Sistema de Gestión de la Seguridad & Salud en el

Trabajo

FORMATO CC-HSE-F-23

SG-SST
Fecha: 16/01/2020
COMPETENCIAS Versión: 4
DIA MES AÑO
FECHA
DILIGENCIAMIENTO

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO:

Nombre del Cargo Asistente Administrativo

Departamento Administración
Lugar de Trabajo Arauca
Jefe Inmediato Gerente
Personal a Cargo Ninguno

2. OBJETIVO DEL CARGO: (¿Cual es el resultado esperado de su cargo?)

Prestar apoyo en las tareas ejecutivas, administrativas y operacionales para lograr el óptimo funcionamiento y
rendimiento de la empresa.

3. COMPETENCIA:

NIVEL ESPECIALIDAD
Bachiller BACHILLER ACADEMICO

Técnico

Tecnólogo
Educación
Profesional

Especialización
(Postgrado)

Otros

TIEMPO LABOR
Experiencia
2 Años Secretaria

Formación

4. RESPONSABILIDAD Y FUNCIONES:

 Recepcionar y direccionar la correspondencia recibida.

 Organizar el archivo de la cooperativa en perfecto orden cronológico, por secciones
y de acuerdo a los sistemas y prácticas modernas.
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Fecha: 16/01/2020
COMPETENCIAS Versión: 4
 Colaborar con la gerencia en la elaboración y envío oportuno de las estadísticas,
informes, balances y demás documentos.
 Prestar regularmente sus servicios en las dependencias de la cooperativa y
colaborar activamente en todas aquellas funciones que requieran ayuda inmediata.
 Las demás funciones propias de su cargo que le asigne la gerencia o el concejo de
administración.
 Recibe y trascribe en computador correspondencia como: oficios, memorandos,
actas de reuniones, informes, facturas, consolidado de asociados, contratos,
 Llena a mano formatos de suministros, relación de viajes.
 Recibe y envía correspondencia.
 Opera la máquina fotocopiadora.
 Lleva registro de entrada y salida de la correspondencia.
 Realiza, recibe y direcciona las llamadas telefónicas a las diferentes dependencias
de la Cooperativa.
 Convoca brinda apoyo logístico en la organización y ejecución de reuniones en la
Cooperativa.
 Elabora facturas de pagos y entrega cheques.
 Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,
establecidos por la Cooperativa.
 Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
 Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

5. FUNCINES Y RESPONSABILIDADES DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

 Procura el cuidado integral de su salud.

 Suministra información clara, veraz y completa sobre su estado de salud.
 Reporta inmediatamente al área de SST y su jefe inmediato los accidentes de
trabajo que se presenten, incidentes (casi Accidentes) y enfermedades
diagnosticadas como laborales.
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Fecha: 16/01/2020
COMPETENCIAS Versión: 4
 Reportar al jefe inmediato la necesidad de tomar acciones correctivas o preventivas,
que correspondan ante no conformidades reales o potenciales del proceso al cual
pertenece.
 Participar activamente en la conformación del COPASST – COCOLA – Brigadas de
emergencia, así como las actividades que los mismos realicen.
 Cumplir con las normas reglamentos e instrucciones del SG SST.
 Informar oportunamente de los peligros y riesgos latentes con su sitio de trabajo.
 Asistir a las capacitaciones en SST definidas por el programa de capacitación del
SG-SST.
 Participar y contribuir con el cumplimiento de la política y los objetivos del SG-SST.
 Velar por el mantenimiento del orden y aseo de su puesto y área de trabajo.

6. TIPO DE PROBLEMAS QUE DEBE ENFRENTAR EL CARGO:

 Demoras en las entidades
 Falta de conciencia y compromiso de los empleados
 Resistencia al cambio hacia la cultura HSE

1. RELACIONES:

6.1 Con Entes Externos:

ORGANISMO/
DEPENDENCIA/CARGO/ MOTIVO DE INTERRELACIÓN
OTROS

CCS Auditorias

CONTRATISTAS NA

CORPORACIONES NA

CLIENTES NA

PROVEEDORES NA

6.2 Con Entes Internos:

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Fecha: 16/01/2020
COMPETENCIAS Versión: 4
DEPARTAMENTO/
MOTIVO DE INTERRELACIÓN
CARGO/OTROS

TODOS Prestar apoyo administrativo en la solución de inquietudes, problemas de tipo labora, entre otros.

7. TIPO DE INFORMACIÓN CONFIDENCIAL QUE MANEJA EL CARGO:

Información General de la Empresa

8. OTROS FACTORES IMPORTANTES PARA EL CARGO:

Responsabilidades

Consultar, informar y coordinar decisiones y actividades con el jefe directo

Planeación, organización, ejecución y autocontrol de las actividades propias.

Dirigir, organizar y supervisar los medios técnicos a su cargo.

Garantizar la adecuada ejecución y registro de los procedimientos de la empresa.

Adecuada Gestión del Sistema HSE

Habilidades

Técnicas / profesionales
Personales
Del Negocio
Gerencial / Liderazgo

9. PELIGROS INHERENTES AL CARGO

Psicosociales por la responsabilidad

Desplazamientos
Ergonómicos
Tránsito
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Fecha: 16/01/2020
COMPETENCIAS Versión: 4

Asistente Administrativo