Control interno.
Una responsabilidad de
todos los integrantes de la organización
empresarial.
Autor: Giovanny E. Gómez
AUDITORÍA Y CONTROL INTERNO
05 / 2001
El control interno ha sido diseñado, aplicado y considerado como la
herramienta más importante para el logro de los objetivos, la utilización
eficiente de los recursos y para obtener la productividad, además de
prevenir fraudes, errores violación a principios y normas contables,
fiscales y tributarias.
Fundamentos teóricos:
El control interno es un proceso ejecutado por el consejo de directores,
la administración y todo el personal de una entidad, diseñado para
proporcionar una seguridad razonable con miras a la consecución de
objetivos en las siguientes áreas:
Efectividad y eficiencia en las operaciones.
Confiabilidad en la información financiera.
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de
métodos y medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar
sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información
financiera y administrativa, promover la eficiencia en las operaciones,
estimular la observación de las políticas prescrita y lograr el
cumplimiento de las metas y objetivos programados.
Responsabilidad
Todos los integrantes de la organización, sea esta pública o privada, son
responsables directos del sistema de control interno, esto es lo que
garantiza la EFICIENCIA TOTAL.
Objetivos del control interno:
1. La obtención de la información financiera oportuna, confiable y
suficiente como herramienta útil para la gestión y el control.
2. Promover la obtención de la información técnica y otro tipo de
información no financiera para utilizarla como elemento útil para la
gestión y el control.
3. Procurar adecuadas medidas para la protección, uso y conservación
de los recursos financieros, materiales, técnicos y cualquier otro recurso
de propiedad de la entidad.
4. Promover la eficiencia organizacional de la entidad para el ogro de
sus objetivos y misión.
5. Asegurar que todas las acciones institucionales en la entidad se
desarrollen en el marco de las normas constitucionales, legales y
reglamentarias.
Elementos del control interno:
Todos los elementos que componen el control interno deben gravitar
alrededor de los principios de calidad e idoneidad, entre ellos se
encuentran:
Planeación, Organización, Procedimientos, Personal, Autorización,
Sistema de información, Supervisión.
Subelementos del control interno
Estos son los objetivos y planes perfectamente definidos con las
siguientes características:
Posibles y razonables, Definidos claramente por escrito, Útiles,
Aceptados y usados, Flexibles, Comunicado a todo el personal,
Controlables.
Componentes del control interno
Ambiente de control, Valoración de riesgos, Actividades de control,
Información y comunicación, Monitoreo
Clases de control interno:
Control interno financiero o
Control interno administrativo
contable
PASOS GENERALES PASOS GENERALES
Planeación Planeación
Valoración Control
Ejecución Supervisión
Monitoreo Promoción
Ejemplo de área Ejemplo de área
PLAN DE ORGANIZACIÓN PLAN DE ORGANIZACIÓN
1. Método y procedimientos 1, Método y procedimientos
relacionales relacionales
1,1, Protección de activos 1,1, Con eficiencia de operación
1,2, Confiabilidad de los
1,2, Adhesión a políticas
registros contables
2, Controles 2, Controles
2,1, Sistemas de autorización 2,1, Análisis estadísticos
2,2, Estudio de tiempos y
2,2, Sistemas de aprobación
movimientos
2,3, Segregación de tareas 2,3, Informes de actuación
2,4, Controles físicos 2,4, Programas de selección
2,5, Programas de adiestramiento
2,6, Programas de capacitación
2,7, Control de calidad
3, Aseguran 3, Aseguran
3,1 Todas las transacciones de
3,1, Eficiencia, Eficacia y
acuerdo a la autorización
Efectividad de operaciones
específica
3,2, Registro de transacciones
3,3, Estados financieros con
PCGA
3,4, Acceso activos con
autorización
El control interno se basa en la protección a través de todos los
instrumentos pertinentes, la cobertura adecuada de las posibles
contingencias y la verificación de los sistemas de preservación y
registro.
Sistema de control interno:
El sistema de control interno es el conjunto de todos los elementos en
donde lo principal son las personas, los sistemas de información, la
supervisión y los procedimientos.
Este es de vital importancia, ya que promueve la eficiencia, asegura la
efectividad, previene que se violen las normas y los principios contables
de general aceptación. Los directivos de las organizaciones deben crear
un ambiente de control, un conjunto de procedimientos de control
directo y las limitaciones del control interno.
