La ecuación contable
La contabilidad basa sus registros en una ecuación matemática que representa la
posición financiera del negocio. En el lado izquierdo de la ecuación figuran los
recursos o propiedades que posee la empresa, y en el derecho, las participaciones
constituidas por los acreedores, proveedores y propietarios del negocio. Debe
existir un permanente equilibrio entre las propiedades y los derechos de
propietarios y terceros. La ecuación contable se puede expresar así:
Propiedades Participaciones
Bienes Acreedores y propietarios
poseídos
Esta expresión matemática conocida como ecuación contable, señala que todos
los bienes de propiedad de la empresa provienen de dos fuentes: las personas
naturales o jurídicas que otorgan crédito al negocio, y los propietarios que aportan
capital. Los recursos o propiedades que tiene la organización para cumplir con sus
operaciones se denominan activos. Sus obligaciones con terceros se definen
como pasivos, y el derecho de los propietarios en los activos se define como
patrimonio. Las definiciones anteriores se pueden expresar mediante la siguiente
ecuación:
ACTIVO = PASIVO + PATROMINIO
O a través del siguiente esquema:
ACTIV PASIVO
O PATRIMONIO
Para ilustrar la ecuación, suponga que Juan López y Jorge Gómez deciden
establecer una pequeña empresa de fabricación de calzado. Para ello cuentan con
los siguientes recursos:
Concepto Valor
Efectivo proveniente de un préstamo $500.000
bancario
Máquina guarnecedora 180.000
Mesa de corte 15.000
Juego de hormas 80.000
Desbastadora de cortes 250.000
De acuerdo con esta información, la empresa posee un total de activos por valor
de $1.025.000.
El pasivo asciende a $500.000, representado en un préstamo obtenido del Banco
Industrial.
El patrimonio será el valor de lo que aportaron los socios $525.000
Activo = Pasivo + Patrimonio
$1.025.00 = $500.000 + $525.000
0
Mediante un simple manejo matemático, la ecuación permite calcular los otros
componentes de la siguiente manera:
El pasivo:
Pasivo = Activo - Patrimonio
$500.00 = $1.025.00 - $525.000
0 0
El patrimonio:
Patrimonio = Activo - Pasivo
$525.000 = $1.025.000 - $500.000
Los elementos de la ecuación contable son tres y algunos de sus componentes
son:
Activo Pasivo Patrimonio
Caja Obligaciones financieras Capital social
Bancos Proveedores Reserva legal
Inversiones en acciones, Cuentas por pagar Utilidad del ejercicio
bonos
Clientes Costos y gastos por pagar Utilidades
acumuladas
Inventarios Impuesto de renta Otras reservas
Terrenos Retención en la fuente por
pagar
Edificios Salarios por pagar
Equipo de oficina Cesantías consolidadas
Gastos pagados por Ingresos recibidos por
anticipado anticipado
Valorizaciones de
inversiones
Relación entre las transacciones económicas y la ecuación contable
Las transacciones comerciales realizadas por la empresa afectan a uno o varios
elementos de la ecuación contable. Sus efectos en la ecuación contable se
pueden generalizar en los siguientes casos:
Aumento en activo y disminución en activo
Ejemplo: la empresa compra un vehículo de contado.
o Aumento en activo y aumento en pasivo
Ejemplo: la empresa compra maquinaria a crédito.
Aumento en activo y aumento en patrimonio
Ejemplo: ingresa un nuevo socio a la empresa, quien aporta efectivo.
Disminución en activo y disminución en pasivo
Ejemplo: cancelación o pago de un préstamo bancario.
Disminución en activo y disminución en patrimonio
Ejemplo: retiro de un socio con pago en efectivo.
