PAPEL DE LA INFORMACIÓN

La información, a través de sus componentes, toma los datos desde la actividad para
conducirlos en sucesivas fases y grados de elaboración al proceso de la decisión. Cada
etapa da lugar a un tipo de información específico y concreto que reviste peculiares
características que son objeto de un tratamiento especial en este sistema.
El sistema de información y toma de decisiones
Observando en el gráfico las líneas que alimentan la toma de decisiones, podemos
distinguir dos grupos, los cuales representan las dos clases de información que ligan las
decisiones de los dirigentes con las operaciones. Estos dos grupos vienen determinados
por:
— Una rama descendente, que por contener la información que establece lo que la
dirección decide, la denominamos DETERMINATIVA.
— Otra rama, ésta de carácter ascendente, que permite a la dirección el conocimiento de
resultados, y de los factores del medio interno y externo y es, por tanto,
INTERPRETATIVA.
La información determinativa está constituida por todo el conjunto de normas,
instrucciones, órdenes, etc., que emanan de la dirección a través de su toma de decisiones
en orden a establecer cómo ha de desarrollarse la actividad.
El papel que tiene la información normativa en el resultado de las decisiones es
fundamental para el citado desarrollo de la actividad. En efecto, las operaciones han de
realizarse ajustándose a una secuencia precisa y definida de procesos, muchos de ellos de
carácter repetitivo.
Para que esto, ocurre se establecen procedimientos, los cuales sientan las bases y las reglas
con arreglo a las cuales se van a producir las informaciones operacional, de control y
gestión e integrada.
Estas tres últimas constituyen el grupo de información interpretativa y vienen a ser el
sistema nervioso de la empresa, puesto que por su intermedio la dirección conoce toda la
información relativa a la vida y actividad empresariales, con cuyo concurso puede efectuar
una correcta toma de decisiones.
Consideremos también el proceso de la decisión propiamente dicho. Puede verse éste en la
figura 19, mostrándose la forma en la cual se relaciona con la información. Aquí vamos a
referirnos al papel que juega la información dentro de él.
El elemento fundamental de la toma de decisiones es la información. Es información la
excitación que la origina, así como también es información el resultado de la decisión. Pero
de manera primordial la información es el elemento de conocimiento que hace posible que
decidir tenga unas bases razonables y no sea una simple adivinanza basada en la pura
intuición del que toma la decisión. Esto es referido a lo que denominamos información en
su aspecto formal, puesto que la intuición corresponde al uso de lo que MARCH y SIMON
denominan grupo evocado, es decir, hacer uso de la experiencia adquirida, lo cual es usar
la información acumulada a lo largo de una serie de actuaciones similares o no, pero que
determinan un comportamiento causal. El sentido determinista de la información sobre los
hechos actuales y pasados percibidos por el individuo se produce siempre, por ello una
importante labor de formación de los dirigentes es proporcionar las reglas para estructurar
el conocimiento y dar valor a su experiencia e intuición dentro del contexto general de la
decisión.
Generalmente, cuando se recibe la excitación, ésta por sí sola no presta todos los elementos
de conocimiento necesarios para tomar una decisión. Al tenerse conocimiento de un hecho
surgen infinidad de dudas acerca del mismo y del cuadro situacional en el que se
desenvuelve, de aquí que sea necesario disponer de cuanta más información mejor para
disolver esas dudas y valorar en su exacta medida las consecuencias de lo sucedido y de las
posibles alternativas que de ello se derivan. Concretamente, en el proceso de la decisión,
en sus fases de conocimiento y análisis de los datos, el acopio de información está dirigido
a transformar una situación de incertidumbre, derivada de la excitación, en otra de riesgo
conocido que permite evaluar subjetiva u objetivamente las consecuencias derivadas de la
elección de una alternativa posible.
 sistema de información 145

