ARTICULO PRIMERO: Establecer los lineamientos y procedimientos que

permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las

privadas que cumplen funciones publica, cumplir con los programas de gestión
documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento,
conservación y consulta de los documentos.
ARTICULO SEGUNDO: Definiciones para los efectos del presente Acuerdo, se
definen los siguientes conceptos así:
Archivo electrónico: es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y
tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del
productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública
privada, en el transcurso de su gestión.
Comunicaciones oficiales: son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo
de las funciones asignadas legamente a una entidad, independientemente del
medio utilizado.
Correspondencia: son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a
las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generar
trámites para las instituciones.
Documento electrónico de archivo: es el registro de información generada,
recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en
estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en
razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos
archivísticos.
Documento original: es la fuente primaria de información con todos los rasgos y
características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Documento público: es el producido o tramitado por el funcionario público en
ejercicio de su cargo o con su intervención.
Radicación de comunicaciones oficiales: es el procedimiento por medio del cual,
las entidades asignan un numero consecutivo, a las comunicaciones recibidas o
producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envio, con el
propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que
establezca la Ley. Estos términos, se empiezan a contar a partir del dia siguiente
de radicado el documento.
Registro de comnicaciones oficiales: es el procedimiento por medio del cual, las
entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de
correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando
datos tales como:
Nombre de La persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de
la (s) dependencia (s) componente(s), Numero de radicación, Nombre del
funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (si lo amerita),
entre otros.
Serie documental: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Tabla de retención documental: listado de series y sus correspondientes tipos
documentales producidos o recibidos por una unidad administrativa en
ARTÍCULO TERCERO: unidades de correspondencia:
Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de
correspondencia que gestione de manera centralizada u normalizada, los servicios
de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que
estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión
documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se
llevaran en los archivos de gestión, centrales e históricos.
Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en
cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la
recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de
correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización
unificado en cada entidad.
Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y
debidamente capacitado y de los medios necesarios que permiten recibir, enviar y
controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial,
mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros,
que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que
contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración
pública.
ARTICULO CUARTO: Firmas responsables Toda entidad debe establecer en los
manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar
la documentación con destino interno y externo que genere la institución. Las
unidades de correspondencia velaran por el estricto cumplimiento de estas
disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo
establecido.
ARTÍCULO QUINTO: Procedimientos para la radicación de comunicaciones
oficiales: los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales,
velaran por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se
podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados,
corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de
recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente
personalmente la correspondencia, se le entregara de inmediato su copia
debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciara la radicación
consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o
automatizados.
PARAGRAFO: cuando existan errores en la radicación y se anulen los números.
Se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del jefe
de la unidad de correspondencia.
ARTÍCULO SEXTO: Numeración de actos administrativos: La numeración de
los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha
actividad, se encargaran de llevar los controles, atender las consultas y los
reportes necesarios y serna responsables de que no se reserven, tachen o
enmienden números. No se numeren los actos administrativos que no estén
debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el
efecto.
Si se presentan errores en la numeración, se dejara constancia por escrito, con la
firma del jefe de la dependencia a la cual está asignada la función de numerar los
actos administrativos.
ARTICULO SEPTIMO: Comunicaciones internas: Para las comunicaciones
internas de carácter oficial, las entidades deberán establecer controles y
procedimientos que permiten realizar un adecuado seguimiento a las mismas.
Utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas
que permitan la consulta oportunamente, ya sean estos, manuales o
automatizados.
ARTÍCULO OCTAVO: Control de comunicaciones oficiales: Las unidades de
correspondencia, elaboraran planillas, formatos y controles manuales o
automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte
de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el
seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.
ARTICULO NOVENO: Conservación documental: las entidades son
responsables por la adecuada conservación de su documentación, para ello deben
incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de
procedimientos, pautas que se aseguren la integridad de los documentos desde el
momento de su producción. Así, se requieren adoptar las normas relativas a la
permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para papel
y la NTC 2676 aplicable a los