MANUAL MICROSOFT

OFFICE 365
Usuario Final

Manual Corporativo de Muestra

Desarrollado sobre el manejo de la herramienta Microsoft Office 365
Contenido exclusivo de CNOVELTY S.A.S.
Prohibida su Copia, Reproducción y/o Comercialización.

CNovelty
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Microsoft Office 365 Índice

DEFINICIÓN USUARIO FINAL OFFICE 365. ......................................................................................................... 3

SOFTWARE USADO PARA ESTE MANUAL. ..................................................................................................................... 3
INGRESAR A OFFICE 365. ........................................................................................................................................ 5
INGRESO POR EL EXPLORADOR DE INTERNET. ........................................................................................................... 5
CONFIGURAR EL INGRESO A OFFICE 365 EN SU EXPLORADOR “FAVORITOS”. ................................................ 5
CONFIGURAR EL INGRESO A OFFICE 365 EN SU ESCRITORIO “ICONO ACCESO DIRECTO”. ........................ 8
SU CUENTA OFFICE 365. ........................................................................................................................................ 10
PANEL INICIO. ......................................................................................................................................................................... 11
ZONA DE DESCARGAS PARA EL SOFTWARE MICROSOFT OFFICE, LYNC Y CONFIGURACIÓN DE
APLICACIONES DE ESCRITORIO DE OFFICE. .................................................................................................................13
OUTLOOK 365...........................................................................................................................................................14
EL PRIMER INICIO…................................................................................................................................................................15
PANEL PRINCIPAL OUTLOOK 365 ....................................................................................................................................16
CAMBIAR IDIOMA, ZONA HORARIA Y NOMBRE DE LAS CARPETAS (COINCIDE CON EL IDIOMA) ......................... 21
HABILITAR VENTANAS EMERGENTES PARA “ENCONTRAR A ALGUIEN” ........................................................................... 22
OPCIONES DE CONFIGURACIÓN OUTLOOK 365 ..................................................................................................................... 24
OUTLOOK 365 COMUNICACIÓN VÍA CHAT ................................................................................................................ 28
ESTADOS EN LÍNEA............................................................................................................................................................................... 31
GESTIONAR LOS CONTACTOS PARA ACCESO RÁPIDO AL CHAT ...................................................................................... 33
VISUALIZAR LOS ESTADOS EN EL CORREO ................................................................................................................................ 36
OPCIONES ADICIONALES DE LA LISTA DE CONTACTOS ....................................................................................................... 38
¿POR QUE MI COMUNICACIÓN DE CHAT SE HA CERRADO? .............................................................................................. 38

INSTALAR MICROSOFT LYNC ...............................................................................................................................41

COMO CERRAR EL PROGRAMA LYNC ........................................................................................................................... 47
¿PROBLEMAS AL INSTALAR LYNC? ................................................................................................................................. 48
ÁREA DE LA CUENTA ............................................................................................................................................. 49
MI PERFIL ................................................................................................................................................................................. 49
¿COMO CAMBIAR LOS DATOS DE INFORMACIÓN DE MI PERFIL? ..................................................................................... 50

OPCIONES PARA TENER EN CUENTA ............................................................................................................... 52

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RECORDARME Y MANTENER LA SESIÓN INICIADA ................................................................................................. 52

RESTABLECER SU CONTRASEÑA DE USUARIO ........................................................................................................... 53

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DEFINICIÓN USUARIO FINAL OFFICE 365.

Este manual se encuentra orientado para cualquier persona que utilice Office 365, en especial el
Usuario Final quien utiliza esta herramienta y todos sus recursos para sus diferentes actividades de
producción laboral.

SOFTWARE USADO PARA ESTE MANUAL.

Para seguir exactamente las instrucciones y ejemplos que se ilustran a continuación para el manejo
de Office 365 se utilizó:

MICROSOFT INTERNET EXPLORER 9 (Aplica para las versiones 8 y 7)

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MICROSOFT LYNC 2010

En el caso del navegador de internet usted también puede usar:

 Firefox 3 o superior

 Chrome 3 o superior

 Safari 4 o superior
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Si quiere acceder a más información sobre los requisitos de sistema. VER

INGRESAR A OFFICE 365.

Para acceder a la herramienta Microsoft Office 365 usted deberá realizar lo siguiente:

INGRESO POR EL EXPLORADOR DE INTERNET.

Acceda a Microsoft Office 365 a través de la siguiente dirección https://portal.microsoftonline.com

En el campo ID DE USUARIO debe colocar su dirección de correo electrónico de SU EMPRESA y en

el campo CONTRASEÑA debe digitar la correspondiente.

Los campos RECORDARME y MANTENER LA SESIÓN INICIADA los puede activar o desactivar según
el criterio del usuario, para saber más de estos 2 campos. VER

CONFIGURAR EL INGRESO A OFFICE 365 EN SU EXPLORADOR “FAVORITOS”.

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Una alternativa para acceder al portal de Microsoft Office 365 sin tener que recordar la dirección
descrita en el artículo anterior es que cuando hace su ingreso al portal, puede incluir ese link de
acceso en su carpeta FAVORITOS.

Estando en la página principal del portal…

Ubicaremos la herramienta FAVORITOS, la cual se identifica con un icono en forma de estrella y de

color blanco o amarillo…

Al hacer clic veremos que se encuentran alojadas unas carpetas y accesos directos (algunas vienen
predeterminadas por la aplicación) a lo que pulsaremos el botón AGREGAR A FAVORITOS…
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El sistema nos mostrara una ventana en la cual podremos dar un nombre al vínculo y una ubicación
(opcionales) y finalmente hacer clic en el botón AGREGAR.

