TEMA 4: EL ALMACÉN.
1. CONCEPTO DE ALMACÉN:
Es el lugar físico en el que las empresas realizan las funciones logísticas de recepción,
manipulación, conservación y expedición de la mercancía con el fin de equilibrar la
producción con la demanda de los consumidores.
Hay empresas que cuentan con grandes almacenes en los cuales tienen incluso oficinas, no
obstante hay otras que optan por el sistema JIT, Cross Docking o Kanban, para reducir el
stock de los almacenes.
- VENTAJAS:
1) Mayor flexibilidad para adaptarse a los cambios del mercado.
2) Garantiza la oferta de determinados productos al consumidor.
- DESVENTAJAS:
1) Inversión en la amortización, alquiler o financiación del almacén.
2) Elevados costes de mantenimiento del almacén, de la maquinaria y de los equipos de
manipulación y, el pago de los seguros.
3) Coste salarial de los recursos humanos.
1.1. OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DEL ALMACÉN:
- OBJETIVOS RELACIONADOS CON EL COSTE:
1) Aprovechar el espacio.
2) Optimizar los tiempos de manipulación: Disponer de los recursos apropiados de
manipulación y almacenaje y, tener un buen diseño del almacén.
3) Facilitar el control de los inventarios: Establecer normas para garantizar el control,
organización y distribución de las mercancías a través de un SGA.
4) Ajustar los niveles de inversión a las necesidades del producto/cliente: Cada empresa
debe invertir en aquellos recursos que mejor se ajusten a sus necesidades y capacidad
financiera.
- OBJETIVOS RELACIONADOS CON EL SERVICIO:
1) Disminuir el número de errores en el servicio al cliente: Al preparar correctamente los
pedidos los clientes estarán más contentos con el servicio y serán más fieles a la empresa.
2) Mantener una correcta rotación de stocks que no genere excesos ni roturas: Hay que
tener una buena gestión del stock para estar preparados para los cambios de la demanda.
3) Capacidad para adaptarse en la evolución en las necesidades de los clientes/productos:
Hay que adaptarse a los continuos cambios del mercado.
* Una correcta gestión del stock es fundamental para cumplir con los objetivos de la
empresa.
1.2. ZONAS DEL ALMACÉN:
El almacén se divide en distintas zonas, en función del espacio físico pueden haber:
- ZONAS EXTERNAS:
1) Zonas de acceso.
2) Zonas de carga y descarga: Tiene que haber espacio suficiente y es apropiado que su
distribución esté en forma de Y y que la circulación se ordene en sentido contrario a las
agujas del reloj.
* MUELLE: Plataforma de hormigón o metálica elevada del suelo.
Dependiendo del diseño del almacén, los muelles de carga y descarga podrán situarse en la
misma zona o en zonas distintas para agilizar el proceso.
* Puede haber puertas con cierre metálico (se abren y se cierran automáticamente) o con
fuelle de abrigo (se acoplan al camión para evitar cambios de temperatura, como en los
puentes de embarque de los aeropuertos).
- ZONAS INTERNAS:
En el interior del almacén o Layout se dispondrá en función de la actividad que desarrolle la
empresa.
Ante todo, lo que debe primar es la eficiencia y la eficacia con el objetivo de facilitar el
acceso a las distintas áreas, evitar errores, accidentes, etc.
Las medidas de seguridad deben estar recogidas en el plan de prevención de riesgos
laborales. LEY 31/1995, 8 Noviembre de Prevención de Riesgos Laborales.
1.3. DISTRIBUCIÓN DEL ALMACÉN:
Generalmente el almacén se suele dividir en 4 zonas:
1) Zona de recepción: Donde se reciben las mercancías, se inspeccionan y se contrasta lo
recibido con el albarán.
2) Zonas de almacenamiento: Donde se almacena la mercancía (en palës, estanterías,
cajones, en el suelo apilados, silos o tanques).
3) Zona de expedición: Donde se preparan, embalan y etiquetan las mercancías para ser
servidas a los clientes.
4) Oficinas: Zona en donde se realizan las tareas administrativas. Suele tener dos plantas y
además, se suelen guardar dentro materiales diversos que necesitan menos espacio de
almacenaje.