Una destacada fuente de información a estos efectos la constituye el Banco de Datos, el cual puede
definirse como la reserva que pone a disposición de la dirección el cúmulo de conocimientos
actualizados sobre la marcha de las operaciones, así como de la situación del entorno.
Podríamos resumir, diciendo que la toma de decisiones es en cierto sentido una elaboración que se
le da a la información; el directivo la recibe, juzga, compara y evalúa a la luz de sus objetivos y
produce más información. Es importante resaltar que en oposición al estrato rutinario de las
operaciones es la dirección el estrato decisorio, puesto que produce una nueva información, que
sirve, además, de señal para realimentar las operaciones.
SISTEMA DE INFORMACIÓN Y DIRECCIÓN
La información se concibe como el elemento necesario para que el gobierno de la empresa pueda
actuar; sólo gracias a que el dirigente conoce cuanto de significativo ocurre y da a conocer sus
decisiones, es posible mantener el principio de la coordinación y mantener un sistema empresa
pilotado en su conjunto como un todo.
El proceso básico mediante el cual el dirigente aprovecha la información que recibe, produciendo
otra que aumenta el valor de la anterior, es el denominado proceso de la toma de decisiones, el cual
se desarrolla según expresa la figura adjunta. El proceso de gobernar la empresa consiste en recibir,
tratar y entregar informaci6n; el nuevo aporte informativo así logrado ha de responder en todo a las
necesidades de gobierno y corrección del órgano cuyo responsable es el que toma la decisión. Por
ello mismo el input que cada uno de éstos recibe está en función de su nivel orgánico, de modo que
el flujo ascendente es jerarquizado, sufriendo en cada nivel una elaboración y consolidación
específicas.
El gobierno y el control de la empresa residen en la interpretación y emisión de mensajes que
originan determinadas acciones en sus receptores en los dirigentes excitan el proceso de la
decisión, en el nivel ejecutor son las órdenes que de una u otra forma ponen en marcha y regulan el
desarrollo de su actividad. Puesto que en la dirección reside la toma de decisiones de carácter
institucional, la información es básica para el ejercicio de sus funciones. Como decíamos en el
punto anterior, hay dos corrientes informativas, la determinativa y la interpretativa, situándose la
dirección en el vértice de la confluencia de ambas.
146
 sistema de información 147
De la dirección emana la información que da origen al desarrollo de la actividad. Esta
relación está en función del estilo de dirección ejercido, puesto que, como expresa la figura
20, cada uno de ellos se basa en una forma particular de decidir la cual por supuesto, hace
uso o emana el tipo de información correspondiente. Considerando que la dirección es el
mecanismo de gobierno de la empresa, posee un input, que es la información interpretativa,
y un output, que es la determinativa. El funcionamiento diario de la empresa, como
sistema, no se halla a merced del azar o de señales esporádicas de la dirección.
SISTEMA DE INFORMACIÓN Y USO DEL ORDENADOR
El ordenador es para el sistema de información y, por tanto, para el proceso de la decisión,
una herramienta de enorme importancia. Por ello existe un papel preponderante del
ordenador en relación con el esquema informacional dentro de la empresa. La figura 21
nos relaciona el punto en que la información se sitúa con respecto del uso del ordenador.
Cada fase del proceso de la decisión tiene su relación con un componente de este sistema
de información, de lo que surgen unas aplicaciones que hacen posible el ensamblaje
perfecto, adecuado y óptimo entre decisión, información y ordenador en la empresa. Estas
aplicaciones son formas de aprovechar cada componente informacional.
De forma general, éste es el papel que la información juega dentro de la empresa, papel
sustancial y definitivo, puesto que no hay actividad sin un verdadero proceso de
comunicación, el cual ha de ser, además, ordenado y capaz de seleccionar la información
relevante de entre el cúmulo de datos, informaciones, etc., que sabemos se producen día a
día, tanto en el medio ambiente como en la propia empresa.
De aquí que dentro de la estructura del sistema de información sus componentes hayan de
estar perfectamente definidos y tengan
 sistema de información 149

Fases del proceso de Componentes del Sistema Aplicación

decisión de información

Excitación Información de control Control de Actividad.

integrado de Gestión.
Señales de Alerta.
Información de
Investigación. Investigación basada en
modelos matematicos.
Información Operacional.

Juicio de la situacion Información de Relación. Banco de datos.

Casos anteriores.

Elaboracion Información de Programas de

Planificación. tratamiento.

Información Normativa. Comparación de

Información
determinativa.

Evaluacion y Ensayo Información de Investigación de

Investigación. consecuencias.

Predicción de resultados.

Simulación.

Fig 21 usos del ordenador

Por objeto agrupar informaciones homogeneas y significativas cuyo papel y
contenido puede verse resumido en el cuadro de la figura 2
 sistema de información 151
Componentes Contenido

Información Normativa Normas técnicas de conducta, actuación, administrativas, Qué

Tratamiento control, seguridad, difusión y distribución Quién
Explotación . Permanentes y transitorias. Estructura Cómo
Organica y reglas de comportamiento dinámico para la Donde
misma.
Información de Planificación Objetivos y medios a los que han de acomodarse las Cuándo
operaciones futuras de la emrpesa, en orden a conseguir
sus fines. Con qué

Información de Relación Conocimiento de la acción de los factores endógenos y Qué pasa

exógenos. Contacto entre los miembros de la empresa.

Información Operacional Resultados de la actividad. Que ha

ocurrido

Información de Control y Gestión Comparación entre la operacional con la normativa de la En que grado
planificación. se cumple

Información Integrada Síntesis de informaciones para uso formal y periódico de Sintesis de la

la Dirección a todos sus niveles. anterior

Información de Investigación Empleo de los medios y técnicas modernas para ayudar Qué pude
a la toma de decisiones y a la planificación que realiza la ocurrir
dirección,

Figura 22 Componentes del sistemas de Información

1引
152
 154 la dirección por sistemas

OBJETO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

Fundamentalmente, el sistema de información trata de:

a) Suministrar a la dirección de la empresa, a todos los niveles, el conocimiento de los

resultados de la actividad, así como el estado de los factores endógenos y exógenos
que afecten al curso de la misma.

b) Proveer los canales a través de los cuales las decisiones de la dirección, expresadas
en órdenes e Información de diversas clases y contenidos, se incorporen a las
operaciones de la empresa.

c) Coordinar entre sí a todas las personas de la empresa a fin de lograr el grado de

relación preciso para conseguir los objetivos de aquélla.

De acuerdo con esas líneas básicas, el objeto del sistema queda expresado a través de
los puntos siguientes:

1. Elaborar los métodos y desarrollar las técnicas necesarias para adquirir, tratar y
transmitir la información, así como desarrollar los procedimientos para su
almacenamiento y posterior utilización.

2. Servir de vehículo a las normas y reglas estableciendo medios y cauces para su

difusión y conocimiento a todos los niveles, así como para su actualización.

3. Servir de soporte al sistema de planificación, recogiendo su contenido en

documentos adecuados para hacerla efectiva y trascendente.

