Código: SIG-M-01

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE Versión: 1.0

GESTION Página:

2019 Fecha: 13/08/2019

Manual del Sistema

Integrado de Gestion

Sistemas Integrados de Gestión.

Ficha 1695265
SENA Agroindustrial
13/08/2019
 Código: SIG-M-01

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE Versión: 1.0

GESTION Página:

Fecha: 13/08/2019

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN

2. ALCANCE DEL SIG

2.1 ALCANCE DEL SIG (SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD DE LA

INFORMACIÓN)

2.2 LÍMITES DEL SIG

2.3 EXCLUSIONES

3. NUESTRA ORGANIZACIÓN

3.1 NATURALEZA JURÍDICA

3.2 CLIENTES DE LA ORGANIZACIÓN

3.3 PARTES INTERESADAS

3.4 PROPIEDAD DEL CLIENTE ORIGINADOR Y PROVEEDORES

3.5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

4. EXCLUSIONES

5. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DEL SIG

5.1 MISIÓN

5.2 VISIÓN

5.3 POLÍTICA INTEGRAL

5.4 OBJETIVOS INTEGRALES

 Código: SIG-M-01

MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE Versión: 1.0

GESTION Página:

Fecha: 13/08/2019

5.5 VALORES CORPORATIVOS

6. ESTILO DE LA DIRECCIÓN

6.1 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN DEL SIG

6.2 DIRECTRICES PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN DEL SIG

6.3 COMITÉ DEL SIG

6.4 LÍDERES DE LOS PROCESOS

7. PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

7.1 MAPA DE RIESGOS DEL SIG

7.2 COMUNICACIÓN INTERNA

7.3 MECANISMOS DE COMUNICACIÓN EXTERNA CON CLIENTES, PARTES

INTERESADAS Y ENTES DE CONTROL

8. DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS

9. MODELO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

10. MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO DEL SIG

10.1 INDICADORES DE GESTIÓN DEL SIG

11. ANEXOS

12. CONTROL DE CAMBIOS

1. INTRODUCCIÓN

Actualmente, las organizaciones se encuentran inmersas en entornos dinámicos y altamente

competitivos producto de la globalización, haciendo al cliente cada vez más exigente y obligando
a las organizaciones a ser más competitivas para permanecer en el mercado.

En consecuencia, las organizaciones para el logro de sus estrategias, se han visto obligadas a
incorporar y desarrollar, diversos modelos de control y de gestión, así como teorías de manera
independiente. Estos diversos modelos de gestión permiten conocer algunas evoluciones de cómo
enfrentar el desafío en un mundo globalizado, pero en su afán de cumplir con los objetivos
organizacionales se han implementado modelos independientes que generan dualidad de
políticas, gastos innecesarios, duplicidad de funciones, repetición de procesos y algunas veces el
freno porque la política de implementación de algún modelo no permite el alcance de los
objetivos, esta duplicidad de funciones, actividades y procesos ocasionan el rechazo al cambio,
por lo tanto se debe pensar en un sistema de gestión que minimice los riesgos, la economía, la
calidad y la comunicación tanto interna como externa.

Por lo tanto, es de vital importancia conocer y diseñar los sistemas de Gestión de Calidad,
Gestión Ambiental y Seguridad y Salud en el trabajo, estableciendo una gestión encaminada
hacia una mejora, de manera sistemática, que busque generar innovaciones, que le ayuden a
diferenciarse y a ser más competitiva. Una sola gestión que incluya los modelos ISO 9001, ISO
14001 e ISO45001, con el fin de generar sinergia, mayor eficiencia, eficacia, economía y
celeridad en los procesos encaminados a alcanzar los resultados, utilizando los recursos
apropiados en una gestión integral, teniendo en cuenta los aspectos comunes presentes en los tres
modelos, que pueden dar como resultado un único sistema de gestión integrado y contribuir a una
simplificación de los requerimientos del sistema, garantizando a los clientes que los bienes y
servicios que se ofrecen cumplan con los requisitos necesarios según los estándares normativos.

2. ALCANCE DEL SIG

El alcance del Sistema de gestión integrado incluye las normas ISO 9001:2015, ISO
14001.2015.ISO 45001 de 2019 Y el SIG SST definido en el decreto 1072 y otras normas que lo
regulen, para el servicio de LA RECTIFICADORA MOTORES DEL QUINDIO.

