Toda empresa, cualesquiera que sean sus actividades, tiene necesidad de
obtener ciertos bienes o servicios para sus operaciones. La empresa industrial
se abastece de materias primas, muebles, maquinaria y servicios necesarios
para sus procedimientos de producción. La empresa comercial compra
productos que se revenderán con una utilidad. La empresa de servicios obtiene
los muebles y equipos que serán necesarios para sus procedimientos
administrativos.
La administración del abastecimiento consiste por tanto en procurar al sistema
de producción los bienes y servicios en la cantidad y calidad requeridas, al
mejor precio, del mejor proveedor en el lugar y el momento oportuno a fin de
satisfacer las exigencias de sus operaciones. Estos son los principales
aspectos de una administración eficaz del abastecimiento.
El fin de la administración del abastecimiento radica en la localización de
fuentes confiables y crecientes de suministro, de igual manera conseguir y
mantener su cooperación en abastecer la empresa para que esta cumpla con
su propósito.
El abastecimiento de materias primas o equipos y la distribución de los
productos terminados están asegurados por el sistema logístico. Este sistema
se compone de varios subsistemas productivos como los de compras,
administración de los inventarios, planificación y control de la producción,
transporte y tratamiento de los pedidos.
En tal sentido la labor de la administración del abastecimiento radica en la
localización de fuentes confiables y crecientes de suministro, de igual manera
conseguir y mantener su cooperación en abastecer la empresa para que esta
cumpla con su propósito.
ADMINISTRACIÓN DEL ABASTECIMIENTO
1. Cálculo de necesidades: es donde se materializa con las requisiciones y
los pedidos, esta es una actividad donde se tiene en cuenta las
necesidades de abastecimiento que incluye todo lo que se demanda
para la maniobra de la empresa, para un perdido de tiempo determinado
o para proyectos en concreto. Pueden ser necesidades iniciales o de
proyecto, para reserva, reemplazo o consumo.
2. Compra o adquisición: Se trata de llevar a cabo la adquisición de todo el
material requerido, en las cantidades necesarias, al mejor precio, con la
calidad adecuada y en el momento oportuno. Por lo general se usa una
orden de compra para formalizar el proceso. Debe tenerse presente que
en este sentido debe cumplir con los siguientes objetivos:
Mantener la continuidad del abastecimiento.
Conseguir el mejor precio justo.
Evitar el deterioro y desperdicio.
Búsqueda de la calidad adecuada.
Búsqueda de diversas alternativas y fuentes de suministros.
Mantener costos.
3. Obtención: Tiene por fin asistir la continuidad de las operaciones,
evitando las demoras y paralizaciones.
4. Almacenamiento: Constituye la tarea de guardar bienes y materiales,
implica la custodia, ubicación y disposición de los mismos en el almacén.
Desde que son recibidos, se producen hasta que se entregan. Debe
cumplirse las siguientes actividades:
Control de existencias.
Conservación, verificación y mantenimiento de los materiales y la
seguridad.
Reposición en los periodos de tiempo oportunos.
5. Despacho y distribución: Implica la labor de atender los requerimientos
del cliente, llevando a cabo la entrega de la mercadería solicitada por el
mismo. Es necesario que estos requerimientos sean atendidos con
prontitud, por ello es importante desarrollar técnica o método de
embalaje para asegurar la cantidad y calidad de los productos a
entregar.
6. Control de stocks: Esta actividad se lleva a cabo con la finalidad de
asegurar el abastecimiento de una cantidad concreta en el lugar y
momento oportuno, sin sobrepasar ni desperdiciar la capacidad de
instalación. Lo ideal es llevar un control de stock mínimos y máximos de
los materiales esenciales.
7. Utilización de desperdicios: Busca hacer el mejor uso posible de los
recursos obtenidos, con el fin obtener ventajas económicas para la
empresa.
LA POLÍTICA DE COMPRA Y CODIGO DE PROCEDIMIENTOS
La política de compra y el código de procedimientos son herramientas de
trabajo indispensables para la administración eficaz de las compras. Dichas
políticas definen la responsabilidad y las actividades del departamento de
abastecimiento. Para ser verdaderamente útiles, es necesario que estos
documentos se difundan por los departamentos de la empresa.
Desafortunadamente, en muchas empresas éstas son cosas a las cuales se
hace referencia “de memoria”, sin que haya nada escrito.
En tal sentido el gerente de abastecimiento debe tomar una serie de decisiones
importantes para ejecutar de la mejor manera posible su labor, entre estas se
notan decisiones referentes a:
Normas de conservación y mantenimiento.
Planes de recuperación y distribución.
Empleo de cada material.
Almacena materia prima a emplearse.
Empleo de materiales nacionales o importados.
Sistema de compra si es a contado o a crédito.
También debe tener en cuenta la capacidad económica de la empresa de esta
manera decidir el nivel de abastecimiento conveniente, bien sea para consumo
o reserva.
El abastecimiento es una función básica dentro de cualquier empresa, bien sea
pequeña, mediana o grande, puesto cada una depende bien sea en menor o
mayor grado del suministro de materiales de otras empresas, con esto se deja
claro que ninguna empresa es autosuficiente.
Es por ello que el papel del gerente de abastecimiento es tan importante, pues
es responsable de que los suministros sean tal cual los que la empresa
requiere y necesita, en forma, calidad y cantidad adecuada. Es decir, realizar la
compra adecuadamente.
Finalmente queda bien claro que el área de abastecimiento lleva un importante
rol ya que influye de manera significativa en los costos y por ende en los
precios de venta, lo cual repercute en el volumen de ventas y la capacidad de
mantenerse y competir en el mercado.
