidad de Belgrano
Sandra Tomaszewski
29 de marzo de 2021

Reporte académico 1
 Creación de nuestra primera base de datos en Access
Para poder tener una base de datos en Access, necesitamos crear un
receptáculo, ese receptáculo se le conocerá como base de datos y
básicamente es un archivo de Microsoft Access con formato .accdb, que
contendrá dentro de él, uno o más de los diferentes objetos que componen
una base de datos mencionados anteriormente.
1. El procedimiento para crear una base de datos en blanco, es el
siguiente:

๏ Entre a Access dando doble clic en su ícono, o bien, si está dentro de

Access, de clic en el Menú Archivo
➡ Nuevo

2.  En la pantalla que aparece de clic en el botón Base de datos en

blanco

Reporte académico 2
 A continuación aparecerá en un panel a la derecha de la pantalla el
siguiente cuadro, donde se deberá indicar el nombre del archivo de la base
de datos:

Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes hacer clic

en el botón Buscar ubicación .
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo donde indicaremos el nombre
de la base de datos que estamos creando y el lugar donde se guardará.

Reporte académico 3
 Hacer doble clic sobre la carpeta dónde guardaremos el archivo.
En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que queremos poner a la base de
datos.

Hacer clic sobre el botón Aceptar.

Se cerrará el cuadro de diálogo y volverás a la pantalla de Introducción a MicrosoD

Office Access.
En el cuadro de texto Nombre de archivo aparecerá la ruta y el nombre que escogiste.

Pulsar el botón Crear para crear la base de datos.

Automá%camente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la
extensión .ACCDB.

Por defecto, Access abrirá una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus
datos.
Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los
demás objetos se crean a par%r de éstas.
Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploración, desde
donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de

Reporte académico 4
datos. En principio sólo encontraremos el de Tabla1 pues es el que Access creará por
defecto.

Puedes ocultarlo haciendo clic en el botón Ocultar .

Desplegando la cabecera del panel puedes seleccionar qué objetos mostrar y de qué
forma.

Cerrar la base de datos.

Se puede cerrar una base de datos de varias formas:

Cerrando Access:
Ir al Menú Archivo y pulsar el botón Salir

O bien hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana Base de datos.

Sin cerrar Access:

En el Menú Archivo, elegir la opción Cerrar base de datos

Abrir una base de datos.

Podemos abrir una base de datos ya existente desde si%os dis%ntos:

• Desde el Menú Archivo:

Ir al Menú Archivo —> Elegir la opción Abrir...

• Desde los documentos recientes del Menú Archivo:

Despliega el Botón de Office donde aparecen las úl%mas bases de datos que se
abrieron bajo el Wtulo de Documentos recientes.
Haz clic en la que quieras abrir.

Creación de tablas en Access

El procedimiento para crear tablas en Access es el siguiente, para este
ejemplo, de preferencia abra el archivo de base de datos misClientes.accdb
creado previamente, o bien, cree un nuevo archivo de base de datos y le asigna el
nombre misClientes o el nombre de su elección.
a) De clic en el menú Crear de Access.

Reporte académico 5
 b) De clic en el botón Diseño de tabla. Aparecerá el diseño vacío de una tabla
autonombrada Tabla1 por Access y listo para capturar nuestros propios campos con sus
%pos de datos.
c) En el cuadro de texto Nombre de campo escriba el nombre de su primer campo,
es recomendable usar ciertas convenciones para los nombres de campo, por ejemplo,
anteponer el nombre del asunto de la tabla antes del nombre del campo, es decir, si
estamos creando una tabla de clientes, podríamos crear campos con nombres como
ClienteID, ClienteNombre, etc.
d) Posteriormente, de clic en el cuadro Tipo de datos y de la lista desplegable elija
un %po de datos adecuado para ese campo en base a lo explicado anteriormente en el
tema Tipos de datos.
e) Siga el mismo procedimiento para todos los demás campos que incluirá en
su tabla.
f) Si desea que uno de los campos sea Clave principal (lo cual es lo recomendable
para el diseño de una base de datos basada en modelo relacional), de clic sobre cualquier
parte de la fila del campo deseado y posteriormente, en el menú Diseño de clic en el
botón Clave principal. Observará cómo se ha añadido una pequeña llave a la izquierda
del campo que se creó como Clave principal.
g) Guarde los cambios de la tabla dando clic en el botón Guardar de la barra de
acceso rápido o dando clic en el menú Archivo —> Guardar . También puede presionar la
combinación de teclas Ctrl + G.
h) En el diálogo que aparece, escriba el nombre deseado de la tabla y de clic en
Aceptar.
i) Si así lo desea, puede cerrar la tabla para seguir trabajando en ella en un futuro,
o bien, para después capturar datos. Para cerrar la tabla de clic derecho sobre su
pestaña y elija la opción Cerrar.