Se han considerado las necesidades y expectativas de los clientes, proveedores, trabajadores

propios, y otras partes interesadas, así como los requisitos legales y reglamentarios en materia de
Seguridad y Salud en el Trabajo, ambientales, y de compromiso con un servicio de calidad eficaz
y eficiente con requisitos contractuales, los cuales son definidos en la legislación colombiana que
sean aplicables a la organización. 

2.1 ALCANCE DEL SGSI (SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD DE LA

INFORMACIÓN)

El alcance del sistema de gestión de la información de la Rectificadora de Motores del Quindío,

constituye como base de la organización tres (3) términos de seguridad informativa:

Confidencialidad: la información no se pone a disposición ni se revela a individuos, entidades o

procesos no autorizados.

Integridad: mantenimiento de la exactitud y completitud de la información y sus métodos de

proceso.

Disponibilidad: acceso y utilización de la información y los sistemas de tratamiento de la misma

por parte de los individuos, entidades o procesos autorizados cuando lo requieran.

Para garantizar que la seguridad de la información en la Rectificadora de motores del Quindío

sea correcta es necesario gestionar un buen uso de procesos sistemáticos, documentado y
conocido por toda la organiz
ación, desde un enfoque de riesgo empresarial.

2.2 LÍMITES DEL SGSI

La aplicación e implementación del SIG de la seguridad de la información en lo que corresponde

a la Rectificadora de Motores del Quindío se limita a los que se encuentran ubicados en la oficina
de dirección general.
2.3 EXCLUSIONES

El alcance de la organización y de la información no tiene ningún tipo de exclusión ya que es un

servicio y no presenta trazabilidad

3 NUESTRA ORGANIZACIÓN

RECTIFICADORA DE MOTORES DEL QUINDÍO, a partir del primero de noviembre es la

nueva razón social de la empresa QUINDIMOTOR, que desde el 26 de julio de 2006, abrió sus
puertas al público en la carrera 20 Nº 11 - 10 local 2, sector la cabaña, para prestar el servicio de
“Reconstrucción de motores”, razón social que fue liquidada al 30 de octubre de 2015, dándole
paso a esta nueva imagen corporativa. El talento humano cuenta con una vasta experiencia en el
área, evidenciada durante más de 15 años, además aplicando los más altos estándares de calidad y
tecnología
El empuje y conocimiento de área del Señor Javier Londoño Salazar y los deseos de ser
empresario y no empleado, lo llevaron a tomar la decisión de formar empresa, con la ayuda de
personas particulares se logró tomar un préstamo bancario, es así como se inicia con la compra
de la primera máquina. Con la colaboración de algunos que Javier tenía se fueron realizando
algunos trabajos y día a día fue aumentando el trabajo y proporcional a esto la necesidad de
contratar personal, se inició con 2 operarios y a la fecha se cuenta con 9 colaboradores y para su
gran orgullo sus dos hijos hacen parte de la empresa.

La Rectificadora de Motores del Quindío, se encuentra ubicada en Armenia Quindío en la carrera

20 Nº 11 - 10 local 2, sector la cabaña.

3.1 NATURALEZA JURIDICA

La empresa se encuentra conformada y registrada como persona natural a nombre de Sandra
Milena Londoño Valencia, bajo nombre comercial RECTIFICADORA DE MOTORES DEL
QUINDÍO

3.2 CLIENTES DE LA ORGANIZACIÓN

La rectificadora Motores del Quindío ofrece su servicio a los concesionarios
 Chevrolet Caminos
 Mazda
 Honda
 Armotor
 La Toyota
 Autama
 Mecánicos independientes de :
 Armenia
 Calarca
 Montenegro
 Quimbaya
 Caicedonia
 Sevilla
 3.3 PARTES INTERESADAS
PARTES INTERSADAS

Planificación en el Información
Parte interesada Necesidad y expectativa
sistema de gestión documentada
Matriz FODA.
Control de la Registro de contratos
La productividad, los
producción, Registro de producción
costes, la rentabilidad,
PROPIETARIOS facturación, costes Registro de costes
beneficio y crecimiento
(control del proceso Acta de revisión del
de la organización
productivo) sistema.

