CENTRO REGIONAL PEREIRA
INFORME PRÁCTICA PROFESIONAL II
“FERRETERIA S&S”
Daniela Perdomo Gallego
Corporación Universitaria Minuto de Dios
Noviembre 30 de 2019
Nota
Práctica Profesional II, Docente: Jorge Humberto Cortes N, Programa Contaduría Pública
Pereira, Risaralda
Corporación Universitaria Minuto de Dios
Correspondencia relacionada con este documento debe ser enviada a:
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Índice
Introducción………..……………………………………………...…………………………......3
1. Tema Tratado..………………………………………………………………………………..4
2. Situación Problemica a tratar………………………………………………………………..4
3. Justificación……………….…………………………………………………………………...6
4. Objetivos……………………………………………………………………………………….7
4.1 Objetivo General………………………………………………………………………………7
4.2 Objetivos Específicos………………………………………………………………………….7
5. Marco Conceptual……………………………………………………………………………..8
6. Procedimiento Metodológico…………………………………………….…………………....9
6.1 Diseño de la Guía de Intervención………………………………………………………..…...9
6.2 Desarrollo de la Práctica……………………………………………………………………..10
6.3 Implementación Estrategias Correctivas…………………………………………………….11
6.4 Elaboración Avances Practica……………………………………………………………….11
7. Anexos………………………………………………………………………………………...12
8. Conclusión……………………………………………………………………………………14
9. Bibliografía…………………………………………………………………………………...15
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Introducción
La ferretería S&S es un negocio encargado de comercializar productos y materiales para la
construcción, ofreciendo un amplio portafolio de productos y servicios, herramientas y artículos
de ferretería, tiene más de 6 años de experiencia y se destacan por su completa línea de productos
en la ciudad de Armenia.
Con el fin de brindar apoyo en fortalecimiento en el negocio y en calidad de práctica
profesional, se realiza un diagnóstico del área respectiva; generando un nuevo enfoque que
permitan crear estrategias dirigidas al fortalecimiento de la estructura contable base fundamental
para el buen funcionamiento de la ferretería. Para ello se pone a disposición el conocimiento,
tiempo según cronograma de trabajo necesario para el cumplimiento de los objetivos propuestos.
En un análisis inicial de la situación del negocio en el área correspondiente se determinó
que en la actualidad no cuenta con un control financiero y una deficiencia en el control de sus
inventarios y no se están aprovechando sus utilidades al máximo. Esta ferretería es de gran
importancia en el sector por las necesidades que suple de los hogares, empresas etc. Su demanda
es alta por lo que se hace necesario dar unas buenas estructuras e iniciar con un buen software
que les permita minimizar labores, dar confiabilidad en sus operaciones e informes y sobre todo
llevar un control de sus inventarios.
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Implementación Software de control de Inventarios y Facturación en la Ferretería S&S
Tema tratado
Como practicante en la ferretería S&S, voy a implementar un sistema de control de inventarios,
como bien los inventarios son los bienes tangibles que posteriormente participan en el proceso de
venta, con un buen control de los mismos la ferretería tendrá asegurado los activos de la misma,
este proceso ayuda al negocio a minimizar tiempo y costos relacionados de manera eficiente
dándole un buen manejo al almacenamiento y movimiento de la mercancía. Los beneficios de un
buen control de inventarios son los siguientes: Información relevante y vigente sobre las
existencias, posibilitando mejores tomas de decisiones, incremento en atención al cliente y por
ende subirán los ingresos de la ferretería, se optimiza la inversión de recursos económicos y
humanos, Permite tener un mejor conocimiento y control de las entradas, salidas y localización
de mercancía: se reducen pérdidas.
El propósito primordial de este control de inventarios es facilitar las operaciones a la
ferretería para impulsar la venta de productos y servicios, equilibrando las tareas para atender la
oferta y demanda de la ciudad de Armenia, así como perfeccionando la cultura de organización
empresarial para posicionar el negocio y su oferta en el sector potencializando el mercado en la
construcción y venta de materiales de ferretería.