Al volver a hacer clic en la herramienta FAVORITOS veremos cómo nuestro vinculo de Microsoft
Office 365 se ha colocado de forma correcta y ya en adelante solo tendríamos que abrir nuestro
navegador y hacer clic en el mismo.

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CONFIGURAR EL INGRESO A OFFICE 365 EN SU ESCRITORIO “ICONO ACCESO DIRECTO”.

Si desea tener un icono en su escritorio que le permita de forma automática abrir el navegador e ir
al portal de Microsoft Office 365 usted deberá hacer lo siguiente:

Sobre cualquier área del escritorio coloque el puntero del mouse y con el botón derecho del mismo
haga clic, en el menú que se despliega seleccione la opción NUEVO y luego ACCESO DIRECTO…

En la ventana que aparece a continuación, en el cuadro ESCRIBA LA UBICACIÓN DEL ELEMENTO,

debe colocar la dirección del link de acceso al portal y luego hacer clic en el botón SIGUIENTE…

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En la ventana siguiente, en el campo ESCRIBA UN NOMBRE PARA ESTE ACCESO DIRECTO debe
colocarle un nombre al icono (libre elección) para este ejemplo colocamos Office 365 y hacemos
clic en el botón FINALIZAR…

Veremos como aparece en nuestro escritorio el icono. Pruebe que al hacer doble clic en el mismo
accederá de forma automática a su portal de Microsoft Office 365.

Nota: si el icono que aparece en su computador no tiene la misma imagen del que aparece en este
manual no hay problema usted puede seleccionarlo y colocarle una imagen diferente.
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SU CUENTA OFFICE 365.

Como se indicó en un artículo anterior, debe acceder a su cuenta con su ID y contraseña VER,
cuando usted comienza a usar el portal de Microsoft Office 365 con regularidad la apariencia de
ingreso aparece de la siguiente manera…

Esto sucede mientras la opción RECORDARME se encuentra habilitada desde el primer ingreso VER,
una vez haya incluido la información correspondiente, haga clic en el botón INICIAR SESIÓN…

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La siguiente pantalla le dará acceso a su cuenta y panel principal.

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PANEL INICIO.

En esta parte vamos a ver cada sección del panel INICIO y cuál es su funcionalidad…

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1. permite ver toda la zona de descargas. VER

2. accede a la guía de inicio en Office 365
completa para los usuarios administradores.
COMENZAR AQUÍ
VER
3. ver una guía de los conceptos básicos de
office 365 para empresas. VER
El usuario puede ingresar a su cuenta de
OUTLOOK Outlook 365, así como lo puede hacer en el link
de la parte superior que dice OUTLOOK. VER
El usuario puede acceder a la zona de
LYNC
descargas para instalar el programa Lync. VER
SITIO DE GRUPO El usuario podrá acceder al sitio de
SHAREPOINT implementado por SU EMPRESA,
así como lo puede hacer en el link de la parte
superior que dice SITIO DE GRUPO
ÁREA DE LA CUENTA (Nombre de usuario, Mi El usuario puede visualizar su nombre y acceder
perfil y Cerrar sesión) a las configuraciones de su perfil y cerrar la
sesión en Microsoft Office 365. VER
En este botón encontrara todos los temas
AYUDA
acerca de Microsoft Office 365. VER
ÁREA DE FECHA Se muestra la fecha actual.
En este espacio usted podrá buscar todos los
BÚSQUEDA
temas de Microsoft Office 365.
RECURSOS 1. accede a una guía para la importación de
contactos de una cuenta de correo a Outlook
365. VER
2. muestra una guía con las instrucciones para
configurar una cuenta de Outlook 365 en su
programa de Microsoft Outlook. VER
3. permite ver toda la zona de descargas. VER
COMUNIDAD 1. el usuario tiene la oportunidad de registrarse
en Microsoft 365 para publicar en foros, blogs y
wikis preguntas, dudas y comentarios que
desee. VER
2. adicional a eso el usuario tiene la oportunidad
de visitar el blog de Microsoft 365 y conocer la
experiencia de otros usuarios a nivel mundial.
[Fecha]

VER

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3. finalmente podrá participar de la comunidad

Office 365. VER

ZONA DE DESCARGAS PARA EL SOFTWARE MICROSOFT OFFICE, LYNC Y CONFIGURACIÓN DE

APLICACIONES DE ESCRITORIO DE OFFICE.

Esta área, aunque se encuentra habilitada para los todos los usuarios, es de uso EXCLUSIVO DEL
ÁREA DE SOPORTE y el personal encargado para la manipulación e instalación de los recursos
informáticos que se localizan en esta página.

Sin embargo, en este manual vamos a explicar solamente la instalación del programa LYNC 2010
USUARIO FINAL, para que ustedes puedan realizarlo.

Lo primero es que para acceder a la zona de descargas y como se encuentra ilustrado en la gráfica
anterior lo pueden hacer a través de dos vínculos, CONFIGURAR AHORA y DESCARGAS.

Encontraran una ventana como esta…

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Para instalar el programa Microsoft Lync 2010 vea el siguiente articulo. VER

OUTLOOK 365

Desde esta área usted puede ingresar a su cuenta de correo electrónico Microsoft Outlook 365 a
través de los vínculos BANDEJA DE ENTRADA, CALENDARIO y OPCIONES.