* La unidad de medida de la capacidad de almacenaje es el metro cúbico (m3).
* Método ABC: Método que te permite identificar los productos con mayor rotación y con
mayor cantidad de stock para dividir el almacén en 3 zonas de almacenaje:
1) Zona A: Productos con mayor rotación.
2) Zona B: Productos de rotación media.
3) Zona C: Producto de rotación escasa y que suponen mayor porcentaje de stock.
2. TIPOS DE ALMACÉN:
Hay distintos tipos de almacén y como empresa deberás escoger el tipo de almacén que
mejor se adapte a tus necesidades, para ello debes considerar distintos parámetros como
los equipos de manipulación, los principales:
1) Transelevadores: Elevadores automático que se desplazan sobre raíles y mueven la
mercancía verticalmente.
2) Apiladores, carretillas y transpaletas: Son máquinas dirigidas manualmente, con o sin
motor que transportan las mercancías.
3) Cintas transportadoras: Desplazan la mercancía horizontalmente.
* Pueden haber distintos factores para diferenciar un almacén de otro, por ejemplo:
2.1. SEGÚN LA MERCANCÍA ALMACENADA: Dependiendo de la mercancía, los
almacenes serán de una forma u otra, por ejemplo las empresas industriales, almacenan
materias primas, en cambio las empresas comerciales, almacenan los productos
terminados.
Los almacenes pueden almacenar los siguientes tipos de mercancía:
1) Mercancía paletizable: Se puede transportar y almacenar en palés. (Cajas de libros).
2) Mercancía apilable: Se puede apilar debido a su resistencia. (Sacos).
3) Mercancía líquida: Se suele almacenar en tanques o contenedores, se transportan en
cisternas. (Vino).
4) Mercancía a granel: No requiere envases, se transporta desde los camiones hasta los
silos. (El pienso).
5) Gases: Se almacenan en función de la mercancía y del transporte. (Butano, se
transporta en camiones cisternas o en botellas especiales).
6) Archivos: Se almacenan en estanterías.
* Según la fase del proceso productivo:
1) Materias primas: Materiales extraídos de la naturaleza. (Madera, petróleo o minerales).
2) Materiales de repuesto o recambios: Piezas que se incluyen en la fabricación del prod.
final. (Cordones de zapatos):
3) Productos intermedios: Están en proceso de fabricación a falta de incorporar otros
componentes. (Un armario al que le faltan las puertas.)
4) Productos terminados: El producto listo para la venta. (El armario terminado).
5) Mercancías auxiliares: Productos necesarios para desarrollar el proceso productivo.
(Combustible para maquinaria).
* Método FIFO: Las primeras mercancías en entrar al almacén son las primeras en salir.
2.2. SEGÚN SU FUNCIÓN EN LA CADENA LOGÍSTICA:
1) Almacén central: En donde se alberga el stock de todos los productos de la empresa.
2) Almacén regional: Almacén más reducido que el central para proporcionar mercancía a
una región determinada.
3) Almacén de consolidación: En este tipo de almacén se concentran los pedidos de una
zona más pequeña para ahorrar costes.
4) Almacén de tránsito: Cuando intervienen en la cadena logística distintos medios de
transporte, pueden haber desfases temporales. Para ello hay pequeños almacenes que se
arrendan durante el periodo de uso en donde los productos se conservan correctamente.
5) Almacén-plataforma o plataforma logística: Son almacenes en los que la mercancía
no pasa más de un día. Es un espacio destinado a la preparación y expedición de pedidos.
Este tipo de sistema es conocido como el Cross Docking (el producto pasa directamente al
cliente desde el proveedor).
2.3. SEGÚN SU ESTRUCTURA:
Según la estructura, tipo de recinto y el grado de protección frente a las condiciones
climáticas, los almacenes se clasifican en:
1) Almacén cubierto: Constituido en un edificio o en una nave provistos de paredes y techo
para proteger la mercancía de cambios de temperatura, humedad, viento, etc.
2) Almacén al aire libre: El área del almacén está delimitada por muros o cercas. La
mercancía queda a la intemperie porque no corre el riesgo de deteriorarse. (Vehículos,
material de construcción).