Reporte académico 6
 Crear Tabla:
Crear una tabla definiendo sus campos: Crear tabla —> Diseño de tabla: nombre
del campo, %po de Datos, Descripción (opcional)
• Tipo de datos:
• Texto corto
• Texto largo
• Número
• Fecha/Hora
• Moneda
• Autonumeración
• SI/NO
• Objeto OLE
• Hipervínculo
• Datos adjuntos
• Calculados
• Asistente de búsqueda

Por cada %po de datos esta la definición general de cada uno por ejemplo: Tamaño
del campo, Formato, Mascara de entrada, Título texto validación requerido, entre otros
según el %po de dato.

Las propiedades comunes se explican a con%nuación:

Título: es la e%queta que será usada en lugar del nombre del campo en la vista Hoja
de datos de una tabla, en los formularios, reportes, etc. Si no se añade un Wtulo, el
nombre del campo será usado como tal.
Valor predeterminado: es el valor que aparecerá capturado automá%camente en un
campo para los nuevos registros.

Reporte académico 7

Requerido: al cambiar esta propiedad a Sí, Access hará que la entrada de datos sea
obligatoria en este campo. Es recomendable solo poner cómo requeridos los campos que
realmente se necesiten para dar más libertad a los usuarios de dejar vacíos campos
no crí%cos.
Alineación del texto: con esta propiedad podemos definir cómo se alineará el texto
en el control, puede ser Izquierda, Centro, Derecha o Distribuir. Si dejamos seleccionada
la opción General, los textos se alinearán a la izquierda y los números a la derecha.

Formato y mascaras de entrada para fechas y números:

• Validación de campos: u%lizando el generador de expresión—> %po de datos —
> regla de validación (ejemplo fecha debe ser <= a la del día)
• Definir Valores predeterminados.
• Vista Hoja de Datos ( funciones excel):
• Crear y eliminar registros
• Desplazar los registros, ordenar por campos, moverse por la tabla de
datos (barra pie)
• Modificar estructura de la tabla
• Buscar en una columna o en toda la tabla (función excel)

Crear Indices:
•Asignar una clave principal, opción de menú “Diseño” —> Clave Principal
• Asignación de Indices —> Diseño Indices

AcBvidad: Crear BD Empleados:

Tabla:
ID Empleado Autonumeración
Nombre Texto 60
Apellido Texto 60
Foto Datos adjuntos
Cargo. Texto 30
Jefe Texto 60 ( asistente de búsqueda)
Fecha Contratación Fecha/hora Corta
Iden%ficación Texto 30
Dirección Texto 30
Ciudad Texto 30 (asistente de búsqueda)
Estado Civil Texto 30
Teléfono T Texto 12
Estudios Finalizados Texto 30
Email Hipervinculo

Reporte académico 8
 Relaciones entre tablas e integridad referencial
•Herramientas de base de datos —> Relaciones o
•Diseño —> Relaciones

Crear Consultas simples

1) Crear —> Asistente para Consultas, Asistente para consultas sencillas.
2) Crear consultas mul%tablas —> Crear —> Diseño de consulta (definir la relación
entra las tablas indicando los campos que se relacionan )
3) Crear consultas de resumen —> Crear —> Diseño de consultas —> Totales
4) Consultas de referencias cruzadas — Asistente de Consultas —> Asist. Consultas
de tabla ref. cruzadas
5) Consultas de actualización: actualización datos con valores fijos y con valores de
una tabla. (tabla alumno Horas). —> Diseño de consulta —> Botón Actualizar

Crear Formularios - Empleados usando la Tabla Empleados

Crear —> Diseño de formulario —> Control —> Control de panel

Reporte académico 9