Para mejor comprensión del manejo de la ecuación contable, suponga que la
compañía Mora Hermanos realizó las siguientes transacciones durante el mes de
enero del presente año:
3 de enero. Constitución de la sociedad con dos socios, cada uno aporta
$100.000 en efectivo. El efecto de la transacción en la ecuación contable es:
Aumenta un activo: Caja
Aumenta patrimonio: Aportes sociales
No afecta pasivo
Activo = Pasivo + Patrimonio
$200.00 = $0 + $200.000
0
4 de enero. Apertura de una cuenta de ahorros en el Banco de Bogotá mediante
depósito de $150.000. El efecto de la transacción en la ecuación contable es:
Aumenta un activo: Bancos
Disminuye un activo: Caja
No afecta pasivo
No afecta patrimonio
Activo = Pasiv + Patrimonio
o
$200.000 = $0 + $200.000
Caja 50.000
Bancos
150.000
8 de enero. Compra de un terreno por $80.000 a crédito a través de un préstamo
bancario.
Aumenta un activo: Terrenos
Aumenta un pasivo: Obligaciones financieras -Bancos nacionales-
No afecta patrimonio
Activo = Pasivo + Patrimonio
$280.000 = $80.000 + $200.000
Caja 50.000
Bancos 150.000
Terrenos
80.000
9 de enero. Venta a crédito de la mitad del lote por $40.000, se recibe un
documento a 3 tres meses de plazo para pago.
Disminuye un activo: Terrenos
Aumenta un activo: Deudores varios
No afecta pasivo
No afecta patrimonio
Activo = Pasivo + Patrimonio
$280.000 = $80.000 + $200.000
Caja 50.000
Bancos 150.000
Terrenos 40.000
Deudores varios
40.000
14 de enero. Recibo del pago de la venta del lote.
Aumenta un activo: Caja o bancos
Disminuye un activo: Deudores varios
No afecta pasivo
No afecta patrimonio
Activo = Pasivo + Patrimonio
$280.000 = $80.000 + $200.000
Caja 90.000
Bancos 150.000
Terrenos 40.000
Deudores varios
0.0
16 de enero. Consecución de un préstamo con el Banco del Caribe por $500.000.
el banco consigna en la cuenta corriente de la empresa.
Aumenta un activo: Bancos
Aumenta un pasivo: Obligaciones financieras -Bancos nacionales-
No afecta patrimonio
Activo = Pasivo + Patrimonio
$780.000 = $580.000 + $200.000
Caja 90.000 Bancos XX 80.000
Bancos 650.000 Banco caribe
Terrenos 500.000
40.000
18 de enero. Aumento de los aportes de capital en $50.000, recibidos en efectivo.
Aumenta un activo: Caja
Aumenta patrimonio: Aportes sociales
No afecta pasivo
Activo = Pasivo + Patrimonio
$830.000 = $580.000 + $250.000
Caja 140.000 Bancos XX 80.000 Aportes iniciales 200.000
Bancos 650.000 Banco caribe Aumento aportes 50.000
Terrenos 500.000
40.000
20 de enero. Cancelación del préstamo bancario para la compra del lote. Saca el
dinero de la caja general de la empresa.
Disminuye un activo: Caja o bancos
Disminuye un pasivo: Obligaciones financieras -Bancos
nacionales-
No afecta patrimonio
Activo = Pasivo + Patrimonio
$750.00 = $500.00 + $250.000
0 0
Normas sobre registros y libros
Los hechos económicos se documentan mediante soportes, que pueden ser de
origen interno o externo, y deben estar debidamente fechados y autorizados por
quienes intervengan o los elaboren. Así mismo, deben adherirse a los respectivos
comprobantes de contabilidad, conservarse archivados en orden cronológico y
utilizarse para registrar las operaciones en los libros auxiliares.
Cualquier partida por operaciones registrada en los libros en orden cronológico o
en los de resumen se debe respaldar en comprobantes de contabilidad. En los
libros se debe anotar el número y la fecha de los comprobantes. Éstos
comprobantes, se preparan con base en los soportes; deben tener un número de
consecutivo, precisar la fecha de elaboración, el nombre de las personas
encargadas de su elaboración y la autorización; origen, descripción, valor de las
operaciones y cuentas afectadas por el asiento contable.
Libros de contabilidad
Los libros en los cuales se registran los comprobantes constituyen la base para la
elaboración de los estados financieros.
Para que un libro pueda servir de prueba debe registrarse, antes de ser
diligenciado, ante la cámara de comercio del lugar del domicilio principal del ente
económico. Los libros auxiliares no requieren registro.