4. Establecer cauces para recoger la información interna y externa que sea relevante
para la vida de la empresa, transmitiéndola a aquéllos que deben incorporarla a las
operaciones a través de sus decisiones.

5. Proveer los medios para que la información procedente de los resultados de la

actividad sea elaborada, de acuerdo con las reglas determinadas al efecto.
 sistema de informaciÓn 155

6. Dar a conocer de forma sistemática y organizada dicha información a los

ejecutivos y directivos de la compañía, a través de los sistemas de información de
control y gestión.
7. Proporcionar un instrumento de ayuda a la planificación y a la toma de decisiones,
utilizando el ordenador y las técnicas científicas aplicadas a la empresa,
desarrolladas a través del sistema de información de investigación.
8. Servir de nexo de unión entre los demás sistemas, esencialmente para adoptar a los
puntos focales de responsabilidad el conocimiento necesario para la torna de
decisiones, de la que la información constituye la excitación.

COMPONENTES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

Para realizar su objeto, el sistema de información se estructura en componentes, que se

corresponden con cada una de las clases de información que son relevantes en la
empresa, agrupadas con un criterio de similitud en la Fuente y en la utilización. Cada uno
de los componentes constituye un subsistema, formado a su vez por las diversas
manifestaciones y vehículos del flujo informacional correspondiente.

Como con los componentes del sistema deben de quedar cubiertas todas las necesidades
informativas de la empresa, en ellos podemos distinguir:

a) El conjunto informativo que, emanando de la dirección, recoge la definición de la

estructura y la normativa para su funcionamiento.

b) El conjunto de planes, objetivos, etc., que han de servir de base para la actividad.

c) El conjunto de las informaciones que relacionan las personas de la empresa entre sí

y con el medio ambiente.

d) El conjunto de resultados procedentes del cumplimiento de la actividad.

e) El conjunto de informaciones derivadas de la comparación de las dos indicadas en

b) y d) en orden a mantener el rumbo previsto.

f) El conjunto de informaciones procedentes de la expresada en e), debidamente

sintetizadas, a fin de que sean conocidas por la dirección.

g) El conjunto de informaciones que suministra la aplicación del ordenador a la

planificación y prospectiva mediante el uso de modernas técnicas matemáticas y
lógicas.
 156 la dirección por sistemas

Cada uno de estos conjuntos o grupos, con entidad propia, forma un componente del
sistema de información, los cuales, en el mismo orden, son:
— Información normativa
— Información de planificación
— Información de relación
— Información operacional
— Información de control y gestión
— Información integrada
— Información de investigación

(En el cuadro de la figura 22 puede verse el contenido de cada componente.)

El sistema de información es la agrupación coherente y sistematizada de las diversas

clases de información que se producen en la empresa. La información nace de las
decisiones, de los actos y de los hechos, podemos, por tanto, relacionar los componentes
con la fuente de información que los origina.

INFORMACIÓN DE PLANIFICACIÓN

Entre las decisiones que toma la dirección de la empresa se encuentran aquéllas por las
que determina cuál estima que debe ser el curso futuro de la actividad, previendo sus
resultados. Para ello se basa en los fines que pretende conseguir.
 sistema de informaciÓn 157
Esas decisiones se transforman en información, que contiene las instrucciones precisas y,
sobre todo, los objetivos cuantitativamente expresados que han de guiar la actuación de los
ejecutores. Esta es la información de planificación.
Como es lógico, este subsistema es, informacionalmente hablando, el vehículo de
expresión del sistema de planificación de la empresa. Al igual que en la normativa, también
en esta información la claridad es un atributo importante, ya que el grado con que lo
planificado se cumpla, dependerá mucho de su intendimiento por aquéllos que son sus
destinatarios. Su establecimiento es consecuencia de la cantidad de información disponible
sobre el medio Interno y externo.
OBJETO DE LA INFORMACION DE PLANIFICACION
— Servir de canal, para conocimiento de todos los interesados, de la planificación de la
empresa.
— Coordinar a todos los niveles de la empresa a través del conocimiento de objetivos
comunes.
El aspecto más importante de esta información, además de su difusión, es su
almacenamiento en los ficheros necesitados alimentando al Banco de Datos a fin de servir a
los procesos de toma de decisiones automatizada y a la comparación entre valores de
resultados y planes, de la cual se valen los modelos que elaboran información al servicio de
las decisiones prospectivas del dirigente.
INFORMACIÓN DE RELACIÓN
Diariamente se produce una gran cantidad de información, tanto en el seno de la empresa
como en sus entorno. El sistema de información, a través de sus componentes, busca la
ordenación y canalización de lo más significativo de aquélla para hacerla útil a la empresa
y a sus dirigentes. Por ello, dentro de las partes que forman el sistema ha de haber
necesariamente una dedicada al contacto de tipo más o menos directo entre los que ejecutan
la actividad y la dirección, sobre todo a fin de informar a ésta sobre la evolución de los
factores endógenos y exógenos.
 158 la dirección por sistemas

Cuando la normativa y la planificación están plenamente definidas y establecidas, su

funcionamiento depende del de dos canales: el que suministra el conocimiento de los
resultados de su aplicación y el que permite conocer las excepciones, lo que por una u
otra causa sucede y necesita de la aclaración o complemento.

OBJETO DE LA INFORMACION DE RELACION

a) Poner en contacto personal a las ejecutores de la actividad con los dirigentes.

b) Relacionar a la empresa con su entorno y viceversa, sobre todo en lo referente al

mercado y a la competencia.

c) Establecer los canales que, a modo de sensores, permiten a la empresa conocer la

evolución de los sistemas del medio ambiente, llevando esta información a los
puntos focales de responsabilidad oportunos.

