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Recepcion de Documentos

Este documento describe los pasos para recibir, registrar, distribuir y empaquetar cinco tipos de documentos en una entidad. Incluye los pasos para solicitudes, invitaciones, correspondencia personal, comunicaciones externas e internas, asignando un número consecutivo a cada documento y entregándolos a las dependencias correspondientes.

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Este documento describe los pasos para recibir, registrar, distribuir y empaquetar cinco tipos de documentos en una entidad. Incluye los pasos para solicitudes, invitaciones, correspondencia personal, comunicaciones externas e internas, asignando un número consecutivo a cada documento y entregándolos a las dependencias correspondientes.

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Paso a paso para la recepción o radicación, registro, distribución o

embalaje de cinco documentos de diferente contexto

RECEPCION / REGISTRO DISTRIBUCION O EMBALAJE


RADICACION

Solicitud apertura de Se procede a El personal dispuesto para la


vía rural (recepción realizar el registro distribución de la
de manera directa en el formato correspondencia realiza la
-personal) dispuesto por la entrega a la dependencia la cual
entidad para tal tiene la competencia de dar
actividad y se le trámite a esta solicitud (para este
asigna el numero caso la Secretaria de
consecutivo Infraestructura, realizando el
recibido en la planilla de registro

Invitación a una Se procede a El personal dispuesto para la


capacitación para realizar el registro distribución de la
los secretarios de en el formato correspondencia realiza la
despacho (recepción dispuesto por la entrega a las dependencia la cual
de manera indirecta entidad para tal tiene la competencia de dar
a través de correo actividad y se le trámite a esta solicitud (para este
electrónico) asigna el numero caso las Secretarias, realizando
consecutivo el recibido en la planilla de
registro

Recepción de un Al verificar el
sobre a nombre de contenido de la
un funcionario de la información
entidad contenida en el
sobre se determina
que esta
información es
netamente
personal, por lo
anterior se le hace
la entrega al
interesado y se
cierra el
procedimiento

Se recepciona una Se procede a Se realiza el empaque (sobre) y


comunicación con realizar el registro el embalaje pertinente y se radica
destino externo (otro en el formato en la planilla dispuesta para tal
Municipio), emanada dispuesto por la fin y se hace entrega en la oficina
por una dependencia entidad para tal de correo certificado.
de la entidad actividad y se le
asigna el numero
consecutivo

Se recepciona una Se procede a El personal dispuesto para la


comunicación con realizar el registro distribución de la
destino externo en el formato correspondencia realiza la
(dentro del dispuesto por la entrega al destino dentro del
Municipio), emanada entidad para tal municipio devolviendo a la
por una dependencia actividad y se le entidad el respectivo recibido del
de la entidad asigna el numero usuario para el archivo
consecutivo consecutivo de correspondencia

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