Así mismo y como se muestra en la gráfica anterior a través del link OUTLOOK también se puede
acceder a la cuenta de correo.
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¿QUE ES OUTLOOK 365?

Outlook 365 (versión mejorada del OWA - Outlook Web Access), es la misma aplicación de
administración de mensajería de correos electrónicos solo que ahora está integrada a su cuenta
Microsoft Office 365.

El nombre de este programa significa disponibilidad los 365 días del año, las 24 horas del día. Su
acceso puede lograrse desde cualquier parte del mundo y sobre cualquier computadora que tenga
acceso a internet y un programa de navegación. No tendrá la necesidad de instalar nada ni realizar
ninguna configuración de su cuenta de correo de SU EMPRESA para su uso.

Outlook 365 se usa de la misma manera que el programa MICROSOFT OUTLOOK que se encuentra
en la suite de programas MICROSOFT OFFICE (versión 2010 o 2007).

Vamos a aprender a trabajar con Outlook 365 y para ello vamos a acceder al programa como se
describe en la primera parte de este artículo. VER

EL PRIMER INICIO…

Cuando usted accede a la aplicación por primera vez aparecerá la siguiente ventana…

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En esta parte es muy importante configurar los siguientes campos así:

IDIOMA: se debe configurar el idioma con el que usted quiera usar la aplicación,
recomendamos ESPAÑOL – COLOMBIA. Si por alguna razón elige otro idioma tiene la
posibilidad de volver a configurarlo el sugerido en las opciones de configuración. VER
ZONA HORARIA: es importante colocar la opción correspondiente al país en donde se
encuentra, recomendamos UTC-05:00 BOGOTÁ, LIMA, QUITO, RIO BRANCO, realizar lo
anterior le permite que la entrada y salida de sus correos, así como citas y reuniones de su
calendarios y tareas sean sincronizadas de forma correcta con los usuarios que reciban su
información en el día y hora exacta que usted manifiesta. En el caso que haya seleccionado
una opción diferente y desee volver a configurar esta opción de forma adecuada tiene la
posibilidad de volver a hacerlo en las opciones de configuración. VER

Una vez realizado lo anterior hacemos clic en el botón ACEPTAR. Esta ventana no volverá a aparecer
en adelante cuando acceda a su cuenta.

PANEL PRINCIPAL OUTLOOK 365

Esta es la ventana principal del OUTLOOK 365 y desde aquí se pueden acceder a todas las funciones
de la aplicación.
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Veamos las diferentes herramientas que componen esta ventana así:

Este vínculo permite al usuario identificar en que

área de Outlook 365 se encuentra:
- Correo
1. VINCULO DE UBICACIÓN
- Calendario
- Contactos
- Tareas
Aquí se muestran ubicadas en forma de acceso
directo las carpetas de mayor uso del
programa:
- Inbox
- Correo sin leer
- Sent Items
2. ÁREA DE FAVORITOS
El usuario puede incluir más carpetas en esta
área.
También puede cambiar el idioma de las
mismas correspondiente al entorno de trabajo.
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VER

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En esta parte encontramos todas las carpetas

de uso del programa OUTLOOK 365:
- Inbox
- Drafts
- Sent ítems
- Deleted ítems
- Carpetas de búsqueda
- Conversation History
3. CARPETAS DEL USUARIO
- Junk E-Mail
- Notes

El usuario puede incluir más carpetas en esta

área.
También puede cambiar el idioma de las
mismas correspondiente al entorno de trabajo.
VER
Esta sección permite mostrar al usuario las
personas que tenga agregadas en su cuenta de
correo, así como grupos que haya creado.
4. ÁREA DE CONTACTOS DEL USUARIO
Directamente desde este punto puede acceder
al servicio de libreta de direcciones y gestionar
sus contactos.
Desde este punto se pueden acceder a las
herramientas complementarias como son:
- Correo
5. HERRAMIENTAS DEL OUTLOOK
- Calendario
- Contactos
- Tareas
Utilizando estos vínculos el usuario puede:
- Escribir un nuevo mensaje de correo
- Convocar a una reunión
- Eliminar un correo
6. VÍNCULOS PARA GESTIÓN DE MENSAJES
- Omitir una conversación
- Mover o copiar un mensaje a una
carpeta
- Filtrar el ordenamiento de los correos
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- Visualizar conversaciones y configurar

las mismas y los paneles de lectura de los
mensajes
En esta casilla el usuario puede hacer una
búsqueda de algún mensaje determinando si
7. ÁREA DE BÚSQUEDA DE CORREOS
solamente se haga en una carpeta, subcarpetas,
todo el buzón o una ubicación predeterminada.
En esta área se verán reflejados los mensajes de
correo dependiendo la carpeta en la que se
encuentre ubicado:
- Bandeja de entrada
8. ESPACIO DE ALOJAMIENTO DE MENSAJES - Correos enviados
- Correos eliminados
- Bandeja de salida
- Correos no deseados
- Otras carpetas (definidas por el usuario)
Este botón le permite al usuario salir
9. CIERRE DE SESIÓN completamente de su cuenta de Microsoft
Office 365.
Este vínculo permite al usuario introducir el
nombre de un contacto que dese buscar, el
sistema mostrara no solamente el nombre y su
correo si no adicional a eso toda la información
10. BOTÓN DE BÚSQUEDA DE USUARIOS del mismo.