Para llevar los libros se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico
contable los medios manuales y el registro de operaciones de forma mecanizada o
electrónica, con computadores, máquinas tabuladoras, registradoras y
contabilizadoras.
Los libros de contabilidad se deben llevar según las normas legales, la naturaleza
de la empresa y la de sus operaciones.
Los libros auxiliares garantizan una total comprensión de los libros de contabilidad,
en la medida en que permiten conocer las transacciones individuales. Para
empresas en que se presentan infinidad de transacciones, es más practico
agrupar, esas transacciones, según el concepto: compras, cuentas por pagar,
entradas a caja, ventas, cuentas por cobrar, desembolsos de caja.
Libro mayor
Son los libros que sirven de base para la preparación de los estados financieros.
Un hecho económico implica un cambio en la ecuación contable, por aumentos o
disminuciones en los renglones que componen los estados financieros; el formato
en el que se registran los aumentos y las disminuciones se denomina cuenta.
La cuenta puede representarse de múltiples formas; lo importante es que permita
efectuar las mediciones monetarias de los aumentos y las disminuciones, y que
adicionalmente posibilite determinar con facilidad la diferencia, o sea, el saldo, que
es el dato o valor que va a los estados financieros. El conjunto de cuentas se
llama libro mayor.
Esquemáticamente, y para fines didácticos, la cuenta se asemeja a una letra te
(T), por eso se denomina cuenta T.
Los componentes de la cuenta T son el nombre o título de la cuenta, el lado
izquierdo, el lado derecho y el saldo. El nombre corresponde a cualquiera de las
partidas que conforman el plan de cuentas, es decir, las cuentas del activo, pasivo,
patrimonio, ingresos, gastos, etc., éste se anota encima de la línea horizontal. El
lado izquierdo se conoce como débito, el lado derecho se denomina crédito, y la
diferencia entre los dos lados (izquierdo y derecho) se llama saldo. El débito se
conoce también con los nombres de cargo o debe; y el crédito, con los de abono o
haber.
Nombre de la
cuenta
Débito Crédito
Para obtener el saldo de una cuenta, los aumentos deben registrarse en un lado y
las reducciones en el lado opuesto. Convencionalmente, en el sistema de
contabilidad por partida doble, y según la ubicación de las cuentas en el balance
general, el lado débito de la cuenta se utiliza para registrar los aumentos en
activos, las disminuciones en pasivos y patrimonio, en el lado crédito se registran
los incrementos en el pasivo y patrimonio, y las disminuciones en activos. Todo
hecho económico se debe registrar mediante un asiento de igual valor en débito y
crédito.
El saldo de cualquier cuenta está representado por la diferencia entre el total del
débito y el total del crédito. Normalmente, una cuenta del activo arroja saldo
débito, y una cuenta de pasivo o patrimonio presenta saldo crédito.
Una forma sencilla de presentar los aumentos y disminuciones en las cuentas del
balance general consiste en ubicar una cuenta T para cada uno de los elementos
de la ecuación contable así:
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO
Débito Crédito Débito Crédito Débito Crédito
Aumento Disminución Diminución Aumento Diminución Aumento
Asientos débito y crédito
Como el lado izquierdo de una cuenta se llama débito, cualquier valor registrado
se denomina asiento débito, y puesto que el lado derecho se denomina crédito,
cualquier cifra registrada allí recibe el nombre de asiento crédito.
Registro de transacciones en las cuentas
Para el registro de las transacciones en las cuentas se recomienda observar los
siguientes pasos:
Identificar las cuentas que se afectan en cada transacción.
Analizar si el efecto en cada cuenta constituye un aumento o una
disminución, para definir si se trata de un débito o de un crédito.
Registrar la transacción en las respectivas cuentas.
Ejemplo:
Transacción 1
Servicali Ltda., recibe el 4 de mayo $400.000 en efectivo como aporte de capital
de sus socios. Dinero entregado en la tesorería de la empresa.
Cuentas afectadas: Caja y Aportes sociales
Caja es un activo y aumenta en $400.000. Todo aumento del activo se registra con
un asiento débito.