Control y mejora de los

procesos, ajustes de los
Registro de producción
Relación Calidad / costes de producción,
Registro de costes por
Precios competitivos optimización de los
proceso
recursos. (humanos y
materiales)
Adapta el producto y/o
Control del proceso del
servicio a sus Proyecto del diseño
CLIENTES diseño
necesidades
Capacitación y Matriz de capacitación
Atención Antes y
formación del personal Plan de formación,
Después del Producto y/o
adecuada, metodología Procedimientos de
Servicio
de atención al cliente atención.
Encuestas de satisfacción
Metodología
Alta satisfacción y gestión de la
implementada
fidelización
Metodología de
Formación y
capacitación y Plan de formación
adiestramiento adecuado
formación
Metodología de Registro de Equipos de
TRABAJADORES Seguridad en el trabajo preservación de Protección Personal
Riesgos Laborales Plan de formación
Buen ambiente de
Registro de las
Trabajo, estabilidad Planes de Promociones
promociones
laboral
COMPETIDORES Investigación de la Identificación del Matriz FODA
 competencia para evitar
se desbancados y estar
contexto de la
alertas a la innovación de
organización y gestión Matriz de Riesgos
los procesos, el
de los riesgos Mapa de Riesgos
posicionamiento del
servicio
Procedimientos de
Respeto al medio
gestión ambiental
ambiente, el impacto de
Caracterización de
LA SOCIEDA EN nuestras actividades en la Registros asociados
Aspectos
GENERAL sociedad, nuestra imagen RAI
Identificación de
corporativa para no
impactos
generar molesta social

Cobrar a tiempo Procedimientos de Orden de compras y

PROVEEDORES
Requisitos bien definidos proveedora subcontratación

Cumplimiento de los Procedimiento de

Gestión de legislación
requisitos legales requisitos legales
ADMINISTRACIONE Procedimiento de
Permisos y licencias Tramites.
S PÚBLICAS comunicación
Presentación de Procedimientos de
Ofertas de licitaciones
licitaciones ofertas y contratos
3.4 PROPIEDAD DEL CLIENTE:
La rectificadora de Motores del Quindío, se hace responsable por la perdida, daño ocasionado por
un mal procedimiento en el proceso de rectificación de motores, y para ello cuenta con un seguro
Multi riesgo con la compañía SURA el cual tiene cobertura de responsabilidad civil contractual
(daños a terceros), y cubrimiento a todo el establecimiento
4.0 EXCLUSIONES:
El siguiente requisito de la norma técnica colombiana NTC ISO 9001:2015” SISTEMAS DE
GESTION DE LA CALIDAD REQUISITOS “, se excluyen del SIG en rectificadora de motores
del Quindío
 Numeral 7.3 “diseño y desarrollo”. No aplica en la definición del alcance SIG y
prestación del servicio brindado por la rectificadora de motores del Quindío, dadas
las características de los servicios incluidos en el sistema integrado de gestión
estos se encuentran previamente diseñados en el mercado, por lo tanto la entidad
no diseña ni desarrolla servicios o productos
5. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO DEL SIG

5.1 MISION

Rectificadora de Motores del Quindío empresa Quindiana, dedicada a prestar un excelente

servicio de “Reconstrucción de motores”, mediante la utilización de maquinaria y herramienta
de alta tecnología, con óptima calidad y teniendo un control de vertimientos enfocado en
minimizar impactos del medio ambiente, protegiendo la salud de nuestros colaboradores,
basándonos en nuestros valores y principios empresariales teniendo en cuenta la mejora continua.

5.2 VISION
Para el año 2022, la Rectificadora de Motores del Quindío será reconocida por su liderazgo en la
región, Este propósito se logrará gracias a la inclusión de una cultura organizacional, que incluye
la normatividad vigente, esto apostado a una estructura de trabajo más homogénea y horizontal,
para garantizar la implementación del sistema integrado de gestión en los procesos, generando
sentido de compromiso en sus operarios, contribuyendo al desarrollo de nuestra empresa en la
región cafetera buscado ser lideres en el mercado de la rectificación de motores.

5.3 POLITICA INTEGRAL

RECTIFICADORA DE MOTORES DEL QUINDIO, rectificamos motores de trabajo liviano,

pesado y equipos de perforación, ofreciendo al cliente un asesoramiento técnico, confiable,
responsable y profesional desarrollamos y controlamos eficazmente procesos y servicios que
satisfacen las expectativas de nuestros clientes. Promovemos y mantenemos Buenos niveles de
seguridad y salud en el trabajo, ambiental y calidad (SIG), debido a que estos propósitos son
importantes para la eficaz realización de nuestras operaciones con impacto en la calidad de los
servicios que suministramos a nuestros clientes.

Cumplimos con los requisitos legales, nacionales, locales y cualquier otro suscrito por la
empresa, aplicables en materia de seguridad y salud del trabajo, gestión ambiental y calidad
(SIG).
 Asignamos los recursos necesarios que permitan la implementación de programas y acciones
basadas en buenas prácticas empresariales, que contribuyan con el mejoramiento de la calidad de
vida en el trabajo, control de los riesgos laborales, la prevención de la contaminación, calidad del
servicio y satisfacción de las partes interesadas.