Para poder visualizar de forma correcta esta

herramienta debe habilitar las ventanas
emergentes para este sitio. VER
Este botón le permite al usuario configurar en
su cuenta de OFFICE 365:
- Respuestas automáticas
- Crear reglas para la bandeja de entrada
11. OPCIONES DE CONFIGURACIÓN DE - Ver todas las opciones
OUTLOOK 365
Adicional a esto también podrá cambiar el tema
de presentación de su correo (apariencia de la
aplicación).
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Para conocer las opciones de configuración.

VER
En este punto el usuario podrá acceder a toda
la librería de ayuda para OFFICE 365. También
encontrara información sobre:
12. BOTÓN DE AYUDA
- Acerca de
- Privacidad
- Foro
En este botón el usuario podrá configurar su
estado en OUTLOOK 365 lo que permite
advertir a sus compañeros en línea como se
encuentra usted según las siguientes categorías:
- Disponible
- Ocupado
13. PERFIL DEL USUARIO
- No molestar
- Vuelvo enseguida
- Aparece ausente

Puede cerrar la sesión MI, cambiar su fotografía

y abrir otro buzón. Más información. VER
Usando estos 2 vínculos usted podrá:
- Clasificar sus conversaciones por Fecha,
14. MAS VÍNCULOS PARA EL ORDENAMIENTO
De, Para, Tamaño, etc.
DE MENSAJES
- Ordenar sus correos del más reciente al
más antiguo y viceversa
Usando este botón actualizara el buzón de
mensajes.
15. ACTUALIZAR BUZÓN
Es el equivalente a la herramienta ENVIAR y
RECIBIR o ACTUALIZAR.
Esta opción complementa la herramienta ÁREA
DE BÚSQUEDA DE CORREOS ya que le permite
16. MOSTRAR BÚSQUEDA AVANZADA al usuario incluir información adicional y
relevante para una búsqueda precisa de los
mensajes de correo y conversaciones.
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CAMBIAR IDIOMA, ZONA HORARIA Y NOMBRE DE LAS CARPETAS (COINCIDE CON EL IDIOMA)

Para realizar estas configuraciones usted deberá ingresar a las OPCIONES DE CONFIGURACIÓN DE
OUTLOOK 365 así:

Hacer clic en el botón OPCIONES y luego en VER TODAS LAS OPCIONES…

Aparecerá a continuación la siguiente ventana en donde deberá seleccionar la opción

CONFIGURACIÓN y luego hacer clic en el botón REGIONAL…

Ubicado en esta sección usted podrá:

CAMBIAR DE IDIOMA
En este cuadro desplegable
podrá seleccionar el idioma de
Microsoft Office 365.

ZONA HORARIA
En este cuadro desplegable
podrá seleccionar la zona
horaria de Microsoft Office
[Fecha]

365.

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NOMBRE DE LAS CARPETAS

(COINCIDE CON EL IDIOMA)
Activando esta opción las
carpetas de Outlook 365
cambiaran su nombre de
acuerdo al idioma
seleccionado.
FORMATO DE FECHA Y HORA
Adicional a las opciones
anteriores en esta área y con
estos botones desplegable
usted podrá configurar la
fecha y la hora de Microsoft
Office 365.

Una vez realice los cambios anteriores deberá hacer clic en el botón GUARDAR.

HABILITAR VENTANAS EMERGENTES PARA “ENCONTRAR A ALGUIEN”

Cuando el usuario utilice esta opción, deberá habilitar las ventanas emergentes del sitio, hacemos
clic en el vínculo ENCONTRAR A ALGUIEN…
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Cuando hacemos clic en el vínculo este inmediatamente se transforma en un cuadro el cual nos
permite digitar el nombre de la persona que vamos a buscar…

A medida que se va usando esta herramienta los nombres y correos electrónicos (como en la imagen
anterior) aparecen de forma automática, si no apareciera ninguno después de digitar el nombre
pulse la tecla ENTER y aparecerá el listado correspondiente (si existe el usuario que está buscando).

Puede ocurrir que una vez haga la acción anterior aparezca el siguiente mensaje…

[Fecha]

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Para solucionar lo anterior podremos hacer clic en el botón SI y posteriormente clic en el botón
PERMITIR UNA VEZ, inclusive en OPCIONES PARA ESTE SITIO podríamos configurar una opción
llamada SIEMPRE PARA ESTE SITIO. Hecho lo anterior el sistema automáticamente nos muestra la
ventana emergente o volveríamos a repetir los pasos anteriores y la ventana aparecerá de forma
inmediata…

Vemos como aparece toda la información del contacto.

OPCIONES DE CONFIGURACIÓN OUTLOOK 365

En el siguiente panel podremos configurar todo el funcionamiento de OUTLOOK 365, para acceder
al mismo hacemos clic en el botón OPCIONES y luego VER TODAS LAS OPCIONES…

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A continuación, se presenta el siguiente panel:

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Las áreas que usted puede configurar son:

En esta área se encuentran los diferentes paneles de
configuración de OUTLOOK 365:
- Cuenta: se puede editar la información de su cuenta
de correo, así como añadir y gestionar más buzones
de mensajería.

1. ACCESO A LOS PANELES

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- Organizar correo electrónico: en esta sección se

pueden incluir las reglas para la bandeja de entrada,
las respuestas automáticas cuando se encuentra
fuera de la oficina, informes de entrega de
mensajería y la configuración de su papelera de
mensajes:

- Grupos: aquí podremos visualizar y configurar los

grupos, a los cuales pertenece la cuenta y los grupos
de los cuales es propietario.