Aportes sociales es cuenta del patrimonio y aumenta en $400.000. todo aumento
del patrimonio se registra con un asiento crédito.
El registro de la transacción en cuenta T es:
Caja Aportes sociales
1 400.000 400.000 1
Transacción 2.
La empresa compra un terreno en efectivo por $300.000 el 10 de mayo. El dinero
sale de la caja general de la empresa.
Cuentas afectadas: Terrenos y Caja.
Terrenos es cuenta del activo, aumenta en $300.000. Todo aumento del activo se
registra con un asiento débito.
Caja es cuenta del activo, disminuye en $300.000. toda disminución del activo
genera un asiento crédito.
Caja Terrenos
1 400.000 300.000 2 2 300.000
Transacción 3.
El 14 de mayo la empresa obtuvo un préstamo bancario de $500.000. el dinero le
fue entregado en efectivo y depositado en la caja general de la empresa.
Cuentas afectadas: Caja y obligaciones financieras.
Caja es una cuenta del activo y aumenta en $500.000. asiento débito
Obligaciones financieras es cuenta del pasivo y aumenta en $500.000. asiento
crédito
Caja
1 400.000 300.000 2 Obliaciones Financieras
3 500.000 500.000 3
Transacción 4.
La empresa adquiere muebles y enseres por $200.000 el 20 de mayo; paga en
efectivo la mitad y el resto a 30 días de plazo.
Cuentas afectadas: Equipo de oficina, Caja y Cuentas por pagar.
Equipo de oficina Cuentas por pagar
4 200.000 100.000 4
Caja
1 400.000 300.000 2
3 500.000 100.000 4
Registradas las cuatro transacciones anteriores, se observa que en cada hecho
económico intervienen por lo menos dos cuentas, y que el valor total de los
asientos débito son iguales al valor total de los asientos crédito. Éste es el punto
inicial del sistema de contabilidad por partida doble, que se basa el principio de la
ecuación contable.
Observe también que en la cuenta Caja el total de los débitos es de $900.000 y el
de los créditos es de $400.000. la diferencia entre los totales permite determinar el
saldo en Caja, $500.000. si los débitos superan los créditos, el saldo será débito;
si los créditos exceden los débitos, el saldo será crédito.
En el ejemplo de Servicali Ltda., el cálculo de los saldos es:
Caja Aportes sociales Terrenos
1 400.000 300.000 2 400.000 1 2 300.000
3 500.000 100.000 4
900.000 400.000
S 500.000
Obliaciones Financieras Equipo de oficina Cuentas por pagar
500.000 3 4 200.000 100.000 4
Los saldos de las cuentas anteriores permiten estructurar el siguiente balance
general al 20 de mayo del presente año.
SERVICALI LTDA
Balance genral al 20 de mayo de 20XX
ACTIVO PASIVO
Caja 500.000 Cuentas por pagar 100.000
Terrenos 300.000 Oblig financieras 500.000
Equipo de oficina 200.000 Total pasivo 600.000
PATRIMONIO
Aportes sociales 400.000
Total patrimonio 400.000
Total activo 1.000.000 Total pas + pat 1.000.000
Texto agregado al primero documento.
El registro de las anteriores transacciones sólo ha afectado cuentas del balance
general, pero como existen hechos económicos que comprometen partidas del
estado de resultados, deben utilizarse cuentas que proporcionen información útil
relacionada con la medición de la utilidad del ejercicio.
Como los ingresos (ventas) originan un aumento en el patrimonio, deben
registrarse en el lado crédito, al igual que el patrimonio.
Por su parte, como los gastos causan disminución en el patrimonio, éstos deben
registrarse en el débito.
Gastos Ingresos
Débito Crédito Débito Crédito
Aumento Disminución Disminución Aumento
Si en el patrimonio figuran Capital Social y Resultados del ejercicio, la ecuación
contable puede expresarse como:
Activ = Pasivo + Patrimonio
o
Activ = Pasivo + Capital social + Resultados ejercicio
o
Si los resultados del ejercicio provienen de enfrentar ingresos con gastos, la
ecuación puede plantearse así:
Activo = Pasivo + Capital + Resultados ejercicio
Social
Activo = Pasivo + Capital + Ingresos - Gastos
Social
Al retomar el caso de Servicali Ltda., se presentan algunos ejemplos de
transacciones que involucran ingresos y gastos.