Esta política de seguridad, salud en el trabajo, ambiente y calidad debe ser conocida y practicada
por todas las personas que conformamos la empresa, por lo cual será actualizada, divulgada y
comunicada en forma permanente y estará disponible para todos nuestros colaboradores y grupos
de interés.

5.4 OBJETIVOS INTEGRALES

 Cumplir con las especificaciones requeridas por los clientes y proveedores para lograr su
total satisfacción.

 Asegurar el mejoramiento continuo de los procesos y el mantenimiento de los altos

estándares del SIG.

 Aumentar las competencias de nuestro talento humano mediante capacitaciones y

entrenamientos, ampliando así su capacidad técnica con el fin de mejorar la calidad del servicio.

 Realizar seguimiento, evaluación y análisis periódicos para medir el nivel de satisfacción

de nuestros clientes, proveedores y colaboradores.

 Fomentar la preservación y la protección del medio ambiente, daño a la propiedad o

impacto socio-ambiental y reparación ante emergencias.

 Velar por mantener un clima laboral saludable y seguro, previniendo accidentes de

trabajo, lecciones personales, enfermedades profesionales y protección la integridad física de
nuestros colaboradores.
 Mantener en excelentes condiciones equipos y vehículos utilizados para la prestación del
servicio.

 Cumplir con los requisitos legales, normativos y los que subscriba la empresa.

5.5 VALORES CORPORATIVOS

HONESTIDAD: Rectificadora De Motores del Quindío basa la prestación de los servicios

mediante el asesoramiento inicial, durante, y después, permitiendo al cliente tomar una decisión
óptima frente al servicio requerido.

TRABAJO EN EQUIPO: Rectificadora De Motores del Quindío propende por lo motivación,

colaboración e integración entre los colaboradores con el fin de garantizar un ambiente de trabajo
sano y en armonía que conlleve al logro de los objetivos personales y empresariales.

SEGURIDAD Y CONFIANZA: Rectificadora De Motores del Quindío genera a sus clientes

seguridad y confianza basada en la experiencia y trayectoria del talento humano y la aplicación
de nuevos procedimientos de tecnología avanzada, garantizando un óptimo servicio.

SERVICIO: Rectificadora De Motores del Quindío Es responsabilidad de todas las áreas de

nuestra compañía brindar una atención integral encaminada a lograr cumplir sus expectativas
teniendo como prioridad la satisfacción de nuestros clientes tanto internos como externos.

RESPETO: Rectificadora De Motores del Quindío Actuamos de una manera correcta y atenta,
respetando la dignidad de clientes, proveedores y los miembros de nuestra compañía.

AMABILIDAD: Rectificadora De Motores del Quindío Siempre tenemos una actitud cálida y
colaboradora con nuestros clientes y proveedores siendo esta nuestra premisa.
6. ESTILO DE LA DIRECCIÓN
EN RECTIFICADORA DE MOTORES DEL QUINDÍO, nos basamos en un estilo de la
dirección orientada a la tarea. Sus líderes se centran solo en que el trabajo se haya cumplido y
pueden ser un poco autocráticos, todo para brindar la mejor calidad en su servicio. Estos líderes
son muy buenos para definir el trabajo y los roles necesario, ordenar estructuras, planificar,
organizar y controlar. Su preocupación constante por la salud de sus empleados y el
cumplimiento de las normas y requisitos de seguridad y salud en el trabajo, calidad y medio
ambiente dentro de la organización. Teniendo un control en los residuos, fomentando la
preservación y la protección del medio ambiente daño a la propiedad o impacto socio ambiental y
reparación ante emergencias.

6.1 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN DEL SIG.

FECHA: Agosto 1° de 2019

PARTICIPANTES:
CARGO NOMBRE
Gerente GERARDO CAMACHO ARIAS
Coordinadora de Calidad SILVIA JULIANA LOZADA PLATA
Asesor de Calidad CAMILO ARIAS ARANDA