- Configuración: en este panel encontraremos todas

las herramientas que nos permiten configurar las
propiedades del correo, ortografía, el calendario,
opción general y regional.

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- Teléfono: encontraremos las opciones para lo

referente a dispositivos móviles que queramos
sincronizar con Outlook 365 así como la mensajería
de texto para el envío y recepción de notificaciones.

- Bloquear o permitir: en esta área podremos editar los

remitentes y destinatarios seguros, así como la
configuración del correo no deseado.

Cuando se selecciona cualquiera de los paneles anteriores

2. INFORMACIÓN PRESENTADA
en esta área aparecerán las múltiples herramientas que
EN CADA PANEL
componen cada uno.
3. ACCESOS RÁPIDOS A Las acciones de configuración de uso más frecuente en
DIFERENTES CONFIGURACIONES Outlook 365 se encuentran en esta sección presentadas en
DE OUTLOOK 365 accesos directos (solo en el panel CUENTA).
Este vínculo permite enviar comentarios a Microsoft sobre su
4. ENVÍO DE COMENTARIOS opinión acerca del uso de Microsoft Office 365 (solo en el
panel CUENTA).
Este botón permite regresar al panel principal de Outlook
5. MI CORREO
365.

También al hacer clic en el botón OPCIONES podremos observar algunas alternativas adicionales
[Fecha]

como:

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1. vínculos que nos dirigen automáticamente

hacia las acciones indicadas.
2. este vínculo nos muestra todas las
OPCIONES DE CONFIGURACIÓN OUTLOOK
365. VER

3. nos permite seleccionar un tema de diseño

para cambiar la apariencia de nuestro buzón
Outlook 365.

OUTLOOK 365 COMUNICACIÓN VÍA CHAT

Independiente al sistema de comunicación Microsoft Lync 2010 que viene en la cuenta Microsoft
Office 365 para integrar los servicios de comunicación, existe una alternativa en Outlook 365 para
comunicarnos vía chat con otros usuarios en línea.
Esta opción no requiere de instalar ningún tipo de programa y funciona a través de su navegador
de internet.
Antes de explicar el cómo utilizar esta aplicación, deberá tener en cuenta la siguiente tabla para
saber cómo gestionar su comunicación con el resto de usuarios así:

Ubicación del usuario

Su Ubicación (con algún ¿Es posible comunicarse por
Destinatario (con algún
ESTADO en línea VER) CHAT EN TIEMPO REAL?
ESTADO en línea VER)
Outlook 365 Outlook 365 SI
Outlook 365 Lync 2010 SI
Lync 2010 Outlook 365 SI
Outlook 365 Office 365 NO
Office 365 Outlook 365 NO
Outlook 365 SharePoint 365 NO
SharePoint 365 Outlook 365 NO
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Teniendo en cuenta la tabla anterior veremos cómo contactarnos con otra persona, para lo que
utilizaremos la herramienta ENCONTRAR A ALGUIEN (más información VER).

Una vez aparezca la ventana emergente del contacto con el cual queremos establecer comunicación
en línea, haremos clic en el vínculo CHAT…

El sistema nos mostrara una nueva ventana en la cual:

1. Podremos ver el(los) participante(s) a la

conversación y su ESTADO.
2. El área en donde van quedando registrados los
mensajes que se escriben con su respectiva hora
de envío.
3. La sección en donde podremos escribir los
mensajes y para que sean enviados pulsamos la
tecla ENTER.
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4. Cuando el usuario destinatario nos responde se

va reflejando la conversación en esta sección.

Si usted desea mantener la conversación solo deberá minimizar la ventana y los mensajes seguirán
llegando a la misma como al maximizarla podrá continuar en comunicación con el(los) usuario(s)
que la integra(n).

Una vez crea conveniente, solo deberá cerrar la ventana para quitar la conversación, esto no significa
que ha cerrado la conexión con el usuario, si ha cerrado la ventana de chat y el usuario le envía un
nuevo mensaje el sistema realiza las siguientes operaciones:

Primero en su cuenta de
Outlook 365 aparece una
parte del mensaje y el
nombre del usuario que le
escribe…
Al pasar un lapso de
tiempo entre 10 a 20
segundos el mensaje
anterior desaparece y de
forma automática se
activa nuevamente la
ventana que había
cerrado con anterioridad,
eso sí solo con la
información de la
conversación desde que
han llegado los nuevos
mensajes del usuario
destinatario…
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Si usted no visualiza la
ventana anterior por que
se encuentra con
múltiples programas
abiertos, cuando vuelve
su cuenta de Outlook 365
el sistema le mostrara el
número de mensajes que
tiene en cola…
Al hacer clic en el numero
el sistema le presentara
una lista de los chats
activos que tiene abiertos,
para visualizarlos solo
tendrá que seleccionar el
usuario y hacer clic en el
botón ABRIR,
inmediatamente se
volverá a maximizar la
ventana emergente…
Para que el número
desaparezca y el sistema
quede como en un
principio, deberá cerrar las
ventanas emergentes de
chat.

ESTADOS EN LÍNEA

Otra de las grandes ventajas en Microsoft Office 365 y Outlook 365 es que cuando ingresamos a
nuestra cuenta, el sistema inmediatamente activa a través de un color el ESTADO en el que nos
encontramos frente a nuestro entorno laboral.