Transacción 5.
El 22 de mayo vendió a crédito servicios a sus clientes por valor de $260.000.
Cuentas afectadas: Clientes (Cuentas por cobrar), del activo, se aumenta con un
débito. Ingresos operacionales (ventas), de resultados, se aumenta con un crédito.
Clientes Ingresos operacionales
5 260.000 260.000 5
Transacción 6.
Servicali Ltda., de contado vendió servicios a un cliente por $130.000 el 28 de
mayo.
Cuentas afectadas: Caja, del activo, aumenta con un débito. Ingresos
operacionales, de resultados, aumenta con un crédito.
Caja Ingresos operacionales
1 400.000 300.000 2 260.000 5
3 500.000 100.000 4 130.000 6
6 130.000
Transacción 7.
La empresa registró el ultimo día del mes los siguientes gastos correspondiente al
mes de mayo: Nómina $80.000, servicios públicos $13.000. la nómina se pago de
contado y los servicios se acumularon para el mes siguiente.
Cuentas afectadas:
Nómina
Gastos de administración y ventas -Sueldos-, de resultados, aumenta con
un débito.
Caja, del activo, disminuye con un crédito
Servicios públicos
Gastos de administración y ventas -servicios-. De resultados, aumenta con
un débito.
Costos y gastos por pagar, del pasivo, aumenta con un crédito
Caja
1 400.000 300.000 2
3 500.000 100.000 4
6 130.000 80.000 7
Gasto Servicios P Costos y Gtos x pagar
7 13.000 13.000 7
Gasto Sueldos
7 80.000
Las tres nuevas transacciones de Servicali Ltda., en las siguientes cuentas:
Clientes y costos y gastos del balance general
Ingresos operacionales y gastos del estado de resultados.
Con los saldos de las cuentas de ingresos y gastos se puede elaborar el estado de
resultados, y de esta manera medir la utilidad operacional del mes de mayo.
Ingresos operacionales Gasto Sueldos
260.000 5 7 80.000
130.000 6
0 390.000 80.000 0
Gasto Servicios P
7 13.000
13.000 0
SERVICALI LTDA.
ESTADO DE RESULTADOS
MAYO DE 20XX
Ingresos operacionales (Ventas) $390.000
Menos gastos operacionales de administración y
ventas
Sueldos $80.000
Servicios públicos 13.000 93.000
Utilidad operacional 297.000
A continuación, se presenta el movimiento de las cuentas del balance general, con
sus respectivos saldos:
Caja Aportes sociales Terrenos
1 400.000 300.000 2 400.000 1 2 300.000
3 500.000 100.000 4
6 130.000 80.000 7
1.030.000 480.000 0 400.000 300.000 0
S 550.000 400.000 S S 300.000
Obliaciones Financieras Equipo de oficina Cuentas por pagar
500.000 3 4 200.000 100.000 4
0 500.000 200.000 0 0 100.000
500.000 S S 200.000 100.000 S
Clientes Costos y Gtos x pagar
5 260.000 13.000 7
260.000 0 0 13.000
S 260.000 0 13.000 S
Con los saldos de las cuentas del mayor de la empresa Servicali Ltda., se puede
preparar el siguiente balance al 31 de mayo de 20XX.
SERVICALI LTDA
Balance genral al 20 de mayo de 20XX
ACTIVO Pasivo
Caja 550.000 Cuentas por pagar 100.000
Clientes 260.000 Oblig Fras Bancos 500.000
Terrenos 300.000 Costos y gtos x pagar 13.000
Equipo oficina 200.000 Total Pasivo 613.000
Patrimonio
Aportes sociales 400.000
Utilidad del ejercicio 297.000
Total Patrimonio 697.000
Total Activo 1.310.000 Total Pasivo+Patrimonio 1.310.000
Registro de transacciones en el diario.