6.2 REVISION POR LA DIRECCION.

INFORMACIÓN PARA LA REVISIÓN

La política y los objetivos se encuentran claros y
apropiados,
le apunta a lo que quiere ofrecer la empresa. Por
tanto se decide no modificarla. La política del
Sistema Integrado de la rectificadora y Gestión fue
POLÍTICA Y formulada en coherencia con los planes sectoriales
OBJETIVOS DE y de desarrollo administrativo, el sistema
CALIDAD de control interno y el plan estratégico Establecido
en la organización. Adicionalmente, ésta cumple
con los requisitos exigidos por las normas ISO
9001:2015, ISO14001:2015, OHSAS 18001:2007.
 En la auditoría realizada el mes pasado se
presentaron 9 no conformidades, las cuales 5
fueron en la prestación del servicio 1 en recepción
y 3 en gestión de recursos, todas se
Han gestionado. la evaluación realizada por la
Oficina de Control Interno en el marco de la
Auditoría Interna de la rectificadora Vigencia
RESULTADOS DE 2010, se identificó que el Sistema
AUDITORÍAS Integrado de Planeación e información conformado
por las Normas ISO 9001:2008,OHSAS
18001:2007, ISO 14001:2004, se encuentra en un
proceso de mantenimiento y
Mejoramiento continuo, lo cual se evidencia tras la
evaluaciones realizadas a cada uno de los procesos
y en la identificación de las acciones de mejora,
preventivas y correctivas generados en los procesos.
Los puntajes en las encuestas muestran que los
clientes están muy satisfechos. Dentro de las
observaciones en las encuestas encontramos las
siguientes: "En el momento está bien, cumplen
con las normas en las entregas y trabajos", "Seguir
siendo excelentes". Además de que también
RETROALIMENTACIÓ tenemos los puntajes delas encuestas de los
N DEL CLIENTE clientes internos como los operarios en cuanto la
utilización de los elementos de protección
personal y también en el control que le dan a los
residuos de cada proceso en la parte ambiental por
la tanto cada día le dan una mejora continua.

RESULTADOS DE LA REVISIÓN
1. La identificación de las acciones correctivas y
preventivas por parte del personal, para esto se
MEJORA DE LA realizaría capacitaciones a todo el personal, y que
EFICACIA DEL S.G.C de esta manera ellos se apropien de
los conceptos de acciones correctivas y
preventivas y así las identifiquen y reporten.
2. Necesidad de capacitación en metrología para
MEJORA DEL los operarios pues se requiere que ellos estén lo
PRODUCTO suficientemente capacitados en todo los temas de
medición

1. Para que el personal de la empresa adquiera la

cultura de reportar las acciones realizadas es necesario
darles capacitación para lo cual se requiere de: una sala
de capacitaciones dotada con sillas, folletos de
información. El gerente será el responsable de brindar
los recursos y la coordinadora de calidad de realizar la
NECESIDAD capacitación y hacer seguimiento para saber si se ha
ES DE cumplido el objetivo.
RECURSOS 2. Se está buscando como contactar al SENA para que
nos provea esta capacitación, pues los recursos
necesarios son el instructor y salones que brindaría
también el, la secretaria será la encargada de hacer la
gestión de llamar y consultar al SENA y don Gerardo
estará al pendiente de que sea de esa
Manera.
6.3COMITÉ DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

ARTICULO 1°. Creación del Comité del SIG. Créase el Comité del Sistema
Integrado de Gestión de la Rectificadora de motores del Quindío del cual
formará parte el nivel directivo de la misma.

ARTICULO 2°. Conformación del Comité del SIG. Conformado por

personas del equipo directivo, responsables de dar directrices y lineamientos a
los equipos técnicos de la Rectificadora de motores del Quindío

Composición del comité:

El (la) Representante legal de la Rectificadora de motores del Quindío, quien
Lo dirigirá.

El (la) Secretario.

El (la) Jefes de taller.

El (la) Jefe de Control Interno.

PARÁGRAFO: Además de los integrantes señalados en esta acta, el Comité

del Sistema Integrado de Gestión se conformará, cuando sea aplicable, por el
personal que indica la normatividad asociada a los comités de los diferentes
subsistemas del Sistema Integrado de Gestión.
ARTICULO 3°. Funciones. Son funciones del Comité del Sistema Integrado
de Gestión las siguientes:

1. Definir y aprobar la política y los objetivos del SIG.

2. Definir las directrices y planes asociados al desarrollo del Sistema Integrado

de Gestión.

3. Definir las estrategias necesarias para el diseño, despliegue, comunicación,

implementación, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de
Gestión.

4. Aprobar el Manual del SIG

5. Evaluar periódicamente el desempeño y el cumplimiento de las Políticas,

objetivos y planes previstos para la implementación, mejoramiento y
sostenibilidad del SIG.

6. Aprobar el programa de auditorías internas del SIG.

7. Realizar las revisiones por parte de la alta dirección al Sistema Integrado de

Gestión.

8. Tomar decisiones sobre las necesidades de recursos para la implementación

y sostenibilidad del SIG.