Ese ESTADO es simplemente un identificador que le permite al usuario manifestar su condición

actual y ver la del resto de personas que también se encuentran en línea con Outlook 365.
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Veamos los diferentes ESTADOS que podremos seleccionar:

- Disponible: se encuentra en línea y sin

restricción para contactarlo.
- Ocupado: se encuentra en línea, pero la
atención o respuesta puede no ser
inmediata.
- No molestar: se encuentra en línea y al
contactar entre cuentas de chat Outlook
365 el sistema rechaza los posibles
intentos de comunicación hasta que se
cambie de estado.
- Vuelvo enseguida: se encuentra en línea,
pero la respuesta a la comunicación
tardara el tiempo en que el usuario
decida retomarla.
- Aparece ausente: se encuentra en línea
pero la respuesta a la comunicación
tardara el tiempo en que el usuario
decida retomarla.
También encontraremos alternativas como:

- Cerrar sesión de MI: permite cerrar el

sistema de comunicación en línea para
el usuario como para los participantes
que deseen contactarlo.
- Cambiar imagen: el usuario podrá
acceder a este panel para cambiar la
imagen (fotografía) con la que tiene
configurada su cuenta, así mismo
también podría cambiar el idioma de su
cuenta Microsoft office 365 (no cambia
el idioma de Outlook 365).
- Abrir otro buzón: el usuario podrá
cambiar de una cuenta de correo a otra
ya que el sistema le permite configurar
varias en su panel de configuración.
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Nota: los ESTADOS anteriores cambian de forma sincrónica cuando se utiliza Outlook 365 y Lync
2010, al cambiar el estado en cualquiera de estos dos puntos automáticamente cambia el siguiente.

GESTIONAR LOS CONTACTOS PARA ACCESO RÁPIDO AL CHAT

Una forma sencilla de configurar los contactos para tenerlos a la mano y comunicarse con ellos a
través del sistema de chat es el siguiente:

Primero debemos buscar el contacto que queremos agregar a la LISTA DE CONTACTOS, para ello
debemos seguir los pasos de la herramienta ENCONTRAR A ALGUIEN (más información VER) y una
vez aparezca la ventana emergente del contacto que queremos incluir hacemos clic en el vínculo
AGREGAR A MI LISTA DE CONTACTOS DE MENSAJERÍA INSTANTÁNEA…

Inmediatamente el sistema toma el usuario y lo agrega en su área de LISTA DE CONTACTOS…

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En esta ubicación ya usted encontrara más fácil las personas con las cuales desea contactarse vía
CHAT (como también con otras herramientas de comunicación), con solo hacer doble clic sobre el
usuario correspondiente.

Otro método para

agregar una cuenta
en la lista de
contactos es
haciendo clic en el
vínculo AGREGAR
CONTACTO…

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En la ventana
emergente que
aparece usted podrá:

1. Acceder a la lista
global de SU
EMPRESA u otras
salas que se
encuentren creadas
por clasificación de
usuarios.
2. Seleccionar el
usuario desde sus
listas de contactos.
3. Buscar el usuario a
través de la barra de
Búsqueda.
4. Una vez visualizado
el contacto lo
selecciona con un clic.
5. En esta área
aparece la
información del
contacto previamente
seleccionado.
6. El botón AGREGAR
incluye el contacto
previamente
seleccionado.
7. En esta barra
aparecen los
contactos agregados.
8. El botón ACEPTAR
finaliza la actividad en
esta ventana.
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El resultado será el mismo que con el primer procedimiento.

VISUALIZAR LOS ESTADOS EN EL CORREO

A través del sistema de los mensajes de correo también podemos visualizar el ESTADO de otros
usuarios de la organización (solo los que usan Microsoft Office 365).

DESDE LA CARPETA ELEMENTOS ENVIADOS…

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1. Carpeta en donde se almacenan los mensajes de correos que hemos enviado.

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2. Seleccionamos el correo electrónico del usuario.

3. En este espacio visualizamos nuestro estado.
4. En el vínculo PARA podemos observar el usuario al que hemos enviado el correo y su ESTADO
en el que se encuentra en ese momento en línea. VER

DESDE LA CARPETA BANDEJA DE ENTRADA…

1. Carpeta en donde llegan los mensajes de correo electrónico.

2. Seleccionamos el correo electrónico del usuario.
3. En este espacio podemos observar al usuario que nos ha enviado el mensaje y su ESTADO en el
que se encuentra en ese momento en línea. VER
4. En el vínculo PARA podemos observar nuestro estado.

Nota: las posiciones de los mensajes en otras carpetas del Outlook 365 (que se encuentran por
defecto y las que nosotros creamos) tienen la misma presentación que los 2 ejemplos anteriores.

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OPCIONES ADICIONALES DE LA LISTA DE CONTACTOS

Teniendo en cuenta el artículo sobre cómo gestionar los usuarios en la lista de contactos VER, en
los siguientes pasos describiremos como se pueden eliminar de esta área así como algunas acciones
alternativas:

1. Sobre el contacto hacemos clic con el botón derecho del mouse y se nos desplegara el menú que
se encuentra en la gráfica.
2. Acceso al sistema de CHAT.
3. Opción NUEVO para crear un NUEVO CONTACTO o un nuevo GRUPO para incluir varios usuarios.
4. Opciones para CAMBIAR o ELIMINAR el nombre de un grupo.
5. Quitar el usuario de la lista de contactos.

