EVIDENCIA 4
INFORME. INVENTARIO DOCUMENTAL.
APRENDIZ
DEY SARA ANTOLINES PARDO
INSTRUCTOR
JOSE RAFAEL CASAS HUSMAN
SENA
BOGOTÁ
2021
INVENTARIO DOCUMENTAL
Este informe es con base según del ACUERDO 038 de 2002 (Septiembre 20)
Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de
2000.
CONSIDERANDO
Que el artículo 15 de la Ley 594 de 2000 establece que los servidores públicos, al desvincularse
de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente
inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la
Nación, sin que ello implique la exoneración de responsabilidad a que haya lugar en caso de
irregularidades.
Que los documentos y archivos son indispensables para garantizar la continuidad de la gestión
pública.
Que el numeral 5 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002 establece como deberes de todo servidor
público el de "Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo,
cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la
sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos".
ACUERDA
ARTICULO PRIMERO. RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR PÚBLICO
FRENTE A LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. El servidor público será responsable de la
adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven
del ejercicio de sus funciones.
ARTICULO SEGUNDO. Todo servidor público al ser vinculado, trasladado o desvinculado
de su cargo, recibirá o entregará según sea el caso, los documentos y archivos debidamente
inventariados para garantizar la continuidad de la gestión pública.
En conclusión del informe se da primero el problema de entregar y dejar que la persona
profesional en archivo conozca los documentos de la empresa en algunas áreas son recelosas con
sus documentos.
No solo se debe hacer un inventario del fondo acumulado existente, si no de cada área o
departamento con el fin de conocer los tipos documentales tanto de su archivo acumulado como
el de gestión.
Es fundamental realizar estos inventarios documentales, para poder llegar a la implementación
y creación de las TRD de la empresa si nos las tiene y si ya las tiene mirar que modificaciones se
deben hacer en sus series y subseries.
RECOMENDACIONES:
Debemos describir correctamente las unidades documentales en la Institución.
Tratar que los demás empleados, nombren correctamente las unidades documentales desde el
momento que la producen.
Un ejemplo sería con la unidad documental que contiene las facturas de compras.
La marcación incorrecta de esta unidad documental sería llamarla “Compras”.
¿Podríamos saber que documentos son los que se encuentran en la unidad documental compras?
Podrían ser cartas, facturas, actas de comité, cotizaciones, entre otros. Obviamente no es muy
claro.
La marcación de una unidad documental debería ser de tal manera que facilite saber de
antemano de que trata el asunto de dicha unidad.
En vez de llamarla “compras”, se podría identificar como: facturas de compras 2021, actas del
comité de compras 2021.
Capacitarlos y orientarlos, porque si la unidad documental está bien nombrada desde el mismo
momento que se genera, con seguridad el Inventario Documental será una herramienta de
consulta documental.
Siempre debe estar actualizado el Inventario Documental.
El inventario Documental no es un instrumento estático.
Por esta misma razón es necesario que siempre esté al tanto de realizar alguna actualización sea a
nivel de campos, unidades documentales o estado (está vigente o si ya ha sido eliminado).
Un error muy usual es tener a disposición de los usuarios un instrumento de consulta
documental que contiene datos desactualizados.
ACUERDO No. 042 (OCTUBRE 31 DE 2002) Por el cual se establecen los criterios para la
organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen
funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental.
Artículo 7º. Inventario documental. Las entidades de la Administración Pública adoptarán el
Formato Único de Inventario Documental, junto con su instructivo, que a continuación se
regulan.
INSTRUCTIVO FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
(Figura 1 YouTube)
(Figura 2 [Link]ó[Link])
1. ENTIDAD REMITENTE: Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la
documentación que se va a transferir.
2. ENTIDAD PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre completo o Razón Social de la
entidad que produjo o produce los documentos.
3. UNIDAD ADMINISTRATIVA: Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad
administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.
4. OFICINA PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que
produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
5. OBJETO: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias
Primarias, Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión
de entidades y/o dependencias, inventarios individuales por vinculación, traslado,
desvinculación.
6. HOJA: No se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrará el total de
hojas del inventario.
7. REGISTRO DE ENTRADA: Se diligencia sólo para transferencias primarias y
transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos
correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes día). En NT se anotará el
número de la transferencia.
8. No. DE ORDEN: Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno
de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación.
9. CODIGO: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas
productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.
10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS: Debe anotarse el nombre
asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,
emanados de un mismo órgano o sujeto productor, como consecuencia del ejercicio de sus
funciones específicas.
Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y / o supresión de
entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación.
En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de
las funciones asignadas. Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo
asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora.
Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en
lo posible, en orden alfabético.
11. FECHAS EXTREMAS: Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita
(asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960.
En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará
s.f.
12. UNIDAD DE CONSERVACION: Se consignará el número asignado a cada unidad de
almacenamiento. En la columna ¨ otro ¨ se registrará las unidades de conservación diferentes
escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.
13. NÚMERO DE FOLIOS: Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de
conservación descrita.
14. SOPORTE: Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel:
Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK,
DVD), etc.
15. FRECUENCIA DE CONSULTA: Se debe consignar si la documentación registra un índice
de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y
registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna
se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados.
16. NOTAS: Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las
columnas anteriores. Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones,
memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error
en la numeración y / o repetición del número consecutivo en diferentes documentos.
Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos,
resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto del
cual se hable en el documento principal; de éstos debe señalarse, en primer lugar, el número de
unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego,
el número consecutivo (sí lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo. Para los anexos
legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para
la visualización y/o consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la
información. A los impresos se les asignará un número de folio y se registrará el número de
páginas que lo componen. Asimismo, se anotará información sobre el estado de conservación de
la documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones,
perforaciones, dobleces y faltantes), químico (oxidación de tinta y soporte débil) y biológico
(ataque de hongos, insectos, roedores, etc.).
17. ELABORADO POR: Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona
responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
18. ENTREGADO POR: Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona
responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
19. RECIBIDO POR: Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable
de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.