Elementos del sistema de control interno:
1. Definición de los objetivos y las metas tanto generales, como
específicas, además de la formulación de los clientes operativos que
sean necesarios.
2. Definición de las políticas como guías de acción y procedimientos
para la ejecución de los procesos.
3. Utilizar o adoptar un sistema de organización adecuado para ejecutar
los planes.
4. Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad.
5. Adopción de normas para la protección y utilización racional de los
recursos.
6. Dirección y administración del personal de acuerdo con un adecuado
sistema de evaluación.
7. Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones de
control interno.
8. Establecimiento de mecanismos que les permitan a las organizaciones
conocer las opiniones que tienen sus usuarios o clientes sobre la
gestión desarrollada.
9. Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la
gestión y el control.
10. Organización de métodos confiables para la evaluación de la
gestión.
11. Establecimiento de programas de inducción, capacitación y
actualización de directivos y demás personal.
12. Simplificación y actualización de normas y procedimientos.
En resumen el ambiente de control, el sistema contable, los controles
internos, contables y administrativos.
Procedimientos para mantener un buen control interno:
1. Delimitación de responsabilidades.
2. Delimitación de autorizaciones generales y específicas.
3. Segregación de funciones de carácter incompatible.
4. Prácticas sanas en el desarrollo del ejercicio.
5. División del procesamiento de cada transacción.
6. Selección de funcionarios idóneos, hábiles, capaces y de moralidad.
7. Rotación de deberes.
8. Pólizas.
9. Instrucciones por escrito.
10. Cuentas de control.
11. Evaluación de sistemas computarizados.
12. Documentos prenumerados.
13. Evitar uso de efectivo.
14. Uso mínimo de cuentas bancarias.
15. Depósitos inmediatos e intactos de fondos.
16. Orden y aseo.
17. Identificación de puntos claves de control en cada actividad, proceso
o ciclo.
18. Gráficas de control.
19. Inspecciones e inventarios físicos frecuentes.
20. Actualización de medidas de seguridad.
21. Registro adecuado de toda la información.
22. Conservación de documentos.
23. Uso de indicadores.
[Link]ácticas de autocontrol.
25. Definición de metas y objetivos claros.
26. Hacer que el personal sepa por que hace las cosas.
Algunos procedimientos de control interno en una empresa:
1. Arqueos periódicos de caja para verificar que las transacciones
hechas sean las correctas.
2. Control de asistencia de los trabajadores.
3. Al adquirir responsabilidad con terceros, estas se hagan solamente
por personas autorizadas teniendo también un fundamento lógico.
4. Delimitar funciones y responsabilidades en todos los estamentos de
la entidad.
5. Hacer un conteo físico de los activos que en realidad existen en la
empresa y cotejarlos con los que están registrados en los libros de
contabilidad.
6. Analizar si las personas que realizan el trabajo dentro y fuera de la
compañía es el adecuado y lo están realizando de una manera eficaz.
7. Tener una numeración de los comprobantes de contabilidad en forma
consecutiva y de fácil manejo para las personas encargadas de obtener
información de estos.
8. Controlar el acceso de personas no autorizadas a los diferentes
departamentos de la empresa.
9. Verificar que se están cumpliendo con todas las normas tanto
tributarias, fiscales y civiles.
10. Analizar si los rendimientos financieros e inversiones hechas están
dando los resultados esperados
Existen muchos más y variados procedimientos de control interno que
se le pueden aplicar a la empresa, ya que cada una implementa los que
mejor se acomoden a la actividad que desarrolla y le brinden un mayor
beneficio.
Limitaciones de la efectividad de un sistema de control interno:
1. Nunca garantiza el cumplimiento de sus objetivos.
2. Solo brinda seguridad razonable.
3. El costo esta ligado al beneficio que proporciona.
4. Se direcciona hacia transacciones repetitivas no excepcionales.
5. Se puede presentar error humano por mal entendidos, descuidos o
fatiga.
6. Potencialidad de colusión para evadir controles que dependen de la
segregación de funciones.
7. Violación u omisión de la aplicación por parte de la alta dirección.
Al terminar la implementación del sistema de control interno debe
realizarse un análisis con una retroalimentación continua para encontrar
posibles fallas y controlarlas lo más rápido posible y así evitar
problemas de mayor magnitud.