Situación problémica a modificar
La ferretería S&S es un negocio potencialmente estable a nivel comercial, lleva más de tres años
llevando su contabilidad de bolsillo por decirlo así, lo que no le ha permitido la suficiente
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información sobre cómo marcha el negocio, y por consiguiente, se traduce un descontrol y nulos
procesos de planeación y evaluación.
Los sistemas contables, no importa cuáles sean, permiten medir la situación financiera de
una empresa, analizar su desarrollo, determinar los costos de producción de los bienes obtenidos
y determinar si la ferretería genera pérdidas o ganancias, con la indagación efectuada identifico
como mayor problema que la gestión de inventarios llevada por el momento no es la más acorde
para el negocio y en primera instancia puede afectar el manejo de la caja y por ende su
facturación, ya que tiene falencias en sus registro además del indebido proceso de entradas y
salidas de mercancías, el sector ferretero ha sido un mercado potencial y más cuando se trata de
un tema en donde cada ciudadano está a la vanguardia de un cambio, una renovación constante
que hace que el tipo de negocio además de rentable se haga estable a este tipo de comercio, es
por eso que me parece muy importante la intervención en el área de inventarios porque se ha
llegado al caso de que sus empleados ni saben de alguna de existencia de mercancía llegando a
negarle al cliente su venta, el desorden que se genera cuando ingresa mercancía por parte de
proveedores, además el manejo de la caja no permite realizar la facturación completa.
El funcionamiento que lleva la ferretería es un sistema personalizado creado
manualmente, donde todos los días ingresa dinero ahí unas determinadas ventas, al momento de
hacer una compra se llama el proveedor y se mira por encima de las vitrinas que mercancía este
baja de existencia o cuales ya no existen. Considero que al administrador le queda muy difícil
llevar un control de sus ventas de esta manera, sin saber qué cantidad de mercancía sale día a día
si el dinero está completo al momento del cierre, si no se han generado pérdidas al respecto. Por
este motivo la ferretería corre el peligro de incurrir en sobrecostos de productos y en pérdidas de
los mismos, de esta manera espero poder dar una propuesta y poner lo mejor de mí para
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solucionarlos y hacer que la ferretería funcione perfectamente con las normas establecidas en
Colombia para los no responsables de IVA.
Justificación
La presente investigación e implementación se justifica con las siguientes razones: Porque nos
ayuda a conocer el esquema que implementaremos de un sistema que optimice y brinde una
buena información de control de inventarios acorde al servicio que ofrece la ferretería, podremos
definir y resolver los problemas del negocio, analizando todos sus aspectos y el origen de los
mismos; a su vez poder proponer que tipo de alternativas serían su mejor solución.
Por la necesidad de mejorar las ventas actuales del negocio y aumentar sus utilidades, por
el hecho de que actualmente la crisis económica y competencia provoca reducción o
estancamiento en sus ventas, la cual se ve reflejado en sus cifras de ventas. En consecuencia esto
obliga a que el tipo de negocio determine una orientación estratégica que ayude no solamente a
asegurar un encuentro eficiente entre la oferta y demanda, sino también a identificar las
necesidades insatisfechas mejorando los procesos de manera confiable y eficaz. Al implementar
estrategias de marketing y control contable el negocio podrá mejorar su crecimiento económico,
mejorar sus procesos en tema de control y esto influirá favorablemente en la atención de sus
clientes, haciendo del negocio un potencial en competitividad en todos sus aspectos sin temor de
enfrentar a sus competencias.
La sistematización de los inventarios dentro de la ferretería S&S tiene un valor agregado
notable, en la medida en que se planifican, implementan y controlan los flujos de productos para
ser comercializados y también tanto de entrada como de almacenamiento y salida. Esta
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sistematización al quedar estandarizada será utilizada para consultas de sus movimientos y
reportes.
Este proyecto es útil a nivel personal ya que permite adoptar una visión crítica y con
carácter, que facilitará el análisis frente a las diferentes situaciones que se presenten en el ámbito
laboral y personal, además de permitir el acercamiento al entorno laboral.
Objetivo general
Implementar un software de control de inventarios y facturación que le permita a la Ferretería
S&S llevar una eficiente gestión de sus productos bajo parámetros bien establecidos y poder ver
reflejado un incremento en sus ventas de productos y materiales de construcción en la ciudad de
Armenia.