En el que se registran en orden cronológico los hechos económicos en términos
de débitos y créditos. Como cada transacción debe anotarse inicialmente en este
libro, se le conoce también con el nombre de registro de asientos originales.
Para cada transacción, el asiento contable debe precisar los nombres de las
cuentas que se debitan y acreditan, el valor de cada débito y crédito, y cualquier
explicación relevante en la transacción.
Las empresas utilizan diferentes clases de diarios: el volumen de transacciones y
la naturaleza de sus operaciones determinan el tipo y número de diarios
requeridos. Un modelo de diario sencillo se denomina diario general, cuyo formato
es el siguiente.
Diario general Página No.
Fech Descripción Ref. Débito Crédito
a
Los componentes del diario son los siguientes:
Fecha: se anota el año, el mes y el día de la primera transacción. No es necesario
repetir el año y el mes en las transacciones siguientes mientras no haya un
cambio en ellos o se inicie una nueva página.
Descripción: se registra la cuenta o cuentas debitadas o acreditadas.
Referencia: se anota el número del código de cada cuenta afectada con la
transacción.
Débito: Valor de la cuanta debitada.
Crédito: valor de la cuenta acreditada.
A continuación, se registran las transacciones de Servicali Ltda. en el diario
general.
Diario general Página No.
Fecha Descripción Ref. Débito Crédito
20XX, mayo 4 Caja 400.000
Aportes sociales 400.000
10 Terrenos 300.000
Caja 300.000
14 Caja 500.000
Obligaciones Financieras 500.000
20 Equipo de oficina 200.000
Caja 100.000
Cuentas por pagar 100.000
22 Clientas 260.000
Ingresos operacionales 260.000
28 Caja 130.000
Ingresos operacionales 130.000
30 Gasto sueldo 80.000
Gasto servicios públicos 13.000
Caja 80.000
Costos y gastos por pagar 13.000
SUMAS IGUALES 1.883.000 1.883.000
La mayorización puede efectuarse trasladando el débito y el crédito de cada
transacción en el orden en que figuren en el diario. El traslado a las cuentas del
mayor puede efectuarse cada vez que se registre una transacción en el diario al
final del día, semana, mes, o al completarse una página del diario. Se recomienda
la mayorización de las cuentas Caja, Bancos, Clientes y Cuentas por pagar para
su mejor control y toma de decisiones.
Balance de prueba
El balance de prueba generalmente se prepara antes de elaborar los estados
financieros o al final de cada mes, aunque también puede efectuarse a intervalos
más frecuentes o más prolongados. Se recomienda hacerlo mensualmente para
comprobar la igualdad de débitos y créditos en el mayor, localizar los errores que
pueda haber en el periodo y servir de fuente de fuente en la preparación de los
estados financieros, ya que el balance de prueba no constituye uno de ellos.
Los títulos o nombres de las cuentas se presentan en un alista, como figuren en el
libro mayor; los saldos débito se ubican en la columna izquierda del balance de
prueba y los saldos crédito en la columna derecha. Por lo general, los saldos de
las cuentas de Activo y de Gastos se presentan en la columna débito, y los saldos
de las cuentas de Pasivo, Patrimonio e Ingresos en la columna crédito. Una vez
relacionadas todas las cuentas del mayor, se suman las columnas, y el total de la
columna débito debe corresponder con el de la columna crédito.
La elaboración del balance de prueba no garantiza un correcto registro de las
transacciones en las cuentas. Un balance de prueba puede arrojar sumas iguales
a pesar de los errores que hayan podido cometerse en el proceso de registro,
pues el balance de prueba sólo permite verificar la igualdad matemática entre los
débitos y los créditos.
SERVICALI LTDA.
BALANCE DE PRUEBA A MAYO 31 DE 20XX
NOMBRE DE LA CUENTA DÉBITO CRÉDITO
Caja $ 550.000
Clientes 260.000
Terrenos 300.000
Equipo de oficina 200.000
Gastos Sueldos 80.000
Gastos Servicios 13.000
Cuentas por pagar 100.000
Obligaciones financieras 500.000
Costos y gastos por pagar 13.000
Aportes sociales 400.000
Ingresos operacionales 390.000
TOTALES 1.403.000 1.403.000