2.4. SEGÚN EL GRADO DE AUTOMATIZACIÓN:
Según los equipos de manipulación de la mercancías, el almacén puede ser:
1) Almacén en bloque: La mercancía se organiza en bloques, no es un sistema muy
común y su uso se reduce al almacenaje de materiales de construcción (vigas, ladrillos…).
2) Almacén convencional: La mercancía se organiza en estanterías que están entre los 6
y 8 metros de altura.
3) Almacén automático: Es la opción más avanzada para manipular y almacenar la
mercancía mediante robots, cintas transportadoras automáticas y transelevadores. Un
sistema informático instalado en un ordenador central que se encarga de controlar el
proceso desde la recepción de la mercancía hasta su expedición.
* Los almacenes robotizados permiten reducir el espacio destinado a maniobras y
optimizan al máximo el almacenamiento. También la mercancía se reduce y se minimizan
los riesgos de rotura derivado del error humano.
2.5. SEGÚN EL RÉGIMEN JURÍDICO:
Según el régimen jurídico los almacenes pueden ser:
1) Almacén propio: Son almacenes propiedad de la empresa, para ello la empresa
requiere una capacidad económica suficiente para adquirir la propiedad. Destacar que esto
supone asumir más riesgos.
2) Almacén alquilado: Esta opción es más común, ya que reduce los costes fijos y los
transforma en variables, proporciona mayor flexibilidad a la empresa.
3) Almacén en régimen de renting: Esta opción te permite mediante el arrendamiento
disponer de un almacén que tendrá mantenimiento incluido con el propio arrendamiento.
4) Almacén en régimen de leasing: Consiste en alquilar el almacén con opción a compra.
Cuanto más tiempo lleves alquilando el almacén más reducido será el precio de compra.
* La diferencia entre el leasing y el arrendamiento, es que el leasing pacta la opción de
compra llegado el vencimiento del contrato.
* La diferencia entre el renting y el leasing, es que en el renting no se transfiere la
propiedad, sólo tiene derecho a un servicio de mantenimiento. Es por eso que el renting se
usa más para vehículos y el leasing para bienes inmuebles.
3. FUNCIONES DEL ALMACÉN:
El almacen tiene 4 funciones a destacar:
3.1 RECEPCIÓN Y DESCARGA DE LA MERCANCÍA:
Cuando la mercancía llega al almacén se descarga del vehículo que la transporta y se pone
en marcha un control documental, cuantitativo y cualitativo.
Para evitar problemas debemos:
1) Chequear visualmente la mercancía, en caso de que no se corresponda con lo solicitado
no se recepciona o se rechaza y se emitirá una carta de reclamación.
2) Cuando se descarga la mercancía hay que hacer un control cuantitativo y se hará el
correspondiente registro de entrada.
3) En caso de que algún producto esté en mal estado, se anotará su referencia y se
reclamará al proveedor (control cualitativo), hay que evitar almacenar mercancía dañada.
4) Tras superar los controles, la mercancía se almacena en la zona correspondiente.
* Devolución de la mercancía: Se han verificado los documentos (albarán y pedido) y ves
que lo solicitado no corresponde con lo recibido, devuelves el producto y envías una carta
de reclamación. Cuando esto pasa, sucede el proceso de logística inverso, desde el cliente
al proveedor debido a las incidencias.
3.2 ALMACENAMIENTO:
En las empresas que disponen de determinada cantidad de stock, la mercancía será
colocada en una posición exacta durante un periodo de tiempo desde que se recibe hasta
que se solicita para su expedición. Esto requiere un control exhaustivo.
Una vez superados los controles del proceso de recepción, el sistema de gestión interno del
almacén asigna un código a cada producto según su ubicación exacta. Se distinguen 2
formas básicas de organizar la mercancía:
1) Almacenamiento caótico: La mercancía se coloca de forma improvisada según el orden
de llegada, lo que ocasiona un uso ineficiente del espacio.
2) Almacenamiento ordenado: Cada producto tiene una ubicación exacta y cada espacio
está adecuado al producto que almacena, lo que permite un control más exhaustivo.
