Control interno contable
El control interno contable es el procedimiento y el método que
aplica una entidad para asegurar, validar y precisar los estados
financieros. El control interno contable se aplica para el
cumplimiento y como salvaguarda para la empresa y no para
cumplir con las leyes, normas y las regulaciones.
¿Qué son los Controles Contables?
EL control contable es la medida adoptada por una empresa que
conduce a una mayor eficiencia y cumplimiento en toda la organización y
garantiza que los estados financieros sean precisos cuando se presentan
a auditores, banqueros, inversores y otras partes interesadas.
Hay varios tipos de controles aplicados dentro de una empresa. Además,
no existe una política de control directo que se aplique a todas las
organizaciones. La aplicación de controles para cada organización está
diseñada y aplicada para satisfacer sus necesidades, tipo de negocio,
aspiraciones, objetivos y otras pautas.
Tipo de Control Interno Contable
Hay tres categorías principales de control interno contable.
1 – Controles para detectar
Como su nombre indica, estos controles son los controles establecidos
para detectar cualquier discrepancia y desviación de las políticas
vigentes. También sirve para el propósito de la verificación de integridad.
Por ejemplo, un cheque emitido del saldo de efectivo real disponible con
el cajero y el saldo de efectivo según las cuentas garantizará si el cajero
está haciendo su trabajo con precisión o no.
También podría reflejar cualquier error contable. En un entorno
computarizado donde los números son enormes en volumen y el sistema
realiza el procesamiento de cuentas de extremo a extremo, en esos
casos, es posible que queramos poner una factura de prueba y realizar
un seguimiento hasta la finalización de las cuentas para ver si da el
resultado deseado y cumple con las regulaciones.
La misma manera de comparar el stock físico real en el almacén y el
stock de cierre según los libros mostrará si hay un problema en el
procesamiento del Inventario, cualquier hurto o pérdida normal.
Verificar también que todos los activos que aparecen en los libros estén
físicamente presentes garantiza la seguridad de los activos.
Ahora, mediante ejemplos, hemos entendido que los controles de
detección se aplican de manera irregular y son más de naturaleza de
auditoria para identificar errores o discrepancias.
2 – Controles preventivos
Los controles se aplican a diario dentro de la organización para detener
los errores o discrepancias que suceden en primer lugar. Podemos decir
que estas son las reglas que todos los miembros de la organización
deben cumplir en su trabajo diario.
Por ejemplo, en un entorno contable cuando una persona reserva una
factura, esta se envía a otra persona para su revisión y aprobación por
pares. Una vez que se contabiliza la factura, otro equipo realiza el pago.
Esto se llama segregación de deberes y asegura que diariamente una
persona no tenga control para reservar y pagar facturas.
La rotación laboral es un ejemplo clásico de control preventivo. En
una organización grande o en un lugar crítico, el personal se
transfiere a intervalos regulares para garantizar que ninguna
persona tenga acceso a ningún dato o activo durante un período
prolongado, lo que garantiza que la persona no se involucre en
robos o actividades ilegales.
En un entorno computarizado, la copia de seguridad de los datos a diario
en la nube también es un control preventivo para evitar cualquier pérdida
de datos.
3 – Controles correctivos
Estos son los controles que vienen a rescatar cuando los controles
preventivos y detectives no han podido evitar un error. En un entorno
contable, publicar una entrada de ajuste o rectificación es un ejemplo de
controles correctivos.
Una vez que los libros están cerrados después del ejercicio financiero y
los auditores encuentran un problema que debe abordarse. Reabrir los
anuarios financieros y hacer los ajustes solicitados por un auditor
también es parte de un control correctivo.
Por ejemplo: al contabilizar una entrada en el diario, el contador ha
cargado al Sr. Juan en lugar del Sr. Roberto por $ 1,000. En este caso, el
saldo de prueba todavía está de acuerdo y más tarde en la verificación
de los libros mayores, se identificó este error. La entrada de rectificación
aquí es debitar al Sr. Roberto y acreditar al Sr. Juan cada uno por $
1,000. Esto se llama control correctivo.
Ejemplos de Control Interno Contable
A continuación se presentan ejemplos de control interno contable.
Segregación de funciones: el procesador y el aprobador deben ser
dos personas diferentes.
Una identificación de usuario y contraseñas para todos los
empleados.
Verificación física de inventario y activos.
Conciliación bancaria y otras conciliaciones de saldo de prueba.
Documentos de procedimientos operativos estándar con respecto
al flujo del proceso.
Cheque sorpresa de saldos de caja y libros de caja.
Ventajas del Control Interno Contable
A continuación se presentan algunas de las ventajas del control interno
contable.
El registro de acciones identifica a la persona responsable de
cualquier error.
Exactitud de los estados financieros y la solicitud de fondos.
Uso eficiente de los recursos para los fines previstos.
Útil en la facilitación de auditorías.
Una base sólida para un mayor crecimiento.
Identificación y rectificación de cualquier discrepancia identificada.
Ahorro de costos y recursos.
Desventajas del Control Interno Contable
A continuación se presentan algunas de las desventajas del control
interno contable.
A veces irritante y requiere mucho tiempo para los empleados
El alto costo de mantener controles y estándares
Depende demasiado de los estados financieros y la auditoría.
Duplicación de trabajo
Puntos Importantes a Tener en Cuenta Sobre el
Cambio en el Control Interno Contable
Cualquier cambio en un proceso afecta al otro.
El cambio no debe realizarse en medio de un período contable, ya
que afectará el flujo de la transacción.
Cualquier cambio debe ser informado a los auditores.
Cualquier cambio también debe documentarse y comunicarse bien
con todos los interesados.
Debería ser rentable.
Conclusión
El control interno contable no es un desarrollo reciente, estos han estado
vigentes durante mucho tiempo. La ventaja más significativa del control
interno contable es que restaura la fe del público en general en las
empresas que cotizan en bolsa. A raíz de los escándalos de alto valor en
los Estados Unidos por compañías como Tyco y Enron, literalmente
sacudieron la fe del público en general en el sistema de contabilidad.
SOX también conocida como la ley Sarbanes-Oxley fue promulgada por
el Congreso de los Estados Unidos para proteger a las partes
interesadas de cualquier escándalo de contabilidad corporativa.
Esto también obliga a las organizaciones a seguir las pautas de
divulgación corporativa y otros requisitos. El punto aquí es que los
controles de contabilidad son hoy en día una parte integrada de cualquier
organización, sin la cual el sistema de contabilidad es como un automóvil
sin frenos y nadie quiere viajar en ese automóvil. Por lo tanto, es
imperativo que cualquier organización que aspire a crecer y mejorar
tenga un control contable sólido.