Por su ámbito podemos distinguir dos clases de información de relación:

— Interna

— Externa

Información de relación interna

Es aquélla que se verifica dentro del seno de la propia empresa; relaciona a los
ejecutores con la dirección y, en general, a todos (vertical y horizontalmente) entre sí.
 sistema de informaciÓn 159

Información de relación externa

Pone en contacto a la empresa con su entorno y a éste con ella.

El papel de la información de relación es establecer los canales y órganos dedicados a

sondear y conocer aquellas partes específicas del medio ambiente que afectan a la
actividad, comunicando esta información a aquellos puntos focales de responsabilidad en
los que reside el mecanismo para la puesta en práctica de las acciones necesarias.

En este grupo hay que distinguir dos tipos de información:

— Ordinaria

— Inteligencia

a) La información de relación externa es ordinaria cuando se refiere al trato normal,

del que nacen las relaciones recíprocas entre empresa y medio ambiente. La
correspondencia con clientes, por ejemplo.

b) La inteligencia tiene una consideración importante dentro de la información de

relación externa. Hace referencia, en general, al conocimiento, por parte de la
empresa de un aspecto concreto del mercado: la actuación de la competencia.

Como es comúnmente sabido, en un mercado dinámico y competitivo se establece una

situación de concurrencia de objetivos comerciales por parte de empresas de la misma o
similar actividad. Ello hace que la información sobre los movimientos y política de ventas,
precios, etc., de cada competidor sea de gran valor. Con su conocimiento, las decisiones de
estrategia comercial reducen parte de su incertidumbre y permiten valorar con criterios más
objetivos las situaciones de riesgo derivadas de las mismas.

Sin embargo, no es posible tener siempre ese conocimiento y cuando se logra tampoco es
completo. Por ello, parte de los esfuerzos de la información de relación exterior se
canalizan en este sentido. De ello nace la inteligencia, que se caracteriza por la aplicación
de las facultades intelectuales a la elaboración de una información coherente y
significativa, partiendo de una serie de datos aparentemente poco relacionados entre sí.
 160 la dirección por sistemas

Obsérvense dos importantes aspectos de lo antedicho:

— El hecho de buscar una información significativa, y El hecho de tomar como

partida necesariamente impuesta por la naturaleza del tema datos incompletos y poco
relacionados (aparentemente) entre sí.

La inteligencia, como medio formal de información sobre la competencia, provee los

canales a través de los que dicha información llega a un órgano adecuado, que realiza la
aplicación de las facultades y medios precisos para que se convierta en significativa la
información incompleta e incoherente, en orden a la torna de decisiones.

Es obligado señalar aquí la importancia de dos atributos particulares del sistema: la

fiabilidad y la oportunidad.

Se requieren ambos en la información de inteligencia para que las decisiones tomadas por
la empresa, basadas en la posición relativa de sus competidores, sean seguidas por el éxito.

INFORMACIÓN OPERACIONAL

La empresa, y más concretamente su dirección, necesita saber qué es lo que ocurre

como consecuencia de la ejecución de la actividad; de aquí el que ésta tenga que
transformarse en información para poder ser comunicada. Los ejecutores realizan actos
encaminados a cumplir lo previsto en la normativa y en la planificación, para obtener sus
resultados, que se hallan contenidos en los objetivos de la compañía. De esos actos nace
una información que es la primaria, puesto que se refiere a actos originarios. La
información que desea conocer la empresa sobre la actividad está en la mayoría de los
casos predeterminada. Soportes tales como los partes de actividad, etc., y las normas
administrativas recogen esta intención de la compañía. La información operacional nace
de la actividad, conociéndose los resultados de ésta a través de aquélla, quedando dicha
información regulada por los procedimientos informativos desarrollados por cada uno de
los sistemas operacionales de la empresa.

La misión final de este componente es facilitar el conocimiento real sobre la forma

en que actúa el sistema empresa. Ese conocimiento está dirigido a la toma de decisiones,
por tanto ha de tener una forma de comunicación definida y ordenada
 dirección sistemas

OBJETO DE LA INFORMACIÓN OPERACIONAL

— Elaborar la información primaria en orden a la relización de procesos administrativos de

indole corporativa y su explotación directiva.
— Conocer los resultados de la actividad de la empresa, en orden a la comparación con los
objetivos planificados para la posterior toma de decisiones.

— Disponer de los canales de recolección de la información primaria para su elaboración y

transmisión al tratamiento.

— Conservar, en el Banco de Datos, el registro de todas las operaciones pasadas de la

Compañía.

NIVELES DE LA INFORMACION OPERACIONAL

Al ser ésta la información de los resultados de la actividad, aparece segun los niveles en
que ésta se realiza y, según las áreas funcionales, en que aquélla se descompone.

La actividad operacional se realiza en los siguientes niveles:

Nivel de Actividad Objetivos Tipo de Actividad

Funcional Logístico Gestión
Funcional Supervisión
Ejecutor Ejecución
Operativa Táctico Conducción
Operativo Supervisión
Ejecutor Ejecución

Respecto de las funciones (financiera, comercial, producción y personal), cada una de

ellas representa un subsistema productor de la información operacional correspondiente.