Objetivos específicos.
Seleccionar un software que se ajuste a las necesidades del negocio para la generación
de informes, existencia, falencias y movimientos de productos.
Validar el sistema de inventarios propuesto mediante el seguimiento a indicadores de
gestión y acciones de mejora continua en los mismos.
Mejorar el sistema de control interno, mediante los conceptos teóricos y experiencias
de la práctica, para que resulte eficiente y permita la entrada, permanencia y salida
oportuna de productos.
Marco conceptual
En el ejercicio de la práctica profesional, se llevara a cabo la implementación de un sistema de
control de inventarios, que permita facturar y así mismo llevar un registro diario de sus
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transacciones de entradas y salidas. Dentro del marco conceptual podemos encontrar las
siguientes definiciones:
Control: comprenden el plan de corporación incluyendo todos los métodos y
procedimientos cuya misión es salvaguardar los activos y la finalidad de los registros financieros
y deben diseñarse de tal manera que brinden la seguridad razonable (Mantilla, 2002, p.42)
Concepto de inventarios: los inventarios representan bienes corporales destinados a la
venta en el curso normal de los negocios, así como aquellos que se hallen en proceso de
producción o que se utilizara o consumirá en la producción, de otros que van a ser vendidos¨
Decreto2649 (1993)
Adquisición de materiales. Es un proceso donde se hace una selección de proveedores y
posteriormente la compra del producto deseado, previa evaluación de sus características que
cumplan con la calidad deseada (BENAQUE, José Luis. Gestión por procesos: Adquisición de
materiales. En: Gestiopolis. [En línea]. (2006). [Consultado 7 Nov. 2019])
Control de inventario. Es el seguimiento que se hace a los productos, para ello se debe
tener claro el conjunto de políticas por parte de la persona encargada de realizar este tipo de
controles y así poder tomar medidas precisas en relación al número óptimo de productos que
debe mantenerse lo mismo al tamaño de pedidos a ordenar. (FERMÍN, Endira. Diseño de un
sistema de control de inventario de materia prima: Control de inventarios. En: Calameo. [En
línea]. (2010). [Consultado 7 nov. 2019].)
Legalidad: Brindar una herramienta con soporte que contribuya al buen desarrollo de la
actividad, con bases legales que permitan ejecutar informes al instante, procesados con las
normas contables aprobadas
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Según Sampieri Metodología de la investigación esta Valor: “Ayuda a familiarizarse con
fenómenos desconocidos, obtener información para realizar una investigación más completa de
un contexto particular, investigar nuevos problemas, identificar conceptos o variables
promisorias, establecer prioridades para investigaciones futuras, o surgir afirmaciones.”
Ambiente de control: la esencia de cualquier negocio es su gente -sus atributos
individuales, incluyendo la integridad, los valores éticos y la competencia – y el ambiente en que
opera. La gente es el motor que dirige la entidad y el fundamento sobre el cual todas las cosas
descansan” (Mantilla, 2002, p. 18)
Procedimiento metodológico
Diseño de la guía de intervención: Conocer los objetivos del negocio en ejercicio de su
actividad para la cual fue creada, preparar y analizar la información para ser procesada en un
sistema que brinde la confiabilidad de los procesos de control de inventarios elaborando un
informe de su existencia. Puesto que actualmente el negocio carece de inventario, facturación
controlada y se pueden desarrollar muchas falencias e inconsistencias en sus ingresos generando
así perdidas en su situación económica
Desarrollo de la práctica: Basándome en la información obtenida directamente de la
ferretería S&S, que me permite tener una perspectiva de la situación actual; en la obtención de la
información para el desarrollo de este proyecto donde requiere determinar con mayor claridad las
necesidades del negocio con hechos reales y poder crear una estrategia para llevar a cabo el
objeto de esta investigación.