9. Revisar, cuando se requiera, las decisiones tomadas en los Equipos Técnicos

para su aprobación.

10. Aprobar el Programa de Gestión Ética.

11. Servir de instancia de interpretación de los acuerdos, compromisos y/o

protocolos éticos.

12. Coordinar las actividades del Equipo de gestores éticos para implementar la
gestión ética en la organización.
13. Revisar y analizar los consolidados de incidentes ambientales, de seguridad
y salud en el trabajo de la información, existentes en la Rectificadora de
motores del Quindío y promover las acciones para su prevención y control.

14. Hacer seguimiento al mapa de riesgos y planes de manejo, promoviendo la

prevención en concordancia con los criterios de aceptación de la Rectificadora
de motores del Quindío.

15. Analizar los informes de auditorías realizadas al Sistema Integrado de

Gestión mpor organismos de control externos e internos y tomar las acciones
que corresponda.

16. Definir y aprobar las estrategias de mejoramiento continuo del SIG.

17. Las demás responsabilidades asociadas al rol gerencial en el Sistema

Integrado de Gestión.

ARTÍCULO 4°: Secretaría Técnica del comité. La Secretaría Técnica del

Comité del Sistema Integrado de Gestión será ejercida por el (la) representante
de la alta dirección, quien tendrá las siguientes funciones:

Citar a los integrantes del comité.

Elaborar el orden del día de la reunión.

Dar lectura al acta anterior y realizar seguimiento a los compromisos

pendientes.

Archivar las actas del comité de Revisión por la Dirección.

ARTÍCULO 5°: Representante de la Alta Dirección. El representante de la

alta dirección de la Rectificadora de Motores del Quindio para el Sistema
Integrado de Gestión será El Gerente, quien debe informar al Comité sobre el
desempeño del Sistema Integrado de Gestión para la oportuna toma de
decisiones, que garanticen el mejoramiento continuo del mismo y de cualquier
necesidad de mejora. Asimismo, el representante de la alta dirección, además
de las funciones asociadas a la secretaría técnica, tendrá la responsabilidad de
liderar al equipo operativo y desarrollará las siguientes funciones:

Coordinar la implementación, despliegue y sostenibilidad del Sistema

Integrado de Gestión.

Mantener una comunicación clara, oportuna, completa y permanente con los

integrantes del equipo operativo.

Definir las herramientas, metodologías y lineamientos necesarios para la

implementación del Sistema Integrado de Gestión en la entidad.

Realizar seguimiento a los objetivos planteados frente al Sistema Integrado de

Gestión, para detectar desviaciones y tomar las acciones correctivas
necesarias.

Verificar el cumplimiento de la implementación de los objetivos y tareas

asignadas al equipo operativo.

Verificar que se incluyan los temas asociados al Sistema Integrado de Gestión

dentro del plan de capacitaciones de la entidad.
Asegurar que se planeen e implementen actividades de sensibilización frente al
Sistema Integrado de Gestión.

Presentar al equipo directivo los avances del plan de trabajo y decisiones

tomadas por el equipo operativo.

ARTÍCULO 6°: Sesiones del Comité SIG. Las sesiones del Comité serán:

Ordinarias: Los miembros del comité del Sistema Integrado de Gestión se

reunirán cada cuatro (4) meses, previa convocatoria a través del secretario
técnico.

Extraordinarias: Cuando las necesidades así lo exijan el presidente del Comité o

por solicitud de alguno de los integrantes del mismo, a través de la Secretaría
Técnica, convocará a sesión extraordinaria, por lo menos con cinco (5) días de
anticipación.

PARÁGRAFO: En las sesiones extraordinarias únicamente se tratará el tema

objeto de la citación.

ARTÍCULO 7°: Asistencia. La asistencia a los comités es obligatoria e

indelegable. Cuando por motivo de fuerza mayor un miembro del comité del
Sistema Integrado de Gestión no pueda asistir, deberá comunicarlo a la
secretaría técnica del comité con la debida antelación y en todo caso deberá
actualizarse, consultando las actas, especialmente en lo relacionado con los
resultados y los compromisos adquiridos.

ARTÍCULO 8°: Quórum. Constituye quórum decisorio la mitad mas uno de

los integrantes del Comité. En caso de presentarse empate en las votaciones que
se realicen, se definirá por el voto de quien preside la sesión

ARTÍCULO 9°: Actasdelcomité. De cada reuniónllevadaacabo por el Comité

del Sistema Integrado de Gestión, la Secretaría Técnica levantará un acta que
contendrá los temas tratados, deliberaciones, recomendaciones y
responsabilidades asignadas durante la sesión, acta que será remitida a cada
uno de los integrantes para su revisión y ajustes.