Hay que entender que, en orden a una verdadera integración de la información, al hablar de
subsistema de información financier o de personal, etc., no nos referimos exclusivamente a la
que se produce en el órgano correspondiente, sino a toda aquella que se origina en toda la
empresa relativa a la materia de la función en cuestión. Todos los órganos tienen información
de tipo financiero y personal.
162 dirección por sistemas

Información financiera
Es el tipo de información más común en uso de hoy día. La base del subsistema es el flujo del
dinero a través de la empresa y si está diseñado correctamente las responsabilidades financieras
siguen las líneas de los subsistemas operativos. Esta información comprende grandes cantidades
de datos de tipo contable concernientes a la información interna e histórica de la empresa. El
subsistema financiero es probablemente el más importante sistema de información de la
dirección con carácter unitario por ser permanente, el más antiguo y el mejor desarrollado. Sus
datos sufren una elaboración con un alto grado de profundidad y coherencia, ya que su
tratamiento constituye el esquema básico e inicial de los procesos de automatización. De hecho,
gran parte de las líneas informacionales de la actividad se relacionan con los de este tipo de
información.
Información comercial
Es la más importante en el orden de los resultados de las operaciones. Incluye la actividad y los
resultados de ventas y la de Marketing en sus espectos de investigación de mercados, publicidad
y promoción e inteligencia (esta última con información de relación).
La información sobre ventas es el elemento base de las operaciones para las compañías
comerciales, los datos de la actividad de ventas aparecen dispersos en todo el territorio nacional,
comprendiendo este subsistema los canales a través de los cuales se dirigen a su consolidación y
posterior tratamiento en la central.
Podemos ver en ella dos grandes aspectos:
— La obtención de pedidos.
— La actividad de la fuerza de ventas.
 el sistema de información 163

Ambos grupos de datos son fundamentales, pero el primero es origen de gran parte del
mecanismo integrado de la información de la compañia.

Información de personal

El subsistema de información de personal versa sobre el flujo de información acerca de

las personas que trabajan en la organización y de las necesidades futuras del personal. El
Subsistema concierne primordialmente a las principales subfunciones de la función personal:

— Reclutamiento

— Selección

— Contratación y alocación

— Entrenamiento
— Administración

— Política salarial

Es importante hacer notar a efectos de la información que tratamos, que la función de

personal puede considerarse como un sistema que interacciona con todos los demás de la
empresa tanto los corporativos como los operacionales y con el medio ambiente. Como
sabemos, esta función realiza un apoyo esencial a las demás funciones.

Información de producción

La información de producción, referida al aspecto de fabricación y transformación,

constituye otro grupo que en las empresas de esta actividad genera las bases para el resto de
la información que se produce dentro de ellas. El sistema de producción origina una gran
cantidad de información, de la que puede destacarse:
— Diseños y especificaciones

— Investigación y desarrollo
— Control de stocks
— Control de calidad
— Métodos y tiempos
— Nivel de producción
— Productividades
— Costes
 164 dirección por sistemas

INFORMACIÓN INTEGRADA

La integración es el ordenamiento lógico de los datos en forma interdependiente o

complementaria, a fin de suministrar las informaciones que permitan conocer la
actividad de un órgano o grupo de órganos y su repercusión dentro del conjunto de la
empresa.
Previamente cabe dos conceptos de integración comúnmente manejados:
Por un lado integración empleada como sinónimo de coordinación de las operaciones
funcionales, así un sistema de integración de este tipo hace referencia a los medios y
procedimientos de poner en contacto a las diversas personas y a las tareas de éstas entre
sí.
De otra parte la integración automatizadas que comprende el encadenamiento
automático de las diferentes fases del tratamiento de la información por parte del
ordenador. Este concepto es generalmente más restringido aÌ campo de la Informática.
Dentro de nuestros conceptos distinguimos:
— Integración vertical: (Ascendente) (Descendente)
— Integración horizontal
— Integración parcial
— Integración total
 el de

Caracteres de la integración
La integración debe ser:
Total y selectiva.- Es decir, debe abarcar toda la inforrnación de las áreas que se
integran pero con la posibilidad de acceder o de unir aquellos puntos que aportan lo más
significativo para los fines que persigue el flujo informacional integrado.
Flexible.- Es caracteristica de la integración ser vertebrados de tal forma que pueda
dentro de los margenes razonablemente previstos, adapatarse sin riesgos de mantener
cauces obsoletos o deficientes.
Multidireccional.- Como atributo asimismo esencial de la integración se halla su
característica de abarcar el flujo informacional en todas direcciones ( vertical,
horizontal, etc. ), de forma que cree uniones y enlaces entre todos los puntos
significativos con todos los niveles con los que deben relacionarse.
Objetos de la integración
a) Aumentar la eficacia y la eficiencia de la empresa a través del ordenamiento
lógico y coherente de los canales por los que fluye la información, en orden a
proporcionar a los destinatarios el conocimiento de las operaciones de la
empresa con el fin de evaluar la eficacia global de la misma.
b) Predeterminar forma contenido y oportunidad del movimiento de la información
dirigida a los niveles directivos.
 166 dirección por sistemas