¿POR QUE MI COMUNICACIÓN DE CHAT SE HA CERRADO?

Como se ha descrito en el cuadro de SU UBICACIÓN VER, al utilizar el servicio de CHAT del

OUTLOOK 365 es obligatorio estar en esa área en el momento que usted mantiene conversaciones
en línea a través de este sistema…
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Si usted permanece en OUTLOOK 365 durante sus conversaciones, su ventana de CHAT siempre
estará disponible y en línea.
Sin embargo, si usted se sitúa en otra área de Microsoft Office 365, por ejemplo, en INICIO a
continuación aparecerá lo siguiente…

Como observamos en la gráfica anterior la ventana de CHAT en línea de OUTLOOK 365 ha mostrado
la advertencia que su conversación ya no se encuentra activa.
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El sistema también le recomienda GUARDAR LA CONVERSACIÓN si necesita conservarla (COPIAR

Y PEGAR EN UN EDITOR DE TEXTO).

Si regresa a OUTLOOK 365 vera que la ventana de CHAT queda de la misma manera como se ilustra
en la imagen anterior y será inservible para reanudar la conversación. Deberá cerrarla y nuevamente
abrir CHAT con el usuario que se encontraba en comunicación…

Como dato adicional la persona con la que se encontraba en comunicación con usted, no tiene
ningún cambio con respecto al evento sucedido, lo anterior quiere decir que el usuario de destino
mantiene toda la información de la conversación indiferente que usted se haya desconectado de la
misma…

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INSTALAR MICROSOFT LYNC

Lo primero es acceder a la zona de descargas. VER

Luego seguir atentamente los siguientes pasos:

Configurar el idioma de instalación.

Confirmar la versión con la que está soportado el sistema operativo del equipo en donde va a
realizar la instalación (32 Bits o 64 Bits).
Revisar la siguiente tabla para los Requisitos de sistema de Lync 2010 y el complemento para
reunión en línea para Microsoft Lync 2010.
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Revisadas las configuraciones anteriores pulsar el botón INSTALAR.

Puede Guardar o Ejecutar la aplicación.

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Si elige Ejecutar la aplicación se almacena en la carpeta temporal del explorador que este
ejecutando. Si elige Guardar puede escoger el sitio de la computadora donde quiera almacenar el
ejecutable de Lync.

El programa solicitara permisos para hacer cambios en el equipo por lo que debe tener los
suficientes privilegios para poder instalar software, verificado lo anterior aceptamos los
cambios.

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El programa comenzará a instalarse en el equipo…

El programa le indicará la ruta de instalación, así como le dará la opción para la ayuda a
mejorar la calidad y confiabilidad de Lync y el botón para ver la declaración de privacidad. En
este paso solo vamos a seleccionar la opción de instalar.

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Los pasos siguientes son:

El programa pedirá activar el Windows El determinar esta opción no cambia la

Update para todo el sistema de funcionalidad de Lync, en nuestro caso
actualizaciones no solo para la aplicación, activamos la opción en el uso de Microsoft
también para los otros productos de Update.
Office.

La instalacion comienza su proceso, esto Finaliza la instalacion y podemos indicar o

incluye las actualizaciones a Microsoft no que inicie el programa y pulsar
Silverlight… finalmente la opcion CERRAR.

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Para más información sobre:

Requisitos de sistema de Lync 2010.

Requisitos del sistema para Lync 2010 Attendee.
Requisitos del sistema para Communications Server 2010
Attendant (en inglés).
Plataformas compatibles con Communicator Web App (en
inglés).

En el área de zona de descargas encontrara el vínculo RECURSOS

en donde encontrara la información correspondiente a cada uno de
los temas anteriores. VER

COMO CERRAR EL PROGRAMA LYNC

El cierre completo de la aplicación no es solamente se logra con presionar el botón de CERRAR.

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En la parte inferior derecha de la Hacemos clic sobre el icono e

pantalla, en donde se ubican los iconos inmediatamente en el menú desplegable
del área de notificación buscamos el seleccionamos la opción SALIR, con esto
que corresponde a Lync… hemos cerrado completamente Lync.

¿PROBLEMAS AL INSTALAR LYNC?

En el artículo anterior se muestra paso a paso como instalar el programa Microsoft Lync 2010, sin
embargo, pueden aparecer errores durante la instalación o simplemente el programa no queda
configurado en su totalidad, esto se debe a:

Falta de requerimientos en HARDWARE del equipo.

Falta de requerimientos en SOFTWARE del equipo.
Incompatibilidad con programas previamente instalados.
No contiene los recursos mínimos para que el aplicativo funcione de forma correcta.
Falta de complementos adicionales.

Si usted intento instalar el programa Microsoft Lync 2010, siguiendo atentamente los pasos descritos
en este manual y no pudo completar la operación con éxito, le indicamos que se comunique con el
personal del ÁREA DE SOPORTE TÉCNICO de SU EMPRESA.
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ÁREA DE LA CUENTA

En esta sección de Microsoft Office 365 podremos:

1. VISUALIZAR NUESTRO NOMBRE.

2. ACCEDER A NUESTRO PERFIL DE LA CUENTA MICROSOFT OFFICE 365.

3. ESTE VINCULO CIERRA COMPLETAMENTE NUESTRA SESIÓN EN MICROSOFT OFFICE 365.

MI PERFIL

A continuación, veremos cómo acceder a nuestros datos personales de nuestra cuenta Microsoft
Office 365, haremos clic en el vínculo MI PERFIL…

La pantalla de MI PERFIL se muestra de la siguiente manera…

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En esta sección solo podremos hacer los siguientes cambios:

1. CAMBIAR LA CONTRASEÑA DE LA CUENTA

2. CAMBIAR O QUITAR LA FOTOGRAFÍA DEL USUARIO
3. CAMBIAR EL IDIOMA DE LA CUENTA MICROSOFT OFFICE 365

En cualquiera de los cambios que realice, deberá hacer clic en el botón GUARDAR para registrar los
cambios.