Instalación de un sistema de control de inventarios y facturación
Revisar los documentos de entrada y salida de mercancía
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Capacitar el personal en el funcionamiento del sistema para llevar un adecuado uso del
mismo
Implementación de las acciones para mejorar la situación problémica: para el desarrollo
del objetivo general de la práctica, se analizaron las condiciones y estructura financiera de la
ferretería S&S, y para poner en marcha las acciones correctivas para mejorar su situación
problemica son las siguientes:
Inicialmente se solicitan cotizaciones de sistemas que cumplan con las necesidades
requeridas por la ferretería y que se ajusten al presupuesto, se toma la decisión de adquirir el
software ELEVENTA.
Se adquiere un equipo de cómputo para la instalación que garantice el buen desarrollo
financiero de la ferretería.
Con ayuda de una trabajadora se tomaron unos días para realizar el inventario existente
de mercancía, clasificándolo en departamentos para tener una visión más precisa para tener una
buena base de información para llevar a cabo todos los procesos contables.
El software cumple con unos requerimientos que permiten llevar un manejo de cartera, un
control de entradas y salidas de dinero, ya que se parametriza la parte de facturación allí mismo.
Se adquiere un pasivo financiero, para adquirir más activos en inventarios para ser
comercializados, y recoger este capital en corto plazo, se apoya a la administración en decisiones
financieras que involucren de manera directa el crecimiento de la misma.
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Elaboración de avances e informe final:
En desarrollo de la práctica profesional se viene cumpliendo con los objetivos
propuestos, ya con la adquisición del software y su funcionamiento el cual ha permitido llevar un
control en todos los procesos de la ferretería, empezando por el control de inventarios, Además
el sistema realiza de forma rápida y segura un informe de existencia de mercancía, así
optimizando tiempo en la realización de pedidos a los proveedores y evitando llenarse de
productos innecesarios (inventario obsoleto), la correcta administración de inventarios es el
factor principal en esta ferretería ya que son sus activos, y por medio de ellos se desempeñan las
ganancias, por lo cual es de vital importancia mantener un nivel óptimo para no generar costos
innecesarios.
Se implementa una plantilla en Excel, donde se registran las operaciones diarias que tiene
la ferretería, total de ventas diarias, gastos u costos (papelería, cafetería, pago servicios públicos,
Arrendamiento, pagos financieros y el pago de contado a proveedores entre otros), toda esta
implementación ha generado un rendimiento financiero y una obtención de ganancias y reservas
para la ferretería. Se implementó también un control de cartera con sus proveedores, donde se
separan los documentos de contado y crédito para así generar adecuadamente los pagos
establecidos por ellos antes de sus fechas de vencimiento.
De este proceso e implementación contable surgen documentos que soportan las
transacciones a los cuales se les destino una archivo ubicado dentro de AZ, debidamente
marcadas, separadas por empresa, en orden cronológico, y separadas de ventas, compras y
gastos.
Como obstáculos obtenidos puedo decir que no se conto con la suficiente…
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Anexos
Figura 1. Factura Compra Software ELEVENTA
Figura 2. Fotografía Lugar de Trabajo
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Figura 3. Trabajo Realizado
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Conclusión
Al elegir este proyecto de implementación, se brinda un apoyo social a las empresas para un
crecimiento económico. La ferretería S&S Poder contar con un software de control de
inventarios y facturación, que sea eficiente además de ser un activo intangible, se convierte en la
herramienta de información sistematizada indispensable para el buen desarrollo de las actividad
financiera y económica a la hora de tomar decisiones.
Como estudiante tener la oportunidad de aplicar los conocimientos adquiridos a lo largo
de los estudios, mediante actividades prácticas integradas en su desarrollo formativo. Adquirir la
metodología de trabajo adecuada a la realidad en que habrá de actuar tras su incorporación al
mundo laboral en una sociedad cada vez más exigente.
Bibliografía
ACTUALICESE. (2016). LEY 13114. BOGOTA.
Actualícese. (2016). ley 1314. Bogotá.
Bogan, T. y. (1986).
Bounocore. (1980).
Briones. (2015).
Carvajal. (1994).
Cossit, J. (2015). Protocolos Contables. Semanario contable, 50.
Cossit, J., & Cossit, J. (2015). Avances de la educacion contable
Páginas Visitadas:
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