Requisitos de la integración
a) Fijación de unas características y cantidades mínimas de información,
definitorias del estado básico de funcionamiento sistema informacional de la
empresa.
b) Fijación participativa de las necesidades informacionales por parte del
responsable de cada órgano conjuntamente con los sistemas información
integrantes del mismo.
c) Definición de objetivos, tanto en el orden jerárquico tradicional como en el
conocimiento horizontal de los mismos.
d) Fijación de responsabilidades para cada puesto de trabajo.
e) Utilización a fondo de las posibilidades del ordenador.
f) Existencia de una doctrina común.
g) Existencia de una normativa, basada en procedimientos administrativos,
claramente definida.
Elementos de la integración
Nos referimos a las técnicas y medios materiales que utiliza la información integrada.
Las técnicas empleadas fundamentalmente son todas las relativas al tratamiento y
síntesis de la información, bien sea por medios manuales o mecanizados.
La esencia de la interrelación se encuentra en la confección de cifras índices, ratios,
etc., que reflejan las variaciones relativas, ligadas, de los datos que expresan las
operaciones de la empresa.
Por otra parte, dado el nivel al que se dirige esta información, se requiere un grado de
síntesis tal que permita a sus usuarios comprender aquello que se les trata de comunicar
en el mínimo tiempo.
Un elemento de características materiales utilizado por esta información es la
presentación gráfica de los datos. Los resúmenes gráficos, etc., deben contribuir como
vehículo de expresión eficaz a la mejor y más rápida comprensión de lo comunicado.
Una herramienta típica utilizada por la información integrada es el cuadro de mando.
La integración informativa es empleada en la empresa a través del concepto de los
sistemas, ya que lo que se busca en definitiva es poner en juego todos los medios
informacionales que interaccionados entre sí produzcan un efecto de interrelación y de
mutua comunicación en el momento de toma decisiones, entre todos los que intervienen
en las mismas. Asi, son sistemas que integran la información el Management
Information System (MIS) y el Control Integrado de Gestión (CIG), aunque el primero
de ellos una óptica más amplia y contempla un conjunto de elementos y de medios de
información más completos. Podemos reseñar una definición de cada uno de ellos, en
un intento de establecer una cierta diferenciación en sus funciones y contenido.
 el de
MIS
Conjunto de medios de toda índole (personas, normas, equipos de proceso de datos,
etc.), junto con los procedimientos para seleccionar, almacenar, recuperar, tratar y
elaborar la información, en orden a reducir la incertidumbre en la toma de decisiones,
proporcionando datos a la dirección en el momento en que ésta pueda utilizarlos con el
mayor rendimiento.
CIG
Forma cuantificada de dar a conocer los resultados de la actividad, que traduce los
resultados de las operaciones empresariales a cifras y ratios comparables con los
objetivos propuestos de antemano y mostrando los efectos de los factores endógenos y
exógenos que afectan a la obtención de dichos resultados.
INFORMACIÓN DE INVESTIGACIÓN
La empresa tiene a su disposición una herramienta que está probando tener
incalculables aplicaciones. Se trata del ordenador. Por otra parte, las técnicas
matemáticas y lógicas aplicadas a la ciencia de la administración de empresas, han
alcanzado un alto grado de desarrollo.
Todo ello nos permite afirmar que la dirección tiene un verdadero laboratorio en el que
poder ensayar posibles alternativas para la toma de decisiones, reproduciendo las
condiciones en las que se realiza la actividad de la empresa con un aceptable grado de
verosimilitud, habida cuenta de las dificultades que esto plantea.
 168 dirección por sistemas

La consecuencia es que hay una verdadera labor de investigación, en el pleno sentido de

la palabra, a realizar por parte de la empresa.
La aplicación de las posibilidades instrumentales del ordenador de las técnicas de
estudio y resolución de problemas a la empresa, la producido una nueva clase de
información, a todas luces prometedora.
La información de investigación es aquella que permite a la dirección, conocer, explorar
y ensayar el medio en el que sus decisiones se van a mover. A través de ella puede
mejorar la calidad de la evaluación de alternativas y la planificación consiguiente.
Basándose en los datos acumulados por el Banco de Información y en más avanzados
grados de tratamiento, es posible elaborar la información, tanto la histórica como la
actual, poniéndola al servicio del conocimiento futuro de las tendencias que puede
seguir la compañía.
Objeto
a) Proporcionar a la dirección una mayor flexibilidad en la toma de decisiones en
la confección de planes.
b) Mantener un canal institucional de investigación actual y prospectiva,
aprovechando todos los datos contenidos en el Banco de Información.
CICLO GENERAL DE LA INFORMACIÓN
En la fig. 24 contemplamos el ciclo general de la información, constituido por la
dinámica de los componentes del sistema, que se desarrolla a través de las relaciones de
flujo que entre ellos se establecen. Dichas relaciones, estan en la realidad definidas por
los canales formales a través de los que se establecen la comunicación entre personas,
órganos y subsistemas de la empresa, abarcando en forma de red, todos los
componentes corporativos y operaciones de la empresa. De este modo puede realizar su
cometido, enlazando las diversas áreas funcionales entre las que se intercambia la
información en todos los sentidos.
 el de