¿COMO CAMBIAR LOS DATOS DE INFORMACIÓN DE MI PERFIL?

Como se indicó en el artículo anterior la sección MI PERFIL solo permite hacer 3 cambios en la
información del usuario y no está habilitada desde esta área la opción para modificar los datos
personales que allí se presentan.

Para hacer esa modificación debemos ingresar a nuestro OUTLOOK 365 y una vez dentro de la
cuenta ingresar a LAS OPCIONES DE CONFIGURACIÓN OUTLOOK 365. VER
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Debe ver la siguiente pantalla…

Luego ubicarse en la opción CUENTA y posteriormente hacer clic en MI CUENTA, como se ve en la

gráfica anterior (aunque esta información al ingresar al sitio aparece por defecto).

Hacemos clic en el botón EDITAR y nos aparecerá una ventana emergente…

Utilizando los campos desplegables GENERAL, UBICACIÓN DEL

CONTACTO y NUMERO DEL CONTACTO, veremos todos los
campos de la información personal del usuario.

Ya que es solamente incluir los datos correspondientes y en la

parte inferior pulsar el botón GUARDAR.

Al regresar nuevamente a MI PERFIL, veremos cómo se ha

actualizado la nueva información…
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Nota: si al volver inmediatamente al perfil el sistema aún no ha colocado la actualización de sus

datos por favor cierre su sesión de Microsoft Office 365 y vuelva a ingresar, regrese a MI PERFIL y
ya deberá visualizarlos de manera correcta. Los cambios realizados en MI PERFIL y desde el área de
configuración de OUTLOOK 365 se aplican a MICROSOFT LYNC 2010 y los sistemas de MICROSOFT
OFFICE que tenga integrados.

OPCIONES PARA TENER EN CUENTA

RECORDARME Y MANTENER LA SESIÓN INICIADA

Estas opciones que se encuentran en diferentes ventanas al iniciar diferentes aplicaciones indican lo
siguiente:

RECORDARME: para que la aplicación mantenga en el cuadro de ID la información

correspondiente (regularmente el correo electrónico del usuario final).
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MANTENER LA SESIÓN INICIADA: indica al programa que su inicio de sesión sea de forma
automática y continua, sin tener que incluir la información personal. Para salir de esta opción
se debe cerrar la aplicación desde los Iconos del Área de Notificación.

RESTABLECER SU CONTRASEÑA DE USUARIO

Si usted pierde u olvida su contraseña de acceso a los servicios de Microsoft Office 365. Debe
comunicarse con el ÁREA DE SOPORTE TÉCNICO y solicitar que le sea asignada una nueva entrada.

A continuación, vamos a realizar los pasos que nos indica la persona encargada:

El personal de SOPORTE TÉCNICO nos entregara en principio una contraseña TEMPORAL.

Esta clave debemos anotarla en algún lugar seguro mientras se completa el acceso definitivo
a nuestra cuenta, ya que si esta se olvida deberá volver a solicitarle al agente de soporte que
realice nuevamente el procedimiento (hasta que el sistema le genere otra contraseña
temporal).
Cuando se le indique deberá ingresar a el portal y colocar su correo electrónico en el campo
ID DE USUARIO y la contraseña temporal.

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En la siguiente pantalla, en el primer campo CONTRASEÑA ANTERIOR debe nuevamente escribir la

contraseña temporal.

En los siguientes 2 campos (Crear nueva contraseña y Confirmar contraseña nueva) debe colocar la
contraseña que usted desee que sea con la cual va a trabajar de ahora en adelante.

Debe tener en cuenta que Microsoft Office 365 establece una política obligatoria para estas
contraseñas que es:

La contraseña debe tener letras y números (se puede incluir si se quiere símbolos como
@, #, &, etc.).
Una o varias de las letras debe ir en mayúsculas.
Una o varias de las letras debe ir en minúsculas.
Se debe completar un mínimo de 8 caracteres (entre letras, números y símbolos).

Un ejemplo de contraseña que cumple con los requisitos anteriores seria “O365usuario”, es
importante entender que esta política la exige el programa Microsoft Office 365 de manera
obligatoria por motivos de seguridad, así mismo se le recomienda memorizarla o guardarla en un
sitio seguro.
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El sistema al validar su contraseña definitiva establece el grado de dificultad de la misma con un

medidor que aparece entre los dos espacios, entregándole un resultado de complejidad entre BAJA,
MEDIA y ALTA. Finalmente pulsar el botón ENVIAR.

El sistema cierra la sesión de forma automática y lo deja nuevamente en el inicio del portal en donde
deberá escribir la contraseña definitiva y hacer clic en el botón INICIAR SESIÓN.

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Una vez el sistema valida su acceso el usuario ya puede ingresar a su cuenta como a sus servicios
en Office 365. Es importante saber que este cambio de contraseña aplica para Office 365, Lync y los
servicios de validación que Microsoft Office 365 indique.

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