Pasado el término de tres (3) días y atendiendo las modificaciones que se

consideren pertinentes se procederá a la legalización y suscripción por el
representante legal de la entidad o su delegado y por el secretario técnico.
6.4 LIDERES DE LOS PROCESOS.
Por ser una organización con un número mínimo de empleados dentro de su
organización, la Rectificadora de Motores del Quindío, cuenta con los líderes de
procesos que aparecen en su organigrama estructura; encabezado por su Gerente y
encargado de la Revisión del SIG. El Jefe de Taller, líder en los procesos Misionales, y
los ingenieros de sistemas, quienes dentro de su autonomía, prestan un excelente servicio
de apoyo.

GERENTE

CONTADOR

AUXILIAR DE INGENIERO DE
JEFE DE TALLER
GERENCIA SISTEMAS

OPERARIO OPERARIO OPERARIO OPERARIO OPERARIO OPERARIO

LAVADOR CULATAS TORNO BLOQUES CIGÜEÑALES CONDUCTOR

7. PLANIFICACION DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

7.1MAPA DE RIESGOS DEL SIG.
Manual Integrado Cap. 7.pdf

7.2 COMUNICACIÓN INTERNA.

matriz de comunicacion Sistema Integrado.xlsx
8. DOCUMENTACION DE LOS PROCESOS.
Para la Rectificadora de Motores del Quindío, es de vital importancia llevar una
secuencia lógica en sus procesos, tener la trazabilidad de estos y darlos a conocer a sus
colaboradores, para así lograr el cumplimiento del servicio con Calidad integral,
brindando a sus clientes una óptima satisfacción en su necesidad. Para lograrlo, se han
desarrollado documentos como Mapa de Procesos, su respectiva Caracterización de
los procesos, y los Diagramas de flujo, que son los que detallan el paso a paso de las
actividades dentro de la organización.

8.1 CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS

PROCESO Direccionamiento Estratégico.
Direccionar, establecer las políticas , las estrategias y las
asignaciones de los recursos, con el fin de asegurar los
OBJETIVO objetivos misionales de la organización; permitir la mejora
continua, la satisfacción del cliente y la conformidad de
calidad
Todos los niveles y procesos de la organización, y sus partes
ALCANCE
interesadas, interna y externamente.
RESPONSABLE
Gerente
DIRECTIVO
RESPONSABLE
Responsable del SIG.
EJECUTOR
SOPORTE LEGAL, SOPORTE SOPORTE LEGAL INTERNO
EXTERNO

PROVEEDORES ENTRADAS DOCUMENTOS SALIDAS USUARIOS

ASOCIADOS
Partes interesadas requerimientos Certificado de Políticas y Todos los
Cámara y estrategias procesos de la
Comercio administrativas organización
Accionistas Planes y Direccionamiento Estrategias
programas estratégico comerciales
estratégicos (Misión, Visión,
para la Política, objetivos
revisión integrales).
Gerente Informes de Informes de Informes
gestión gestión. gerenciales
Balances planes de
contables. acción y/ o
Declaraciones de programas
 impuestos estratégicos
Bancos Recursos Presupuesto y
plan de
asignación de
recursos
Área Informes de Informes de
administrativa estadística revisión del
Obligaciones SIG
financieras Otras
decisiones
estratégicas

Recursos Registros Requisitos

Recursos humano:
Directora
Administrativa
MEDICIÓN
Consultar matriz de indicadores
FECHA MODIFICACIÓN REVISÓ APROBÓ
13/08/2019

8.2 DOCUMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

TIPO DE PROCESO: PROCESO:
PROCEDIMIENTO: CÓDIGO:
PRODUCTOS:
1. INFORMACIÓN GENERAL PROCEDIMIENTO
OBJETIVO:
ALCANCE:
GLOSARIO:
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
CONDICIONES GENERALES:
2. INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
REGISTR
ACTIVIDA DESCRIPCI ÁRE CARGO /
N° OS
D ÓN A ROL
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Formatos Asociados:
Recomendaciones para Mejorar el Procedimiento:
3.CONTROL DE CAMBIOS
Elaboró Revisó Aprobó Fecha
Nombre
Cargo
Versión Descripción del Cambio Fecha

9. MANUAL INTEGRADO DE GESTION

CONTEXTO DE LA CONTEXTO DE LA
ORGANIZACIÓN ORGANIZACIÓN
(4.1) ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIO (4.1)
(4.3)

OPERACIONES
(8)

PRODUCTOS Y
REQUERIMINETOS SERVICIOS

PLANIFICAR HACER
NECESIDADES Y SATISFACCION DEL
EXPECTATIVAS DE CLIENTE
LAS PARTES
PLANIFICACI0N LIDERAZGO (5) EVALUACION
10. MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO DEL SIG

Mecanismos permanentes: Monitoreo y seguimiento a la ejecución de actividades previstas, de

acuerdo con lo establecido en la estructura de procesos de la Rectificadora.