En la figura 25 se representa el diagrama de la red neuronal, que corresponde al sistema

nervioso central según MONAKOW y MORR, como CHURCHMAN ha notado en este
sentido, toda organización puede representarse por interconexiones de elementos de esta
índole, en las que se ponen de relieve la actuación del flujo de mensajes respecto de las
áreas o zonas que atraviesa y su consecuencia hacia los canales comunes. Esta
estructura adopta la forma de zonas concretas; con núcleos celulares interconectados,
pero con una autonomía definida. El proceso de interrelación en un sistema social
organizado, es consecuencia de la configuración paulatinamente formalizada y
sofisticada en mayor o menor grado, pero siempre avanzando hacia su madurez,
centrada en la búsqueda del equilibrio dinámico óptimo, entre lo que debe ser un
máximo de información transmitida y un mínimo de complicación accidental a esa
información, que sobre todo es causa de ruidos que alteran el significado del contenido
de los mensajes. Todo el proceso informativo de la empresa es una lucha que se
establece entre la necesidad de conocer y el deseo de evitar algunos de los aspectos más
negativos de la burocratización; y esto es totalmente lógico, por otra parte, Aunque el
hecho de la economicidad en el coste de los medios de comunicación de toda índole sea
un freno indudable, el grado de necesidad aparente, de un lado, y el incremento de las
personas empleadas o de sus tareas por otro, conllevan a una multiplicación de la
percepción y emisión de datos que se incorporan al sistema. En la empresa, la cantidad
de información percibida, desde su zona externa, es mucho mayor de la que realmente
se aprovecha, pero el nivel de utilización va aumentando a medida que se toma
conciencia de nuevos aspectos de la gestión, o simplemente de que se complica el
organigrama. En cualquier caso, el ciclo de la información es básicamente el mismo;
únicamente las distorsiones y los fenómenos de demora, deformación y pérdida de
eficacia, trastocan su funcionamiento normal, que el sistema trata de hacer prevalecer
dentro de los límites que se consideran como imprescindibles.
Por ser un ciclo, puede estudiarse desde cualquiera de las etapas que intervienen en una
secuencia, pero a fin de establecer la pancrámica general de la actuación de la
información, comenzamos su estudio a partir de aquel tipo de información, en el cual se
confieren las reglas y normas para la actuación del sistema total:
a) La normativa, que viene fijada por las decisiones de la dirección, determina la
formulación de la planificación, el funcionamiento de la actividad y el modo de
elaborar la información primaria.
(continua abajo )
La normativa alimenta el sistema en cuanto a lo que se refiere a reglas de funcionamiento
básico rutinario. A su vez es realimentada a través del proceso de la decisión.

b) La actividad trata de realizar lo establecido por la normativa y por lo planificado,

como consecuencia de ello realiza unos actos y se producen unos resultados. Ambos
originan la información primaria.

c) Los mensajes que contiene la información primaria, son las señales que ponen en
rnarcha el mecanismo de elaboración comparación.

La elaboración se produce tanto manual como automáticamente (a través de los sistemas de

tratamiento), en orden a que la información primaria, se transforme en información
elaborada.

Hay que tener en cuenta que la información primaria se produce en muy diversas fuentes,
separadas entre sí, tanto en el espacio como en el tiempo. Para que la empresa la conozca en
forma coherente ha de elaborarse de acuerdo con los procedimientos establecidos en el
subsistema al efecto.

d) Como depósito y reserva de información, en el ciclo se encuentra el banco de datos.

Este ha de encontrarse conectado con los puntos informacionales de la planificación y
de las operaciones.

e) La información elaborada en cualquiera de sus grados pasa a constituir la información

operacional, la cual es expresión de los resultados de la actividad en forma relevante y
coherente.

f) Los resultados de actividad son comparados con la información normativa y de

planificación. Aparece así la información de control y gestión.

g) El proceso de la decisión información operacional y de control y gestión, pero esta

última toma un aspecto particular: la integración, cuando se comunica al nivel
directivo de la compañía.
También la decisión se alimenta de la información de investigación, que ayuda a la
valoración y a la evaluación del comportamiento de los variables relacionados en la misma.

h) El proceso de la decisión a su vez produce información, que se incorpora al ciclo,

que está constituida por las decisiones determinativas y las órdenes. Las primeras
realimentan la información normativa, cerrando así el ciclo por donde Io habíamos
comenzado.

Las segundas, que originan las órdenes, se dirigen a la actividad. De este modo las
decisiones de gobierno de la dirección se transforman en ejecución. y en complemento de las
normas de carácter más permanente.

i) Nos queda finalmente la información de relación. Con ella se complementa el ciclo,

sobre todo en lo que respecta a la comunicación de todo el sistema con su entorno y
la relación entre todos los componentes entre sí.

PROCESO DE LA INFORMACION OPERACIONAL

Siguiendo las fases a través de las que hemos estudiado la normativa, podemos establecer
cuál es el proceso de la información operacional que es aquella que recogen los datos
originarios procedentes del desarrollo de la actividad dirigiéndolos a su elaboración y
posterior utilización. Previamente al estudio desglosado del proceso, en sus diversas fases,
consideraremos la figura 26, en la que se encuentra un esquema simplificado de los pasos y
relaciones tipo que pueden darse con respecto de los datos operacionales. (Los números
entre paréntesis corresponden a los del citado gráfico.)