* Este sistema de almacenaje ordenado puede seguir diferentes sistemas:
1) Sistema de bloques apilados (productos como sacos, dificultan el acceso).
2) Sistema convencional (se organizan en palés, tiene un control más preciso).
3) Sistema compacto (se organiza en palés)
4) Sistema dinámico (se organiza en estanterías)
5) Almacenes autoportantes (se organizan en estanterías mediante equipos automatizados)
6) Estanterías cantiléver (se organizan en estanterías especiales para productos de gran
longitud)
7) Estanterías móviles (se organizan en estanterías móviles productos de alta rotación)
8) Carruseles (se organizan los prod. en estanterías automáticas que giran vertical o
horizontalmente sobre un eje para poner el producto a disposición del operario).
9) Paternóster: Dispositivo dinámico, con un movimiento circular, constituido por bandejas.
(para prod. frágiles, ligeros y pequeños como prod. farmacéuticos).
10) Sistema Shuttle OSR: Se usa para preparar pedido de forma semiautomática,
desplazando los prod. desde las estanterías a los puestos de preparación a través de
lanzaderas. Las estanterías están automatizadas.
3.4 ORGANIZACIÓN Y CONTROL DE EXISTENCIAS:
Actualmente las empresas usan programas informáticos, como el SGA o el ERP.
La mercancia se organiza en 4 criterios:
1) Compatibilidad: Hay productos que pueden ser almacenados juntos o próximos.
2) Complementariedad: Mercancía que suele solicitarse en el mismo pedido, (vigas y
ladrillos en una zona, los sacos de cemento y escayola en otra).
3) Características físicas: Mercancía con un peso y tamaño similar.
4) Rotación: Sigue el método ABC.
* VENTAJA COMPETITIVA DE LOS ALMACENES: Se basa en 3 técnicas.
1) Planificación estructurada: Minimizar las distancias entre tareas y los desplazamientos
de mercancía , así como cumplir las medidas de calidad, seguridad e higiene.
2) Organización óptima: El método ABC o principio de Pareto para optimizar las zonas.
3) Implementar estándares de trabajo y la medición de rendimientos.
3.4. PREPARACIÓN Y EXPEDICIÓN DE PEDIDOS:
1) Localizar la mercancía y trasladarla a la zona de consolidación (picking), dependiendo de
la mercancía:
- Batch picking: Se extraen todas las referencias tal cual están almacenadas y se
separan las unidades requeridas en la zona de preparación.
- Pick to box: Cuando se almacena la mercancía de la misma forma que entra no
requiere fragmentarla, solo hay que escoger las referencias para trasladarla.
2) Verificar la mercancía y agruparla junto con el albarán y la documentación necesaria para
su expedición.
3) Expedir la mercancía.
* PICKING IN SITU: Bajo nivel (se realiza de forma manual por estar a nivel cero, que
facilita la rotación del prod.) y nivel medio o gran altura (se usan equipos de manipulación
(palés), el proceso es más lento y requiere menos stock que el nivel bajo).
* ESTACIONES DE PICKING: La mercancía es transportada de forma automatizada a la
zona de preparación y expedición.
* HOJA DE CARGA: Doc. en el que se especifica el orden que debe seguirse al cargar la
mercancía.
* FACTURA PROFORMA: Doc. en el que consta el valor de cada uno de los prod. Es
necesario en el paso de la mercancía por la aduana para calcular los impuestos.
4. UBICACIÓN DE LOS ALMACENES:
Debemos tener en mente varios aspectos:
1) El tipo de mercancía que se conservará en el almacén: La empresa debe adaptarse a los
diferentes tipos de de mercancía , lo que siempre repercutirá en el coste.
2) El lugar donde resulte económicamente viable ubicarlo: Ubicarlo en una determinada
zona puede suponer reducir el coste de las instalaciones, impuestos, etc. Además,
dependiendo de la zona, el alquiler del almacén será más o menos elevado.
3) El lugar donde resulte geográficamente viable ubicarlo: Dependiendo de donde ubiques
el almacén la calidad de las comunicaciones serán mejores o peores. La empresa debe
tener clara sus prioridades estratégicas a la hora de diseñar la red logística.