Mecanismos periódicos:

- Análisis y evaluación de cumplimiento de indicadores definidos

- Autoevaluación semestral
- Revisión integral del desempeño del SIG (revisión por la dirección). Revisión completa: 1
vez al año.

10.1 INDICADORES DE GESTIÓN DEL SIG

Los indicadores se enmarcan de acuerdo a las siguientes dimensiones:

- Plataforma estratégica:
Objetivos institucionales
Política y propósito del SIG
Valores institucionales

- Programas de Salud y Seguridad en el Trabajo:

Programas de SST
Actividades para el cuidado de la salud
Mecanismo para reportar incidentes y accidentes de trabajo
Actividades del plan de emergencias

- Programas ambientales:
Ahorro y uso eficiente de agua y energía
Identificar y clasificar los residuos
Manejo de residuos peligrosos
Disminución del uso de papel
Cuadro de indicadores del SGI:

11. INDICADORES DE GESTION

INDICADOR DESCRIPCIÓN

Porcentaje de cumplimiento de las Mide el porcentaje promedio de cumplimiento de

acciones planeadas de las áreas las acciones planeadas de las áreas estrátegicas del
estrátegicas del SIG SIG

Nivel de riesgos criticos mitigados Mide el porcentaje de riesgos críticos que son
del SGI mitigados en un periodo.

Nivel de satisfacción de los clientes Puntuación promedio de la evaluación de la

satisfacción realizada a los clientes

Indice de eficacia de los procesos Proporción de procesos que cumplen con el (90%)
de Calidad, Medio Ambiente, de la meta establecida en sus indicadores de
Seguridad y Salud en el Trabajo gestión.

Nivel de avance del cronograma de Porcentaje de cumplimiento de la ejecución de

los proyectos del SGI proyectos

Nivel de competencia del personal Porcentaje promedio de la evaluación del

desempeño de los funcionarios administrativos y
de apoyo.
 Cumplimiento de Requisitos Porcentaje en el que se cumplen los requisitos
legales y normativos legales y normativos

12. CONTROL DE LOS CAMBIOS

12.1 OBJETIVO

Tener un control de las condiciones laborales de los trabajadores y que se estén cumpliendo con
las normas básicas que el SIG requiere para presentar una labor integrada.

12.2 ALCANCE

Este procedimiento es de obligatorio cumplimiento y aplicación en todos los proyectos que

realice la empresa, y en todas las áreas de la misma.
12.3 FLUJOGRAMA

INICIO

Identificar los cambios

ocurridos o que van a
suceder en la organización

Informar del cambio que se

va a realizar.

Analizar riesgos y requisitos

de ley si aplica

Establecer las
recomendaciones.

Analizar el impacto de los

cambios sobre el Sistema
 12.4 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.

DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Permanentemente se identifican los cambios de legislación.

Cambios de Tecnología
Cambio de infraestructura, instalaciones y equipos
Encargado de SIG
Adecuaciones del sitio de trabajo
Cambios de personal

Implementación de nuevos procesos y ejecución de nuevos

proyectos.

Cada que se presente un cambio los responsables de las

áreas involucradas, informan sobra los cambios que se van Áreas involucradas
a presentar

El área del Sistema integrado de gestión en compañía delas

Encargado del SIG y áreas
áreas involucradas analizan los riesgos que se puedan
involucradas
presentar por los cambios y los requisitos de ley si aplica.

Basados en los riesgos identificados por el SIG se

Encargado de SIG,
establecen las recomendaciones para hacer implementadas
Departamento, seguridad en el
antes, durante y después del cambio y los a los cargos que
trabajo, y áreas involucradas
se le debe comunicar.
Con base en los riesgos identificados y las
recomendaciones establecidas se identifican los elementos
SIG y áreas involucradas
del sistema Integrado de gestión que se verán afectados por
el cambio.

Ajustar o crear procedimientos o instrucciones de trabajo, Encargado de SIG y áreas

divulgar y entrenar al personal. involucradas