(1) La aparición de un dato puede ir seguida de su consideración de significativo para

los objetivos del sistema operativo en el que aparece, lo cual da lugar a su
adquisición (2). En otro caso el dato no es considerado (3), no tomándosele en cuenta
por carecer de la relevancia establecida mediante las oportunas normas, y mediante
el conocimiento adquirido por el sistema, a través de la experiencia que ponen en
juego las personas que lo forman. El modo a través del cual se concede importancia a
la información, a fin de actuar con ella o de utilizarla, viene dado en consonancia con
lo que MARCH y SIMON denominan grupo evocado. La adquicisión implica la
plasmación del dato en un soporte (4) que puede ser manipulado y comunicado para
facilitar el proceso informacional un paso importante es la evaluación. (5) del dato
para establecer su fabilidad, sin la cual todo el proceso perdería su valor, ya que el
proceso informacional ha de aumentar el grado de conocimiento real del sistema. A
ello sigue toda una serie de operaciones (6) que pueden ser efectuadas por medios
manuales o mecánicos, bien en general o bien por un órgano especializado en tal fin.
La consecuencia ha de ser producir una utilización (7) de la información, que es la
verdadera finalidad perseguida en el proceso. Otro camino que puede seguir un dato
es su almacenamiento en el banco (8), donde queda dispuesto para una posterior
utilización a través de la recuperación (9) pertinente. Hay que añadir que al banco de
datos pueden ser dirigidos de manera directa desde su adquisición, cuando así
conviene al proceso, lo que ocurre con frecuencia en la información producida en los
sistemas informáticos.
 A continuación desarrollamos las fases en las que se descompone todo el proceso, que
son:

a) Fase de ejecución
b) Fase de administración
c) Fase de elaboración
d) Fase de utilización
El esquema es el representado en la figura 27

a) Fase de ejecución

En ella nace la información como consecuencia de los actos originarios. La actividad

produce en la ejecución una gran cantidad de información, que se une a la de los factores
endógenos y exógenos, originando el volumen de datos cuyo conocimiento alimentará
todo el proceso decisional de la empresa. Pero, lógicamente, no toda esa información se
aprovecha ni es interesante para su elaboración; empresa define y establece los datos, en
calidad y cantidad, que considera significativos para ser recogidos de la ejecución y más
tarde utilizados.

b) Fase de administración

El acto originario se produce en un momento dado convirtiéndose en historia. Para

aprehenderlo y utilizarlo es preciso registrar la información a través de cual puede aquél
conocerse; esto constituye el comienzo de la fase administrativa.
176 la dirección por sistemas
Este registro constituye la adquisición de datos, que transforma el acto originario en datos
de movimiento, que son elementos de información pero que no toman significado hasta
que se relacionan con los datos de referencia procedentes del Banco de Datos. por
ejemplo, un acto originario es vender una determinada cantidad de un cierto producto. Esta
cantidad constituye el dato de movímiento que pasa a unirse a los datos de referencia, tales
como código del producto, precios, costes, etc., dando lugar a la incorporación de la nueva
información a los correspondientes procesos de elaboración y al Banco de Datos.
Para poder manipular y tratar la información, se requiere su plasmación en un soporte
mediante una determinada codificación. El soporte puede ser de distintas clases, tales
como papel, tarjeta o cinta perforada, cinta magnética, discos, impulsos eléctricos, etc. La
información puede estar en forma alfanumérica, narrativa o mixta.
Este soporte ha de seguir una serie de controles de calidad, que dependerán de la
importancia de su contenido, para verificar y establecer su fiabilidad según las normas que
la definan en cada caso. La reunión de soportes referidos a un mismo asunto da lugar a una
consolidación de la información, que puede formar parte de una tramitación por parte del
órgano responsable, la cual a su vez puede incrementar la cantidad y valor de la
información originaria. De hecho, prácticamente todas las operaciones administrativas
tienden a aumentar el valor de la información, pero una de las más importantes es aquella
en la que se relacionan varias informaciones similares entre sí. Dentro de esta fase
encontramos el archivo, que tiene también una especial importancia porque almacena
datos de referencia y constituye un registro histórico y documental de los actos originarios
de cada subsistema de la empresa.
La transmisión y la recepción son operaciones que se repiten frecuentemente, dado
que pertenecen a la comunicación la cual es parte fundamental de la dinámica de la
información en la empresa.

c) Fase de elaboración

Esta fase comprende todas las operaciones que se efectúan con la información por
medios electromecánicos de acuerdo con los procedimientos propios de informática. La
información es codificada de modo distinto a las fases consideradas anteriormente, para
ser interpretada por las máquinas.
178 la dirección por sistemas
Esta elaboración conduce a dos situaciones de la información; de una parte, su
salida hacia los destinatarios para ser utilizada. De otra, su inclusión en el Banco de
Datos, donde se encuentra potencialmente apta para ser tratada, correlacionándose en
alto grado Con todo el conjunto informacional de la compañía.

d) Fase de utilización

La elaboración, como se ha indicado, pretende la creación de unos documentos en los que

se registren las diversas informaciones de la compañía de manera significativa y accesible
a los usuarios que han de emplearla en el proceso de interpretación y alimentación de la
toma de decisiones. En definitiva, la utilización es lo que concede valor a la información,
puesto que desde la adquisición del acto originario hasta su elaboración más compleja,
todo se dirige a mantener un adecuado nivel de conocimiento de la actividad para que el
sistema empresa sea eficaz y goce de las características necesarias para conseguir su
finalidad

Componente Aparece como consecuencia de

Información Normativa Toma de decisiones orgánicas (Determinativa)

Información de Relación Toma de decisiones orgánica ( Mando, Decisiones de

Gobierno ).
Factores endógenos y exógenos.
Consulya entre niveles.

Información de Planificación Toma de decisiones orgánicas ( Prospectivas )

Información Operacional Resultados de la actividad.

Información Control y Gestión Comprobar el gtado en que lo resultados de la actividad

corresponden a lo normado y planificado.

Información Integrada Necesisas, por parte de la Dirección de conoce la

información de control y gestión e forma debidamente
preparada.

Información de Investigación Simular y ecplorar nuevas alternativas y posibles cursos

de acción

Figura 29 Origen de los componenetes del Sistema de información.